Relatif à la mise en place du forfait annuel en jours
au sein du Fonds de dotation
LE POIDS DU VIVANT
ENTRE
LE POIDS DU VIVANT, Fonds de Dotation déclaré à la préfecture de Lyon le 4 novembre 2021, immatriculé à l’INSEE sous le numéro de SIRET 908 075 831 00010, dont le siège social est situé 15 rue des Cures 69160 Tassin la Demi-Lune, et représenté par M. XXXX, président,
Ci-après dénommée « le Fonds »
D'UNE PART,
ET
L’ensemble du personnel du fonds, partie à l’accord, qui a ratifié l’accord à la majorité des 2/3 en application de l’article L.2232-21 et suivants du Code du travail
D’AUTRE PART,
Ci-après ensemble les « Parties » et individuellement chaque « Partie ».
PREAMBULE Le Poids du Vivant est un fonds de dotation créé en 2021 par M. XXXX avec l’objectif d’agir concrètement pour la protection et la restauration du Vivant, en apportant un soutien aux associations qui œuvrent chaque jour sur le terrain. Le Poids du Vivant a pour vocation de rassembler et d’aider les entreprises ou acteurs économiques qui souhaiteraient agir également pour la biodiversité. Dans ce cadre les salariés du Fonds interagissent avec les Associations partenaires ainsi qu’avec les entreprises mécènes. Cela implique, notamment pour l’équipe d’encadrement, une grande flexibilité dans l’organisation de leurs activités journalières et une autonomie certaine dans l’organisation de leur charge de travail et de leur emploi du temps. Outre cette autonomie, la durée du travail de ces personnels ne peut être prédéterminée, leur mission étant étroitement liée aux nombreux interlocuteurs auxquels ils doivent faire face. Le fonds se trouve donc dans l’obligation d’adopter, pour les personnels concernés, un mode d’aménagement du temps de travail répondant à l’organisation et aux contraintes susvisées, à savoir un décompte du temps de travail dans le cadre de forfaits annuels en jours. Ce dispositif d’aménagement du temps de travail qui permet un décompte de jours travaillés sur l’année, exclusif de tout décompte horaire, est régi notamment par les articles L.3121-63 et L.3121-64 du code du travail, qui prévoient que sa mise en place se fait par accord d’entreprise ou à défaut par convention ou accord de branche. Le fonds ne relevant d’aucune convention collective, elle doit passer par la voie de l’accord collectif d’entreprise pour pouvoir mettre en place un tel dispositif. C’est dans ce contexte que les parties ont décidé de rédiger le présent accord portant sur la mise en place du dispositif des forfaits annuels en jours au sein du Fonds. Le présent accord a été signé conformément aux dispositions de l’article L.2232-21 du code du travail au terme duquel l’employeur peut, en l’absence de représentants du personnel ou de délégation syndicale, proposer un projet d’accord aux salariés, requérant pour sa mise en œuvre la consultation du personnel ainsi que l’approbation des salariés par référendum à la majorité des deux tiers. Les parties souhaitent rappeler la nécessité de garantir le respect des repos quotidien et hebdomadaire et de veiller régulièrement à ce que la charge de travail des salariés en forfait jours reste raisonnable et permette une bonne répartition dans le temps de leur travail. La procédure de suivi et de contrôle de la durée du travail des salariés concernés, instituée par le présent accord, concourt à cet objectif.
CECI EXPOSE, IL EST ARRETE CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD
Le présent accord a pour objet la mise en place des conventions de forfait annuel en jours. Il a été conclu dans le cadre des articles L3121-58 et suivants du code du travail relatifs aux forfaits annuels en jours. Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit aux conventions et accords collectifs, ainsi qu’aux usages et engagements unilatéraux portant sur le même sujet.
ARTICLE 2 - CATEGORIES DE PERSONNEL CONCERNEES PAR LA CONCLUSION D’UNE CONVENTION DE FORFAIT ANNUEL EN JOURS
Pourront bénéficier d’un décompte de leur temps de travail en jours l’ensemble des salariés du Fonds remplissant les conditions ci-après définies, quelle que soit leur date d’embauche et quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD…).
