La société BAYROL France SAS, représentée par XXXX, Président, située 2 Chemin des Hirondelles CS19548 69572 Dardilly cedex dont le numéro de SIRET est le 306 979 428 00050
D’une part,
Et,
Les membres élus du CSE.
D’autre part,
Préambule
Dans le cadre de la qualité de vie au travail BAYROL France ont souhaité conclure un accord pour entériner la Charte de télétravail en vigueur dans l’entreprise depuis septembre 2021. Les parties sont convaincues que le télétravail est une forme d’organisation du travail qui permet plus de souplesse et de flexibilité. Il contribue à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels, notamment par la réduction des temps, des coûts et du risque liés aux trajets domicile-travail. Développer le télétravail, c’est également affirmer un management fondé sur la confiance, la responsabilisation et l’autonomie et le gagnant-gagnant individuel et collectif. La précédente charte a été rédigée par un groupe pilote de collaborateurs et managers, puis validée par les membres du GMT de Bayrol Group et ensuite mise en application avec les membres du CSE en 2021, et finalement révisée en juin 2022.
Le parti pris est que le télétravail tend à renforcer la performance individuelle et collective, et favorise le développement de la responsabilisation et de l’autonomie dans l’exercice des missions confiées à chaque collaborateur.
Cette forme d’organisation du travail doit allier la sécurité et la satisfaction des salariés volontaires pour en bénéficier, la qualité du travail et des services apportés aux clients, interlocuteurs internes et externes, mais aussi le maintien de la communication et du lien avec le management, l’équipe et l’entreprise au sens large.
Elle ne doit modifier ni à la baisse ni à la hausse les missions et activités habituelles, assurer une disponibilité équivalente, dans le respect du droit à la déconnexion et à la conciliation entre vie privée et personnelle et garantir le même niveau de protection de confidentialité des données, documents, prototypes etc. que dans le cadre du travail « habituel ».
Le présent accord fixe les conditions d’exécution du télétravail dans l’entreprise, selon l’un ou l’autre des modes d’organisation énoncés ci-dessous et vise à définir, au sein de la Société, une politique sociale commune et cohérente en matière d’organisation du travail.
Tout télétravailleur a des droits et des devoirs que cet accord tient à préciser.
La convention collective applicable n’ayant pas étudié cette nouvelle forme de travail, si un accord collectif de branche devait entrer en vigueur, il est convenu entre les parties que le présent accord d’entreprise primera sur l’accord de branche.
Article 1 – Cadre juridique et Définition
En application des dispositions de l’article L.1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. » Ainsi, ne relève pas du télétravail, un emploi dont l’activité principale est d’être en extérieur, en déplacement, sur chantier, chez les clients ou des partenaires. De même, aucun salarié ne peut travailler à son domicile et être considéré comme télétravailleur sans disposer d’un accord de BAYROL France. Ne relève également pas du télétravail les collaborateurs ayant un lieu de travail contractuellement fixé à leur domicile.
Les Articles 2 à 9 portent sur le
télétravail « régulier », c’est-à-dire organisé avec une régularité dans le temps.
L’article 10 précise les cas et modalités de recours au télétravail « occasionnel »
Article 2 – Durée, Révision
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de sa signature. La révision du présent accord fera l'objet d'une négociation dans les conditions suivantes : toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à l’autre partie signataire ou courrier remis en main propre contre signature de l’autre partie signataire. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites.
Article 3 - Modalités d’accès
§ 3.1 - Volontariat
Le dispositif repose sur le volontariat du salarié qui est à l’initiative de sa demande. Cette demande est ensuite conditionnée à l’accord du responsable hiérarchique et de la DRH.
§ 3.2 - Lieu exécution :
Le télétravail doit être exercé principalement :
au domicile du salarié, lieu de sa résidence habituelle
Toutefois, temporairement et exceptionnellement, il peut être exercé sur un lieu différent situé obligatoirement en Europe, lieu qui remplira les mêmes conditions que le lieu principal. Ce changement exceptionnel de lieu sera indiqué au manager par email
Le lieu principal est à déclarer dans le « Formulaire de demande de télétravail » Annexe 3 selon la procédure définie à l’article « Formulation de la demande ». Tout changement de lieu d’exercice principal devra impérativement être signalé au département Ressources Humaines.
