au sein de la société 2022 Environmental Science FR SAS
Entre les soussignés :
La
Société 2022 Environmental Science FR SAS, Société au capital de 11 977 749,13 euros dont le siège social est situé à 1 place Giovanni Da Verrazzano 69009 Lyon RCS de Lyon, et le SIRET est le 909 336 851 000 11,
représentée par sa Directrice des Ressources Humaines, XXXX, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes, et ci-après dénommée « l’Entreprise », d’une part,
Et
L’organisation syndicale représentative du personnel au sein de la société 2022 Environmental Science FR SAS,
la CFE-CGC,
représentée par XXXX, Délégué syndical, d’autre part,
Il a été conclu le présent accord collectif.
L’Entreprise et la CFE-CGC sont ensemble ci-après dénommés « les Parties ».
Le présent accord est instauré afin de mettre en place une politique de télétravail plus en adéquation avec les attentes et les besoins des salariés comme de l’entreprise.
Une enquête sur le télétravail et ses modalités d’application a été menée en amont auprès des salariés comme des managers en janvier 2023 afin de mieux cerner les aspirations de tous et d’offrir une base de réflexion au présent accord.
Cet accord a ainsi vocation à développer une pratique déjà bien ancrée dans la culture de l’entreprise et de permettre de lui donner des perspectives d’évolution afin de rester au plus proche des évolutions sociales notamment.
Toutefois, la pratique même récurrente du télétravail ne remet nullement en cause l’appartenance du salarié à la culture de l’entreprise. Il est même un choix logique d’évolution choisi par cette dernière notamment au vu de ses choix en matière d’organisation (open-space, flex-office) dans les locaux.
Par ailleurs, l’entreprise souhaite réaffirmer sa volonté de développer une culture interne basée sur la force du collectif et de la proximité des salariés qui la composent. Pour ce faire, elle insiste sur l’importance d’une présence récurrente physique au sein des locaux qui constitue un levier fort de cohésion et de performance.
Article 7Statut du salarié PAGEREF _Toc151358709 \h 13
Egalité de traitement PAGEREF _Toc151358710 \h 13
Protection de la vie privée du télétravailleur PAGEREF _Toc151358711 \h 13
Protection de la santé PAGEREF _Toc151358712 \h 13
Article 8Environnement de travail PAGEREF _Toc151358713 \h 14
Equipement de travail PAGEREF _Toc151358714 \h 14
Matériel Informatique initialement remis au salarié pour son activité professionnelle habituelle PAGEREF _Toc151358715 \h 14
Matériel supplémentaire dédié à l’activité en télétravail PAGEREF _Toc151358716 \h 14
Article 9Protection des données informatiques PAGEREF _Toc151358717 \h 15
Article 10Remboursement des frais et dépenses PAGEREF _Toc151358718 \h 16
Indemnité télétravail PAGEREF _Toc151358719 \h 16
Assurance PAGEREF _Toc151358720 \h 17
Article 11Durée de l’accord et entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc151358721 \h 17
Article 12Dépôt et publicité PAGEREF _Toc151358722 \h 17
ANNEXE PAGEREF _Toc151358723 \h 18
Section 1 - Frais engagés par le salarié en situation de télétravail PAGEREF _Toc151358724 \h 18
Section 2 - Frais d’ateliers des travailleurs à domicile PAGEREF _Toc151358725 \h 21
Section 3 - Frais relatifs aux outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication PAGEREF _Toc151358726 \h 22
Chapitre 8 - Cas particuliers PAGEREF _Toc151358727 \h 24
Section 1 - Dépenses exceptionnelles en dehors de l’exercice de la profession du salarié PAGEREF _Toc151358728 \h 24
Objet
Le présent accord a pour objet d’encadrer et d’organiser la pratique du télétravail au sein de la société 2022 Environmental Science FR SAS.
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’intégralité des salariés de l’entreprise 2022 Environmental Science SAS FR, sous réserve des conditions d’éligibilité prévues aux articles ci-dessous.
Définitions
Conformément aux dispositions de l'alinéa 1er de l'article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Télétravailleur
Est considéré comme télétravailleur, toute personne, salariée de la société, qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, une prestation de travail selon la définition du télétravail à son domicile.
Il est expressément convenu que ne sont pas des télétravailleurs :
les salariés ayant un statut d’itinérants, exerçant des activités itinérantes par leur nature, qui ne peuvent pas être réalisées dans les locaux de l'entreprise et pour lesquelles les technologies de l'information et de la communication ont pour seul objet de faciliter le travail et le contact avec la société,
les salariés exerçant leur activité depuis leur domicile (salariés dits « remote »).
Télétravail au sein de l’entreprise
Télétravail régulier
Le télétravail régulier consiste pour le salarié à alterner de façon habituelle des périodes de travail :
au domicile de ce dernier,
et dans les locaux de l'entreprise.
Le salarié nouvellement télétravailleur devra fournir une attestation sur l’honneur que le lieu est adapté à une activité professionnelle dans des conditions de sécurité optimales ainsi qu’il dispose d’une connexion internet suffisante.
Il peut être convenu pour faciliter l’organisation de l’activité du service, la mise en place d’une régularité des jours de télétravail. Toutefois, si l'organisation et les missions du service le nécessitent, le manager pourra demander aux collaborateurs d'être présents sur site un jour donné.
Afin d’assurer le suivi de présence des salariés en télétravail, qui demeurent sous la responsabilité de l’employeur, il est demandé à ce que les journées télétravaillées soient saisies par le salarié dans le logiciel de gestion du temps de travail
En cas de déménagement, le salarié s’engage à prévenir son manager et les Ressources Humaines et à leur communiquer sa nouvelle adresse.
Enfin, le télétravail dans un lieu ouvert au public doit être extrêmement ponctuel à la fois pour des questions de santé (ergonomie du poste de travail), et pour des questions de sécurité informatique (confidentialité des données).
