Protocole d’accord local relatif au Travail à distance
TRAVAIL A DISTANCE
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Protocole d’accord local relatif au Travail à distance
Entre, d’une part :
La Caisse d’Allocations Familiales de la Mayenne,
Et, d’autre part :
L’organisation syndicale soussignée,
Il a été conclu ce qui suit.
Préambule
Dans le cadre de sa politique ressources humaines et du développement durable, et en cohérence avec diverses dispositions locales telles qu’identifiées dans :
le schéma directeur des ressources humaines (SDRH),
le protocole d’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances,
le plan d’actions relatif à la qualité vie au travail (PAQT)
la Charte de bon usage des outils de communication (droit à la déconnexion),
…
la Caf de la Mayenne met en œuvre le télétravail, en déclinant l’accord national du 28/11/2017 relatif au travail à distance (agréé le 13/12/2017, conclu pour une durée déterminée de 5 ans soit jusqu’au 12/12/2022), constituant un cadre commun harmonisé de mise en œuvre de ce type d’organisation (introduit par la Loi n°20112-387 du 22/03/2012).
Cet accord national du 28/11/2017 relatif au travail à distance intervient à la suite d’un premier accord conclu à ce sujet, le 4/03/2014, dont l’échéance était au 31/12/2017. Il s'inscrit ainsi dans le prolongement des accords du 21 mars 2011 et 28 juin 2016 relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances et du 16 novembre 2012 relatif à la santé, la sécurité et aux conditions de travail.
Le présent accord a donc pour objet de définir les modalités d’exercice professionnel en télétravail.
Il respecte les dispositions légales et règlementaires (notamment en s’appuyant sur les termes du protocole national). Si la possibilité de travailler à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant :
à la conciliation vie professionnelle et vie privée,
à limiter les risques environnementaux et routiers (par une réduction des trajets domicile-lieu de travail, les émissions de gaz polluants et donc l’empreinte carbone),
… elle reste soumise à accord de l’employeur ; son obtention n’est pas automatique, ni acquise dans le temps. Elle doit s’inscrire dans le cadre de l’organisation du travail tel que défini au sein de l’organisme, et ainsi garantir la continuité de la mission de service public.
Article I - Définition
Le télétravail s’entend comme « toute forme d’organisation dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »
Sont concernées les situations de télétravail pendulaire, dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail soit à son domicile, soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel, soit dans les locaux d’un autre organisme du régime général de sécurité sociale (sous réserve de convention de partenariat), sans que la nature de son activité l’y contraigne. Le télétravail est dit pendulaire lorsque le salarié travaille une partie de son temps en télétravail et l’autre partie à son bureau.
Article II - Le champ d’application
Sont potentiellement concernés tous les salariés, quel que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail (sous réserve de répondre aux conditions de l’article 4). Les salariés reconnus travailleurs handicapés et les salariés dont leur poste de travail a été spécifiquement aménagé sont également concernés par ces dispositions sous réserve que les charges consécutives à leurs mises en oeuvre ne soient pas disproportionnées (article L. 5213-10 de code du travail). Ne sont pas concernés par les dispositions du présent accord les salariés exerçant des activités itinérantes par nature ou soumis à un régime d’astreintes à leur domicile (lors de ces périodes d’astreinte), en raison des conditions d’exercice de leur mission. L’organisation du travail à distance, dans le cadre de plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Entre dans le champ d’application les éventuels épisodes de pollution (L223-1 code de l’environnement), lorsque les normes de qualité de l'air ne sont pas respectées, entraînant des mesures de restriction de la circulation en voiture décidées par le préfet. Ainsi et exclusivement dans ce cas, les salariés autorisés à télétravailler pourront soit modifier leur jour de télétravail, soit prolonger leur activité de télétravail au-delà des jours autorisés (au-delà du quota de nombre de jours de télétravail par semaine ou par an) avec information et accord préalable de la direction.
Article III – Les Principes fondamentaux
3.1/ Le volontariat
Le télétravail repose sur le principe du double volontariat (employeur et salarié) qui se traduit par la conclusion d'un avenant au contrat de travail.
3.2/ La période d’adaptation et la réversibilité
Il est prévu une période d’adaptation (ne pouvant excéder 3 mois) pendant laquelle chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail dans le respect d’un délai de prévenance.
