Dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail, le groupe Archimage a notamment souhaité mettre en place le télétravail pour une période « Test » à Durée Déterminée du 1er mars 2023 au 30 septembre 2023. Cette charte témoigne de la volonté de l’entreprise de prendre en compte ce nouveau mode d’organisation. En effet, l’évolution des technologies de l’information et de la communication permet d’envisager la modernisation de notre organisation du travail en inscrivant le télétravail au cœur des actions majeures en faveur de l’amélioration de la qualité de vie au travail et de la santé au travail. Le télétravail constitue un levier en faveur de la modernisation des relations managériales, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre le collaborateur et ses responsables. Ce nouveau mode de travail favorise ainsi l’équilibre entre performance économique et sociale. Le télétravail a vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à donner une plus grande autonomie dans l’accomplissement des tâches et à contribuer aussi au développement durable en réduisant l’empreinte des transports sur l’environnement. Cette charte fixe les conditions d'exécution du télétravail dans l'entreprise.
Seule la matinée du vendredi est autorisée en télétravail. Les autres jours, du lundi au jeudi, sont travaillés en présentiel dans les locaux du groupe.
Le recours au télétravail demeure une possibilité et non une contrainte, les agences de Paris, Bordeaux et Marseille (co-working) restant ouvertes (sous réserve que soient présents au moins deux collaborateurs, et que l’employeur ait donné son accord à la venue des salariés)
Article 1 : CHAMP D’APPLICATION
La présente charte est applicable à tous les salariés des sociétés ARCHIMAGE, ARCH&MO et ABCV Participations remplissant les critères d’éligibilité mentionnés à l’article 3.
Article 2 : DEFINITION DU TELETRAVAIL
Conformément aux termes de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication
Article 3 : CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL : CRITERES D’ELIGIBILITE
Le télétravail est ouvert aux activités et fonctions dans l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment : Directeur(trice) Général(e), Responsable Administrative et Financière, Secrétaire Générale, Directeur(trice) des Équipes, Chef(fe) de Projets, Adjoint(e) Chef(fe) de Projets, Assistant(e), Infographiste, Contrôleur(se) de Gestion. Ne sont pas éligibles au télétravail, les fonctions suivantes : Homme (Femme) d’entretien
Sont également éligibles au travail à distance, de manière ponctuelle et encadrée, les salariés suivants :
les salariés en contrats à durée déterminée,
les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation,
les stagiaires,
les salariés à temps partiel
Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :
disposer de l'autonomie suffisante pour exercer son travail à distance
disposer d'un logement compatible avec le télétravail (bénéficier d’une connexion internet, d'une installation électrique conforme, d'une surface réservée au travail, , etc.)
disposer d’un environnement permettant le travail (calme, concentration, …)
En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du collaborateur. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.
Article 4 : MODALITES D’ACCEPTATION PAR LE SALARIE DES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Le passage en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Si le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement. Lorsque le télétravail est accepté par les parties, un avenant au contrat sera conclu pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités utiles à l'exercice du télétravail
Article 5 : CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL
5.1 Période d’adaptation
L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période « test » de 7 mois du 1er mars 2023 au 30 septembre 2023. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.
Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 2 semaines.
5.2 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié
Le télétravailleur est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.). L'entreprise s'engage, dans ce cas, à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature.
La demande sera effectuée par écrit par l’envoi d’un mail.
5.3 Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur
L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes : condition d'éligibilité non remplie, modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de télétravail, changement de fonctions et/ou de service et/ou mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail, non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données...). Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception. La fin du télétravail prendra effet 2 semaines à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail.
Article 6 : LA DUREE ET L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL et de TELETRAVAIL
Un Accord de Substitution à Durée Déterminée relatif à l’organisation et à la durée du travail au sein de la société Archimage a été conclu pour la période du 01/03/2023 au 30/09/2023. La durée du travail a été fixée à 35 heures par semaine :
Du lundi au jeudi :
8h quotidiennes ;
En présentiel ;
Arrivée à 9h – avec une tolérance de retard de 30 minutes maximum
13h à 14h : pause déjeuner
14h à 18h – avec une possibilité de départ tardif jusqu’à 18h30 pour rattraper une arrivée tardive sur la même journée
Vendredi :
3h quotidiennes
Pouvant être utilisées en télétravail au choix du salarié ;
De 9h à 12h
Article 7 : LE LIEU DU TELETRAVAIL
Le télétravail s’effectue :
soit au domicile principal du collaborateur tel qu’il l’a déclaré à l’entreprise
soit dans un espace de travail différent de celui d’affectation du salarié compatible avec le télétravail (cf critères d’éligibilité mentionnés à l’article 3)
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l'article 6.
Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail. L’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l’activité professionnelle.
Article 8 : MODALITES DE REGULATION DE LA CHARGE DE TRAVAIL
La charge de travail à domicile doit être comparable au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, le télétravail ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise (OOTI). En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible. Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.
Article 9 : MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL
Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant la durée du travail suivante : 3 heures le vendredi de 09H00 à 12H00 Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minima de repos, le télétravailleur indiquera ses heures de début et de fin de travail en utilisant le logiciel de gestion du temps de travail installé sur son ordinateur (OOTI)
Article 10 : FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES
Pour tous les collaborateurs, l’unique jour de télétravail pour la période à durée déterminée du 1er mars au 30 septembre 2023 est le : vendredi matin de 09H00 à 12H00. Cette matinée, même s’il elle n’est pas télétravaillée, quel qu’en soit le motif, ne peut être reporté à une date ultérieure et un autre jour. Pour l’ensemble des collaborateurs, les journées du lundi au jeudi sont travaillées en présentiel.
Article 11 : CAS DE FORCE MAJEURE – RECOURS AU TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL
En cas de force majeure entrainant l’incapacité du collaborateur de se rendre sur son lieu de travail, il est possible d’avoir recours au télétravail de manière exceptionnelle en dehors de la période habituelle du vendredi matin. Dans ce cas, une consultation et un accord écrit du/des responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines doit être recueilli préalablement à la réalisation du télétravail. La décision de télé-travailler ne peut en aucun cas être prise de manière unilatérale par le collaborateur.
Les règles suivantes seront appliquées pour garantir une égalité de traitement entre tous les collaborateurs. L’ensemble repose sur une confiance mutuelle et sur le discernement de chacun.
GREVE
Cas n°1 : collaborateur sans enfant et disposant de conditions de télétravail optimales
Possibilité de réaliser une journée de télétravail complète de 8H00 avec 1 heure de pause déjeuner
Cas n°2 : collaborateur avec enfant « autonome » (+ de 10 ans) disposant de conditions de télétravail optimales
Possibilité de réaliser une journée de télétravail complète de 8H00 avec 1 heure de pause déjeuner
Cas n°3 : collaborateur avec enfant non « autonome » (- de 10 ans) disposant de conditions de télétravail réduites
Possibilité de réaliser 1/2 journée de télétravail de 4H00 et pose d’1/2 journée de congés (à renseigner sur OOTI)
Cas n°4 : collaborateur avec enfant non « autonome » (- de 10 ans) n’étant pas du tout en capacité de télétravailler
Pose d’1 journée de congés (à renseigner sur OOTI)
ENFANT MALADE
Transmission obligatoire d’un justificatif
Cas n°1 : collaborateur avec enfant « autonome » (+ de 10 ans) disposant de conditions de télétravail optimales
Possibilité de réaliser une journée de télétravail complète de 8H00 avec 1 heure de pause déjeuner
Cas n°3 : collaborateur avec enfant non « autonome » (- de 10 ans) disposant de conditions de télétravail réduites
Possibilité de réaliser 1/2 journée de télétravail de 4H00 et pose d’1/2 journée de congés (à renseigner sur OOTI)
Cas n°4 : collaborateur avec enfant non « autonome » (- de 10 ans) n’étant pas du tout en capacité de télétravailler
Pose d’1 journée de congés (à renseigner sur OOTI)
SALARIE EN ARRET DE TRAVAIL
Un salarié en arrêt de travail (maladie, maternité, …) n’est pas autorisé à travailler.
SALARIE « MALADE » NON COUVERT PAR UN ARRET DE TRAVAIL
Ces cas toujours « particuliers » feront l’objet d’un échange entre le/les responsables hiérarchiques et de la Direction des Ressources Humaines. La décision de télé-travailler ne peut en aucun cas être prise de manière unilatérale par le collaborateur.
POLLUTION
Les conditions de passage en télétravail en cas d’épisode de pollution mentionné à l’articleL.223-1 du code de l’environnement seront étudiées en fonction de l’évènement.
Ce type d’évènements fera l’objet de dispositions spécifiques.
