ACCORD D’ENTREPRISE « MOBILE WORKING » SUR LE TELETRAVAIL
Entre
European Energy Exchange (ci-après « EEX »), société anonyme de droit allemand, agissant aux fins du présent accord par l’intermédiaire de sa succursale française, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 878 840 123, domiciliée au 5 boulevard Montmartre, 75002 Paris, France, représentée par , en sa qualité de , et, , en sa qualité de , dûment habilités à cet effet,
Ci-après la «
Société »,
D’une part,
Et
Les membres du Comité Social et Economique élus au sein de European Energy Exchange AG, représentés respectivement par ,
Ci-après désignés le «
CSE »,
D’autre part,
Ci-après ensemble dénommées les «
Parties », et séparément la « Partie ».
Version française - faisant foi
Traduction en anglais - à titre d’information uniquement
French version - authentic
English translation - for information purposes only
LES PARTIES ONT CONVENU DE CE QUI SUIT
Préambule
En tant qu’entreprise, nous considérons le travail hybride comme une opportunité bénéfique à la fois pour nos collaborateurs et pour notre organisation. Nous nous appuyons ainsi encore davantage sur la culture qui sous-tendait déjà notre précédent « Accord télétravail » et prenons en compte ce que nous avons appris du travail à distance lors de la pandémie de Covid-19.
Nous considérons la possibilité de travailler à distance comme un aménagement qui tient compte des choix de vie personnels et de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Dans le même temps, nous attachons de l’importance au soutien, à la collaboration et à la création de relations que permettent les rencontres régulières de nos collaborateurs dans les locaux de la Société, et les encourageons. Le travail en dehors du lieu de travail sera organisé de manière à garantir une intégration suffisante dans les processus quotidiens de la Société et à maintenir les interactions sociales. Le présent Accord d’entreprise (l’« Accord ») a pour objet de définir le Télétravail et le Travail à l’étranger, d’établir une norme uniforme et de permettre aux collaborateurs d’utiliser ces options - sous réserve que les conditions préalables définies soient satisfaites. Cet arrangement repose sur la confiance mutuelle et le respect des principes décrits dans l’Accord.
L’Accord régit les possibilités et les options de Télétravail et de Travail à l’étranger, les questions de sécurité au travail et de sécurité des données qui en découlent, ainsi que la conformité aux règles de la Société (par exemple en ce qui concerne le temps de travail) et en matière d’organisation du travail. Dans le même temps, il a vocation à protéger les processus de la Société et garantir la sécurité du réseau informatique de la Société et les dispositions nécessaires en matière de sécurité au travail et de protection de la santé. À cette fin, la mise en œuvre de l’Accord sera accompagnée par des réunions du personnel et d’une « Charte de bonnes pratiques », qui contribueront à favoriser une compréhension commune de la culture de travail hybride de la Société et des valeurs et principes sous-jacents.
THE PARTIES HAVE AGREED AS FOLLOWS
Preamble
As a Company, we endorse hybrid working as an opportunity which is beneficial for both our employees and our organization alike. By doing so, we further build on the culture already reflected in our previous “Accord télétravail” and take into account what we learnt from remote working during the Covid-19 pandemic.
We consider the chance to perform work remotely as an arrangement that caters for individual lifestyle choices and the balance of work and personal life. At the same time, we value and encourage the support, collaboration and relationship building provided by regular gatherings of our employees at the Company’s premises. Working outside the place of work shall be arranged in a way that ensures sufficient integration into the day-to-day processes at the Company and to continue social interactions.
This Company Agreement (the “Agreement”) aims to define Mobile Working and Work Abroad, establish a uniform standard and enable the employees to use these options – provided the defined preconditions are fulfilled. This is based on mutual trust and in compliance with the principles described in the Agreement.
The Agreement governs the possibilities and options for Mobile Working and Work Abroad, the resulting questions of safety at work and data security as well as compliance with Company provisions (e.g. regarding working time) and work organisation. At the same time, it is designed to protect corporate processes as well as safeguard the security of the Company’s IT network and necessary arrangements for safety at work and health protection.
To this end, the implementation of the Agreement will be supported by staff meetings and a “Charter of Good Practice", which help to foster a shared understanding of the Company’s hybrid working culture and the underlying values and principles.
Partie 1 : Télétravail en France
Part 1: Mobile Working in France
1. Conditions préalables / Conditions générales
1.1 Définition du Télétravail
Le télétravail (« Télétravail ») comprend l’exécution du travail du salarié tel que convenu dans le contrat de travail, en utilisant des technologies de l’information et de la communication en dehors des locaux commerciaux de la Société, conformément aux conditions préalables établies dans l’Accord (Article L1222-9 du Code du travail).
1.2 Conditions générales
Le Télétravail est facultatif pour tous les salariés. L’Accord ne confère pas de droit général au Télétravail.
En principe, la Société s’engage à faciliter le Télétravail pour le plus grand nombre possible de collaborateurs et le plus possible pour les collaborateurs. Par conséquent, le supérieur hiérarchique concerné doit veiller à une répartition équitable entre le travail au bureau et le Télétravail entre les membres de l’équipe et tenir suffisamment compte des intérêts de tous les collaborateurs de manière non discriminatoire. En principe, dans le cadre du Télétravail, le salarié est libre de choisir de travailler à domicile ou depuis un autre lieu de son choix en France. Outre le fait qu’il doit respecter les règles définies par la législation sur la protection des données et de la législation sur la sécurité de l’information, le lieu de travail choisi par le salarié doit être adapté à l’exécution des tâches en tenant compte des impératifs généraux de travail (par exemple, les règles de sécurité au travail et du clean desk).
Une activité professionnelle est adaptée au Télétravail notamment si elle implique des tâches pouvant être exécutées par le salarié de manière indépendante et sous sa propre responsabilité et qui peuvent être traitées en dehors des locaux de la Société de manière appropriée aux activités de la Société.
Le supérieur hiérarchique concerné est responsable de l’évaluation des conditions préalables au Télétravail et de leur mise en place. Dans ce cadre, les impératifs de suivi des processus et services critiques tels que définis dans le cadre de gestion de la continuité des opérations par EEX, en particulier, doivent être prises en compte.