3.3/ La préservation du lien avec l’organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient, au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail (sauf situations particulières - cf article 5.1 du protocole local).
3.4/ Le respect des droits et garanties des salariés
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux qui sont applicables au salarié, en situation comparable, travaillant dans les locaux de l’organisme. Il est également soumis aux mêmes règles légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur au sein de l’organisme.
3.5/ La continuité de service
L’exercice de l’activité en télétravail doit être compatible avec l’organisation du travail telle que définie au sein de l’organisme et des départements ou services, et ne peut faire obstacle à la continuité du service.
Article IV – Conditions de mise en place du télétravail
4.1/ Conditions d’éligibilité et de recevabilité des demandes
A l'exception des emplois comportant des activités itinérantes qui, par leur nature, ne peuvent être exercées dans les locaux de l'employeur, tout emploi, sous réserve qu'il remplisse les critères énoncés ci-dessous, peut être exercé sous forme de travail à distance.
La demande de télétravail est examinée au regard de différents critères :
relatifs aux postes concernés :
l’existence d'une solution technique de travail à distance pour au moins 80% de l'activité du poste de travail concerné.
Les activités du salarié ne nécessitent pas une présence physique continue au poste de travail : ainsi, une relation en face-à-face (allocataires/partenaires) ne peut être exercée en télétravail.
La demande de télétravail compatible avec l’organisation du service rendu et ne doit pas altérer le bon fonctionnement du département ou du service et ou de l’organisation, et ses résultats.
relatifs aux salariés concernés :
capacité à être autonome dans l’exercice de son activité (dossiers, ...), et efficace dans son organisation du travail (gestion des priorités, respect des consignes, qualité de traitement, …)
capacité à maîtriser les logiciels et applicatifs métiers
relatifs au domicile du salarié :
le domicile du salarié doit permettre de déterminer un lieu dédié et sécurisé (confidentialité et sécurité des matériels) pour l'exercice de son activité en télétravail.
le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice de l’activité professionnelle, au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.
le salarié doit pouvoir justifier d’un abonnement Internet haut débit permettant l’exercice de son activité sans ralentissements significatifs improductifs (cf article 5).
relatifs aux moyens budgétaires et aux équipements dédiés :
Les accords d’exercice professionnel en télétravail ne pourront être donnés que sous réserve des moyens et enveloppes budgétaires disponibles et définies pour le télétravail (dotations Caf, équipements informatiques, diagnostics électriques, etc ...).
L’ensemble de ces critères est cumulatif.
Les emplois pour lesquels l'ensemble des critères n’est pas rempli sont identifiés comme incompatibles avec le travail à distance.
Dans ce cadre, pour assurer le bon déroulement du télétravail, il est prévu de limiter le nombre de professionnels en situation de télétravail, à hauteur maximum de 5 par an.
4.2/ Critères de priorisation des demandes
Dans la mesure où la demande de télétravail remplit les critères ci-dessus, et au cas d'un nombre trop important de demandes de travail à distance au sein d’un département/service, l'ensemble des demandes sera examiné en appliquant des critères de priorisation, non hiérarchisés, venant s’ajouter aux critères d’éligibilité et de recevabilité ci-dessus :
Etat de santé du salarié notamment si reconnaissance travailleur handicapé,
Situation particulière (de famille ; ponctuelle, personnelle spécifique (exemples : mobilité temporairement réduite, salariée en situation de grossesse, …)),
Aménagement de fin de carrière (+ 57 ans),
Ancienneté du salarié, égale ou supérieure à 5 ans dans l'emploi au sein de la Branche famille,
Cumul de mesures dont bénéficie le salarié (temps partiel, …),
Eloignement domicile – travail, impliquant un temps de trajet supérieur à 45 minutes (aller),
Absence de transport en commun,
Salarié n’ayant pas encore bénéficié du télétravail
4.3/ Formalisme de la demande
La demande est exprimée par écrit à l’employeur par un courrier au sein duquel le salarié expose ses motivations. Cette demande de bénéfice du télétravail est transmise au manager
Un entretien entre le manager et le salarié doit permettre au manager d’émettre un avis motivé à la demande de télétravail selon les critères définis ci-dessus.
