Accord d’Entreprise sur le Télétravail ChamberSign
CHAMBERSIGN France, Société par Actions Simplifiée dont le siège social est situé 8-10 rue Pierre Brossolette, 92300 Levallois-Perret, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 433 702 479, représentée par Monsieur XXXX, agissant en qualité de Directeur Général, ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes, ci-après dénommée « l’Entreprise », a décidé ce qui suit :
PREAMBULE
La crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19 a modifié les habitudes de travail des salariés de l’Entreprise ChamberSign et a fait émerger un mode de travail hybride combinant travail en présentiel et travail en distanciel. Les retours d’expérience des salariés sur cette période particulière tendent à confirmer leur volonté de voir pérenniser ce type d’organisation. De son côté, l’Entreprise ChamberSign a pu constater que le télétravail constitue à la fois un moyen de moderniser l'organisation du travail, mais aussi un moyen pour les salariés de concilier vie professionnelle et vie sociale et de leur donner une plus grande autonomie dans l'accomplissement de leurs tâches. Cela étant, l’activité spécifique de l’Entreprise ChamberSign repose sur des exigences opérationnelles, organisationnelles et techniques qui rendent indispensable le travail collaboratif de l’ensemble des salariés. En conséquence, même si l’Entreprise tend vers l’ouverture au télétravail « habituel » au travers du présent Accord d’Entreprise, elle rappelle que le travail en présentiel reste le cadre de référence indispensable à la réalisation de son activité. Au travers du présent Accord d’Entreprise, la Société ChamberSign souhaite définir le cadre de mise en œuvre du télétravail :
qui répond aux nouvelles attentes de ses salariés ;
tout en restant compatible avec ses propres attentes en terme de productivité, d’efficacité et de sécurité ;
via une organisation du travail préservant ainsi l’intérêt mutuel des salariés et de l’Entreprise. L’Entreprise ChamberSign rappelle que la mise en œuvre du télétravail, dans les conditions définies ci-après, en dehors des cas de circonstances exceptionnelles, relève d’une démarche personnelle et volontaire de chaque salarié et nécessite l’accord exprès et préalable de la Direction. Elle rappelle, en outre, que le recours au télétravail repose sur la responsabilisation de chaque salarié éligible et sur une relation de transparence et de confiance vis-à-vis de son employeur. Pour l’ensemble de ces raisons, la Direction a décidé de mettre en place le présent Accord de télétravail, qui entrera en vigueur à compter 1er février 2024. Le comité social et économique a été informé et consulté sur le contenu du présent Accord de télétravail au cours des réunions qui se sont tenues les 17 octobre 2023 et le 17 novembre 2023.
SOMMAIRE
TOC \h \z \t "META 1;1;META 2;2;META 3;3;META 4;4" Préambule :________________________________________________________________________1 1-Champ d’application_______________________________________________________________4 2-Définitions_______________________________________________________________________4 2.1. Le télétravail PAGEREF _Toc96011690 \h 4 2.2. Le télétravailleur PAGEREF _Toc96011691 \h 4 2.3. Le lieu de télétravail PAGEREF _Toc96011692 \h 4 3-Conditions d’éligibilité au télétravail___________________________________________________4 3.1. Evaluation des postes éligibles au télétravail : PAGEREF _Toc96011694 \h 4 3.2. Evaluation des salariés éligibles au télétravail : PAGEREF _Toc96011695 \h 5 4-Mise en place du télétravail_________________________________________________________5 4.1. Candidature et acceptation PAGEREF _Toc96011697 \h 6 4.2. Avenant au contrat de travail PAGEREF _Toc96011698 \h 6 4.3. Situation individuelles particulières : salariés en situation de handicap, salariés pour lesquels le télétravail a été préconisé par le médecin du travail et salariées enceintes PAGEREF _Toc96011699 \h 6 5-Modalités d’organisation du télétravail________________________________________________7 5.1. Fréquence du télétravail PAGEREF _Toc96011701 \h 7 5.2. Pose des jours de télétravail PAGEREF _Toc96011702 \h 8 5.3. Plages horaires permettant de joindre le Salarié en situation de télétravail PAGEREF _Toc96011703 \h 8 5.4. Suivi du temps de travail PAGEREF _Toc96011704 \h 8 5.5. Charge de travail PAGEREF _Toc96011705 \h 9 5.6. Intégration à la communauté de travail PAGEREF _Toc96011706 \h 9 6-Adaptation et réversibilité__________________________________________________________9 6.1. Période d’adaptation PAGEREF _Toc96011708 \h 10 6.2. Réversibilité du télétravail PAGEREF _Toc96011709 \h 10 6.2.1. A la demande du Salarié____________________________________________________ PAGEREF _Toc96011710 \h 10 6.2.2. A la demande de l’Entreprise Chambersign_____________________________________ PAGEREF _Toc96011711 \h 10 6.3. Changement de fonctions, de service ou de domicile PAGEREF _Toc96011712 \h 10 7-Le lieu d’exécution du télétravail et les équipements de