3.1.Condition d’éligibilité du salarié au télétravail PAGEREF _Toc59020456 \h 7 3.2.Télétravail après une absence maladie de longue durée PAGEREF _Toc59020457 \h 8 3.3.Gestion du nombre de télétravailleurs dans un même service PAGEREF _Toc59020458 \h 8
4.Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure PAGEREF _Toc59020459 \h 9
4.1.Candidature au télétravail PAGEREF _Toc59020460 \h 9 4.2.Instruction des demandes PAGEREF _Toc59020461 \h 9 4.3.Refus du télétravail PAGEREF _Toc59020462 \h 10 4.4.Acceptation du télétravail PAGEREF _Toc59020463 \h 11 4.5.Période d’adaptation PAGEREF _Toc59020464 \h 11
5.Réversibilité du télétravail PAGEREF _Toc59020465 \h 12
5.1.A la demande du salarié PAGEREF _Toc59020466 \h 12 5.2.A la demande de l’entreprise PAGEREF _Toc59020467 \h 12
6.Evolution de la situation du salarié PAGEREF _Toc59020468 \h 12
7.Suspension temporaire du télétravail PAGEREF _Toc59020469 \h 12
8.Existence d’un espace dédié PAGEREF _Toc59020470 \h 13
9.Equipement de travail lié au télétravail PAGEREF _Toc59020471 \h 13
10.Suivi de la charge de travail PAGEREF _Toc59020472 \h 13
11.Répartition du télétravail PAGEREF _Toc59020473 \h 14
11.1.Fréquence et nombre de jours travaillés PAGEREF _Toc59020474 \h 14 11.2.Plages horaires PAGEREF _Toc59020475 \h 14 11.3.Présence exceptionnelle sur site PAGEREF _Toc59020476 \h 15 11.4.Maintien du lien avec l’entreprise et cohésion sociale PAGEREF _Toc59020477 \h 15 11.5.Durée du travail applicable PAGEREF _Toc59020478 \h 15
13.Indemnisation du télétravail PAGEREF _Toc59020480 \h 16
14.Assurances couvrant les risques liés au télétravail PAGEREF _Toc59020481 \h 17
15.Situations particulières dans le cadre du télétravail PAGEREF _Toc59020482 \h 17
15.1.Maladie et accident du travail PAGEREF _Toc59020483 \h 17 15.2.Handicap PAGEREF _Toc59020484 \h 18 15.3.Relations avec la médecine du travail PAGEREF _Toc59020485 \h 18
16.Respect de la vie privée du salarié dans le cadre du télétravail PAGEREF _Toc59020486 \h 18
17.Confidentialité et protection des données PAGEREF _Toc59020487 \h 18
18.Droits individuels et collectifs PAGEREF _Toc59020488 \h 19
19.Calendrier de négociation PAGEREF _Toc59020489 \h 19
20.Entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc59020490 \h 19
20.1.Suivi de l’accord PAGEREF _Toc59020491 \h 19 20.2.Révision de l’accorD PAGEREF _Toc59020492 \h 20 20.3.Dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc59020493 \h 20 20.4.Condition résolutoire PAGEREF _Toc59020494 \h 20 20.5.Dépôt et affichage de l’accord PAGEREF _Toc59020495 \h 20
21.Annexes PAGEREF _Toc59020496 \h 22
ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL
AU SEIN DE LA SOCIETE EASYTEAM
TOC \o "1-3" \h \z \u Entre les soussignés:
EASYTEAM, SAS immatriculée au RCS de Nanterre sous le no 480 675 628, dont le siège social est situé 71 Boulevard National - Tour Nova - 92250 La Garenne Colombes, représentée par monsieur XXXXXXXXX en sa qualité de Président
ci-après désignée « la Société »
D'UNE PART
ET
Les membres élus titulaires du Comité Social et Economique représentant à minima la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles :
4, membres titulaires du collège cadre des Délégués du Personnel au CSE, 1, membre titulaire du collège ETAM des Délégués du Personnel au CSE,
D'AUTRE PART,
PREAMBULE Dans le prolongement des dispositions issues de l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail qui modifie la réglementation relative au télétravail, les parties ont souhaité conclure un accord à durée indéterminée sur le télétravail. Cet accord est conçu en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement. La relation de travail repose naturellement sur l’autonomie du salarié et la confiance mutuelle entre l’entreprise, le manager et le salarié. Cet accord prend également en compte la qualité de vie au travail en recherchant un meilleur équilibre vie professionnelle, vie personnelle tout en maintenant l’efficacité, la qualité du travail ainsi qu’en prenant en compte les nécessités et besoins de l’entreprise et du service auquel est rattaché le salarié.
Le télétravail a pour but de donner aux bénéficiaires tels que définis ci-après, plus de souplesse et de flexibilité dans leurs conditions de travail. En outre, à l’occasion de la généralisation du télétravail dans le cadre de la crise liée au Covid-19, les parties ont constaté que les évolutions technologiques en matière d’outils de communication à distance permettaient d’envisager le télétravail : de manière pérenne, en maintenant le fonctionnement et la compétitivité de l’entreprise, tout en réduisant l’impact du temps de trajet domicile/travail contribuant ainsi à l’amélioration de la qualité de vie au travail, en offrant aux salariés qui le souhaitent, la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie familiale. Le présent accord s’inscrit dans le cadre des modalités de négociation et de conclusion prévues à l’article L. 2232-25-1 du code du travail. Dès lors, les dispositions énoncées ci-après et contenues dans cet accord se substituent de plein droit aux stipulations pouvant exister précédemment sur des thèmes similaires (Charte télétravail) ainsi que les clauses contraires et incompatibles du contrat de travail des salariés concernés notamment celles relatives au « Bring Your Own Device » sous sa forme actuelle dont certains salariés en télétravail bénéficient jusqu’à présent.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Champs d’application Le présent accord s’applique à tout salarié de l’entreprise qu’il soit en contrat à durée indéterminée comme en contrat à durée déterminée, à temps plein comme à temps partiel, répondant aux critères d’éligibilité précisés à l’article 3 du présent chapitre. Il est mis en place au sein de l’ensemble des établissements composant l’entreprise EASYTEAM. Définition du télétravail Dispositions générales L’article L.1222-9 du code du travail définit le télétravail comme une « forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ». Le présent accord vise exclusivement le télétravail effectué au domicile du salarié. Il n’encadre pas les formes de travail nomades qui peuvent concerner certains salariés du fait de leur métier. En outre, le présent accord a vocation à organiser tant le télétravail dit « régulier », qu’ « occasionnel » : Le télétravail régulier se définit comme le travail à distance réalisé de manière récurrente au cours d’une ou plusieurs journées fixes par semaine, au domicile du salarié. Le télétravail occasionnel se définit par des journées ou demi-journées effectuées de manière ponctuelle sans régularité ni récurrence dans le temps.
Le terme de « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l’entreprise qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus. Il est précisé que le présent accord ne concerne pas le télétravail pour raisons thérapeutiques qui peut être préconisé par le médecin du travail et faire l’objet d’aménagements particuliers. Le passage en télétravail à domicile n’affecte en rien la qualité de salarié du télétravailleur qui bénéficie des mêmes droits et avantages que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise. Les obligations réciproques demeurent inchangées. Le télétravail ne peut être imposé au salarié par l’employeur et réciproquement ne peut être mis en œuvre par le salarié sans l’accord exprès et préalable de sa hiérarchie et de la direction des ressources humaines. Le domicile du télétravailleur L’activité de télétravail pourra être réalisée au domicile du collaborateur entre un et cinq jours par semaine en fonction de l’organisation de l’équipe. Le domicile du salarié s’entend comme son lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Il s’agit par défaut du lieu où lui sont adressés ses bulletins de paie au regard de l’adresse déclarée par le salarié. Le domicile est obligatoirement déclaré au service Ressources Humaines par le salarié au moment de son entrée en télétravail. Le télétravailleur s’engage à informer le service Ressources Humaines de tout changement d’adresse impliquant un changement de son domicile. Un changement de lieu de télétravail peut intervenir temporairement sous réserve de l’accord préalable du manager, de sa localisation en France et à condition que ce nouveau lieu remplisse toutes les conditions requises concernant le domicile (espace dédié, connexion internet…).