Le manager doit veiller à ce que le nombre de salariés télétravailleurs au sein de son département ou service soit compatible avec le bon fonctionnement de l’activité, de l’organisation et des objectifs définis.
La demande avec avis motivé du manager est ensuite transmise au SRH pour analyse et arbitrage de la Direction.
La demande sera étudiée en une seule fois et seulement si elle est également accompagnée de la fourniture des attestations exigées (cf article 5.2).
4.4/ Examen de la demande et décision de l’employeur
La demande est examinée par l’employeur au vu des critères indiqués ci-dessus et des conditions de faisabilité tant techniques, budgétaires qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré.
La décision intervient par notification dans un délai de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles (accord ou refus motivé).
En cas de refus, le salarié peut demander un réexamen en saisissant par écrit argumenté la direction dans un délai de 30 jours maximum suivant la notification de la décision initiale. La direction a alors un délai de 30 jours maximum suivant la réception du courrier pour le réexamen de la demande. La campagne de télétravail est corrélée au rythme de celle des temps partiels. Les accords éventuels seront donnés pour l’année civile.
Il est à noter que toute décision de l’employeur prend en compte également la capacité du système informatique de la Branche (SI) à supporter le nombre de connexions en situation télétravail ; toute décision favorable et engagée pourrait être suspendue à ce titre et/ou si la mise en situation de télétravail avait pour effet de générer des incidents techniques, multiples et répétés, contre productifs.
Article V - Modalités de mise en œuvre du télétravail
5.1/ Choix des jours de télétravail
Sauf lorsque le télétravail est justifié par des raisons médicales (Cf. protocole national sur maintien du salarié en activité) ou pour favoriser l’emploi des salariés en situation de handicap, le salarié doit être présent dans son unité de travail
au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail et ce afin de préserver le lien avec l’organisme.
La Caf de la Mayenne a fait le choix d’un nombre de jours télétravaillés de
1 jour maximum non fractionnable par semaine.
Le télétravail régulier
Le choix du jour de télétravail résulte d’un accord entre le salarié et la direction qui doit permettre le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation Ce choix est effectué lors de la demande du salarié sur le formulaire administratif. Celui-ci est fixe. En conséquence, le jour de télétravail choisi est non modifiable. Par exception et dans des situations très spécifiques, le jour de télétravail choisi par le salarié pourra être modifié. La demande devra en être faite à l’encadrement qui l’étudiera et la transmettra à la direction via le service Rh, accompagnée de son avis pour décision. Cependant toute semaine comportant un jour de télétravail devra permettre d’assurer la présence du salarié au moins deux jours dans l’organisme, afin de garantir le maintien du bon fonctionnement de l’équipe et du service.
Le télétravail sous forme d’une enveloppe de jours à prendre au cours de l’année
Une adaptation des modalités du télétravail est mise en œuvre pour les managers, et avec accord préalable de la direction. Conservant le choix de la formule du télétravail régulier (1 jour par semaine), ils ont la possibilité d’annualiser le positionnement des jours télétravaillés en fonction de leurs contraintes, sans jour(s) fixe(s), tout en respectant la disposition de l'accord national qui fixe à 2 jours minimum par semaine la présence dans l'unité de travail.
Les jours de télétravail ne sont pas fixes d’une semaine sur l’autre. Ils sont posés au cours de l’année selon les demandes formulées par le manager.
Ces jours ne peuvent être télétravaillés qu’après que le N+1 concerné ait donné son accord. Les jours télétravaillés feront l’objet d’une programmation anticipée par trimestre civil.
L’enveloppe de jours pouvant être télétravaillés dans l’année est limité à 10 jours/ an.
5.2/ Attestations d’assurance
Une demande de télétravail ne peut recevoir un avis favorable et devenir effective que si elle a été accompagnée des documents suivants :
Une attestation de diagnostic de conformité des installations électriques du lieu d’exercice du télétravail réalisé par un professionnel retenu par la Caf (intervention à la charge de l’employeur) ; en cas de diagnostic non conforme, les travaux seront à la charge du salarié. En l’absence de mise en conformité, le refus de la demande de télétravail est automatique.
Une attestation de son assureur multirisques habitation couvrant la présence pendant les journées de télétravail.