Le collaborateur ne pourra ni recevoir de public, ni fixer de rendez-vous professionnel sur son lieu de télétravail, ni stocker du matériel ou des dossier professionnels durant l’exercice professionnel en ce lieu. Il s’engage à n’emmener que les documents impérativement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
§ 3.3 - Eligibilité :
Le télétravail est ouvert à l’ensemble des salariés de BAYROL Group sous réserve des critères d’éligibilité cumulatifs suivants :
Être titulaires d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée : sont exclus les stagiaires, les intérimaires ou les apprentis,
Disposer d’un contrat de travail à temps plein ou à temps partiel d’au moins 80%,
Avoir une ancienneté d’au moins 2 mois au sein de l’entreprise, pour garantir une bonne connaissance de son poste à la date de la demande,
Faire preuve d’une autonomie suffisante dans l’exercice de son travail : le guide d’aide à la réflexion au télétravail permet au collaborateur de s’autoévaluer et de guider le responsable dans son appréciation (document en annexe 1&2)
Exercer une fonction compatible avec le télétravail :
A titre individuel : exercer une activité compatible avec l’utilisation des technologies de l’information et de communication,
A titre collectif : exercer une fonction au sein d’un service pouvant mettre en place une organisation compatible avec le télétravail.
Dès lors, le télétravail ne peut pas être autorisé pour les salariés :
Soumis à des instructions permanentes dans la définition de leurs tâches,
Et/ou ne disposant pas encore d’autonomie pour travailler à distance (maîtrise IT par exemple).
§ 3.4 - Conditions matérielles :
La demande de télétravail est conditionnée à :
La garantie d’un accès à un réseau internet haut débit pour une connexion à distance,
La mise à disposition du matériel de base par BAYROL France : ordinateur portable, casque, connexion sécurisée répondant aux normes du groupe
L’accord du salarié pour utiliser leur propre téléphone mobile personnel, pour les authentifications éventuelles nécessité par la sécurité informatique du Groupe
La disposition d’un espace dédié dont l’installation électrique est conforme (prise de terre et disjoncteur) et permettant de garantir la confidentialité.
§ 3.5 - Handicap et adaptation de poste :
Dans le cadre d’une démarche globale d’insertion professionnelle et de maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés, ou d’un salarié victime d’un accident du travail, la Direction apportera, tout en considérant les conditions d’éligibilité, une attention particulière aux situations suivantes :
Demande de travail à distance émanant d’un salarié ou d’un candidat à l’embauche ayant la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).
L’option du travail à distance sera étudiée pour permettre une réduction du temps de trajet, en particulier pour les personnes ayant des difficultés pour se déplacer du fait de leur handicap.
Salarié faisant l’objet d’un avis d’aptitude avec réserves, ou d’inaptitude avec obligation de reclassement, ou ayant été victime d’un accident du travail ou de trajet.
Dans la prise en compte des préconisations éventuelles du Médecin du Travail, l’option du travail à distance sera intégrée pour tenter d’élargir le champ des solutions envisageables (exemple : adaptation de poste).
Article 4 – Conditions de mise en œuvre
§ 4.1 – Formulation de la demande :
Le salarié exprime sa demande de télétravail en adressant aux RH les documents suivants
Formulaire de télétravail (Annexe 1)
Attestation sur l’honneur sur les conditions d’exercice du télétravail (Annexe 2),
Attestation d’assurance multirisque habitation indiquant la prise en compte de la situation de télétravail.
Les RH informent et concertent les responsables hiérarchiques N+1/N+2 du collaborateur et formalisent une réponse en concertation avec ses derniers sous 15 jours.
En cas d’accord, les conditions d’exécutions et d’organisation du télétravail sont formalisées dans le « formulaire de télétravail »,
En cas de refus, une réunion est organisée dans les 15 jours avec un membre du CSE choisi par le collaborateur, le manager et son N+1 et la RH afin de réentendre les arguments de chaque intéressé. La décision finale sera prise par le N+2.
§ 4.2 - Formalisation de l’acceptation du télétravail
Le passage en télétravail est formalisé par la signature du « formulaire de télétravail », par les RH, le responsable hiérarchique et le collaborateur, qui prévoit notamment :
L’adresse du lieu principal où le télétravail sera exercé,
Le(s) jour(s) choisi(s),
La réversibilité du télétravail,
Le matériel mis à disposition par l’entreprise.
