ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS
CHEIL FRANCE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
CHEIL FRANCE
Société par actions simplifiée, dont le siège social est sis 1, rue Fructidor - 93400 Saint-Ouen, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bobigny sous le numéro 508 344 157, et représentée par M. son Président,
Ci-après dénommée « Cheil France » ou « La Société » d'une part,
ET:LES ORGANISATIONS SYNDICALES SUIVANTES
La CFE-CGC représentée par M.
Ci-après dénommées « Le délégué syndical » d'autre part,
Ci-après dénommées collectivement les « Parties signataires» ou les « Parties », et individuellement la « Partie signataire » ou la « Partie ».
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A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
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PREAMBULE
Il est rappelé que plusieurs avantages salariés ont été révisés et mis en place dès le 1e r juillet 2024, dont notamment l'augmentation de 10% de la participation de l'entreprise au Pass Navigo, ainsi que le remboursement des frais de parking à Sai nt-Ouen.
Ainsi, dans le cadre des négociations annuelles obligatoires 2024, la société CHEIL et la CFE - CGC ont considéré comme nécessaire l'adoption d'un accord permettant de rappeler les procédures internes et les modalités de remboursement des frais professionnels, et d'y inscrire les avantages révisés.
Le présent accord a également pour objectif de répondre à la volonté des Parties signataires de trouver une harmonisation dans l'application des dispositifs en la matière.
Il a donc été arrêté et convenu le présent accord.
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ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D'APPLICATION DU PRESENT ACCORD
Le présent accord est applicable à tous les salariées liées par un contrat de travail avec la société Cheil France.
Sont cependant expressément exclus du champ d'application de l'accord : Les stagiaires ; Les apprentis ; Les collaborateurs en contrat de professionnalisation.
Le présent accord a pour objectif de définir : Les principes de déplacement et de remboursement de notes de frais ; La nature et le montant des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle pouvant faire l'objet d'une demande de remboursement sur présentation d'une note de frais (« dépenses autorisées ») ; La procédure à respecter pour en obtenir le remboursement ;
Le présent accord concerne toutes les dépenses engagées par les salariés dans le cadre : Des déplacements professionnels (Business Trip), De leur activité professionnelle pouvant faire l'objet d'une demande de remboursement sur présentation de justificatif sous forme d’une note de frais (« dépenses autorisées »).
Les dispositions prises, en matière de remboursement des frais, doivent être conformes aux règles fiscales et sociales (URSSAF) existantes.
Les frais professionnels ne doivent pas être pour les salariés de la société Cheil France, ni une charge financière, ni une opportunité de gains.
La situation d'éloignement ne doit pas résulter d’une convenance personnelle du co llaborateur , cette dernière ne pouvant ouvrir droit à indemnisation au titre des frais profe ssi onnels.
Tout manquement aux règles exposées dans le présent accord est susceptible de conduire au report ou à un refus de remboursement et/ou à sanction disciplinaire .
Toute exception aux principes et aux règles doit être autorisée par la Direction préalablement à la dépense .
ARTICLE 3 : POLITIQUE DE FRAIS PROFESSIONNELS
Au sein de Cheil France, les dépenses professionnelles sont scindées en deux process :
Celles engagées pendant les déplacements professionnels « Les Business Trip » : Ces dépenses concernent tous les frais engagés pendant une période de déplacement, appelé « Business Trip Request ». Ces déplacements peuvent être dans le cadre d un projet ou hors projet.
Dès lors qu'il y a un déplacement professionnel avec à minima un hôtel, ou un train, ou un avion, il faut ouvrir un « Business Trip Request » en amont du voyage (dès que possible et 7 jours minimum avant un voyage hors Europe et 3 jours minimum avant un voyage en France) et le clôturer au retour (cf. Manuel Business Trip Process).
Celles engagées dans le cadre des besoins professionnels « Persona ! Expense » : Ces dépenses concernent tous les frais non liés à un « Business trip » (ex : taxi le soir, dîner au bureau, frais ponctuels...). Ces dépenses peuvent être liées à un projet « Billiables expenses» ou frais généraux
« General Expenses ».
