Accord sur les modalités de remboursement des frais professionnels au sein de la SA Habitat Perpignan Méditerranée ENTRE :
LA SA HABITAT PERPIGNAN MEDITERRANEE (SA HPM)
Représentée par ……………….sa directrice GénéraleD’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives suivantes :
SYNDICAT FO représenté par …………………., déléguée syndicale
L’organisation syndicale FO représentative puisqu’ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires du CSE (Comité Social et Economique)
D’autre part,
Ci-après désignées ensembles « les parties ».
Préambule :
Les parties se sont retrouvées pour établir les règles qui seront applicables en matière de règles de remboursement des frais professionnels au sein de la SA HABITAT PERPIGNAN MEDITERRANEE.
Cet accord répond à l’objectif d’harmoniser les règles relatives au remboursement des frais professionnels pour l’ensemble des salariés de la SA HPM.
Aussi, il est convenu ce qui :
TITRE I – LES PRINCIPES GENERAUX DES MODALITES DE REMBOURSEMENTS DES FRAIS PROFESSIONNELS :
Article 1 – Définitions :
Afin d’expliciter les modalités de remboursement de frais professionnels engagés par les salariés, il est fait usage dans le présent accord des notions suivantes :
Les frais professionnels : Ce sont les dépenses exposées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle lorsque celle-ci l’oblige à des déplacements. Il peut s’agir de dépenses effectives afférentes au transport (frais kilométriques, billets de transport, taxi, parking…), des frais relatifs à l’hébergement et aux repas pris par le salarié au cours de ses déplacements.
Le domicile : Il s’agit de la résidence principale déclarée par le salarié à la Direction des Ressources Humaines.
Le site de rattachement administratif : il s’agit du site auquel le salarié est administrativement rattaché.
Le lieu de travail habituel : : il s’agit du lieu de travail où est affecté le salarié
Le lieu de déplacement : Il s’agit du lieu de travail où le salarié sera amené à se rendre, différent de son lieu de travail habituel, hors télétravail à domicile
Article 2 – Les principes directeurs :
Les remboursements des frais professionnels supposent que les dépenses soient engagées par les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle et préalablement autorisées par leur hiérarchie.
Tout déplacement sera autorisé par le directeur du salarié. Les dépenses afférentes seront remboursées par l’employeur, dans le respect des règles du présent accord
Tout remboursement pour frais de déplacement doit être justifié par l’agent. Cette justification porte sur la durée réelle du déplacement et l’effectivité de la dépense auprès de la direction financière.
Les frais de déplacement concernent les missions et formations des agents de la SA HPM. Leurs remboursements sont relatifs à l’hébergement, la restauration et le transport et frais annexe.
En préalable à l’utilisation d’un véhicule personnel, le salarié aura fourni : la carte grise de son véhicule, l’assurance de son véhicule prenant en charge les déplacements professionnels ainsi que son permis de conduire et une attestation annuelle indiquant le nombre de point sur le permis de conduire du salarié. Chaque année, le salarié devra transmettre une attestation d’assurance et une attestation de point avant le 15 janvier de l’année en cours. Il convient de préciser que la fourniture de la carte grise du véhicule vise à permettre le remboursement des indemnités kilométriques. Le salarié devra obtenir l’accord de son directeur.
Amplitudes horaires : les indemnités de repas sont liées à la présence du salarié en mission ou formation dans le créneau de 11h00 à 15h00 pour le repas de midi et de 18h00 à 23h00 pour le repas du soir, et de 0h00 à 5h00 pour les indemnités de nuitée.
Article 3 : le choix du mode de transport :
Il sera recherché par le salarié et son manager le meilleur équilibre entre le mode de transport, le type de billet et plus particulièrement le temps de déplacement. Le choix du mode de déplacement doit être défini dans les ordres de missions et ou selon les principes suivants :
Les déplacements professionnels doivent s’effectuer en priorité avec les véhicules de services de la SA HPM. Le covoiturage doit être privilégié.
L’utilisation du véhicule personnel pour effectuer un déplacement est autorisée sous réserve de l’accord express et préalable du directeur dans les cas suivants :
Lorsque qu’aucune voiture de service ne peut être mobilisée le jour du déplacement
Lorsque qu’aucune voiture de service ne peut être mobilisée pour l’exercice des tâches quotidiennes. Dans ce cadre, le salarié devra disposer d’un ordre de mission permanent annuel (annexe n°3).
Lorsqu’un aucun autre mode de déplacement (train, avion) ne peut être choisi
Les déplacements en avion sont réalisés en classe économique
TITRE II – LES MODALITES DE REMBOURSEMENTS DES FRAIS PROFESSIONNELS :
Article 1 : les frais de transport :
Le salarié adopte le moyen de transport déterminé avec son responsable en fonction des contraintes liées au déplacement.
