La Société DUTY FREE ASSOCIATES, Société par action simplifiée au capital de 30 000 000 €, dont le siège social est situé 3/9 Avenue André MALRAUX 92300 LEVALLOIS-PERRET, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le n°423 402 312, représentée par , agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines Siège, D’une part,
ET :
L’organisation syndicale représentative : Le Syndicat FO représenté par , Délégué Syndical, dument habilité,
D’autre part,
Conjointement dénommées aux présentes « les Parties »
Préambule
Un Accord relatif au télétravail a été conclu au sein de la Société DUTY FREE ASSOCIATES le 3 décembre 2021 pour une durée de 3 ans, à effet au 1er janvier 2022. Par Accord relatif aux négociations annuelles obligatoires relatives à la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée au titre de l’année 2023, les Parties sont convenues d’augmenter le montant de l’allocation forfaitaire à destination des collaborateurs aux fins de couverture des frais engagés par le télétravail. Cette modification a été formalisée par un avenant conclu le 20 juin 2023.
Le présent accord a pour objet le renouvellement de l’Accord relatif au télétravail conclu en date du 3 décembre 2021 arrivant à expiration le 31 décembre 2024. Il se substitue donc intégralement aux dispositions antérieures. Il est conclu afin de fixer, après concertation entre les parties, les modalités de mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise.
Cette démarche s’inscrit dans la démarche « Qualité de Vie et des Conditions de Travail » et est une réponse positive à l’équilibre vie professionnelle – vie privée, en particulier pour les collaborateurs qui ont des trajets longs et pénibles. Les objectifs du télétravail recherchés par les parties prennent en compte tant la « qualité du travail » que la « qualité de vie », et s’inscrivent dans la politique de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) de la Société. Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs de réussite essentiel de mode d’organisation du travail repose sur un climat de confiance mutuelle entre le collaborateur et son manager. Le contenu des dispositions du présent accord s’inscrit dans le cadre des principes et des règles établis par l’ANI du 19 juillet 2005 sur le télétravail et la définition du télétravail tel que stipulé par l’article L.1222-9 du Code du Travail : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».
2.1 Missions et fonctions susceptibles d’être réalisées à distance PAGEREF _Toc89422921 \h 3 2.2 Critères d’éligibilité transverses aux fonctions éligibles PAGEREF _Toc89422922 \h 3 TITRE 2. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE PAGEREF _Toc89422923 \h 4
Article 1 – Moyens techniques et lieu du télétravail PAGEREF _Toc89422924 \h 4
1.1 Matériel informatique et connexion PAGEREF _Toc89422925 \h 4 1.2 Equipement de travail mis à la disposition du salarié PAGEREF _Toc89422926 \h 4 1.3 Lieu du télétravail PAGEREF _Toc89422927 \h 4
Article 2 – Moyens financiers – prise en charge par la Société des frais engendrés par le recours au télétravail PAGEREF _Toc89422928 \h 5
Article 3 – Modalités de recours PAGEREF _Toc89422929 \h 5
3.1 Volontariat PAGEREF _Toc89422930 \h 5 3.2 Recours au télétravail PAGEREF _Toc89422931 \h 5 3.2.1 Formalisation de la demande de recours au télétravail PAGEREF _Toc89422932 \h 5 3.2.2 Règles applicables au télétravail PAGEREF _Toc89422933 \h 6 3.2.3 Organisation et contrôle du temps de travail PAGEREF _Toc89422934 \h 6 3.2.4 Collaborateurs déjà en situation de télétravail PAGEREF _Toc89422935 \h 7 3.2.5 Engagements des collaborateurs en situation de télétravail PAGEREF _Toc89422936 \h 7 3.2.6 Egalité de traitement PAGEREF _Toc89422937 \h 7 3.3 Réversibilité PAGEREF _Toc89422938 \h 7 TITRE 3. CAS PARTICULIERS PAGEREF _Toc89422939 \h 8
Article 1 – Cas particuliers des collaborateurs ayant un problème médical PAGEREF _Toc89422940 \h 8
Article 2 – Cas particuliers des collaborateurs ayant une RQTH PAGEREF _Toc89422941 \h 8
Article 3 – Cas particuliers des collaborateurs à temps partiel PAGEREF _Toc89422942 \h 8
Article 4 – Cas particuliers des collaborateurs en APLD PAGEREF _Toc89422943 \h 8
TITRE 4. CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES PAGEREF _Toc89422944 \h 8 TITRE 5. PUBLICITE ET DUREE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc89422945 \h 9
TITRE 1. PRINCIPES DIRECTEURS
Article 1 – Définition du télétravail
Le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de la Société est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Article 2 – Champ d’application et bénéficiaires
Les dispositions du présent accord s'appliqueront aux collaborateurs de DFA en situation de CDI ou CDD longue durée (supérieure à 6 mois), et dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80% (qui équivaut à un rythme de travail d’a minima 4/5ème). Les critères d’éligibilité au télétravail sont fonction d’une part de la nature des missions et des fonctions exercées, en ce qu’elles peuvent être réalisées en dehors des locaux de l’entreprise ou pas, et d’autre part de critères transverses à l’ensemble des fonctions éligibles, tenant compte de l’autonomie du collaborateur, de la configuration des équipes, et de l’environnement de travail.