§4.3 – Réversibilité
La Société affirme le caractère réversible du télétravail. Cette réversibilité est double : elle peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou de la direction. Le salarié ou BAYROL France pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance d’1 semaine lorsque l’initiative provient du salarié, et de 2 semaines si l’initiative provient de BAYROL France. La réversibilité à l’initiative de BAYROL France devra être argumentée et soumise à la tenue d’une réunion sous les mêmes conditions que le refus de télétravail initial (voir § 4.1) La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux de la société et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel éventuellement mis à sa disposition par la société dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile.
Article 5 – Organisation du télétravail
Le collaborateur en télétravail reste tenu :
De respecter les instructions de sa hiérarchie,
De se conformer aux règles, procédures et politiques internes de la société,
D’assister aux réunions et formations pour lesquelles sa présence / inscription ont été convenues.
§ 5.1 - Nombre de jours concernés par le télétravail
Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, il a été convenu que l’activité à domicile serait limitée à :
Deux jours par semaine pour un temps complet,
Un jour par semaine pour un temps partiel 80%.
Pas de télétravail pour un temps partiel en dessous de 80%
Le(s) jour(s) de télétravail sont indiqués dans Timmi absences par le collaborateur sous la rubrique « Télétravail Charte ». Le(s) jour(s) est/sont fixe(s), non fractionnable(s), et déterminé(s) dans le cadre du « formulaire de télétravail ». Le(s) jour(s) ne peut/peuvent être reporté(s) ou avancé(s) qu’en cas de nécessité d’organisation de service, de formation ou de contraintes opérationnelles et dans la même semaine, et avec accord du manager. Dans ce cas, le changement sera demandé par l’intermédiaire d’une demande de jour de « Télétravail occasionnel » dans Timmi absences.
Il est possible ponctuellement de n’indiquer qu’une ½ journée de télétravail (lorsque l’autre ½ journée est consacrée à un congé, une formation ou un déplacement par exemple).
§ 5.2 - Plages de disponibilité
Bien qu’une certaine autonomie de gestion des horaires de travail soit reconnue aux télétravailleurs, ils sont toutefois impérativement tenus de se rendre joignables durant les plages horaires de travail suivantes, du lundi au vendredi :
Non cadres : entre 9h-12h et 14h-16h30
Cadres : sur une amplitude permettant d’assurer l’encadrement des collaborateurs et dans la limite des dispositions conventionnelles.
Ces plages de disponibilité convenues entre la direction de l’entreprise et le télétravailleur pourront être exceptionnellement modifiables par la direction dans l’intérêt du service, sous réserve du respect d’un préavis raisonnable.
Une exception à ces plages de disponibilité est toutefois possible dans le cas de rendez-vous médicaux impératifs sous production d’un justificatif. Dans ce cas, il est demandé de s’éloigner le moins possible des plages de présence obligatoire.
Le télétravailleur qui ne se rendrait pas disponible pendant ces plages horaires pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires.
§ 5.3 – Durée et Charge de travail
Le télétravail s’organise dans le cadre des horaires de travail habituels du service et dans le respect des règles légales en vigueur. Le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel ou l’amplitude de travail. Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf demande ou accord express de la hiérarchie.
De manière générale, compte tenu de l’autonomie inhérente à l’exercice du travail en télétravail, la bonne mise en œuvre des dispositions de la présente charte suppose que les obligations et devoirs mentionnés soient exécutés de bonne foi. Ainsi et indépendamment des plages de disponibilité évoquées ci-dessus, il est rappelé que les télétravailleurs doivent prendre en compte les contraintes organisationnelles et de fonctionnement de la Société (réunions, projets…), des partenaires externes et internes concourant à l’activité, ainsi que les besoins des clients externes et internes. Cela peut bien entendu amener à devoir annuler sur demande de son manager un jour prévu en télétravail pour mener ou participer à une réunion organisée en présentiel. Au sein d’un service, la charge de travail doit être équivalente à celle des autres collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise : il est bien rappelé que le collaborateur en télétravail ne doit pas transférer tout ou partie de la charge du service sur ses collègues qui ne sont pas en télétravail. Le collaborateur a le devoir de se rendre joignable, non seulement au sein de son équipe, mais aussi de BAYROL France. Sur ses plages de repos, le collaborateur est invité à se déconnecter des outils de communication à distance en lien avec son activité professionnelle. Il est encouragé à utiliser pour cela les différents statut mis à disposition dans Teams : disponible, occupé, ne pas déranger, de retour bientôt…. Il sera traité du suivi du télétravail dans les entretiens annuels.