Dans tous les cas de figure, il est rappelé que quel que soit le lieu de télétravail choisi, ponctuel ou régulier, il n’y aura aucune prise en charge des frais de déplacements domicile-lieu de travail (en dehors des cas prévus par la loi, mais aussi en dehors de toute évolution législative sur le sujet).
Le télétravail régulier depuis un pays étranger est interdit, sauf circonstances exceptionnelles, sur une période limitée dans le temps, et après accord préalable du manager et des Ressources Humaines.
Télétravail et situation de handicap
Pour les salariés ayant la reconnaissance de travailleurs handicapés et/ou dont l'état de santé le nécessite, ces différentes règles pourront être adaptées de façon concertée entre la Direction, le salarié concerné voire avec le médecin du travail (exemple : difficultés à effectuer certains trajets domicile - lieu de travail du fait d'un handicap et sous réserve qu'une partie des tâches puisse être exercée à distance).
Télétravail et situation de grossesse
Les salariées en état de grossesse qui souhaiteraient bénéficier du télétravail seront invitées à se manifester au plus vite afin de favoriser sa mise en place.
Télétravail et mandat public
Par ailleurs et conformément aux dispositions de la loi du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale et à la proximité de l'action publique, il est rappelé que les salariés titulaires d'un mandat de conseiller municipal, départemental ou régional pourront prioritairement bénéficier d'un accès au télétravail dès lors qu'ils répondraient aux conditions d'éligibilité précitées.
En effet, dans ces situations, il est convenu qu'une extension du nombre de jours de télétravail pourra être convenue dans les conditions précitées, étant précisé qu'un temps de présence minimum sur site sera déterminé d'un commun accord et en concertation avec le médecin du travail le cas échéant afin de permettre l'accompagnement du salarié et de préserver le lien social.
Enfin et en tout état de cause, les salariés ayant recours au télétravail régulier pourront également être amenés à télétravailler occasionnellement ou exceptionnellement dans les conditions définies ci-après.
Télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel correspond à la situation où un salarié exécute sa prestation de travail en télétravail afin de répondre à des évènements soudains et/ou imprévus.
Est considéré comme un évènement imprévu et/ou soudain : l’absence de transport en commun, les intempéries…
Ainsi, le télétravail occasionnel peut permettre au salarié de continuer à assurer ses fonctions en cas de difficulté ou d'impossibilité de se rendre sur le lieu de travail.
Le télétravail occasionnel peut être proposé par l'employeur ou sollicité par le salarié, étant précisé que ce dernier devra impérativement répondre aux règles d'éligibilité prévues par le présent accord (sauf meilleur accord exprès des parties) et recueillir au préalable un accord écrit de son manager.
Télétravail thérapeutique
Le service de santé au travail peut être amené à proposer, pour des raisons médicales, un aménagement individuel de l’organisation de travail incluant des modalités spécifiques d’organisation de télétravail et travail sur site.
Le manager et le Responsable Ressources Humaines rechercheront alors comment adapter au mieux l’organisation aux préconisations du service de santé au travail.
Télétravail et aidants familiaux
En accord avec le manager, les situations d’aidant familial particulières pourront faire l’objet d’une adaptation temporaire de l’organisation convenue.
Il est convenu que le télétravail régulier (habituel) et le travail occasionnel sont cumulables exceptionnellement, sous réserve du bon fonctionnement de l'entreprise.
Télétravail exceptionnel
Le télétravail exceptionnel n'est pas soumis aux mêmes règles que le télétravail régulier et occasionnel, tels que définis par le présent accord.
En effet, celui-ci peut être mobilisé unilatéralement par l'employeur en cas de circonstances exceptionnelles telles que dans des situations de menace d'épidémie ou de cas de force majeure.
Dans une telle situation, le Comité Social et Economique est informé et consulté dans les plus brefs délais sur les modalités d'organisation de l'activité dans ces conditions.
Tous les salariés de l'entreprise peuvent être concernés.
Ainsi, et à l'inverse du télétravail régulier et du télétravail occasionnel, les salariés ne répondant pas aux conditions d'éligibilités définies ci-après, peuvent être mis en situation de télétravail exceptionnel. Ils bénéficient néanmoins dans une telle situation d'un accompagnement renforcé.
Dans ce contexte, le plafond habituel du nombre de jours de télétravail pourra être dépassé.
Aucun avenant au contrat de travail n'est nécessaire dans la mesure où le télétravail exceptionnel intervient dans le cadre d'une décision de l'entreprise, dans des cas tout à fait particuliers destinés à assurer notamment la sécurité des salariés.
Les journées de télétravail imposé seront en tout état de cause indemnisées dans les conditions prévues dans le présent accord.
Champ d'application et conditions d'éligibilité
Il est rappelé que sont exclus du champ de cet accord les salariés avec un statut itinérant et les salariés dont le lieu de travail principal est leur domicile (salariés dits « remote »).
Conditions d’éligibilité du télétravail
Sont éligibles à ce mode d'organisation du travail, les salariés :
en contrat de travail à durée indéterminée et à durée déterminée (d’une durée minimum de 6 mois), quel que soit leur statut,
les modalités de recours au télétravail pour les personnes en alternance ou en stage seront limitées et à la discrétion du tuteur et du manager, afin de garantir une qualité d’apprentissage,
dans le cadre de la période d’essai d’un contrat de travail, les modalités de recours au télétravail seront possibles dans la limite de garantir une bonne intégration aux équipes.
Conditions d’éligibilité propres au poste de travail
Par ailleurs, compte tenu des spécificités de ce mode d'organisation du travail, le télétravail est ouvert uniquement :
à certaines tâches de travail compatibles avec cette forme de travail et ne nécessitant pas une présence sur site,
et aux salariés disposant d'une capacité d'autonomie suffisante dans le poste occupé, ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché.
Les parties conviennent qu’aucune situation ne saurait être figée et qu’elles sont par nature évolutives.
