ACCORD D’ENTREPRISE POUR UNE ORGANISATION DU TRAVAIL HYBRIDE ET AGILE
Préambule :
Le cadre général du télétravail est organisé au sein de l’entreprise dès 2013 par l’accord relatif aux conditions de travail et pour le développement de la qualité de vie au travail. La systématisation du télétravail pour les salariés pouvant y recourir durant la crise sanitaire de 2020 et 2021 a permis d’assurer la continuité de l’activité lors de cette période exceptionnelle. Le cadre forgé depuis 2013 a été le socle de l’organisation du travail durant cette période, il a servi de base aux aménagements rendus nécessaires par les exigences de santé et de sécurité des collaborateurs. Ce développement du télétravail durant la crise sanitaire a montré l’efficacité de ce mode d’organisation mais aussi les points de vigilance à avoir. Dans ce cadre, le développement du télétravail et l'adaptation de l’organisation du travail qui en découle doivent être compris et accompagnés. La Direction et le Comité social et économique ont donc décidé d’organiser les nouvelles règles d’organisation du travail et du télétravail au sein du présent accord. Il constitue le nouveau dispositif de télétravail, en remplacement de tout accord ou usage, existants ou ayant existé.
Chapitre 1 - Une organisation hybride du travail
Article 1.1 – Un contexte d’hybridation du travail
La présente décision vise à accompagner de manière pérenne les collaborateurs dans un contexte de développement de l’hybridation des modes du travail. L’organisation unitaire du travail, dans laquelle les salariés d’une équipe exerçaient la même activité, sur le même lieu de travail, selon les mêmes horaires et rythmes de travail, n'est plus la norme. L’organisation du travail est ainsi devenue hybride, c’est-à-dire que l’activité de certaines équipes est constituée en partie d’un travail au bureau, dans les locaux de l’entreprise et en partie dans un autre lieu, majoritairement le domicile. Aussi, le développement des technologies de l’information et de la communication a permis le développement du télétravail, modalité de travail permettant notamment la réduction des temps de transport ainsi qu’un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle des salariés. Cette réalité est composée de modalités pratiques différentes, l’organisation des équipes est fragmentée selon l’organisation du travail de chacun des salariés : exercice de la totalité de l’activité dans les locaux de l’entreprise lorsque les missions rendent impossibles le télétravail, télétravail régulier ou télétravail occasionnel selon l’activité. Au-delà même de cette organisation hybride du travail, d'autres réalités s’ajoutent et contribuent à l’organisation fragmentée du travail, notamment pour les équipes localisées sur différents sites, voire différents pays où les équipes dont certains membres sont amenés à se déplacer fréquemment. L’organisation du travail hybride ainsi que ses deux modalités principales (télétravail et travail sur site) sont l’objet de la présente décision.
Article 1.2 - Détermination des différentes formes de télétravail
Le télétravail est une des modalités du travail hybride. Cette modalité est plurielle ; plusieurs situations peuvent être déterminées.
Le télétravail régulier
1. Cadre général
Pour les postes éligibles, le télétravail régulier se caractérise par une alternance habituelle hebdomadaire de jours télétravaillés et de jours travaillés sur site. Dans le but de préserver les avantages du télétravail tout en maintenant un collectif de travail dynamique, le télétravail régulier est organisé sous la forme de deux jours par semaine au maximum.
Ces jours sont par principe fixes. Lorsqu’il souhaite, à titre exceptionnel, déplacer la journée choisie au sein de la même semaine, le salarié en informe son manager le plus rapidement possible (au plus tard la veille du jour souhaité) qui valide ou non sa demande. Le défaut de réponse vaut acceptation. Dans un souci de flexibilité et pour permettre aux salariés de gérer au mieux son organisation professionnelle, les jours de télétravail sont fractionnables en demi-journée, toujours après information du manager.