Condition d’éligibilité Condition d’éligibilité du salarié au télétravail Sont éligibles au télétravail les salariés dont le travail et l’activité en télétravail ne gêne pas le fonctionnement de leur équipe de rattachement et ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché. Le télétravail nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à l’activité. Sont dès lors éligibles au télétravail les salariés répondant aux exigences cumulatives suivantes : Avoir la qualité de salarié en CDI ou CDD, Disposer des outils informatiques permettant de travailler à distance : notamment PC, connexion à internet avec un débit suffisant sur le lieu d’exécution du télétravail. A cet égard, compte tenu notamment de la nécessité d’assurer des échanges fluides dans le cadre du télétravail et de permettre l’organisation de visioconférences, le salarié s’engage à opter pour l’offre internet parmi les plus performants dans les différents fournisseurs d’accès internet (la fibre lorsqu’elle est disponible, à défaut ADSL avec le plus haut débit possible etc.). Exercer une activité compatible avec le télétravail.
Ne pas perturber la composition et/ou l’organisation de l’équipe de travail de rattachement. Être en capacité de travailler de façon régulière à distance. Être autonome dans l’exercice de ses fonctions et la réalisation des missions qui sont confiées au salarié. Répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre du télétravail, notamment disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation ainsi que d’une installation électrique conforme. Dans un souci de préservation du Système d’information de la société chaque télétravailleur devra respecter les exigences détaillées dans la note d’information du BYOD qui s’applique dans le cadre de la charte informatique. La note sur le nouveau
Bring Your Own Desk ainsi que la charte informatique seront communiquées à chaque collaborateur par la DSI et/ou Ressources humaines et sera transmise par le service Ressources humaines à chaque nouvel entrant. Toute modification devra faire l’objet d’une communication par le service DSI à l’ensemble des collaborateurs.
Les conditions énumérées dans la note d’information du nouveau
Bring Your Own Desk sont fixées par l’employeur et détaillées dans la note d’information annexées au présent accord. Ces modalités peuvent être amenées à évoluer sur décision de l’employeur et/ou du contexte après information et consultation des Représentants du personnel sans que cela ne remette en cause le présent accord. L’annexe est présente à titre informatif sans être un élément de l’accord lui-même.
Les parties relèvent que le télétravail n’est pas envisageable lorsque les fonctions :
exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ;
En outre, afin de favoriser leur présence et leur intégration dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont également exclus de la possibilité d’opter pour 5 jours de télétravail réguliers les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, en convention « CIFRE », ainsi que les stagiaires.
Télétravail après une absence maladie de longue durée Au retour d’une absence maladie de longue durée (plus de 6 mois) et sur les recommandations du médecin du travail lors de la visite de reprise, le salarié, pourra demander à bénéficier de la mise en place du télétravail ou d’une augmentation du nombre de jours de télétravail lorsqu’il existait préalablement à l’arrêt pour permettre son retour progressif dans l’entreprise.
Gestion du nombre de télétravailleurs dans un même service L’introduction de ce mode d’organisation du travail ne doit en aucune façon perturber l’organisation de l’entreprise ou du service auquel est rattaché le salarié télétravailleur. En conséquence, en cas de pluralité de candidatures, le manager pourra limiter le nombre de jours en télétravail dans son service. En outre il pourra être tenu compte de la distance géographique domicile/lieu de travail et du temps de trajet des salariés candidats.
Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure, a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence. Il pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande écrite du salarié (par ex. en cas de grève des transports, de pic de pollution ou d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles ou d'événements exceptionnels justifiés). Le salarié souhaitant bénéficier d'une d’autorisation exceptionnelle de télétravail à domicile (qu’il s’agisse d’une mise en place du télétravail ou d’une augmentation des jours déjà actés en télétravail via contrat ou avenant) devra obligatoirement en faire la demande préalable par email auprès de son responsable hiérarchique, en lui précisant le motif de la demande ainsi que le ou les jours concernés. Le responsable hiérarchique sera libre de l’accepter ou non mais son refus devra toutefois être motivé. Par ailleurs, la direction pourra imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles notamment de menace d'épidémie (ou lutte contre une épidémie comme celle du Covid-19) ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés », selon les termes mêmes de l’article L. 1222-11 du Code du travail. Enfin, le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles en cas de force majeure ne fera pas l'objet d'un avenant à son contrat de travail.
Candidature au télétravail Le passage au télétravail est une démarche volontaire. Il se réalise à l’initiative exclusive du salarié, après concertation avec son manager. Cet accord porte à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail). La mise en œuvre du télétravail est également soumise à l’approbation du service RH et/ou du Président.
Instruction des demandes Il est demandé au salarié candidat au télétravail de s’assurer de la compatibilité de son installation à domicile avec un fonctionnement en télétravail. Dès lors, le salarié devra fournir, à l’appui de sa demande en télétravail :
Un justificatif d’abonnement à internet haut débit, (fibre lorsqu’elle est disponible à défaut, ADSL avec le plus haut débit possible),
Un justificatif d’assurance multirisque habitation faisant mention de la couverture de la situation de télétravail, Une attestation sur l’honneur de la conformité de l’installation électrique à son domicile. A charge du collaborateur d’être certain d’avoir une installation conforme et dans le doute de faire effectuer à sa charge un diagnostic électrique auprès d’une société spécialisée.
Dans le cas d’un déménagement, le collaborateur s’engage à effectuer de nouveau l’ensemble des démarches ci-dessus. Par ailleurs, le salarié candidat au télétravail s’engage à prévoir au sein de son domicile, un espace de travail dédié qui lui permette de bénéficier d’un environnement conforme aux règles de sécurité et qui soit propice au travail et à la concentration.
Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes : L’initiative du télétravail appartient au salarié qui en fera la demande auprès de son responsable hiérarchique. Une copie de la demande sera adressée pour information au service des ressources humaines avec l’ensemble des justificatifs précités.
Le responsable hiérarchique répondra par écrit au salarié, dans un délai maximum de 1 mois à compter de la date de l’entretien. Cette réponse portera à la fois sur le principe de la mise en place du télétravail et, en cas d’acceptation, sur les modalités de sa mise en œuvre. La réponse se traduisant par un refus devra être motivée en tenant compte des critères d’éligibilité rappelés à l’article 3.1 du présent accord. En outre et en toute hypothèse, l’accord du manager est suffisant à la mise en place du télétravail et devra faire l’objet d’une information auprès du service des ressources humaines et/ou du Président. A cet effet, il sera notamment procédé par le service RH à la vérification des justificatifs fournis par le salarié à l’appui de sa demande et si cela s’avère nécessaire, à un échange avec le salarié concerné et/ou son manager.
Enfin, il pourra être dérogé au respect de la procédure décrite ci-dessus notamment : Lorsque la mise en place d’un télétravail est préconisée par le médecin du travail ; En cas de circonstances particulières, telles qu’une pandémie, un épisode de forte pollution, des évènements climatiques ou ponctuels, une grève des services de transports en commun, affectant durablement et significativement la circulation des transports collectifs. Refus du télétravail En cas de réponse négative, une décision motivée sera portée par écrit à la connaissance du salarié Si le refus émane du supérieur hiérarchique du salarié, celui-ci pourra éventuellement demander à ce que sa demande soit examinée par le service des Ressources Humaines et/ou le Président. Une réponse définitive (et motivée) lui sera apportée par écrit dans un délai maximum de 1 mois.
Acceptation du télétravail Sous réserve des dispositions de l’article 4 du présent accord, l’acceptation du télétravail entrainera la signature d’un avenant au contrat de travail. L’avenant au contrat de travail sera établi préalablement à la mise en œuvre du télétravail pour chaque salarié. Il précisera notamment : Le lieu d’exercice du télétravail ; Les modalités d’exécution du télétravail notamment le(s) jour(s) convenu(s) ; La durée de la période d’adaptation ; Les conditions de réversibilité ;
Les dispositions de cet avenant se substitueront de plein droit aux clauses contraires et incompatibles du contrat de travail des salariés concernés notamment celles relatives au « Bring Your Own Device » sous sa forme actuelle dont certains salariés en télétravail bénéficient jusqu’à présent. Période d’adaptation Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, l’exercice des fonctions en télétravail commencera par une période d’adaptation de deux mois. La période d’adaptation permettra notamment à l’entreprise de vérifier si :
Le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance. L’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service ou de l’entreprise.
