Préambule Le présent accord est conclu entre la société Infomil, représentée par Monsieur XX, dûment habilité à cet effet, et les membres du Comité social et économique statuant à la majorité, ci-après dénommés « Les parties ». Les parties conviennent de déterminer, dans le cadre du présent accord portant règlement, les modalités de télétravail au sein de la société Infomil. Il est défini en révision du règlement télétravail et de ses annexes dont il annule et remplace toutes les dispositions antérieures (dont le règlement télétravail v2). Ce document définit les conditions du télétravail conformément au Code du travail.
Dispositions générales
1. Contexte et objectifs
Dans le cadre de sa démarche d’amélioration continue de l’organisation du travail, conciliant à la fois les exigences de performance et de qualité de vie au travail, la société a instauré le télétravail depuis avril 2022. Afin de suivre les évolutions de l’entreprise, les conditions du télétravail sont révisées régulièrement. Ce règlement présente les modalités actuellement en vigueur pour que le télétravail s’exerce dans des conditions optimales. Le télétravail permet de répondre à des objectifs multiples à savoir : - réduire les déplacements domicile/travail ; - contribuer à améliorer la qualité de vie en favorisant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle ; - favoriser la flexibilité dans les conditions de travail de chacun tout en maintenant son efficacité.
2. Champ d’application
Cet accord s'applique à tous les salariés d'Infomil remplissant les critères d'éligibilité, apprentis en alternance inclus. Il exclut les cadres dirigeants qui peuvent travailler à distance à leur convenance. Les télétravailleurs conservent les mêmes droits et obligations que les autres salariés, incluant l'accès à la formation et aux informations de l'entreprise. Seulement en ce qui concerne les modalités relatives à la santé, à la confidentialité et à la sécurité, cet accord s'applique également aux intervenants intérimaires, lorsqu'ils réalisent leur mission à distance. En cas de contradiction avec les dispositions contractuelles conclues avec les entreprises de travail temporaire, ces dernières prévaudront.
3. Demande et accord
Les salariés souhaitant télétravailler doivent : - vérifier leur éligibilité ; - constituer un dossier "Activation pack télétravail" ; - soumettre leur demande à l'administration des Ressources Humaines de la société (administration RH). Les salariés peuvent ne pas souhaiter télétravailler, sans que cela ne constitue un motif de rupture de leur contrat de travail ou de sanction.
4. Critères d'éligibilité et engagements
4.1. Conditions préalables
Pour être éligible un salarié doit : - exercer dans la société une fonction éligible au télétravail ; - avoir une ancienneté d'un mois dans l’entreprise (non requise pour les anciens prestataires / intérimaires) ; - attester être volontaire ; - déclarer l'adresse du lieu de télétravail et attester y disposer d’un espace de travail adapté ; - justifier d’une connexion internet personnelle suffisante (l’entreprise ne fournit pas de connexion internet aux salariés) ; - remettre une attestation d'assurance autorisant l'exercice d'une activité professionnelle en télétravail à l'adresse déclarée ; - remettre une photo et autoriser sa publication dans les outils internes de la société.
4.2. Engagements préalables
En outre, il doit s'engager à : - utiliser un ordinateur de la société configuré pour un usage en télétravail ; - laisser ouvert et utiliser, pendant ses horaires de travail, l’outil de softphonie ou toute autre méthode mise à disposition par la société pour être joignable par téléphone comme au bureau ; - laisser ouvert et utiliser, pendant ses horaires de travail, les outils collaboratifs mis à disposition par la société (Microsoft Teams par exemple) ; - activer sa caméra lors des réunions collaboratives en vidéoconférence (à la différence de réunions d’informations, type webinaire, où l’activation de la caméra peut être facultative) ; - signaler immédiatement à l'administration RH toutes circonstances susceptibles de nuire à sa santé et à sa sécurité dans l'exercice du télétravail ; - accepter la visite d'un expert afin de vérifier la bonne application des dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail, ainsi que la conformité des installations électriques et techniques ; - d'une manière générale, respecter les règles du télétravail définies par la société. Un formulaire "Activation pack télétravail" reprenant sur l'honneur ces déclarations est complété par le salarié et transmis à l'administration RH qui, après vérifications, le contresigne et ouvre les droits au télétravail du salarié. Si un salarié change de fonction, ou si tout autre événement rend caduque l'activation de son pack télétravail (déménagement par exemple), ses droits au télétravail seront réexaminés et de nouveaux justificatifs pourront être demandés.