§ 5.4 – Cas particulier du télétravail pour les membres du GMT
Les membres du GMT bénéficient d’une organisation libre du télétravail et ne sont pas soumis à des jours définis. Ils sont par contre soumis aux mêmes règles de conditions matérielles, disponibilité et durée ou charge de travail.
Article 6 – Mise à disposition des équipements liés au télétravail
Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au lieu de télétravail du collaborateur, Bayrol assure la fourniture et la maintenance du matériel nécessaire à l’exercice du télétravail, ainsi qu’à l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. Un ordinateur portable, un casque sont mis à la disposition du collaborateur pour un usage professionnel. Une imprimante pourra être exceptionnellement mise à disposition.
Pour le personnel ne bénéficiant pas d’un téléphone professionnel, le télétravail est conditionné à l’acceptation d’utiliser son téléphone personnel pour permettre une connexion sécurisée conformément aux règles de sécurité informatique du Groupe.
Pour les appels téléphoniques donnés/ou reçus : La voix sur IP permet avec Jabber le transfert de son poste téléphonique de bureau sur l’ordinateur, et d’utiliser son ordinateur pour passer des appels téléphoniques internes ou externes.
Article 7 – Remboursement de frais liés au télétravail
Si le télétravail implique des surcoûts au collaborateur, comme des dépenses téléphoniques, Bayrol France prendra en charge ces surcoûts après autorisation préalable de la DRH.
Une participation aux frais d’aménagement de l’espace de télétravail, versée en 1 fois, (achat écran, bureau, chaise de bureau par exemple) est allouée au collaborateur sur justificatif et d’un montant maximum de 200 euros. Elle ne sera versée qu’à la fin de la période d’essai du collaborateur et si son contrat de travail a une durée supérieure à 9 mois. Cette allocation peut être demandée tous les 2 ans.
Article 8 – Santé et sécurité
§ 8.1 – Respect de la vie privée
L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. Il est rappelé que le télétravail est fondé sur une relation de confiance entre l’employeur et le salarié. Par conséquent, aucun moyen de contrôle ou de surveillance de l’activité du télétravailleur à son domicile en dehors de ses périodes de télétravail ne pourra être mis en place. Sauf situation particulière ou exceptionnelle, le télétravailleur ne pourra être joint en dehors des plages fixes spécifiées dans les horaires de travail et des plages où il apparaît être connecté au système informatique. Les collaborateurs en situation de télétravail bénéficient d'un droit individuel à la déconnexion et des mêmes mesures que celles mises en œuvre dans l'entreprise. Dans ce cadre, il est reconnu au collaborateur en situation de télétravail un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires de travail habituel de disponibilité au cours desquelles il doit être joignable, sauf urgence ou situation exceptionnelle liée aux impératifs de bon fonctionnement de l’activité. En tout état de cause, ce droit à la déconnexion doit être strictement appliqué pendant la durée légale de repos minimum quotidien et hebdomadaire. Le salarié en situation de télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à sa disposition par l’entreprise, et peut l’alerter si nécessaire de toute problématique afférente. L’entreprise s’engage à ne pas diffuser les coordonnées personnelles du salarié en situation de télétravail.
§ 8.2 – Santé et Sécurité du télétravailleur- Accident du travail
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en situation de télétravail et doivent être respectées. Le télétravailleur est tenu de respecter et d'appliquer ces dispositions. En cas d’accident du travail survenu à l’occasion du travail au domicile, il est fait application du même régime que si l’accident était survenu dans les locaux de la société ou lors d’un déplacement professionnel. Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement la DRH ou la Direction/son manager de l’accident et au plus tard dans les 24 heures par tous moyens en transmettant tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail.
Article 9 – Obligation de discrétion, de confidentialité et de protection des données
Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur. Les mots de passe ne doivent pas être transmis à des tiers ou stockés de manière négligemment accessible.