Compte tenu des principes directeurs et du contexte lié à la mise en place du Flex Office dans les locaux du siège social, l’ensemble des collaborateurs est par principe éligible au télétravail régulier, sauf exception.
Les critères définis ci-après sont cumulatifs.
2.1 Missions et fonctions susceptibles d’être réalisées à distance
Le télétravail ne peut être ouvert qu’à des fonctions susceptibles d’être exercées à distance. Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les collaborateurs dont l’activité, par nature, ne leur permet pas de travailler à distance par journée ou demi-journée, mais nécessite au contraire une présence physique dans les locaux de l’entreprise. Chaque fonction ou métier sera étudié au regard du critère mentionné dans le présent article. En cas de litige ou de questionnement, cet examen sera mené en concertation avec la Direction des Ressources Humaines et de la Communication.
2.2 Critères d’éligibilité transverses aux fonctions éligibles
L’ensemble des postes considérés comme éligibles au regard de la nature des fonctions et des missions exercées, feront également l’objet d’une étude systématique et individuelle pour déterminer leur éligibilité effective au regard des critères suivants, lesquels relèvent de l’appréciation du manager :
être autonome dans l’exécution de son travail et dans la gestion de son temps de travail,
avoir une bonne connaissance de son poste de travail, de ses responsabilités et de ses objectifs,
maîtriser les outils informatiques et connaître les politiques associées (sécurité),
disposer des moyens techniques compatibles avec le télétravail.
L’autonomie des collaborateurs sera appréciée à la lumière des facteurs suivants :
la maîtrise de son poste par le collaborateur,
sa capacité d’organisation et de réalisation de ses missions en toute autonomie en l’absence d’un support de proximité managérial ou de l’équipe.
sa capacité à collaborer à distance tant d’un point de vue relationnel qu’au regard de sa maîtrise des outils informatiques de communication et de collaboration à distance (le cas échéant après formation).
Pour ces raisons, les collaborateurs en période d’essai ne sont en principe pas éligibles au télétravail hebdomadaire et/ou au télétravail additionnel pendant toute la durée de ladite période. De manière exceptionnelle, il peut être dérogé totalement ou partiellement à ce principe sur accord préalable écrit du manager.
Pour ces mêmes raisons, les apprentis ne sont en principe pas éligibles au télétravail hebdomadaire et/ou au télétravail additionnel pendant toute la durée de ladite période. De manière exceptionnelle, il peut être dérogé totalement ou partiellement à ce principe sur accord préalable écrit du manager.
En cas de litige ou de questionnement, cet examen sera mené en concertation avec la Direction des Ressources Humaines et de la Communication.
TITRE 2. MODALITES DE MISE EN ŒUVRE
Article 1 – Moyens techniques et lieu du télétravail
1.1 Matériel informatique et connexion
Le télétravail n’est pas limité à la résidence principale du salarié, mais le lieu de télétravail doit obligatoirement s’effectuer dans les conditions suivantes : - une installation électrique conforme aux normes de sécurité, - une ligne internet haut débit, - un espace de travail dédié et approprié au télétravail, et garantissant le calme et la confidentialité, sans contraintes familiales nécessitant de la part du salarié une indisponibilité pour exécuter ses missions ou une attention particulière.