4.3. Fonctions éligibles
Les fonctions éligibles doivent pouvoir être exercées à distance sans impacter la productivité. L'objectif de la société est d'avoir un maximum de fonctions éligibles en améliorant au fil du temps l'organisation et les outils. Cependant différents critères peuvent rendre une fonction non éligible, tels que la nécessité d'une présence physique quotidienne pour tout ou partie des missions, de manière contextuelle ou constante (par exemple si utilisation quotidienne de matériel spécifique non accessible à distance) ; Ainsi, des circonstances exceptionnelles ou durables peuvent influencer la liste des fonctions éligibles et entraîner une modification provisoire ou définitive, modifiant le nombre de fonctions éligibles. En fonction de ces critères, un référentiel des fonctions éligibles est établi et mis à jour régulièrement par la société, soit de sa propre initiative, soit sur proposition des responsables de service ou du comité social et économique de l'entreprise (CSE). Ce référentiel est disponible sur l'intranet (portail) de la société, rubrique télétravail. La référence pour déterminer l'éligibilité est la fonction libellée sur le bulletin de paie. Un salarié dont la fonction n'est pas éligible ne peut prétendre au télétravail pour raison médicale, sauf dérogation ou en cas de nécessité liée à un état d'urgence sanitaire ou à d'autres lois d'exception (voir l'article 'Suspension temporaire du télétravail' ci-dessous). L'employeur se réserve le droit d'apprécier et de modifier le référentiel des fonctions éligibles. Ce référentiel est régulièrement mis à jour et disponible sur l'intranet (portail) de la société, dans la rubrique télétravail.
5. Lieu de télétravail
Le salarié doit déclarer un lieu unique de télétravail. Tout changement (déménagement par exemple) doit faire l'objet d'une mise à jour préalable du dossier d'activation du pack télétravail. Ce dossier doit être validé à nouveau par l'administration RH. Seuls les lieux privés sont autorisés. Les lieux publics ou espaces de coworking sont interdits pour des raisons de confidentialité et de cybersécurité.
5.1. Configuration de l'espace de télétravail
Le salarié doit disposer d’un espace de travail adapté, isolé, chauffé et éclairé, avec un mobilier conforme aux préconisations de l'Institut national de recherche et de sécurité (INRS). Notamment : - installations électriques et techniques conformes aux normes en vigueur pour l'exercice du télétravail ; - une pièce isolée, chauffée et éclairée convenablement, dédiée à l’activité le temps du télétravail et d'une surface minimum de 9 m² ; - une table ou bureau de dimensions minimum L x H x P 120 x 70 x 80 cm et une chaise ou fauteuil adapté pour maintenir sa ligne de vision à hauteur de l'écran (selon préconisations INRS) L’entreprise pourra s’assurer de la conformité via un expert ou une société externe dûment mandatés à cet effet.
5.2. Connexion internet
Le lieu de travail doit bénéficier d’une connexion internet individuelle performante. Pour des raisons de performances et de sécurité, il ne pourra être utilisé de connexion internet publique (type Hotspot). Une preuve de connexion via un test de débit est demandée aux salariés avec les caractéristiques suivantes : - débit (descendant et montant) 1.5 Mégabits/s minimum ; - latence 60 ms maximum ; - variation de latence (gigue) 30 ms maximum. Il est recommandé une connexion filaire de type fibre. Le collaborateur est garant de la performance et de son adéquation à l’infrastructure de la société. Une connexion inadéquate pouvant remettre en cause la réalisation d’un jour de télétravail.
