Protocole d’accord local relatif au Travail à distance
Entre, d’une part :
La Caisse d’Allocations Familiales de la Mayenne
Et, d’autre part :
L’organisation syndicale soussignée (FO),
Il a été conclu ce qui suit.
Préambule
Le déploiement du travail à distance constitue un levier visant à favoriser la qualité de vie au travail des salariés et la bonne articulation des temps professionnel et personnel. Il limite les risques environnementaux et routiers (par une réduction des trajets domicile-lieu de travail, les émissions de gaz polluants et donc l’empreinte carbone). Dans le cadre de sa politique ressources humaines et de développement durable, et en cohérence avec diverses dispositions nationales et locales telles (schéma directeur des ressources humaines (SDRH), accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances, …) le plan d’actions relatif à la qualité vie au travail (PAQT) et la Charte de bon usage des outils de communication (droit à la déconnexion) ; la Caf de la Mayenne s’est engagée en 2019 dans le déploiement du travail à distance par la signature de l’accord local en novembre 2018 agréé en janvier 2019. La 1ère campagne de travail à distance a démarré en cours d’année 2019 et celle de 2020 a été traversée par la crise sanitaire et la période de confinement qui en a résulté, ce qui a conduit à s’interroger une 1ère fois sur les modalités définies, organisations et pratiques mises en place aboutissant ainsi à la conclusion d’un nouvel accord le 15 octobre 2020 relatif au travail à distance. Les périodes de confinement qui s’en sont suivies et le contexte économique actuel ont conduit à une augmentation et généralisation massive du télétravail. Dans ce cadre, sur la base de l’application de l’accord local du 15 octobre 2020 et de l’expérience acquise lors de la crise sanitaire, un nouvel accord est conclu permettant d’assouplir les modalités de mise en œuvre du travail à distance à la Caf de la Mayenne. Le travail à distance répond à différents enjeux devant être conciliés dans la recherche d’un équilibre en vue de garantir :
Le maintien de la qualité du service rendu à nos bénéficiaires, et la continuité de service,
La souplesse d’organisation permettant d’améliorer la qualité de vie au travail grâce à de meilleures conditions de travail et une bonne articulation des temps de vie, contribuant ainsi à la motivation des salariés,
La préservation du lien de chaque salarié avec l’organisme et le collectif de travail afin d’éviter tout phénomène d’isolement et la perte de sens au travail.
Le présent accord se substitue de plein droit et remplace dans l’intégralité de ses dispositions l’accord local signé le 15.10.2020.
Article 1 - Définition
Le télétravail désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. » Le télétravail repose sur plusieurs critères cumulatifs :
Le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu’il exerce avec le travail à distance,
Le salarié accède à son environnement de travail par l’utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur,
Ce travail à distance est autorisé par l’employeur et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maitrise de l’emploi et de l’autonomie du salarié dans son poste et l’utilisation des outils numériques,
Le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps de télétravail,
Le télétravail s’exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté.
Article 2 - Champ d’application, critères d’éligibilité et de priorisation des demandes et examen de la demande et décision
2.1/ Champ d’application
Tous les salariés sont par principe éligibles au télétravail quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que la compatibilité de tout ou partie des activités exercées avec le travail à distance est validée. Cette approche par activité implique une appréciation au cas par cas du poste réellement occupé par le salarié au regard du contexte de fonctionnement de l’organisme. La faculté pour chaque salarié de télétravailler passe par l’identification de la quotité adéquate de télétravail et de la formule de télétravail adaptée en fonction des missions et activités exercées. On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne salariée de la Caf de la Mayenne qui travaille dans les conditions définies ci-dessous, et dont tout ou partie des activités exercées est compatible avec la mise en place du travail à distance. Les salariés amenés à effectuer des heures supplémentaires sur des samedis entrent dans le champ de cet accord, dans les mêmes conditions. Ne sont pas considérées comme du télétravail :
Les périodes d’astreinte réalisées à distance ;
Les périodes durant lesquelles sont exercées des activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
L’organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives relève du champ d’application de l’accord relatif au travail à distance, s’il vise une situation d’une durée et/ou d’une ampleur significatives telles que l’activation du plan de continuité d’activité (PCA), les éventuels épisodes de pollution au sens de l’article L223-1 code de l’environnement, entraînant des mesures de restriction de la circulation en voiture décidées par le préfet, les éventuels épisodes climatiques exceptionnels (forte chaleur, neige, verglas) ou les éventuelles opérations de déménagement. Il ne pourra être déclenché qu’à l’initiative de l’employeur, compte tenu des circonstances locales, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales. Les règles d’indemnisation ci-après continueront à s’appliquer dans ce cadre.