Dans un objectif de maintien du collectif de travail, ces jours ne sont pas reportables d’une semaine à l’autre. A titre exceptionnel, pour des raisons liées à l’activité professionnelle, il peut être demandé au salarié de ne pas effectuer ces jours en télétravail mais d’être présent sur site.
Les salariés éligibles au télétravail régulier bénéficient également de trois jours flottants par mois. Aucun jour de la semaine ou du mois n’est attribué a priori à ces jours, ils sont utilisés à la demande du salarié après validation par le manager (le défaut de réponse vaut acceptation). Ces jours sont optionnels, et ne sont pas reportables ni cumulables d’un mois à l’autre. Les jours de télétravail flottants peuvent être utilisés en demi-journées. Ils peuvent par ailleurs, toujours après validation du manager, être utilisés de manière consécutive.
2. Spécificités pour les salariés à temps partiel
Pour les salariés à temps partiel, la mise en œuvre du télétravail régulier ne doit pas avoir pour conséquence une rupture avec le collectif de travail.
Ainsi, les modalités d'organisation du télétravail régulier (hors jours de télétravail flottants) pour les salariés à temps partiel sont déterminées comme suit : - Les salariés dont le temps de travail est réparti sur 4 ou 5 jours de présence par semaine bénéficient au maximum de 2 jours fixes de télétravail par semaine ; - Les salariés dont le temps de travail est réparti sur 3 jours de présence par semaine bénéficient au maximum d’1 jour fixe de télétravail par semaine.
Les salariés dont le temps de travail est réparti sur 2 jours et moins de présence par semaine ne peuvent pas bénéficier du télétravail régulier.
Les salariés à temps partiel peuvent également bénéficier du télétravail occasionnel, soit trois jours flottants par mois, toujours après validation du manager.
Le télétravail occasionnel
Certains salariés occupant un poste non éligible au télétravail régulier peuvent bénéficier du télétravail à titre occasionnel, en utilisant les trois jours flottants par mois. Cette possibilité sera validée entre le manager et le salarié, et peut concerner tous les salariés, y compris les salariés à temps partiel et les étudiants en alternance ainsi que les stagiaires, en accord avec leur établissement d’enseignement.
Le télétravail exceptionnel
Le télétravail exceptionnel est un mode d’organisation du travail permettant d’assurer la continuité de l’activité et/ou la protection des salariés en cas de circonstances exceptionnelles (cas de force majeure, risque épidémique, grèves notamment dans le domaine des transports, intempéries, épisodes de pollution, etc.). Il est prévu à l’article L.1222-11 du Code du travail.
L’initiative de la mise en œuvre du télétravail exceptionnel appartient au Chef d’établissement, et est déployé par les managers auprès de leurs équipes. Elle octroie aux salariés éligibles au télétravail régulier ou occasionnel une capacité plus importante à télétravailler pendant une période limitée.
Aucune compensation sous quelque forme que ce soit, notamment sous forme de congé supplémentaire, ne saurait être accordée aux salariés non éligibles au télétravail dans ces circonstances.
Dans l’éventualité de la survenance d’une situation exceptionnelle pérenne, notamment une épidémie, des ajustements pourront être faits en concertation avec les instances représentatives du personnel.
Chapitre 2 - Conditions à la mise en œuvre du télétravail
Article 2.1 - Les règles directrices du télétravail
a.Le principe du volontariat
Sous réserve du télétravail exceptionnel, le télétravail est fondé sur le principe de volontariat du salarié et nécessite l’accord du manager. Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par tout moyen auprès de son manager et peut en informer également son RRH de proximité. Le manager examine la demande du salarié, et peut accepter ou refuser la demande. En cas de refus du bénéfice du télétravail à un salarié, le manager prévoit un échange avec le collaborateur afin de lui exposer les raisons de la non-éligibilité au regard des critères développés au sein de l’article 2.2 d de la présente décision et en informe le RH de proximité. Le manager doit s’assurer que la mise en œuvre du télétravail au sein de son équipe est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il doit pouvoir être en mesure d’apprécier et de formaliser les résultats du travail effectué par rapport aux objectifs fixés.