En cas de dommage ou de perte de matériel informatique et de communication ou autre équipement de travail (ordinateur portable, moniteur, etc.), le collaborateur doit immédiatement prévenir son manager/DRH ainsi que le service informatique de KIK (heldesk@kikcotp.com)
Dans le cas d'appels téléphoniques et de conférences Web, il faut veiller à ce que les personnes extérieures à l'entreprise ne puissent pas écouter ni voir ce qui se passe.
Il est convenu que le télétravailleur doit limiter au maximum le fait d’emmener sur son lieu de télétravail des documents professionnels. Si cela lui est nécessaire, il doit veiller au respect de leur confidentialité.
Article 10 – Cas du télétravail occasionnel
Le télétravail « occasionnel » répond à des situations imprévues ou à un besoin ponctuel comme :
Contraintes externes
Grèves transport
Intempéries (neige …)
Pic de pollution et mise en place de circulation alternée,
Menace d’épidémie, cas de force majeure.
Contraintes personnelles :
Situation de santé ne nécessitant pas un arrêt de travail mais rendant les trajets domicile-travail contraignants
RDV médicaux impératifs sous production d’un justificatif. Dans ce cas, il est demandé de s’éloigner le moins possible des plages de présence obligatoire.
Panne véhicule
Contraintes professionnelles en situation de travail :
Déplacements professionnels à partir du domicile nécessitant un départ en cours de journée
Cas particulier de la femme enceinte :
Premier trimestre de grossesse : télétravail possible jusqu’à 4 jours par semaine (3 jours en cas de travail à temps partiel 80%) sur production d’un certificat médical préconisant le télétravail,
A compter du 5ème mois de grossesse le télétravail pourra être la règle, sur justificatif d’un certificat médical le préconisant.
Cas particulier de la garde d’enfant malade :
Les parents d’enfants scolarisés jusqu’à l’école primaire pourront bénéficier de 10 jours de télétravail par an sous réserve de production d’un certificat médical justifiant de la nécessité de leur présence auprès de leur enfant, et sous l’engagement qu’ils puissent gérer leurs tâches principales malgré la surveillance de leur enfant.
Ces situations nécessitent
un accord préalable du manager, se matérialisant par une demande de « télétravail occasionnel » sur Timmi Absences. (Logiciel RH France).
Le motif du télétravail occasionnel doit être clairement mentionné dans la demande sur Timmi, sans quoi il ne pourra être validé par le manager-
Ce motif est confidentiel, et n’est visible sur Timmi que par le manager et les RH.
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction
unilatérale de l’employeur.
Il répond aux mêmes obligations en termes de discrétion, de conditions matérielles, d’organisation, de santé et sécurité que le télétravail régulier.
Il ne faut pas également détourner l’esprit de la présente Charte en recréant par des successions de demandes occasionnelles l’équivalent d’un télétravail régulier
Article 11 – Application, information et diffusion
§ 11.1 - Durée de l’accord et dénonciation
Le présent accord entrera en vigueur à partir du lendemain de son dépôt, la date figurant sur le récépissé faisant foi. Il est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être dénoncé ou modifié dans les conditions prévues par les dispositions légales. La dénonciation ou l’avenant sera adressé à la Dreets selon les même formalités et délai que l’accord lui-même. L’Accord et ses avenants éventuels pourront être dénoncés à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve du respect d’un préavis de trois mois. Dans cette hypothèse, la direction et les partenaires sociaux signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d’un nouvel accord.
§ 11.2 – Révision- Dénonciation
La révision du présent accord fera l'objet d'une négociation dans les conditions suivantes : toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à l’autre partie signataire ou courrier remis en main propre contre signature de l’autre partie signataire. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites. Le présent accord peut être dénoncé, dans le respect des dispositions légales, par l’une des parties signataires. La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un délai d’un an, à compter de l’expiration du préavis d’une durée de trois mois qui court à compter de la première présentation de la lettre recommandée. Une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les trois mois suivants la date de ce dépôt.
Article 12 – Formalités de dépôt
Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le texte du présent accord d’entreprise sera déposé par la DRH auprès de la DREETS. Ce dépôt s’effectue sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail prévue à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/), et au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.