2.2/ Critères d’éligibilité et de recevabilité des demandes
La demande de télétravail est examinée au regard de différents critères :
Relatifs à l’emploi :
Tout emploi peut être exercé sous forme de travail à distance sous réserve qu’il remplisse les critères cumulatifs suivants :
Existence d’une solution technique de travail à distance pour tout ou partie de l’activité, disposer d’outils et d’applications pouvant être utilisés à distance.
Activité dématérialisable pour tout ou partie de l’activité. Ainsi, ne peuvent pas être éligibles les collaborateurs ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique. La ligne managériale étudiera les conditions de mises en œuvre du télétravail au regard des activités du service.
Relatifs au salarié et à son domicile :
Être autonome dans l’exercice de son activité (dossiers, ...), et efficace dans son organisation du travail (gestion des priorités, respect des consignes, quantité et qualité de traitement, …)
Maîtriser les logiciels et applicatifs métiers
Disposer d’un environnement de travail compatible avec le télétravail : espace dédié et sécurisé (confidentialité et sécurité des matériels), connexion internet et respectant les règles d’hygiène et de sécurité.
Relatifs aux moyens budgétaires, aux équipements dédiés et au bon fonctionnement du service :
Les accords d’exercice professionnel en télétravail ne pourront être donnés que sous réserve des moyens et enveloppes budgétaires disponibles et définies pour le télétravail (dotations Caf, équipements informatiques, diagnostics électriques, mobiliers, etc...) tout en veillant au bon fonctionnement du service ou de l’organisme. L’exercice de l’activité en télétravail doit être compatible avec l’organisation du travail telle que définie au sein de l’organisme et des départements ou services, et ne peut faire obstacle à la continuité du service.
L’ensemble de ces critères est cumulatif.
Les activités pour lesquelles l'ensemble des critères n’est pas rempli sont identifiées comme incompatibles avec le travail à distance.
Dans la mesure où la demande de télétravail remplit les critères ci-dessus, et au cas d'un nombre trop important de demandes de travail à distance au sein d’un département/service, l'ensemble des demandes sera examiné en appliquant des critères de priorisation, venant s’ajouter aux critères d’éligibilité et de recevabilité ci-dessus :
Continuité de service
Etat de santé du salarié notamment si reconnaissance travailleur handicapé
Situation particulière (de famille ; situation personnelle spécifique…)
Eloignement domicile – travail, impliquant un temps de trajet supérieur à 45 minutes (aller)
Absence de transport en commun
Aménagement de fin de carrière (+ 57 ans)
Mandat électif local
Salarié n’ayant pas encore bénéficié du télétravail
2.3/ Examen de la demande et décision de l’employeur
La demande est examinée par l’employeur au vu des critères indiqués ci-dessus et des conditions de faisabilité tant techniques, budgétaires qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré. La décision intervient par notification au plus tard au 31 octobre de chaque année sauf circonstances exceptionnelles. Cette notification précise l’enveloppe attribuée ainsi que les conditions de mise en œuvre. En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit et reposer sur des motifs objectifs. Le salarié peut demander un réexamen en saisissant par écrit argumenté la direction dans un délai de 30 jours maximum suivant la notification de la décision initiale. La direction a alors un délai de 30 jours maximum suivant la réception du courrier pour le réexamen de la demande. En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d’autonomie, le manager définit un plan d’accompagnement lui permettant d’accroitre cette dernière. La campagne de télétravail est corrélée au rythme de celle des temps partiels. Les accords éventuels seront donnés pour l’année civile. Il est à noter que toute décision de l’employeur prend en compte également la capacité du système informatique de la Branche (SI) à supporter le nombre de connexions en situation télétravail ; toute décision favorable et engagée pourrait être suspendue à ce titre et/ou si la mise en situation de télétravail avait pour effet de générer des incidents techniques, multiples et répétés, contre productifs.