b. La suspension temporaire du télétravail
Pour des raisons personnelles ou professionnelles, le salarié peut demander la suspension temporaire du télétravail sans délai. Pour des raisons professionnelles, le manager peut demander, dans le cadre de nécessités de service ou de projets nécessitant une présence sur site, la suspension temporaire du télétravail pour une durée inférieure à 6 mois.
c.La réversibilité du télétravail
En cas de nécessité ou si le télétravail régulier ne répond pas aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront mettre fin à la situation de télétravail : - sans délai pour le salarié, - moyennant un délai de prévenance minimum d’un 1 mois pour l’employeur à compter de la demande émise. Le salarié peut user de cette possibilité sans justification. Le manager peut user de cette possibilité de réversibilité sous réserve d’une motivation suffisante notamment en cas d’organisation inefficace ou de difficulté d’autonomie, expliquée oralement au salarié.
Article 2.2 - Les critères d’éligibilité
L’organisation du télétravail sera définie en priorité en fonction des propositions du salarié sous réserve de validation du manager accompagné des équipes RH.
Définir les critères d’éligibilité et de non éligibilité
Critères relatifs au poste
Le télétravail, par définition, ne peut être ouvert qu’à des salariés occupant un poste de nature à être exercé en partie à distance. Ainsi ne sauraient être éligibles au télétravail les emplois suivants : - L’emploi exige, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou au sein d’une équipe ; - L’emploi fait usage très majoritairement d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou qui fait face à une impossibilité matérielle et/ou technique d’être exercé à distance ; - L’emploi tenu implique l’utilisation très majoritairement de matériel informatique / logiciels / dossiers papiers qui ne peuvent être exportés en dehors des locaux de l’entreprise pour des raisons techniques, de coûts, de sécurité ou de confidentialité.
Le retour d’expérience de la crise sanitaire 2020-2021 est pris en compte dans la détermination de l’éligibilité du poste.
Critères relatifs au salarié
L’éligibilité du salarié à réaliser ses fonctions en télétravail est conditionné à la maîtrise du poste et à l’autonomie dans l’exercice de ses fonctions. Aucune condition particulière relative au type de contrat (CDI/CDD), à l'ancienneté ou à l’appartenance à une catégorie professionnelle ou un collège électoral ne saurait exclure automatiquement un salarié du bénéfice du télétravail. Le télétravail peut être envisagé dans certaines situations pour les salariés en alternance. La mise en place du télétravail pour ces étudiants en alternance s’organise en lien avec les équipes de Développement RH, en charge de la politique jeune.
b.L’organisation du télétravail
Au sein des postes éligibles, l’organisation du télétravail est établie en concertation entre le salarié et le manager par le biais du dialogue. Le manager est responsable de l’organisation de son équipe. Le dialogue est établi à deux niveaux distincts de l’organisation du travail :
Entre chaque salarié et son manager
Le salarié présente au manager sa volonté individuelle relative au nombre de jours travaillés à distance ainsi qu’à leur organisation hebdomadaire. Cette demande fait l’objet d’une concertation avec le manager.
Entre le manager et son équipe
Après avoir identifié les volontés individuelles des collaborateurs de son équipe, le manager fait en sorte que l’organisation globale soit abordée durant les réunions d’équipe afin d’évaluer les besoins en présentiel de chacun et les besoins communs de tous. L’organisation de l’équipe est donc fixée en concertation avec chacun de ses membres. En cas de divergences, le manager, garant du fonctionnement global au sein de son équipe à propos du télétravail, définit cette organisation, en lien avec les équipes RH de proximité. Si nécessaire, un point d’étape est organisé entre le manager et le salarié six mois après la mise en place du télétravail afin d’échanger sur l’organisation du travail à distance et les potentielles adaptations à y apporter. En tout état de cause, ces sujets sont évoqués lors des entretiens de performance.
c. en cas de modification de l’exercice du travail En cas de changement de poste, d’organisation significative du travail ou du contenu du poste qu’il soit temporaire ou permanent, un réexamen des critères d’éligibilité ou de l’organisation du télétravail est effectué avec le manager.