Conditions d’éligibilité propres au lieu du télétravail
En outre, pour être éligible :
le lieu de travail devra bénéficier d'une connexion internet haut débit adaptée et d'un espace adapté au travail répondant aux standards de sécurité,
le salarié devra justifier de la conformité de son domicile, notamment de l’installation électrique et des normes de sécurité en vigueur, en produisant une
attestation sur l’honneur,
le salarié devra disposer d’une assurance qui couvre l’activité professionnelle à son domicile. Il devra informer son assurance multirisque habitation de son exercice de télétravail. Il fournira chaque année en janvier (ou lors du passage en télétravail pour la 1ère fois puis ensuite en janvier chaque année) à l’employeur une
attestation justifiant de la bonne couverture de son domicile.
Il est précisé que l'ensemble des conditions prévues par l’article « Champ d’application et conditions d’éligibilité » sont cumulatives.
Enfin, il est précisé que les salariés en situation de handicap (reconnus par la Commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées - CDAPH) pourront prioritairement bénéficier d'un accès au télétravail :
Si leur handicap est de nature à entraîner des difficultés pour effectuer le trajet domicile-lieu de travail, à condition que leurs tâches de travail puissent être exercées à distance,
et si les conditions d'éligibilité liées au domicile sont réunies.
Modalités de mise en œuvre du télétravail
Volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe de double volontariat, celui de l’employeur et celui du salarié.
Par conséquent, aucun salarié ne peut être contraint d'accepter cette formule (sauf télétravail exceptionnel), ni ne peut l'imposer à la Direction.
De même, le refus par un salarié d'une offre de passage en télétravail n'est pas constitutif, en lui-même, d'un motif de licenciement.
Le salarié souhaitant organiser son activité avec du télétravail devra formuler sa demande par écrit auprès de son manager, lequel disposera alors d’un délai de 15 jours maximum pour lui apporter une réponse.
Après avoir analysé la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec l’emploi, les tâches ou activités exercées par le salarié, le manager apportera sa réponse au salarié.
Lorsqu’un manager envisage de refuser la demande du salarié, il devra préalablement consulter le Responsable Ressources Humaines afin de convenir de la réponse à apporter.
En cas de refus, celui-ci devra en tout état de cause être motivé et formulé par écrit.
L’adhésion au télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié précisant notamment :
La date de début du télétravail et son caractère à durée indéterminée (sauf hypothèses prévues dans l’accord ci-présent) ;
Le lieu où s’exercera habituellement le télétravail et les conditions matérielles s’y rapportant.
Le salarié télétravailleur reconnaitra également avoir pris connaissance des modalités du présent accord et s’engagera à en respecter les règles et conditions.
Réversibilité
Au-delà de la période d'adaptation, chacune des deux parties (Direction et salarié) bénéficie d'un droit à la réversibilité leur permettant de mettre fin au télétravail.
L'exercice de ce droit à réversibilité doit être notifié et motivé par écrit et adressé par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie en respectant un préavis minimum de 2 mois. Il pourra être réduit d'un commun accord.
Si l'employeur exerce ce droit à réversibilité pour des raisons économiques, il sera fait application des dispositions de l'article L.1222-6 du Code du travail.
En cas d'exercice de ce droit au retour, le matériel confié au salarié pour les besoins du télétravail au domicile, retourne de plein droit à l'entreprise.
Le salarié sera rétabli, sauf impossibilité dûment justifiée, dans les mêmes conditions matérielles et contractuelles que celles précédant son passage en télétravail, ou dans une situation identique à un salarié travaillant habituellement dans l'entreprise.
En cas de changement de poste ou d’évolution interne rendant impossible le télétravail (passage au statut itinérant par exemple), les modalités d’organisation en cours prendront fin automatiquement.
Suspension
Le bénéfice du télétravail ne peut être considéré comme un avantage acquis.
En cas de nécessité de service, le manager pourra demander une suspension provisoire du télétravail. Ceci sera soumis à l’accord préalable des Ressources Humaines.
Priorité à l’activité de l’entreprise
Il pourra être demandé au salarié en télétravail, par le manager et/ou la Direction, d'assister à des réunions, des séminaires ou des formations ou plus globalement de venir travailler en présentiel sur un jour normalement télétravaillé.
Aménagement du temps de travail en télétravail
Gestion du nombre de jours de télétravail
Le salarié pourra demander à télétravailler jusqu’à 4 jours par semaine au maximum pour un plafond de 130 jours par an.
La période de référence est l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.
Lorsque le télétravail débute en cours d’année, ce plafond de 130 jours est proratisé.
Afin de répondre à des exigences personnelles ou logistiques, il sera possible de prendre ces jours de télétravail par demi-journées.
Dans un souci de préserver à la fois une culture d’entreprise, un lien managérial et un sentiment d’appartenance à l’entreprise,
le salarié sera présent à minima une journée complète sur site par semaine.
De plus, le télétravail étant un outil d’équilibre de la vie professionnelle/ personnelle comme un mode de travail plus flexible et plus souple offert au salarié, il est attendu de ce dernier une certaine réciprocité. Ainsi il est attendu du salarié d’être ponctuellement disposé à venir sur site si le manager ou une mission le demande même sur un jour habituellement télétravaillé. Un délai de prévenance d’une semaine calendaire est demandé au manager pour permettre l’organisation du salarié. Toutefois, en cas d’urgence ce délai peut être ramené à 48 heures.
Les journées de télétravail ne sont pas nécessairement fixes : tant la fréquence que la répartition peuvent varier. Cette souplesse a pour vocation de s’adapter aux souhaits d’organisation individuelle, mais ne doit pas avoir pour conséquence de perturber la vie collective de l’équipe.
Ainsi, le manager pourra exiger la présence physique des salariés de son équipe pour certaines réunions.
Il appartient au salarié d’informer son manager des jours de télétravail dont il entend bénéficier, et de le formaliser au moyen de l’outil de gestion des temps mis en place à cet effet par l’entreprise. Tous les jours ouvrés sont éligibles au télétravail. Les jours de télétravail ne sont pas reportables d’une année civile sur l’autre.