Catégories de personnel concerné
L’autonomie et la liberté dont disposent certains salariés rendent impossible le contrôle de l’organisation de leur temps de travail. En outre, le décompte de la durée du travail dans un cadre hebdomadaire n’est pas pertinent pour ces catégories de salarié. Le décompte du temps de travail de ces salariés se fera exclusivement à la journée travaillée. Conformément à l’article L.3121-58 du code du travail, les salariés concernés par le décompte du temps de travail en jours sur l’année sont :
les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés.
les salariés cadres ou non-cadres dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
A la date de conclusion du présent accord, est concerné le Directeur opérationnel. Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des futures créations ou évolutions de poste au sein du fonds. Il pourra notamment s’agir des responsables de service ou de tout autre salarié qui correspondrait à la définition ci-dessus.
Conclusion d’une convention individuelle de forfait
Le décompte de la durée du travail en jours est subordonné à la conclusion d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année. Cette convention fait l’objet d’un écrit signé par le fonds et le salarié, insérée dans le contrat de travail ou dans un avenant annexé à celui-ci. Ces conventions de forfait définiront :
Les caractéristiques de la fonction qui justifient l'autonomie dont dispose le salarié pour l’exécution de cette fonction ;
Le nombre de jours travaillés, ainsi que la période annuelle sur laquelle le forfait s’applique ;
La rémunération correspondante ;
L’obligation de décompte des journées ou demi-journées travaillées et des journées ou demi-journées de repos,
L’existence de garanties visant à assurer le droit au repos et à protéger la santé des salariés au forfait jours, prévues par l’article 8 du présent accord.
ARTICLE 3 -PERIODE DE REFERENCE ET NOMBRE DE JOURS DE TRAVAIL COMPRIS DANS LE FORFAIT
La comptabilisation du temps de travail du salarié se fait en jours sur une période de référence annuelle, avec un maximum fixé à
218 jours de travail par an (incluant la journée de solidarité), après déduction des jours de repos hebdomadaires, des jours fériés qui seraient chômés, des jours de congés légaux auxquels le salarié peut prétendre, ainsi que de jours non travaillés, dits « jours de repos ».
La période de référence annuelle complète correspond à l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Le nombre de 218 jours travaillés correspond à une année complète de travail et est calculé sur la base d’un droit intégral à congés payés.
ARTICLE 4 – NOMBRE DE JOURS DE REPOS ET MODALITES DE PRISE
Un nombre de jours de repos est déterminé chaque année pour respecter le nombre de jours travaillés prévus dans la Convention individuelle de forfait annuel en jours. La méthode de calcul pour définir le nombre de jours de repos est la suivante : Nombre de jours de repos par an = nombre de jours calendaires – nombre de jours de repos hebdomadaires (samedis et dimanches) – nombre de jours fériés chômés tombant un jour ouvré – nombre de congés payés - nombre de jours travaillés compris dans le forfait Exemple, pour l’année 2025, le nombre de jours de repos théoriques, pour un salarié ayant acquis un droit complet à congés payés, s’établit de la manière suivante : Le nombre de jours pouvant être travaillés en 2025 est de 226, calculés ainsi : 365 jours calendaires – 104 jours de repos hebdomadaires – 25 jours de congés payés – 10 jours fériés chômés = 226 jours Le nombre de jours de repos est en conséquence de : 226 – 218 = 8 jours de repos. Ces jours de repos seront pris librement par le salarié, dans le respect des règles suivantes : ■ Les jours peuvent être pris par journée entière ou par demi-journée. ■ Ils pourront être pris de façon consécutive ou non et pourront être accolés aux congés payés, sans limitation du nombre de jours consécutifs. ■ Ils devront être posés à l’avance et transmis à la Direction en respectant un délai de prévenance de 3 jours ouvrés, ce délai pouvant néanmoins être écourté d’un commun accord. Les jours de repos acquis au titre d’une période annuelle de référence devront obligatoirement être pris au cours de cette période (sauf en cas de rachat dans les conditions prévues à l’article 9). Ils devront en conséquence être soldés au terme de la période annuelle de référence et ne pourront en aucun cas être reportés.
ARTICLE 5 - REMUNERATION
La rémunération des salariés liés par une convention individuelle de forfait annuel en jours est une rémunération annuelle globale et forfaitaire. La convention individuelle de forfait stipule le montant de cette rémunération annuelle. Il est convenu entre les parties que la rémunération de chaque salarié concerné par le présent avenant est fixée, selon le poste occupé et en tenant compte des responsabilités confiées. La rémunération mensuelle versée est indépendante du temps passé par le salarié pour remplir ses fonctions.