Chapitre 3 - Mise en œuvre du télétravail
Article 3.1 - Obligation des salariés en télétravail
Article 3.1.1 - Déclaration du télétravail dans les outils de gestion administrative pour le suivi des salariés
Dans le cadre du télétravail, le système auto-déclaratif des heures ou des jours de travail effectués s’applique de la même manière que dans le cadre du travail exécuté dans les locaux de l’entreprise. Le salarié en télétravail indique dans sa déclaration les journées et demi-journées télétravaillées.
Article 3.1.2 - Obligation de confidentialité renforcée en télétravail
Tout collaborateur en télétravail s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'entreprise, en particulier à mettre en œuvre toutes les actions visant à assurer les protections des données de l'entreprise et leur confidentialité et veille à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.
Plus généralement, le salarié s’engage en télétravail comme sur site à respecter tout document précisant les règles relatives à la sécurité informatique, et la confidentialité notamment la Charte d’utilisation des technologies d’information et de communication en vigueur.
La confidentialité des documents papier et objets non disponibles numériquement que le salarié pourrait être amené à emporter en dehors des locaux de l’entreprise pour télétravailler doit être garantie. Le transport des documents ou papiers identifiés comme confidentiels ou sensibles pour l’Entreprise ou le Groupe doit être préalablement autorisé par le manager.
Article 3.1.3 - Assurance
Les salariés amenés à télétravailler régulièrement ou occasionnellement sont tenus d’en informer leur compagnie d’assurance et de s’assurer que leur assurance multirisque habitation ou leur garantie responsabilité civile couvre leur présence pendant leurs journées de travail à domicile. Le matériel informatique fourni par l’entreprise pour l’exercice du télétravail n’entre pas dans la couverture de l’assurance des salariés. Il est couvert pour les risques dommage et vol par l’assurance de l’entreprise.
Article 3.2 - Support des salariés en télétravail
Article 3.2.1. - Assurer des conditions de travail satisfaisantes
L’entreprise s’assure que le salarié éligible bénéficie des moyens nécessaires à la mise en place ainsi qu’à l’exercice du télétravail afin de lui garantir des conditions de travail satisfaisantes.
Ainsi, elle fournit à chaque salarié en télétravail le matériel informatique et, le cas échéant, un téléphone portable professionnel nécessaires à la réalisation de ses missions en télétravail.
Ces outils mis à la disposition du salarié en télétravail sont placés sous sa responsabilité, mais restent la propriété de l’entreprise. Le salarié s’engage à en faire usage dans le respect des règles édictées par la Charte d’utilisation des technologies d’information et de communication en vigueur.
Par ailleurs, l’entreprise s’engage à maintenir la mise en œuvre de dispositifs aidants pour les salariés, dans un souci d'adaptation des postes du travail à domicile. Les efforts d’accompagnement voire de financement de certains dispositifs (chaises ergonomiques, écrans, etc) pourront être confirmés, notamment dans le cadre des négociations annuelles obligatoires.
Article 3.2.2. - Remboursement des frais professionnels liés au télétravail
Afin de couvrir les divers frais liés au télétravail régulier pouvant être avancés par les salariés, l’entreprise s’engage à verser un montant forfaitaire de 10 euros par mois par jour hebdomadaire télétravaillé (20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours fixes de télétravail par semaine) dans la limite de 20 € par mois.
Cette allocation forfaitaire est exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par les barèmes de l’U.R.S.S.A.F.
La suspension de l’exercice du télétravail pour une durée de deux mois ou plus, quel qu’en soit le motif (demande de suspension temporaire émanant du salarié ou du manager, suspension du contrat de travail, ou tout autre motif personnel ou professionnel) entraîne une suspension du versement de l'allocation forfaitaire pour la durée de l’absence effective de réalisation du télétravail.