travail____________________________11 7.1. Le lieu d’exécution du télétravail PAGEREF _Toc96011714 \h 11 7.2. Les équipements de travail fournis par l’Entreprise Chambersign PAGEREF _Toc96011715 \h 11 7.2.1. Utilisation des équipements fournis par l'employeur______________________________ PAGEREF _Toc96011716 \h 12 7.2.2. Entretien des équipements__________________________________________________ PAGEREF _Toc96011717 \h 12 8-Frais professionnels et indemnité d'occupation du domicile_______________________________12 8.1. Fournitures de bureau et affranchissements pour les envois postaux PAGEREF _Toc96011719 \h 12 8.2. Participation de l’Entreprise Chambersign à l’achat d’équipements spécifiques PAGEREF _Toc96011720 \h 12 9-Assurance_______________________________________________________________________12 10-Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles_____________________________________13 11-Droit à la déconnexion____________________________________________________________13 12-Egalité de traitement_____________________________________________________________13 13-Obligations de discrétion et de confidentialité_________________________________________13 14-Santé et sécurité au travail________________________________________________________14 15-Suivi du télétravailleur____________________________________________________________14 16-Protection de la vie privée_________________________________________________________14 ANNEXE : Attestation sur l'honneur____________________________________________________ PAGEREF _Toc96011729 \h 15
1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent Accord d’Entreprise et les dispositions qui en découlent s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’Entreprise ChamberSign. Il est rappelé que le télétravail, hors cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure n’est ni un droit, ni une obligation, il repose sur la base du volontariat et nécessite l’accord réciproque du salarié et de l’employeur. Il est mis en œuvre à la seule demande du salarié, qui fera l’objet d’un examen et sera soumise à l’acceptation de l’employeur, dans les conditions définies ci-après.
2 – definitions
2.1. Le télétravail
L’article L. 1222-9 du Code du travail définit le télétravail comme :
toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un Salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
2.2. Le télétravailleur
Le télétravailleur est défini comme :
tout salarié de l’Entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus et répondant aux conditions d’éligibilité définies au §3. des présentes.
2.3. Le lieu de télétravail
Le lieu de télétravail est fixé, par principe, au domicile du Salarié qui s’entend comme étant sa résidence principale. Le Salarié doit déclarer l’adresse de son domicile au service des ressources humaines. Lorsque le Salarié est amené à changer de domicile, celui-ci doit en informer sans délai le service des ressources humaines afin de déterminer si le nouveau domicile permet, ou non, au Salarié, de rester éligible au télétravail. Exceptionnellement il pourra être accordé un télétravail hors de la résidence principale sous réserve d’un accord écrit et préalable.
3 – Conditions d’eligibilite au teletravail
L’Entreprise ChamberSign ne souhaite pas restreindre le bénéfice du télétravail à certaines fonctions. Cela étant, la mise en œuvre du télétravail doit répondre à plusieurs conditions, notamment d’éligibilité, tant au niveau du poste occupé, qu’à celui du Salarié.
3.1. Evaluation des postes éligibles au télétravail :
Le passage en télétravail nécessite que l’activité du Salarié puisse être exercée à distance. Le responsable de chaque service est chargé, en accord avec la Direction, de déterminer si un poste peut être occupé de manière satisfaisante dans un cadre de travail établi à domicile.
Les considérations pouvant être prises en compte (sans prétendre à l'exhaustivité) incluent :
niveau/échelon du poste (indiquant généralement le niveau de supervision hiérarchique requis) ;
fréquence des interactions quotidiennes en face-à-face avec les membres de l'équipe ;
exigences techniques : le poste nécessite-t-il l'utilisation d'un équipement spécialisé non disponible normalement dans un environnement domestique ?
limitation ou indisponibilité de certaines compétences requises au sein des locaux de l’Entreprise.
Ainsi, ne seront pas éligibles au télétravail les postes qui, par nature, requièrent la présence physique du Salarié dans les locaux de l’Entreprise ChamberSign. Il s’agit par exemple des activités induisant l’accueil et la gestion de personnes (exemple : gestion de prestataires extérieurs), des activités nécessitant l’utilisation d’équipements ou matériels non mobiles ou non utilisables en dehors des locaux de l’Entreprise, des activités nécessitant de travailleur sur des données soumises à des limitations de confidentialité et de sécurité interdisant la sortie des locaux, ou encore des activités nécessitant une collaboration permanente en présentiel avec d’autres salariés...