En outre, le supérieur hiérarchique concerné doit tenir compte de l’état de grossesse ou de la situation de handicap du salarié afin de faciliter l’accès au Télétravail.
Le Télétravail peut être refusé en fonction des impératifs opérationnels. En cas de doute, l’intérêt de la société prévaudra. Toutefois, le Télétravail ne peut être imposé par la Société contre la volonté du salarié, sauf exception prévue au chapitre 6.
1.3 Lieu de travail en cas de Télétravail
Le Télétravail au sens de l’Accord d’entreprise peut être exécuté comme indiqué en Annexe 1 au présent Accord.
2. Coordination entre les collaborateurs et les supérieurs hiérarchiques
En principe, les salariés doivent en référer à leurs supérieurs hiérarchiques en ce qui concerne le Télétravail. Dans le cadre de cette concertation, le supérieur hiérarchique et le collaborateur peuvent prendre soit des dispositions à court terme pour un cas spécifique, soit des dispositions générales pour une période plus longue, à l’avance, de manière à éviter la nécessité d’une concertation pour chaque cas spécifique pendant cette période.
Dans le cadre des entretiens annuels « PDR » (Personal Development Review), le collaborateur et le supérieur hiérarchique concerné discuteront également des conditions d’activité et de la charge de travail du salarié.
3. Indemnité mensuelle
Tous les collaborateurs, y compris les alternants et les stagiaires le cas échéant recevront une indemnité mensuelle telle que définie en Annexe 3, avec effet rétroactif à compter de janvier 2023.
Le paiement mensuel est suspendu en cas d’absence pendant un mois calendaire complet, quelle que soit la raison de l’absence.
En cas d’arrivée ou de départ d’un salarié en cours de mois, l’indemnité mensuelle est calculée au prorata en fonction du temps de présence dans la Société.
4. Horaires de travail et joignabilité
Les supérieurs hiérarchiques et les collaborateurs en télétravail organisent leur temps de travail dans le respect de la législation française et des règles en vigueur au sein de la Société. Ainsi, l’activité exercée par le salarié travaillant à distance est équivalente à celle des membres du personnel dans une situation comparable travaillant dans les locaux habituels de la Société : il doit être joignable et en mesure de répondre aux demandes dans les mêmes conditions que dans les locaux de la Société, à l’aide des moyens de communication fournis par la Société.
Pour les salariés qui travaillent à l’horaire collectif, les horaires pendant lesquels ils doivent pouvoir être contactés correspondent à ce qui est prévu par les règles en vigueur au sein de la Société.
Pour les cadres au forfait jours annuel, compte tenu de la nature particulière de cet aménagement du temps de travail, et pour garantir le respect de la vie privée et le droit à la déconnexion des salariés en Télétravail, il est recommandé d’appliquer la plage horaire maximale de 8h à 20h HEC, en fonction du temps de travail journalier/hebdomadaire maximum.
5. Enregistrement des jours de Télétravail
Chaque jour de Télétravail doit être enregistré sur la plateforme dédiée ; le processus est décrit de manière plus détaillée dans la Charte de bonnes pratiques.
6. Directives unilatérales en cas d’urgence
En cas d’urgence, la Société est en droit d’imposer unilatéralement le Télétravail de manière temporaire. Dans ce cas, aucun accord entre la Société et le salarié n’est requis. La Société doit expliquer les motifs et en discuter avec le CSE dans le cadre d’une réunion d’information-consultation. Cette réunion devra également porter sur la question des éventuels équipements supplémentaires et du remboursement des coûts si le télétravail est imposé pendant une période prolongée.
Une situation constitue une urgence notamment lorsque le travail dans les locaux de la Société n’est pas recommandé pour des raisons sanitaires ou si des instructions officielles l’interdisent ou qu’un autre cas de force majeure l’empêche.
Si nécessaire, la Société révise l’ordre temporaire de Télétravail à intervalles réguliers et, au plus tard, en cas de modification des conditions matérielles et juridiques. Les résultats sont ensuite présentés au CSE et font l’objet de discussions avec lui dans le cadre d’une réunion d’information-consultation. L’ordre de Télétravail est annulé dès que les conditions préalables à un ordre unilatéral cessent de s’appliquer.
En outre, en application du Code du travail, les stipulations de l’Accord ne s’appliquent pas aux situations de Télétravail qui pourraient être imposées par des circonstances exceptionnelles (« force majeure ») et notamment :
en cas d’épisode de pollution tel que défini à l’article L.223-1 du code de l’environnement,
en cas d’intempéries rendant difficile les déplacements,
en cas de grève des transports, si le salarié n’est pas en mesure de se déplacer pour quelque raison que ce soit.
7. Santé et sécurité
7.1 Conditions de travail
En cas de Télétravail, il est également rappelé que le lieu où le salarié travaille à distance est considéré comme son lieu de travail et est donc soumis aux mêmes obligations en matière de santé et de sécurité que celles applicables au bureau. Le salarié est en grande partie responsable du respect des dispositions relatives à la sécurité au travail et à la protection de la santé pendant le Télétravail.
7.2 Accidents du travail
Un accident survenant sur le lieu de Télétravail pendant le temps de l’activité professionnelle du salarié est présumé être un accident du travail au sens de l’article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale. Cela inclut également un accident survenant lors du trajet entre le domicile du salarié et le lieu de Télétravail.
Le traitement d’une déclaration d’accident du travail est le même que pour un accident survenu dans les locaux de la Société.
1. Preconditions / General terms
1.1 Definition of Mobile Working
Mobile working (“Mobile Working”) comprises the provision of the employee’s work as agreed in the employment contract using information and communications technology outside the business premises of the Company in line with the preconditions established in the Agreement (Article L1222-9 of the Labour Code).