Tout document justifiant d’un abonnement Internet haut débit compatible et effectif ainsi qu’un test d’éligibilité favorable réalisé dans le local destiné au télétravail, dans les mêmes conditions que prévues pour celui-ci (connexion filaire ou wifi).
5.3/ Equipements de travail
Equipement de travail fournis par l’employeur
Afin de permettre au télétravailleur de réaliser ses missions à distance, l’employeur fournit le matériel informatique nécessaire (mini PC et périphériques associés : souris, clavier, écran ; casque ; ...). L’employeur en assure la maintenance et l’adaptation.
Le télétravailleur transportera le mini PC pour effectuer sa journée de télétravail (il amènera le mini PC la veille et le restituera le lendemain de la journée de télétravail).
L’utilisation du matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle (afin de ne pas être considérée comme un avantage en nature et intégrée dans l’assiette des cotisations par l’Urssaf). Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements, et à restituer le matériel lié à son activité lors de période de suspension du contrat de travail (absence maladie,…) et/ou lorsqu'il est mis fin au travail à distance. Dans tous les cas, les procédures et modes opératoires en vigueur au sein de l’organisme sont à respecter.
Le télétravailleur utilisera son abonnement Internet personnel. La connexion Internet du salarié doit offrir des capacités de transport de données suffisantes car, à défaut d’un débit suffisant, le télétravail ne pourra pas être mis en œuvre. Le service informatique de la Caf communiquera au salarié les modalités pour effectuer le test d’éligibilité. La connexion Internet se fait via tout moyen d’accès personnel du salarié à Internet. NB : Des difficultés de connexion ont été observées lors d'un changement de fournisseur d'accès internet avec installation d’une nouvelle box qui ne serait pas compatible avec le matériel informatique Caf. Aussi, en cas de changement de box, le salarié doit informer par anticipation le service informatique (nouveau test d’éligibilité) et le Srh de ce changement qui pourra éventuellement donner lieu à suspension du travail à distance.
Utilisation des équipements et protection des données
Le télétravailleur doit disposer d’un espace réservé à son domicile pour son activité professionnelle et s’engage à respecter notamment les règles en matière de santé et de sécurité au travail, la charte de sécurité du système d’information (annexée au règlement intérieur de la caf de la Mayenne) ; et s’assurer de la confidentialité et de la sûreté des informations ou fichiers de données utilisées (notamment dispositions en matière de mots de passe, pas de transport papier et circulation de données personnelles).
Le télétravailleur est soumis aux diverses dispositions en vigueur et applicables à l’ensemble des salariés de l’organisme (règles générales concernant la discipline et la sécurité du travail telles qu’elles figurent dans le règlement intérieur de l’Organisme, les chartes diverses (notamment celle sur la sécurité du système d’information), les dispositions relatives à la confidentialité et protection des données, le règlement de l’horaire variable et certaines dispositions régissant l’organisation de l’organisme (notes de Direction, procédures…).
5.4/ Signature d’un avenant au contrat de travail, conclu pour une durée d’un an
Une fois les documents techniques ci-dessus validés par les services informatique et de l’administration générale, le passage en télétravail ne sera effectif qu’après la signature préalable d’un avenant au contrat de travail du salarié.
Cet avenant au contrat de travail fixe notamment, la période d’adaptation, la réversibilité, le lieu d’exercice du télétravail et les plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être joint par téléphone, par mail ou par Webex ou système assimilé (en tenant compte d’une pause déjeuner).
Il est conclu pour une durée d’un an, et n’est pas tacitement reconductible ; un nouvel avenant peut éventuellement intervenir dans le cadre d’une nouvelle demande du salarié exprimée, par écrit, dans les conditions précisées par ce protocole.
5.5/ Règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail
Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail.
L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer, sous réserve de l’accord et de la présence du salarié, que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail. Dans le cas contraire, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.
5.6/ Formation et sensibilisation
Les salariés en télétravail reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation
Le manager chargé d’encadrer le télétravailleur est formé afin de développer ses compétences en matière de management à distance.
Les salariés en lien avec le salarié en télétravail sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leur collègue durant les périodes de télétravail.
Article VI - Situation pendant la période de télétravail
Le télétravail est sans incidence sur les droits et devoirs du salarié. Ils demeurent des salariés de l’organisme, régis par les dispositions du code du travail et de la convention collective.