3.2. Evaluation des salariés éligibles au télétravail :
Outre l’éligibilité du poste au télétravail, il est également nécessaire de vérifier la capacité du Salarié à exercer ses fonctions de façon autonome à distance, ce qui nécessite notamment certaines aptitudes individuelles et qualités professionnelles. Cette étape n’aura lieu que si le poste a été jugé éligible au télétravail. Les facteurs à considérer au niveau individuel peuvent inclure :
l’ancienneté du Salarié ;
le niveau de supervision requis ;
l’expérience/le niveau de compétences du Salarié par rapport au travail à exécuter ;
la capacité du Salarié à gérer son temps de travail (organisation, priorisation des tâches ...) sur son lieu de télétravail ;
la facilité du Salarié à utiliser les outils numériques de communication ;
une expérience préalable de télétravail réussie ;
la distance domicile/bureau ;
la disponibilité d’un espace dédié au travail, au sein du domicile du Salarié, pour assurer la confidentialité et la sécurité (cf. §7).
Autonomie du poste
Il est précisé que le fait d'être en télétravail ne doit pas faire obstacle aux déplacements professionnels qu'exigent la fonction exercée par le Salarié.
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4 – Mise en place du teletravail
Le passage en télétravail se fait sur demande du Salarié (hors circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure) et est subordonné à l’accord exprès et préalable de la Direction quant au principe et aux modalités d’organisation du télétravail.
4.1. Candidature et acceptation
La mise en place du télétravail doit suivre la procédure suivante : Le Salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite et motivée auprès du service des ressources humaines. A noter que l’Entretien Annuel reste un moment privilégié pour évoquer ce sujet et faire le point avec son supérieur hiérarchique.
Le service Ressources Humaines ou la Direction examine la demande du Salarié et fixe, si nécessaire, un entretien avec le Salarié dans un délai de 20 jours calendaires afin d’échanger notamment sur l’origine et les motivations de sa demande ;
après avoir analysé l’éligibilité du Salarié et du poste qu’il occupe au passage en télétravail, la Direction ou le service des Ressources Humaines répond au Salarié. Cette réponse écrite doit être communiquée au Salarié dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la demande du Salarié.
En cas de refus, cette décision sera motivée par écrit et portée à la connaissance du Salarié, conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du Code du travail.
Il est rappelé qu’une demande de passage en télétravail peut, notamment, être refusée par la Direction pour les raisons suivantes :
non-conformité aux critères d’éligibilité définis aux présentes ;
autonomie du Salarié considérée comme insuffisante au jour de la demande ;
impossibilité technique ;
risque de désorganisation de l’activité ou du service auquel appartient le Salarié ;
motif lié à la sécurité et/ou à la confidentialité des données traitées par le Salarié.
En cas d’acceptation, la réponse portera sur le principe et les modalités de mise en œuvre du télétravail.
Il convient de préciser qu’en cas d’acceptation de principe, celle-ci ne deviendra définitive qu’après l’accomplissement, par le Salarié, des démarches nécessaires en matière d’assurance et de fourniture des justificatifs requis (cf. infra) et à la conclusion d’un avenant au contrat de travail.
4.2. Avenant au contrat de travail
La mise en œuvre du télétravail fera obligatoirement l’objet d’un avenant au contrat de travail. A la signature de son avenant, le télétravailleur recevra de l’employeur les documents relatifs aux conditions d’exécution spécifiques au télétravail (accord d’entreprise sur le télétravail, Charte informatique). Ainsi, la possibilité de télétravailler prendra effet à compter de la signature, par le Salarié, de l’avenant à son contrat de travail.
4.3. Situations individuelles particulières : salariés en situation de handicap, salariés pour lesquels le télétravail a été préconisé par le médecin du travail et salariées enceintes
L’Entreprise ChamberSign permet le recours au télétravail pour accompagner les salariés se trouvant dans des situations particulières. Il s’agit notamment des salariés en situation de handicap, des salariées enceintes pour lesquelles le temps de trajet domicile/lieu de travail doit être limité et les salariés ayant des restrictions médicales pour lesquels l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail, afin de favoriser le maintien dans l’emploi. Pour ces salariés, des modalités spécifiques de télétravail pourront être mises en place en cas de préconisation de la Médecine du travail, sous réserve des règles d’éligibilité prévues au §3 des présentes. Toute demande exceptionnelle en vue de bénéficier d’un aménagement du travail sur préconisation de la Médecine du travail, selon des modalités différentes de celles précisées au sein du présent Accord d’Entrerpise, sera examinée par la Direction afin d’étudier ses modalités de mise en œuvre (durée, nombre de jours en télétravail…) et de s’assurer de sa compatibilité avec les activités professionnelles du Salarié concerné.