1.2 General terms
Mobile Working is voluntary for all employees. The Agreement does not establish a general claim to Mobile Working. In principle, the Company commits to facilitate Mobile Working for the biggest possible number of employees and to the best-possible extent for the employees. Therefore, the respective line manager should pay attention to fair switching between working at the office and Mobile Working between the team members and take the interests of all employees into sufficient account in a non-discriminatory fashion. In principle, in the framework of Mobile Working, the employee is at liberty to choose whether to work from home or from another freely selectable place in France. In addition to data protection legislation and information security legislation requirements, the place of work selected by the employee must be suitable for the execution of the work tasks under consideration of the general work requirements (e.g. safety at work and clean desk).
A work activity suitable for Mobile Working applies in particular if it concerns tasks which can be carried out independently and under the employee’s own responsibility and which can be processed outside the Company’s business premises in a manner which is sensible for the Company’s operations.
The respective line manager is responsible for assessing the preconditions for Mobile Working and granting of such. In this process, the requirements for the maintenance of mission-critical processes and units as defined in particular in the EEX Business Continuity Management Framework must be taken into account.
Furthermore, the respective line manager must take into account the pregnancy or disability of an employee when facilitating access to Mobile Working.
Mobile Working can be refused if it is precluded by operational requirements. In case of doubt, the corporate interests shall take precedence. However, Mobile Working cannot be ordered by the Company against the employee’s wishes unless an exception applies as outlined in chapter 6.
1.3 Place of Work in the context of Mobile Working
Mobile Working within the meaning of the Company Agreement may be performed as outlined in Annex 1 of this Agreement.
2. Coordination between employees and line managers
In principle, the employees shall coordinate with their line managers with regards to Mobile Working. In the framework of this coordination, the line manager and the employee can either make short-term arrangements for an individual case or general arrangements for a longer period in advance, which obviates the need for coordination for each individual case during this period.
In the context of the annual PDR (Personal Development Review) reviews, the employee and the respective line manager shall also discuss the activity conditions and the employee’s workload.
3. Monthly Allowance
All employees, including working students and interns, as the case may be, shall receive a monthly allowance as defined in Annex 3 retroactively as of January 2023.
The monthly payment is suspended in case of absence of a full calendar month, irrespective of the reason for the absence.
The arrival and the departure of an employee in the course of the month shall lead to a pro-rated amount of the monthly allowance according to the time of presence in the Company.
4. Working hours and reachability
In Mobile Working, line managers and employees organize their working time in compliance with the French legislation and rules in place within the Company. Thus, the activity required of the employee working remotely is equivalent to that of staff in a comparable situation working in the Company's usual premises: They must be reachable and able to respond to requests under the same conditions as in the Company's premises, based on the means of communication provided by the Company.
For employees who work collective hours, the contact time corresponds to the rules in place within the Company.
For executive employees on a fixed number of working days per year, in view of the particular nature of this organization of working time, and to ensure respect for the private life and the employees´ right to disconnect in a Mobile Working situation, it is recommended to set the time slot within a maximum range from 8 AM to 8 PM CET, in line with the maximum daily/weekly working time.
5. Recording of Mobile Working days
Each day of Mobile Working must be listed on the dedicated platform; further process details are set out in the Charter of Good Practice.
6. Unilateral directives in case of emergencies
In so-called emergencies, the Company is entitled to unilaterally order work temporarily in the context of Mobile Working. In this case, an agreement between the Company and the employee is not required. The Company shall explain and discuss the reasons with the CSE applying the format of a Consultation. This should also address questions on potentially additional equipment and cost recovery in case of a prolonged ordered mobile working situation.
An emergency, e.g., applies if there are concerns regarding employment at the Company’s premises for reasons of health protection or if such employment is prevented by official instructions or another force-majeure event.
If required, the Company reviews the temporary order of Mobile Working at regular intervals and, at the latest, in the event of changes to the material and legal framework conditions. The results are then presented to the CSE and discussed, applying the format of a Consultation. The order for Mobile Working is cancelled as soon as the preconditions for a unilateral order cease to apply.
In addition, pursuant to the French Labour Code, the provisions of the Agreement do not apply to Mobile Working situations that may be imposed by exceptional circumstances (“force majeure”) and in particular:
in the event of a pollution episode as defined in article L.223-1 of the environment code ,
in the event of bad weather making it difficult to travel,
in case of a transport strike, if the employee is unable to travel for any reason.
7. Health and safety
7.1 Working conditions
In the context of Mobile Working it is also recalled that the place where the employee works remotely is considered as their workplace and is therefore subject to the same health and safety obligations as those applicable to the office.
The employee is largely responsible for compliance with the provisions regarding safety at work and health protection during Mobile Working.
7.2 Accidents at work
An accident occurring at the Mobile Working location during the time of the employee’s professional activity is presumed to be an accident at work within the meaning of Article L. 411-1 of the Social Security Code. This also includes a commuting accident between the employee's home and the place where Mobile Working takes place.
The processing of an accident-at-work report is the same as for an accident occurring on the Company's premises.
Partie 2 : Télétravail à l’étranger
Part 2: Mobile Working abroad
Préambule
Dans le cadre des dispositions relatives au Télétravail et de la possibilité qui en résulte pour les salariés de la Société de travailler à distance et de manière flexible, les Parties sont convenues qu’une partie du travail peut également être réalisée à l’étranger.
Le Télétravail à l’étranger (« Travail à l’étranger »), tel que défini ci-après, est proposé à la demande et sous la seule responsabilité du salarié concerné dans chaque cas. Par conséquent, en cas de Travail à l’étranger, il appartient aux salariés de s’assurer que toutes les conditions préalables et, en particulier, les conditions spatiales et techniques, nécessaires à l’exécution de leurs tâches respectives pendant un séjour à l’étranger, sont remplies.
Le Travail à l’étranger est approuvé à moins que les impératifs opérationnels ou les prescriptions légales n’y fassent obstacle. Il n’existe aucun droit général au Travail à l’étranger.
