ENTRE D’UNE PART, La Caisse d’Allocations Familiales des Landes, représentée par : , Directeur,
ET
L’organisation syndicale représentative :
- CGT-FO, représentée par Mme,
Le Directeur, a reçu mandat du Conseil d’Administration pour négocier et signer des accords d’entreprise. Mme , représentante du syndicat CGT-FO a été régulièrement désignée déléguée syndicale.
Préambule
Les nouvelles technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail selon des modalités diversifiées permettant aux salariés de travailler à distance. Cet accord sur le télétravail vise à définir les modalités permettant d’améliorer la qualité de vie au travail des salariés et de faciliter l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle, tout en répondant aux besoins opérationnels de l’entreprise. Les dispositions qui suivent ont été élaborées de manière collaborative, afin de garantir une organisation du travail équilibrée et adaptée aux évolutions actuelles. Ce texte reflète les engagements mutuels entre la direction et l’organisation syndicale afin de promouvoir un cadre de télétravail respectueux des attentes des collaborateurs et aligné avec les besoins de flexibilité et d’autonomie professionnelle. Le protocole d’accord local sur le travail à distance est appliqué au regard des dispositions du code du travail, du protocole d’accord national relatif au travail à distance signé par l’UCANSS le 11 juillet 2022. Il prend en compte l’expérience acquise dans le travail à distance au sein de la CAF des Landes et tire parti des épisodes de crise sanitaire vécus en 2020 et de la démarche de développement managérial initié au sein de l’organisme, notamment à l’appui du management hybride.
Le travail à distance répond à différents enjeux devant être conciliés dans la recherche d'un équilibre en vue de garantir :
Le volontariat du salarié d’opter pour cette modalité d’organisation du travail,
Le maintien de la qualité du service rendu aux bénéficiaires (allocataires et partenaires) que nous servons, la continuité de service ainsi que, plus globalement, l’accomplissement de notre mission de service public,
La souplesse d'organisation permettant d'améliorer la qualité de vie au travail grâce à des meilleures conditions de travail et à une bonne articulation des temps de vie, contribuant ainsi à la motivation des salariés,
La préservation du lien de chaque salarié avec l'organisme et le collectif de travail afin d'éviter tout phénomène d'isolement et la perte de sens au travail.
Le télétravail constitue un vecteur d'attractivité, et de fidélisation des salariés. Son développement concourt en outre aux objectifs de réduction des impacts environnementaux du Régime général visés notamment par le référentiel RSO institutionnel. Les signataires du présent accord rappellent que les conditions d'exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s'inscrire dans le respect du droit à la déconnexion édicté par le code du travail et applicable en particulier aux salariés en télétravail. Le terme de télétravail ou de travail à distance est utilisé de façon indifférenciée dans le présent texte.
Article 1 – Définition et champ d’application
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail repose sur plusieurs critères cumulatifs :
Le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu'il exerce avec le travail à distance,
Le salarié accède à son environnement de travail par l'utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur,
Ce travail à distance est autorisé par l'employeur et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maitrise de l'emploi et de l'autonomie du salarié dans son poste et l'utilisation des outils numériques,
Le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ;
Le télétravail s'exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté.
Le télétravail peut concerner tous les salariés de la CAF des Landes quelle que soit la durée de leur temps de travail ou la nature de leur contrat de travail.
Une durée minimale de trois mois d’ancienneté dans l’organisme est requise avant de déposer une demande de télétravail, afin d’acquérir l’autonomie nécessaire.
Le présent accord ne s’applique pas aux activités itinérantes qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur ni aux salariés dans le cadre de la réalisation d’astreintes à leur domicile.
L'organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives peut relever du champ d'application de l'accord relatif au travail à distance, s'il vise une situation d'une durée et d'une ampleur significatives telles que l'activation d'un plan de continuité d'activité (PCA), une opération de déménagement. Il ne pourra être déclenché qu'à l'initiative de l'employeur, compte tenu des circonstances locales, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales. Les règles d'indemnisation ci-après continueront de s'appliquer dans ce cadre. L’organisation du travail à distance dans le cadre de la gestion d’un pic de pollution est décrite dans le présent accord.