La Médecine du travail devra se prononcer sur ces situations individuelles avant toute mise en œuvre d’un tel aménagement du poste de travail (matériel adéquat etc.). Une attention particulière sera portée à la préservation du lien social avec l’Entreprise ChamberSign. En tout état de cause, le télétravail ne devant pas engendrer, pour le Salarié, un risque d’isolement professionnel, un temps de présence hebdomadaire minimum sur site sera défini en concertation avec la Médecine du travail afin de permettre la bonne intégration du Salarié dans son collectif de travail. Le télétravail jusqu'à 5 jours par semaine ne devra être envisagé qu’à titre très exceptionnel sur une période limitée dans la durée (1mois maximum). En cas de réponse positive de la Direction, toute dérogation au nombre de jours de télétravail prévu au sein du présent Accord d’Entreprise fera l'objet d'un écrit précisant au Salarié la durée et les modalités d’exécution du télétravail convenues. S’agissant des salariés en situation de handicap, l’Entreprise ChamberSign rappelle que conformément aux dispositions de l’article L. 5213-6 du Code du travail, l’employeur doit notamment s'assurer que :
le poste de travail des personnes handicapées est accessible en télétravail ;
les logiciels installés sur le poste de travail des personnes handicapées et nécessaires à leur exercice professionnel sont accessibles.
5 – MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Tout salarié dont la demande de télétravail a été acceptée peut bénéficier du télétravail selon les modalités d’organisation suivantes.
5.1. Fréquence du télétravail
Pour les salariés à temps plein, le nombre de jours pouvant être télétravaillés est fixé à 2 jours par semaine au maximum, sans report possible d’une semaine sur l’autre. Pour les salariés à temps partiel, le télétravail n’est pas possible. Le nombre de jours de télétravail maximal pouvant être accordé à un salarié seront déterminés par la Direction en accord avec le salarié et sera précisé au sein de l’avenant afférent, dans le respect de la limite susvisée. Il est précisé que le télétravail n’est réalisable que par journée entière. Afin de maintenir le lien social, de prévenir l’isolement mais aussi de maintenir la cohésion et la performance des équipes, la Direction précise que chaque salarié bénéficiant du télétravail devra veiller à être présent physiquement sur site au moins deux jours par semaine, ce qui pourra donc impacter le nombre de jours de télétravail pouvant être fait sur la semaine. Ainsi, en cas de présence réduite du salarié sur la semaine en raison, par exemple (sans que cette liste soit exhaustive) d’un :
déplacement professionnel ;
jour férié ou de congés ;
arrêt maladie ;
etc.
le salarié pourra télétravailler au cours de cette semaine à la condition d’être présent sur site au moins deux jours durant cette semaine.
5.2. Pose des jours de télétravail
Afin de faciliter la bonne marche du service auquel appartient le Salarié et de tenir compte des impératifs de l’activité nécessitant la présence du Salarié à certains moments spécifiques, les jours sur lesquels le Salarié est autorisé à télétravailler ne sont pas figés au sein de l’avenant de passage en télétravail.
Ainsi, le Salarié doit planifier ses jours de télétravail 2 semaines à l’avance, en accord avec la Direction et dans le respect du nombre de jours de télétravail fixé par voie d’avenant et des dispositions visées au §5.1. En cas de modification par le Salarié de sa planification, ce dernier devra en informer son responsable de service en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires. Ce délai peut être réduit à titre exceptionnel et d’un commun accord entre le Salarié et son responsable de service. A titre exceptionnel, un jour de télétravail posé par le Salarié pourra être annulé à la demande de la Direction et/ou du chef de service en cas d’impératif opérationnel nécessitant la présence physique du Salarié sur site. La Direction veillera à en informer le Salarié le plus en amont possible pour lui permettre de s’organiser. Dans ce cas, le jour de télétravail non réalisé pourra être reporté à une date choisie conjointement entre le salarié et la Direction dans le respect des limites fixées au §5.1. Il est précisé que le Salarié qui ne travaillerait pas sur site un jour qui n’est pas planifié en télétravail sera passible de l’une des sanctions disciplinaires prévue par le règlement intérieur.
5.3. Plages horaires permettant de joindre le Salarié en situation de télétravail
Les plages horaires de disponibilité, pendant lesquelles le Salarié doit être joignable lorsqu’il se trouve en situation de télétravail, sont définies en concertation avec son responsable hiérarchique, dans les limites des horaires d’ouverture et de fermeture de l’Entreprise ChamberSign. Ces plages horaires doivent être fixées dans le respect du temps de travail hebdomadaire applicable au Salarié. S’agissant des salariés soumis à un forfait annuel en jours, les plages horaires durant lesquelles ils pourront être joignables seront également fixées par le responsable hiérarchique après concertation avec le Salarié et dans le respect des durées maximales de travail. La mention de ces plages horaires n’a pas pour but de remettre en cause leur autonomie ou leur statut, mais simplement de faciliter l’organisation du travail, tout en garantissant le respect de leur vie privée. Pendant ces plages horaires, le Salarié en situation de télétravail doit :
être joignable et participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences en lien avec ses missions ;
consulter régulièrement sa messagerie professionnelle, sa messagerie instantanée et son téléphone professionnel (pour les collaborateurs en disposant).