ARTICLE 6 - CONDITIONS DE PRISE EN COMPTE DES ABSENCES AINSI QUE DES ARRIVEES ET DEPARTS EN COURS DE PERIODE
A-PRISE EN COMPTE DES ENTREES EN COURS D’ANNEE
En cas d'entrée en cours d'année, le nombre de jours de repos sera proratisé selon le rapport entre les jours ouvrés de présence et les jours ouvrés de l’année : •
Nombre restant de jours de repos dans l'année = nombre de jours de repos sur l'année x nombre de jours ouvrés de présence/nombre de jours ouvrés de l'année (sans les jours fériés).
•
Nombre de jours restant à travailler dans l'année = nombre de jours calendaires restant pouvant être travaillés - (nombre de jours de repos hebdomadaire restant dans l'année + nombre de jours fériés restant dans l'année tombant un jour ouvré + congés payés acquis + nombre de jours de repos restant dans l'année).
Exemple : un salarié est embauché le 1er octobre 2024
Nombre de jours de repos pour un salarié présent toute l’année en 2024 = 366 jours calendaires – 104 samedis et dimanche – 10 jours fériés tombant un jour ouvré – 25 CP = 227 jours travaillés – 218 = 9 jours de repos
Nombre de jours de repos pour un salarié embauché le 1er octobre 2024 = 9 jours x 63 jours ouvrés de présence / 252 jours ouvrés sur l’année = 2.25
Nombre de jours à travailler pour un salarié embauché le 1er octobre 2024 = 92 jours calendaires – (26 samedi/dimanche + 3 jours fériés tombant un jour ouvré + 6.25 jours de CP + 2.25 jours de repos) = 92 – 37.5 = 54,5
Si le salarié ne prend pas sur l’année civile en question les congés payés acquis, le plafond est augmenté d’autant. Le nombre de jours travaillés dus sur l’année suivante doit alors être diminué du nombre de congés correspondant.
B- PRISE EN COMPTE DES ABSENCES
Les absences ont un impact sur le nombre de jours de repos supplémentaires au prorata temporis. Il doit être déduit du plafond annuel de jours travaillés fixé par la convention de forfait le nombre de jours d’absence du salarié. Pendant les périodes d’absences non rémunérées, la retenue sur rémunération du salarié, par journée d’absence, est déterminée comme suit : rémunération mensuelle/22 jours.
C-DEPARTS EN COURS D’ANNEE
En cas de départ d’un salarié en cours de période annuelle de référence, une régularisation sera opérée sur le solde de tout compte en fonction du nombre de jours effectivement travaillés. Les jours de repos seront proratisés selon le rapport entre les jours travaillés et les jours ouvrés de l’année. Exemple : Un salarié quitte l'entreprise le 29 février 2024. Son forfait est de 218 jours sur l'année, correspondant à 262 jours payés en 2024 (366 jours calendaires − 104 samedis et dimanches). Son salaire mensuel est de 4 500 €, soit 54 000 € par an. Le salarié a travaillé 42 jours, a pris 2 jours de repos au titre des mois de janvier et février. Le salaire annuel est divisé par le nombre de jours payés sur l'année, soit 54 000/262 = 206,11 € par jour. Jours de repos : 9 x 42/262 = 1.44 jours Jours dus : 42 + 1,44 = 43,44. Salaire dû : 43,44 × 206,11 = 8 953,42 €, soit un trop-perçu de 9 000 − 8 953,42 = 46,58 €.
ARTICLE 7 – DECOMPTE ET MOYEN DE CONTROLE INDIVIDUEL DU NOMBRE DE JOURNEES OU DEMI JOURNEES DE TRAVAIL
Le forfait jours s'accompagne d'un décompte par l’employeur du nombre de jours ou demi-journées travaillés au moyen d’un document de décompte de la durée du travail faisant apparaître :
le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées (étant précisé que la demi- journée se situe avant ou après 13 heures),
le positionnement et la qualification des jours ou demi-journées non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels, jours fériés chômés, jours de repos, ou tout autre jour non travaillé ;
le respect des repos quotidiens et hebdomadaires minima.