Article 2 – Principe et mise en œuvre du volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.
Les salariés qui souhaitent en bénéficier déposent une demande écrite (ou par courriel) auprès de son manager, à tout moment de l’année.
Cette demande fait l’objet d’un échange et avis préalable du manager qui est transmis au service des ressources humaines.
La direction accepte, refuse ou peut proposer des mesures d’adaptation du télétravail. La décision est prise dans un délai de 30 jours maximum sauf circonstances exceptionnelles.
En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l'attestation d'assurance, de l'attestation sur l'honneur de conformité des installations électriques lorsque la demande porte sur le télétravail à domicile, ou le cas échéant de l'attestation de diagnostic de conformité électrique.
Les refus et les modulations (par exemple, l’octroi d’un nombre de jours de télétravail inférieur à la demande) sont motivés par écrit à l’appui d’une grille d’évaluation.
Dans le cas de refus, le salarié peut demander un réexamen de sa demande par écrit auprès de la direction, en l’argumentant, dans le délai de 30 jours suivant la réception de la décision.
La décision du directeur est notifiée aux salariés demandeurs, avec copie à leur responsable, par écrit dans les 30 jours calendaires suivants la réception de la demande.
Les demandes de télétravail sont étudiées en fonction des critères suivants :
Le principe du volontariat est respecté.
L’autonomie sur le poste (exemples de critères d’appréciation : qualité du travail rendu, capacité à effectuer des recherches réglementaires, productivité, autonomie dans l’utilisation du système d’information). En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d'autonomie, le manager définit un plan d'accompagnement lui permettant d'accroitre cette dernière.
La mise en place du télétravail répond aux conditions de faisabilité technique.
Les contraintes d’organisation, de nécessité et de continuité de service sont prises en compte. Dans ce cadre, les critères de départage suivants sont utilisés :
Les facteurs géographiques,
La conciliation de la vie familiale et professionnelle (par exemple : éloignement du domicile, contraintes…),
L’antériorité des demandes de télétravail par le salarié peut être considérée.
La capacité d’équipement de l’organisme peut également motiver un report provisoire de la mise en œuvre.
Le salarié signe alors un avenant à son contrat de travail.
En cours d'exercice de télétravail, le salarié comme l'employeur peuvent décider d'arrêter ou d'adapter le télétravail. Dans le cas où le salarié change de poste de travail ou de domicile, la faisabilité du télétravail est à nouveau évaluée.
Article 3 –L’organisation du télétravail
3.1 Préservation du lien avec l’organisme et collectif de travail et temps minimum de travail effectué dans l’organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme, le télétravailleur doit être présent sur site au moins deux jours par semaine, quel que soit son temps de travail.
Une journée de retour sur site commune par équipe et par semaine, sera appliquée par chaque membre de l’équipe. Les modalités de flex office permettent également de croiser les jours de retour sur site en commun, en garantissant une place à chacun.
Les télétravailleurs participent aux formations et aux réunions de service, dans les mêmes conditions que les autres salariés. L’utilisation des outils collaboratifs et informatiques peut également leur permettre d’y être associés à distance.
Le ou les jours de télétravail peuvent être déplacés dans la même semaine uniquement en cas de nécessité de service ou de continuité de service, notamment en raison d’une réunion, formation ou mission. De façon exceptionnelle, en fonction des besoins du salarié (problème de voiture, rendez-vous inopiné, imprévu), il peut solliciter un changement de jour au sein de la même semaine, auprès de son manager. En cas d’absence (par exemple congé ou maladie), les journées de télétravail ne peuvent pas être reportées, les deux jours de retour sur site étant prioritaires.
Les jours de télétravail ne peuvent pas être modifiés pour des motifs personnels, ou en-dehors des cas prévus dans le présent accord.
Quels que soient les motifs, les journées de télétravail ne peuvent pas être reportées d’une semaine à l’autre.
Il peut être dérogé à ce principe exceptionnellement quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l'activité et le maintien dans l'emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place.