Il est, en effet, rappelé que le télétravail modifie uniquement le lieu d’exécution du travail et que les obligations découlant du contrat de travail demeurent inchangées.
5.4. Suivi du temps de travail
Le Salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les dispositions légales et conventionnelles concernant le temps de travail applicables au sein de l’Entreprise ChamberSign et veillera notamment à respecter :
la durée minimale de repos quotidien de 11 heures consécutives ;
la durée minimale de repos hebdomadaire de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures) ;
les durées maximales de travail (conformément aux dispositions des articles L.3121-18 et suivants du code du travail);
les temps de pause dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’Entreprise.
Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel du Salarié, ni sa durée de travail effective applicable lorsqu’il exerce son activité au sein des locaux de l’Entreprise. En outre, le télétravail ne pourra générer aucune heure complémentaire ou supplémentaire, sauf demande expresse et préalable du supérieur hiérarchique du Salarié, et validation du Directeur Général. Le Salarié en situation de télétravail devra renseigner son temps de travail dans l’outil de gestion des temps en place au sein de l’Entreprise ChamberSign, selon les modalités en vigueur.
5.5. Charge de travail
Le télétravail n’a ni pour objectif, ni pour effet d’augmenter la charge de travail du Salarié. L’activité demandée au télétravailleur doit, dès lors, être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise. La charge de travail du Salarié en situation de télétravail et les délais d’exécution sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les salariés travaillant exclusivement sur site. Les responsables de pôles ont pour rôle de contribuer à la prévention des risques psycho-sociaux des salariés, y compris lorsqu’ils sont en situation de télétravail. Le salarié et son responsable hiérarchique pourront se rencontrer afin notamment, de faire un bilan sur le travail réalisé dans le cadre du télétravail, et de faire un point sur l'évaluation de la charge de travail du Salarié en télétravail (maîtrise du temps de travail, bilan de charge de travail et régulation de la charge de travail etc.). En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le Salarié en situation de télétravail a l’obligation de contacter sans délai son responsable hiérarchique afin de trouver les solutions appropriées. Dans l'hypothèse où le Salarié rencontrerait une difficulté liée au mode d’organisation en télétravail, il peut solliciter, en cours d’année, un entretien auprès de la Direction et le service des Ressources Humaines qui devra fixer un entretien avec le salarié dans un délai maximum de 20 jours calendaires, sauf cas exceptionnels. Indépendamment des réajustements éventuels en cours d’année, les conditions d'activité en télétravail, la charge de travail que cela génère et le droit à la déconnexion seront discutées avec le Salarié lors de l'entretien annuel.
5.6. Intégration à la communauté de travail
L'employeur doit prévenir l'isolement du Salarié en situation de télétravail par rapport aux autres salariés de l’Entreprise. En effet, le Salarié doit pouvoir rencontrer régulièrement sa hiérarchie et ses collègues de travail, ainsi que participer aux activités sociales. A cet effet, il devra travailler suffisamment dans les locaux de l’Entreprise ChamberSign. L’Entreprise ChamberSign rappelle l’importance des échanges informels et de la tenue de certains événements en présentiel, au sein des équipes, mais aussi plus largement à l’échelle de l’Entreprise (certaines réunions, formations, ...) Ainsi, en dehors des périodes de présence obligatoire sur site, le Salarié est tenu de se rendre dans les locaux de l’Entreprise pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service.
6 – adaptation et reversibilite
La situation de télétravail résulte de la conjugaison de la volonté des parties (Entreprise/Salarié) et de l'adéquation du poste de travail visé. Les attentes et contraintes de chacun pouvant être amenées à évoluer au fil du temps, les dispositions relatives au télétravail prévoient deux modalités permettant de mettre un terme à cette organisation spécifique : la période d’adaptation et la réversibilité.
6.1. Période d’adaptation
Durant les 4 premiers mois de télétravail, l’Entreprise ChamberSign comme le Salarié pourront mettre fin au télétravail, après un entretien entre les parties, soit par remise de la lettre en mains propres, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un délai de prévenance d’un mois. L’objet de cette période est de vérifier la compatibilité organisationnelle du télétravail avec l’organisation de l’Entreprise.
6.2. Réversibilité du télétravail
Une fois la période d’adaptation écoulée, dans le cas où la situation de télétravail du Salarié ne permettrait plus de répondre aux attentes et contraintes de chacun, le Salarié ou l’Entreprise ChamberSign pourront mettre fin au télétravail dans les conditions suivantes.
6.2.1. A la demande du Salarié
A sa demande, le Salarié bénéficiera à tout moment de la possibilité de mettre un terme à son avenant de télétravail et ainsi revenir travailler en présentiel tous les jours de la semaine au sein des locaux de l’Entreprise ChamberSign. La demande sera effectuée par écrit auprès du service des ressources humaines, soit par remise de la lettre en mains propres, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par courriel. Dans le cas où le Salarié souhaiterait exercer son activité en partie en télétravail, celui-ci devra déposer une nouvelle demande dans les conditions prévues au §4 des présentes.