Article 3 – Conditions de mise en œuvre
3.1/ Volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l’accord de l’employeur. Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard des activités éligibles au sein du poste considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maitrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome. Ceci dans le cadre de la préservation de la continuité de service.
3.2/ Organisation du télétravail
L’organisation du travail concilie temps de travail en présentiel et temps de travail à distance. Celui-ci est organisé dans le cadre d’une campagne de déploiement annuelle concomitante avec la campagne de demandes de temps partiels. Des accords exceptionnels hors campagnes pourront être donnés par la direction pour les salariés arrivés en cours d’année et donc de fait absents au moment des campagnes et qui satisferaient les critères d’éligibilité.
3.21/ Préservation du lien avec l’organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravailleur doit être présent sur site, au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.
3.22/ Formules d’organisation du télétravail
La Caf de la Mayenne offre la possibilité de télétravailler 2 jours maximum par semaine pris par journée complète. Le télétravail par demi-journée est possible lorsque son recours préserve l’efficience de l’organisation (par exemple quand la demi-journée complète une demi-journée d’absence du salarié ou un déplacement professionnel) ; dans ce cas, une journée de télétravail sera comptabilisée de l’enveloppe annuelle. Le télétravail est organisé, pour tous, sous la forme d’enveloppes annuelles de jours de télétravail. L’enveloppe jours constitue une enveloppe plafond constituée du nombre maximum de jours pouvant être pris par le salarié au cours de la période annuelle de référence.
Deux enveloppes sont créées :
- une permettant de télétravailler à raison de 1 jour maximum par semaine.
- et une autre à raison de 2 jours maximum par semaine.
Le choix de l’enveloppe et des jours souhaités en télétravail est exprimé par le salarié sur le formulaire administratif de demande et est déterminé par accord entre les parties, en fonction des caractéristiques de l’emploi, de la nature de l’activité et du degré d’autonomie.
La planification anticipée des jours télétravaillés est organisée par la ligne managériale en fonction du bon fonctionnement du service (organisation et activité) et du collectif du travail ; le délai de prévenance sera déterminé dans chaque service en fonction de son activité.
La formule d’organisation du télétravail peut être adaptée à la demande du manager ou du salarié pour des circonstances exceptionnelles ou des raisons de service (changement de jours fixes ou jours variables).
Les jours de télétravail ne peuvent être télétravaillés qu’après accord du N+1.
Des jours de télétravail qui ne seraient pas utilisés à la fin de la période de référence ne pourront pas être reportés sur la période suivante.
L’organisation du travail à distance doit rester compatible avec les nécessités de service et l’exercice des missions de l’organisme auprès des allocataires, des partenaires et des salariés.
3.23/ Aménagements du télétravail dans des situations spécifiques
Par exception aux principes énoncés aux articles 3.21 et 3.22, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l’activité et le maintien dans l’emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle, le recours au télétravail adapté pourra mis en place (évolution du nombre de jrs télétravaillés).
Par ailleurs, le télétravail peut servir de levier à l’adaptation du poste de travail des salariés en situation particulière ponctuelle ou plus pérenne afin de favoriser leur maintien dans l’emploi et faciliter la conciliation vie professionnelle et privée (situation, de handicap, de vulnérabilité, d’aidant, …) ; situation à formaliser par écrit par le salarié et à soumettre par le manager (avis motivé) à la direction pour arbitrage. Ces situations feront l’objet d’un suivi particulier par le manager et la responsable du service Rh.