Le télétravail peut être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes. Par ailleurs, le télétravail peut servir de levier à l'adaptation du poste de travail des salariés en situation de handicap et favoriser leur maintien durable dans l'emploi. L’employeur s’assure en effet, en application des mesures prévues à l'article L. 5213-6 du code du travail, que le poste de travail des personnes handicapées est accessible en télétravail. Si des mesures d’aménagement sont nécessaires sur le lieu d'exercice du télétravail pendulaire du salarié, elles sont prises en charge par l’employeur en lien avec les acteurs de la santé au travail. Dans ces cas spécifiques, le salarié formule sa demande par écrit à l’attention de la direction. Un entretien est ensuite proposé avec le service ressources humaines, en lien avec le manager, afin de définir les modalités de télétravail les plus adaptées à la situation. L'employeur, dans le respect des prérogatives des instances représentatives du personnel (Comité social et économique) et compte tenu des préconisations éventuellement formulées par le médecin du travail, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site devant être effectués dans l'organisme.
Suspension et adaptation provisoire du télétravail
En cas d’empêchement temporaire pour le salarié de télétravailler, lié, par exemple, au dysfonctionnement des réseaux des opérateurs, de panne technique affectant la capacité personnelle de connexion du télétravailleur, ce dernier doit immédiatement en informer son responsable qui appréciera, en fonction de la nature de l’empêchement, les mesures à prendre (retour sur site à privilégier selon la distance domicile-travail, adaptation des horaires variables,…). Le salarié en cas d’impossibilité de télétravailler et en cas d’empêchement à revenir sur le lieu de travail devra couvrir son absence par la prise de journées de congé, RTT ou d’un congé sans solde. Dans ces cas, les journées de télétravail ne peuvent pas être reportées. Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail, indisponibilité de la connexion internet, mise en œuvre de prérequis au démarrage du télétravail en cas de changement de domicile tels que l'assurance et l'attestation sur l'honneur relative à la conformité électrique, ou le cas échéant, le diagnostic électrique). Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.
3.2 Les formules du télétravail
Le télétravail peut être organisé, selon les deux modalités suivantes :
Une formule de télétravail pendulaire à jours non fixes pour les salariés non-managers : de 1 à 3 jours avec un minimum de présence de 2 jours par semaine sur site. Les deux jours sur site peuvent s’entendre sur deux lieux différents (un jour à Dax et un jour à Mont de Marsan) pour les salariés qui en font la demande. La demande sera examinée par l’encadrement, en fonction des espaces disponibles (open space et box) et de la nature de l’activité (téléphone dans les box).
Le passage de 1 à 3 jours peut s’opérer de manière progressive, de manière à accompagner le salarié dans sa pleine autonomie.
Un forfait annuel de jours de télétravail pour les managers et agents de direction de 90 jours maximum à prendre par année civile, dans la limite de deux jours par semaine.
Les jours de télétravail sont à poser dans l’outil de gestion des absences (Agape) au moins une semaine à l’avance et il faut en informer leur supérieur hiérarchique.
L’unité de télétravail s’entend à la journée. Le télétravail par demi-journée peut toutefois être prévu à titre exceptionnel (sur validation du manager) dès lors que son recours préserve l'efficience d'organisation, par exemple quand la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d'absence du salarié ou un déplacement professionnel. Dans ce cas précis, la demi-journée de télétravail est comptabilisée comme une journée de télétravail si elle intervient le même jour qu’un jour de télétravail pour les salariés non-cadres ou décomptée du forfait des jours de télétravail pour les managers.
Choix des jours de télétravail
Le choix des jours de télétravail et leur nombre, résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié. En cas de désaccord, la demande sera appréciée par la direction. Le choix du jour de télétravail ne devra pas correspondre dans la mesure du possible à la journée de retour sur site commune de l’équipe.
3.3 le lieu du télétravail
Les situations de télétravail peuvent être les suivantes :
Depuis des locaux de l'organisme employeur qui ne sont pas le lieu habituel de travail.
Depuis le domicile du salarié.
Depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l'adresse déclarée à l'employeur est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l'activité professionnelle et conforme électriquement.
