ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE ARDO SAS
Entre les soussignés :
La société
ARDO SAS, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS) de Lorient sous le numéro 312 097 934 000 29, dont le siège social est situé Route de Carhaix – 56110 GOURIN, représentée par, en sa qualité de Responsable Ressources Humaines, dûment habilité aux fins des présentes,
Ci-après dénommée « la Société »,
D’UNE PART,
ET :
Les représentants du personnel au sein du
Comité Social et Economique représenté par r dûment mandaté,
Ci-après dénommé(e)(s) «
le représentant du CSE »,
D’AUTRE PART,
Ensemble dénommé(e)s « les Parties »,
PRÉAMBULE
Conscients de l’évolution sociétale des pratiques et des modes d’organisation du travail, La Direction et le CSE souhaitent mettre en place, en l’encadrant, la pratique du télétravail au sein de ARDO SAS. La mise en place du télétravail implique des enjeux organisationnels importants au niveau de l’entreprise. Elle lui impose de veiller à la bonne articulation entre le travail « en présentiel » et le travail « en distanciel » afin de préserver les fonctionnements collectifs, l’efficacité des organisations du travail et la cohésion sociale interne.
ARDO SAS réaffirme que la raison d’être de toutes les équipes est de servir ses clients, directement ou indirectement, au plus près de leurs attentes, en maintenant une excellente qualité de service y compris en cas de changements liées à des aléas de dernière minute.
La mise en place du télétravail chez ARDO SAS s’inscrit pleinement dans l’exercice de la Responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) en termes de qualité de vie au travail pour les salariés et de respect de l’environnement par la limitation des déplacements. Il contribue à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels et permet de réduire les temps et les risques liés aux transports.
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
***
TITRE I - CHAMP D’APPLICATION ET DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements ARDO SAS et a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail.
Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail : « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.
TITRE II – CONDITIONS
Article 1 – Éligibilité
Le télétravail est une faculté ouverte aux salariés sur la base du volontariat et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative du salarié et sa mise en œuvre doit tenir compte des évolutions de l’organisation du travail et répondre à certaines conditions. Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à assurer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance avec le même niveau d’efficacité qu’en présentiel. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail, l’autonomie et une bonne maîtrise des outils et applications informatiques indispensables à son activité. Sont éligibles au télétravail les salariés qui remplissent cumulativement les conditions suivantes :
Être titulaire d’un contrat à durée indéterminée (CDI). Les stagiaires, alternants et apprentis ne sont pas éligibles car le but de ce type de contrats est de permettre un apprentissage du métier au contact des salariés de l’entreprise ;
Disposer d’une autonomie suffisante prouvée en présentiel dans le poste occupé ;
Occuper un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe d’appartenance ;
Répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet haut débit et une installation électrique conforme.
Par ailleurs, il est précisé que ne sont pas éligibles au télétravail les salariés dont les fonctions :
Exigent par nature une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou des interactions permanentes avec des clients ou collègues ou avec les produits ou marchandises ;
Nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu de travail habituel ;
Impliquent l’usage de matériels et d’équipements spécifiques ou applications informatiques difficilement utilisables à distance.
Certains postes, sans exiger une présence physique permanente sur le lieu de travail, nécessitent néanmoins des interactions physiques quotidiennes avec des clients et collègues ou de pouvoir « réagir » en direct et « sur place » à certaines situations ou aléas. La mise à jour des services éligibles au télétravail sera gérée par le service Ressources Humaines et la liste sera révisée chaque année.
Article 2 – Principe de volontariat et de confiance mutuels
Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord du manager. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au salarié dont le refus ne peut donc être un motif de rupture du contrat de travail.
ARDO SAS souligne que le télétravail repose à la fois sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique et sur la fixation claire des objectifs à atteindre afin de mesurer objectivement la réalisation du travail effectué en dehors de l’entreprise.