La politique relative aux dépenses professionnelles de la société Cheil France est établie autour des principes sui vants :
Alternatives aux déplacements : Avant d'opter pour un déplacement, les autres alternatives telles que les vidéoconférences ou les conférences téléphoniques, plus économiques, doivent être envisagées.
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La politique de CHEIL France est de rembourser les dépenses qui ont été engagées dans le cadre d'activités professionnelles selon des principes qui découlent de la législation en vigueur et de ses process de compliance.
En conséquence : Toute dépense dont il a été fait preuve qu'elle est non conforme aux règles présentées au sein de cette politique, restera à la charge du salarié ; Toute validation par un manager de notes de frais non conformes aux principes de base du présent accord constitue une entorse aux règles de la société.
Il est de la responsabilité de chaque salarié de se conformer à cette Politique.
Les managers doivent s'assurer de la bonne diffusion de ce document au sein de leurs équipe s, qui doivent connaitre et appliquer les règles qui y sont défi nies.
Des audits sur la bonne application de cette Politique relative aux dépenses professionnelles seront régulièrement organisés par le Service Corporate Management.
Toute demande de remboursement visant une dépense non prévue par le guide ou ne respectant pas les procédures décrites ainsi que les deadlines mensuels sera rejetée.
ARTICLE 2 : RAPPEL DES PRINCIPES ET EXCEPTIONS
Les remboursements des frais professionnels supposent que les dépenses soient engagées par les collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle et préalablement autorisées par la hiérarchie.
Les principes définis ci-dessous constituent le socle des règles obligatoires conditionnant le remboursement des frais professionnels.
Tout déplacement sera préalablement autorisé par le manager. Les dépenses afférentes seront remboursées par l'employeur, dans le respect des règles du présent accord.
Tout déplacement occasionnel doit faire l'objet d'une confirmation écrite préalable par le management.
Pour les déplacements fréquents, des solutions d'abonnement devront être recherchées.
La société Cheil ne prend en charge le dépassement desdites limites de montants que pour certaines invitations soumises par approval.
Un équilibre doit être trouvé entre les conditions de confort du salarié et le souci d'économie, tant pour la société Cheil France que ses clients.
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Autorisations de déplacements : Tout déplacement d'un collaborateur de la société Cheil France doit faire l'objet d'une autorisation préalable de son supérieur hiérarchique. Une demande de « Business Trip » doit être soumise pour chaque déplacement professionnel via « Gate ».
ARTICLE 4 : POLITIQUE DE DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS (BUSINESS TRIP)
Transport
Les voyages se font par les transports en commun chaque fois que cela est possible.
La société Cheil France a mis en place un partenariat avec l'agence de voyage « Privilège Voyage » pour l'ensemble des déplacements de ses collaborateurs (trains, avions, hôtels, locations de véhicules...).
Les demandes de réservation doivent être formulées directement auprès de l'agence « Privilège Voyage » le plus tôt possible afin de profiter des meilleurs tarifs et au plus tard 7 jours avant le départ souhaité (cette règle ne s'applique pas à l'équipe Force de vente, DG et Président).
Un Business Trip Request doit être formulé dans « Gate » avant de réserver les billets. Ce dernier engagé soit dans le cadre d'un déplacement lié à un projet, soit dans le cadre d'un déplacement non lié au projet.
En cas de soumission du « Business Trip Request » dans un délai inférieur à 7 jours, les collaborateurs devront indiquer les raisons de la réservation tardive dans l'approval.
Si un déplacement est fait sans approval, la validation du business Trip permet de : Sécuriser le déplacement (assurance); Remplir le Time Report ; Imputer les factures ou les notes de frais liées au déplacement sur le business trip ouvert.
Si l'approval n'a pas été lancé au préalable, il n'y aura pas la possibilité d'y imputer les frais.
En cas d'accident, l'employeur, qui n'a pas donné son accord pour le déplacement, pourrait rejeter la prise en charge des frais générés.
La société Cheil France serait donc en droit de rejeter le remboursement des notes de frais s'y rattachant pour « non-respect » des process internes.