Depuis le site d'un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale ;
Depuis un tiers-lieu en France (exemple : espace de coworking), déclaré au préalable à son employeur, dès lors qu'il remplit les conditions de sécurité informatique suffisantes.
Article 4 – Les conditions de mise en place du télétravail
4.1 La formalisation du télétravail se traduit par la signature d’un avenant au contrat de travail
L’avenant télétravail au contrat de travail du salarié est conclu pour une durée de 3 ans. Cet avenant est tacitement reconductible.
L’avenant au contrat de travail reprend les éléments suivants :
Le lieu de travail à distance (domicile, autre site...) ;
La ou les formule(s) de télétravail ;
La période pour laquelle l'autorisation de télétravail est donnée et les conditions de renouvellement ;
Le matériel mis à disposition ;
Les frais pris en charge ;
Les horaires de travail et plages horaires ;
Les règles de suspension ou réversibilité applicables dans l'organisme ;
Le rappel des règles de sécurité et de confidentialité ;
Le rappel des règles d'exercice du droit à la déconnexion ;
L’attestation sur l’honneur de conformité électrique du lieu de travail à distance y compris en cas de changement de domicile ;
L’attestation d’assurance couvrant le télétravail.
4.2 Période d’adaptation et entretien de bilan
Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes respectives et se déroule dans des conditions satisfaisantes, il est prévu une période d’adaptation d’un maximum de trois mois calendaires.
Durant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires minimum. Cette période d’adaptation ne s’applique pas lors de l’éventuel renouvellement du télétravail, sous réserve que le salarié conserve le même poste.
Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable au plus tard 15 jours calendaires avant la fin de la période d’adaptation, pour effectuer un bilan.
4.3 Réversibilité hors de la période d’adaptation
Le télétravail relevant d'un d’accord entre le salarié et l’employeur, les parties ont la possibilité d'adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes :
A l'initiative du salarié : Au cours des trois ans de l’avenant de télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. En cas d'accord entre les parties ce délai peut être réduit.
A l'initiative de l'employeur : Au cours des trois ans de l’avenant de télétravail, la direction peut décider de réduire le nombre de jours de télétravail, de mettre fin, ou suspendre temporairement, le télétravail compte tenu de l'existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance impossible. La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée. Elle peut prendre en compte, à titre d'illustrations, un changement de fonction, l'existence de problématiques techniques trop fréquentes, la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixés, un besoin d'accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d'isolement du salarié, le non-respect des obligations en matière de protection des données et de bonne utilisation des données informatiques ... Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d'entretien réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique visée. Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours. La réversibilité du télétravail, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d'une nouvelle demande de télétravail par le salarié. En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail. Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.
4.4 Le télétravail en cas de situations spécifiques
En cas de pic de pollution
Lors d’épisode de pollution faisant l’objet de mesures prises par le préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l’article L.223-1 du code de l’environnement, il convient d’organiser les conditions de passage en télétravail pour les salariés.
Ainsi, dès lors que le département des Landes, ou une ville du département, se trouverait dans cette situation, le personnel pourra être autorisé à se positionner en travail à domicile afin d’éviter tout déplacement en voiture. Dans ce cas, les salariés devront s’assurer de disposer du matériel nécessaire ou en faire la demande.
En cas de fortes chaleurs ou d’intempéries exceptionnelles (températures supérieures à 32 degrés dans les locaux mis à disposition par l’employeur, verglas, neige, inondations)
En raison des épisodes de chaleurs liés au réchauffement climatique ou d’intempéries exceptionnelles, la CAF des Landes inscrit son engagement environnemental via une mesure dérogatoire au protocole pour les salariés. Le télétravail est à cette occasion à privilégier, sur une durée déterminée, dans le respect de la continuité de service et de la soutenabilité technique et informatique. Dans ce cas, l’organisation du télétravail relève des prérogatives de l’employeur et un message est adressé systématiquement aux salariés pour informer de l’application de cette mesure ainsi que de sa durée.