6. Équipements
6.1. Fourniture d’équipements
La société fournit un pack télétravail comprenant un ordinateur portable configuré, une sacoche ou sac à dos, un micro-casque, une souris et un clavier externe ainsi que tout équipement complémentaire qui s'avèrerait nécessaire. Ces équipements ne sont pas nominatifs à l'exception, pour des raisons d'hygiène, du micro-casque. Ce micro-casque sera unitaire, même si le collaborateur en a des usages sur site et en télétravail. Le télétravail est exécuté exclusivement à partir de l’ordinateur, spécifiquement configuré pour un usage télétravail, fourni par la société. Les autres usages sur cet ordinateur, notamment personnels, ne sont pas autorisés. Le télétravail n'est pas autorisé sur les PC d’astreinte (ne pas se connecter au réseau de la société via ces PC lors des jours de télétravail). L’utilisation d’équipements personnels est interdite pour des raisons de sécurité, à l'exception de l'accès internet, d'un second écran, d’un casque ou d'une imprimante personnelle.
6.2. Utilisation des équipements, sécurité informatique
Les équipements fournis par l'entreprise doivent être utilisés conformément aux règles de sécurité informatique en vigueur. L'accès au réseau se fait via une connexion VPN sécurisée, gérée par le service informatique interne. La navigation internet est filtrée par le proxy de l'entreprise et peut être supervisée par un outil d'enregistrement des journaux de navigation. Les télétravailleurs doivent respecter les protocoles de sécurité, y compris l'utilisation de mots de passe robustes et la protection des données sensibles ou à caractère personnel. Pour des raisons de sécurité, une mise à jour régulière des ordinateurs portables est organisée par le service informatique interne.
7. Gestion des périodes de télétravail
7.1. Forfait annuel de télétravail
Les salariés disposent d’un forfait annuel de 82 jours non-divisibles où ils peuvent télétravailler. Ce forfait est calculé au prorata du nombre de jours calendaires de présence contractuelle dans l'année civile, arrondi à l’unité inférieure. Exemple : - entrée le 1er septembre 2024 : 82 x 122 / 365 = 27 jours de télétravail en 2024. De même un collaborateur à temps partiel se verra appliquer un prorata sur son temps de présence. Exemple : - un temps partiel à 60% : 82 x 60 / 100 = 49 jours de télétravail sur une année civile pleine. Pour les alternants, un taux de présence sera calculé en fonction des jours "entreprise" proratisés sur les jours ouvrés sur l'année. Un jour ouvré correspond à une journée où l'entreprise est ouverte et où le salarié est censé travailler selon son horaire contractuel. Si un contrat est modifié durant l’année civile (par exemple un nouveau planning d’alternance en septembre ou la mise en place d’un temps partiel), l’administration RH mettra à jour le forfait en fonction. Les jours de télétravail ne sont pas reportables d’une année sur l’autre et sont utilisables dans l'année civile en cours.
7.2. Déclaration des périodes de télétravail
Les jours de télétravail doivent être déclarés préalablement, chaque période nécessitant une déclaration distincte dans la limite du forfait annuel. Les jours de télétravail peuvent être cumulés sur une période maximale de 5 jours ouvrés consécutifs. Les jours fériés et jours de repos hebdomadaire ne viennent pas interrompre ce décompte. Les jours de télétravail ne peuvent pas être fractionnés : l'utilisation de demi-journées n'est pas autorisée. Chaque période de télétravail doit être déclarée dans l'outil eTemptation. Tous les jours ouvrés sont éligibles au télétravail sauf restriction spécifique liée aux contraintes opérationnelles. Les déclarations de télétravail doivent être faites au plus tard le soir précédant la veille (jours ouvrés) du début de la période de télétravail, et au plus tôt 90 jours avant. En l'absence de refus du manager, la validation est automatique la veille au matin. Par exemple, pour télétravailler un jeudi, la déclaration doit être faite au plus tard le mardi soir, et en l'absence de refus du manager, la période est validée automatiquement le mercredi matin. Un salarié peut annuler une période de télétravail dans les mêmes délais à savoir jusqu'au soir précédent la veille du début de la période de télétravail. Hors de ces délais, la pose ou l'annulation n'est pas possible. Toute journée déclarée en télétravail qu’elle soit ou non télétravaillée, est décomptée du forfait annuel.
7.3. Dérogation à la déclaration des périodes de télétravail
Exceptionnellement, un membre du Comex peut accepter, de manière dérogatoire, une déclaration ou une annulation hors délai. Ces dérogations doivent être justifiées et suivies par service, pour garantir sa nature exceptionnelle. Le membre du Comex devra pouvoir présenter ce suivi sur demande à la Direction. En effet, ces dérogations entrainent des actions manuelles de la part de l’administration RH et/ou de l’informatique interne. En cas d’abus la Direction peut suspendre cette disposition.