En cas de circonstances exceptionnelles, un changement pourra être décidé d’un commun accord, à l’initiative du salarié ou de son manager. Dans ce cas, un délai de prévenance raisonnable (une semaine calendaire dans la mesure du possible) devra être respecté, permettant au manager ou au salarié de s’organiser en conséquence.
Gestion du temps de travail effectif
Pour tenir compte de la spécificité du télétravail, est retenue la définition suivante du temps de travail effectif pour la partie de l'activité exercée par le salarié sous cette forme, étant entendu que celle réalisée dans les locaux de l'entreprise est décomptée conformément aux dispositions de l'article L.3121-1 du Code du travail, selon lesquelles "le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles", ce qui exclut les temps consacrés aux repas, aux pauses et plus généralement les temps de détente quels qu'ils soient.
Ainsi, seront décomptées comme du temps de travail, toutes les périodes pendant lesquelles le salarié en télétravail se consacre à son activité professionnelle.
Dans le cas d'une impossibilité temporaire programmée (coupure d'électricité, de téléphone, travaux, ...) d'accomplir ses fonctions en télétravail, le salarié devra en accord avec la Direction modifier ses horaires et/ou ses jours de télétravail.
Dans le cas d'une impossibilité temporaire non programmée (coupure inopinée d'électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, ...), le salarié en télétravail en informera son manager dans les plus brefs délais, afin de prévoir dans quelles conditions il exercera ses fonctions au sein des locaux de l'entreprise.
Organisation du temps de travail des télétravailleurs
L'activité demandée au salarié en télétravail est équivalente à celle du personnel en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.
A ce titre, il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise.
Quelle que soit la modalité de décompte et d'organisation de son temps de travail, le salarié en télétravail doit respecter (sans préjudice de l'autonomie attachée à la convention individuelle de forfait jours les cas échéant), les plages de disponibilité qui seront fixées par l'employeur dans le cadre de son pouvoir de direction.
En cas de besoin, ces plages horaires de disponibilité pourront être modifiées sous réserve d'en informer les salariés une semaine à l'avance.
Il est rappelé que ces plages horaires de disponibilité ne se confondent pas avec le temps de travail effectif.
Les salariés pourront être contactés sur ces plages horaires. En dehors de ces plages, le télétravailleur aura la possibilité de brancher sa messagerie vocale.
Le décompte du temps de travail sera effectué dans les mêmes conditions que celles en vigueur au sein de l'entreprise.
Modalités de suivi de la charge de travail
Le télétravail n'a pas pour effet de modifier la charge de travail habituelle du salarié.
Ainsi, la Direction s'engage à ce que la charge de travail, et en particulier les délais d'exécution, soient identiques aux travaux exécutés dans les locaux de l'entreprise.
Par ailleurs, chaque télétravailleur bénéficiera, chaque année, d'un entretien annuel portant notamment sur les conditions de télétravail (conditions d'activité, charge de travail…).
En cas de difficulté, le télétravailleur pourra se rapprocher de son supérieur hiérarchique afin qu'un entretien soit organisé et que les mesures adaptées puissent être prises le cas échéant.
Droit à la déconnexion
Cas général
L’utilisation professionnelle des outils d’information et de communication mis à la disposition du salarié par la société s’effectue par principe sur son temps de travail.
En cas de circonstances particulières, des exceptions à ce principe peuvent être prévues et strictement encadrées.
Les modalités d’exercice du droit à la déconnexion par le salarié sont définies ci-dessous.
Téléphone portable à usage professionnel
Le téléphone portable à usage professionnel est utilisé par le salarié pendant son temps de travail. Entre ces plages horaires, le salarié n’aura pas l’obligation de répondre aux sms et aux courriels qui lui seront adressés.
Compte tenu des spécificités de l’Entreprise, de ses implantations sur de multiples fuseaux horaires, il est recommandé que ce soit le récepteur qui paramètre son téléphone ou ordinateur à ne pas recevoir de messages en dehors de ses horaires de travail. En tout état de cause le fait de ne pas répondre à un sms ou un email en dehors des horaires de travail ne pourra en aucun cas lui être opposé.
Messagerie électronique à usage professionnel
La messagerie électronique à usage professionnel doit être utilisée par le salarié pendant ses horaires de travail. En dehors de ces tranches horaires, le salarié n’est d’ordinaire pas soumis à une obligation de connexion aux serveurs de l’entreprise.
Dispositions spécifiques aux salariés au forfait jours
Compte tenu de leur autonomie dans l’organisation de l’emploi du temps, les salariés soumis au forfait annuel en jours ne sont pas soumis à la durée conventionnelle hebdomadaire de 38 heures.
Leur droit à la déconnexion est reconnu et affirmé conformément aux dispositions de l’article L.3121-64 du Code du travail. Toutefois, les modalités d’exercice du droit à la déconnexion sont fixées par les dispositions suivantes.
Respect des repos quotidien et hebdomadaire
Conformément au Code du travail, le salarié bénéficie du repos quotidien de 11 heures consécutives minimum et du repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.
Il est rappelé que ces limites ne définissent pas une journée habituelle de travail de 13 heures mais une amplitude journalière exceptionnelle maximale.
L’effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication mis à sa disposition pendant ces périodes de repos minimales.
Droit à la déconnexion et respect de l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale
L’utilisation des outils numériques doit également s’accompagner d’une véritable vigilance de la part de l’entreprise et de chaque utilisateur afin de s’assurer que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée est respecté.
Afin de garantir une articulation entre sa vie professionnelle et sa vie privée, il est préconisé au salarié de suivre les recommandations suivantes :
Utilisation de la messagerie professionnelle :
Utiliser la messagerie professionnelle pendant les heures de travail, sauf circonstance particulière,
Ne pas créer de sentiment d’urgence, se laisser et laisser aux collaborateurs le temps de répondre aux messages,
Préférer le face à face ou la fonctionnalité d’appel aux longs échanges de courriels.
Utilisation du téléphone portable à usage professionnel :
Envoyer les sms et emails pendant les heures de travail, dans la limite des décalages horaires,
Eviter l’envoi de sms ou d’emails les soirs ou les week-ends.
