Accord relatif au télétravail au sein de la Société XXX
Entre
La
Société XXX, immatriculée sous le numéro SIRET au Tribunal de Commerce de Rennes (Code NAF 5829C), située à RENNES, représentée par M.xxx, Président Directeur Général, ci-après désignée « la Société »,
D’UNE PART,
Et
M. yyy, Membre suppléant de la délégation du personnel du CSE,
D’AUTRE PART,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Le présent accord fait suite à une réflexion menée sur l’organisation hybride de durée du travail au sein de la Société et à une négociation avec le Comité Social et Économique organisée conformément à l’article L. 2232-23-1 du code du travail. Les parties ont souhaité mieux organiser le travail hybride afin de permettre à la Société de renforcer son efficacité, de poursuivre son développement tout en prenant en considération les intérêts et souhaits de ses collaborateurs. Ainsi, en adaptant les dispositions légales et conventionnelles, les Parties ont recherché un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale des salariés de la Société XXX, tout en prenant en compte l’importance de la qualité de service offert aux clients dans un environnement fortement concurrentiel, et qui rend nécessaire une organisation du temps de travail efficiente et adaptée aux fluctuations du marché.
Les dispositions ci-après révisent et remplacent les dispositions prévues au titre de la Charte de Télétravail du 14 décembre 2021 relative au télétravail. Elles se substituent également aux pratiques et usages pouvant exister au sein de la Société XXX.
Lors de la mise en œuvre du présent accord, les salariés seront informés des modalités qui les concernent.
Table des matières
TOC \h \u \z \t "Heading 1,1,Heading 2,2,Heading 3,3,"1.Champ d’application4 2.Définition du Télétravail4 3.Conditions de passage en télétravail4 a)Activités concernées par le télétravail4 b)Critères d’éligibilité4 c)Travailleurs handicapés4 d)Situations particulières4 4.Mise en place et rythme du télétravail4 a). Régulier4 b)Occasionnel5 c)Exceptionnel5 5.Formalisation5 a)Modalités5 b)Informations6 c)Période d’adaptation6 d)Réversibilité6 6.Statut, droits et devoirs du salarié en travail distanciel6 a)Lieu du télétravail6 b)Plages de disponibilité7 c)Contrôle du temps de travail7 d)Régulation de la charge de travail7 e)Equipements liés au télétravail7 f)Droit à la déconnexion8 g)Entretien annuel Télétravail8 7.Accident du travail8 8.Prise en charge des coûts et frais professionnels liés à la mise en place du Télétravail8 9.Assurance8 10.Durée de l’accord9 11.Suivi9 12.Dépôt et entrée en vigueur9 ANNEXE 110 ANNEXE 212
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise remplissant les critères d’éligibilité au télétravail fixés par le présent accord.
Définition du Télétravail
Conformément à l’article L.1222-9 du code du Travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le Télétravail peut s’exercer sous une forme :
Régulière et alternée avec le présentiel ;
Occasionnelle pour répondre à des situations variées : projet interne, épisode de pollution, intempéries, survenance d'évènements particuliers dans la vie du salarié ;
Exceptionnelle (circonstances exceptionnelles, comme une épidémie ou en cas de force majeure).
En cas de télétravail pour des circonstances exceptionnelles, l’entreprise peut modifier certaines des règles incluses dans le présent accord. Les salariés en télétravail bénéficient d’une stricte égalité vis-à-vis des autres collaborateurs travaillant dans les locaux de l’entreprise en ce qui concerne l’exercice des droits individuels et collectifs.
Conditions de passage en télétravail
La mise en place du travail hybride est fondée sur un double volontariat, à savoir le volontariat du salarié et celui de l’employeur. Ainsi, le travail hybride ne peut être imposé ni au salarié ni à la direction de l’entreprise. Dès lors qu’un salarié informe la direction ou son/sa responsable hiérarchique de sa volonté d’organiser son travail en mode hybride, la direction peut, après examen, accepter ou refuser sa demande. La direction doit motiver son refus d’accéder à une demande de recours au travail hybride formulée par un salarié, dès lors que son accès est ouvert dans l’entreprise par le présent accord, et que le salarié demandeur remplit les conditions d’éligibilité prévues par le présent accord. Le salarié peut refuser le passage à une organisation hybride du travail. Ce refus n’est pas à lui seul un motif de rupture du contrat de travail dès lors qu’il n’était pas une condition d’embauche.
