Siren :952 164 481 Siège Social : 7, rue des Compagnons - Saint-Sylvain-d’Anjou Code postal :49480 Verrières-en-Anjou
Représentée par Mme Agissant en qualité de Directrice Générale Ci-après dénommée «
l’entreprise »
D’une part, et
Le Comité Social et Economique
Représentée par Ci-après dénommé «
les salariés »
D’autre part,
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u 1.Objectif de l’accord PAGEREF _Toc209715460 \h 3 2.Champs d’application PAGEREF _Toc209715461 \h 3 3.Transports en commun avec abonnement PAGEREF _Toc209715462 \h 4 4.Transport en véhicule personnel PAGEREF _Toc209715463 \h 4 5.Décompte indemnités kilométriques PAGEREF _Toc209715464 \h 5 6.Transport en véhicule de service PAGEREF _Toc209715465 \h 5 7.Forfait mobilité durable PAGEREF _Toc209715466 \h 5 8.Modalités de prise en charge PAGEREF _Toc209715467 \h 6 9.Frais de repas PAGEREF _Toc209715468 \h 8 10.Frais d’hébergement PAGEREF _Toc209715469 \h 8 11.Durée de l’accord PAGEREF _Toc209715470 \h 8 12.Révision de l’accord PAGEREF _Toc209715471 \h 9 13.Substitution PAGEREF _Toc209715472 \h 9 14.Notification de l’accord PAGEREF _Toc209715473 \h 9
Objectif de l’accord
Les frais professionnels sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction du salarié que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions.
Pour être qualifié de frais professionnels, les dépenses que supporte le salarié peuvent être indemnisées sur la base des frais qu’il engage réellement.
L'indemnisation des frais professionnels s'effectue :
Soit sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié ;
Soit sur la base d'allocations forfaitaires ;
Dans tous les cas, l'employeur est tenu de produire les justificatifs y afférents.
Les remboursements sont exonérés de charges sociales s’il est possible de :
Prouver que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans le cadre de son travail ;
Et de produire les justificatifs de ces frais.
Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.
Pour faciliter la compréhension des dispositions de cet accord, les notions de lieu sont précisées comme suit :
Le « domicile habituel » doit s’entendre comme celui où le salarié réside en semaine de manière « habituelle », donc pendant les jours travaillés. L’adresse de référence est mentionnée en tête du bulletin de paie.
Le « lieu de travail » correspond au domicile des bénéficiaires visités dans le cadre des fonctions du collaborateur.
La « base administrative » correspond à l’agence à laquelle est rattaché le collaborateur.
La « base de rattachement » est déterminée en fonction du « domicile habituel » et du secteur géographique où intervient le collaborateur :
soit à l’agence, si celle-ci est située au plus proche du centre de la zone d’intervention,
soit à la préfecture ou à la sous-préfecture la plus proche du centre géographique d’intervention.
La « base de rattachement » reste fixe et sert de point de départ officiel pour le remboursement des frais de déplacement.
Champs d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel, quelles que soient la forme ou la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, temps complet ou temps partiel, intérimaires, les apprentis et les salariés exerçant sur plusieurs lieux de travail), et quel que soit leur niveau de rémunération.
Il n’est prévu aucune condition d’ancienneté.
La référence du nombre de kilomètres est établie via le site Mappy.
Pour les Assistants.es de Service Social, les visites à domicile sont considérées comme un déplacement professionnel.
Transports en commun avec abonnement
La prise en charge s'effectue à hauteur de 50 % de l’abonnement.
Seules les cartes d'abonnement sont prises en charge par l'employeur. Elles peuvent être annuelles, mensuelles ou hebdomadaires.
Il s'agit des services de transports publics tels que : bus – tramway – Train - Location de vélo.
Les abonnements peuvent se cumuler si l’utilisation en est justifiée dans le cadre professionnel.
Les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables, dans ce cadre (en lien avec le forfait mobilité durable).
Cette prise en charge concerne les salariés à plein temps et ceux à temps partiel effectuant un mi-temps ou plus.
Transport en véhicule personnel
LES DEPLACEMENTS
Les transports en commun sont toujours privilégiés.
Le déplacement en véhicule personnel est envisagé dans le cas où :
Le trajet ne peut être effectué en transport,
Le transport en commun modifie de manière significative les conditions de déplacement (Le temps de déplacement entre transport en commun est supérieur d’une heure au temps effectué en véhicule personnel).
JUSTIFICATIFS ANNUELS
Sur demande du service RH, les documents originaux suivants seront présentés chaque année :
Permis de conduire :
A noter que le collaborateur s’engage à prévenir Focsie Eval dès l’éventuel retrait du permis de conduire au cours de l’année
Carte grise :
Au nom du collaborateur
Mentionnant la puissance du véhicule
Attestation d’assurance en précisant la garantie de la prise en charge des déplacements professionnels, avec la mention " usage tournée régulière".