Chaque salarié renseignera ainsi hebdomadairement sa semaine de travail en faisant apparaître le nombre de jours travaillés et non travaillés dans la semaine. Une rubrique de ce dispositif permettra au salarié de déclencher la procédure d’alerte visée ci-dessous et d’indiquer le cas échéant, le non-respect du repos quotidien. Le nombre de journées ou demi-journées travaillées et de journées ou demi-journées de repos prises sera décompté mensuellement et validé par la Direction qui assurera un suivi régulier du temps de travail des salariés au forfait jours. Le responsable hiérarchique assure le suivi régulier de l'organisation du travail du salarié et de sa charge de travail, notamment par le biais de la remise du décompte par le salarié qu’il valide mensuellement afin de s’assurer de l’utilisation effective de ce système de décompte et de la prise régulière de journées de repos. En fin d’année, il sera établi un récapitulatif du nombre de jours travaillés, et un bilan sur les conditions d’accomplissement de la convention de forfait, conformément à l’article D.3171-10 du code du travail. Le système de suivi actuellement matérialisé par la saisie des informations hebdomadaires sur un document partagé (de type Excel) pourra laisser la place à un logiciel spécifique si le besoin s’en fait sentir.
ARTICLE 8 – GARANTIES VISANT A ASSURER LE DROIT AU REPOS ET A PROTEGER LA SANTE DES SALARIES AU FORFAIT JOURS
Le salarié au forfait jours organise sa journée de travail, à sa convenance, dans le respect de ses obligations contractuelles et des missions qui lui sont confiées. Afin de s'assurer de l'adéquation des missions et objectifs confiés aux salariés avec leur temps de travail et de garantir leur droit au repos et protéger leur santé, un contrôle et un suivi de leur activité seront effectués.
Respect des droits au repos et modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Le salarié bénéficie d’un repos quotidien de 11 heures minimum consécutives et d’un repos hebdomadaire de 35 heures minimum consécutives. L’outil de suivi mentionné à l’article 7 permettra au responsable hiérarchique de s’assurer du respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire du salarié. Il est précisé que ces durées minimales de repos n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures mais de rappeler l’amplitude exceptionnelle maximum de la journée de travail. L’amplitude et la charge de travail des salariés en forfait jours devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps du travail des salariés. A cet effet, l’employeur affichera dans l’entreprise le début et la fin de la période quotidienne et hebdomadaire de repos minimum obligatoire. Il est précisé que dans l’hypothèse où un salarié serait amené à effectuer un déplacement professionnel et où l’amplitude séparant l’heure de départ et l’heure de retour prévisibles à son domicile serait supérieure à 13 heures, le fonds prendra en charge une chambre d’hôtel selon la politique de remboursement de frais en vigueur. Afin de s’assurer que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables, il est prévu de :
Limiter à 5 jours par semaines le nombre de jours travaillés par un salarié au forfait jours. Exceptionnellement, en cas d’activité accrue, un salarié au forfait jours pourra être amené à travailler 6 jours au cours d’une même semaine. Dans cette hypothèse le salarié devra travailler moins de 5 jours la semaine suivante et devra s’assurer du respect du repos hebdomadaire minimum de 35 heures avant de débuter la semaine suivante.
Fixer la durée de la pause déjeuner pour les salariés au forfait jours à une heure minimum,
Garantir l’effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos en prévoyant une obligation de déconnexion pour les salariés au forfait jours. A cette fin, ils seront tenus de :
se déconnecter des outils de communication à distance
du lundi au vendredi : de 20 heures à 7 heures ;
le week-end (du vendredi 20 heures au lundi 7 heures). Dans le cas d’un samedi qui serait travaillé, la durée de déconnexion sera adaptée pour respecter le temps de repos hebdomadaire minimum de 35 heures.
veiller à ne pas envoyer des courriels pendant une période de suspension du contrat de travail (congés payés, arrêt maladie …) et ne pas répondre aux courriels pendant la période de fermeture des messageries électroniques.
Toutefois, à titre exceptionnel, les salariés peuvent accéder à leur messagerie électronique après autorisation préalable de leur responsable hiérarchique.