8. Champ d’application
Cette Partie ne s’applique pas aux :
étudiants qui travaillent (contrat d'apprentissage ou contrat de professionnalisation)
stagiaires
salariés en période d’essai
salariés travaillant pour la Société dans le cadre de détachements internationaux sur une base contractuelle individuelle
Les salariés qui sont des ressortissants d’un pays n’appartenant pas à l’UE doivent respecter les formalités du pays d’accueil et les dispositions applicables au Travail à l’étranger (par exemple l’obtention du permis de travail requis). Dans ce cas, le Travail à l’étranger n’est possible qu’après évaluation individuelle par les Ressources humaines et sous réserve de ces conditions préalables.
La Société n’accomplira pas les formalités liées au séjour et au travail dans un pays autre que la France aux fins du Travail à l’étranger, et n’en sera pas responsable.
9. Conditions préalables et règles générales
9.1 Durée du Travail à l’étranger
Les salariés qui bénéficient de ce droit conformément à l’article 8 peuvent travailler à l’étranger pendant 30 jours calendaires par année civile au maximum. Les jours calendaires non utilisés expirent le 31 décembre de l’année civile correspondante. Aucun report sur l’année suivante n’est possible.
Tous les jours passés à l’étranger dans le cadre du Travail à l’étranger sont comptabilisés comme des jours calendaires, incluant les week-ends et les jours fériés dans le décompte de la période passée à travailler à l’étranger. Par exemple : pour un salarié qui travaille à distance depuis l’Islande du 1er février au 13 février inclus, le nombre total de jours comptabilisés aux fins du Travail à l’étranger est de 13.
9.2 Lieu de Travail à l’étranger
Le Travail à l’étranger est possible dans les régions définies en Annexe 2.
Le travail en dehors de ce périmètre est expressément interdit.
Il n’est pas possible de travailler dans les pays du périmètre pour lesquels le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères a émis un avertissement de voyage, et cela pendant toute la durée d’application de cet avertissement.
Le travail dans un pays du périmètre n’est pas autorisé, pour des raisons liées à la sécurité sociale et à la législation fiscale, si le salarié concerné a travaillé dans le même pays dans le cadre d’un détachement ou d’un emploi dans le même pays au cours des 12 mois précédant la période de Travail à l’étranger souhaitée.
Lorsqu’ils travaillent à l’étranger, les salariés ne peuvent pas travailler depuis les bureaux d’une branche ou d’une société du Groupe EEX (ou ECC).
9.3 Motif personnel
Le salarié travaille à l’étranger en raison de son séjour à l’étranger pour des raisons personnelles. Les motifs personnels seront confirmés par le salarié dans le cadre de la demande (cf. chapitre 10).
10. Demande de Travail à l’étranger
10.1 Demande
Chaque cas de Travail à l’étranger doit faire l’objet de discussions à l’avance avec le supérieur hiérarchique et d’une demande auprès des Ressources humaines, au moins 4 semaines à l’avance. Le supérieur hiérarchique vérifie alors si les impératifs opérationnels permettent ou non le Travail à l’étranger. Les Ressources humaines vérifient si les autres conditions préalables sont remplies. Si nécessaire, le supérieur hiérarchique en discutera avec, et consultera, son propre supérieur hiérarchique et les Ressources humaines.
En raison des dispositions légales, le Travail à l’étranger pour les salariés disposant d’un pouvoir général d’agir ou d’un pouvoir général de représentation commercial n’est possible qu’après évaluation individuelle.
10.2 Refus du Travail à l’étranger
La demande de Travail à l’étranger doit être rejetée si les conditions juridiques préalables ne sont pas remplies dans le pays cible. Si la demande est rejetée, le salarié est informé des motifs de la décision. Dans ce cas, le salarié doit effectuer son travail sur le lieu de travail convenu contractuellement.
Le supérieur hiérarchique peut refuser la demande si les impératifs opérationnels ne permettent pas le Travail à l’étranger pendant la période demandée. Les impératifs opérationnels font obstacle au Travail à l’étranger notamment si le travail ne peut être effectué à l’étranger ou si la présence sur le lieu de travail convenu contractuellement est obligatoire pendant la période demandée par le salarié.
10.3 Révocation de l’autorisation de travailler à l’étranger / incidents
Dans certaines situations exceptionnelles d’urgence (notamment pour garantir la stabilité des opérations en cas d’urgence, en cas de modification ou de caducité des conditions du cadre légal), le supérieur hiérarchique peut rappeler un salarié de l’étranger. La Société prend en charge les coûts afférents conformément à la politique d’EEX en matière de déplacements. Il est convenu que ces coûts remboursables incluront également les coûts raisonnables liés à la famille accompagnant le salarié. En cas de problèmes techniques qui relèvent de la responsabilité du salarié (par exemple, un débit Internet insuffisant, la perte ou la détérioration du matériel, d’autres problèmes liés au matériel ou aux logiciels qui ne concernent pas la Société) et en conséquence desquels le salarié ne peut pas exécuter le travail convenu contractuellement, le salarié doit en référer à son supérieur hiérarchique pour savoir s’il doit rentrer pour le remplacement de l’équipement informatique ou la réparation du défaut ou s’il peut poser des congés payés (CP, RTT, etc.) ou sans solde pour la durée restante de son séjour à l’étranger.
La décision concernant la mesure retenue revient au supérieur hiérarchique, qui doit tenir suffisamment compte à la fois des intérêts de la Société et des intérêts du salarié.
11. Exécution du Travail à l’étranger
11.1 Stipulation relative au temps de travail
Les horaires de travail (notamment en ce qui concerne la planification du travail du personnel) s’appliqueront sur la base du fuseau horaire français.
11.2 Enregistrement du temps de travail
Les salariés doivent également enregistrer leur temps de travail pendant les périodes de Travail à l’étranger.
12 Absence de remboursement des coûts
Les salariés ne perçoivent aucune indemnité distincte et ne bénéficient d’aucun remboursement des frais liés au Travail à l’étranger. Aucune modification du salaire, du contrat de travail ou d’autres conditions d’emploi n’interviendra.