L’employeur, dans le respect des prérogatives des instances représentatives du personnel, et compte tenu des préconisations éventuellement formulées par le médecin du travail, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
3.24/ Lieu(x) de télétravail
Les situations de télétravail peuvent être les suivantes :
Depuis le domicile du salarié,
Depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l’adresse déclarée à l’employeur est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle (attestation d’assurance à fournir) et conforme électriquement (attestation sur l’honneur à fournir) – Cf art. 4.
Depuis le site d’un autre organisme de sécurité sociale.
Les modalités organisationnelles et la conduite à tenir par le salarié confronté à des circonstances l’empêchant de télétravailler sont définies à l’article 3.34 du présent accord, qui prévoit notamment la suspension du télétravail ; le salarié est ainsi tenu de se rendre sur son lieu de travail habituel. Si le lieu de télétravail est éloigné du site de travail habituel, le salarié devra utiliser, en priorité et en accord avec son manager, les possibilités offertes par le protocole d’horaire variable ou poser une absence.
3.25/ Participation à la vie de l’organisme
Afin de garantir l’information et le lien avec la Caf, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. L’employeur veille, dans la mesure du possible à organiser des réunions de travail permettant de favoriser la présence du télétravailleur.
3.3/ Conditions de mise en place
3.31/ Formalisation par écrit des modalités de mise en œuvre du télétravail
Le choix des formules de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié. Le salarié informe son responsable de son souhait de bénéficier du travail à distance et formalise sa demande motivée par écrit à l’employeur en complétant le formulaire « demande initiale de travail à distance ». Un formulaire simplifié est à compléter en cas de renouvellement de la demande de travail (mêmes conditions). Cette demande de bénéfice du télétravail est à déposer complétée par le salarié au Srh pour recensement et complétude du tableau d’aide à la décision qui sera ensuite transmis au Responsable de Département/Service donnant ainsi une vision globale de son secteur lui permettant d’apposer sur les demandes des salariés leur avis motivé, après un entretien ayant pour objet d’évaluer les différents critères en lien avec la tenue de l’emploi. Le manager veillera à ce que le nombre de salariés télétravailleurs au sein de son département ou service soit compatible avec le bon fonctionnement de l’activité, de l’organisation et des objectifs définis. Les demandes avec avis motivé du manager sont ensuite centralisées au Srh pour recensement des avis des managers dans le tableau d’aide à la décision, puis transmission à la Direction pour arbitrage. La mise en place du télétravail est formalisée par écrit. La notification indique les modalités de mise en œuvre.
3.32/ Période d’adaptation
Lors de la mise en œuvre du télétravail, afin de permettre au salarié et à l’employeur de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période d’adaptation de 3 mois, permettant à chacune des parties de mettre fin au télétravail ou d’en adapter les modalités moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours. Cette période d’adaptation est effective une seule fois et ne s’applique pas aux périodes de renouvellement à la condition que le salarié conserve le même poste. Dans tous les cas, le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu’il débute le télétravail, afin d’accompagner sa prise d’autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance. Le salarié suit des formations adaptées pour soutenir cette nouvelle posture de travail. Par ailleurs, le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié au cours des mois suivants le début du travail à distance, et dès que le salarié en exprime le besoin. Un bilan sur la situation de télétravail doit être réalisé au plus tard 15 jours avant la fin de la période d’adaptation. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail. En cours d’exercice du télétravail, un bilan de la situation de télétravail est systématiquement réalisé lors de l’entretien annuel d’évaluation afin d’identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées.
3.33/ Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation
Le télétravail ne constitue pas un droit acquis. En conséquence, la situation de télétravail est réversible. Le télétravail relevant d’une décision commune du salarié et de l’employeur, les parties ont la possibilité, au cours de l’exercice, d’adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes :
A l’initiative du salarié :
Au cours de l’exercice du télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un préavis de 15 jours maximum. En cas d’accord entre les parties, ce délai peut être réduit.