Modalités d’évaluation, de suivi et de communication sur l’organisation et la charge de travail
La convention de forfait annuel en jours ne doit pas conduire à des temps de travail excessifs afin de permettre aux salariés de bénéficier d’un environnement de travail propice à assurer la compatibilité de leurs responsabilités professionnelles avec leur vie personnelle. A cette fin, il est convenu de mettre en place :
Un suivi régulier individuel de la charge de travail et des systèmes d’alertes
Le responsable hiérarchique assure le suivi régulier de l'organisation du travail du salarié et de sa charge de travail, notamment par le biais de l’outil de suivi des jours travaillés, mentionné à l’article 7 ci-dessus. Outre le renseignement de cet outil, le salarié tiendra informé son responsable hiérarchique des événements ou des éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail. Si le cadre au forfait jours estime que sa charge de travail et/ou son organisation du travail ne sont pas compatibles avec ses droits au repos et à la santé, il pourra alerter son responsable hiérarchique. Ce dernier devra alors recevoir le salarié en entretien, dans les plus brefs délais (et au maximum dans les 15 jours calendaires) afin :
D’appréhender les raisons de ses difficultés,
D’examiner ensemble les actions correctives pouvant être mises en œuvre, afin d’adapter la charge de travail, les missions et objectifs du salarié. Cet entretien fera l’objet d’un compte-rendu écrit et d’un suivi des mesures convenues.
Le responsable hiérarchique pourra également provoquer à son initiative un tel entretien s’il constate des difficultés dans l’organisation du travail ou la charge de travail d’un salarié au forfait jours.
Un entretien individuel visant à échanger sur les modalités d’exécution du forfait jours :
Il sera organisé a minima, chaque année, un entretien avec le salarié au forfait jours. Cet entretien portera, conformément à l’article L.3121-64 du code du travail, sur :
La charge de travail du salarié,
L’organisation du travail dans l’Entreprise,
L’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle,
Et la rémunération du salarié.
Lors de cet entretien, il sera également fait un bilan sur l’amplitude des journées de travail du salarié, le suivi des jours de repos pris et non pris. L’objectif de cet entretien est ainsi de vérifier l’adéquation entre la charge de travail et le nombre de jours travaillés. Cet entretien permettra, si nécessaire, un éventuel réajustement de la mission confiée, en sus du système d’alerte prévu ci-dessous. Les actions correctives convenues feront l’objet d’un suivi.
ARTICLE 9 – RENONCIATION A DES JOURS DE REPOS
Les salariés au forfait jours qui le souhaitent peuvent, d’un commun accord avec l’employeur, renoncer à une partie de leurs jours de repos (dans la limite d’un nombre maximal de jours travaillés de 235). Cette renonciation donne lieu à la conclusion d’un avenant, valable pour l’année en cours, et qui prévoit le taux de majoration applicable à ce temps de travail supplémentaire, fixé à 10%.
ARTICLE 10 – FORFAIT JOURS REDUIT
Il est possible de convenir d’un nombre de jours de travail inférieur à 218 jours. De tels forfaits réduits feront l’objet de conventions spécifiques qui prévoiront une réduction de la charge de travail et de la rémunération liée au forfait au prorata du nombre de jours convenu.
ARTICLE 11- Dispositions finales
A - Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2025, sous réserve que les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires soient satisfaites.
Il remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’accord atypiques, d’usages ou de toute autre pratique en vigueur au sein de l'Entreprise avant sa conclusion et ayant un objet identique.
B – SUIVI
Les parties conviennent d’un suivi qui aura lieu chaque début d’année, au regard de la mise en œuvre de l’accord lors de l’année écoulée. Ce suivi sera assuré par une commission composée d’un représentant de l’employeur et d’un représentant des salariés désigné à cet effet. Lorsque l’entreprise disposera d’un CSE, le suivi sera effectué par l’intermédiaire de cette instance représentative du personnel.
C - REVISION
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision totale ou partielle, dans les conditions légales en vigueur. Les dispositions de l'avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifieront, soit à la date qui aura été expressément convenue soit, à défaut, à partir du lendemain de son dépôt.
D - DENONCIATION
La dénonciation du présent accord ne peut être que totale. Le présent accord peut être dénoncé à l'initiative du fonds, dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de 2 mois. Le présent accord peut aussi être dénoncé à l'initiative des 2/3 des salariés, dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de 3 mois, sous réserve que la dénonciation soit notifiée au fonds collectivement et par écrit et qu'elle ait lieu dans le mois précédant chaque date anniversaire de la conclusion du présent accord. Lorsque la dénonciation émane du fonds ou des salariés représentant au moins les 2/3 du personnel, le présent accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois à compter de l'expiration du préavis de dénonciation.
E – DEPOT ET PUBLICITE
Le présent accord, sera déposé :
En deux exemplaires électroniques signés dont une version anonymisée destinée à la publication sur la base de données nationale. Ces exemplaires seront déposés sur la plateforme dédiée https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/# et accompagnés des documents prévus par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Et en un exemplaire au Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion.