6.1/ Période d’adaptation
Cette période permet au salarié, comme à l’employeur, de s’assurer que le télétravail correspond à ses attentes et ses possibilités. La durée de la période d’adaptation est de 3 mois au cours de laquelle, chacun peut décider unilatéralement de mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des deux parties. Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas aux périodes de renouvellement.
Un bilan sur la situation de télétravail doit être réalisé au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.
6.2/ Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation
Le télétravail ne constitue pas un droit acquis. En conséquence, la situation de télétravail est réversible.
A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin, par accord des parties, au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail, sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié.
Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.
Cette période de réversibilité ne s’applique pas aux périodes de renouvellement.
6.3/ Horaires de travail
L’organisation du travail s’exerce dans le cadre du règlement de l’horaire variable et des horaires de travail habituels du département/service et dans le respect de ceux-ci. Le salarié bénéficiant de l’horaire variable ; les plages horaires pendant lesquelles le salarié est joignable par l’organisme sont fixées dans l’avenant au contrat de travail et correspondent aux plages bornées par ses badges, en privilégiant les échanges sur plages fixes déterminées par le règlement de l’horaire variable.
Il est préconisé que la durée du jour télétravaillé soit dans la durée proche de l’horaire contractuel quotidien (exemple : 7h12 pour un agent ayant une durée contractuelle de 36h).
Les jours d'activité en télétravail, le télétravailleur s’enregistre sur l'applicatif de gestion de l'horaire variable à partir de l'ordinateur fourni par l'employeur.
Le télétravailleur à domicile ne peut effectuer d’heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur.
Par ailleurs, afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et les autres salariés, les salariés en télétravail participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Si la formation ou la réunion de service est planifiée sur une journée de travail à distance pour le salarié, le travail à distance est alors suspendu ce jour-là.
Concernant les salariés relevant d'un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du travail à distance équivaut, quel que soit le nombre d'heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.
6.4/ Gestion des pannes et incidents techniques
Le salarié contactera son manager et le service informatique pour les informer de la situation et les tiendra informés de l’évolution.
Si l’incident perdure au-delà d’une heure, il y a suspension du télétravail et le salarié est tenu de se rendre sur son lieu de travail habituel.
A défaut, le salarié devra utiliser, en priorité et hors quota, les possibilités offertes par le protocole d’horaire variable ou poser une absence.
6.5/ Gestion des absences (maladie ou accident du travail)
Les règles légales et conventionnelles régissant les absences pour congés, maladie ou accident de travail sont applicables aux télétravailleurs. Le salarié devra contacter le Srh le jour même pour l’informer de sa situation d’absence. En cas d’arrêt de travail pour maladie, un certificat médical doit être envoyé dans les 48 h au Srh de l’organisme
En cas d’accident du travail du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du travail au domicile du salarié, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail. A cet effet, le télétravailleur informe son employeur par le biais du Srh de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit, ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime) ; afin de permettre l’employeur de procéder, dans les 48 heures, à la déclaration d’accident du travail
6.6/ Suspension momentanée ou définitive de l’activité télétravail
Situation en cas de changement de fonctions :
La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant au contrat de travail. En l’absence de nouvel accord, la situation de télétravail prend fin de manière anticipée.
Situation en cas de changement de domicile :
Le salarié qui exerce en télétravail à domicile s’engage à informer le service des Ressources humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de lieu d’exécution du télétravail. Dans ce cas, de nouveaux diagnostics (cf article 4 relatif aux dispositions concernant le domicile du télétravailleur) devront être réalisés afin de s’assurer de la conformité technique des installations du nouveau domicile. En l’absence de transmission de ces nouvelles attestations, la situation de télétravail est interrompue voir prend fin de manière anticipée.
Situations diverses au cours desquelles le télétravail pourra être suspendu provisoirement (liste non limitative) :
lors de réunions, formations, déplacements professionnels,
en cas de nécessités de service,
en cas d’indisponibilité de l’outil informatique rendant impossible le travail à distance
en cas de non-respect des engagements contractuels (comportement, temps de travail, productivité…)
en cas de circonstances exceptionnelles (incendie, inondation…),
en cas de pannes et incidents significatifs,
...
