D’ORGANISATION DE LA REPARTION DE LA DUREE DU TRAVAIL SUR L’ANNEE
Entre les soussignés :
La société à responsabilité limitée d’expertise comptable DOULS & ASSOCIES
dont le siège social se trouve Pôle informatique de la Gineste, Rue Pierre Carrère -12000 RODEZ Représentée par Monsieur Jean-Pierre DOULS Agissant en sa qualité de gérant
Ci-après désignée «
le Cabinet »
D’UNE PART
et
L’Organisation syndicale CGT représentée par Monsieur Yannick TARAYRE
Agissant en sa qualité de salarié mandaté non élu,
D’AUTRE PART
IL A ETE PREALABLEMENT RAPPELE CE QUI SUIT :
Le
Cabinet DOULS & ASSOCIES est un cabinet d’expertise comptable comprenant, à l’heure actuelle, deux sites, l’un à Decazeville, l’autre à RODEZ.
Son activité comporte, par nature, un pic :
durant les premiers mois de l’année civile (période dite des bilans et de déclarations fiscales obligatoires pour les collaborateurs comptables en charge de la révision des dossiers) ;
durant la semaine précédant l’établissement des déclarations de TVA et notamment les TVA trimestrielles ainsi que le retour de la période de fermeture estivale pour le pôle comptable ;
durant les derniers et premiers jours de chaque mois liés à l’établissement des bulletins de salaire et déclarations sociales pour les salariés en charge du social, ainsi que les jours précédant et suivant les périodes de congés (congés d’été et de fin d’année) ;
durant la période allant du mois d’avril au mois de juillet pour le service juridique et administratif avec l’envoi des comptes annuels aux clients et la rédaction du juridique annuel.
de façon ponctuelle intervenant toutes les 2 à 3 semaines pour les salariés en charge de l’informatique dû au surcroit d’activité lié aux mises à jour et sauvegardes.
Les différentes discussions intervenues avec les collaborateurs ont fait apparaître la nécessité d’adapter l’organisation du temps de travail prenant d’avantage en compte les rythmes naturels de l’activité, communs à toute la profession.
Il s’agissait initialement de compenser une durée collective du travail correspondant aux besoins du Cabinet durant la période de haute activité, avec une durée du travail moindre au cours de la période de basse activité.
Ce projet, a permis de recueillir le souhait des salariés d’obtenir un réel avantage à l’occasion de la nouvelle organisation du temps de travail, tel que l’attribution de jours de repos supplémentaires.
C’est dans ce contexte qu’une négociation s’est engagée au sein du Cabinet.
Les parties soussignés considèrent que l’organisation du temps de travail, de façon concertée et adaptée aux spécificités du Cabinet est un moyen efficace pour accompagner les changements d’organisation favorisant la satisfaction des clients, le développement de l’autonomie, la délégation des responsabilités, et pour permettre un juste équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Le présent accord a pour objet de préciser les modalités d’aménagement et d’organisation du temps de travail telles qu’examinées, en concertation, avec l’ensemble du personnel, au cours des derniers mois.
Les parties signataires, soucieuses de préserver le caractère dynamique et innovant du Cabinet, rappellent que les modalités d’aménagement du temps de travail et d’organisation de la durée du travail sur l’année, telles que figurant au présent accord, sont susceptibles d’évolution, par la voie conventionnelle, dans le souci unanimement partagé de maintenir la qualité de service dont est redevable le Cabinet vis-à-vis de ses clients, qualité dont dépend la pérennité même du Cabinet.
A LA SUITE DE QUOI IL A ETE ARRETE ET CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 – OBJET
Le présent accord remplace un dispositif d’aménagement du temps de travail et d’organisation de la répartition de la durée du travail sur l’année, au sens des articles L.3122-2 et suivants du code du travail, conclu le 14 décembre 2010.
Il s’applique à l’ensemble des établissements actuels et futurs du Cabinet.
ARTICLE 2 – SALARIES CONCERNES
Le présent accord concerne l’ensemble des salariés du Cabinet
sous contrat à durée indéterminée et à temps complet, quel que soit leur établissement de rattachement, à l’exception des cadres dirigeants tels que définis à l’article L.3111-2 du code du travail.
Sont exclus du champ d’application de l’accord :
Les salariés à temps partiel ;
Les salariés sous contrat à durée déterminée ;
Les intérimaires.
ARTICLE 3 – TRAVAIL EFFECTIF
Il est rappelé qu’aux termes de la loi, le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition du Cabinet et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.