TITRE III – MISE EN PLACE
Article 3 – Nombre de jours en télétravail
Les salariés éligibles au télétravail bénéficient de 1 jour maximum de télétravail par semaine pour les salariés à temps plein.
Le décompte des journées s’effectue par journée entière ou demi- journées. Les journées prévues en télétravail non réalisées comme telles ne peuvent être reportées d’une semaine sur l’autre.
Le télétravail s’exerce uniquement sur une période d’activité complète hebdomadaire du salarié. En cas de suspension du contrat de travail, d’absence pour congés payés, RTT ou récupération ou d’arrêt de travail la journée ou les demi-journées de télétravail ne peuvent pas être utilisées. Le télétravail n’a pas vocation à se substituer à un mode de garde d’enfant. Le choix des jours ou demi-journées de télétravail est décidé d'un commun accord avec le supérieur hiérarchique un planning prévisionnel sera établi en début de mois.
Article 4 – Candidature et acceptation
Article 4.1 – Procédure de candidature et d’acceptation
Le passage en télétravail est subordonné à l’accord du manager à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation. En cas de contestation par un manager et/ou un salarié ou de problématique concernant les modalités d’organisation, le service Ressources Humaines sera consulté et aura un rôle d’arbitrage.
Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité énoncés à l'article 1 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite par courriel avec le formulaire de demande auprès de son manager en mettant en copie le service des Ressources Humaines. Le manager examine la demande du salarié et organise un entretien dans un délai de deux semaines au maximum suivant la demande.
Au cours de cet entretien, le manager et le salarié évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du service auquel appartient le salarié et évoquent les modalités de mise en œuvre du télétravail.
Le manager et le salarié signent le formulaire et le salarié l’adresse au service Ressources Humaines par mail dans un délai maximum de quinze (15) jours à compter de l’entretien. En cas de refus, la réponse est argumentée sur la base des critères d’éligibilité définis à l’article 1.
Article 4.2 – Cas spécifiques de recours au télétravail ponctuel
La procédure décrite à l’article 4.1 s’applique en dehors des cas suivants :
Circonstances exceptionnelles, cas de force majeure :
Le télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure, a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence. Il sera réservé aux salariés disposant, dans le cadre de l'exercice normal de leurs fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par la société. Le télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure, pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du salarié. Exemples : en cas de grève des transports publics ou d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles. Une demande par la Direction peut être effectuée pour une circonstance exceptionnelle comme des périodes de pollution. Il ne fera pas l'objet d'un avenant au contrat de travail. Par contre, le collaborateur devra indiquer les journées ou demi-journées effectuées ponctuellement en télétravail dans le logiciel gestion du temps de travail. Le salarié souhaitant bénéficier d'une autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement prévenir par courriel son manager. Le manager devra y répondre par email dans les meilleurs délais, étant précisé que l’absence de réponse ne vaut pas acceptation. En cas de non-réponse ou d’absence du manager le service Ressources Humaines pourra répondre. Enfin, la Direction pourra par ailleurs imposer le télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, en considérant qu’il s’agit « d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés », selon les termes mêmes de l’article L. 1222-11 du Code du travail (exemple : en cas de pandémie).
Situations individuelles spécifiques :
Cela concerne les personnes en situation de handicap (en application des mesures prévues à l’article L. 5213-6), les aménagements thérapeutiques ponctuels ou les salariées enceintes pour lesquelles l’aménagement du poste peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi. Les modalités d’organisation sont décidées en accord avec le manager et le service Ressources Humaines.
Article 5 – Avenant au contrat de travail
Le passage en télétravail est formalisé par la signature d’un avenant au contrat de travail du salarié.