6.2.2. A la demande de l’Entreprise ChamberSign
L’Entreprise ChamberSign pourra demander au Salarié de travailler intégralement sur site, notamment si :
les conditions d’éligibilité du Salarié ou de son poste ne seraient plus remplie ;
l’exécution de la prestation du travail à distance ne s’avère plus adapté au Salarié ;
les performances constatées lorsque le Salarié se trouve en situation de télétravail ne donnaient pas satisfaction ;
la mise en œuvre du télétravail n’est plus compatible avec les besoins opérationnels et fonctionnels de l’Entreprise ChamberSign.
Cette décision sera motivée et notifiée par écrit au Salarié par lettre en mains propres, soit par lettre recommandée avec accusé de réception. La clause de réversibilité prendra alors effet dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception, par le Salarié, de la lettre remise en mains propres, ou de la première notification de la lettre recommandée avec accusé de réception. A l’issue de ce délai de prévenance, le Salarié réalisera sa prestation de travail uniquement en présentiel dans les locaux de l’Entreprise ChamberSign. Le délai de prévenance susvisé pourra être réduit, d’un commun accord entre les parties, voir supprimé en cas d’impossibilité technique de poursuivre le télétravail.
6.3. Changement de fonctions, de service ou de domicile
En cas de changement de poste, de service, d’établissement ou de domicile du Salarié, un réexamen des critères d’éligibilité sera effectué par la Direction et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail ou à l’émission d’un nouvel avenant. Dans l’éventualité d’un déménagement décidé par le Salarié, il devra en avertir l’Entreprise ChamberSign sans délai, s'assurer que le nouveau logement remplit les conditions définies dans le présent Accord et communiquer l’attestation d’assurance obligatoire (Cf. §9).
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7 – lE LIEU D’EXECUTION DU TELETRAVAIL ET LES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
7.1. Le lieu d’exécution du télétravail
Préalablement au passage en télétravail, le Salarié a l’obligation de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. Plus particulièrement, le Salarié doit vérifier la compatibilité de l’installation électrique de son domicile avec la réglementation en vigueur et en certifie la conformité à l’Entreprise ChamberSign sous forme d’attestation sur l’honneur (modèle annexé aux présentes). Il s’agit d’une condition préalable sine qua non, étant précisé que l’attestation devra être remise à la Direction préalablement à la mise en place du télétravail à défaut de quoi la demande du Salarié sera refusée. Lorsque le Salarié estime que son installation électrique doit être vérifiée, compte tenu de son ancienneté, il doit impérativement faire effectuer un diagnostic électrique, à ses frais. En cas de déménagement, le Salarié devra communiquer à la Direction l’ensemble des documents justifiant de la conformité de son nouveau lieu de télétravail sans délai (attestation sur l’honneur, nouveau certificat d’assurance). Dans le cas où le nouveau logement s’avèrerait non conforme, le télétravail prendra fin de droit. Il est impératif que le Salarié travaillant à domicile ait continuellement à sa disposition un environnement lui permettant d'accomplir sa tâche d'une manière professionnelle. Dès lors, le Salarié s’engage à avoir un espace au sein de son domicile dédié exclusivement à l’exécution de son travail qui doit être propice au travail et à la concentration. Cet espace doit permettre d’assurer la protection et l’intégrale confidentialité de toutes les données professionnelles. En outre, le lieu de télétravail doit être équipé d’une connexion internet sécurisée et de qualité suffisante (l’utilisation de l’internet du domicile est acceptée, des justificatifs pouvant être demandé) pour permettre de travailler à distance et notamment de communiquer par visioconférence, condition indispensable à la réalisation du télétravail. Ceci constitue une clause de suspension de télétravail en cas de non-respect.
7.2. Les équipements de travail fournis par l’Entreprise ChamberSign
L’Entreprise fournira l'équipement informatique correspondant aux exigences du poste, à savoir :
un ordinateur ;
un écran ou éventuellement deux ;
un casque-micro ;
la mise à disposition d'un téléphone portable sera, quant à elle, déterminée en fonction des besoins du poste concerné.
Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au Salarié de prendre connaissance des consignes qui lui seront remises et de les respecter scrupuleusement. Il devra également suivre les formations éventuellement demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni. Ce matériel restant la propriété de l’Entreprise ChamberSign, le Salarié s'engage à le restituer dès la fin de la période de télétravail. En outre, le Salarié dispose d’un accès à distance au réseau interne de l’Entreprise, ainsi qu’aux logiciels nécessaires à l’exécution de sa prestation de travail. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il est expressément interdit au Salarié en situation de télétravail d’utiliser un ordinateur personnel pour réaliser son activité professionnelle.