Les temps de pause ainsi que les temps consacrés aux repas restent exclus du temps de travail effectif, sauf si, à ces occasions, le salarié est tenu de rester à la disposition de l’employeur et de répondre, si besoin, à ses directives.
ARTICLE 4 – MODALITES D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL ET D’ORGANISATION DE LA DUREE DU TEMPS DE TRAVAIL
4.1 Principe
La durée collective du travail au sein du Cabinet est maintenue à une moyenne hebdomadaire de 37,5 heures de travail effectif (37 heures et trente minutes).
L’aménagement du temps de travail et l’organisation de la durée du travail au sein du Cabinet
sont fixés sur l’année.
Pour aboutir à une durée de travail effectif de 37,5 heures en moyenne, les parties signataires sont convenues de retenir comme cadre d’appréciation du temps de travail, l’année civile c’est-à-dire la période allant, chaque année, du 1er janvier au 31 décembre.
La durée du travail, à compter de l’entrée en vigueur du présent accord, sera répartie entre une période de haute activité et une période d’activité basse.
4.2 Durées et dates des différentes périodes
La période de haute activité est d’une durée de 16 semaines, en principe.
Pour les salariés en charge de la révision comptable, il s’agit approximativement de la période précédant immédiatement la date limite arrêtée chaque année pour le dépôt des déclarations fiscales personnelles ;
Pour les salariés en charge de la saisie comptable, il s’agit approximativement de la période précédant l’établissement des déclarations de TVA (et notamment les TVA trimestrielles) ainsi que le retour de la période de fermeture estivale pour le pôle comptable ;
Pour les salariés en charge du social, il s’agit approximativement des derniers et premiers jours de chaque mois ainsi que les jours précédant et suivant les périodes de congés (congés d’été et de fin d’année) ;
Pour les salariés en charge de l’administratif et du juridique, il s’agit approximativement du mois d’avril au mois de juillet.
Pour les salariés en charge de l’informatique, il s’agit de périodes récurrentes intervenant toutes les 2 à 3 semaines nécessitées par le surcroit d’activité lié aux mises à jour et sauvegardes.
La période d’activité basse concerne le reste de l’année.
La définition précise de la durée et des dates de la période haute sera établie par la Direction, dans le respect des dispositions légales, pour tenir compte, chaque année, des contraintes législatives et réglementaires en termes d’obligations et de délais.
Les salariés seront prévenus de la durée et des dates de la période de haute activité et par conséquent de celles de la période de basse activité au plus tard le 1er décembre précédant l’ouverture de la période annuelle de référence. A la même date, la liste des services et de l’effectif à jour au 1er jour de la période annuelle de référence seront communiqués sous forme dématérialisée et mis à disposition sur la GED commune du Cabinet.
4.3 Durées du travail selon les périodes
En période de haute activité, la durée collective du travail effectif sera, à titre indicatif, de 42,5 heures par semaine (42 heures et trente minutes).
En période d’activité basse, la durée collective de travail effectif sera, à titre indicatif, de 37,5 heures.
Les salariés seront prévenus d’éventuels changements de durée de travail et/ou d’aménagement d’horaires, au moins sept jours ouvrés à l’avance. Cette information interviendra sous forme de circulaire mail ainsi qu’une mise à disposition des salariés sur la GED commune du Cabinet.
ARTICLE 5 – ATTRIBUTION DE JOURS DE REPOS SUPPLEMENTAIRES
5.1 Principe
Pour compenser la durée du travail au cours de la période haute, il est instauré l’attribution de Jours de Repos Supplémentaires (JRS), dont le nombre est déterminé comme suit :
portés à 10,933 jours ouvrés, soit 82 heures (de façon à raisonner en jours entiers compte tenu du fait que la journée de solidarité est décomptée sur la base de 7 heures).
Ce chiffre est susceptible de varier d’une année sur l’autre, suivant le nombre de jours fériés tombant un jour ouvré, durant la période de haute activité.
5.2 Modalités de prise des jours de repos supplémentaires
Les Jours de Repos supplémentaires sont pris au choix de chacun, sous réserve du respect des conditions minimales d’effectifs présents et accord de la Direction, selon une des trois options décrites ci-après, étant précisé que le chômage de la journée de solidarité (lundi de Pentecôte, soit l’équivalent de 7 heures) est prioritairement imputé sur les Jours de Repos supplémentaires.