Il est possible de faire un « Business Trip approval » à postériori en indiquant les raisons du retard.
Déplacement en Corée
L'agence utilisée pour les billets est « Entre Paris et Seoul ».
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L'utilisation de la Classe Premium Economy sur Air France pour les trajets nationaux et européens n est pas prise en charge par la société Cheil France (cette règle ne concerne pas le Président et le DG).
Transport ferroviaire
Les voyages en t rain , quelle que soit la destination , sont effectués en 2nd classe. Les déplacements en 1ère classe sont permis, en apportant la preuve que les places en 2nd classe ne sont plus dispon ibles (non applicable à la Force de vente et instore).
La société Cheil France demande à ses collaborateurs d'utiliser le mode de transport le plus économ ique pour les destinations à moins de trois heures de trajet.
L' ut ilisation du véhicule personnel ne doit être envisagée ponctuellement que lorsque la destination n'est pas accessible en avion/train, ou lorsque les horaires et/ou temps de transport le justifient.
Dans tous les cas l'accord préalable du manager est indispensable.
Locations de Voitures
Les locations doivent rester exceptionnelles et ne peuvent porter que sur des véhicules de petite cylindrée (catégorie Compact ou Stan dard). Toute exception doit être expressément approuvée par le responsa ble hiérarchique.
Il est recommandé de faire le plein avant de rendre le véhicule pour éviter une facturation au prix fort par le loueur et, sur les zones frontalières, de restituer le véhicule coté français plutôt qu'à l' étranger (simplifi cat ion en cas de litige avec le loueur et permet d' évit er la facturation de fr ais d' abandon ).
En cas de sinistre ; la franchise sera à la charge du collaborateur.
Annulation et modification de déplacements
Lorsqu' un déplacement professionnel est annulé, le collaborateur doit impérativement annuler « cancel » son « Business Trip Request » dans le système afin de fermer la demande et penser à annuler la réservation de ses billets de transport au moins 24 heures avant le début du voyage.
Il doit envoyer un email d’annulation à l'agence « Privilège Voyage » en mettant en copie, son supérieur hiérarchique et l’assistant admin pour les tenir au courant (cette règle ne s’applique pas au DG et au Pr ésident).
Hébergement
Si l'impossibilité de réaliser un aller-retour est justifiée, les collaborateurs peuvent réserver directement leur hôtel en fonction de la disposition géographique (plus proche du lieu de l'événement) et les tarifs proposés.
Pour la Force de vente, au-delà de 200 km de trajet, il est souhaitable de prendre une nuitée sur place et faire le trajet du retour le lendemain.
Une limite de 150 euros par nuit s'applique au moment de la soumission des frais et tout dépassement doit faire l'objet d'une explication et d'un accord du service Corporate Management (lors de la soumission des frais) (applicable aux hôtels proches du bureau).
Lors des déplacements à l'étranger il faut au mieux réserver auprès des hôtels partenaires des pays organisateurs des différents évènements (worksho p, training, ...).
La société Cheil France bénéficie des tarifs préférentiels auprès de quelques hôtels proches du bureau dont la liste peut être récupérée auprès du service Corporate M ana gement.
La prise en charge par la société Cheil France est strictement limitée aux frais d'hébergement. Toute autre dépense supplémentaire, telle que Mini-Bar, Pay -TV, blanchisserie/pressing, est exclue.
Frais de restauration (hors invitation clients)
Les dépenses de déjeuner sont considérées comme des frais professionnels dès lors que le salarié est en déplacement professionnel (préalablement autorisé par « business trip request ») et qu’il est dans l'impossibilité de rentrer à son domicile ou à son lieu habituel de travail ou à la cantine du siè ge.
Ainsi, pour les salariés basés au siège, aucun déjeuner ne sera pris en charge dans les départements limitrophes du siège (92, 75 et 93) s'il n'est pas dans le cadre d'un déplacement professionnel.