A l’initiative de l’employeur :
En cours d’exercice du télétravail, l’employeur peut faire valoir son souhait de mettre fin ou de suspendre temporairement, le télétravail compte tenu de l’existence de motifs objectifs et argumentés rendant l’exercice du télétravail à distance impossible. La décision de l’employeur est notifiée par écrit et argumentée. Elle peut prendre en compte à titre d’illustrations, un changement de fonction, l’existence de problématiques techniques trop fréquentes, la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixés, un besoin d’accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d’isolement du salarié, le non-respect des obligations en matière de protection des données et de bonne utilisation des données informatiques …. Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d’entretiens réguliers de suivi, et fait suite à la mise en œuvre préalable d’actions visant à résoudre la problématique visée. Cette décision prend effet sous réserve de respecter un préavis de 30 jours. En cas d’accord entre les parties, ce délai peut être réduit. La réversibilité du télétravail, à l’initiative du salarié comme de l’employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail par le salarié. En tout état de cause, l’employeur garantit au salarié les conditions de retour à son poste de travail. Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités de télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l’employeur et du salarié.
3.34/ Suspension ou adaptation provisoires du télétravail liées à des circonstances ponctuelles
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail, indisponibilité de la connexion internet ou de l’outil informatique rendant impossible le travail à distance, pannes et incidents significatifs, mise en œuvre de prérequis au télétravail en cas de changement de domicile tels que l’assurance et l’attestations sur l’honneur). S’agissant plus particulièrement des pannes ou incidents techniques rendant impossible le travail à distance qu’ils soient imputables à l’employeur ou au salarié, la démarche sera la même, à savoir, le salarié contactera son manager et le service informatique pour les informer de la situation et les tiendra informés de l’évolution. Si l’incident perdure au-delà d’une heure, il y a suspension du télétravail et le salarié est tenu de se rendre sur son lieu de travail habituel. A défaut, le salarié devra utiliser, en priorité et en accord avec son manager, les possibilités offertes par le protocole d’horaire variable ou poser une absence. De même, l’encadrement adapte les jours de télétravail sur la semaine lorsque la situation le nécessite qui pourrait conduire à diminuer voire supprimer le nombre de jour télétravaillés sur la semaine. Dans ces hypothèses, le salarié, le manager du salarié ou l’employeur demande, dès qu’il a connaissance de ces évènements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.
Article 4 –Attestations de conformité des installations électrique et d’assurance
En cas d’acceptation de la demande de télétravail, cette décision est prise sous réserve de la fourniture par le salarié :
D’une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques pour permettre le télétravail à domicile en toute sécurité, ou le cas échéant de l’attestation de diagnostic de conformité électrique. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.
De l’attestation d’assurance multirisques habitation couvrant la présence pendant les journées de télétravail. En effet, lorsque le télétravail s’effectue à domicile, le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant les journées de travail.
Le salarié doit fournir à la Caf ces attestations avant la validation de son démarrage en télétravail ; elles sont requises en cas de télétravail dans une autre résidence privée.
A la demande du salarié, une prestation de diagnostiqueur professionnel sera prise en charge par l’employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, ou en cas de transformation notoire de l’installation électrique durant l’exercice du télétravail. L’employeur informe le salarié de cette faculté.
Article 5 – Equipements de travail
Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité. Le télétravailleur doit pouvoir exercer son activité, être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance, le respect des dispositions de l’article 8.2 du présent accord. A cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique (mini PC et périphériques associés : souris, clavier, écran ; casque ; ...) et de communication nécessaire (téléphone ou canaux de communication cf teams, …), afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur site. La maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques est réalisée par l’employeur. L’utilisation de ce matériel ne peut se faire pour un usage privé. Le télétravailleur transportera le mini PC pour effectuer sa journée de télétravail (il amènera le mini PC la veille et le restituera le lendemain de la journée de télétravail), et s’assurera de revenir sur site pour mise à jour du matériel si absence de plus de 4 semaines consécutives. Par ailleurs, en tant que de besoin, l’organisme peut mettre à disposition un mobilier adapté ainsi que les équipements nécessaires à l’exercice de ses fonctions sous réserve de disponibilités du matériel et des capacités budgétaires, avec une attention particulière portée aux salariés bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé. Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements et à restituer le matériel lié à son activité lors de période de suspension du contrat de travail (absence maladie, …) et/ou lorsqu'il est mis fin au travail à distance. Dans tous les cas, les procédures et modes opératoires en vigueur au sein de l’organisme sont à respecter. Le télétravailleur utilisera son abonnement Internet personnel. La connexion Internet du salarié doit offrir des capacités de transport de données suffisantes ; à défaut, le télétravail ne pourra pas être mis en œuvre.