Dans ces situations, le télétravail peut être suspendu ou aménagé, à la demande du salarié ou du manager. Par souci d'organisation du service, une journée non télétravaillée ne pourra pas être récupérable. Lorsque la situation de télétravail prend fin, le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures.
6.7/ Evaluation
Afin d’échanger avec son manager sur les conditions d’exercice du télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme, l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement du salarié en télétravail débute par un temps consacré au suivi de l’organisation du télétravail.
6.8/ Renouvellement de l’avenant
Au terme de la durée de l’avenant (1 an), le télétravail ne peut être reconduit que par la conclusion d’un nouvel avenant. Le salarié qui souhaiterait poursuivre le télétravail, devra formuler une nouvelle demande qui sera de nouveau étudiée (cf article 4)
6.9/ Droit à la déconnexion
Le télétravailleur bénéficie comme tous salariés d’un droit à la déconnexion.
6.10/ Exercice des droits collectifs
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.
À l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont, comme les autres salariés, accès à leurs représentants.
Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.
Ces dispositions sont à activer conformément aux textes en vigueur et en informant impérativement préalablement le responsable de service ou de département qui doit pouvoir fiabiliser l’organisation des activités.
Article VII - Frais professionnels et Indemnité forfaitaire
7.1/ Frais professionnels
L’employeur prend directement en charge l’organisation et le coût réel du diagnostic de conformité des installations électriques (exigé pour bénéficier du télétravail pendulaire à domicile).
7.2/ L’indemnité forfaitaire mensuelle
Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée au salarié en sus de la prise en charge évoquée ci-dessus visant à couvrir les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, eau et chauffage).
Elle correspond à 10 € par mois pour 1 jour télétravaillé / semaine et est versée sur 10,5 mois par an afin de tenir compte des congés annuels. Afin de faciliter le versement, elle sera lissée sur les 12 mois de l’année, soit
8,75 € par mois (10 € par mois x 10,5 / 12) sur 12 mois pour 1 jour télétravaillé / semaine.
Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du salarié en télétravail de plus d’un mois continu ; et l’ensemble des absences est pénalisant dans ce cadre (notamment la maladie) à l’exception des congés payés.
Lorsque le télétravail est organisé sous forme d’une enveloppe jour à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation minimum de 2.50€ par jour réellement télétravaillé.
Ces montants sont revalorisés au 1er janvier de chaque de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible » ou de tout l’indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique et notifié aux organismes par l’Ucanss.
S'agissant du régime social de la prise en charge des frais occasionnés par le télétravail, l'article 6 de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale dispose que " Les frais engagés par le travailleur salarié (...) en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l'employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ".
Ainsi, l'indemnité est exempte de charges sociales au même titre que les autres remboursements de frais.
Toutefois, pour permettre cette exonération de charges, et en cas de contrôle par les Urssaf ou les services fiscaux, il appartient au télétravailleur de fournir tous les justificatifs démontrant que l'indemnité mensuelle perçue correspond à la réalité des dépenses supplémentaires engagées dans le cadre du télétravail.
7.3/ Maintien des titres restaurant
Le salarié bénéficie du maintien du titre restaurant dans les mêmes conditions que les autres salariés.
7.4/ Absence de frais de déplacement les jours de télétravail
« Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail ».
Article VIII – Condition de validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires de la délégation unique du personnel, quel que soit le nombre de votants.
Article IX – Publicité et dépôt de l’accord
La mise en œuvre du télétravail a fait l’objet d’une consultation préalable des représentants du personnel (articles L. 2323-6 et L. 4612-8 du Code du travail).
Des données relatives au télétravail seront intégrées dans bilan qualitatif et quantitatif de la mise en oeuvre de la démarche de la gestion des compétences transmis chaque année aux IRP.
La liste nominative des salariés en situation de télétravail sera transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.
Le présent accord fera l’objet d’une diffusion à l’ensemble du personnel par note de direction.
Cet accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.
Les modifications et adjonctions apportées au présent accord feront l’objet des mêmes procédures de consultation, de communication, de publicité et de dépôt.
Article X – Durée de l’accord
Le présent accord prendra effet après agrément et au plus tôt le 1er janvier 2019.
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans. Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