7.2.1. Utilisation des équipements fournis par l'employeur
Le Salarié s’engage, sous peine de sanction disciplinaire, à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel les équipements mis à sa disposition par l’Entreprise ChamberSign, hors dérogations prévues par la Charte d’utilisation des systèmes d’information et de communication. En outre, le Salarié ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat.
7.2.2. Entretien des équipements
Le Salarié s'engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le Salarié doit en aviser immédiatement l’Entreprise ChamberSign qui prendra, dans les plus brefs délais, les décisions pour réduire le plus possible le temps d'indisponibilité du système.
8 – Frais professionnels et indemnite d’occupation du domicile
L’Entreprise ChamberSign prend en charge les frais de réparation et d’entretien de l'équipement informatique fournis au Salarié dans le cadre du télétravail.
8.1. Fournitures de bureau et affranchissements pour les envois postaux
Les besoins en fournitures de bureau ainsi que les affranchissements pour les envois postaux nécessaires à l’exercice des fonctions sont pris en charge par l’Entreprise ChamberSign. Cela étant et par principe, le Salarié en situation de télétravail veillera à effectuer les envois postaux et à se procurer les fournitures dont il a besoin, lorsqu’il est présent dans les locaux de l’Entreprise. En cas de besoin exceptionnel de fournitures de bureau ou d’envoi postal en dehors des locaux de l’Entreprise, le Salarié en situation de télétravail sera remboursé de ces frais à condition de communiquer à l’Entreprise les justificatifs afférents (factures, etc.).
8.2. Participation de l’Entreprise ChamberSign à l’achat d’équipements spécifiques
Hormis les équipements cités ci-dessus (Cf. §7.2), les salariés en situation de télétravail ne pourront pas demander une participation de l’Entreprise concernant l’achat d’équipements spécifiques.
8.3. Indemnité d’occupation du domicile
L’Entreprise ChamberSign n’indemnise pas l’occupation du domicile du salarié effectuant le télétravail.
9 – ASSURANCE
Le Salarié s’engage à informer son assureur de l’utilisation de son domicile dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle, avec du matériel appartenant à son employeur. Le Salarié s’engage à remettre à l’Entreprise ChamberSign une attestation d’assurance « multirisques habitation » couvrant son domicile et ce, préalablement à la signature de l’avenant de passage en télétravail. De son côté, l’Entreprise ChamberSign atteste assurer tout son matériel informatique dans et hors des locaux de l’Entreprise. En tout état de cause, le Salarié en situation de télétravail devra prendre toutes les précautions nécessaires afin de ne pas exposer, par imprudence ou négligence, le matériel mis à sa disposition par l’Entreprise, à des risques de détérioration, de vol, de perte de données ... En cas de déménagement, le Salarié s’engage à prévenir l’Entreprise ChamberSign en lui indiquant l’adresse du nouveau lieu de télétravail et à accomplir les mêmes démarches et formalités que celles réalisées préalablement à son passage en télétravail en matière de couverture assurance
10 – teletravail PONCTUEL / EXCEPTIONNEL en cas de circonstances exceptionnelles
Le télétravail exceptionnel peut intervenir à la demande du Salarié ou à la demande de l’employeur. Certaines circonstances particulières ou exceptionnelles peuvent justifier qu'un Salarié, établi d'ordinaire dans les locaux de l’Entreprise ChamberSign et qui ne bénéficie pas du dispositif du télétravail dit « habituel » tel que développé ci-dessus, ait la nécessité de travailler à domicile. En cas de demande exceptionnelle par le Salarié, l’accord préalable de l’employeur devra être formalisé soit au moyen d’un simple échange de courriers ou de mails ou par validation de la demande sur le logiciel de présence. Les collaborateurs à temps partiel, peuvent bénéficier du télétravail exceptionnel. De manière exceptionnelle la durée minimale du télétravail peut être réduit à une demie journée. En outre, le télétravail exceptionnel pourra être mis en place par la Direction pour permettre la continuité de l’activité de l’Entreprise ChamberSign ou pour garantir la protection des salariés dans des circonstances exceptionnelles telles qu’une menace de pandémie, un épisode de pollution, en cas de force majeure. En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menaces d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail sera considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l’Entreprise et garantir la protection des salariés. L’accord du Salarié ne sera donc pas requis. La mise en place du télétravail ne nécessitera alors pas d’autre formalisme entre employeur et Salarié qu’une note de service ou un échange de courriers ou de courriels.
11 – DROIT A LA DECONNEXION
Le Salarié en situation de télétravail bénéficie du même droit à la déconnexion que les salariés travaillant sur site conformément aux règles en vigueur au sein de l’Entreprise ChamberSign. Par conséquent, le Salarié veillera, sur son temps de repos et de congés, à ne pas utiliser les outils numériques professionnels mis à sa disposition sur son lieu de télétravail, ni à se connecter au réseau professionnel.