Activités concernées par le télétravail
Le Télétravail est ouvert aux activités répondant aux critères suivants : - l’activité n’implique pas la présence physique permanente du salarié dans les locaux de l’entreprise, - La nature du travail effectué est compatible avec l’utilisation des outils numériques et des outils de communication à distance ; - La nature des activités exercées n’implique pas l’usage quotidien de données confidentielles non manipulables hors site.
Critères d’éligibilité
Pour être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions suivantes : - disposer d’une autonomie suffisante pour exercer son activité à distance, - exercer son activité à temps plein ou à temps partiel d’au moins 24 heures, - attester que son lieu de travail répond aux exigences techniques minimales (installation électrique conforme, connexion internet suffisante, espace permettant de travailler dans de bonnes conditions).
Travailleurs handicapés
Conformément à l’article L. 1222-9, II, ° du code du travail, le Télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés selon les modalités suivantes : fourniture d’équipements adaptés à la création d’un poste de travail au domicile de la personne et de l’ensemble des logiciels adéquats le cas échéant. Le refus opposé à un salarié en situation de handicap ou un proche aidant doit également être motivé.
Situations particulières
Sous réserve que leur activité soit compatible, le télétravail est ouvert selon des règles dérogatoires aux salariés enceintes qui peuvent déroger aux conditions de présence hebdomadaires à compter du 6ème mois de grossesse.
D’autres situations dérogatoires peuvent faire l’objet d’un examen au cas par cas. Il peut s’agir notamment des salariés ayant la qualité de proche aidant.
Tout refus doit être motivé par des considérations objectives en lien avec les nécessités de bon fonctionnement du service et l’application de règles équitables pour tous les salariés.
Mise en place et rythme du télétravail
3 formes de télétravail peuvent survenir au sein de l’entreprise :
Régulier
Le télétravail régulier peut être mis en place sur la base du double volontariat et à l’initiative :
Du salarié qui formule une demande par écrit. Une réponse est donnée dans un délai d’un mois et le refus est motivé si le salarié remplit les critères d’éligibilité ;
De l’employeur qui adresse une proposition écrite au salarié qui dispose d’un délai d’un mois pour y répondre. Le refus ne constitue pas un motif de sanction ou de licenciement.
Sans exclure les demandes ponctuelles, une campagne annuelle de volontariat au télétravail peut être organisée pour faciliter la gestion des demandes de salariés volontaires.
Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le salarié devra assurer au moins : - 2 jours de présence dans les locaux de l’entreprise par période de cinq (5) jours consécutifs de travail, s’il est à temps plein ; Par exemple :
Semaine complète : 2 jours présentiels Semaine avec 1 Jour d’absence (CP, JNT, Jour férié, Absence maladie, …) : 2 jours présentiels Lundi - Présentiel Mardi : Télétravail Mercredi Présentiel Jeudi : télétravail Vendredi : Télétravail Lundi - Présentiel Mardi : Télétravail Mercredi Présentiel Jeudi : Absence Vendredi : Télétravail
- de 50 % de son temps de travail dans les locaux de l’entreprise s’il est à temps partiel.
Il relève de la responsabilité du manager de s’assurer du respect de ces règles au sein des équipes. Les jours de télétravail sont positionnés d’un commun accord formalisé par écrit via une demande réalisée par le biais du logiciel Lucca - Timmi absences. Cette demande est faite au plus tard la semaine précédant l’utilisation des jours de télétravail et doit être impérativement validée par le Manager.
En outre, des temps de présence commune de tous les salariés de l’entreprise/de tous les salariés d’une même unité de travail (selon la taille de l’entreprise) au sein des locaux de l’entreprise sont régulièrement organisés.
Occasionnel
Le télétravail peut être mis en place de manière occasionnelle pour une durée limitée, afin de tenir compte de circonstances particulières (grève des transports, épisode de pollution, intempéries exceptionnelles, …).
De la même manière que le télétravail régulier, le télétravail occasionnel repose sur le double volontariat du salarié et de l’employeur. Il suppose une demande écrite, circonstanciée et motivée de la part du salarié ou de l’employeur.
Exceptionnel
En cas de circonstances exceptionnelles et conformément aux dispositions de l’article L. 1222-11 du code du Travail, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail imposé par l’entreprise, par dérogation au principe du double volontariat. Les salariés concernés sont informés par tout moyen.
Formalisation
Modalités
Le passage au télétravail régulier doit être formalisé entre le salarié et l’employeur dans un document écrit qui doit préciser à titre indicatif : - la durée, la fréquence, les jours et le lieu du télétravail ; - la durée de la période d’adaptation et le délai de prévenance par les parties pour mettre fin au télétravail ; - que l’exercice du télétravail est subordonné à la production des justificatifs adéquats mentionnés dans le présent accord (attestation sur l’honneur de la conformité du lieu de travail à l’exercice du télétravail, attestation d’assurance multirisques habitation).