7.4. Jauge
Une jauge de 40% maximum de l'effectif salarié en télétravail en même temps déclinée par service doit être respectée. En d’autres termes, la jauge ne porte pas sur les équipes ou entité organisationnelle, mais s'applique à l'identique à chaque service et par site. Un service inclut tous les salariés dirigés par un membre du Comex de l'entreprise, la liste des services et leur composition étant détaillée dans l'annuaire d’entreprise. Cette jauge est recalculée tous les trimestres civils en fonction de l'évolution de l'effectif salarié du service. Exemple : Pour un service ayant 58 salariés sur le site de Toulouse, le dernier jour calendaire du trimestre, au maximum 24 personnes en même temps en télétravail (soit 58 x 40 / 100 arrondis au supérieur).
7.5. Refus de jours déclarés
Le manager peut refuser une période de télétravail. Le manager doit motiver son refus par des critères objectifs. En cas de refus pour dépassement de la jauge, le manager refusera en priorité les périodes de télétravail les plus récemment déclarées dans son service.
8. Organisation du travail en télétravail
8.1. Horaires de travail
Les horaires de télétravail sont identiques aux horaires observés lorsque le collaborateur est sur son lieu de travail habituel et doivent respecter ainsi le règlement Flexitime. Le télétravailleur ne doit pas accéder au système d'information de la société en dehors de ses horaires de travail et notamment la nuit, les week-ends et les jours fériés sauf si ses horaires le prévoient. C'est le cas notamment pour un collaborateur ayant fait l'objet d'un aménagement particulier de ses horaires ou bien ayant eu une dérogation exceptionnelle de la Direction de la société à son horaire habituel. Dans la limite des possibilités techniques, une déconnexion automatique de l'accès à distance au système d'information (notamment aux courriels professionnels) est effectuée systématiquement en dehors des horaires définis par le règlement Flexitime en vigueur, avec une tolérance avant le début et après la fin de la journée de travail. Cette tolérance est définie par la Direction de la société. Des aménagements ponctuels de la déconnexion automatique peuvent être nécessaires selon les besoins opérationnels (par exemple : un salarié peut devoir finir un appel client après 20h si cela est nécessaire). Pour remplacer virtuellement le badgeage lors des entrées/sorties aux portiques situés dans les halls lorsque le collaborateur est sur site, la société active un système type badgeuse virtuelle. Ce système de badge virtuel, exploite les informations techniques liées à l’ouverture et fermeture de session sur le poste de travail du collaborateur. Les données d'entrée/sortie intermédiaire qui ne sont pas simulables par la badgeuse virtuelle doivent être saisies manuellement dans l'outil Flexisoft (temps de pause méridienne par exemple).
8.2. Charge de travail
La charge de travail doit rester équivalente à celle sur site, avec des objectifs clairs et des délais raisonnables. Un guide détaillé des bonnes pratiques en télétravail est mis à disposition des salariés pour les aider à optimiser leur environnement de travail et à rester efficaces et productifs.
8.3. Disponibilité
Les télétravailleurs doivent être joignables durant leurs horaires de travail et utiliser exclusivement les outils de communication mis à disposition par l'entreprise (Microsoft Teams, softphonie, Google Meet, ...).
9. Santé, sécurité et prévention des risques
Les télétravailleurs doivent maintenir, sur leur lieu de télétravail, des conditions de travail saines et conformes aux recommandations ergonomiques, avec des pauses régulières pour éviter la fatigue. Sur demande des télétravailleurs, la société peut proposer des formations pour prévenir les risques associés au télétravail, notamment les risques ergonomiques et d'isolement. Les travailleurs sont responsables des aménagements spécifiques sur le lieu de télétravail (par exemple si un collaborateur bénéficiaire d’une RQTH a besoin d’un siège ergonomique). L’administration RH pourra accompagner cette démarche.
10. Assurance
Le salarié doit attester de la souscription d'une assurance "multirisques habitation" ou équivalente couvrant, à l'adresse déclarée, l'exercice du télétravail. Cette assurance doit être conservée et rester en vigueur pendant toute la période d'utilisation des droits au télétravail. L'attestation devra être fournie annuellement à l'administration RH.