Situations particulières
Dans le seul cas de situations particulières, l’employeur peut recourir hors temps de travail aux fonctionnalités de communication habituelles.
Urgences
L’urgence de la situation est définie compte tenu des délais impératifs de communication ou de l’importance du sujet traité.
Compte tenu du caractère exceptionnel de l’urgence de la situation, le salarié peut recourir aux technologies de l’information et de la communication.
Le salarié a l’obligation de traiter les situations d’urgence et ne peut opposer à la société son droit à la déconnexion.
Congés
Dans le cadre de l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, il est rappelé au salarié en congé que le matériel professionnel mis à sa disposition ne doit pas en principe, être utilisé pendant ces périodes.
Pendant les périodes de congé, le salarié devra avertir ses correspondants de sa période de congé et mettre en place un message d’absence via sa boite email Outlook.
Ce message d’absence sera automatiquement envoyé au correspondant qui cherchera à le contacter sur sa messagerie, avec éventuellement l’indication d’un contact si le message doit être traité de manière urgente et la date de retour au travail du salarié.
Un système de délégation de compétences est mis en place sous la responsabilité du manager afin d’assurer la continuité du service.
Statut du salarié
Egalité de traitement
Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.
Ainsi, les règles applicables en matière de rémunération, de décompte de la durée du travail, d'évaluation des résultats, d'accès à la formation, d'accès à l'information de l'entreprise, de gestion des carrières, sont identiques à celles du personnel en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.
Les salariés en télétravail bénéficient également des mêmes droits que les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise en ce qui concerne l'accès aux Institutions Représentatives du Personnel.
À sa demande, le télétravailleur pourra être reçu par un membre de la Direction afin d'examiner les problèmes qui pourraient se poser dans l'application de cette égalité de traitement.
Protection de la vie privée du télétravailleur
L'exercice de l'activité de télétravail ne doit pas interférer avec la vie privée du salarié.
De son côté, l’entreprise ne communiquera (que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur de l'entreprise) aucune information susceptible de nuire à la vie privée du salarié : adresse personnelle, numéro de téléphone personnel, etc.
Protection de la santé
Afin de garantir la sécurité du salarié en télétravail, celui-ci s’engage à n’effectuer aucune activité susceptible de mettre sa santé ou sa sécurité en péril.
Toutefois, en cas d’accident, le salarié bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Ainsi, un accident survenu sur le lieu d’habitation choisi pour le télétravail et pendant le temps de travail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.
Dans ce cas, le télétravailleur doit en informer son manager, son responsable sécurité et le Responsable Ressources Humaines dans les meilleurs délais (et au plus tard dans les 24 heures de l’accident) et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.
Selon la nature de l’accident, et afin d’en tirer les conséquences, un arbre des causes pourra être réalisé. Dans ce cadre, si une visite du domicile du salarié s’avère nécessaire, il sera, en tout état de cause, demandé l’accord de celui-ci ; sans que ce refus puisse lui être reproché.
L’Entreprise décline toute responsabilité :
en cas d'omission déclarative et/ou informative du télétravailleur ;
en cas d'événement survenant en dehors du temps de travail effectif sauf accident de trajet pour assister à une réunion organisée par l'entreprise.
La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail.
De manière générale, et indépendamment des dispositions spécifiques prévues dans le présent accord, les signataires du présent accord renvoient aux dispositifs de l’entreprise :
Le soin de prévenir la santé ;
Le soin de s’assurer de la détection des risques psychosociaux, qu’ils soient individuels ou collectifs.
Environnement de travail
Equipement de travail
L’installation de la connexion internet ne sera pas prise en charge par l’entreprise.
Le matériel informatique courant (type ordinateur, casque…) sera fourni par l’entreprise.
Aucune imprimante ne sera fournie au salarié. Toutes les impressions s’effectuent sur le lieu de travail.
Matériel Informatique initialement remis au salarié pour son activité professionnelle habituelle
Il s’agit essentiellement de l’ordinateur dont dispose le salarié pour l’exercice de son activité au quotidien. A ce titre, aucun télétravailleur ne saurait être contraint d’utiliser son ordinateur personnel.
Le salarié s’engage à l’utiliser conformément aux règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de sa Société (cf articles précédents et Envu Global policy « IT Governance »).
Matériel supplémentaire dédié à l’activité en télétravail
Salariés en CDI ayant validé leur période d’essai
Matériel de base
Après avoir vérifié au sein de son service la disponibilité ou non du matériel dont il aurait besoin, le salarié pourra commander via la plateforme dédiée et/ou via les process habituels de l’entreprise, le matériel suivant, nécessaire à l’activité depuis son domicile : 1 écran, 1 clavier, 1 souris.
Dans tous les cas, le matériel commandé devra respecter les préconisations de l’entreprise (taille d’écran,…etc).
Les salariés en télétravail au moment de la signature de l’accord et déjà en possession de ces matériels ne pourront demander un renouvellement de ceux-ci qu’en cas de panne ou dysfonctionnement.
Il est précisé que le matériel mis à disposition par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et qu’il doit être remis au plus tard le dernier jour de travail du salarié.
Matériel permettant d’améliorer les conditions de travail
Chaque salarié en situation de télétravail, en CDI et ayant validé sa période d’essai, pourra par ailleurs procéder à l’acquisition d’équipement(s) supplémentaire(s) destiné(s) à travailler dans les meilleures conditions de confort et d’ergonomie (chaise de bureau ou petit bureau).
Cet achat sera effectué directement sur la plateforme dédiée.
Le médecin et l’ergonome peuvent apporter leurs conseils et leurs préconisations particulières sur le matériel requis pour les salariés en situation de handicap ou ayant des restrictions médicales. La dotation éventuelle d’un matériel ergonomique spécifique pour ces salariés doit, en tout état de cause, être appréciée par le service de santé au travail.
Tous les équipements mis à disposition sont placés sous la responsabilité du salarié télétravailleur mais restent la propriété de la Société. A cet égard, le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.