Un modèle de document est annexé au présent Accord.
Informations
En cas de passage au télétravail, le salarié est informé sur : - les conditions d’exécution du télétravail : rattachement hiérarchique, modalités d’évaluation de la charge de travail, modalités de compte-rendu et de liaison avec l’entreprise ; - les conditions d’utilisation des équipements, outils informatiques et de communication : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédures à suivre en cas de panne ; - Les règles relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le salarié à des fins professionnelles ; - Les moyens éventuellement utilisés pour surveiller l’activité du salarié ; - Les règles de prise en charge des frais professionnels, telles que définies dans l’entreprise ; - L’établissement auquel le salarié est rattaché afin d’exercer ses droits collectifs.
Période d’adaptation
Hors cas d’embauche en télétravail, tout passage en télétravail régulier donne lieu à une période d’adaptation d’une durée d’un mois à compter de sa prise d’effet.
Cette période devant correspondre à une période de travail effectif, elle sera suspendue en cas d’absence du salarié.
Le salarié peut demander à bénéficier d’une formation appropriée ciblée sur les équipements techniques à sa disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation du travail.
Pendant cette période, chacune des parties peut librement mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’une semaine.
Réversibilité
Passée la période d’adaptation, l’entreprise et le salarié peuvent chacun demander par écrit à revenir à une exécution du contrat de travail sans télétravail. Dans ce cas, la fin du télétravail prend fin dans un délai de 15 jours consécutifs à l’envoi du courrier.
Statut, droits et devoirs du salarié en travail distanciel
Lieu du télétravail
Le Télétravail est effectué au domicile du salarié, entendu comme sa résidence habituelle. Le salarié doit disposer d’un espace de travail adapté garantissant des conditions d’hygiène et de sécurité. Le salarié doit informer l’employeur en cas de changement de résidence habituelle. Avec l’accord de l’employeur, le télétravail peut être effectué dans une autre résidence du salarié ou dans un tiers lieu prédéfini, dès lors qu’ils permettent l’exercice de l’activité professionnelle à distance. En cas de survenance d’un évènement (ex. incendie, problèmes électriques) rendant impropre au télétravail le lieu désigné, le salarié doit en informer son employeur. Le télétravail est alors suspendu.
Plages de disponibilité
Le salarié en télétravail doit être joignable sur les plages horaires suivantes :
de 9h00 à 12h00 ;
de 14h00 à 17h00.
Au regard des besoins de l’activité du salarié ou des nécessités de bon fonctionnement du service, ces plages horaires peuvent être modifiées.
Contrôle du temps de travail
Le salarié en télétravail exerce ses fonctions dans le respect des règles légales et conventionnelles relatives aux durées maximales de travail et au temps de repos.
Pour contrôler le temps de travail effectué, le salarié établit un relevé hebdomadaire de ses horaires de travail via l’outil de gestion des temps et l’envoie à son supérieur hiérarchique.
Le salarié en télétravail soumis à un forfait en jours sur l’année exerce ses fonctions dans les mêmes conditions qu’en présentiel dans les locaux de travail mis à sa disposition par l’employeur et déclare ses jours de télétravail dans le cadre du suivi de son forfait annuel en jours.
Régulation de la charge de travail
La charge de travail en télétravail doit être comparable au volume du travail du salarié habituellement effectuée dans les locaux de travail. Le responsable hiérarchique du salarié en télétravail doit fixer des critères de résultats équivalents à ceux des salariés en situation comparable qui exercent leur activité dans les locaux de travail mis à disposition par l’employeur. Il doit assurer un suivi de la charge de travail du salarié et organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.
Équipements liés au télétravail
Sauf cas particulier, l’entreprise fournit au salarié en télétravail et entretient l’ensemble du matériel informatique et de communication permettant l’exercice de ses activités. Une fiche de remise matériel sera signée par le salarié lors de toute mise à disposition.
Le salarié est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et d’avertir immédiatement l’entreprise en cas de panne ou de mauvais fonctionnement.
Le salarié est tenu de respecter les règles applicables dans l’entreprise concernant l’utilisation des outils informatiques. Celle-ci est strictement réservée à des fins professionnelles et ces outils ne doivent pas être utilisés par une autre personne. Le salarié doit préserver la stricte confidentialité des informations et données contenues dans les outils mis à sa disposition.