Les collaborateurs équipés d’un ordinateur portable fourni par l’entreprise pourront se connecter à partir de celui-ci et via une connexion VPN / Pulse si nécessaire. Le collaborateur devra rester joignable aux heures habituelles de travail. Si DFA n’a pas mis de téléphone mobile à sa disposition, il pourra néanmoins bénéficier du télétravail en utilisant l’option téléphone de Teams. En cas de difficultés de connexion, le collaborateur devra contacter soit son fournisseur d’accès, soit le Service Desk (01 46 41 79 37) selon la nature des problèmes techniques rencontrés.
1.2 Equipement de travail mis à la disposition du salarié
Outre l’ordinateur portable, un kit de télétravail est mis à disposition des collaborateurs, comprenant sur demande (formalisée par le formulaire de demande de kit télétravail disponible sur l’intranet) :
un casque
un fauteuil de bureau
un écran
Ces outils mis à la disposition du télétravailleur sont placés sous sa responsabilité, mais restent la propriété de la Société. Le collaborateur dont la situation de télétravail viendrait à cesser ou dont le contrat de travail serait rompu, devrait donc restituer à la Société les outils/matériels fournis par cette dernière pour l’exercice du télétravail.
1.3 Lieu du télétravail
Le télétravail s’effectue au domicile principal du salarié ou tout autre lieu déclaré préalablement à la Direction des Ressources Humaines et de la Communication, sous réserve que celui-ci :
soit situé sur le territoire métropolitain,
soit conforme aux règles de sécurité, notamment en matière de conformité de l’installation électrique à la réglementation en vigueur,
soit conforme aux recommandations en matière d’ergonomie – il est rappelé qu’un kit de télétravail peut être fourni au salarié,
soit propice au travail et à la concentration,
permette d’assurer la confidentialité des informations et documents qui sont confiés au salarié et auxquels il a accès dans le cadre professionnel, ainsi que des échanges avec les collègues, fournisseurs ou autres interlocuteurs,
dispose d’un accès internet d’un débit conforme à l’usage professionnel.
En cas de télétravail sur un autre lieu que le domicile principal du salarié, aucun frais de transport n’est pris en charge par la Société.
A titre exceptionnel, il peut être envisagé que le salarié télétravaille hors du territoire métropolitain, sous réserve d’acceptation préalable de la Direction des Ressources Humaines et de la Communication. Il appartient au salarié de s’informer quant à la législation en vigueur sur le territoire où il sera amené à télétravailler.
La réglementation relative aux accidents du travail s’applique lorsque les collaborateurs sont en télétravail. En cas de survenance d’un accident du travail pendant une période de télétravail, le collaborateur devra en informer immédiatement son manager et le service Paie afin qu’il puisse être procédé à la déclaration d’accident du travail auprès de la Sécurité Sociale.
Il est rappelé qu’en revanche, dès lors qu’il quitte son lieu de travail pour une raison personnelle, autre que son activité professionnelle, le salarié en télétravail n’est pas couvert par la réglementation relative aux accidents du travail.
Le collaborateur devra fournir une attestation d’assurance multirisque habitation du lieu où il effectue régulièrement son télétravail en cas de demande de l’Entreprise. Par ailleurs, certains assureurs demandent que leur soit déclarée l’activité de télétravail. Le salarié en télétravail est donc invité à se rapprocher de son assureur habitation pour procéder le cas échéant à une déclaration complémentaire.
Il appartient au collaborateur de s’assurer de la bonne conformité des installations électriques et téléphoniques du lieu choisi pour télétravailler. Par ailleurs, en cas de changement du domicile principal, le salarié se doit d’en informer la Direction des Ressources Humaines et de la Communication.
Article 2 – Moyens financiers – prise en charge par la Société des frais engendrés par le recours au télétravail
Afin de couvrir les frais liés au télétravail (abonnement internet, électricité, chauffage, etc.), la Société s’engage à verser un montant forfaitaire de 3 € par jour de télétravail (proratisé à 1,50 € en cas de demi-journée de télétravail). Cette allocation est exonérée de cotisations sociales dans les limites du barème URSSAF. Le versement de cette indemnité forfaitaire se fera, via le bulletin de paie, sur la base des jours saisis et validés dans le logiciel de gestion des temps (Zadig), et se fera sur présentation de justificatifs annuels à la demande de la Direction des Ressources Humaines et de la Communication.