En principe, le Travail à l’étranger au sens de l’Accord n’est pas couvert par la politique d’EEX en matière de déplacements, ce qui signifie que la Société ne prend en charge aucuns frais de déplacement (frais de transport ou d’hébergement, etc.). Cela s’applique également si le salarié doit revenir plus tôt que prévu en raison de problèmes techniques qui lui sont imputables. Dans ce cas, la Société ne rembourse pas les frais de retour ou autres préjudices liés à une fin anticipée du séjour à l’étranger. Cela ne s’applique pas en cas de rappel conformément au chapitre 10.3 de l’Accord, pour lequel la Société prend en charge les frais de retour et les éventuels surcoûts qui pourraient être engendrés.
13 Restrictions à l’entrée et au départ d’un pays; stipulations particulières liées en cas de « pandémie »
Le Travail à l’étranger est autorisé sur demande du salarié. Par conséquent, les salariés eux-mêmes doivent veiller à ce que les restrictions à l’entrée et à la sortie des pays en question soient respectées.
En cas de restrictions à court terme et de mesures de quarantaine, celles-ci sont prises en compte. Si des mesures de quarantaine ou d’autres conditions/restrictions empêchent un retour en France, que ce soit en raison d’une pandémie ou pour d’autres raisons, la Société peut, à titre exceptionnel, décider de prolonger la période de 30 jours. Si la Société estime que les raisons invoquées par le salarié ne justifient pas une telle prolongation, la période d’absence sera traitée en congés sans solde ou de congés payés.
Preamble
In the framework of the provisions for Mobile Working and the accompanying option for employees of the Company to work remotely and flexibly, the Parties have agreed that a part of the work can also be performed abroad.
The performance of Mobile Working abroad, (“Work Abroad”) hereinafter, is offered at the request and sole responsibility of the respective employee in each case. Therefore, in the context of Work Abroad, the employees are responsible for ensuring that all preconditions (and in particular the spatial and technical conditions), which are necessary to perform the respective work tasks during a stay abroad, are fulfilled.
Work Abroad is approved unless it is precluded by operational reasons or statutory provisions. There is no general claim to Work Abroad.
8. Scope of application
This Part does not apply to:
working students (apprenticeship or professionalization contract)
interns
employees during their trial period
employees working for the Company in the framework of international deployments on an individual contractual basis
Employees who are citizens of a country outside the EU must observe the respective target country’s formalities and provisions applicable to Work Abroad (such as obtaining the required work permit). In this case, Work Abroad is only possible upon prior individual assessment by Human Resources and under consideration of these preconditions.
The Company will not carry out and shall not be held liable for any formalities related to staying and working in a country other than France for the purpose of Work Abroad.
9. Preconditions and general rules
9.1 Duration of Work Abroad
Employees who are entitled to the right according to chapter 8 can work abroad for up to 30 calendar days per calendar year. Calendar days not used lapse on 31 December of the respective calendar year. A transfer to the following year is not possible.
All days spent abroad in connection with Work Abroad are counted as calendar days, including weekends and holidays during the period spent working abroad. For example: for an employee performing remote work from Iceland from February 1st until February 13th including, the total amount of days that count as Work Abroad is 13.
9.2 Place of Work Abroad
Work Abroad is possible in the areas defined in Annex 2.
Work outside this scope of application is expressly not permitted.
Work is not possible within the countries included in the scope of application for which the Ministry for Europe and Foreign Affairs has issued a travel warning for the duration of such travel warning.
Working in a country within the scope of application is not permitted for social insurance and tax legislation reasons if the employee concerned worked in the same country in the context of a deployment or employment in the same country during the 12 months preceding the desired Work Abroad period.
When working abroad, the Employees may not work from the offices of an EEX (or ECC) Group company.
9.3 Private reason
The employee works abroad as a result of his/her stay abroad for private reasons. The private reasons shall be confirmed by the employee in the framework of the application (see chapter 10).
10. Applying for Work Abroad
10.1 Application
Every case of Work Abroad must be discussed with the line manager in advance and applied for at least 4 weeks in advance to Human Resources. The line manager then checks whether the case of Work Abroad is precluded by operational reasons. Human Resources checks whether the other preconditions are fulfilled. If required, the line manager will discuss this and consult with his/her own superior and Human Resources.
Due to statutory provisions, Work Abroad for employees with a general power to act or a general commercial power of representation is only possible following prior individual assessment.
10.2 Refusal of Work Abroad
The application for Work Abroad must be denied if the legal preconditions are not fulfilled in the target country. If the application is denied, the employee shall be informed of the reasons for the decision. In this case, the employee must perform his/her work at the contractually agreed place of work.
The line manager can refuse the application if the performance of Work Abroad is precluded by operational reasons during the period requested. Operational reasons apply in particular if the work cannot be performed abroad or if presence at the contractually agreed place of work is mandatory during the period applied for by the employee.
10.3 Revocation of permission to Work Abroad / incidents
In urgent exceptions (e.g. to ensure stable operations in an emergency, in case of changes or the lapse of the legal framework conditions), the line manager can recall an employee from abroad. The Company assumes the costs associated with this in accordance with the EEX travel policy. It is agreed that such recoverable costs will also include reasonable costs related to accompanying family.
In the case of technical problems which lie within the employee’s sphere (e.g. insufficient internet reception, loss of or damage to hardware, other problems with hard- or software which do not concern the Company) and as a result of which the employee cannot perform the contractually agreed work, the employee shall coordinate with the line manager as to whether his/her return for the replacement of the IT equipment or repair of the defect is necessary or whether holidays (CP, RTT etc) or unpaid leave can be used for the remaining term of the stay abroad.
The decision on the measure selected rests with the line manager under sufficient consideration of both corporate interests and the Employee’s interests.
11. Execution of Work Abroad
11.1 Provision regarding working time
Working time (in particular with regard to personnel resource planning) shall apply based on the French time zone.
11.2 Recording of working time
Employees shall also record their working time during periods of Work Abroad.
12 No cost reimbursement
The employees do not receive any separate compensation and no reimbursement of costs for Work Abroad. Amendments to the salary, the employment contract or other existing terms of employment are not made.
In principle, Work Abroad as per the Agreement is not covered by the EEX travel policy, which means that the Company does not assume any travel costs (costs of transports or accommodation, etc.).