Et pour le salarié, de vérifier si ce mode d’organisation lui convient et est compatible avec sa vie privée. Durant cette période d’adaptation, les parties seront entièrement libres de renoncer à cette forme d’organisation du travail sans avoir à fournir de justification. Chaque partie pourra donc décider unilatéralement de mettre fin au télétravail. Toutefois elles devront respecter un préavis de 8 jours. La partie qui décide de mettre fin au télétravail doit en informer l’autre par écrit via le modèle à disposition dans easyshare dans la rubrique « Gestion du personnel ». Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail par l’une ou l’autre des parties, quels qu’en soient les motifs et la durée du télétravail écoulée, le salarié reprend son activité dans des conditions similaires à celles applicables antérieurement à la mise en place du télétravail, sans que cela ne constitue une modification de son contrat de travail nécessitant son accord préalable. L’information relative à la fin du télétravail souhaitée par l’une ou l’autre des parties, devra être communiquée immédiatement et par écrit à la Direction des Ressources Humaines. En cas de maladie, d’interruption de travail, d’impossibilité d’effectuer le télétravail, la période d’adaptation, sera prolongée de la durée d’interruption du travail. Enfin, la question quant à la poursuite du télétravail pourra être débattue lors de l’entretien trimestriel entre le salarié et le responsable hiérarchique.
Réversibilité du télétravail Passé la période d’adaptation prévue par l’article 4.5 ci-dessus, l’entreprise et le salarié pourront décider unilatéralement de mettre fin à cette forme d’organisation du travail, moyennant le respect d’un préavis d’un mois. Toute suspension du contrat de travail n’aura pas pour effet de reporter d’autant la fin de la période de télétravail.
A la demande du salarié Le salarié pourra renoncer au télétravail sans justification. Il poursuivra alors l’exercice de ses fonctions au sein des locaux de l’entreprise aux conditions antérieures de l’avenant.
A la demande de l’entreprise En cas de réversibilité à l’initiative de l’employeur, celui-ci devra en motiver les raisons par écrit. Le salarié reprendra alors ses fonctions au sein de l’entreprise dans des conditions similaires à celles applicables antérieurement à la mise en place du télétravail, sans que cela ne constitue une modification de son contrat de travail nécessitant son accord préalable. En toute hypothèse, l’information relative à la fin du télétravail souhaitée par l’une ou l’autre des parties, devra être communiquée immédiatement et par écrit à la Direction des Ressources Humaines.
Evolution de la situation du salarié En cas d’évolution importante de la situation du salarié notamment par un changement de fonctions, de service, une mutation, la prise de nouvelles responsabilités, la situation de télétravail pourra être réexaminée avec le supérieur hiérarchique actuel ou le nouveau responsable du salarié, au regard des critères d’éligibilité et pourra éventuellement prendre fin.
Suspension temporaire du télétravail A titre exceptionnel, le télétravailleur ou le manager peuvent solliciter une suspension temporaire du télétravail dans les cas suivants : Des contraintes particulières et impérieuses de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation des missions du salarié depuis son lieu de télétravail ; Des impératifs opérationnels nécessitant la présence sur site du télétravailleur.
La partie à l’initiative de la demande de suspension devra en informer par écrit l’autre partie ainsi que la Direction des Ressources Humaines, au moins 5 jours avant la date de mise en œuvre de la suspension.
Existence d’un espace dédié
Le télétravail étant une possibilité offerte au salarié d’exercer son activité professionnelle au sein de son domicile, l’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration. Le salarié devra attester disposer d’un espace dédié au sein de son domicile, équipé à minima d’un bureau ou d’une table, d’un siège confortable. Cet environnement devra répondre aux conditions de sécurité notamment de conformité électrique et d’aération ainsi que les conditions ergonomiques pour permettre l’exécution des missions professionnelles dans de bonnes conditions. Pour rappel, le salarié doit, préalablement à son passage en télétravail, s’assurer de l’existence d’un espace pouvant être dédié et aménagé pour permettre le télétravail ainsi que de la conformité de son installation électrique à la réglementation en vigueur.
Equipement de travail lié au télétravail Le salarié doit disposer à son domicile déclaré auprès de l’entreprise du matériel nécessaire à l’exercice du télétravail à domicile. A cet égard, les parties rappellent que le télétravail a vocation à permettre un meilleur équilibre entre la vie personnelle et professionnelle du salarié et doit donc être le plus efficace possible. A cet effet, le salarié s’engage à souscrire à l’offre la plus performante parmi les différents fournisseurs d’accès internet présents sur le lieu de télétravail afin de garantir la meilleure connexion possible. En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement son activité à distance, le télétravailleur devra en informer immédiatement son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines qui prendront les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation du service et de l’activité. Dans cette hypothèse, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir travailler au sein de l’entreprise. Si le problème est connu et ne peut être résolu dans un délai inférieur à 3 h qui suive l’appel, le télétravailleur s’engage à se présenter et venir travailler sur le site de l’entreprise. Dans cette attente, le télétravailleur s’engage à être joignable par téléphone. Dans ce cas, le bénéfice du ou des jours de télétravail qui n’aura pu avoir lieu ne pourra pas faire l’objet d’une récupération. Les éventuels frais de réparation du matériel que le salarié serait contraint d’engager pourront lui être remboursés sous réserve que la société ait donné son accord préalable à la réparation envisagée et le montant afférent (devis à fournir) d’une part, et que le salarié fournisse ensuite la facture acquittée, d’autre part. Le matériel mis à la disposition du télétravailleur par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de contrat dans le cadre d’une rupture de contrat.
Suivi de la charge de travail Le télétravail ne doit pas être une source de contraintes ou de perturbations dans la conduite des activités, que ce soit pour les clients, les fournisseurs, les équipes, les collègues et les managers. Les salariés en télétravail s’assurent de ne pas avoir de réunions ou d’interactions sur un dossier nécessitant leur présence physique dans les locaux de la société ou sur un autre site.
Il ne doit pas non plus conduire à une augmentation ni de la charge de travail, ni du temps de travail habituel des salariés. L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume de travail habituel du salarié. En conséquence, la situation de télétravail ne génèrera pas de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant décompté selon les modalités en vigueur dans l’entreprise. En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux confiés, le salarié devra saisir sa hiérarchie pour trouver avec elle dans les meilleurs délais les solutions appropriées. Enfin, lors de l’entretien annuel avec le salarié, sera abordé notamment les conditions d’activité du salarié en télétravail et sa charge de travail.
Répartition du télétravail Fréquence et nombre de jours travaillés Avec l’accord de son responsable hiérarchique, le salarié à temps complet pourra travailler en télétravail un à cinq jours par semaine. Le choix du jour ou des jours est déterminé d’un commun accord avec le responsable hiérarchique. Ce choix est établi de manière à ne pas perturber l’organisation du service ni le bon déroulement de l’activité de l’entreprise. Pour les salariés en forfait/jour, le télétravail est sans incidence sur le nombre de jour de travail annuel.
Plages horaires Les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable (notamment par téléphone et par mail) sont :
Pour les salariés relevant d’un régime en heure :
Les plages de disponibilité au cours desquelles le salarié doit être joignable, correspondront aux plages horaires appliquées habituellement dans les locaux de l’entreprise, telles que définies sur l’affichage obligatoire sur les panneaux prévus à cet effet. Néanmoins, ces plages horaires sont aménageables après accord du responsable Hiérarchique.
Pour les salariés relevant d’un régime au forfait :
Les plages horaires pendant lesquelles le salarié devra être joignable, seront définies en concertation entre le salarié et son manager, afin d’assurer notamment la bonne exécution des missions qui lui sont confiées. Le salarié devra répondre aux appels téléphoniques et consulter sa messagerie régulièrement dans les mêmes conditions qu’il le ferait s’il travaillait dans les locaux de l’entreprise.