Article 5 – Assurance du télétravailleur
En cas de télétravail à domicile, le salarié doit informer l’assureur de son domicile qu’il y exerce une activité professionnelle et vérifier que son assurance multirisques habitation couvre sa présence et son activité pendant les journées de télétravail. Il doit obligatoirement fournir à la CAF des Landes une attestation de l’assureur en ce sens, avant la mise en place effective du télétravail.
Il en va également ainsi si le lieu d’exercice du télétravail pendulaire s’effectue en dehors du domicile principal et des locaux de l’organisme, dans les conditions prévues par cet accord.
Les équipements mis à disposition par l’employeur sont assurés par son assurance multirisque.
Article 6 – Equipements en télétravail
Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle, au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.
Lorsque le télétravail s'effectue à domicile, une attestation sur l'honneur visant la conformité électrique est demandée au salarié avant la validation de son démarrage en télétravail.
Cette attestation sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée.
A la demande du salarié, une prestation d'un diagnostiqueur professionnel sera prise en charge par l'employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, ou en cas de transformation notoire de l'installation électrique durant l'exercice du télétravail. Cette information est transmise au moment du dépôt de la demande de télétravail.
En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.
Le télétravailleur doit pouvoir exercer son activité, être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance, en respect des dispositions de l'article 11 du présent accord.
A cet effet, l'employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que lorsqu'il travaille sur site.
A ce titre, une ligne téléphonique professionnelle est mise à disposition du télétravailleur par l'employeur via l’équipement informatique délivré. En amont de leur installation, les télétravailleurs bénéficient d’un accompagnement aux outils du système d’information mis à leur disposition.
Le service informatique assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques. L'utilisation de ce matériel ne peut se faire pour un usage privé.
En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement le service informatique, ainsi que son manager.
A la demande écrite et circonstanciée du salarié et selon les disponibilités matérielles et budgétaires, et afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l'organisme met à sa disposition un mobilier adapté ainsi que les équipements nécessaires à l'exercice de ses fonctions dans des conditions équivalentes à celles dont il bénéficie lorsqu'il travaille sur site.
L’organisme examine individuellement la situation de chaque salarié en situation de handicap afin de mettre en place les mesures spécifiques, que celles-ci soient organisationnelles ou matérielles en lien avec les préconisations du médecin du travail et grâce à l'appui éventuel d'un ergonome tel que le service de médecine du travail peut le solliciter.
Le télétravailleur doit récupérer lui-même par ses propres moyens dans les locaux de l’organisme l’ensemble de l’équipement qui est mis à sa disposition. Il en assure lui-même l’installation à son domicile. En cas de difficulté pour un télétravailleur avec poste adapté pour le transport et l’installation à domicile de son équipement, les services supports rechercheront une solution.
Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements.
Le salarié s'engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail en cas de rupture du contrat de travail ou lorsqu'il est mis fin au télétravail. Le délai de restitution est fixé à 5 jours calendaires.
Dans le cas où le télétravail s’exerce dans le local d’un autre organisme du régime général de sécurité sociale ou dans un espace de “coworking”, la CAF des Landes signe au préalable un accord avec l’organisme concerné (notamment s’agissant de l’espace de travail disponible et des possibilités de connexion à distance).
Article 7 – Frais professionnels
En cas de réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié, la CAF des Landes prend directement à sa charge le coût de réalisation du diagnostic au domicile. Elle choisit le prestataire et émet la commande. La CAF des Landes rembourse l’éventuel surcoût de l’assurance du domicile pour son montant réel, sur présentation de la facture. Le salarié doit alors prouver la différence entre le montant de cette assurance habitation et celui qu’il aurait payé s’il ne s’était pas trouvé en situation de télétravail.
Quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage). Cette indemnité forfaitaire journalière est versée, mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis le domicile, une autre résidence privée différente du domicile ou un tiers- lieu tels que mentionnés à l'article 3.3, à hauteur de 3,25 € pour l’année 2025. Elle est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée.