Si le collaborateur n’est pas mentionné en tant que conducteur principal, l’attestation doit préciser qu’il est conducteur secondaire. La base de remboursement des indemnités kilométriques inclue également les surcoûts éventuels (ex. assurance).
A noter que :
Le conducteur peut transporter dans son véhicule un autre collaborateur de l’entreprise, toutefois ce dernier ne pourra bénéficier des mêmes indemnités pour ce trajet.
Si le conducteur souhaite accompagner un bénéficiaire dans son véhicule personnel, c’est également l’assurance personnelle qui prendra en charge les éventuels dommages.
Le respect du code de la route reste une condition essentielle dans tous déplacements.
Décompte indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques sont calculées sur 2 niveaux :
Domicile vers le lieu de la 1er visite et lieu de la dernière visite et vers le domicile
Trajet entre le lieu de la 1ère visite et le lieu de la dernière visite
Pour le premier décompte, le calcul effectué comprend le nombre de kilomètres entre :
Le domicile et le lieu de la 1ère visite/lieu de formation/lieu de réunion...
Avec déduction du trajet base de rattachement/domicile.
Le même décompte est effectué en fin de journée avec la prise en compte des kilomètres du dernier lieu de présence et le domicile, déduction faite du trajet domicile/base de rattachement.
Pour le second décompte, l’intégralité du nombre de kilomètres est pris en compte entre la 1ère, 2ème, 3ème, 4ème et/ou dernière visite.
Transport en véhicule de service
Le véhicule de service est utilisé par celui qui effectue le plus de kilomètres sur la journée au sein de l’équipe. Le planning des véhicules de service est établi et suivi en amont par la secrétaire sociale. Il n’y a pas de remboursement d’indemnités kilométriques, si l’utilisation du véhicule personnel est privilégiée par le salarié alors que le véhicule de service était attribué.
Forfait mobilité durable
OBJECTIF
Un des objectifs de la loi d’orientation des mobilités étant de développer le recours à des moyens plus écologiques, ce forfait vise à dédommager les collaborateurs concernés pour les frais générés par les trajets domicile-travail.
Ce forfait « mobilité durable » permet à l’entreprise de prendre en charge tout ou partie des frais engagés par ses collaborateurs pour leurs déplacements entre leur domicile habituel et leur lieu de travail. Dans l’optique de favoriser les transports dits « à mobilité douce », les frais de trajets suivants peuvent être pris en charge pour des collaborateurs qui se rendent au travail en utilisant :
Le vélo, avec ou sans assistance ;
Les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement ;
Le covoiturage en tant que conducteur ou passager ;
Les engins de déplacement personnels (motorisés ou non) en location ou en libre-service (comme les scooters et trottinettes électriques « en free-floating »,
Tout autre service de mobilité partagée.
Pour les nouveaux modes de déplacements (3–4–5), les frais pris en charge devront correspondre par principe aux frais d’adhésion générés pour le trajet envisagé à titre professionnel. Une fixation des règles sera définie au fur et à mesure des demandes afin de répondre au mieux à ces nouvelles pratiques. Comme pour les frais en véhicule personnel, ne seront pas pris en compte les frais d’essence, assurance…
B. MONTANT INDIVIDUEL Le forfait mobilités durables est
exonéré de cotisations sociales dans les limites suivantes :
Soit 600 € par an et par salarié,
Soit 900 € par an et par salarié au total, pour les salariés bénéficiant également de la prise en charge de leur titre d'abonnement aux transports publics ou de location de vélos. Ce montant est appliqué à la totalité des remboursements accordés au salarié dans le cadre du forfait mobilités durables et de son abonnement aux transports. Les frais de carburant ne sont alors pas exonérés de cotisations sociales dans cette situation.
Pour les trajets en vélo, trottinette électrique, le calcul de la prise en charge est fonction du taux transmis annuellement par l’URSSAF.
FRAIS DE STATIONNEMENT
Les frais de stationnement des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour se rendre sur un lieu de transport en commun ou de co-voiturage ne sont pas pris en charge par Focsie Eval.
Modalités de prise en charge
Les modalités de prise en charge des déplacements s’effectuant en transport en commun et/ou par le biais d’un véhicule personnel sont établies comme suit :
Abonnement
Hebdomadaire
Et Mensuel
Le justificatif original est transmis au service RH/SG avant le 5 du mois pour le traitement sur la paie du même mois.
Passé cette date, les remboursements seront effectués sur le mois suivant.