Le montant des frais pris en charge ne pourra pas excéder 20 euros TTC par repas le midi et 25 euros TTC par repas le soir et sera justifié par une facture (distincte des frais d'hébergement, si diner et nuit dans le même établissement). Les repas s'entendent boissons incluses.
Les petits déjeuners (hors hébergement) doivent rester très occasionnels et ne peuvent pas excéder 10 euros TTC.
En dehors des déplacements professionnels validés en amont (Business Trip), aucun repas ne sera pris en charge durant les week-end et les congés des collaborateurs (sauf cas exceptionnel) .
ARTICLE 5 : DEPENSES EFFECTUEES HORS BUSINESS TRIP « PERSONAL EXPENSES »
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Ces dépenses concernent tous les frais engagés dans le cadre professionnel, liés ou non à la gestion des projets.
Toutes dépenses liées aux projets « Billables expenses » doivent être directement imputées sur les projets et seront refacturées au client. En tenir compte lors de l'établissement des « estimates » dès le début de chaque projet.
Celles non liées aux projets « Generai Expenses » passeront directement dans les frais généraux. Certaines doivent faire l'objet d'un approval au préalable.
Frais de restauration
Invitations clients
Seules les invitations ponctuelles à déjeuner ou à diner peuvent passer en notes de frais.
Le plafond des dépenses de restauration liées aux invitations clients ponctuelles est de 50 €/personne. Toute dépense dépassant le plafond devra faire l'objet d'une demande d'approbation spécifique sur knox .
Déjeuner/dîner de service à l'initiative du Manager
A l'exception des déjeuners d'équipe ou de service, les déjeuners entre salariés ne peuvent pas faire l'objet de demandes de remboursement (règle non applicable aux personnes C4-1 et plus).
Les repas de service sont limités à trois par an et par département et sont plafonnés à 35 €/ personne. En cas de dépassement du plafond et/ou de la fréquence, la dépense devra faire l'objet d'une demande d'approbation dans knox (voir schéma d'approbation ci-dessous).
Contrairement aux diners, lors des déjeuners, les boissons alcoolisées ne sont pas prises en charge.
Concernant les invitations au restaurant d'entreprise, il est impératif de faire un approval dans knox en indiquant les dates, les noms et les sociétés des invités ainsi que la raison de l'utilisation du restaurant.
Les frais seront pris en charges soit via les projets (dans le cadre d'un projet spécifique) soit en frais généraux.
Frais de transport
Taxis
Les trajets effectués vers ou depuis la société Cheil France sont réalisés prioritairement en transports en commun ou avec le véhicule personnel du salarié.
Les frais de taxi seront pris en charge sur présentation de justificatifs en cas de nécessité professionnelle (déplacement urgent dans le cadre des suivis des projets, arrivée matinale avant 7h, départ tardif après 21h...). La société Cheil France ne prend en charge le remboursement des moto-taxis que pour les déplacements très urgents.
Transports en commun
Pour des raisons de sécurité, de coût et de respect de l'environnement, l'option la plus économique doit obligatoirement être privilégiée, c'est à dire l'utilisation : Des transports en commun (bus, métro, tramway, SNCF, etc.); D'une compagnie low-cost ainsi que la seconde classe; Des abonnements annuels.
Le collaborateur est encouragé à réserver le plus tôt possible ses déplacements de manière à bénéficier des conditions les plus avantageuses.
Sur présentation de justificatifs, le Salarié aura en outre droit au remboursement du coût mensuel de l'abonnement de transports publics (Pass Navigo) utilisé pour ses trajets domicile - lieu de travail, à hauteur de 60%.
Véhicule personnel (hors détenteur de voiture de société)
L'utilisation du véhicule personnel (hors force de vente) ne doit être envisagée ponctuellement que lorsque la destination n'est pas accessible en train/avion, ou lorsque les horaires et/ou le temps de transport le justifie. Dans tous les cas l'accord préalable du manager est indispensable.
Avant toute utilisation de son véhicule personnel pour des besoins professionnels, il faut vérifier les conditions de prise en charge de son assurance. En cas d'accident, l'assurance de la société Cheil France ne peut pas intervenir. De ce fait, aucune dépense ne sera couverte par la société Cheil Fra nce.