Enfin, le salarié en télétravail pourra être amené à participer aux réunions téléphoniques nécessaires à l’accomplissement de ses missions professionnelles, fixées même en dehors des plages horaires dans lesquelles il peut être joint. L’entreprise veillera à limiter l’organisation de telles réunions et à prévenir le salarié à l’avance, autant que possible.
Présence exceptionnelle sur site Il pourra être demandé, en cas de situation d’urgence ou si les nécessités de service le justifient, au télétravailleur de se présenter le jour ou les jours dédiés au télétravail, ponctuellement ou toute la journée, dans les locaux de l’entreprise pour participer à des réunions indispensables au bon fonctionnement du service ou de l’entreprise ou dans certaines situations exceptionnelles (par exemple : formation, travaux en équipe). De la même façon et pour les mêmes raisons, le salarié concerné par le télétravail pourra venir travailler exceptionnellement sur le site un jour ou plusieurs jours prévus en télétravail, sous réserve d’en informer préalablement son responsable hiérarchique et la direction des ressources humaines et d’obtenir leur accord écrit. Dans de telles hypothèses, le télétravailleur ne pourra ni prétendre au report ni à la modification de sa journée de télétravail.
Maintien du lien avec l’entreprise et cohésion sociale En vue de préserver la cohésion sociale, les parties conviennent que le télétravailleur doit rester impliqué dans l’entreprise, maintenir les interactions avec sa hiérarchie et ses collègues de travail et poursuivre son déroulement de carrière (formation, évaluation…) comme s’il travaillait sur site. Le responsable hiérarchique assure un contact régulier et privilégié avec le salarié en situation de télétravail, et veille à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein à la participation à la vie du service et celle de l’entreprise. En outre, le télétravailleur devra assister aux rendez-vous clients et manifestions collectives (séminaires, salons professionnels, formations…) où sa présence sera nécessaire ou requise, y compris si l’évènement en question a lieu un jour en principe télétravaillé.
Durée du travail applicable La durée du travail applicable pendant les jours en télétravail demeure inchangée par rapport au temps de travail réalisé sur le site. Le salarié doit organiser son temps de travail en respectant : Les durées maximales de travail de 10 heures par jour et 48 heures par semaine. Les durées minimales de repos obligatoires, soit 11 heures consécutives et par jour 35 heures hebdomadaires consécutives.
En outre, les jours fériés et les congés applicables sont identiques pour les télétravailleurs à ceux d’un travailleur exerçant ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.
Déplacements domicile/entreprise Lorsque le télétravailleur se rend dans les locaux de l’entreprise, qu’il s’agisse de déplacements habituels ou occasionnels ; il sera réputé être en « trajet ». le télétravailleur ne bénéficiera pas d’indemnités kilométriques pour les trajets domicile/entreprise. Le télétravailleur bénéficiera du remboursement de ses titres de transport, même si ce dernier ne se rend sur son lieu de travail qu’une fois par semaine, sans que le remboursement ne soit proratisé.
Indemnisation du télétravail L’exercice du télétravail fait l’objet d’une indemnisation portant sur les « rubriques » de frais suivantes :
Occupation d’une partie du domicile à des fins professionnelles ;
Abonnements Internet et Téléphone portable ;
Acquisition de mobilier ;
Acquisition de matériel informatique et/ou téléphonique.
Remboursement de consommables et réparation de matériel
Le salarié télétravailleur se verra remettre par la société, une note explicative et détaillée des frais dont il pourra être indemnisé ; cette note précisera notamment, la nature des frais indemnisables, les plafonds applicables, la périodicité des remboursements, ainsi que la procédure à suivre et les justificatifs à fournir par le salarié pour être indemnisé. L’indemnisation concernant l’abonnement internet/téléphone ; le mobilier ainsi que le matériel informatique reste applicable aux personnes n’exerçant pas leur activité en télétravail. Les montants de l’indemnisation sont fixés par l’employeur et détaillés dans une note d’information annexée au présent accord. Les modalités d’indemnisation peuvent être amenées à évoluer sur décision de l’employeur après information et consultation des Représentants du personnel sans que cela ne remette en cause le présent accord. L’annexe est présente à titre informatif sans être un élément de l’accord lui-même. Compte tenu de l’engagement d’Easyteam dans la réduction de son empreinte carbone ainsi que du passage de la certification Iso 27001, les collaborateurs s’engagent à privilégier des achats responsables en matière d’équipement et de matériel dans leur activité de télétravail. La réparation plutôt que le changement à neuf sera à privilégier quand cela est possible, le matériel reconditionné sera à privilégier par rapport à du matériel neuf, des consommables respectueux de l’environnement seront également à privilégier… Le salarié devra respecter scrupuleusement la politique de remboursement des frais de télétravail, en vigueur dans l’entreprise, au regard de sa situation.
Assurances couvrant les risques liés au télétravail Dès que la mise en place du télétravail est envisagée et chaque année dans le cadre du renouvellement de son contrat d’assurance, le salarié doit déclarer sa situation de télétravailleur auprès de sa compagnie d’assurance et fournir à l’entreprise une attestation de souscription à l’assurance multirisques habitation incluant la garantie responsabilité civile et mentionnant que l’activité en télétravail a bien été prise en compte. Si l’assurance ne couvre par certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Le surcoût de cette prime sera pris en charge par l’employeur sur présentation de justificatif. Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la mise en œuvre du télétravail et le salarié devra en fournir les justificatifs dans le cadre de sa demande de télétravail et au plus tard avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Par ailleurs, le salarié télétravailleur devra également fournir à son employeur une attestation sur l’honneur affirmant la conformité de l’installation électrique de l’espace dédié au télétravail. Les personnes disposant de diagnostic électrique de leur habitation de moins de 2 ans pourront fournir le certificat de conformité à l’employeur. Par ailleurs, le salarié s’engagera à avertir l’entreprise de toute modification pouvant nécessiter une adaptation de garanties et à remettre à l’employeur une nouvelle attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des nouveaux risques. Les parties conviennent que toute modification impactant la couverture du télétravailleur est de nature à remettre en cause l’autorisation de l’exercice du télétravail dans le respect des conditions prévues à l’article 6 ci-dessus. Situations particulières dans le cadre du télétravail Maladie et accident du travail En cas de maladie ou d’accident survenu pendant les jours de télétravail, le salarié devra informer son responsable hiérarchique et le service Ressources Humaines. L’ensemble des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au télétravailleur. Afin de vérifier le respect des dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail, il est rappelé qu’un représentant de l’entreprise, un membre du CSE (ou de la CSSCT si elle existe) et les autorités administratives compétentes peuvent avoir accès à l’espace dédié à l’activité professionnelle situé au domicile du salarié, sous réserve de l’accord préalable écrit de celui-ci. Le télétravailleur relève de la législation en matière de santé dans les mêmes conditions que les autres salariés. En cas d’accident du travail, il doit informer son employeur dans les délais légaux et transmettre toutes les informations nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail. Conformément à la législation en vigueur, seront présumés comme accident du travail, les dommages corporels du télétravailleur intervenus pendant ses heures de travail, au cours de ses activités professionnelles dans son espace dédié au télétravail.
Handicap Le télétravail est accessible aux travailleurs handicapés, après avis du médecin du travail. La candidature d’un travailleur handicapé sera examinée prioritairement à toute autre demande dès lors que le télétravail lui permet d'accéder à un emploi ou de conserver un emploi correspondant à sa qualification, de l'exercer ou d'y progresser ou pour qu'une formation adaptée à ses besoins lui soit dispensée.
Relations avec la médecine du travail Le salarié informera le médecin du travail et son équipe pluridisciplinaire de sa situation de télétravailleur à l’occasion des visites médicales qu’il passera, afin que celui-ci puisse vérifier l’impact éventuel sur la santé de la situation de télétravail (prévention contre l’isolement, troubles visuels, troubles musculo squelettiques…).