Le salarié est informé des règles de santé et de sécurité relatives à l’utilisation des écrans. Il bénéficie notamment de la surveillance médicale prévue aux articles R.4542-17 et R .4542-18 du code du Travail. L’entreprise fournit également au salarié un service d’appui technique.
Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion doit permettre aux salariés, quelle que soit leur organisation de travail, de bénéficier pleinement des temps de repos et de congés ainsi que de préserver un équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle, via un usage raisonné des outils numériques.
Ce droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié à ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communications personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.
À ce titre, il est rappelé que les salariés ne sont pas tenus de répondre aux courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors des temps habituels de travail, lors des congés, des temps de repos et d’absences. Le salarié doit également s’abstenir d’en envoyer.
De la même manière, les responsables hiérarchiques s’efforcent de respecter les plages horaires de disponibilité déterminées dans l’entreprise ou convenues avec les salariés conformément au 4.3 ci-dessus.
Entretien annuel Télétravail
Un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail en télétravail est organisé chaque année. La trame de cet entretien figure en annexe 2 du présent accord.
Accident du travail
L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail au sens de l’article L.411-1 du code de la sécurité sociale à condition que la demande de télétravail ait été faite et validée au préalable par le manager.
Le salarié victime d’un accident du travail durant une période de télétravail doit en informer l’entreprise sans délai par tous moyens.
Prise en charge des coûts et frais professionnels liés à la mise en place du Télétravail
Tout frais éventuellement engagé par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, après accord de l’employeur et dans l’intérêt de l’entreprise, doit être supporté par l’employeur, selon le régime des frais professionnels appliqué dans l’entreprise.
Assurance
Le salarié télétravailleur doit prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité de télétravail et s’assurer que son assurance « multirisque habitation » couvre sa présence pendant les journées de télétravail.
Il doit fournir à l’entreprise chaque année une attestation en conséquence avant le démarrage du télétravail.
La mise en place et le maintien du télétravail sont conditionnés par cette formalité.
Durée de l’accord
Le présent accord est établi pour une durée déterminée de 3 ans.
Suivi
L’employeur s’assure des modalités de mise en œuvre de l’Accord. Il informe chaque année le comité social et économique des modalités d’exécution de l’accord.
Dépôt et entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur le 1er octobre 2024.
Les salariés bénéficiant du télétravail à la date de signature du présent accord continuent d’évoluer en télétravail dans les mêmes conditions prévues au titre du présent accord. Un nouveau formulaire d’acceptation du télétravail sera signé à l’occasion des prochains entretiens annuels prévus sur ce sujet.
Il sera déposé sur le site ministériel « Télé Accords » et au Conseil de prud’hommes de Rennes.
Fait à Rennes, le 27 septembre 2024
Pour la Société XXX,
M. xxx
CEO
Pour le CSE,
M. yyy
Membre suppléant de la délégation du personnel du CSE
ANNEXE 1
FORMULAIRE D’ACCEPTATION
TÉLÉTRAVAIL RÉGULIER
(document de consentement)
Entre la Société :
La Société XXX, immatriculée sous le numéro SIRET au Tribunal de Commerce de Rennes (Code NAF 5829C), située à RENNES, représentée par M. xxx, Président Directeur Général, ci-après désignée « la Société »,
D’une part,
Et le salarié :
Madame/Monsieur :
Demeurant :
De nationalité ….,
D’autre part, .
Préambule
Le présent écrit est destiné à matérialiser l’acceptation des parties conformément aux dispositions de l’accord de Télétravail de la société en date du 1er janvier 2024 et ce conformément à l’article 1 dudit accord. La mise en place effective du télétravail est subordonnée au respect des conditions d’éligibilité prévues à l’article 3.2. de l’accord de Télétravail.
Article 1- DURÉE
Le télétravail est accordé à Mme/M.. ….. pour une durée déterminée de un an.
Il s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord de télétravail de l’entreprise et pourrait être renouvelé aux conditions définies dans son article 5.
Ces dispositions n’ayant pas valeur contractuelle, en tout état de cause, Mme/M.. ….. reprendra son activité en présentiel dans l’entreprise si l’accord venait à cesser de produire effet et ceci indépendamment des dispositions relatives à la réversibilité prévue dans l’accord.
Article 2- DISPOSITIONS RELATIVES AUX MODALITÉS DU TÉLÉTRAVAIL
Mme/M.… pourra bénéficier du télétravail dans les conditions prévues par l’Accord sous réserve des nécessités de bon fonctionnement du service et du respect des horaires de présence prévues au titre de l’Accord de télétravail.