Les Frais Kilométriques
Le remboursement des frais kilométriques est calculé sur la base du barème fiscal en vigueur pour un nombre de kms inférieurs à 5 000 kms par an (hors FMT). Le fichier de calcul est disponible sur le serveur (process) et auprès du service Corporate sur demande. Attention, il faut bien distinguer les voitures des 2 roues (les barèmes ne sont pas identiques).
Cette indemnité forfaitaire couvre la totalité des coûts liés à l'utilisation du véhicule personnel, y compris les frais de carburant (à l'exception du stationnement et du péage qui donnent droit à remboursement du coût réel). Par conséquent, en cas de perception d’une indemnité kilométrique, il est interdit d'inscrire des factures de carburant sur les notes de frais.
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Il est obligatoire d'y indiquer les lieux de départ et ceux d'arrivée, les dates, ainsi que le nombre de kilomètres exactes parcourus. Il est impératif de mettre deux lignes pour les all ers-retours. Ce tableau, imprimé, signé des collaborateurs, doit être joint à la note de frais sous forme de papier et scanné comme les autres justificatifs lors des validations dans Gate.
En cas de demande de remboursement de frais kilométrique, le service Corporate exigera les copies du permis de conduire, de la carte grise et de l'attestation de l'assurance (une fois par an et lors de tout changement).
Les frais kilométriques liés aux trajets domicile/lieu de travail ne sont pas remboursés.
En cas d'avance sur frais (uniquement pour la Force de vente), les frais kilométriques mensuels seront exigés tous les 20 du mois pour les déplacements du 20ème jour du mois qui précède et au 19ème jour du mois encours.
Début janvier, un point global sera fait sur les frais kilométriques pour l'année écoulée. Si les avances versées sont supérieures au réel, la différence doit être remboursée à la société Cheil France. Si l'avance n'est pas suffisante, cette dernière sera complétée à hauteur des kilomètres parcourus.
Frais de parking à Saint-Ouen
Sur présentation de justificatifs, le Salarié aura droit au remboursement à hauteur de 60% du prix du pass navigo du coût de l'abonnement lui permettant de stationner son véhicule personnel pour ses trajets domicile - lieu de travail sur le parking à proximité du siège social de la société Cheil France.
Le remboursement du coût de l'abonnement, considéré comme un frais professionnel, pour le stationnement du véhicule personnel se fera sur la base du tarif le plus économique (hebdomadaire, mensuel ou annuel).
Frais d'essence
Pour les détenteurs de la carte Total, les frais d'essence (si pas de station Total à proximité) ne seront remboursés que dans la limite de 20 €. Pour les autres, les frais kilométriques couvrant l'essence, celle-ci ne sera pas prise en charge en plus.
Concernant la Carte Totale, il est nécessaire de saisir le nombre de kilomètre avant de faire le plein d'essence.
Amendes
Les amendes reçues par la société Cheil France pour les collaborateurs ayant des véhicules de société sont à la charge du salarié. Les noms des détenteurs des véhicules sont signalés à l'administration fiscale qui redirige les relances à l'adresse des collaborateurs détenteurs des véhicules. Les amendes doivent être payées directement par les collaborat eurs.
Les franchises en cas d'accident responsable sont également à la charge des collaborateurs, aussi bien pour les véhicules de société que celles prises en location.
Cadeaux/ Fleurs
Selon les compliances de la société Cheil France, il est interdit d'accepter de cadeaux venant des partenai res, ni d' off rir des cadeaux à destination des clients (vin , chocolat ou autres).
Cependant, pour des usages culturels (Noël, Pâques, ...), le président et le DG sont autorisés à offrir des cadeaux à certains clients, avec approbation du président avec un plafond de 60 € par an et par bénéficiaire.
Fournitures de bureaux et informatiques
Les dépenses relatives aux fournitures de bureau et informatiques (exemples : age nda, so uris, clavier, clef USB, disque dur, câble HDMI, adaptateurs ou cartouches d encre) ne sont pas remboursées (sont exclus de cette règle la Force de vente).