Cet avenant prévoit notamment :
Le lieu d’exercice du télétravail habituel ;
Le contingent de jours ;
Les plages horaires d'accessibilité (pendant lesquelles le télétravailleur est joignable)
La période d’adaptation de 3 mois ;
La réversibilité du télétravail ;
Le matériel mis à disposition par l’entreprise ;
Le rattachement hiérarchique ;
Les moyens de communication entre le salarié et son manager, ainsi que les membres de son équipe, les modalités d’évaluation de la charge de travail ;
Les modalités d’utilisation des équipements ;
Les restrictions dans l’usage des équipements professionnels mis à disposition.
Article 6 – Période d’adaptation
La période d’adaptation au télétravail est la période pendant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du service auquel appartient le salarié. La durée de la période d’adaptation est de 3 mois. Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin, unilatéralement et par écrit, au télétravail sans qu’il soit besoin de justifier ni de motiver cette décision en respectant un délai de prévenance de 8 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit ou supprimé. La période d’adaptation s’entend comme période de travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat de travail, quel que soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation équivalente à celle de la suspension.
Article 7 – Réversibilité permanente du télétravail
La société affirme le caractère réversible du télétravail au-delà de la période d’adaptation. Cette réversibilité est double : elle peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou du manager avec un délai de prévenance d’un (1) mois. Ce délai peut être raccourci d’un commun accord. En cas de réversibilité à l’initiative du manager, ce dernier doit motiver sa décision par écrit sur la base des critères d’éligibilité précisés à l’article 1 et/ou dans les cas suivants :
La façon de travailler du salarié ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avèrent être en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;
La qualité du travail fourni ne donne pas satisfaction.
Le télétravail pourra être suspendu temporairement si les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux de la société, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et / ou d’absences de salariés. Dans la mesure du possible, le salarié sera alors informé avec un délai de prévenance de sept (7) jours.
Article 8 – Changement de poste ou de service
Un réexamen des critères d’éligibilité avec le manager est possible en cas de changement de poste, d’équipe, de service ou d’établissement du salarié. Le cas échéant, ce réexamen peut donner lieu à la cessation du télétravail.
TITRE IV – ORGANISATION
Article 9 – Fixation des jours de télétravail dans la semaine
La Société ARDO SAS rappelle que, hormis pour les populations itinérantes (commerciaux, …), le lieu normal d’exécution du contrat de travail est situé dans les locaux afin de cultiver, de préserver le lien social entre les salariés et de favoriser le travail en équipe.
Les salariés éligibles au télétravail bénéficient au maximum de 1 jour de télétravail par semaine.
Les jours télétravaillés sont définis en début de chaque mois entre le salarié et son manager sauf exception et avec accord impératif de ce dernier. Le manager organise le télétravail de son service afin de répondre au plus près aux organisations opérationnelles. En l’occurrence, les journées en télétravail peuvent être différentes d’une semaine à l’autre. De plus les salariés travaillant en binôme ne seront pas simultanément en télétravail ou en cas de déplacement ou absence de l’un des binômes. L’ensemble d‘un service ne peut pas être en télétravail le même jour. La veille de départ en congés ou le jour du retour en congés ne peuvent être positionnés en télétravail.
Le télétravail est préconisé à raison de 1 jour maximum par semaine pouvant être pris sous la forme de 2 demi-journées. Pour bénéficier de cette journée ou demi-journées de télétravail hebdomadaire, le salarié devra être en activité et présent physiquement à son poste à minima 4 jours de la même semaine. Si tel n’est pas le cas (déplacements, formation, congés…), le télétravail est annulé sur la semaine considérée. En cas de déplacement et d’arrivée tardive il pourra être convenu avec le manager de faire une journée de télétravail le lendemain de manière exceptionnelle même si le salarié a été absent de son poste une partie de la semaine. Chaque collaborateur devra indiquer les journées de télétravail validées avec le manager dans l’outil interne gestion du temps et lors de l’exercice du télétravail il pointera à distance à l’aide de l’outil de gestion des temps.
Article 10 – Lieu d’exercice du télétravail
Le télétravail s’exerce au domicile du salarié, c’est-à-dire sa résidence principale telle que déclarée à l’entreprise. Toutefois, le salarié pourra choisir de télétravailler dans un autre lieu en France dès lors que les conditions énoncées ci-dessous sont remplies pour lui permettre de travailler dans de bonnes conditions.
