ACCORD RELATIF AU TELETRAVAILAU SEIN DE L’ETABLISSEMENT AMI PARIS
Entre :
AMI PARIS, une société par actions simplifiée au capital de 5 407 974,00 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 527 636 609, dont le siège social est situé au 54 rue Etienne Marcel 75002 Paris, représentée par Nicolas SANTI-WEIL, dûment habilité aux fins des présentes,
D’une part,
Et :
Les élus du CSE D’autre part,
PREAMBULE
Afin de mieux répondre aux attentes des collaborateurs en matière de qualité de vie et d’environnement professionnel, et de favoriser l’attractivité et la fidélisation des équipes, AMI PARIS a mis en place le télétravail par le biais d’une charte conclue le 20 novembre 2019 avec les membres élus du CSE.
Cette charte a ensuite été modifiée par un avenant en date du 16 septembre 2020 afin de répondre aux évolutions du cadre règlementaire lié à l’épidémie du COVID-19.
Afin de tenir compte de l’évolution des besoins d’AMI PARIS, des dispositions législatives en vigueur ainsi que pour renforcer les interactions entre les collaborateurs, la révision du dispositif est nécessaire.
Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L.1222-9 et suivants du code du travail, de l’ANI sur le télétravail du 19 juillet 2005, modifié et complété par l’ANI du 26 novembre 2020 relatif à la mise en œuvre réussie du télétravail.
Les parties conviennent qu’il se substituera automatiquement et intégralement, dès son entrée en vigueur, aux accords collectifs et pratiques applicables jusqu’à présent en matière de télétravail.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Champ d’application et postes éligibles au télétravail
Les postes/fonctions éligibles au télétravail doivent être susceptibles d’être exercés à distance, hors de l'entreprise, en utilisant un support informatisé.
Au sein d’AMI PARIS, seuls les collaborateurs du siège social ont vocation à en bénéficier, à l’exclusion des collaborateurs travaillant en boutique, pour des raisons liées à la nature de leur activité.
Sont donc éligibles au télétravail, les collaborateurs du siège de l’entreprise, le terme collaborateur désignant :
L’ensemble des salariés (contrat à durée indéterminée ou déterminée) ;
Les stagiaires.
Définition du télétravail et du télétravailleur
Le télétravail désigne, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Est considéré comme télétravailleur toute personne, salariée de l’entreprise, qui effectue une prestation de télétravail telle que définie ci-dessus.
Nombre de jours de télétravail
Le télétravail s’organise, au sein d’AMI PARIS, à raison d’un jour maximum par semaine.
Aucune journée de télétravail « non consommée » ne peut faire l’objet d’un report.
Plusieurs collaborateurs d’une même équipe peuvent être en télétravail en même temps. Cependant, dans l’intérêt du service :
Tous les collaborateurs d’une même équipe ne peuvent être en télétravail simultanément,
Le directeur de département peut décider de jours de présence sur site communs à tous les collaborateurs de son équipe,
A minima, les collaborateurs d’une même équipe doivent être présents simultanément dans les locaux au moins un jour par semaine, qui sera déterminé par chaque directeur de département et communiqué aux salariés dans un délai raisonnable.
De même, chaque directeur de département pourra demander aux collaborateurs de travailler en présentiel en cas de réunions, formations et événements organisés par l’entreprise auxquels ils sont amenés à participer.
A titre exceptionnel, chaque directeur de département pourra accorder un jour de télétravail supplémentaire, selon l’organisation du service. Cette dérogation ne saurait constituer un droit acquis pour le collaborateur à un nombre de jours de télétravail hebdomadaires supérieur à celui prévu par le présent accord.
Modalités de mise en place du télétravail régulier
Le télétravail est basé sur le volontariat.
Hors situation exceptionnelle aux sens de l’article 5 ci-après, le télétravail est mis en place après concertation et approbation du directeur de département.
Le collaborateur souhaitant bénéficier du télétravail doit justifier auprès du service RH :
De la souscription annuelle d’une « assurance multirisques habitation » couvrant le lieu du télétravail ;
D’un justificatif d’abonnement internet ;
D’une attestation écrite assurant qu’il dispose à son domicile d’un espace approprié à son activité professionnelle et conforme aux normes électriques.