11. Allocation forfaitaire frais professionnels
Les télétravailleurs bénéficient d'une allocation forfaitaire de 2 € par jour télétravaillé, versée mensuellement avec le salaire du mois suivant, pour couvrir les frais professionnels liés au télétravail. Pour simplification, cela inclut tous les jours décomptés du forfait annuel.
12. Dématérialisation
Aucun document papier ne doit sortir de l’entreprise pour télétravailler, ni être scanné au bureau pour être imprimé en télétravail. Les impressions faites à distance doivent être ramenées au bureau ou détruites.
Dispositions particulières
13. Modalités télétravail membres du Comex
Les membres du Comex, en raison de leurs responsabilités et charges de travail, bénéficient de modalités de télétravail adaptées. Cela se caractérise par un formulaire spécifique d’activation de pack télétravail, comprenant un engagement à respecter les critères de connexion internet (type, test de débit, …) et d’attestation d’assurance. Ils peuvent télétravailler de tout lieu assuré, sans contrainte de cumul des jours ou de délai de déclaration. Enfin ils sont autorisés à mixer leur journée entre site et télétravail. Toutes les autres dispositions du règlement télétravail s'appliquent aux membres du Comex.
14. Aménagements pour raisons médicales
Pour des raisons médicales, un télétravailleur peut demander un aménagement de ses périodes de télétravail. La Direction de la société, après étude de la demande et au cas par cas, pourra accorder des aménagements temporaires à titre dérogatoire. Ces aménagements exceptionnels peuvent inclure, par exemple, l'anticipation sur le forfait annuel de l'année suivante et/ou la levée de la limite de cumul des jours de télétravail. Des aménagements peuvent également être demandés pour les salariés ayant le statut de proche aidant. Ces aménagements dérogatoires seront suivis par l’administration RH.
15. Démission d’un salarié
L’administration RH informera le responsable de service et le collaborateur démissionnaire du nombre de jours restants dans son forfait après application du prorata. Le responsable de service, en coordination avec la Direction de la société, négociera avec le collaborateur les jours pouvant être effectivement travaillés jusqu’à son départ. En tout état de cause, le salarié ne pourra pas télétravailler durant les sept derniers jours calendaires de son contrat de travail.
16. Suspension temporaire du télétravail
Un salarié qui, régulièrement, ne respecterait pas les règles du télétravail perdra son éligibilité temporairement ou définitivement. Les mesures prises par l’employeur seront proportionnées aux écarts constatés. Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu par la Direction de la société pour tout ou partie des collaborateurs. Cette suspension pourra intervenir notamment (mais non exclusivement) en cas de besoin avéré et justifié lié au bon fonctionnement d’un service, en cas de circonstances exceptionnelles. En cas de suspension liée à une défaillance matérielle sur le lieu de télétravail (panne matérielle, connexion, …) et selon la nature de celle-ci, le manager du salarié jugera de la solution à apporter et de l’organisation en découlant. En cas de force majeure le présent accord sera suspendu pendant la durée d’existence du cas de force majeure. Constituent notamment des cas de force majeure : l’intervention des autorités civiles ou militaires, les incendies, les catastrophes naturelles, un état de guerre, une interruption totale ou partielle des réseaux de télécommunication ou des réseaux d’électricité, les conflits sociaux et les pandémies, ainsi que les états d’urgence (notamment sanitaires) déclarés par les autorités compétentes. Pendant cette suspension, et suivant la nature de la force majeure, du travail à distance « de crise » pourra être organisé par l’employeur. Les règles de mise en œuvre et d’exercice du travail à distance de crise seront définies par la société indépendamment voire en contradiction de celles s’appliquant au télétravail avec ce règlement. Dispositions FINALES
17. Suivi et évaluation
Les entretiens annuels des salariés et d’éventuels entretiens intermédiaires permettront d’évaluer le télétravail et d’ajuster les modalités si nécessaire. Les managers doivent veiller à ce que la performance et le bien-être des télétravailleurs soient maintenus.