This also applies if the employee must return early because of technical problems which he/she has caused. In this case, the Company does not reimburse the costs for the return or other damage in connection with an early end of the stay abroad. This does not apply in the case of a recall according to chapter 10.3 of the Agreement, in which case the Company assumes the costs for the return and any additional costs which might occur.
13 Restrictions on entering / leaving a country; special provisions on account of “pandemics”
Work Abroad is granted at the employee’s request. Therefore, the employees themselves shall ensure that restrictions on entering and leaving the respective countries are complied with.
In the event of short-term restrictions and quarantine provisions, these shall be taken into account. Should quarantine provisions or other terms / restrictions preclude a return to France whether because of a pandemic or otherwise, the Company may, exceptionally, decide to extend the 30-days period. If the Company considers that the reasons invoked by the Employee are not appropriate to justify such an extension, this period shall be bridged by a period of unpaid leave of absence or paid vacation.
Partie 3 : Stipulations générales applicables à l’ensemble de l’Accord
Part 3: General Provisions for the whole Agreement
Préambule
Le présent Accord d’entreprise se compose des parties suivantes :
Partie 1 : Applicable au Télétravail
Partie 2 : Applicable au Travail à l’étranger
La présente Partie 3: Stipulations générales
Annexes 1, 2 et 3
Outre le présent Accord d’entreprise, la Charte de bonnes pratiques, qui donne des informations opérationnelles, techniques et pratiques supplémentaires, guidera l’application du présent Accord.
Les stipulations de la présente Partie 3 s’appliquent à l’ensemble de l’accord.
14. Conditions Générales
14.1 Applicabilité du droit français
Le lieu de travail habituel des salariés est le site de la Société en France, tel que défini dans le contrat de travail.
Le droit français s’applique au Télétravail et au Travail à l’étranger dans le cadre du présent Accord - y compris les questions liées au contenu, à l’exécution et à l’interprétation.
14.2 Applicabilité du Contrat de travail existant
Les stipulations du contrat de travail existant restent applicables dans les cas de Travail à l’étranger et de Télétravail.
14.3 Applicabilité d’autres règles et documents existants
S’ils ne sont pas expressément modifiés par l’Accord, les dispositions légales en vigueur, les autres accords d’entreprise en vigueur, le Règlement Intérieur en vigueur et les autres chartes, politiques, directives et procédures en vigueur - en résumé les Règles Écrites Fixes - continuent de s’appliquer dans le cadre du Télétravail et du Travail à l’étranger. Dans le cadre du Télétravail et du Travail à l’étranger, il convient en particulier de respecter les principes généraux de sécurité au travail (prévention des accidents, sécurité, protection de la santé et ergonomie) ainsi de protection des données et de l’information.
14.4 Protection des données et sécurité de l’information
Sur le lieu de travail externe, une attention particulière doit être portée à la protection des données et informations confidentielles contre l’accès par des tiers dans le cadre des dispositions légales et règles d’entreprise. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE s’applique au Télétravail de la même manière que pour le travail dans les locaux de la Société. Si un salarié travaille dans les transports en commun ou dans des lieux publics, il doit s’assurer que l’écran de l’ordinateur portable ne peut être vu par des tiers et qu’aucun tiers ne peut écouter les appels téléphoniques confidentiels.
Le salarié doit utiliser le terminal fourni (y compris les accessoires, le cas échéant) de manière à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y accéder physiquement et accéder aux données et documents, etc. Le salarié doit informer immédiatement la Société si le terminal (y compris les accessoires, le cas échéant) n’est plus en sa possession (vol, perte, saisie, etc.), est endommagé ou ne peut plus être utilisé (entièrement) d’une autre manière. Tous les autres dysfonctionnements, avertissements de virus informatiques ou anomalies dans l’utilisation du matériel qui indiquent un problème doivent être signalés immédiatement à la Société.
14.5 Obligations du salarié
Tous les équipements de travail et de communication restent la propriété de la Société et doivent être traités avec soin. Lorsqu’ils ne sont plus utilisés, les appareils doivent être restitués à la Société.
Le salarié doit s’assurer qu’il a la possibilité technique de se connecter aux systèmes, applications et drives nécessaires au travail.
Le salarié doit utiliser une connexion Internet suffisamment sécurisée.
Chaque salarié (sauf en cas d’absence plus longue) doit se connecter à l’aide du terminal qui lui a été fourni au minimum tous les 30 jours et redémarrer l’appareil pour installer les mises à jour.
15 Règlement des conflits
D’une manière générale, les supérieurs hiérarchiques et les salariés doivent s’efforcer de parvenir à des accords à l’amiable en ce qui concerne le Télétravail et le Travail à l’étranger, en tenant compte des intérêts du salarié, de l’équipe et de la Société.
En l’absence d’accord entre le salarié et le supérieur hiérarchique concernant le Télétravail ou le Travail à l’étranger, le salarié ou le supérieur hiérarchique peut contacter les Ressources humaines et le CSE. Il en va de même pour les désaccords qui résultent de nouvelles exigences opérationnelles ou de changements au sein de la Société qui sont en conflit avec des accords antérieurs.
Dans de telles situations, des réunions obligatoires entre le salarié concerné, son supérieur hiérarchique et les Ressources humaines seront organisées.
À la demande du salarié, le CSE peut intervenir dans les réunions.
L’objectif d’une telle réunion est de parvenir à une solution amiable. En cas d’échec, le supérieur hiérarchique prend la décision finale après avoir examiné tous les faits et motivé sa décision en indiquant les raisons correspondantes.
16. Maintien de l’Accord
16.1 Date d’entrée en vigueur du présent Accord
La Société mettra en place ce nouveau mode d’organisation à compter du 1er juillet 2023, et pour une durée indéterminée.
16.2 Suivi et examen
L’Accord reflète la situation juridique qui existe au moment de sa conclusion, notamment en ce qui concerne la durée et les restrictions locales liées au Travail à l’étranger.