Il appartient au collaborateur de transmettre au service RH les justificatifs mis à jour avant le 31 janvier de chaque année.
Modalités d’acceptation par le collaborateur des conditions de mise en œuvre du télétravail
L'accord du responsable et du collaborateur sur la mise en œuvre du télétravail régulier est formalisé par un e-mail au collaborateur reprenant les principales conditions de mise en œuvre du télétravail.
Pour des raisons liées à l'organisation de l'entreprise, le directeur de département peut être amené à titre exceptionnel à demander au télétravailleur de venir travailler au sein de l'entreprise lors d'une journée initialement planifiée comme télétravaillée, ou à l'inverse, de télétravailler alors que la journée était initialement planifiée comme effectuée dans les locaux. Le collaborateur devra alors se conformer à la planification définie et ne pourra pas se prévaloir de la journée initialement posée ni du report de cette journée.
Si le passage au télétravail est proposé au collaborateur par son directeur de département, le refus du collaborateur ne constitue en aucun cas un motif de sanction ou de licenciement.
Si le collaborateur est à l’initiative de la demande de télétravail, le manager doit motiver par écrit sa décision en cas de refus.
Période d’adaptation
Hors situation exceptionnelle, la mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d'adaptation d'une durée de trois mois à compter de l’entrée du collaborateur dans les effectifs, permettant au collaborateur et à son responsable de vérifier que les conditions de mise en place du télétravail sont satisfaisantes de part et d'autre avant poursuite de ce mode d'organisation.
Pendant cette période chacune des parties sera libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours ouvrables.
Réversibilité du télétravail
A tout moment après la fin de la période d’adaptation, le collaborateur peut demander à mettre fin au télétravail. Pour cela il doit adresser sa demande par écrit à son directeur de département et respecter un délai de prévenance de 15 jours. Ce délai peut être réduit d’un commun accord.
A tout moment après la fin de la période d’adaptation, le directeur de département peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, sous réserve du respect d’un préavis de 15 jours.
La partie à l’origine de la demande d’arrêt du télétravail doit en indiquer le motif, notamment si le collaborateur ne parvient pas à travailler à distance de façon autonome et satisfaisante.
La situation de télétravail pourra être réexaminée par le directeur de département et la Direction des Ressources Humaines en cas de changement de poste et/ou de déménagement afin d’apprécier la compatibilité du télétravail avec la nouvelle situation du collaborateur au regard de :
L’obligation de sécurité incombant à l'employeur en vertu de l'article L.4121-1 du code du travail ;
L’obligation de sécurité incombant à tout salarié au titre de l'article L.4122-1 du code du travail ;
La législation sur la durée du travail (Articles L.3111-1 à L.3172-2 du code du travail).
Accès au télétravail des personnes en situation de handicap
En application des mesures prévues à l'article L. 5213-6 du code du travail, la direction veillera à ce que le poste de travail des collaborateurs handicapés soit le cas échéant accessible en télétravail.
En cas de demandes multiples portant sur le même jour de télétravail au sein d’un même service ou d’une même équipe, susceptibles d’affecter leur bon fonctionnement, la priorité sera donnée aux collaborateurs handicapés éligibles au télétravail.
Accès au télétravail des collaboratrices enceintes
La collaboratrice enceinte peut demander à adapter son organisation de travail par le biais du télétravail. Ainsi à la demande de la collaboratrice et sur présentation d’un certificat médical, un aménagement spécifique est possible.
En outre, en cas de demandes multiples portant sur le même jour de télétravail au sein d’un même service ou d’une même équipe, susceptibles d’affecter leur bon fonctionnement, la priorité sera donnée aux collaboratrices enceintes éligibles au télétravail.
Accès au télétravail des collaborateurs aidants d’un enfant, d’un parent ou d’un proche
Le collaborateur aidant d’un enfant, d’un parent ou d’un proche peut demander à adapter son organisation du travail par le biais du télétravail. Ainsi et à la demande du collaborateur, un aménagement spécifique est possible en accord avec son supérieur hiérarchique.