Le salarié en télétravail doit disposer d’un lieu lui permettant :
D’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, à l’écart de toute forme de nuisance extra-professionnelle ;
De bénéficier d’un environnement conforme aux règles d’hygiène et de sécurité applicable à tout salarié ;
De se consacrer à son activité lors de son temps de travail ;
De pouvoir utiliser les outils informatiques et de communication nécessaire à son activité ;
D’attester sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique de son domicile aux normes de sécurité en vigueur.
Si l’installation électrique n’est pas conforme et nécessite une mise aux normes, les éventuels frais en résultant sont à la charge exclusive du salarié.
Le salarié doit également :
Justifier d’une assurance couvrant le télétravail (attestation assurance à fournir) ;
D’attester sur l’honneur de disposer d’un abonnement internet à son domicile et d’une connexion offrant un débit suffisant
Le télétravail à domicile peut être interrompu ou arrêté sans délai :
En cas de non-respect des règles de sécurité, de confidentialité et de protection des données ;
En raison de problèmes techniques ou l’absence de locaux de travail à domicile adaptés ou ne respectant pas les normes en vigueur.
Article 11– Équipement de travail
Dans l’hypothèse où le salarié n’en est pas déjà équipé à titre professionnel, l’entreprise met sur réservation pour le temps passé en télétravail :
Un ordinateur portable pourvu des équipements de sécurité et de connexion au réseau ainsi que des logiciels nécessaires à la réalisation de son activité à distance.
Il appartient au salarié en télétravail de réserver et de prendre soin des équipements mis à sa disposition et d’en assurer la bonne conservation.
L’entretien des équipements est assuré par l’entreprise, le télétravailleur doit informer immédiatement l’entreprise en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de perte ou vol du matériel mis à sa disposition.
TITRE V – DROITS ET DEVOIRS DU SALARIÉ ET DU MANAGER
De manière générale, compte tenu de l’autonomie inhérente à l’exercice du travail en télétravail, la bonne mise en œuvre des dispositions du présent accord suppose que les obligations et devoirs mentionnés soient exécutés de bonne foi.
Article 12 – Droits individuels
Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le respect de la législation, des accords et des règles en vigueur dans l’entreprise ou de l’établissement en matière d’horaires et de durée du travail.
Le manager s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au salarié en télétravail de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.
Article 12.1 – Plages horaires de joignabilité
Afin de favoriser le bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée du salarié en télétravail, les plages horaires au cours desquelles il peut être joint sont convenues lors de l’entretien de mise en place du télétravail.
Les télétravailleurs restent soumis au pouvoir de Direction et doivent accomplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des impératifs de la société et des besoins des clients.
Pour les salariés en régime horaire, la plage de joignabilité est fixée en tenant compte de l’horaire collectif en vigueur dans l’entreprise.
Le salarié est tenu de se conformer aux durées maximales de travail et minimales de repos quotidien et n’est pas autorisé à effectuer des heures supplémentaires, sauf sur demande et accord écrit de son manager.
Pour les salariés en forfait jours, la plage de joignabilité doit s’inscrire de préférence entre 8 heures et 18 heures avec une pause méridienne entre 12 et 14 heures.
Le salarié en forfait jours demeure libre de gérer l’organisation de son temps de travail sous réserve du respect de la législation, des accords et des règles en vigueur dans l’entreprise ou l’établissement et d’être joignable durant la plage de joignabilité définie dans l’avenant de son contrat de travail.
Ainsi et indépendamment des plages de disponibilité évoquées ci-dessus, il est rappelé que les télétravailleurs doivent prendre en compte les contraintes organisationnelles et de fonctionnement de la société (réunions, projets, groupes de travail…), des partenaires externes et internes concourant à l’activité, ainsi que les besoins des clients externes et internes.