12 – EGALITE DE TRAITEMENT
Le Salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise.
13 – OBLIGATIONS DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE
Le télétravail a un impact direct sur les données professionnelles qui sont traitées par le Salarié en dehors des locaux de l’Entreprise ChamberSign, ce qui augmente les risques d’intrusion informatique et de divulgation des données confidentielles. En conséquence, le Salarié en situation de télétravail doit veiller scrupuleusement au respect des règles de confidentialités et de protection des données et doit prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la confidentialité des informations et documents qui lui sont confiés et auxquels il a accès dans le cadre de l’exécution de ses fonctions. En outre, le Salarié doit veiller à respecter l’ensemble des règles fixées au sein de la Charte d’utilisation des systèmes d’information et de communication.
Le Salarié veille à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. En outre, il s’engage à ne pas :
supprimer les applications informatiques nécessaires à la protection des données de son ordinateur ;
communiquer ses codes d’accès à son ordinateur et, le cas échéant, son téléphone professionnel, à des tiers (y compris son entourage proche) ;
Laisser des tiers utiliser l’ordinateur et le téléphone portable qui lui ont été fournis par l’Entreprise ChamberSign.
En tout état de cause, le Salarié devra signaler sans délai à l’Entreprise tout perte ou vol de son ordinateur professionnel, de son téléphone portable professionnel, de tout document papier contenant des données professionnelles, afin de lui permettre de prendre les mesures nécessaires afin de bloquer les accès aux données et de répertorier les données perdues. La violation des obligations susvisées peut donner lieu à sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.
14 – sante et securite au travail
Le Salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail que les salariés exerçant leur activité exclusivement dans les locaux de l’Entreprise ChamberSign. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le Salarié doit en informer le service des ressources humaines dans les plus brefs délais par tout moyen et fournir un justificatif d’absence dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’Entreprise. Il est expressément rappelé qu’en cas d’arrêt maladie, le Salarié autorisé à télétravailler, ne doit exercer aucune activité professionnelle durant son arrêt.
15 – suivi du teletravailleur
Au cours de l'entretien annuel d'évaluation, les conditions d'activité, la charge de travail liés au télétravail et le droit à la déconnexion seront discutés.
16 – protection de la vie privee
L’Entreprise ChamberSign s’engage à mettre en place une organisation permettant de respecter la vie privée du Salarié en situation de télétravail, en particulier en ce qui concerne les modalités de fixation des plages horaires de disponibilité durant lesquelles il peut être contacté.
Fait à Lyon, le 20 décembre 2023
Représentant CSE (collège Cadre & Agent de Maitrise)
Pour la SAS ChamberSign
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Représentant CSE (collège Employé & Technicien)
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ANNEXE : Attestation sur l'honneur
Je, soussigné(e), Monsieur/Madame ……………………………………………., Né(e) le ………………………, à ………………………………………………… ; Demeurant ……………………………………………………………………………………………………………. Occupant le poste de ………………………………………………………………………….
Atteste sur l'honneur :
avoir pris connaissance de l’Accord de télétravail de l’Entreprise Chambersign datée du ... et en accepter pleinement les termes et conditions ;
que mon lieu de télétravail dispose d’une installation électrique conforme à la réglementation électrique et compatible avec le branchement d’un ordinateur portable ;
que l’espace de travail et le mobilier utilisé pour travailler à distance sur mon lieu de télétravail sont adaptés à l’exécution de mes missions et de mes tâches professionnelles ;
que mon lieu de télétravail répond aux règles de sécurité (détecteur incendie…), et d’hygiène et de santé (propreté, ventilation, aération, bruit, éclairage…) ;
disposer, sur mon lieu de télétravail, d’une connexion internet sécurisée et de qualité suffisante (haut débit/fibre optique), me permettant de télétravailler ;
avoir informé prévenu mon assurance du fait que je travaille sur mon lieu de télétravail avec du matériel appartenant à mon employeur ;
disposer d'une assurance habitation personnelle « multirisques » couvrant l’exécution de mon activité professionnelle depuis mon domicile, et d'une assurance responsabilité civile individuelle, que je mets en PJ de ma demande de télétravail et m'engager à communiquer, chaque année au service des Ressources Humaines, des attestations d’assurance à jour ;
m’engager à tout mettre en œuvre pour assurer la sécurité et la confidentialité des données professionnelles dont je dispose sur mon lieu de télétravail. (cf à la charte de sécurité informatique)
Je m'engage à informer ChamberSign sans délai de tout changement portant sur les déclarations susvisées, pouvant notamment résulter d'évolutions apportées à mon lieu de télétravail. Je m'engage également à informer ChamberSign sans délai de mon changement de lieu de télétravail et à fournir une déclaration sur l'honneur relative à ce nouveau lieu de télétravail. Fait pour servir et valoir ce que de droit. A ..., le ...