Le choix concerne donc le solde soit, 82 heures – 7 heures = 75 heures, dont la récupération s’opère de l’une des manières suivantes :
Option N° 1
une semaine de congés supplémentaire, équivalant à 37,5 heures, sans possibilité de fractionnement de celle-ci, et qui ne pourra en outre pas être accolée aux congés payés d’été ou aux congés payés d’hiver ;
et 5 journées de repos supplémentaires équivalant à 37,5 heures, à prendre chacune isolément soit le mercredi, soit le vendredi.
Option N°2
Récupération par demi-journées à positionner de façon fixe et constante en optant, pour l’année entière, sans modification possible, soit pour des mercredis matin, soit pour des mercredis après-midi, soit pour des vendredis matin ou soit pour des vendredis après-midi (un seul choix possible).
Il ne peut en aucun cas y avoir de panachage d’une part entre le mercredi et le vendredi, et d’autre part entre le matin ou l’après-midi. Le choix retenu l’est pour la période de référence entière, sans possibilité de modification en cours d’année.
Le nombre exact de demi-journées sera déterminé et arrondi à l’unité la plus proche sur la base du choix effectué par chacun, en fonction de son horaire de présence durant la matinée ou l’après-midi rapporté au total des heures de repos supplémentaires (75 heures).
Les heures manquantes pour compléter celles nécessaires en vue de compenser les demi-journées non travaillées sur la période de référence seront imputées sur les congés payés.
En cas d’insuffisance de jours de congés, les demi-journées manquantes seront au choix du salarié et après validation de la Direction, soit travaillées, soit prises en congé sans solde.
Option N°3
Récupération de 10 journées entières (75 heures) à positionner soit le mercredi soit le vendredi
Il ne peut y avoir récupération de plus de 1 jour par semaine
Quelle que soit l’option choisie :
Le choix de prise des Jours de Repos supplémentaires vaut pour la période annuelle de référence, sans possibilité de modification en cours d’année.
Aucun Jour de Repos Supplémentaire ne peut être accordé durant la période de haute activité de son service.
Chaque service ou groupe de travail (en raisonnant par site géographique) devra en amont des choix individuels à opérer, s’organiser de manière à ce que la moitié au moins de son effectif (arrondie à l’unité inférieure en cas de nombre impair) soit présent afin d’assurer la permanence du service aux clients. Cet alinéa ne concerne pas le poste informatique ainsi que l’accueil du site de DECAZEVILLE composés chacun d’une seule personne.
Sur la base de ces principes, la prise des Jours de Repos Supplémentaires devra être planifiée, présentée au moyen du tableau Excel mis à disposition sur la GED commune du Cabinet et autorisée de la manière suivante :
Chacun devra informer la direction de l’option choisie en précisant le calendrier souhaité avant 15 décembre de l’année précédente
La Direction reste seule décisionnaire et donnera sa réponse dans les 15 jours suivants. Il sera notamment tenu compte des principes ci-dessus et en cas d’arbitrage, par ordre de priorité des critères de scolarisation des enfants jusqu’au collège puis d’ancienneté.
L’arbitrage de la direction sera par ailleurs notamment exercé dans l’hypothèse où les choix opérés par certains membres d’un service auraient pour conséquence d’interdire systématiquement certains jours de repos à l’un d’entre eux.
Il est précisé que les Jours de Repos Supplémentaires doivent impérativement être pris durant la période annuelle de référence, c’est-à-dire durant leur année civile d’acquisition, sans report possible.
A défaut, ils sont définitivement perdus.
5.3 Prise des Jours de Repos Supplémentaires et rémunération
Le calendrier et la prise des jours de repos supplémentaire sont sans influence sur la rémunération qui, en tout état de cause, reste la rémunération annuelle contractuelle prévue, laquelle est lissée sur l’année.
5.4 Incidence des entrées et sortie en cours d’année, ainsi que celle des absences
En cas d’entrée d’un salarié en cours d’année, le nombre de Jours de repos Supplémentaires est déterminée au prorata du temps de travail accompli durant la période de haute activité et arrondis à la demi-journée supérieure.
En cas de sortie en cours d’année, les Jours de Repos Supplémentaires non pris seront payés au moment du solde de tout compte.
Les absences intervenant durant la période haute (sauf exercice des droits des représentants du personnel et délégués syndicaux) entraîneront une diminution du nombre de Jours de Repos Supplémentaires, au prorata du nombre de jours d’absence durant la période de haute activité.
ARTICLE 6 – AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL / ORGANISATION DE LA DURE DU TRAVAIL SUR L’ANNEE ET REMUNERATION
La rémunération mensuelle des salariés sera lissée sur la base de l’horaire moyen effectif de 37,5 heures, 162,5 heures en base décimale mensualisée.