Respect de la vie privée du salarié dans le cadre du télétravail L’entreprise s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur. Il est entendu que le statut de télétravailleur ne confère pas le droit pour l’entreprise de s’immiscer dans la vie privée du salarié. Le manager du salarié veillera en particulier à ne pas interférer dans sa vie privée, en évitant de le solliciter en dehors des plages de disponibilité. Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les NTIC doivent être maîtrisées et dans ce cadre il est reconnu au télétravailleur, comme à tous les salariés, un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement dans lequel il accomplit régulièrement son travail, ou à défaut, à tout le moins pendant la durée légale de repos quotidien. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de déconnecter des équipements. Son manager veillera également au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas contacter le salarié hors de la période de télétravail définie dans l’avenant au contrat de travail. De manière générale et sauf situation exceptionnelle et ponctuelle, le salarié ne devra pas être sollicité professionnellement, quelle qu’en soit la forme (téléphone, messagerie…) en dehors de son temps de travail habituel. Confidentialité et protection des données Le travail s’exécutant à domicile, des tiers non habilités peuvent potentiellement accéder aux outils de travail du télétravailleur et visualiser des données confidentielles sur l’écran de l’ordinateur ou du téléphone. Le télétravailleur doit donc préserver la confidentialité des accès et des données sur les procédés, les méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l’entreprise, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.
Pour ce faire, le télétravailleur veillera notamment à fermer sa session lorsqu’il s’absente, à éteindre son équipement informatique en dehors des horaires de travail, à conserver par devers lui son mot de passe et à sauvegarder régulièrement ses données sur les serveurs professionnels. Au même titre que lorsqu’il exerce son activité au sein de l’entreprise, le salarié en situation de télétravail doit respecter ces règles sous peine de sanction disciplinaire.
Droits individuels et collectifs En application du principe d’égalité de traitement, le télétravailleur dispose des mêmes droits, devoirs et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Par ailleurs, le parcours professionnel du télétravailleur ne sera pas impacté (formation, évolution, gestion de carrières, entretien d’évaluation…). Le télétravailleur aura le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que les salariés en situation comparable et qui travaillent dans les locaux de l’entreprise. Calendrier de négociation Le 6 Aout 2020, un courrier d’information sur la décision de la société EASYTEAM d’engager des négociations aux fins de conclure le présent accord, a été envoyé aux Organisations Syndicales représentatives au niveau national ; En parallèle, un autre courrier d’information a été remis aux membres de la délégation du personnel au CSE, leur rappelant notamment le délai d’un mois pour informer la société de leur souhait de négocier en précisant s’ils sont ou non mandatés à cet effet par une organisation syndicale ; Le 21 Septembre 2020, les élus titulaires du CSE ont informé la direction de la société EASYTEAM de leur souhait de négocier en qualité d’élus non mandatés ; Le 20 Octobre 2020, la première réunion de négociation s’est tenue entre la direction de la société EASYTEAM et le CSE, ont suivi plusieurs réunions pour la poursuite des négociations ; Le 17 Décembre 2020, les parties ont procédé à la signature de l’accord.
Entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent accord entre en vigueur à compter du 1er Janvier 2021. Il est conclu pour une durée indéterminée. Suivi de l’accord Le présent accord fera l’objet d’un suivi par une commission composée des membres de la délégation du personnel au CSE et d’un membre de la Direction.
Cette commission se réunira au moins une fois par an au cours de l’application du présent accord, ou à la demande motivée d’un des participants. Révision de l’accorD Le présent accord pourra être révisé à tout moment par accord entre les Parties. Toute modification fera l’objet d’un avenant, dans les conditions et délais prévus par la loi. En outre, les dispositions du présent accord ont été arrêtées en fonction du cadre législatif en vigueur à la date de sa conclusion. Dans l’hypothèse où une modification significative de la législation interviendrait sur les domaines objet du présent accord postérieurement à la signature, une négociation visant à la mise en conformité de celui-ci par rapport à la législation nouvelle serait engagée à l’initiative de l’une quelconque des parties signataires. Dénonciation de l’accord Les parties conviennent expressément que le présent accord peut être dénoncé par elles, en respectant un délai de préavis de trois mois et dans les conditions de forme prévues par la loi. Condition résolutoire Le présent accord pourra également être mis en cause par des nouvelles dispositions décidées par voie législative, réglementaire, ou encore par une modification des conventions collectives en vigueur dans l’entreprise. Dépôt et affichage de l’accord Le présent accord ainsi que ses avenants éventuels seront déposés à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) en ligne sur la plateforme de télé procédure (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr), à l'initiative du représentant légal de l'entreprise. Un exemplaire original du présent accord sera également déposé au greffe du conseil de prud’hommes compétent. En outre, le présent accord sera consultable sur les outils informatiques de l’entreprise. Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel dans le bureau des Ressources Humaines à Toulouse.
Fait à La Garenne Colombes, le 17 Décembre 2020, En 4 exemplaires originaux
Pour l’entreprise EASYTEAM,
Monsieur XXXXXXXXX Pour les représentants du personnel, Madame XXXXXXXX élue titulaire au sein du collège cadre
Madame XXXXXXXXX élue titulaire au sein du collège cadre
Madame XXXXXXXXXX élue titulaire au sein du collège ETAM
Monsieur XXXXXXXXX élu titulaire au sein du collège cadre
Monsieur XXXXXXXXXX élu titulaire au sein du collège cadre
Annexes
Remboursement de frais
DOCPROPERTY Title \* MERGEFORMAT Note d'information - Indemnisation Bring Your Own Desk
Réf : DOCPROPERTY Category \* MERGEFORMAT C2.NII.EASYTEAM.INDEMNISATION NOUVEAU BYOD.2020.12
C2 - RESTREINT
C2 - RESTREINT
DIFFUSION DU DOCUMENT
Destinataires
Collaborateurs - EASYTEAM
Copies
Aucune
VISA POUR DIFFUSION
Prénom Nom XXXXXXX Fonction RRH Version diffusée 1.0 Format de diffusion PDF Date 15/12/2020
EASYTEAM - SAS au capital de 1 119 987 € - RCS Nanterre 480 675 628 - TVA FR 64 480675628 - NAF 6202A SIEGE : 71 Bd National 92250 - LA GARENNE COLOMBES - France EASYTEAM - SAS au capital de 1 119 987 € - RCS Nanterre 480 675 628 - TVA FR 64 480675628 - NAF 6202A SIEGE : 71 Bd National 92250 - LA GARENNE COLOMBES - France
DOCPROPERTY Title \* MERGEFORMAT Note d'information - Indemnisation Bring Your Own Desk
CLASSIFICATION DU DOCUMENT
VERSIONS DU DOCUMENT
N° Date Auteur Action Etat
E1 E2 E3 1.0 15/12/2020 XXXXXX Création du document
X
E1 = document de travail, E2 = document figé pour validation, E3 = version de référence
5.Annexe PAGEREF _Toc58952822 \h Erreur ! Signet non défini.
Introduction
Objet La présente note a pour objectif d’apporter des précisions sur l’ensemble des éléments relatifs au remboursement des frais liés au télétravail et au nouveau modèle de prise en charge du Bring Your Own Desk des collaborateurs pour donner suite à la signature de l’accord télétravail avec les Représentants du personnel. La présente note présentera les éléments indemnisables, les montants, la périodicité de remboursement ainsi que la procédure à suivre pour bénéficier du remboursement. Cette note s’applique à l’ensemble des collaborateurs du Groupe EASYTEAM présents dans l’entreprise et ceux à venir.
Date d'effet La date d'effet est le 01 Janvier 2021.
Frais Indemnisables Dans le cadre de la prise en charge des frais liés au télétravail mais également dans l’évolution du
Bring Your Own Device qui devient le Bring Your Own Desk au 1er Janvier 2021, EASYTEAM a souhaité élargir le périmètre de prise en charge des frais professionnels pour désormais en faire profiter l’ensemble des collaborateurs du groupe.
Les frais professionnels ont été déclinés en 5 groupes détaillés ci-après.