Budget alloué pour le matériel supplémentaire dédié à l’activité en télétravail
Le salarié disposera d’un budget maximum de 350€ TTC sur la plateforme dédiée. Le salarié n’avancera aucun frais, l’entreprise effectuera directement le paiement au partenaire. La livraison sera également effectuée directement par le partenaire au domicile du salarié. Ce budget sera affecté sur le centre de frais du salarié.
Sauf circonstance exceptionnelle dûment justifiée, il ne pourra pas être demandé de renouvellement du matériel en dessous de 5 ans d’utilisation (accord manager nécessaire au préalable).
Salariés en CDD, apprentis, intérimaires ou stagiaires
Les salariés en CDD, apprentis, intérimaires ou stagiaires pourront faire la demande de matériels supplémentaires disponibles au sein du « pool IT » (stock de matériel conservé au sein des locaux de l’entreprise).
Il est précisé que le matériel mis à disposition par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et qu’il doit être remis au plus tard le dernier jour de travail du salarié.
Protection des données informatiques
Le salarié en télétravail s'engage à respecter les règles fixées par l'entreprise en matière de sécurité informatique établies dans la Envu Global policy « IT Governance » et le règlement intérieur.
La prestation de travail s'effectuera prioritairement au moyen du matériel informatique de l'entreprise. Les télétravailleurs sont tenus d'utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l'entreprise, à l'exclusion de toute autre utilisation. Toute autre utilisation dont celle à titre privé, est donc interdite.
Il est donc demandé au télétravailleur :
de prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) et d'en assurer la bonne conservation,
d'aviser immédiatement l'entreprise en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol des équipements de travail mis à sa disposition,
de restituer le matériel sur demande de l'entreprise, notamment en cas de suspension ou de rupture du contrat de travail ou d'exercice du droit de réversibilité prévu par le présent accord, étant précisé que le télétravailleur ne devra pas entraver les opérations de récupération, notamment en ne laissant pas l'accès à son domicile.
Il est précisé que l'utilisation du matériel n'est pas autorisée pendant les temps de suspension du contrat de travail, qu'ils résultent d'une maladie, d'une prise de congés payés ou de toutes autres causes.
La totalité du matériel mis à la disposition du télétravailleur demeure la propriété de l’Entreprise. L’Entreprise se réserve le droit, dans l'intérêt du service, de modifier tout ou partie du matériel confié au télétravailleur, notamment en cas d'évolution des technologies, les frais consécutifs étant alors pris en charge intégralement par l'entreprise.
Le télétravailleur doit également assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.
Dans l'hypothèse où il ne respecterait pas ces règles de sécurité ou de confidentialité, l'entreprise serait en droit d'en tirer les conséquences.
Remboursement des frais et dépenses
Indemnité télétravail
Une allocation forfaitaire sera versée par journée accomplie de télétravail afin de compenser les charges induites par le télétravail (notamment les frais liés à la consommation d’énergie).
Le montant de cette allocation forfaitaire journalière sera de 3.25 euros pour une journée complète de télétravail réalisée, dans la limite d’un plafond de 71.50 euros par mois.
En l’état actuel de la législation à la signature de l’accord, cette allocation sera exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu. Les dispositions issues du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), applicables à la date de la signature de l’accord, sont annexées au présent accord.
Les parties conviennent de réouvrir la discussion sur le montant de l’allocation dans l’hypothèse d’une évolution législative.
Les demi-journées de télétravail ne sauraient ouvrir droit au versement d’une indemnité journalière pour télétravail. En effet, l’état actuel de la législation ne permet pas d’agir de la sorte.
De plus, la saisie des jours de télétravail est obligatoire notamment afin de permettre le déclenchement du paiement du montant de l’indemnité mais aussi de préserver la responsabilité du salarié et de l’employeur en cas d’incident.
Toute saisie a posteriori du mois terminé ne saurait ouvrir droit à indemnité.
Assurance
En cas de télétravail à son domicile, le salarié devra produire auprès de l'entreprise, avant tout placement en situation de télétravail et chaque année en janvier, une attestation d'assurances multirisques habitation couvrant sa présence et l'exercice d'une activité professionnelle occasionnelle à son domicile.
Si la police d'assurances multirisques habitation du télétravailleur ne comporte pas de clause couvrant ce risque, le télétravailleur devra demander une extension de garantie en ce sens, en précisant à sa compagnie d'assurances qu'il exerce à son domicile une partie de son activité professionnelle, sans accueil de public.
Durée de l’accord et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2024 et est conclu pour une durée indéterminée.
Dépôt et publicité
Le présent accord sera visible sur les panneaux d’affichage.
Une copie sera remise aux institutions représentatives du personnel.
Une version intégrale de l’accord signée par les parties au format « PDF » sera déposée sur la plateforme «Télé Accords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l'article D.2231-7 du Code du travail.
Conformément à l'article D.2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Lyon.
Fait à Lyon, en 4 exemplaires, le 20 novembre 2023,
Pour l’Entreprise : Pour la CFE-CGC : XXXX XXXX Directrice des Ressources HumainesDélégué Syndical CFE-CGC
ANNEXE
Régime social et fiscal de l’indemnité télétravail
Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale Extrait du 09/11/2023
En l’état actuel de la législation à la signature de l’accord, cette allocation sera exonérée de charges sociales et d’impôt sur le revenu. Les dispositions issues du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), applicables à la date de la signature de l’accord, sont annexées au présent accord. Lien : Frais professionnels - Boss.gouv.fr
Section 1 - Frais engagés par le salarié en situation de télétravail
1750 Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci. 1760 Les frais engagés par le salarié en situation de télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié. Textes de référence : Article L.1222-9 du code du travail et article 6 de l’arrêté du 20 décembre 2002 1770 Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise. Aussi, l’employeur peut rembourser ses frais professionnels incluant les frais liés directement à l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils, ainsi que de la maintenance de ceux-ci. Textes de référence : Article L.1222-9 du code du travail et arrêté du 20 décembre 2002 1780 Trois catégories de frais peuvent être identifiées et exclues de l’assiette des cotisations :
Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
Les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
Les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.