En cas de déplacement en train ou en avion, le salarié ne fera pas l’avance des frais sauf exception. La SA HPM assurera le paiement des moyens de transport tant pour les déplacements liés à une formation qu’aux déplacements liées à des missions.
Sur cette base, les frais de transports remboursés sont :
Les dépenses réelles correspondantes aux trajets effectués en métro, bus, RER, Taxi, Uber, parking, péage
En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, conformément à l’article 3 du titre I du présent accord, sous la forme d’indemnités kilométriques selon le barème fiscal en vigueur (annexe n°1 barème 2024). Il convient de préciser que le barème fiscal permet la prise en compte des dépenses suivantes : la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurance
Le salarié devra solliciter le remboursement de ces frais sur la note de frais en annexe 2 accompagnés des justificatifs des dépenses.
Article 2 : les frais de repas :
Le salarié en mission ou en formation pourra bénéficier du remboursement de ses frais de restauration dans les conditions prévues dans l’article 2 du titre I du présent accord et selon le barème en annexe 1.
Le salarié devra solliciter le remboursement de ces frais sur la note de frais en annexe 2 accompagnés des justificatifs des dépenses
Article 3 : Les frais d’hébergements :
Le salarié ne fera pas l’avance des frais d’hébergement tant pour les déplacements liés à une formation qu’aux déplacements liées à des missions sauf exception.
La SA HLM assurera le paiement direct. L’hébergement pourra se faire soit en hôtel soit en airbnb.
Article 4 : Les frais annexes :
Le salarié en mission ou en formation pourra bénéficier du remboursement de ses frais de péage, parking, UBER et taxi, ticket de bus ou de métro dès lors qu’il en aura fait l’avance.
Le remboursement s’effectue sur la base de justificatifs (factures et ou tickets) et en fonction de leurs dépenses réelles.
Article 5 : Mission à l’étranger :
Le remboursement de la mission se fait sur la base d’une indemnité journalière accordée par jour passé à l’étranger. Le montant de cette indemnité journalière diffère selon le pays du déplacement, selon les dispositions règlementaires.
Une réduction des montants d’indemnités journalières est prévue à hauteur de 65% lorsque l’agent est logé à titre gratuit ou que le déplacement ne nécessite pas un hébergement sur place ; de 17.5% lorsque l’agent est nourri à titre gratuit à l’un des repas du midi ou du soir ; et de 35% lorsqu’il s’agit des repas du midi et du soir.
TITRE III – PROCEDURES DE REMBOURSEMENT ET CONTROLE DES FRAIS PROFESSIONNELS
Article 1 : paiement direct des frais par la SA HPM :
Lorsque les réservations (hôtel, moyen de transport) sont faites par la SA HPM, les frais sont réglés directement par la SA HPM suivant les moyens suivants :
Virement
Carte bancaire professionnelle
Article 2 : Remboursements des frais de professionnels :
Dans le cadre d’une demande de remboursement liée à une formation :
La note de frais (annexe n°2) signée par le salarié et accompagnée des pièces justificatives est transmise à la DRH pour vérification et validation
La DRH transmets la demande à la Direction financière pour mise en paiement
Dans le cadre d’une demande de remboursement liée à une mission :
La note de frais (annexe n°2) signée par le salarié et du directeur et accompagnée des pièces justificatif est transmise à la Direction Financière pour vérification et mise en paiement
Les demandes de remboursement sont faites une fois par mois.
En cas de déplacement long (5 jours), une avance de frais pourra être mise en place si le salarié le sollicite.
TITRE IV : DISPOSITIONS FINALES :
Article 1 : Effet du nouvel accord
Il est expressément convenu qu’à son entrée en vigueur, les dispositions du présent accord se substituent de plein droit à l'ensemble des dispositions issues d'accords collectifs, d'usages, de décisions unilatérales ou d'accords atypiques applicables antérieurement et portant sur le même objet qui sont dénoncées, ces dispositions antérieures n’ayant dès lors plus vocation à s’appliquer.
Article 2 : Champ d'application et durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et est applicable à compter du 1er juin 2024.
Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein des parties.
Toute organisation syndicale, représentative au sein de la SA HPM qui n'est pas signataire du présent accord pourra y adhérer ultérieurement sans avoir à obtenir le consentement des signataires.