Occupation du logement Une indemnisation sera versée en contrepartie de l’occupation de son logement dans le cadre du télétravail pour l’exercice de ses fonctions. Cette indemnité sera calculée sur la valeur locative du logement occupé dont le calcul se fera via le site seloger.com en fonction de l’adresse de chacun, déclarée auprès du Service Ressources Humaines. La valeur retenue sera le prix moyen indiqué sur le site. La valeur locative devra être actualisée dans le cadre d’un déménagement en communicant la nouvelle adresse directement au Service Ressources Humaines. Cette indemnité sera calculée par le Service Ressources Humaines et sera versée chaque mois sur votre bulletin de salaire. Le montant de l’indemnisation ne sera en aucun cas proratisé au nombre de jours de télétravail. La valeur locative sera revue chaque début d’année (Mois de Janvier) pour actualisation en fonction des prix du marché. Le nombre de m2 indemnisables retenu dans le cadre de l’occupation de logement est de 10 m2. L’indemnité sera plafonnée à un montant de 120€/mois nets non soumis à imposition. Cette indemnisation couvrira notamment l’occupation du logement, l’électricité, le chauffage ou tout autre frais lié à l’occupation du logement dans le cadre de ses missions. Ex : Valeur Locative X 10 m2 = Montant de l’indemnité occupation logement dans la limite de 120€ Cette indemnité sera versée exclusivement aux collaborateurs en télétravail régulier ayant signé un avenant à leur contrat de travail précisant les modalités et le cadre du télétravail.
Abonnement Internet et téléphone Dans le cadre du télétravail, les frais d’abonnement téléphonique et internet feront l’objet d’un co-financement à hauteur de 50% de l’abonnement souscrit, hors options éventuelles, par EASYTEAM, sur présentation du justificatif. La demande d’indemnisation des abonnements téléphone et internet se fera via le logiciel de gestion des frais en vigueur dans l’entreprise : EXPENSYA. La procédure de demande d’indemnisation sera détaillée ci-après. L’indemnisation sera trimestrielle après validation du manager et du service comptabilité dans l’outil EXPENSYA.
Equipement de bureau Le Télétravail régulier ou occasionnel nécessite un équipement approprié pour travailler dans les meilleures conditions possibles, ainsi EASYTEAM participera à hauteur de 50% de la facture des frais d’équipements mobiliers pour chaque collaborateur. Compte tenu de notre engagement en matière de développement durable et de responsabilité sociétale, chaque bien d’équipement mobilier sera amortissable sur 48 mois à compter de la date d’achat de l’équipement. La date d’achat pouvant être antérieure jusqu’à 47 mois à la date de signature de l’accord télétravail en vigueur.
Ex : Achat d’un bureau le 1er Septembre 2019 -> Amortissement possible jusqu’au 30 Août 2023. L’indemnisation ne pourra être possible que si la facture est au nom du collaborateur. La liste des équipements mobiliers pouvant faire l’objet d’une prise en charge sera détaillée en annexe de la présente note. L’indemnisation de ces frais sera trimestrielle sur présentation du justificatif dans l’outil EXPENSYA dont la procédure sera détaillée ci-après. Ex : Achat d’un bureau à 300€ par le collaborateur. Prise en charge EASYTEAM : (50% du prix d’achat / 48 mois d’amortissement) (300€ x 50%) / 48 mois = 3.12€/mois Indemnisation au trimestre : 3.12€ x 3 mois = 9.36€
Matériel informatique Dans la mesure où le collaborateur est amené à mettre à disposition de l’employeur son propre matériel, EASYTEAM co-financera dans la limite de 50% des factures pour le matériel informatique. Tout comme l’équipement de bureau, les frais engagés pour le matériel seront soumis à un amortissement de 48 mois à compter de la date d’achat. La date d’achat pouvant être antérieure jusqu’à 47 mois à la date de signature de l’accord télétravail en vigueur. La demande d’indemnisation ne pourra être possible que pour du matériel dont la facture est établie au nom du collaborateur. La liste des équipements informatiques pouvant faire l’objet d’une prise en charge sera détaillée en annexe de la présente note. L’indemnisation de ces frais sera trimestrielle sur présentation du justificatif dans l’outil EXPENSYA dont la procédure sera détaillée ci-après. Ex : Achat d’un ordinateur à 1 000€ par le collaborateur. Prise en charge EASYTEAM : (50% du prix d’achat / 48 mois d’amortissement) (1 000€ x 50%) / 48 mois = 10.42€/mois Indemnisation au trimestre : 10.42€ x 3 mois = 31.25€
Réparations et consommables En cohérence avec notre politique RSE et notre volonté de réduction de notre empreinte carbone nous sommes attachés à ce que chacun d’entre vous s’engage à privilégier des achats responsables en matière d’équipements et de matériels pour la réalisation de vos missions. C’est pourquoi EASYTEAM prendra en charge la totalité des frais de réparations de votre matériel afin de privilégier la longévité du matériel plutôt que le changement systématique à neuf. Nous vous encourageons également à privilégier dans la mesure du possible le matériel reconditionné ainsi que l’achat de consommables (ex : cartouches d’encre, …) respectueux de l’environnement. L’achat de consommables sera également pris en charge en totalité. L’indemnisation de ces frais sera trimestrielle sur présentation du justificatif dans l’outil EXPENSYA dont la procédure sera détaillée ci-après.
Périodicité et montant d’indemnisation Les frais résultants de l’occupation du logement seront versés mensuellement sur le bulletin de salaire après signature de l’avenant télétravail par le collaborateur. L’indemnité sera calculée en fonction de l’adresse personnelle déclarée auprès du service Ressources Humaines de chacun par le biais de l’outil seloger.com. Vous n’avez aucune action particulière à réaliser pour en bénéficier. L’indemnité sera plafonnée à un montant de 120€/mois soit 360€/trimestre ( 1 440€/an).
Les frais d’abonnement internet/téléphone, d’équipement bureau, de matériel informatique ou encore les réparations et consommables seront indemnisés au trimestre sur établissement d’une note de frais dont la procédure est détaillée ci-après. L’indemnisation sera quant à elle plafonnée à 390€/trimestre (1 560€/an).
Process Les demandes d’indemnisation de vos abonnements téléphone/internet, d’équipement de bureau, matériel informatique et réparation/consommables doivent être réalisées via le logiciel EXPENSYA qui est notre outil de dématérialisation des notes de frais. Chaque demande d’indemnisation de frais devra être réalisée pour un trimestre civil (Janvier à Mars ; Avril à Juin ; Juillet à Septembre et Octobre à Décembre). Les justificatifs des frais professionnels doivent être également transmis dans EXPENSYA. Dans la Note EXPENSYA que vous créerez, vous devrez fournir l’attestation annuelle d’assurance habitation attestant que vous avez informé votre assurance du télétravail ainsi que l’attestation sur l’honneur de conformité électrique de votre espace télétravail. Ces attestations seront à fournir chaque année. Une Note nommée « NEW BYOD AAAA/Qx » » sera créée dans EXPENSYA pour y rattacher vos factures d’abonnement internet/téléphone, d’équipement de bureau, de matériel informatique et réparations/consommables. Elles seront à fournir une seule fois dans la première Note, sauf changement ou achat de nouveau matériel. Chaque facture (ainsi que l’attestation d’assurance et de conformité électrique) sera attachée à une Dépense de Catégorie «
Justificatif NEW BYOD ». Le montant de remboursement de ces Dépenses sera mis à zéro, le remboursement se calculant via le fichier Excel (cf. Annexe).
Vous devrez saisir dans le fichier Excel fourni (cf. annexe de la présente note), qui se trouve dans Share point dans le dossier « Templates », les dates d’achats du matériel dont vous demandez l’indemnisation avec le coût des factures. L’indemnité à laquelle vous pourrez prétendre se calculera automatiquement. En ce qui concerne les abonnements internet et téléphone, il suffira d’indiquer la date de la facture du 1er mois du trimestre et le montant de la facture (hors options), le calcul pour le trimestre sera automatique. Le fichier Excel devra être sauvegardé en PDF pour être chargé dans EXPENSYA.
Une fois la saisie de vos frais effectuée et les justificatifs joints, il vous faudra reporter l’indemnité nette trimestrielle indiquée dans le fichier Excel sur votre note de frais en rajoutant une Dépense de Catégorie de frais «
Indemnisation NEW BYOD ».