Les commandes sont réalisées et suivies directement par les Services Généraux et le Service informatique selon les besoins.
Télétravail
Aucun frais résultant de l' exer cice normal des fonctions des salariés en télétravail (abonnement téléphonique, accès Inte rnet, petites fournitures, etc.) ne sera pris en charge par la société Cheil France, sauf frais exceptionnels avec accord préalable de la Direction .
Aucune indemnité d'occupation du domicile ne sera versée par la Société. L'activité en télétravail est un choix du salarié dans le cadre de son organisation professi onnelle, et la Société lui offre à tout moment un espace de travail au sein de ses bureaux. »
ARTICLE 6 : FRAIS EFFECTUES PAR LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL
Les Parties souhaitent réaffirmer le principe selon lequel les représentants du personnel ne doivent subir aucune perte de rémunération en raison de l'exercice de leur mandat.
Principe général : présence aux réunions plénières organisées à l'initiative de l'employeur
Le présent article s'applique à l'ensemble des salariés en charge d'un mandat de membre du CSE et/ou de délégué syndical dans le cadre de leur présence aux réunions plénières organisées à l'initiative de la société Cheil France, telles qu'elles existent en l'état actuel des dispositions législatives et réglementaires
Les réunions ordinaires et extraordinaires du Comité Social et Economique (CSE) ; Les réunions organisées par l'employeur dans le cadre de la négociation d'accords collectifs d'entrepri se, issus ou non de la négociation collective obligatoire (NAO).
Par ailleurs, les déplacements nécessaires à la réalisation des « enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave » peuvent également être pris en charge par la société Cheil France, à condition que ces déplacements aient été préalablement validés par la Direction. ,1 1 Wt<
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En dehors de ces réunions obligatoires initiées par l'employeur, le présent article ne s'applique pas aux frais et temps de déplacement des élus dans le cadre de leur mandat, lesquels ne sont pas pris en charge par la société Cheil France mais imputés sur le budget de fonctionnement et sur les heures de délégation.
Modalités de calcul des frais de déplacement
Le représentant du personnel ou syndical, qui réalise en tout état de cause le trajet pour se rendre sur son lieu de travail habituel et y prendre son service le jour d'une réunion organisée à l'initiative de la société Cheil France, ne peut solliciter la prise en charge de ses frais de déplacement.
Au contraire, lorsque la réunion plénière a lieu en dehors du lieu de travail habituel du représentant du personnel ou syndical ou lorsque celui-ci ne travaillait pas le jour de la réunion, celui-ci peut prétendre à l'indemnisation des frais de déplacement selon les principes suivants :
Les Parties s'engagent à privilégier, dans la mesure du possible, les transports en commun pour se rendre aux réunions plénières hors lieu de travail.
Les frais de déplacement supplémentaires indemnisés sont calculés sur la base de la distance entre le lieu de travail habituel et le lieu de la réunion.
Dans le cas de l'utilisation d'un véhicule personnel, les frais kilométriques sont calculés sur la base du barème fiscal en vigueur.
ARTICLE 7: REGLES DE PRESENTATION DES NOTES DE FRAIS
Factures originales
Les notes de frais sont remboursées sur présentation de factures originales déposées à la co mpt abilité, accompagnées de la page « Preview Gate» indiquant le chemin d'approbation et le détail de chaque ligne.
Tout autre document (photocopie de facture, reçu de carte bancaire, ticket de parking sans indication du montant payé, reçu de retrait d'espèces, relevé de carte bancaires, emails, bon de commande ...) fait courir à la société Cheil France un risque de redressement fiscal et de cotisations sociales.
Tout justificatif ne comportant ni date, ni la raison sociale du lieu, sera rejeté d'office. Aucune rature ne sera acc ept ée. Les reçus de carte bleue, seuls, ne sont pas des justificatifs, mais doivent être joints aux fact ures.
Les scans des factures (justificatifs) doivent être attachés dans Gate à toutes les demandes.