D’autres frais professionnels peuvent être admis, à charge pour l’employeur de démontrer qu’il s’agit de frais professionnels liés au télétravail. 1790 Le tableau ci-après détaille les modalités d’évaluation au réel des frais considérés comme des frais professionnels exclus de l’assiette des cotisations.
NATURE DES FRAIS
EVALUATION DES FRAIS
Les frais fixes :
Montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l’usage professionnel,
Taxe d’habitation,
Taxe foncière sur les propriétés bâties,
Taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères,
Charges de copropriété,
Assurance multi-risques habitation.
Valeur réelle :
Quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l’habitation principale). A titre d’exemple : Appartement de 70 m². Surface du local affecté à l’usage professionnel : 10 m². Le loyer s’élève à 350 euros par mois et la prime d’assurance à 15 euros par mois. Le montant des frais déductibles s’élève donc à 365 x 10/70 = 52 euros.
Les frais variables :
Chauffage et/ou climatisation,
Electricité.
Valeur réelle :
Quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnel.
Dépenses d’acquisition du mobilier :
Bureau ergonomique,
Fauteuil ergonomique,
Etagères, meubles de rangement,
Lampe de bureau.
Prêt de mobilier :
Absence de dépenses supplémentaires du salarié : pas de remboursement de frais possible ;
Avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a abandon définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.
Achat du mobilier par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire :
Remboursement des frais exclu de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.
Modalités de déduction :
Annuités d’amortissement du mobilier (pratique comptable et fiscale). Pour le petit mobilier non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition.
Frais liés à l’adaptation du local :
Frais de diagnostic de conformité électrique,
Installations de prises (téléphoniques, électriques, etc.),
Modifications liées à la mise en conformité avec la législation du travail.
Valeur réelle :
L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture (travaux d'aménagement).
Matériels informatiques et périphériques :
Ordinateur,
Imprimante,
Modem.
Prêt de matériel :
Absence de dépenses supplémentaires du travailleur salarié : pas de remboursement de frais possible ;
Avantage en nature à évaluer sur une base réelle (valeur résiduelle = valeur nette comptable) s’il y a don définitif du mobilier au travailleur salarié ou assimilé.
Achat de matériel par le salarié pour le compte de l’entreprise, le salarié en restant toutefois propriétaire :
Remboursement des frais et exclusion de l’assiette dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs.
Modalités de déduction :
Annuités d’amortissement du matériel (pratique comptable et fiscale). Pour le petit matériel non amortissable : valeur réelle de l’année d’acquisition.
Consommables :
Ramettes de papier,
Cartouches d’encre,
Etc…
Valeur réelle :
L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture
Frais de connexion au réseau téléphonique, frais d’abonnement (téléphonique, Internet...)
Valeur réelle :
L’exclusion de l’assiette des cotisations de ces frais est admise sur présentation de la facture 1800 Au regard des dispositions de l’article 4 de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail, lorsque les travailleurs bénéficient des titres restaurants, il peut en être de même pour les télétravailleurs à domicile, nomades ou en bureau satellite. Ces titres restaurants bénéficient des mêmes exonérations, sous les mêmes conditions, que pour les autres travailleurs. 1810 Alternativement au remboursement des frais professionnels exposés du fait du télétravail sur la base de leur valeur réelle, il est par ailleurs admis que le versement d’une allocation forfaitaire, dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés, est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite de 10,40 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine. Ainsi, un salarié qui télétravaille 2 jours toutes les semaines peut bénéficier d’une indemnité de 20,80 euros par mois destinée à couvrir les frais, sans justificatif. En cas d’allocation fixée par jour, cette allocation forfaitaire de télétravail est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,60 euros, dans la limite de 57,20 euros.
Si l’allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l’accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés et que son montant n’excède pas 13 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine, ou 3,25 euros par jour de télétravail dans le mois, dans la limite mensuelle de 71,50 euros.
En cas de remboursement dépassant ces limites, l’exonération de cotisations et contributions sociales ne pourra être admise que sur la base des justificatifs produits à l'occasion des contrôles.
Section 2 - Frais d’ateliers des travailleurs à domicile
1820 La rémunération propre au travailleur à domicile est obtenue en déduisant de la rémunération globale versée par l'employeur, le cas échéant :
les rémunérations des personnes travaillant avec lui ;
le montant des frais d'atelier fixés forfaitairement par arrêté ministériel.
Texte de référence : Article L.241-9 du code de la sécurité sociale 1830 Les frais d’atelier sont représentatifs des frais engagés pour l’exécution du travail et correspondent notamment aux frais de loyer, de chauffage, d’éclairage du local de travail, de force motrice et d’amortissement normal des moyens de production. Les frais d’atelier sont fixés :
soit par la convention collective applicable,
soit par accord des parties,
soit par arrêté préfectoral.
Texte de référence : arrêté du 29 décembre 1969 relatif au montant des frais d’atelier à prendre en considération pour le calcul des cotisations sociales dues au titre des travailleurs à domicile 1840 Les entreprises sont autorisées à exclure de l'assiette des cotisations et contributions sociales les frais réellement engagés et les indemnités forfaitaires qui sont utilisées conformément à leur objet et qui n'excèdent pas les taux fixés par convention collective, accord des parties ou par arrêté préfectoral. Dans le cas où les taux de majoration pour frais d'atelier fixés par arrêtés préfectoraux seraient supérieurs à ceux accordés par l'arrêté du 29 décembre 1969, l’employeur peut exclure de la rémunération globale l’indemnité correspondant à l’application de la majoration pour frais d'atelier prévue par les arrêtés préfectoraux. Au-delà des indemnités correspondant aux majorations ou allocations prévues par ces arrêtés, la preuve de l'utilisation conforme à son objet d'une indemnité forfaitaire pour frais versée par un employeur à des travailleurs à domicile est apportée dès lors que cette indemnité n'excède pas le montant des frais réellement engagés par chacun d'entre eux. Aussi, dans le cas contraire, seule la fraction de l'indemnité qui excède le montant des prix réels est à réintégrer dans l'assiette. 1850 Les entreprises qui emploient des travailleurs à domicile et qui bénéficient d'une déduction forfaitaire conformément aux dispositions de l'arrêté du 29 décembre 1969 ont, comme en matière de frais professionnels, le choix :
soit d'appliquer la déduction forfaitaire spécifique. Dans ce cas, les entreprises doivent retenir comme assiette le montant global des rémunérations y compris les remboursements de frais réels et les indemnités représentatives de frais d'atelier versées sous forme de majorations ou d'allocations forfaitaires ;
soit de ne pas appliquer la déduction forfaitaire spécifique. Dans ce cas, les entreprises doivent retenir comme assiette le montant des rémunérations proprement dites à l'exclusion de toute indemnité pour frais d'atelier et de tout remboursement de frais.