L'indemnité forfaitaire n'est versée que pour les jours de télétravail effectif y compris pour les heures supplémentaires ou complémentaires réalisées à distance. Elle n'est pas due lorsque le salarié n'a pas été en situation de télétravail (en raison d'absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion...), y compris lorsqu'une journée de télétravail était initialement prévue. Le montant de l'indemnité est revalorisé au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'UCANSS notifie aux organismes, ainsi qu'aux organisations syndicales, dès la publication de l'indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires. Les indemnités de télétravail ne sont pas soumises à cotisations sociales, dès lors que l’allocation est attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, sous réserve de l’évolution de la réglementation.
Article 8 – Protection des données
L'organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mises à disposition.
Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile ou depuis un tiers-lieu.
Au démarrage du télétravail, chaque salarié bénéficie d’une action de sensibilisation et d'information visant à développer la culture de prévention des salariés quant à la protection des données et du matériel informatique en posture distancielle (information dispensée par le service informatique). Une documentation spécifique accessible à distance est mise à disposition. Le chemin d’accès est le suivant : Cafcom > Vie au travail > qualité de vie au travail >4-télétravail.
Article 9 – Droits et garanties individuels et collectifs
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.
En particulier, il a les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.
A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Cependant, certaines formations doivent être suivies en présentiel par tous les salariés. Lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement ou lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail. L'employeur s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'organisme. Lors de l'entretien annuel d'évaluation, le manager conduit un échange spécifique sur la charge de travail et les modalités d'exercice du télétravail. La Caf des Landes met à disposition des managers une boîte à outil via teams (par exemple, la « manager box » est proposée pour le recueil de bonnes pratiques dispensées dans le cadre du développement managérial, spécifique au management hybride). Une charte des modes de communication a également été élaborée par la CAF des Landes, accessible à tous (annexe 1).
Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables en situation de télétravail. Dans la situation d'une journée scindée en une demi-journée télétravaillée et une demi- journée non télétravaillée, si le salarié est amené à effectuer un déplacement professionnel pendant la demi-journée non télétravaillée alors il bénéficie des dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement.
Les heures supplémentaires et complémentaires réalisées en télétravail sur une journée non travaillée habituellement ouvrent droit à l’indemnité de télétravail, que celles-ci soient réalisées à raison d’une journée incomplète ou complète.
Par ailleurs, le télétravail réalisé sur une journée non travaillée habituellement, en raison de la réalisation d’heures supplémentaires ou complémentaires, ne se substitue pas aux journées de télétravail protocolaires.
Le télétravailleur prétend, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant. Ainsi, chaque journée ou demi-journée de télétravail ouvre droit à l’obtention d’un titre restaurant dans la mesure où le temps de repas est compris dans les horaires de travail journalier prévu au règlement intérieur d’horaires variables (y compris le samedi).
Il bénéficie également des dispositifs de prévention des risques et actions relevant de la qualité de vie au travail proposées au sein de l’organisme (entretien avec le service RH, visites services santé au travail etc…).
Le salarié élu municipal, départemental ou régional bénéficiaire du télétravail bénéficie des mêmes droits relatifs à son mandat qu’en situation comparable au sein des locaux de l’organisme.
Article 10 – Application du droit à la déconnexion
Le télétravail, en ce qu'il s'appuie sur l'usage des outils numériques et peut s'exercer au domicile du salarié, comporte un enjeu renforcé pour l'exercice effectif du droit à la déconnexion. Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail. Il s'entend comme le droit pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d'un temps de repos ininterrompu. Le droit à la déconnexion relève de la responsabilité de l'employeur, qui met en place les conditions de la déconnexion. Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée au respect de son propre droit à la déconnexion, ainsi qu'à l'exercice du droit à la déconnexion des autres.
Dès le démarrage du télétravail, le manager et le service ressources humaines rappellent les principes du droit à la déconnexion et proposent des entretiens spécifiques de suivi à la demande ou en cas de situations individuelles repérées afin de faire le point sur la charge de travail et la gestion des activités en télétravail. Le plan de prévention des risques psychosociaux est également déployé au sein de la CAF des Landes et accessible sur Cafcom.
Article 11 – Durée du travail et respect de la vie personnelle
Le règlement de l’horaire variable, annexe du règlement intérieur, et les contraintes de service s’appliquent aux télétravailleurs. Les télétravailleurs doivent badger sur le logiciel GAH.
Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande expresse de son employeur.
L’avenant télétravail au contrat de travail du salarié fixe les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable (par sa hiérarchie, ses collègues, les allocataires ou les partenaires…). Ces plages horaires correspondent au temps de travail effectivement décompté. A minima, les plages horaires durant lesquelles les salariés doivent pouvoir être contactés au domicile sont les plages fixes du règlement de l’horaire variable, en conformité avec le Règlement intérieur.
Comme pour les autres salariés, chaque journée télétravaillée équivaut à une journée de travail pour les salariés relevant d’un forfait annuel en jours.
Dans tous les cas, le télétravail ne doit pas conduire à ce que l’employeur s’immisce dans la vie personnelle du salarié.
La journée de télétravail doit rester aussi professionnelle et efficace que celle effectuée sur le site de l’employeur.
Il appartient à chaque salarié de porter une attention avisée afin que la vie personnelle n’interfère pas sur la vie professionnelle sur le temps de travail, tout en préservant un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle.
Article 12 – La préservation du collectif de travail
Le travail régulier à distance peut avoir pour effet d'accentuer le risque d'isolement des télétravailleurs par rapport à l’équipe. La mise en place d’une journée de retour sur site commune par équipe a pour but de préserver le collectif de travail. Le manager joue un rôle majeur pour développer des nouveaux modes d'association des salariés dans le cadre d'une organisation mixte du travail, en utilisant les technologies numériques de communication et d'information, et en adaptant les modalités de coopération au sein de son équipe, et avec les autres services. Cette dimension fait l'objet d'un accompagnement renforcé dans le plan local d'accompagnement de la fonction managériale. Pour cela, la Caf des Landes anime son collectif de managers à l’appui de la vision managériale définie collectivement (Ambitions 40_vision managériale) et met à disposition les outils indiqués aux articles 9 et 10.
Article 13– Suivi et accompagnement du télétravailleur
Le manager du télétravailleur propose un entretien pour effectuer un bilan, au plus tard 15 jours calendaires avant la fin de la période d’adaptation.
Le manager met en œuvre les conseils du Guide du manager (annexe 2).
Il veille notamment à préserver le contact avec les télétravailleurs. De même, chaque télétravailleur est accompagné par les services supports pour la mise en œuvre opérationnelle de son télétravail. Tous les salariés télétravailleurs sont destinataires d’un guide d’accompagnement au télétravail (annexe 3)
Le salarié peut également demander un entretien auprès du service des ressources humaines pendant la période d’exercice du télétravail si besoin. Il est reçu par ce dernier au démarrage pour s’assurer que toutes les conditions sont favorablement réunies pour la mise en place de son télétravail.
Les conditions d’activité du télétravailleur sont obligatoirement évaluées lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement. A chaque EAEA, le manager et le salarié font le point sur la pratique du télétravail et échangent sur l’organisation du travail, la charge de travail et le lien avec l’organisme. L’employeur étant vigilant aux conditions de travail des télétravailleurs.
Article 14 – Relations sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.
A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusées par les représentants du personnel et ils ont accès à leurs représentants. A cet égard, les parties signataires conviennent de négocier au niveau de l’organisme un nouvel accord d’entreprise permettant l’accès et l’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisation syndicales qui y sont implantées, afin de permettre aux salariés en télétravail à domicile d’accéder aux informations diffusées.
Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentant du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédits d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.
Afin de favoriser le dialogue social, sa tenue en présentiel est privilégiée. Pour assurer sa continuité en situation de télétravail, le dialogue social peut se poursuivre en distanciel ou en configuration mixte, en concertation avec les membres du comité social d’entreprise. Les parties sont informées des modalités d’organisation de la séance sur les ordres du jour des réunions.
Article 15 – Consultation des représentants du personnel
Le 28 septembre 2018, la direction et les représentants syndicaux se sont réunis pour convenir des modalités d’application du nouveau protocole d’accord national du 28 novembre 2017. Les parties se sont mises d’accord pour que la mise en œuvre soit décrite au sein d’une charte. La Charte travail à distance est datée du 19 octobre 2018.