Annuel
Le justificatif original est transmis au service RH/SG dès la souscription. Le remboursement est réparti mensuellement sur une année civile et s’effectue le mois suivant la validation du justificatif, en accord avec le calendrier des paies. Bien que la mention « illimité » figure sur les justificatifs des abonnements annuels de transport en commun, un justificatif doit être transmis au service RH annuellement. Le collaborateur doit ainsi veiller au renouvellement du justificatif et le transmettre à la date d’échéance au service RH.
Vélo
Une attestation sur l'honneur suffit si l'abonnement à un service public de location de vélo ne comporte pas l'identité du salarié. Règles applicables à tous les abonnements ;
Le montant de la prise en charge des titres d'abonnement est mentionné sur la fiche de paie.
Les remboursements partiels du prix des titres d'abonnement sont exonérés d'impôt sur le revenu.
Notes de Frais
Kilométriques
Le remboursement des frais kilométriques liés aux déplacements professionnels s’effectue en application du barème en vigueur.
Les frais kilométriques pour se rendre à l’agence de rattachement ne sont pas pris en charge.
Taxi ou VTC
L’éventuel recours à un taxi ou un VTC, très exceptionnel, doit faire l’objet d’une demande préalable auprès du service RH en précisant notamment le contexte et la situation de travail, la destination, la validation du service RH. Aucun remboursement ne sera effectué sans validation de prise en charge préalable à la date de l’évènement envisagé.
Forfait Mobilité Durable
Le montant est remboursé au réel sur présentation du justificatif de paiement. En conséquence, l’attribution de la prime forfait « mobilité durable » est conditionnée à l’absence de prise en charge du transport domicile-lieu de travail par un autre biais pour un même trajet. Règles applicables à toutes les notes de frais ;
Les demandes de remboursement sont effectuées via le formulaire intitulé « Note de frais ».
Ce formulaire établi mois par mois est transmis par le collaborateur à la secrétaire sociale. Les originaux doivent être remis en main propre ou par courrier lorsqu’il y a des justificatifs de frais avant le 5 du mois (tenir compte des délais postaux).
L’absence de remise de la fiche de remboursement de frais professionnels ou la remise tardive de cette fiche justifieront l’absence de remboursement.
Les virements sont effectués le 15 du mois N+1.
Tous déplacements
Il est demandé à chacun d’effectuer les demandes de remboursement des frais de déplacement ou de transmettre l’ensemble des justificatifs d’abonnements dans les délais impartis afin de respecter le travail du personnel administratif.
A titre exceptionnel, les demandes de remboursement pour l’année N pourront être prises en compte au plus tard à la fin du mois de janvier N+1, dans le cadre de la clôture annuelle des comptes.
Frais de repas
Un salarié est en déplacement professionnel quand :
Il est hors des locaux de l’entreprise ;
Ce déplacement l’empêche de regagner son domicile habituel ou son lieu habituel de travail pour prendre son repas.
Les frais de repas sont compensés par la distribution de titre restaurant à hauteur du nombre de jours réellement travaillés.
Frais d’hébergement
Dans le cadre d’un déplacement, si le lieu de destination se trouve à plus de 2h (aller) de route du domicile, le collaborateur aura la possibilité d’une prise en charge des frais d’hôtel pour une arrivée la veille de l’évènement.
Cette prise en charge de nuitée d’hôtel est conditionnée par une validation de cette dépense en amont, par le responsable hiérarchique et le manager N+2.
Si le déplacement a lieu en co-voiturage, l’hébergement accordé pour l’ensemble des voyageurs.
Durée de l’accord
Les dispositions du présent accord seront applicables à compter du 1er octobre 2025.
Le présent accord s’applique pour une durée de 2 ans, soit du 1er octobre 2025 au 30 septembre 2027.
Dans les 3 mois précédents la fin de cet accord, la Direction effectuera :
un bilan de l’accord,
un état des actions menées,
un état de l’évolution de la législation en la matière
Ensuite, il sera envisagé les suites à donner sur l’élaboration d’un éventuel nouvel accord.
Révision de l’accord
Cet accord sera révisé dès lors que cela sera nécessaire dans l’objectif d’une amélioration constante de nos dispositifs ainsi que nos accompagnements. La participation active de chaque collaborateur contribuera à renforcer nos pratiques.
Substitution
Le présent accord se substitue à tout autre accord, usage, décision unilatérale ayant le même objet à la date d’entrée en vigueur du présent accord.
Notification de l’accord
Le présent accord sera déposé à la diligence de l’Entreprise sur la plate-forme de télé-procédure dédiée : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Le présent accord s’appliquera à compter de sa date de dépôt auprès de la Direction Régionale de Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme dédiée. Tout avenant qui viendrait modifier l’accord doit faire l’objet d’une information et d’un dépôt dans les mêmes conditions que ce dernier.