Article 6 – Frais professionnels
L’employeur prend en charge le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques du domicile principal du salarié, à sa demande.
Quelle que soit la formule de télétravail retenue, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage). Cette indemnité, dont la valeur est déterminée et revalorisée annuellement par l’Ucanss, est versée mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis le domicile ou une autre résidence privée différente du domicile tels que mentionnés à l’article 3.24. Elle est versée sans proratisation au salarié en télétravail sur la demi-journée et n’est pas due lorsque le salarié n’a pas été en situation de télétravail (en raison d’absence diverses, travail sur site, formation, réunions…) y compris lorsqu’une journée de télétravail était prévue initialement.
Article 7 – Protection des données
L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Le travailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mises à disposition. A cet égard, il est rappelé l’interdiction de se connecter à un Wifi public. Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile ou depuis un tiers-lieu. Des actions de sensibilisation et d’information sont mises en œuvre pour développer la culture de prévention des salariés quant à la protection des données et du matériel informatique en posture distancielle. Le télétravailleur doit disposer d’un espace réservé à son domicile pour son activité professionnelle.
Article 8 –Droits et garanties individuels et collectifs
Le télétravail est sans incidence sur les droits et devoirs du salarié. Ils demeurent des salariés de l’organisme, régis par les dispositions du code du travail et de la convention collective.
8.1/ Application des dispositions légales et conventionnelles
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme. En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues. A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation, que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail. Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail. Dans la situation d’une journée scindée en une demi-journée télétravaillée et une demi-journée non télétravaillée, si le salarié est amené à faire un déplacement professionnel pendant la demi-journée non télétravaillée alors il bénéficie des dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement. Le télétravailleur bénéficie du maintien du titre restaurant dans les mêmes conditions que les autres salariés (un titre restaurant chaque jour télétravaillé). Les règles légales et conventionnelles régissant les absences pour congés, maladie ou accident de travail sont applicables aux télétravailleurs. Le salarié devra contacter le manager le jour même pour l’informer de sa situation d’absence qui transmettra le Srh. En cas d’arrêt de travail pour maladie, un certificat médical doit être envoyé dans les 48 h au Srh de l’organisme. L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.
8.2/ Durée du travail et respect de la vie personnelle
L’organisation du travail s’exerce dans le cadre du règlement de l’horaire variable et des horaires de travail habituels du département/service et dans le respect de ceux-ci. Le salarié bénéficiant de l’horaire variable ; les plages horaires pendant lesquelles le salarié est joignable par l’organisme correspondent aux plages bornées par ses badges directement enregistrés sur l’applicatif de gestion de l'horaire variable. Le télétravailleur à domicile ne peut effectuer d’heures supplémentaires qu’à la demande de son employeur. Par ailleurs, afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et les autres salariés, les salariés en télétravail participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Si la formation ou la réunion de service est planifiée sur une journée de travail à distance pour le salarié, le travail à distance est alors suspendu ce jour-là. Enfin, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l’organisation de celle-ci.
8.3/ Pilotage de la charge de travail et des sollicitations
L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme. Lors de l’entretien annuel d’évaluation le manager conduit un échange spécifique sur la charge de travail et les modalités d’exercice du télétravail.