La Note sera à dupliquer d’un trimestre à l’autre pour conserver l’ensemble des dépenses et justificatifs déjà fournis. Si aucune modification n’a lieu d’un trimestre à l’autre, seule la Dépense de Catégorie «
Indemnisation NEW BYOD » sera à modifier pour remplacer le fichier Excel au format PDF par le nouveau.
Enfin, la note de frais indiquant notamment l’indemnisation de vos frais professionnels sera transmise à votre manager pour validation. Une fois validée, l’indemnisation sera versée sur votre bulletin de salaire.
Comment installer Expensya ? Téléchargez l’application (depuis votre smartphone : lien IOS / lien ANDROID) Le tout fonctionne également sur le Web : https://www.expensya.com/Portal/#/Login et vous pouvez bien sûr déposer des pièces scannées.
Votre identifiant est votre adresse mail @easyteam.fr et l’authentification se fait via le SSO avec votre mot de passe Office365 Vous trouverez l’icône de connexion à EXPENSYA sur la page EASYSHARE.Approuvez l’accès lors de la 1ère connexion. Par la suite, l’authentification sera automatique si vous êtes déjà authentifié avec votre compte Office365.
Comment utiliser Expensya ? Créez une Note (dossier) et nommez-la selon la convention : « NEW BYOD AAAA/MM » Prenez en photo vos factures (grâce à notre application mobile iPhone, Android et WP), au fil de l’eau. EXPENSYA va pré-saisir (montant, TVA, nature, etc.) et archiver dans le Cloud votre Dépense Vérifiez vos Dépenses, et assignez la Dépense à la Note que vous avez créé. Quand vous avez fini de remplir votre Note avec toutes les dépenses du mois et que vous les avez toutes vérifiées, cliquez sur « Action » à « Envoyer » pour envoyer la Note en validation à votre Manager. Votre note deviendra en lecture seule, vous aurez une notification lorsqu’elle sera validée par votre Manager puis lorsqu’elle sera archivée par le service Comptable.
Le remboursement des frais professionnels est conditionné à l’établissement de la note de frais dans l’outil
EXPENSYA à un délai de 1 mois après la fin du trimestre au plus tard. Au-delà de ce délai, le collaborateur ne pourra prétendre au remboursement des frais professionnels engagés et aucune exception ne sera faite.
Ex : Pour le premier trimestre (janvier, février, mars), les notes de frais peuvent être admises au plus tard jusqu’à fin avril pour remboursement.
center Indemnité à reporter sur la NDF EXPENSYA Indemnisation trimestrielle. Saisir date début de trimestre + montant mensuel Indemnisation trimestrielle. Saisir date d’achat+ montant de la facture Indemnisation trimestrielle. Saisir date d’achat+ montant de la facture Indemnisation trimestrielle. Saisir date d’achat+ montant de la facture Indemnisation au trimestre dans la limite de 390€/trimestre Indemnité à reporter sur la NDF EXPENSYA Indemnisation trimestrielle. Saisir date début de trimestre + montant mensuel Indemnisation trimestrielle. Saisir date d’achat+ montant de la facture Indemnisation trimestrielle. Saisir date d’achat+ montant de la facture Indemnisation trimestrielle. Saisir date d’achat+ montant de la facture Indemnisation au trimestre dans la limite de 390€/trimestre
SUBJECT \* MERGEFORMAT ISO-27001
DOCPROPERTY Title \* MERGEFORMAT Note Interne d'Information BYOD
2.Détails et principes du BYOD PAGEREF _Toc58588785 \h 36
2.1.Ligne internet à domicile PAGEREF _Toc58588786 \h 36 2.2.Téléphone mobile PAGEREF _Toc58588787 \h 36 2.3.Ordinateur portable PAGEREF _Toc58588788 \h 38 2.4.Logiciels et accès fournis PAGEREF _Toc58588789 \h 39
3.Politique de confidentialité PAGEREF _Toc58588790 \h 41
3.1.Recueil d’information PAGEREF _Toc58588791 \h 41 3.2.Utilisation de ces informations PAGEREF _Toc58588792 \h 41
Introduction Documents Associés La référence est un numéro interne pour le citer dans ce document. Référence Titre / Nom du doc [1] Charte Informatique [2] Registre des Traitements RGPD
Objet Cette note a pour objet de préciser les modalités d’application de l’indemnisation de la partie matérielle du Bring Your Own Desk (ci-après dénommé BYOD) au sein de la société EASYTEAM.
Date d’effet La date d'effet de cette version de la Note Interne d’Information concernant le BYOD est le 01/01/2021. L’émission d’une nouvelle Note Interne d’Information sur ce sujet prévaudra sur l’ancienne et sera applicable à la date d’effet et ceci pour tous les collaborateurs de l’entreprise. EASYTEAM se réserve le droit de mettre à jour ce document à tout moment et sans préavis.
Cadre d’application Le BYOD s’applique dans le cadre de la Charte Informatique REF Signet1 \h [1] qui a pour finalité de contribuer à la préservation de la sécurité du Système d’Information de la société et fait de l’utilisateur un acteur essentiel à la réalisation de cet objectif. Cette Charte Informatique REF Signet1 \h [1] fait partie intégrante du Règlement Intérieur de la société EASYTEAM et s’applique à tous les Utilisateurs du Système d’Information de la société.
Détails et principes du BYOD Dans le cadre du BYOD, le salarié fournit les matériels conformes aux éléments détaillés dans ce chapitre.
Ligne internet à domicile Le collaborateur doit disposer d’une ligne internet à son domicile lui permettant de se connecter à distance pour réaliser ses missions d’astreintes, ses comptes-rendus d’activité hebdomadaires, … Dans le cadre du Télétravail, une connexion internet fiable et rapide est nécessaire pour fournir de bonnes conditions de travail depuis le domicile du collaborateur. Le collaborateur s’engage à sélectionner un fournisseur d’accès lui permettant d’avoir la meilleure connexion possible, et de passer sur une ligne Fibre s’il est éligible.
La ligne internet devra disposer de performances suivantes (ligne Fibre obligatoire si éligibilité OK) : Type Minimum / Recommandé Débit réel* (descendant) 5 Mb / 10 Mb et + Latence moyenne** (ping easyteam-ssl.bvpneu.com) 100 ms / 30 ms et - Perte de paquets** (ping easyteam-ssl.bvpneu.com) 5% et - *Test possible avec www.speedtest.net ** Dans une fenêtre cmd : ping fw.easyteam.fr -n 100
Téléphone mobile Le collaborateur doit disposer d’un téléphone portable type smartphone avec un forfait de données internet lui permettant de recevoir ses mails professionnels, d’utiliser les applications d’entreprise depuis son téléphone (par exemple Teams pour les conversations d’équipes) et d’être joint par la société en cas de déplacement ou autre. Le forfait de données internet (Forfait Data) permet également de servir de backup en cas de défaillance de la ligne internet du collaborateur. L’utilisation du Smartphone en mode partage de connexion permet de pallier cette défaillance et de continuer à pouvoir télétravailler jusqu’au rétablissement de la ligne internet. Le numéro de téléphone portable est communiqué à EASYTEAM dès l’arrivée du collaborateur pour mise à jour de l’annuaire d’entreprise.
Le téléphone devra disposer à minima des éléments suivants : Type Minimum / Recommandé Système d’Exploitation Android / iOS Système d’Exploitation (Android) 2 versions majeures antérieures à la dernière / Dernière version majeure en date Système d’Exploitation (iOS) 1 version majeure antérieure à la dernière / Dernière version majeure en date Compatibilité Compatible 4G Forfait Data 10 Go/mois / 20 Go/mois et +
A noter :
Le jailbreaking (iOS) ou rooting (Android) est totalement prohibé pour des raisons de sécurité.
Les mises à jour du Système d’Exploitation à la dernière version disponible sur le téléphone est préconisée pour éviter les failles de sécurité et profiter des dernières évolutions.
Ordinateur portable Le collaborateur doit disposer d’un ordinateur portable permettant l’exercice de son activité professionnelle, dans des conditions conformes aux usages en termes d’accessibilité et de rapidité, et configuré suivant les directives actuelles (et à venir) imposées par la Direction des Systèmes d’Information.