Pour les frais de restauration : La facture devra mentionner impérativement le détail du repas (nombre de couverts, taux et montant de la TVA) ainsi que le nom du client, sa fonction et sa société.
Les factures non conformes à cette règle ne seront pas acceptées.
Traitement des notes de frais
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Chez la société Cheil France, deux types de dépenses doivent être distingués :
Dépenses liées aux déplacements Professionnelles « Business Trip»; Dépenses Professionnelles autres« Persona! Expenses ».
Déplacement professionnel (« business trip ») Projets ou Non
Toute note de frais doit être impérativement accompagnée d'une demande de déplacement professionnel (« Business Trip request ») approuvée par le manager et le service Corporate.
A défaut, la création d'un Business Trip request à posteriori sera nécessaire.
Toute dépense relative à un déplacement professionnel (« Business Trip request ») doit être soumise via Gate en passant par « Business Trip » et non « Persona ! Expenses ».
Les frais non soumis via Gate dans un délai maximum de 15 jours suivant le retour de voyage, ne seront pas pris en charge. Au-delà, le service Corporate se réserve le droit de clôturer le « Business Trip » sans communication préala ble. Dans ce cas, les frais engagés ne seront plus pris en char ge.
Dépenses autres que les déplacements professionnels (« Persona ! Expenses ») Projets ou Non
Toute demande de remboursement doit être soumise via Gate au minimum 2 fois par mois : entre le 1er et le 10 du mois : pour les dépenses engagées pendant le mois précédent (engagées après les deadlines du mois précédent) et jusqu'au 20 du mois pour les dépenses du mois encours. Les notes de frais doivent être reçues au service Corporate suivant les deadlines du mois encours.
Le délai entre la date de la dépense et l'enregistrement dans Gate ne peut excéder 30 jours.
L'approval line devra impérativement être respecté pour que les notes de frais puissent être traitées. Elles ne seront pas prises en compte s'il manque des personnes devant approuver ou consentir, ou si l'ordre n'est pas respecté.
Pour les collaborateurs qui ont des Tickets Restaurant, le nombre de déjeuners pris en charge par Cheil France sera déduit du nombre des Tickets Restaurant distribué le mois suivant.
Pour les cadeaux clients, la validation préalable (approval) doit accompagner la note de frais.
En cas de non-respect des plafonds autorisés, le service comptabilité se réserve le droit de rembourser les salariés à hauteur des plafonds sans communication préalable.
ARTICLE 8 : DEMANDE DE REMBOURSEMENT HORS DELAI
Le service Corporate envoie des deadlines chaque mois pour les besoins des clôtures mensuelles. Ces deadlines doivent être respectées afin d'éviter tout désagrément.
Toute demande de remboursement présentée au-delà du délai prévu sera d'office rejetée et supprimée de Gate.
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La resoumission de cette dernière nécessitera un approval via knox justifiant la raison du retard pour pouvoir être soumise à nouveau.
Sauf cas exceptionnel, aucune dépense datant de plus de deux mois ne sera prise en charge par Cheil France.
ARTICLE 9 ; DISPOSITIONS FINALES
Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à partir du jour qui suit son dépôt auprès des services compétents.
Modification et révision de l'accord
Chaque Partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord.
La Partie qui prend l'initiative de la révision en informe chacun des signataires par lettre recommandée avec avis de réception. La demande de révision devra indiquer le ou les articles concernés ainsi qu'un projet d'avenant.
Les Parties devront alors engager des négociations dans les meilleurs délais. La Direction prendra l'initiative de convoquer l'ensemble des membres titulaires de la délégation du personnel du Comité Social et Economique dans le mois de la réception de la demande de révision.
Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion de l'avenant de révision. L'avenant portant révision se substituera de plein droit aux stipulations de l'accord qu'il modifie soit à la date qui en aura été expressément convenue, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.
Publicité et dépôt légal
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt (listées aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail) seront déposés par le représentant légal de Cheil France sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, sans mention des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Le déposant remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.
Le service départemental dépositaire des conventions et accords collectifs de travail est celui dans le ressort duquel ils ont été conclus.