Article 3.3 - Modalités de réalisation du télétravail
Article 3.3.1. - Lieu de télétravail
L’exercice du télétravail est effectué au domicile du salarié ou dans tout autre lieu extérieur à l’entreprise permettant l’exercice de l’activité professionnelle, dont le salarié communique l’adresse à son manager. Dans tous les cas, le salarié s’assure de disposer d’un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Lorsqu’il n’est pas en télétravail, le salarié exerce son activité prioritairement sur son site de rattachement.
L’exercice du télétravail dans un autre lieu que le domicile du salarié s’effectue à sa demande et ne saurait s’apparenter à un déplacement professionnel. Les dispositions relatives à la politique des déplacements professionnels, notamment la prise en charge des frais de trajets, ne s’appliquent pas à l’exercice du télétravail.
Article 3.3.2. – Le télétravail hors de France
Par principe, l’exercice du télétravail a lieu en France.
Toutefois, par exception, afin de favoriser la conciliation vie professionnelle et vie personnelle, la Direction autorise l’exercice du travail à distance depuis un pays de l’Union Européenne, sous réserve des conclusions d’une analyse fiscale et sociale préalable de la situation individuelle du collaborateur et de la validation de la Direction des Ressources Humaines France.
Il est rappelé par ailleurs qu’il appartient au collaborateur de déclarer sa résidence fiscale et la répartition de son activité sur les différents pays dans lesquels il est amené à travailler aux administrations et pouvoirs publics en charge de l’impôt. Le télétravail depuis d’autres pays étrangers, n’appartenant pas à l’Union Européenne, est en principe interdit. L’exercice du télétravail à l’étranger s’effectue à la demande du salarié et ne saurait déroger aux règles de la présente décision ni s’apparenter à un déplacement professionnel. Les dispositions relatives à la politique des déplacements professionnels, notamment la prise en charge des frais de trajets, ne s’appliquent pas à l’exercice du télétravail à l’étranger.
Article 3.3.3 - Aménagement du télétravail pour certains salariés
Les salariées enceintes éligibles au télétravail, peuvent bénéficier de jours de télétravail supplémentaires, afin d’éviter les temps et conditions de transport entre le domicile et le lieu de travail. Les modalités de cet aménagement sont déterminées entre le manager et la salariée après échange avec les équipes RH de proximité
En cas de contrainte de mobilité physique temporaire (jambe ou bras cassé…) qui permettrait néanmoins de continuer à exercer son activité professionnelle, sur recommandation du médecin traitant et/ou du médecin du travail, donc hors arrêt maladie, les personnes éligibles volontaires peuvent travailler à domicile après validation par mail du manager et du RRH de proximité le cas échéant. Par ailleurs, des jours de télétravail supplémentaires peuvent être envisagés pour tout salarié sur préconisation du médecin du travail pour toute situation le requérant lorsque le poste est éligible.
A titre tout à fait exceptionnel, et lorsque cela est justifié par des raisons objectives et spécifiques, un salarié ne se trouvant pas dans une des situations décrites au sein du présent article peut se voir accorder des jours de télétravail supplémentaires. La demande du salarié est présentée dans un premier temps au manager puis est étudiée par la Direction des Ressources Humaines France pour validation.
Chapitre 4 - Mise en œuvre du travail hybride
Afin d’assurer un mode d’organisation du travail qui permet de concilier efficacité, flexibilité et qualité de vie au travail, le simple cadre du télétravail doit être dépassé et l’organisation plus globale du travail hybride envisagée.
4.1. - Le rôle des équipes RH de proximité
Les équipes RH de proximité sont les interlocuteurs privilégiés des collaborateurs et des managers pour les sujets relatifs à l’organisation hybride du travail et ses modalités, notamment le télétravail. Ce rôle primordial d’accompagnement et de conseils s’exerce auprès des managers comme des salariés. Ce sont les interlocuteurs lorsque des divergences sur les modalités pratiques de l’organisation hybride du travail apparaissent.