Section 3 - Frais relatifs aux outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication
1860 Les frais engagés à des fins professionnelles par le travailleur salarié ou assimilé, pour l'utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication qu'il possède, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi conformément au contrat de travail. Les remboursements effectués par l'employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé. 1870 L’exclusion peut porter sur le matériel informatique ainsi que sur les consommables et les frais de connexion. Pour le matériel amortissable, l’exclusion prend en compte les annuités d'amortissement. Pour le petit matériel non amortissable, devra être retenue la valeur réelle de l'année d'acquisition. Les consommables et les frais de connexion peuvent être remboursés sur justificatifs de frais. Lorsque l’employeur ne peut pas justifier la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé et que les frais engagés sont justifiés par une raison professionnelle, il est admis que ceux-ci peuvent être remboursés sur la base d’une allocation forfaitaire ne pouvant excéder 52,20 euros par mois.
Exemple :
Exemple 1 : Dans le cadre de son activité professionnelle, un salarié doit utiliser son téléphone portable et son abonnement téléphonique personnels, en l’absence de mise à disposition d’outils NTIC par son employeur. Il dispose d’un abonnement de type « quadruple play » (téléphone fixe, mobile, Internet, télévision) qui ne lui permet pas d’identifier la part de cet abonnement qui correspond à un usage professionnel. Dans ce cadre, l’employeur peut rembourser les frais supportés par son salarié au titre de l’utilisation de ses propres outils NTIC en lui versant une allocation forfaitaire mensuelle dans la limite de 52,20 euros. Exemple 2 : Un salarié commerce avec des clients situés aux Etats-Unis. Deux fois par an, il doit négocier des contrats avec eux, ce qui le conduit à poursuivre sa journée de travail le soir à son domicile. Or, il utilise ses outils personnels. Au mois de mai 2023, il supporte un dépassement sur sa facture de téléphone de 75 euros lié aux appels passés à l’international. De même, au mois d’octobre 2023, le montant de son dépassement s’élève à 69 euros. Ces frais professionnels, non inclus dans une offre illimitée, sont indiqués sur le détail des consommations envoyé par l’opérateur de télécommunications au salarié. Celui-ci peut transmettre ce document à son employeur qui peut ensuite rembourser au réel ces frais, soit 75 euros au titre du mois de mai 2023 et 69 euros pour le mois d’octobre 2023. Texte de référence : Article 7 de l’arrêté du 20 décembre 2002 modifié par l’arrêté du 25 juillet 2005 1880 En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure justifiant la mise en place du télétravail, les frais engagés à des fins professionnelles par le travailleur salarié ou assimilé pour l'utilisation d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication qu'il possède, en l'absence d'outils fournis par l'employeur, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi. Dans cette situation, les frais liés à l’utilisation d’outils des NTIC personnels supportés par le salarié mis en situation de télétravail peuvent être remboursés par l’employeur suivant les dispositions prévues au titre du remboursement des frais liés au télétravail (Chapitre 7 – Section 1 du présent titre). Le salarié peut donc percevoir de son employeur alternativement un remboursement sur la base réelle de ses frais, ou une allocation forfaitaire mensuelle de 10,40 euros pour une journée de télétravail hebdomadaire (augmentée de 10,40 euros par jour de télétravail hebdomadaire supplémentaire), ou une allocation de 2,60 euros par jour télétravaillé. Ce remboursement lié aux frais de télétravail n’est pas cumulable avec le remboursement des frais liés à l’utilisation des outils NTIC personnels, puisque ces frais seront déjà couverts
Chapitre 8 - Cas particuliers
Section 1 - Dépenses exceptionnelles en dehors de l’exercice de la profession du salarié
A. Dépenses exceptionnelles engagées par le salarié pour le compte de l’entreprise
1890 A titre exceptionnel (en situation d’urgence notamment) un salarié peut être amené à exposer des frais pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures (matériel de bureautique, vêtements de travail…) pour le compte de l’entreprise alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas. Sous réserve que ces matériels et fournitures soient acquis pour les seuls besoins de l'employeur et non du salarié, ces frais peuvent faire l’objet d’un remboursement dans les mêmes conditions que les frais professionnels. 1900 Seules les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels. Les factures constituent la justification des dépenses. 1905 En cas d’application d’une déduction forfaitaire spécifique, ces frais professionnels n’ont pas à être intégrés à l’assiette des cotisations sociales avant application de la déduction.
B. Dépenses engagées par le salarié à la demande de l’employeur
1910 Les dépenses engagées par le salarié à la demande de son employeur, par exemple pour l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle en vue de la promotion de l’entreprise, constituent des frais professionnels. De même, les dépenses (transport, frais de location par exemple) engagées par le salarié dans le cadre de sa participation à la demande de son employeur à titre exceptionnel à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise (réception, cocktails, etc.), alors que l’exercice normal de sa profession ne le prévoit pas, constituent des frais professionnels pouvant faire l’objet d’un remboursement. 1920 Seules les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme des frais professionnels. Les factures constituent la justification des dépenses. L’employeur doit en outre être en capacité de prouver que les dépenses ont bien été engagées à sa demande et dans l'intérêt de l'entreprise.