Recours au télétravail en cas de situation exceptionnelle
En cas de circonstances exceptionnelles, le recours au télétravail, considéré « comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés » aux termes de l'article L.1222-11 du Code du travail, pourra être imposé aux collaborateurs, notamment en cas de risque épidémique ou cas de force majeure, et en cas d'épisodes de pollution tel que mentionné à l'article L.223-1 du Code de l'environnement.
Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur. C’est la raison pour laquelle les dispositions relatives au télétravail régulier ou occasionnel, prévues au présent accord, ne seront pas applicables et devront être adaptées à la situation impérieuse et exceptionnelle se présentant.
Recours au télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel est celui demandé temporairement par un collaborateur ne bénéficiant pas habituellement du télétravail.
Le télétravail occasionnel est ouvert aux collaborateurs dont le poste/les fonctions répondent aux conditions d’éligibilité au télétravail visées ci-dessus.
La demande de télétravail occasionnel est effectuée par le collaborateur par email auprès de son supérieur hiérarchique. Elle doit être motivée et indiquer le lieu d’où il souhaite télétravailler.
Le collaborateur doit respecter un délai de prévenance de 7 jours calendaires.
Le supérieur hiérarchique répondra à cette demande par email dans un délai de 2 jours ouvrés.
Le télétravail occasionnel ne doit pas conduire à télétravailler plus de 1 jour par semaine.
Organisation du télétravail
Les principes généraux d'organisation du télétravail rappelés ci-après s'appliquent à toutes les situations de télétravail.
Lieu du télétravail
Le télétravail s’effectue au domicile du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise (« domicile 1 »).
Le collaborateur est autorisé à télétravailler depuis un autre lieu sur le territoire français (« domicile 2 »), celui-ci doit également être déclaré à l’entreprise.
Le collaborateur doit prévenir son supérieur hiérarchique en amont lorsqu’il souhaite télétravailler depuis le second lieu déclaré.
Le choix pour un collaborateur de télétravailler depuis un autre lieu que sa résidence habituelle étant purement personnel, les déplacements entre le « domicile 1 » et le « domicile 2 » ne peuvent en aucun cas être considérés comme un déplacement professionnel ni être considérés comme du temps de travail.
La connexion téléphonique et internet du lieu de télétravail doivent permettre au salarié d’avoir un accès à ses outils de travail et d’exercer ses fonctions dans des conditions optimales.
Planification et validation préalable des journées de télétravail
Les journées de télétravail font l'objet d'une planification et d'une approbation préalable. Pour ce faire, les journées de télétravail doivent être posées par le collaborateur puis validées par le directeur de département dans l'application de suivi des congés et absences (Payfit).
Temps de travail, disponibilité du collaborateur et charge de travail pendant le télétravail
En situation de télétravail, le collaborateur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des horaires de travail applicables au sein d’AMI PARIS et/ou des modalités d’aménagement de la durée du travail dont il relève. Celui-ci s’engage donc à respecter ces horaires et/ou ces modalités.
Le télétravailleur doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise. A cet effet, il doit se connecter dès le début de sa journée de travail au système interne de chat existant (actuellement, et pour information, Teams) ainsi qu’au VPN.
Les modalités d’accès au VPN ayant été renforcées pour garantir la sécurité informatique, le collaborateur a l’obligation de se reconnecter toutes les quatre heures afin d’y avoir accès.
Le collaborateur en télétravail doit veiller au respect des durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, et, plus généralement au respect du droit à la déconnexion et de la vie privée, selon les règles prévues par la charte sur le droit à la déconnexion en vigueur au sein d’AMI PARIS.
En aucun cas, le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, ni les missions et activités habituelles du collaborateur, ni sa charge de travail.
Les conditions d'activité du collaborateur et sa charge de travail font l'objet d'un entretien annuel, organisé par le directeur de département.
Plus généralement, si la charge de travail semble devoir être régulée, le collaborateur en informe l'entreprise. Un entretien individuel est alors organisé avec le directeur de département afin de définir les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.
Afin de vérifier le respect de ces dispositions par le salarié, la société se réserve le droit d’effectuer des contrôles occasionnels des registres de connexion au VPN.