Article 4.2 - Droit à la déconnexion
Dans cette nouvelle forme d’organisation du travail, particulièrement digitalisée, l’utilisation des techniques de l’information et de communication doit être maîtrisée.
Le droit de déconnexion est un des principes directeurs de l’organisation hybride et agile du travail. La déconnexion ne doit être appréhendée sous une forme contraignante. Les garanties de déconnexion ne doivent pas se résumer par l’édiction et l’addition de règles strictes qui pourraient ne pas correspondre au mode de travail souhaité par les salariés, notamment pour ceux qui sont attachés à l’agilité et l’autonomie inhérentes à leur poste et à leurs missions.
Le droit à la déconnexion est ainsi organisé au sein de chaque équipe afin de garantir une organisation optimale de travail, adaptée à ses membres. Le droit à la déconnexion doit également être adapté au sein des équipes internationales où il est nécessaire de prendre en compte les difficultés de communication liées à la fragmentation des collaborateurs sur différents territoires et aux multiples fuseaux horaires.
Des initiatives ou modes de fonctionnement en faveur du droit à la déconnexion doivent être favorisées :
Détermination de plages horaires sans réunion
Limitation de réunions tôt le matin ou en fin de journée
Limitation des mails trop tardifs
…
Chacun porte la responsabilité de sa propre déconnexion et de celles de ses collègues et doit contribuer au maintien d’un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des membres de son équipe mais également de tous les autres salariés de l’entreprise. L’envoi des courriels, SMS ou appels téléphoniques hors plages de travail habituelles doivent être limités et l’expéditeur doit veiller à laisser aux destinataires des délais raisonnables pour répondre. Les collaborateurs s’engagent à utiliser l’outil adapté de communication en fonction du degré d’urgence de la communication. Afin de rester dans l’esprit du développement de la qualité de vie au travail et de l’encadrement du temps de travail, l’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en soirée ou en dehors des jours travaillés est limité aux situations importantes et urgentes.
Par ailleurs, l’organisation individuelle et collective du travail ainsi que la charge de travail sont abordées dans les entretiens individuels récurrents que sont les entretiens de performance et de développement.
Article 4.3 - Egalité de traitement
Le salarié en situation de télétravail régulier ou occasionnel bénéficie des mêmes droits et avantages, légaux, règlementaires et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise. Les dispositions relatives au contrôle de l’activité des salariés s’appliquent aux collaborateurs en télétravail comme aux collaborateurs sur site. Ainsi, aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.
Chapitre 5 - Santé et sécurité du travail
Article 5.1 - Respect des temps de repos des salariés
Le développement du télétravail ne saurait remettre en cause ni le respect obligatoire des périodes de repos quotidien ou hebdomadaire ni le temps de travail contractuellement prévu. Les dispositions de l’article L.3131-1 et L.3132-2 du code du travail prévoient respectivement le temps de repos quotidien et hebdomadaire de tout salarié. Tout salarié bénéficie d'un repos quotidien d'une durée minimale de onze heures consécutives sauf exceptions prévues par la loi et d’un repos hebdomadaire d’une durée minimale de vingt-quatre heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures consécutives du repos quotidien.
Article 5.2 - Les déclarations d’accident de travail
Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l'entreprise pendant le temps de travail. Dans ce cas, le télétravailleur doit informer son manager et le service de gestion administrative de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.
Chapitre 6 – Champ d’application – Prise d’effet
Ces nouvelles règles pour une organisation du travail hybride et agile (télétravail et travail sur site) s’appliquent à l’ensemble des salariés EssilorLuxottica SA à compter du lendemain de son dépôt et pour une durée indéterminée.
Le présent accord est déposé, à la diligence de l’employeur, sur la plateforme nationale de téléprocédure du Ministère du travail, « TéléAccords ».
Un exemplaire est également déposé auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil.
Fait à Charenton le Pont, le 6 avril 2022
Pour ESSILORLUXOTTCA Pour le Comité social et économique