La participation de la Société aux frais de repas n’est pas maintenue lorsque le collaborateur télétravaille, celui-ci n’étant pas soumis à la contrainte de se restaurer dans un lieu extérieur ou collectif.
Article 3 – Modalités de recours
3.1 Volontariat
Le télétravail résulte d’un accord conjoint entre le collaborateur et son manager.
3.2 Recours au télétravail
3.2.1 Formalisation de la demande de recours au télétravail
La demande de télétravail doit être posée dans l’outil Zadig a minima 2 jours ouvrés à l’avance afin d’être soumis à validation du manager. En cas de désaccord, le manager donnera au salarié concerné les raisons qui ont motivé son refus. Le manager doit étudier, pour chaque situation, la compatibilité du télétravail avec les responsabilités du collaborateur, ses missions et les impératifs du service.
3.2.2 Règles applicables au télétravail
Le nombre de jours de télétravail par semaine est fixé à 2 au maximum pour un collaborateur employé à temps plein. Les jours pourront être pris sous forme de journée ou demi-journée de travail au domicile du collaborateur. Pour les collaborateurs à temps partiel (dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80%), le nombre de jour de télétravail sera limité à 1 jour par semaine. Le salarié peut opter pour 12 jours additionnels de télétravail maximum par année civile pour un temps plein. Ces jours additionnels de télétravail sont proratisés pour :
les nouveaux embauchés entrés en cours d’année et les CDD inférieurs à 12 mois,
les salariés à temps partiel (6 par année civile).
Ces jours additionnels seront présentés sous forme de compteur annuel dans le logiciel de gestion des temps Zadig, crédité de 12 jours pour un temps plein au 1er janvier de chaque année civile. Une fois l’accord du manager et de l’entreprise obtenu pour télétravailler, lorsque le collaborateur souhaitera télétravailler, il devra en informer son manager a minima 2 jours ouvrés à l’avance et saisir sa demande dans le système Zadig par la même occasion. Lors des journées ou demi-journées de télétravail, les collaborateurs devront respecter les horaires de travail habituels et rester disponibles pour répondre aux questions posées par leur hiérarchie ou d’autres collaborateurs de l’entreprise. Par ailleurs, il est demandé aux collaborateurs de respecter les dispositions légales en matière de durée maximale de travail par jour et de repos quotidien de 11 heures consécutives entre 2 journées de travail.
3.2.3 Organisation et contrôle du temps de travail
En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur au sein de la Société. L’activité demandée au salarié en situation de télétravail étant équivalent à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société, le salarié doit, en cas de recours au télétravail, être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de la Société.
Ainsi :
Pour les salariés non-cadres soumis à l’horaire collectif, la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail correspond aux règles en vigueur en la matière dans la Société ;
Pour les salariés ayant le statut cadre, soumis à un forfait jours, compte tenu de leur niveau de responsabilité et du degré d’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps, leur temps de travail ne peut, par définition, être prédéterminé et ne suit pas l’horaire collectif. Les temps de repos quotidien et hebdomadaires devront être respectés dans les mêmes conditions qu’en présentiel.
Le télétravail ne doit pas modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du collaborateur, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail. Ainsi, le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier la répartition de la charge de travail au sein des équipes entre les salariés, qu’ils soient télétravailleurs ou non.
Les conditions d’activité et charge de travail du salarié seront évaluées au cours de l’entretien annuel, en particulier au travers de l’évaluation de la charge de travail, de l’organisation et de l’équilibre vie privée/vie professionnelle du salarié.
3.2.4 Engagements des collaborateurs en situation de télétravail
Le télétravail s’inscrit dans un projet de bien-être au travail, en particulier pour les collaborateurs qui ont des trajets longs et pénibles. Mais, le télétravail n’est ni un dû, ni une obligation de l’employeur. Il convient d’en faire usage à bon escient et en bonne intelligence avec son manager, qui doit pouvoir continuer à faire fonctionner son équipe sereinement, dans un climat de confiance.
Aussi, les collaborateurs en situation de télétravail s’engagent à respecter les règles suivantes :
Être joignable via Teams ou sur un téléphone mobile,
Participer à distance aux réunions planifiées en les rejoignant par conférence téléphonique ou Teams,
Respecter le droit à la déconnexion, et respecter les horaires de travail habituels et rester disponible pour répondre aux questions posées par sa hiérarchie ou d'autres collaborateurs de la Société,
Ne pas garder ses enfants à domicile,
Pour les demandes de télétravail au fil de l’année, chaque jour de télétravail doit être validé par le manager en amont. Le collaborateur doit veiller à respecter un délai de prévenance raisonnable, de 2 jours ouvrés a minima.