18. Dérogations
Exceptionnellement et ponctuellement des dérogations à ce règlement peuvent être nécessaires. Toute demande de dérogation non-décrite précédemment (article 7 ou article 14) devront être demandées, en les motivant, à l'administration RH. Elles seront transmises pour décision, avec ses observations, à la Direction de la société. Cette dernière, seule habilitée à déroger, y répondra par écrit. Des dérogations qui deviendraient régulières pourront conduire à demander une révision de l'accord.
19. Tolérance
Même si les règles du télétravail ne sont pas toutes "pilotables" techniquement, elles doivent être appliquées par les collaborateurs. Tout retard ou absence de revendication ou d'exercice d'un droit par l'employeur ou le télétravailleur ne sera pas considéré comme une renonciation à ce droit. Cela n'affectera pas la validité du règlement, en totalité ou en partie, et ne portera pas préjudice à l'application de ce droit. Par exemple en cas de manquement lié à des difficultés techniques. Ainsi, la tolérance de l'employeur face aux manquements du télétravailleur à ses obligations ne pourra être interprétée comme une renonciation aux droits de l'employeur. Cette tolérance ne présume en aucun cas de l'acceptation de manquements similaires ou d'autres manquements futurs de la part du télétravailleur. De même, la tolérance du télétravailleur envers les manquements de l'employeur à ses obligations ne saurait être interprétée comme une renonciation aux droits du télétravailleur.
20. Coordination et hiérarchie des règlements internes
Cet accord télétravail est conçu pour être un document autonome et complémentaire au règlement intérieur de la société ainsi qu'au règlement Flexitime. Les salariés et les managers doivent se référer à ce document pour toute question relative au télétravail. Les dispositions de ce règlement visent à garantir un environnement de travail sain, sécurisé et productif tant pour l'entreprise que pour les salariés. En cas de contradiction entre ce règlement et le règlement intérieur, le règlement intérieur prévaudra. De même, en cas de contradiction entre ce règlement et le règlement Flexitime ou tout autre document (tel que le guide télétravail), le règlement télétravail prévaudra. Pour résoudre les éventuels conflits entre les différentes dispositions, les critères de priorité suivants seront appliqués : - comparaison des obligations spécifiques de chaque règlement ; - comparaison des paragraphes concernés ; - comparaison des articles concernés. Cette hiérarchie est mise en place pour assurer une interprétation claire et cohérente des règles et garantir le respect des droits et obligations de tous les salariés.
21. Diffusion
L'accord télétravail sera mis à disposition de tous les salariés.
22. Durée, révision et rendez-vous
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Il survit à l’expiration du mandat des membres du CSE signataires du présent accord.
Les parties sont chargées de s’assurer de la bonne exécution des dispositions du présent accord. Un suivi sera réalisé, si besoin, par l’employeur ou son représentant et par les membres du CSE, à la demande de l’un d’entre eux. De même, les parties pourront se réunir annuellement sur demande de l’employeur ou des membres du CSE, pour examiner les conditions de mise en œuvre du télétravail, cela afin de garantir une évaluation régulière et partagée des modalités d’exécution. Ces réunions seront composées :
De l’employeur ou de son représentant, qui pourra se faire assister par trois collaborateurs appartenant à l’entreprise.
De quatre membres désignés par le CSE parmi les membres élus, titulaires ou suppléants, dont au moins un représentant de chaque collège.
En fonction des conclusions de ces réunions, l'accord pourra être révisé, après consultation et accord entre les parties prenantes. Il est expressément convenu que l'absence de demande de réunion par l'une ou l'autre des parties n'entraîne pas la caducité du présent accord qui reste en vigueur jusqu'à ce qu'une des parties demande formellement la révision ou la résiliation de celui-ci.
23. Adhésion
Toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes compétent et à la DIRECCTE. Notification devra également en être faite, dans un délai de huit jours calendaires, par lettre recommandée aux partie signataires.
24. Entrée en vigueur
Les modalités de l'accord télétravail et les évolutions envisagées ont été définies en accord avec le comité social et économique de l'entreprise, et entérinées lors de la réunion ordinaire du CSE du 17 octobre 2024. L'information a été faite, avant son entrée en vigueur, aux personnes concernées. Cet accord entre en vigueur le 1er janvier 2025. Fait à Toulouse