En dehors de ces plages horaires, Mme/M.... devra se déconnecter afin de préserver son droit au repos.
Si l’accord venait à être révisé ou dénoncé à l’effet de modifier le nombre de jours télétravaillables par semaine, le présent avenant cessera de produire effet.
Soit Mme/M.. reprendra son activité en présentiel dans l’entreprise, soit Mme/M poursuivra son activité en télétravail selon les modalités définies par les nouvelles dispositions applicables. Dans cette hypothèse, un nouvel avenant formalisera l’acceptation des parties.
Si l’accord venait à cesser de produire effet, Mme/M.. …..reprendrait sans délai son activité en présentiel dans l’entreprise.
Article 3 – AUTRES DISPOSITIONS
Les autres dispositions qui régissent les conditions relatives au télétravail dans l’entreprise sont celles conclues dans l’Accord du 1er janvier 2024 sauf modifications ultérieures de ces dispositions.
Article 4 – INFORMATIONS
A l’effet que Mme/M.. ….. soit parfaitement informé du dispositif de télétravail mis en place dans l’entreprise, est annexé à cet avenant, l’accord relatif au télétravail au sein de la société XXX SA.
Fait à ………………….., le ……………………… en deux exemplaires.
ANNEXE 2
ENTRETIEN ANNUEL RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL
Art. L.1222-10 du code du travail : « Outre ses obligations de droit commun vis-à-vis de ses salariés, l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail : 1° D'informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions ; 2° De lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature ; 3° D'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail. »
Rappel : l’objet de cet entretien est de faire un point sur les conditions d’activités et de télétravail du collaborateur notamment du point de vue de ses missions et activités au sein de l’entreprise.
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1. Relation entreprise et travail à distance
1.1. Quels sont, selon vous, les aspects positifs du télétravail sur votre poste?
1.2. Quelles actions mettez-vous en place pour que le télétravail : - améliore le travail fourni - ne ralentisse pas votre équipe? Exemple : choix des tâches/activités, process de communication mis en place, anticipation et préparation des jours de télétravail...
1.3. Quelles sont les difficultés que vous rencontrez en télétravail? Exemple : Charge de travail, déconnexion le soir, gérer les distractions, priorisation des sollicitations, communication à distance...
1.4. De façon générale, estimez-vous être suffisamment informés par l'entreprise sur le télétravail?
2. Organisation personnelle du télétravail
2.1. En moyenne, combien de jours de télétravail effectuez-vous par semaine?
2.2. Quelles sont vos principales motivations au télétravail?
2.3. Comment vous organisez-vous en télétravail? Horaires? jours fixes ou flexibles? Garde d'enfants, règles à fixer avec la famille...
2.4. Avez-vous fourni une attestation de télétravail? Attestation fournie par votre assureur habitation auprès duquel vous avez déclaré faire du télétravail de façon ponctuelle ou régulière
2.5. Avez-vous fourni une attestation de conformité électrique? Attestation sur l'honneur ou attestation de diagnostic électrique pour le télétravail (Consuel)
2.6. Si vous avez répondu non aux deux précédentes questions, merci de régulariser dès que possible.
3. Communication et échanges
3.1. Etes-vous satisfait des outils mis à disposition dans le cadre du télétravail? Si non, quels outils pourrions-nous envisager?
3.2. Etes-vous satisfait de la communication avec vos collègues en télétravail? Si non, que suggérez-vous pour améliorer les échanges?
3.3. Etes-vous satisfait de la fréquence des interactions avec votre manager en télétravail? Si non, précisez votre besoin
3.4. Eprouvez-vous un sentiment d'isolement? Si oui, quelles actions pouvons-nous mettre en place rapidement pour améliorer la situation?
4. Equilibre vie professionnelle & vie personnelle
4.1. En télétravail, prenez-vous des temps de pause? Le temps de pause est le temps pendant lequel le salarié peut vaquer librement à des occupations personnelles (minimum de 20 minutes toutes les 6 heures travaillées)
4.2. Quel est votre ressenti sur la séparation vie professionnelle et vie personnelle?
4.3. Diriez-vous que votre droit à la déconnexion est respecté? Si non, précisez
5. Conclusion
5.1. Quel est votre niveau de satisfaction
5.2. Souhaitez-vous poursuivre votre activité en télétravail (reconduction pour un an)? Si désaccord, motiver la position de chacun
5.3. Avez-vous besoin de matériel/outil supplémentaire ?