Le présent accord constituant un tout indivisible, l'adhésion ultérieure d'une organisation syndicale représentative non signataire ne pourra être partielle et devra donc porter sur l'accord dans son intégralité. Le présent accord pourra être dénoncé en application des articles L. 2261-9 et suivants du Code du Travail. Elle devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 3 : Formalités de dépôt et de publicité
En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de chaque Office. Le dépôt des accords est désormais dématérialisé sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
En conséquence le présent accord sera déposé sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
Il est rappelé que désormais la loi prévoit une anonymisation systématique des accords collectifs déposés (ne nécessitant donc plus de demande expresse en ce sens de la part des négociateurs et signataires selon l’article L. 2231-5-1 du Code du Travail, cette anonymisation ne concernant toutefois que les négociateurs et signataires personnes physiques, les noms de l’employeur et des syndicats en présence demeurant mentionnés sur le texte de la convention ou de l’accord déposé) afin de garantir la protection des données personnelles et le droit à l'oubli.
Aussi, le présent accord sera publié dans une version intégrale.
En outre un exemplaire dudit accord d’entreprise sera également déposé par la Direction au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Perpignan.
Après avoir lu et paraphé chacune des pages précédentes, les représentants mentionnés en première et dernière page ont approuvé et signé l’ensemble de l’accord et ses annexes au nom de leur organisation.
Les salariés se verront informer du présent accord d’entreprise par affichage dans les locaux.
Une copie du présent accord sera affichée et tenue à la disposition des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Fait à Perpignan, le 17/05/2024 En 4 exemplaires originaux
Pour la SA HABITAT PERPIGNAN MEDITERRANEE :
La Directrice Générale …………………………………..
Pour le syndicat FO
La déléguée syndicale
FICHE DE PROCEDURE RELATIVE A LA MISE EN ŒUVRE DES REMBOURSEMENTS
DES FRAIS PROFESSIONNELS
Dans le cadre d’une formation :
L’ordre de mission du salarié est établi et signé par la DRH
La DRH réserve et assure la mise en paiement du moyen de transport (sauf si voiture de service possible) et de l’hébergement
Le salarié à la suite de la formation établit et signe sa note de frais en joignant les justificatifs de dépenses et transmet à la DRH
La DRH après instruction transmets à la Direction financière pour mise en paiement.
Le paiement des frais est effectué une fois par mois
Dans le cadre d’une mission :
L’ordre de mission est établi par le salarié et signé par son directeur
Si le transport en voiture de service n’est pas possible, le salarié transmet la copie de son ordre de mission signé à la DRH qui assurera les réservations et assura la mise en paiement du moyen de transport et de l’hébergement.
A la suite du processus de réservation, la DRH transmets le titre de transport et le titre de l’hébergement au salarié
Le salarié à la suite de la mission établit et signe sa note de frais en joignant les justificatifs de dépenses et l’ordre de mission signé et transmet à son directeur pour validation
Le directeur transmet à la Direction Financière pour instruction et mise en paiement
Le paiement des frais est effectué une fois par mois
Dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel lorsque aucune voiture de service ne peut être mobilisée pour l’exercice des tâches quotidiennes :
Le salarié devra faire la demande d’autorisation à son directeur
Sur accord du directeur, le salarié établi son ordre de mission permanent
Le directeur transmet à la RH l’ordre de mission signé avec l’ensemble des pièces nécessaires fournies par le salarié : la carte grise de son véhicule, l’assurance de son véhicule prenant en charge les déplacements professionnels ainsi que son permis de conduire et une attestation annuelle indiquant le nombre de point sur le permis de conduire du salarié.
Chaque mois, le salarié établi sa note de frais et la transmets après signature du directeur à la direction financière. La note de frais est accompagnée d’une copie de l’ordre de mission permanent.
La direction financière mets en paiement après instruction.
Le paiement des frais est effectué une fois par mois
MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS A LA SA HABITAT PERPIGNAN MEDITERRANEE Annexe n° 1
Sur présentation des justificatifs de paiement
Les frais professionnels sont pris en charge dans le cadre de l’accord du 17 mai 2024
FORMATION
Transport
Hébergement
Restauration
HPM fait l’avance des frais sauf exception.
HPM réservera le moyen de transport le moins onéreux (train, avion, voiture de service
HPM fait l’avance des frais sauf exception dans la limite suivante en ce qui concerne la nuitée et le petit déjeuner :
180 € en Ile de France :
160 € dans les Communes de plus de 200 000 habitants
140 € en Province
En cas de circonstances particulières, un dépassement des forfaits pourra être sollicité. Celui-ci devra faire l’objet d’une validation express de la DG ou de la DGA
Les salariés sollicitent le remboursement des frais réellement payés dans la limite de
Ile de France 35 € le repas.
