ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
9 OCTOBRE 2019
ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
Les Sociétés de l’Unité Économique et Sociale constituée autour de la MUTUELLE ASSURANCE DES TRAVAILLEURS MUTUALISTES (MATMUT) visées ci-après et représentées parMonsieur Nicolas GOMART, dûment habilité : SGAM, Société de Groupe d’Assurance Mutuelle dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN MATMUT SAM, Société d’Assurance Mutuelle à cotisations variables dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN MATMUT MUTUALITE L2, Mutuelle dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN MATMUT PROTECTION JURIDIQUE, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN INTER MUTUELLES ENTREPRISES, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN MATMUT VIE, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN MUTUELLE OCIANE MATMUT, Mutuelle dont le siège social est situé 35 rue Claude Bonnier 33000 BORDEAUX AMF ASSURANCES, Société Anonyme dont le siège social est situé 66 rue de Sotteville 76100 ROUEN Ci-après dénommées l’« Entreprise » D’une part,
et les organisations syndicales représentatives de l’UES MATMUT : - CFDT : - SN2A-CFTC : - CGT : - CFE-CGC : - FO : D’autre part, Il est convenu ce qui suit.
PREAMBULE Par accord collectif en date du 26 octobre 2010 conclu à durée indéterminée, la Direction et les organisations syndicales représentatives se sont entendues pour procéder à l’élection des représentants du personnel par voie électronique.
L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 a créé le Comité Social et Économique (CSE), instance unique de représentation du personnel, destiné à se substituer au Comité d’Entreprise, aux Comités d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) et aux Délégués du Personnel.
Par application du VII de l’article 9 de l’ordonnance précitée du 22 septembre 2017, les stipulations des accords collectifs relatifs à la représentation du personnel cesseront de produire effet à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.
C’est dans ce contexte que les parties au présent accord ont souhaité confirmer le recours, au sein de l’UES MATMUT, au vote électronique.
Le présent accord est donc conclu afin de réaffirmer et de formaliser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles du CSE, afin de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel au sein de l’UES MATMUT, de favoriser la participation des salariés et de prendre en considération les questions environnementales.
Le présent accord est également conclu pour élargir le recours au vote électronique. C’est ainsi que par « représentants du personnel au sein de l’UES », le présent accord entend tout type de mandat électif ou désignatif de représentant du personnel, hors le cas des mandataires syndicaux désignés par les organisations syndicales.
Par « processus électoral », le présent accord entend tout type d’élection ou de désignation donnant lieu à un vote par des électeurs sur présentation de liste(s) d’un ou plusieurs candidats. Le présent accord prévoit également le recours à un outil de vote électronique dans le cadre de l’organisation de réunions des représentants du personnel à distance (visioconférence), et hors le cas de réunions à distance, à l’occasion de votes à bulletin secret notamment.
ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du vote électronique à un prestataire extérieur spécialisé. L’employeur choisira le prestataire qui pourra être différent à chacun des processus électoraux. Le cahier des charges, établi par le prestataire conformément aux dispositions du présent accord, sera transmis aux organisations syndicales. Le système retenu par le prestataire doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité : le secret du vote
Les partenaires sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
L’exercice personnel du droit de vote constitue un principe général du droit électoral. Chaque électeur(trice) doit voter en personne. Le vote pour autrui ou par procuration n’est pas autorisé.
ARTICLE 2 – EXPERTISE INDEPENDANTE Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences réglementaires en vigueur. Les conclusions de cette expertise sont transmises aux organisations syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote, édictés par la CNIL et par le code du Travail.
ARTICLE 3 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le Protocole d’accord préélectoral définit la composition de la cellule d’assistance conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.
La cellule d'assistance technique :
Vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES ARTICLE 4.1 – Établissement des listes électorales Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
ARTICLE 4.2 – Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
Afin de faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés, l’entreprise fait établir par le prestataire une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du scrutin.
ARTICLE 4.3 – Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur reçoit, avant les élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
ARTICLE 4.4 – Déroulement du vote Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
ARTICLE 4.5 – Programmation du site Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit, sur le site de vote, les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
ARTICLE 5 – CLÔTURE ET RESULTATS ARTICLE 5.1 – Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
ARTICLE 5.2 – Décompte et attribution des sièges Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque scrutin. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit alors pouvoir être déroulée de nouveau.
ARTICLE 5.3 – Délais de recours et destruction des données L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours légal en vigueur et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE ARTICLE 6.1 – Anonymat et confidentialité des suffrages Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
ARTICLE 6.2 – Le dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 – OUTIL DE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES REUNIONS Afin d’accompagner la mise en œuvre des réunions des représentants du personnel à distance, le présent accord autorise et organise le recours à un outil de vote électronique dans le cadre des dispositions réglementaires en vigueur. L’outil choisi par l’employeur devra répondre à l’ensemble des exigences prévues au présent accord en lien avec sa finalité et particulièrement les dispositions prévues aux articles 1 et 2 du présent accord.
De plus, conformément aux dispositions des articles D. 2315-1 et D. 2315-2 du Code du travail, en cas de vote à bulletin secret, le système retenu assurera la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. En application des dispositions précitées, l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues au paragraphe précédent. De plus, le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote.
Cet outil de vote électronique pourra être utilisé également, hors le cas de réunions à distance, à l’occasion de vote à bulletin secret notamment.
ARTICLE 8 – PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES Les parties signataires rappellent que l’outil de vote électronique ainsi que les traitements de données personnelles mis en place en application du présent accord seront réalisés conformément aux dispositions légales, réglementaires et internes encadrant la protection des données personnelles en vigueur au jour de la réalisation du traitement, en association notamment avec le délégué à la protection des données et le prestataire de vote électronique.
ARTICLE 9 – CLAUSES FINALES ARTICLE 9.1 – Entrée en vigueur, durée et révision de l’accord Le présent accord entre en vigueur le 9 octobre 2019 pour une durée déterminée. Il cessera automatiquement de produire ses effets le 31 décembre 2023 à minuit.
Il se substitue, dès son entrée en vigueur, au protocole d’accord relatif à la mise en place du vote par voie électronique pour les élections professionnelles conclu le 26 octobre 2010.
Le présent accord peut être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.
ARTICLE 9.2 – Notification, dépôt et publicité Le présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature par la Direction à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives par message électronique avec accusé réception. En application des articles L.2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail, il sera également transmis par voie dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords en deux versions, une version complète et signée des parties en format pdf et une version anonymisée publiable en format docx, ainsi que les pièces nécessaires au dépôt. Un exemplaire papier original sera transmis à chacune des parties signataires et, en outre, déposé auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de ROUEN. Il sera à la disposition des collaborateurs sur l’intranet de l’Entreprise.
Fait en 7 exemplaires originaux A Rouen, le 9 octobre 2019
POUR LA DIRECTION DE L’UES MATMUT
POUR LES ORGANISATIONS SYNDICALES DE L’UES MATMUT CFDT,