En cas de changement ultérieur du cadre juridique, les Parties discuteront en temps utile des effets de ce changement ainsi que des mesures nécessaires qui en découlent et, si nécessaire, procéderont à des ajustements d’un commun accord.
Indépendamment de ce qui précède, les Parties conviennent de réexaminer le présent Accord d’entreprise après un (1) an et, si nécessaire, par la suite afin d’identifier les problèmes dans la mise en œuvre pratique, d’examiner les conflits anonymisés survenus conjointement qui ont déclenché une procédure de règlement des conflits et leur résultat, le cas échéant, et d’apporter des ajustements si nécessaire. Dans ce cadre, l’extension à d’autres pays ne relevant pas du périmètre défini au chapitre 9.2 ainsi que sa mise en œuvre sont examinées et, si cela est raisonnablement possible, mises en œuvre.
16.3 Révision et résiliation de l’Accord
L’Accord pourra être révisé en tout ou partie par voie d’avenant par toutes les Parties, de la même manière que pour sa conclusion.
Toute demande de révision devra être signifiée aux autres Parties par l’une des Parties, par courrier recommandé ou courrier électronique avec accusé de réception, et être accompagnée d’une liste des éléments à réviser et les Parties pourront procéder à la révision dans les trois mois suivant la demande de révision.
La Partie dénonçant l’Accord devra notifier cette décision à l’autre Partie par courrier recommandé ou courrier électronique avec accusé de réception. Les Parties se rencontreront pendant le délai de préavis de trois (3) mois pour discuter des possibilités d’un nouvel accord ou d’un nouvel avenant.
16.4 Révision des annexes au présent Accord
Nonobstant la clause de révision et de résiliation du chapitre 16.3, les Parties sont conscientes que, pendant la durée du présent Accord, les éléments couverts par les Annexes peuvent faire l’objet de modifications ponctuelles. Afin de permettre une flexibilité dans la mise à jour de ces Annexes sans révision de l’Accord en tant que tel, les Parties conviennent de la clause de révision complémentaire suivante :
Si une nouvelle région est ajoutée pour le Télétravail, l’Annexe 1 pourra être modifiée par discussion et accord lors de la session ordinaire du CSE.
Si une nouvelle région est ajoutée pour le Travail à l’étranger, l’Annexe 2 pourra être modifiée par discussion et accord lors de la session ordinaire du CSE.
En cas de modification de l’Indemnité mensuelle liée au Télétravail (par exemple pour des raisons fiscales ou liées à la Société), l’Annexe 3 pourra être modifiée par discussion et accord lors de la session ordinaire du CSE.
Si de telles modifications sont nécessaires, la question sera ajoutée à l’ordre du jour d’une session ordinaire du CSE et fera l’objet de discussions lors de celle-ci. À la suite de l’accord, l’Annexe en question sera mise à jour et publiée dans l’Intranet. En outre, ces modifications seront communiquées par le biais du procès-verbal de la réunion du CSE et d’une notification RH spéciale à l’ensemble des salariés.
Il est entendu que toute modification autre que celles mentionnées ci-dessus ne pourra être traitée qu’en application de la clause de révision du chapitre 16.3.
16.5 Dépôt de l’Accord
L’Accord sera déposé dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme en ligne concernée et un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
17. Remarques finales
17.1 Préambules et Charte de bonnes pratiques
Les Parties conviennent que pour toutes les parties du présent accord, les préambules et les titres font partie intégrante du présent Accord.
La Charte de bonnes pratiques est conçue comme un document évolutif sous la responsabilité des RH. Les mises à jour de ce document seront discutées et convenues via les sessions régulières du CSE et publiées dans l’Intranet et la bibliothèque électronique d’EEX France.
17.2 Documentation des Décisions
Les Parties conviennent en outre que les décisions - approbations, refus et actions unilatérales - liées au Télétravail et au Travail à l’étranger seront documentées soit à l’aide d’outils, soit par écrit (par exemple au moyen d’un courrier électronique du supérieur hiérarchique).
Preamble
This Company Agreement consists of the following parts
Part 1: Covering Mobile Working
Part 2: Covering Work Abroad
This Part 3: General provisions
Annex 1, 2 and 3
In addition to this Company Agreement, the Charter of Good Practice will guide the application of this Agreement by providing additional operational, technical and practical information.
The provisions in this Part 3 apply for the whole agreement.
14. General Terms
14.1 Applicability of French Law
The usual place of work for employees is the Company's site in France, as defined in the employment contract.
French law applies to Mobile Working and Work Abroad within the framework of this Agreement - including questions of content, execution and interpretation.
14.2 Applicability of existing Working Contract
The requirements under the existing employment contract still apply in cases of Work Abroad and Mobile Working.
14.3 Applicability of further existing rules and documents
If not explicitly changed by this Company Agreement, any respectively valid statutory provisions, other valid Company Agreements, the valid “Règlement Intérieur” and further valid charters, policies, guidelines and procedures – in short Fixed Written Rules – continue to apply in the framework of Mobile Working and Work Abroad.
Mobile Working and Work Abroad should comply in particular with the general principles of safety at work (accident prevention, safety, health protection and ergonomics) as well as data protection and information protection.
14.4 Data Protection and Information Security
At the external place of work, special care has to be taken to protect confidential data and information against third-party access in the framework of the legal and corporate provisions. The European General Data Protection Regulation (EU GDPR) applies to Mobile Working as in the case of work at the Company’s premises. If an employee works on public transport or in public locations, he/she shall ensure that the laptop’s screen cannot be seen by third parties and third parties cannot listen in on confidential phone calls.
The employee shall keep the provided terminal device (if applicable, including accessories) so that unauthorised persons do not have any physical access to it and cannot gain access to data and documents, etc. The employee shall inform the Company forthwith if the terminal device (if applicable, including accessories) is no longer in his/her possession (theft, loss, attachment, etc.), damaged or can no longer be used (fully) in another way. All other malfunctions, computer virus warnings or anomalies in the use of hardware which indicate that there is an issue must be reported to the Company forthwith.
14.5 Employee’s duties
All work and communications equipment remains the Company’s property and must be treated with care. At the end of their use, the devices must be returned to the Company.