Dans le cadre de la Norme ISO-27001 HDS et de la sécurisation du poste de travail, les usages Professionnels (Usage PRO) et les usages Personnels (Usage PERSO) doivent être séparés sur le poste BYOD du collaborateur.
Pour se faire, EASYTEAM préconise la solution du double-boot, permettant :
Le libre choix par le collaborateur de la configuration du boot Usage PERSO. La sécurisation et la standardisation des postes de travail sur le boot Usage PRO : Image système EASYTEAM standardisée et gérée par la DSI EASYTEAM. Utilisation de la pleine puissance de la machine (CPU). Système d’Exploitation standardisé : Windows 10 Professionnel
NB : EASYTEAM fournira la licence Windows 10 Professionnel au collaborateur pour le boot Usage PRO si son boot Usage PERSO est sur un autre Système d’Exploitation.
Administration du Système d’Exploitation : seule la DSI EASYTEAM est administrateur du Système d’Exploitation sur le boot Usage PRO. Gestion de la session utilisateur : Session utilisateur authentifiée sur le Domaine Active Directory EASYTEAM.
Une solution alternative sécurisée (VM Windows 10 Professionnel fournie par EASYTEAM) pourra être mise en place de manière temporaire si le poste de travail du collaborateur ne comporte pas les prérequis nécessaires à la mise en œuvre du double-boot préconisé. Cette exception sera documentée et devra être levée dès que possible et dans un délai de 3 mois.
L’ordinateur devra disposer à minima des éléments matériels suivants :
(Contactez la DSI EASYTEAM si vous ne parvenez pas à savoir si votre ordinateur est éligible) Type Minimum / Recommandé Carte Wifi 802.11n / 802.11ac Système d’Exploitation* Windows 10 Professionnel Encryption disque (bitlocker) / sécurité système Module Hardware TPM 2.0 Processeur (Cœurs) I3 64bit / i5 et + (ou équivalent AMD) 64bit Mémoire 6 Go / 8 Go et + Disque dur type SSD recommandé 256 Go / SSD 512 Go et + Taille partition de boot usage PRO* Le reste du Disque SSD est utilisé pour le boot usage PERSO 70 Go / SSD 100 Go et + *VM Windows 10 Professionnel autorisée, soumis à conditions, voir avec la DSI.
Le choix des performances de la machine est laissé à la discrétion du collaborateur, dans la mesure où elles rentrent dans les préconisations du tableau ci-dessus. Mais ces performances doivent, en tout état de cause, permettre au collaborateur l’exercice de son activité professionnelle dans des conditions conformes aux usages standard en termes de sécurité, d’accessibilité et de rapidité.
Logiciels et accès fournis EASYTEAM fournit les accès et les logiciels nécessaires à la réalisation de la mission du collaborateur, et ce, sur l’ordinateur portable et le téléphone mobile du collaborateur bénéficiant du BYOD. Ces logiciels d’Entreprise sont listés comme suit : Logiciel et licence Microsoft Office 365 (version la plus récente) avec : Outlook, PowerPoint, Excel, Word, Access, OneNote, Teams, Publisher, … Logiciel de sauvegarde de données Microsoft OneDrive Logiciel et licence antivirus (Microsoft Defender) Logiciel VPN permettant de se connecter au cœur du réseau EASYTEAM depuis l’extérieur Logiciel d’inventaire (Meraki ou InTune par exemple).
EASYTEAM fournit l’ensemble des procédures d’installation des logiciels. Le collaborateur a la charge de l’installation de l’ensemble de ces derniers. La DSI pourra néanmoins conseiller le collaborateur dans l’application de ces procédures.
Dans le cadre de la Norme ISO-27001 HDS et de la sécurisation du poste de travail avec la séparation des usages Professionnels (Usage PRO) et les usages Personnels (Usage PERSO) sur le poste BYOD du collaborateur (cf. chapitre REF _Ref58340987 \r \h 0), EASYTEAM fournira, sur le boot Usage PRO, une image système EASYTEAM standardisée et gérée par la DSI EASYTEAM. Des outils spécifiques selon le profil utilisateur (profil technique, admin, …) pourront être installés sur cette image par la DSI. Les demandes d’installations d’outils supplémentaires sur le boot Usage PRO passeront par des tickets à la DSI et devront être motivées par des besoins professionnels et approuvées par la DSI pour installation. Le collaborateur ne doit en aucun cas désinstaller ou désactiver un logiciel fourni par EASYTEAM dans le cadre du BYOD, et ce, tout au long de son application. En cas de départ de la société, le collaborateur s’engage à supprimer le boot Usage Pro selon la procédure fournie par la DSI. Le collaborateur devra s’assurer que tout logiciel dont il fait usage pour sa fonction dispose d’une licence officielle de l’éditeur. EASYTEAM ne pourra pas être tenu responsable pour une quelconque non-conformité. L’assurance d’EASYTEAM ne couvre pas les éventuels dommages matériel BYOD (perte, vol, casse, etc.). Le salarié ne pourra pas prétendre à une indemnisation complémentaire, pour quelque motif que ce soit. En cas de dommage matériel BYOD, EASYTEAM pourra fournir un matériel de remplacement jusqu’à réparation ou remplacement du matériel dans la limite d’un (1) mois. Ceci, sous réserve de la disponibilité du matériel sur toute la durée. Le Directeur des Systèmes d’Information sera habilité à demander au collaborateur toute information nécessaire au suivi du service informatique.
Politique de confidentialité EASYTEAM reconnait l’importance de la protection des données personnelles. Ce chapitre vise à indiquer quelles informations sont collectées dans le cadre du BYOD, pour quelle raison et comment elles sont utilisées. Veuillez noter que vos données personnelles sont protégées par les règles du droit français et notamment par la loi n°78-17 modifiée (Loi Informatique et Libertés) ainsi que par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) n°2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel.
Recueil d’information EASYTEAM installe un logiciel d’inventaire sur l’ensemble des ordinateurs des collaborateurs, que ce soit dans le cadre du BYOD (sur boot Usage PRO) ou non (matériel interne EASYTEAM). EASYTEAM installe également le logiciel d’inventaire sur les téléphones mobiles IOS interne EASYTEAM. Sur IOS, le logiciel d’inventaire permet de proposer des applications d’entreprise à télécharger par le collaborateur sur son téléphone (ex : Teams, Sharepoint Online, OneDrive, Outlook, Swile, …) Ce logiciel d’inventaire recueille des données concernant les logiciels installés sur les matériels concernés, ainsi que des données de localisation de ces matériels si activées (activées par défaut pour le matériel interne EASYTEAM). Le collaborateur pourra demander l’installation du logiciel d’inventaire sur son téléphone mobile IOS s’il veut bénéficier des avantages de l’outils décrits ci-dessus (catalogue d’applications, …). Les données de localisation ne seront pas activées par défaut sur le matériel BYOD (le collaborateur pourra demander à les activer s’il le souhaite). Les données, personnelles ou non, recueillies par le logiciel d’inventaire sont référencées dans le Registre des Traitements RGPD REF Signet2 \h \* MERGEFORMAT [2] disponible sur Sharepoint. Remarques : Sur IOS, le logiciel peut être configuré par le collaborateur à l’installation pour désactiver certaines options par défaut en décochant les cases correspondantes avant l’enrôlement.
Les droits de l’applications sont consultables par le menu Réglages / Général / Gestion de l’appareil / Meraki Management / Plus de détails / Gestion des appareils mobiles
La gestion de la géolocalisation disponible dans le logiciel d’inventaire est à la main du collaborateur.
L’activation ou la désactivation de la géolocalisation se fait au niveau du téléphone par le collaborateur.
Ex sur IOS : menu Réglages / Confidentialité / Service de localisation / Meraki MDM
Utilisation de ces informations Les informations recueillies par le logiciel d’inventaire sont récoltées pour 3 usages : Vérification de l’installation des logiciels fournis par EASYTEAM et de leur maintien à jour sur la dernière version Localisation du matériel en cas de perte ou de vol Aide au diagnostic lors de soucis de performances Ces données ne sont accessibles que par les Administrateurs tels que définis dans la Charte Informatique REF Signet1 \h [1].