8.4/ Application du droit à la déconnexion
Le télétravail, en ce qu’il s’appuie sur l’usage des outils numériques et peut s’exercer au domicile du salarié, comporte un enjeu renforcé pour l’exercice effectif du droit à la déconnexion. Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qu’il exerce dans les conditions posées par le code du travail. Il s’entend comme le droit pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d’un temps de repos non interrompu. Le droit à la déconnexion relève de la responsabilité de l’employeur, qui met en place les conditions de la déconnexion (cf charte de bon usage des outils de communication). Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée au respect de son propre droit à la déconnexion, ainsi qu’à l’exercice du droit à la déconnexion des autres salariés.
8.5/ Préservation du travail collectif
Le travail régulier à distance peut avoir pour effet d’accentuer le risque d’isolement des télétravailleurs. Le manager a un rôle majeur dans le développement des nouveaux modes d’association des salariés dans le cadre d’une organisation mixte du travail, en utilisant les technologies numériques de communication et d’information, et en adaptant les modalités de coopération au sein de son équipe et avec les autres services. Cette dimension fait l’objet d’un accompagnement renforcé dans le plan local de développement des compétences.
Article 9 –Relation sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs. À l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés. Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont, comme les autres salariés, accès à leurs représentants. A cet égard, les parties signataires invitent à la négociation au niveau de l’organisme d’un accord d’entreprise permettant l’accès et l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de communication aux organisations syndicales qui y sont implantées afin de permettre aux salariés en télétravail d’accéder aux informations diffusées. Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail. Afin de favoriser le dialogue social, sa tenue en présentiel est privilégiée. Ces dispositions sont à activer conformément aux textes en vigueur et en informant préalablement le responsable de service ou de département qui doit pouvoir fiabiliser l’organisation des activités.
Article 10 –Santé au travail et représentation du personnel
Le télétravail peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et de leur implication. Néanmoins, l’exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liées à l’isolement du salarié, ou encore au télétravail prolongé en posture assise et sur écran. Ceux-ci sont pris en compte dans le dialogue social via l’identification d’actions dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP. L’employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent ainsi avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail. En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes. L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du code de la sécurité sociale. A cet effet, le télétravailleur informe le service ressources humaines de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration accident du travail dans la journée ou l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou motif légitime).
Article 11 –Sensibilisation et formation au télétravail
Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Cette formation peut être renouvelée si le besoin est avéré. Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance, tant en ce qui concerne l’utilisation des outils de communication et d’échange à distance, que sur les modalités d’animation du collectif de travail et d’association des collaborateurs, ou encore le suivi individuel de l’activité dans une configuration mixte. Ils sont sensibilisés aux risques professionnels spécifiques liés à la posture de télétravail en lien avec le plan de prévention de l’organisme. A ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques du management de télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place. Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
Article 12 – Publicité et dépôt
Le présent accord a fait l’objet d’une consultation préalable aux instances représentatives du personnel et fait l’objet d’une diffusion à l’ensemble du personnel. Le suivi de cet accord fera l’objet d’un bilan annuel présenté pour information aux instances représentatives du personnel sur la base des indicateurs suivants : nombre de télétravailleurs et emplois concernés, nombre de demandes acceptées/refusées/ajustées, facilités/difficultés rencontrées par les salariés et les managers, nombre de ruptures de télétravail, impact du télétravail sur la productivité et sur la qualité de vie au travail, nb situations spécifiques. Il comprend aussi des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés. L’accord est transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. Le présent accord prendra effet au plus tôt le 1er jour du mois suivant son agrément. En l’absence d’un retour de la Direction de la Sécurité Sociale, il sera réputé accorder à l’issue d’un mois après avis du Comex, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la DSS. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales.
Article 13. Durée
Il est conclu pour une durée de 4 ans. Il prendra fin de plein droit et cessera de produire tout effet au terme de la période couverte soit décembre N. Il n'est pas renouvelable par tacite reconduction. Il pourra être révisé par les parties signataires conformément aux dispositions légales dans un délai de 2 mois suivant la demande de révision exprimée par écrit et accompagnée d’un projet portant sur les points à réviser.