Article 12 : DETERMINATION DES PLAGES HORAIRES PERMETTANT DE JOINDRE LE TELETRAVAILLEUR
Pendant les plages horaires de télétravail du vendredi matin de 09H00 à 12H00, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de lire ses mails, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter ses messageries (téléphone et mail)
Article 13 : EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL
La conformité des installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur. L'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail.
Ces équipements se composent de :
Ordinateur portable Mac
Sacoche de protection
Adaptateur Hub
Téléphone portable
Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail. Le matériel devra « suivre le collaborateur » et être rapporté dans les locaux de l’entreprise du lundi au jeudi. Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Il doit notamment être vigilant quant au risque de vol. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant :
XXXXXXXXX
XXXXXXXXX
Localisation des nouveaux Mac Book
Les 20 ordinateurs portables Mac Book qui ont été remis aux collaborateurs depuis le 1er mars 2023 sont dotés d’un système de géolocalisation qui a été activé (pour servir en cas de vol de la machine par exemple).
Article 14 : ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL
L'entreprise prend en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise au sein du domicile du télétravailleur. Le télétravailleur informera également son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur.
Article 15 : OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE
Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.
Article 16 : SANTE ET SECURITE AU TRAVAIL
Les collaborateurs en télétravail bénéficient de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et ils font l’objet du même suivi par le service de santé. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer immédiatement ses managers et la direction des ressources humaines. Les justificatifs sont à transmettre dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, soit un délai maximum de 48H00. La période d’arrêt de travail correspondant à un jour normalement télétravaillé ne permet pas de reporter le jour télétravaillé à une date ultérieure.
Article 17 : INFORMATION et COMMUNICATION
MAILS SIGNATURE
La signature des mails doit suivre la charte qui a été établie tant au niveau contenu qu’au niveau graphique. Elle est susceptible d’évoluer. Chaque collaborateur dispose de 48H00 pour réaliser la mise à jour sur OUTLOOK ET GMAIL (attention : 2 manipulations à réaliser : l’une sur Outlook et l’autre sur Gmail) à compter de la mise à jour de la charte.
NB : ajouter l’adresse email si elle n’est pas déjà mentionnée
XXXXXXXXX
MAILS REPONSE AUTOMATIQUE
En cas d’absence planifiée et prolongée, le collaborateur programme un message d’absence (via GMAIL) dont le contenu est également défini par une charte. Ce message (à personnaliser en fonction de chacun) indique la date de retour, le nom et les coordonnées de la personne à contacter pendant l’absence.
Pour le service support/administratif
« Bonjour, Je serai absente jusqu’au vendredi 14 avril 2023 inclus. Pour toute urgence, je vous invite à contacter :
XXXXXXXXX
Vous pouvez également joindre l’agence par téléphone au 01 45 25 05 05 du lundi 9H00 au vendredi à 12H00. Bien cordialement »
Pour Achimage (conception)
« Bonjour, Je serai absente jusqu’au vendredi 14 avril 2023 inclus. Pour toute urgence, je vous invite à contacter :
XXXXXXXXX
Vous pouvez également joindre l’agence par téléphone au 01 45 25 05 05 du lundi 9H00 au vendredi à 12H00. Bien cordialement »
Pour Achimage Ingénierie
« Bonjour, Je serai absente jusqu’au vendredi 14 avril 2023 inclus. Pour toute urgence, je vous invite à contacter :
XXXXXXXXX
Vous pouvez également joindre l’agence par téléphone au 01 45 25 05 05 du lundi 9H00 au vendredi à 12H00.
Bien cordialement »
TELEPHONES PROFESSIONNELS
Chaque collaborateur est doté d’un téléphone portable professionnel. Il doit être joignable pendant les heures de travail y compris en télétravail le vendredi matin de 09H00 à 12H00. La messagerie du téléphone professionnel doit également être personnalisée (en fonction de chacun).
« Bonjour, Vous êtes sur le répondeur de Prénom + Nom (ex : Sarah-Lisa Dubois), société archimage. Je ne suis pas en mesure de vous répondre mais laissez-moi un message pour que je puisse vous rappeler. A bientôt »
GOOGLE AGENDA
L’agenda Google doit être à jour (RDV sur un chantier, Réunion interne, …). Il est nécessaire également de mentionner sur cet agenda partagé les PERIODES D’ABSENCE (congés, …)
Charte présentée et validée en CSE le 3 avril 2023 Signée le 19 septembre 2023 à Paris