3.2.5 Egalité de traitement
Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, règlementaires et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société.
En particulier les règles applicables en matière de rémunération, de décompte des heures de travail, d’évaluation, et les droits d’accès à la formation, aux informations syndicales et de participation aux élections professionnelles des salariés en télétravail sont identiques à ceux des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société.
3.3 Réversibilité
Le télétravail revêt un caractère réversible, le manager peut mettre fin au télétravail s’il estime que les conditions d’éligibilité (telles que prévues à l’article 2 du titre 1) ne sont pas remplies. Le manager devra en informer préalablement et oralement le(s) collaborateur(s) concerné(s) puis justifier par écrit du motif d’interruption (dysfonctionnement, nécessité de service…). La Société adressera alors un courrier notifiant la fin du télétravail avec un délai de prévenance de 15 jours calendaires. En cas de changement de fonction, les conditions d’éligibilité (telles que prévues par l’article 2 du titre 1) seront à nouveau examinées par le management. Le salarié peut demander à mettre fin au télétravail, sans devoir justifier pour cela d’un quelconque motif. Il adressera sa demande à la Direction des Ressources Humaines et de la Communication.
TITRE 3. CAS PARTICULIERS
Article 1 – Cas particuliers des collaborateurs ayant un problème médical
Les collaborateurs en capacité de travailler, mais empêchés de se déplacer pour des raisons de santé, pourront demander l’autorisation de télétravailler depuis leur domicile. Cette demande doit être faite auprès du manager, et validée par la Direction des Ressources Humaines et de la Communication ; le collaborateur devra joindre un certificat médical attestant de la nécessité de limiter les déplacements. Dans ce cas particulier, la durée de télétravail pourra être adaptée et supérieure à celle prévue à l’article 3 du titre 2 du présent accord.
Article 2 – Cas particuliers des collaborateurs ayant une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH)
Les collaborateurs en situation de handicap peuvent se rapprocher de la Direction des Ressources Humaines et de la Communication afin d’adapter l’aménagement de l’organisation de leur temps de travail si nécessaire.
Article 3 – Cas particuliers des collaborateurs à temps partiel
Le nombre de jours de télétravail pour les collaborateurs à temps partiel, dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80%, est fixé à 1 au maximum par semaine. Les jours pourront être pris sous forme de journée ou demi-journée de travail. Le salarié peut opter pour 6 jours additionnels de télétravail maximum par année civile, tel que prévu par l’article 3 du titre 2 du présent accord.
Article 4 – Cas particuliers des collaborateurs en APLD
Un collaborateur en APLD peut demander à bénéficier des 2 jours hebdomadaires de télétravail. L’acceptation reste à l’appréciation du manager, sous réserve de ne pas gêner le bon fonctionnement du service et sous réserve de répondre aux critères d’éligibilité présentés à l’article 2 du titre 1 du présent accord. Les parties s’accordent sur l’importance du lien social entre le salarié et l’entreprise.
TITRE 4. CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES
Il est admis qu’en cas de circonstances exceptionnelles (type pandémie), des conditions exceptionnelles de télétravail pourront être déployées avec notamment un recours illimité au télétravail en fonction du contexte. Néanmoins, il est rappelé que l’usage du télétravail dans ce contexte ne répond pas à l’esprit dans lequel a été conclu l’accord, c’est à dire favoriser le bien-être au travail, mais est bien une réponse adaptée à un contexte particulier. A titre exceptionnel :
le télétravail pourra être suspendu par le manager si les impératifs de service le justifient (périodes de négociations commerciales, arrêtés des comptes, etc.) ;
le télétravail pourra être suspendu par la Direction des Ressources Humaines et de la Communication sans limitation de durée en cas de raisons liées à la sécurité des systèmes d’information.
TITRE 5. PUBLICITE ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord sera déposé à la DREETS ainsi qu’au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre. Les avenants au présent accord feront l’objet de la même publicité que l’accord lui-même. Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans et prend effet à compter du 1er janvier 2025.
Fait à Levallois-Perret en 4 exemplaires, le 19 décembre 2024.