Depuis la mise en place du télétravail à la Caf des Landes, le nombre de télétravailleurs à domicile a augmenté significativement et régulièrement. Face à ce constat, la direction et les représentants syndicaux ont souhaité rédiger un protocole d’accord local. Le principe de la négociation a été présenté au CSE lors de la séance du 6 août 2020. Elle s’est conclue par la signature de notre protocole d’accord local le 30 novembre 2020.
Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l’organisme a été présenté au CSE le 14 novembre 2023 ainsi que le principe du renouvellement du présent accord. Il comprend des éléments permettant de comparer l’évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés. La liste nominative des salariés en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail et aux représentants du personnel, sous réserve de l’accord exprès du salarié.
Article 16– Santé au travail et représentants du personnel
Le télétravail peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et de leur implication Néanmoins, l'exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liés à l'isolement du salarié, ou encore au travail prolongé en posture assise et sur écran. Ceux-ci sont pris en compte dans le cadre du dialogue social via l'identification d'actions dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP. L’employeur transmet et tient à disposition du télétravailleur un guide des bons réflexes en termes d’installation du mobilier, des écrans, de posture de travail au domicile afin de prévenir les troubles musculosquelettiques ou autres liés au travail de bureau. L'employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent ainsi avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d'opposition du salarié à cette visite du domicile, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail. En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes. L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale. À cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).
Article 17 – Sensibilisation et formation au télétravail
Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée par les services supports de la CAF des Landes notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail. Cette formation peut être renouvelée si le besoin est avéré. Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance, tant en ce qui concerne l'utilisation des outils de communication et d'échange à distance, que sur les modalités d'animation du collectif de travail et d'association des collaborateurs, ou encore le suivi individuel de l'activité dans une configuration mixte. Ils sont sensibilisés aux risques professionnels spécifiques liés à la posture de télétravail en lien avec le plan de prévention de l'organisme. À ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques du management de télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers a été mis en place dans le cadre de la démarche du développement managérial de la CAF des Landes. Les salariés de l'unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
Article 18 – Dispositions diverses
Durée de l’accord et entrée en vigueur
Les dispositions du présent accord sont applicables au sein de la CAF des Landes à compter de l'obtention de l'agrément par les autorités de tutelle. Il s'applique sous réserve de l'agrément prévu par le code de la sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur. L'accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans, à compter de sa date d'agrément.
Suivi de l’accord
L'employeur fournira un bilan annuel à l’organisation syndicale signataire et une commission de suivi composée des deux parties signataires sera organisée aux 2 ans de mise en œuvre de l'accord. Le bilan annuel sur le suivi de l’accord comprend les informations permettant de :
Veiller à sa bonne application pratique en disposant notamment d’un droit d’alerte des IRP et de la Direction ;
Résoudre les difficultés d’application et de mise en œuvre ;
L'examen de l'application du présent accord portera notamment sur :
L'effectif concernés par catégories (employés et cadres, agents de direction),
Les formules de télétravail ;
La mobilisation de l'offre de formation institutionnelle à destination des managers et des télétravailleurs ;
Le suivi des demandes de télétravail en attente de mise en œuvre dans le cadre des contraintes budgétaires ;
Le suivi des demandes complémentaires de matériel (mobilier ou matériel informatique) des salariés bénéficiant déjà d’un accord de télétravail ;
De plus, les parties à l’accord se réuniront 3 mois avant la fin de son application pour faire un bilan de sa mise en œuvre et envisager les conditions de son renouvellement ou de son remplacement.
Modalités de révision de l’accord
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Formalités de dépôt et de publicité
Le présent accord sera notifié à l’organisation syndicale représentative et sera déposé auprès du greffe du conseil des prud'hommes dans les conditions prévues par le Code du travail. Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Il sera diffusé à l’ensemble du personnel et une information sera assurée par le Directeur à l’aide d’une note technique.
L’accord sera consultable sur cafcom / vie au travail / textes GRH.
La newsletter mensuelle destinée aux salariés absents et adressée par mail, communiquera sur le protocole.
A MONT DE MARSAN, le 13 février 2025. En 3 exemplaires originaux.