La rémunération lissée continuera donc de comporter le règlement de 2,5 heures supplémentaires majorées par semaine.
En cas d’absence du salarié, le montant du salaire correspondant aux heures non effectuées sera déduit de la rémunération mensuelle lissée.
Dans le cas d’indemnisation (maladie, accident, etc.), celle-ci sera calculée sur la base de la rémunération lissée.
En cas d’entrée en cours de période de référence, le dispositif mis en place est en principe sans incidence sur la rémunération lissée, le seul impact étant le nombre de Jours de Repos Supplémentaires en fonction de la durée d’emploi durant la période de haute activité.
En cas de sortie en cours d’année, une régularisation interviendra en fonction du nombre de Jours de repos Supplémentaires acquis et non pris.
Les heures supplémentaires sont celles dépassant le seuil annuel de 1607 heures, étant rappelé que 2,5 heures supplémentaires hebdomadaires seront payées, majorées, au titre de la rémunération lissée.
Il est clairement entendu que la réalisation d’heures supplémentaires en dehors des plannings fixés à l’avance par la Direction doit rester exceptionnelle et correspondre à des nécessités de service avérées et imprévues.
La réalisation d’heures supplémentaires en marge desdits plannings supposera en toute hypothèse une autorisation expresse, préalable et écrite de la Direction.
Ainsi, aucune heure supplémentaire réalisée à l’initiative d’un salarié, sans demande préalable de sa part et sans accord écrit et préalable de la Direction, ne pourra être prise en compte.
Le présent accord instaure par ailleurs un contingent annuel d’heures supplémentaires de 220 heures comprenant les 2,5 heures supplémentaires hebdomadaires réalisées en moyenne sur l’année.
ARTICLE 8 – CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL
Pour s’assurer de l’effectivité du dispositif mis en place, chaque salarié (sauf cadres dirigeants), suivant le principe de l’auto-déclaration, portera à la connaissance de l’employeur les temps de travail effectivement réalisés, pour chaque semaine civile.
A cette fin, chaque salarié communiquera à l’employeur, suivant les procédures fixées par lui, une fiche hebdomadaire comportant l’indication des temps de travail effectif (au sens du présent accord) réalisés pour chacune des journées de la semaine écoulée.
Cette fiche sera signée par le salarié.
La Direction rappelle qu’un système informatique de suivi des temps a été mis en place au Cabinet pour simplifier et rationaliser l’exploitation des données résultant des auto-déclarations.
Les fiches hebdomadaires de temps, ainsi que leur synthèse, feront parties des documents qui seront examinés par la Direction, lors des réunions de suivi du présent accord.
ARTICLE 9 – SUIVI DE L’ACCORD
Un suivi de l’application du présent accord, dans l’ensemble des dispositions qu’il comporte, sera effectué une fois par an au cours de ses deux premiers exercices, à l’occasion de réunions des représentants du personnel lorsque le Cabinet en sera doté.
ARTICLE 10 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L'ACCORD
Le présent accord s'applique à compter du 01/01/2021 et pour une durée indéterminée.
ARTICLE 11 – REVISION DE L’ACCORD
Pendant sa durée d'application, le présent accord peut être révisé dans les conditions légales en vigueur. Les dispositions de l'avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifieront, soit à la date qui aura été expressément convenue soit, à défaut, à partir du lendemain de son dépôt.
ARTICLE 12 – DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord peut être dénoncé dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de 3 mois.A compter de l'expiration du préavis de dénonciation, le présent accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois.
ARTICLE 13 – DEROGATIONS
Il est expressément convenu que les éventuels assouplissements ou dérogations aux dispositions ci-dessus qui pourraient être consenties par la direction afin de répondre à la situation particulière d’un salarié sur demande motivée de celui-ci, ne sauraient en aucun cas constituer un usage et venir modifier ou emporter novation du présent accord.
ARTICLE 14 – DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu en trois exemplaires originaux :
Un pour le Cabinet ;
Un pour l’Organisation syndicale signataire ;
Un pour le dépôt légal au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rodez.
Le présent accord et le procès-verbal du résultat de la consultation seront déposés par le représentant légal du Cabinet
sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Enfin, un avis indiquant l’intitulé de l’accord sera affiché aux emplacements réservés aux notes de service et précisera les modalités de consultation par le personnel, pendant son temps et sur le lieu de travail.
Fait à Rodez Le 23 novembre 2020 En 3 exemplaires originaux