Droits et devoirs du télétravailleur
Les droits et obligations du télétravailleur sont strictement les mêmes que ceux des collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Le télétravailleur bénéficie ainsi de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs de l’entreprise.
En cas d’arrêt de travail pendant la période de télétravail, le collaborateur doit en informer son directeur de département et transmettre le justificatif correspondant au service RH dans les mêmes délais et selon les mêmes modalités que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’entreprise.
Le collaborateur en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet. L'accident survenu pendant le temps de travail et sur le lieu où est exercé le télétravail est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. Le collaborateur s’engage à fournir tous les éléments nécessaires au service RH pour que la déclaration d’accident du travail puisse être effectuée dans les délais légaux.
Le collaborateur en télétravail est par ailleurs évalué suivant les mêmes méthodes et mêmes critères que l’ensemble des collaborateurs. Il ne doit pas faire l’objet d’un traitement distinct dans son évaluation, évolution professionnelle ou rémunération (salaire de base, primes, augmentations, etc.).
Le télétravailleur s’engage à respecter les règles fixées par la société en matière de sécurité, en particulier informatique, et notamment de mot de passe. Il doit également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel. Il doit à ce titre respecter les règles prévues par le règlement intérieur de l’entreprise.
Environnement et équipement du télétravailleur
L’entreprise fournira au télétravailleur les équipements nécessaires à l’exercice de ses fonctions dans des conditions de sécurité satisfaisantes.
Les équipements fournis par l’entreprise restent la propriété de l’entreprise en cas de cessation du télétravail. Ainsi, ces équipements ne devront être utilisés qu’à des fins professionnelles.
Le collaborateur s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.
En cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition, interruption et/ou détérioration de connexions informatiques, il en informe immédiatement son directeur de département ainsi que le service informatique.
Dans le cas où le service informatique serait dans l’incapacité de réparer à distance, ce dysfonctionnement ou cette panne, le collaborateur est tenu de venir travailler sur site.
Bénéfice des titres restaurants
Le collaborateur en télétravail bénéficie de l’attribution de titres restaurant dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs.
Entrée en vigueur et durée
Le présent accord est mis en place pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt qui interviendra conformément aux dispositions du Code du travail.
Suivi
La Direction et les élus du CSE se réuniront au moins une fois par an pour faire le bilan de l’application du présent accord.
Dans ce cadre, ils pourront notamment examiner d’éventuelles difficultés d’application, et prendre en compte l’évolution éventuelle de la conjoncture économique.
Révision
Chaque partie signataire peut solliciter la révision du présent accord à tout moment en adressant aux autres signataires ou adhérents ultérieurs une lettre recommandée avec demande d’avis de réception comportant l’indication des points à réviser ainsi qu’une proposition de nouvelle rédaction.
Si une organisation syndicale devient représentative dans l’entreprise et désigne un délégué syndical, elle pourra solliciter la révision du présent accord dans les conditions suivantes :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, en ayant adhéré au présent accord ;
A l'issue de cette période, sous condition de sa seule représentativité dans l’entreprise.
Une réunion de négociation pour examiner la proposition de révision est organisée à l’initiative de la Direction dans les deux mois suivants la réception de la demande de révision de l’accord.
L’avenant de révision ainsi conclu devra faire l’objet d’un dépôt dans les mêmes conditions que celle prévues dans le cadre du présent accord, sauf en cas de modification des dispositions législatives et/ou réglementaires en la matière.
Dénonciation
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires.
Cette dénonciation devra être effectuée par notification écrite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception dans les conditions de l’article L.2261-9 du code du travail.
Les effets de la dénonciation de l’accord sont ceux prévus aux articles L.2261-10, L.2261-11 et L.2261-13 du Code du travail.
Publicité et dépôt
Le présent accord sera déposé à l’initiative de l’entreprise, en deux exemplaires, dont une version originale et une version électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr à la DREETS de Paris et un exemplaire original au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Il sera par ailleurs publié en ligne, sur la base de données nationale, conformément à l’article L.2231-5-1 du code du travail.
Il sera porté à la connaissance des collaborateurs par voie électronique.