Communes de plus de 200 000 habitants : 28 € le repas
Province : 20 €
Dans le cadre de formation dans les PO, le remboursement des frais de restauration réellement payés s’effectuent dans la limite de 20 €
MISSION
Transport
Hébergement
Restauration
En France
HPM fait l’avance des frais sauf exception HPM réservera le moyen de transport le moins onéreux (train, avion, voiture de service ) HPM fait l’avance des frais dans la limite suivante sauf exception en ce qui concerne la nuitée et le petit déjeuner :
180 € en Ile de France :
160 € dans les Communes de plus de 200 000 habitants
140 € en Province
En cas de circonstances particulières, un dépassement des forfaits pourra être sollicité. Celui-ci devra faire l’objet d’une validation express de la DG ou de la DGA
Les salariés sollicitent le remboursement des frais réellement payés dans la limite de :
35 € le repas en Ile de France
28 € le repas dans les communes de plus de 200 000 habitants
20 € le repas en province
A l’étranger
Pour l'étranger, les taux des indemnités de missions sont liés au pays. Ils sont réduits de 65 % lorsque l'agent est logé gratuitement. Réduction des indemnités de 17,5 % lorsque l’agent est nourri gratuitement à l'un des repas du midi ou du soir et de 35 % lorsqu'il s’agit des repas du midi et du soir.
Les frais de péage, parking, UBER et taxi, ticket de bus ou de métro seront remboursés aux salariés qui en auront fait l’avance sur la base de justificatifs et en fonction de leurs dépenses réelles.
Base de calcul pour les frais kilométriques 2024 :
<2 000 kms De 2 001 à 10 000 kms >10 000 kms
Véhicules à 4 roues :
5 CV et - 0,32 € 0,40 € 0,23 € 6 et 7 CV 0,41 € 0,51 € 0,30 € 8 CV et + 0,45 € 0,55 € 0,32 €
Véhicules à 2 ou 3 roues :
Cylindrée supérieure à 125 cm3 0,15€ Vélomoteur ou autre véhicule 0,12€
ORDRE DE MISSION : MISSION
Annexe 2
Annexe 2
DATE DE LA DEMANDE:
DATE DE RECEPTION DRH:
Nom :
Prénom :
Service/Direction :
MOTIF DU DEPLACEMENT :
Motif
:
Lieu :
Organisateur :
Date et heure du Départ :
Date et heure du Retour :
Moyen de transport :
DEVIS FRAIS DE TRANSPORT :
Train
Avion
Bus
Véhicule personnel
tarifs 2ème classe
tarifs 1ère classe
Frais kilométriques
VALIDATIONS :
Avis chef de service/Directeur : Nom / Prénom : ……………………………………………
Pour la directrice générale et par délégation Le Directeur
Je soussigné, auteur du présent état de frais, en certifie l’exactitude et demande le versement de la somme de (en toute lettre) : …………………………………………………………………………………………………………….
Fait à Perpignan, le ……………………… Signature de l’agent,
Certifié exacte le …………………………… Le Directeur
left ORDRE DE MISSION : FORMATION
Annexe 2
DATE DE LA DEMANDE:
DATE DE RECEPTION DRH:
Nom :
Prénom :
Service/Direction :
MOTIF DU DEPLACEMENT :
Motif
:
Lieu :
Organisateur :
Date et heure du Départ :
Date et heure du Retour :
Moyen de transport :
DEVIS FRAIS DE TRANSPORT :
Train
Avion
Bus
Véhicule personnel
tarifs 2ème classe
tarifs 1ère classe
Frais kilométriques
VALIDATIONS :
Avis chef de service/Directeur : Nom / Prénom : ……………………………………………
Pour la directrice générale et par délégation La DRH
Je soussigné, auteur du présent état de frais, en certifie l’exactitude et demande le versement de la somme de (en toute lettre) : …………………………………………………………………………………………………………….
Fait à Perpignan, le ……………………… Signature de l’agent,
Certifié exacte le …………………………… Le Directeur
Annexe n°3
ORDRE DE MISSION PERMANENT POUR L’ANNEE :
DATE DE LA DEMANDE:
DATE DE RECEPTION DRH:
Nom :
Prénom :
Service :
Le salarié précité sollicite pour les besoins du service autant que nécessaire, l’autorisation d’utiliser son véhicule personnel sur le trajet suivant :
Motif de la Mission : Nécessité du service à expliciter : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Pour ce faire, le salarié doit être titulaire d’une autorisation d’utilisation de son véhicule personnel qui est délivré à sa demande par le Service des Ressources Humaines sur présentation obligatoire de certaines pièces : permis de conduire, carte grise du véhicule et assurance du véhicule
VALIDATIONS :
Avis chef de service: Nom / Prénom : ……………………………………………
Pour la directrice générale et par délégation La DRH
ACCORD REFUS
Signature :
Annexe n°3 FRAIS DE DÉPLACEMENT ORDRE DE MISSION PERMANENT
Je soussigné, auteur du présent état de frais, en certifie l’exactitude et demande le versement de la somme de (en toute lettre) : ……………………………………………………………………………………………………………. Fait à Perpignan, le ……………………… Signature de l’agent,