Le télétravailleur, qui ne se rendrait pas disponible pendant ces plages horaires, pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires.
Afin d’assurer la bonne continuité du service, chaque salarié bénéficiant du télétravail organise sa joignabilité « technique » (renvoi d’appel, information des collègues sur son absence physique par l’alimentation d’un planning…).
Article 12.2 - Suivi de la charge de travail
La régulation de la charge de travail fait l’objet d’un contrôle qui est effectué à l’occasion d’un entretien annuel d’évaluation qui porte sur les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail.
En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le salarié est tenu d’informer au plus vite son manager afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
Article 13 – Droits collectifs
Il est rappelé que le salarié en situation de télétravail dispose des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable dans les locaux de l’entreprise.
Article 14 – Santé et sécurité
Le télétravailleur est informé des règles de santé et de sécurité applicables, en particulier de la réglementation relative au travail sur écran. Il bénéficiera notamment de la surveillance médicale prévue aux articles R.4542-17 et R.4542-18 du Code du travail. Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail.
Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera couvert par la législation professionnelle.
Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement la société de l’accident et au plus tard dans les 24 heures en envoyant un courriel à son manager direct et les RQHSE pour les établissements et le service RH pour le siège et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail. Lorsqu’un accident du travail se produit en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou en dehors des plages horaires de télétravail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Le cas échéant, il appartient au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.
Article 15 – Protection des données et confidentialité
Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur. Il doit également veiller à assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées sur tous les autres supports, sur papier, oralement au téléphone ou électroniquement.
La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire.
De manière générale, le télétravailleur s’engage à respecter les règles mises au point par la société, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données, ainsi que les règles d’usage des équipements et outils informatiques et des services de communication électronique. L’entreprise rappelle également la charte sur le droit en déconnexion en vigueur.
Article 16- Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1er mai 2024.
Le présent accord se substitue, dès son entrée en vigueur, à tout accord, disposition conventionnelle, usage et engagement unilatéral ou pratique mis en place antérieurement, par quelque mode que ce soit, qui aurait le même objet.
Article 17 – Suivi et clause de rendez-vous
Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties conviennent de se rencontrer annuellement pour faire le bilan de son application. La commission de suivi annuelle sera composée du CSE et de la Direction ou son représentant.
En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des stipulations du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai raisonnable afin d’adapter lesdites stipulations.
Article 18 – Révision et dénonciation
Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu.
Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.
Article 19 – Notification, publicité et dépôt
Le présent accord sera notifié au CSE de la Société.
Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plate-forme « TéléAccords » du Ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), sous forme dématérialisée, en deux exemplaires :
une version intégrale et signée au format « pdf » (version exclusivement destinée à l’administration) ;
une version anonymisée au format « docx » dans laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature d’une personne physique (version destinée à la publication sur Internet).
Toutefois, les parties sont informées qu’elles peuvent acter qu'une partie de la convention ou de l'accord ne doit pas faire l'objet de cette publication par décision motivée et signée par la majorité des membres du CSE signataires de la convention.
Cet acte, ainsi que la version intégrale de l'accord et la version de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt prévu à l'article L. 2231-6 du Code du travail.
L’entreprise remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
En application des articles L. 2232-9, D. 2232-1-1 et D. 2232-1-2 du Code du travail, l’entreprise transmettra en outre un exemplaire anonymisé du présent accord (dans lequel seront supprimés les noms, prénoms, et signatures des négociateurs et des signataires) à la Commission Paritaire Permanente de Négociation et d’Interprétation (CPPNI).
Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
A Gourin, le 29/02/2024 En 5 exemplaires originaux,
Pour le C.S.EPour la société
ANNEXE 1
Liste des services éligibles au télétravail
Les services client, comptabilité, contrôle de gestion, finance, juridique, informatique, Group Supply planning, achat, approvisionnement consommables, commercial sont éligibles au télétravail.
