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La durée de conservation des données RH

La gestion des documents RH constitue une part importante du travail d’un service du personnel. Indispensables au bon fonctionnement du service, ces documents ont souvent une vocation probatoire et doivent pouvoir être présentés à tout moment comme preuve en cas de conflit avec un salarié (licenciement, accident du travail…), lors d’un contrôle de l’inspection générale du travail, ou tout simplement pour répondre aux demandes des collaborateurs.

Ainsi, les durées légales de conservation de ces documents RH sont décrites ci-dessous.

Un dossier du personnel peut comporter de nombreux types de documents différents qui jalonnent le parcours du salarié dans l’entreprise, de son embauche jusqu’à son départ : contrats de travail et avenants, bulletins de paie, gestion des congés, de la formation, entretiens d’évaluation…

Selon la loi pour les archives publiques issue du Bulletin officiel des services du Premier Ministre 93/4 datant du 19 janvier 1994, le délai légal de conservation est de 80 ans pour le public et pour le privé ce délai est de 5 ans, à compter de la date de départ de l’entreprise. En pratique, il est évidemment recommandé de conserver ces documents de manière illimitée.

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