The employee shall ensure that they have the technical possibility to log onto the systems, applications and drives required for work.
The employee shall use an internet connection which is sufficiently protected.
Every employee (except for cases of longer absence) has to log on using their provided terminal device at the latest every 30 days and re-start the device to install updates.
15 Conflict Resolution
Generally, line managers and employees shall try to find amicable agreements related to Mobile Working and Work Abroad which take into account the interests of the employee, the team and the Company.
If there is no agreement between the employee and the line manager regarding Mobile Working or Work Abroad, the employee or line manager can contact Human Resources and the CSE. The same applies for disagreements which result from new operational requirements or corporate changes which are in conflict with former agreements.
As a result of this, binding meetings between the employee concerned, his/her line manager and Human Resources shall be held.
At the employee’s request, the CSE can be involved in the meetings.
The aim of such meeting is to achieve an amicable solution. If this does not succeed, the line manager takes the final decision after weighing all facts of the matter and providing corresponding reasons.
16. Maintenance of Agreement
16.1 Effective Date of this Agreement
The Company will deploy this new organizational mode from 1st of July 2023, and for an indefinite period.
16.2 Follow-up and Review
This Company Agreement reflects the legal situation effective at the time of its conclusion, especially regarding the duration and local restrictions to Mobile Working Abroad.
Should the legal framework conditions change in the future, the Parties shall discuss the effects of such as well as the resulting necessary measures in due time and, if required, make adjustments by mutual agreement.
Irrespective of the above, the Parties agree to carry out a review of this Company Agreement after one (1) year and as needed afterwards to identify problems in the practical implementation, to review anonymized jointly occurred conflicts which triggered the conflict resolution and their outcome, if any and to make adjustments if necessary. In this framework, the expansion to other countries outside the scope of application established in chapter 9.2 as well as its implementation shall be examined and, if reasonably possible, implemented.
16.3 Revision and Termination of the Agreement
The Agreement may be revised in whole or in part by amendment by all the Parties in the same manner as its conclusion.
Any request for revision must be served on the other Parties by one of the Parties by registered mail or e-mail with acknowledgement of receipt and be accompanied by a list of the items to be revised and the Parties may hold the first review within three months of the request for revision.
The Party denouncing the Agreement must notify the other Party of this decision by registered letter or e-mail with acknowledgement of receipt. The Parties shall meet during the three (3)-month period of notice to discuss the possibilities of a new agreement or amendment.
16.4 Revision of Annexes to this agreement
Notwithstanding the revision and termination clause in chapter 16.3, the Parties are mindful that during the lifetime of this Agreement the elements covered in the Annexes may be subject to sporadic change. To allow for flexibility in updating those Annexes without revising the Agreement as such, the Parties agree to the following additional revision clause:
In case a new area is added to Mobile Working, Annex 1 can be changed via discussion and agreement in the regular CSE session.
In case a new area is added to Work Abroad, Annex 2 can be changed via discussion and agreement in the regular CSE session.
In case the Monthly Allowance related to Mobile Working shall be changed (e.g. for tax or corporate reasons), Annex 3 can be changed via discussion and agreement in the regular CSE session.
In case such changes are required, the topic will be added to the agenda of a regular CSE session and discussed within. Following the agreement, the relevant Annex will be updated and published in the Intranet. In addition, those changes will be communicated via the minutes of the CSE meeting and a special HR notice to all employees.
It is understood that any other changes than those mentioned above are solely to be addressed via the revision clause in chapter 16.3.
16.5 Filing of the Agreement
The Agreement shall be filed under the conditions provided for in Articles L. 2231-6 and D. 2231-4 of the Labour Code, on the relevant online platform and one copy shall be filed with the clerk’s office of the Conseil de Prud’hommes of Paris.
17. Closing Remarks
17.1 Preambles and Charter of Good Practice
The Parties agree that for all parts of this agreement the preambles and the headlines form an integral part of this Agreement.
The Charter of Good Practice is foreseen as a living document in the ownership of HR. Updates of this document will be discussed and agreed via the regular CSE sessions and published in the Intranet and the electronic library of EEX France.
17.2 Documentation of Decisions
The Parties further agree that decisions – approvals, denials and unilateral actions – related to Mobile Working and Work Abroad shall be documented either tool-based or in writing (e.g. via an email by the line manager).
Fait à Paris
Par signature électronique
La Direction
Le CSE
Annexe 1 - Régions couvertes pour le Télétravail
Annex 1 - Areas covered for Mobile Working
Au 1er juillet 2023, les régions suivantes sont couvertes :
France métropolitaine
Corse
Afin d’éviter toute ambiguïté, pour le moment, les régions correspondant aux DROM-COM français sont exclues de ce dispositif. As per 1st of July 2023, the areas are covered:
France métropolitaine
Corsica
For the avoidance of doubt, at this time the areas of France DROM-COM are excluded from this scheme.
Annexe 2 - Régions couvertes pour le Travail à l’étranger
Annex 2 - Areas covered for Work Abroad
Au 1er juillet 2023, les régions suivantes sont couvertes :
Tous les États membres de l’Union européenne
Islande
Liechtenstein
Norvège
Suisse
Afin d’éviter toute ambiguïté, pour le moment, les régions correspondant aux DROM-COM français sont exclues de ce dispositif. As per 1st of July 2023, the areas are covered:
All Member states of the European Union
Iceland
Liechtenstein
Norway
Switzerland
For the avoidance of doubt, at this time the areas of France DROM-COM are excluded from this scheme.
Annexe 3 - Indemnité mensuelle pour le Télétravail
Annex 3 - Monthly Allowance for Mobile Working
Au 1er juillet 2023, l’Indemnité mensuelle suivante est convenue :
L’Indemnité mensuelle au titre des frais professionnels engagés dans le cadre du Télétravail est de 30,00 € (trente euros) bruts. As per 1st of July 2023, the following Monthly Allowance is agreed:
The Monthly Allowance for professional expenses incurred in connection with Mobile Working is €30.00 (thirty euros) gross.
