Association régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est 16, boulevard du Mont d’Est 93160 Noisy-le-Grand représentée par X agissant en qualité de directeur général,
Ci-après désigné « IRES »,
d’une part,
ET :
Les représentant du personnel au CSE de l’IRES :
- Madame X, élu du personnel,
- Monsieur X, élu du personnel,
- Monsieur X, élu du personnel
Ci-après ensemble désignés « les élus »,
d’autre part,
Préambule/exposé des motifs :
Tirant les conséquences de l'expérience en matière de travail lors de la pandémie COVID 19, la Direction de l'IRES souhaite mettre en place et encadrer une nouvelle forme d'organisation du travail au sein de l'Institut en négociant un accord sur le télétravail en application de l'article L 1222-9 du Code du travail. Cet accord répond aux objectifs suivants :
Améliorer la qualité de vie des salariés tant sur le plan professionnel que personnel en favorisant le bien-être au travail et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle,
Mettre en place le télétravail pour l'ensemble du personnel de l'association tout en préservant la cohésion sociale de la structure,
Formaliser et harmoniser la pratique du télétravail.
Responsabilité, autonomie et confiance mutuelle entre le salarié et la direction de l'IRES constituent des facteurs essentiels de la réussite du télétravail. Le nombre de jours de télétravail par semaine est limité afin de maintenir du lien avec le collectif de travail. Mise à part la période relative à la pandémie, le règlement de gestion de l'IRES ne prévoit, à ce jour, aucune disposition en matière de télétravail. Toutefois, des dérogations ont été accordées, notamment pour des salariés ayant leur domicile éloigné des locaux de l'IRES de Noisy le Grand.
I/ Accès au télétravail
1.1/ Définition du télétravail :
Forme d'organisation du travail utilisant les technologies de l'information dans le cadre d'un contrat de travail et dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l'employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière. Par défaut, le télétravail est organisé au domicile "connu" du salarié c'est-à-dire celui figurant sur le bulletin de salaire. En cas de déménagement, le salarié s'engage à informer la direction de sa nouvelle adresse dans les meilleurs délais. Il peut être organisé dans tout autre lieu privé ou tiers lieu c'est-à-dire dire tout lieu à usage professionnel comme un espace de coworking par exemple dès lors que le salarié dispose des moyens adéquats pour exécuter ses missions de manière satisfaisante et sécurisée et sous réserve de pouvoir rejoindre l'IRES dans des délais raisonnables (1/2 journée) en cas de nécessité de service. Tout changement de lieu devra faire l'objet d'une demande écrite par le salarié dans un délai raisonnable de prévenance de 5 jours calendaires minimums et donner lieu à autorisation par la direction.
1.2/ Conditions d'accès :
1.2.1/ Principe :
Le télétravail revêt un caractère volontaire. Sa mise en place émane d'une demande du salarié. Il ne peut être imposé au salarié et réciproquement, ne peut être obtenu par le salarié sans accord de la direction de l'IRES.
1.2.2/ Exception :
Le recours au télétravail temporaire pour circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure peut être imposé temporairement par la direction de l'IRES (cf. point IV).
1.2.3/ Conditions d'éligibilité :
Le télétravail dépend •
De la nature de l'activité exercée
L'ensemble des métiers et des activités exercées au sein de l'IRES peuvent s'organiser dans le cadre du télétravail à des degrés divers. Cela dépend si le travail nécessite d'être en coordination et si les outils et les tâches sont transférables (le courrier par exemple...). Le télétravail est accessible à l'ensemble du personnel de l'IRES (fonction support et scientifique) en CDI, CDD, alternance ou stage à temps plein ou à temps partiel, y compris les mises à disposition (fonctionnaires...), et ce, après 3 mois d'ancienneté. Ce délai a pour but de veiller à la bonne intégration du salarié et à l'acquisition d'un degré d'autonomie suffisant.
Du niveau d'autonomie qui se mesure sur la base des éléments suivants : La maîtrise des outils professionnels,
Le respect des procédures professionnelles et la capacité à les utiliser de manière autonome, L'autonomie générale dans la tenue du poste. Du bon fonctionnement de l'Institut et des activités collectives : Il convient de maintenir et favoriser la cohésion de l'équipe, une bonne circulation de l'information, y compris de manière informelle, et de ne pas faire peser la charge de travail sur les autres salariés sur site. Sont donc éligibles les salariés qui remplissent ces 3 conditions cumulatives sous réserve des conditions relatives au lieu d'exercice du télétravail prévues au point 1 .3. En cas d'inéligibilité, le salarié peut se rapprocher de la direction pour formaliser un plan d'accompagnement (formation par exemple) afin d'acquérir le niveau requis, ou un changement dans l'organisation du travail ou la mobilisation d'outils.
1.3/ Conditions préalables relatives au lieu d'exercice du télétravail :
1.3.1/ Connexion internet et téléphonie :
Le salarié en télétravail doit disposer de : une connexion internet suffisante et permanente (de type ADSL ou fibre...) un accès aux applications nécessaires à son activité professionnelle, • une solution téléphonique permettant de réceptionner et d'émettre des appels.
1.3.2 Espace de travail :
Le télétravailleur doit disposer d'un espace dédié et adapté devant permettre d'assurer la bonne exécution de son activité professionnelle.
1.3.3/ Conformité électrique :
L'espace dédié au travail doit être conforme aux normes électriques en vigueur. Le salarié s'assure de cette conformité de ses installations électriques dans le (ou les) lieu(x) de télétravail.
1.3.4 Assurances :
Sauf pour un tiers lieu, le salarié doit remettre une attestation « multirisque habitation » en cours de validité couvrant le (ou les) lieu(x) où il exerce son activité en télétravail justifiant que l'assureur a pris acte du fait que le salarié exerce une activité professionnelle dans ce (ou ces) En cas de sinistre survenu dans le cadre du télétravail, le salarié le déclarera à son assureur et en informera la direction.
II/ Modalités d'organisation du télétravail :
2.1 Nombre de jours de télétravail :
Le nombre maximum de jours de télétravail est un forfait de 84 jours par année civile pour un salarié à temps complet. Il est proratisé en fonction de la quotité de temps de travail.
Ce nombre correspond à 2 jours par semaine de travail effectif. Le nombre de jours de télétravail hebdomadaire maximum est fixé à trois et peut être éventuellement étendu après consultation et accord de la direction. Le télétravail peut s'effectuer par demi-journée. En cas d'embauche en cours d'année, ce nombre est calculé prorata temporis à partir du 4e mois de la date de recrutement (cf. point 1.2.3) à décembre inclus sauf dérogation acceptée par la direction. En cas de demande en cours d'année, un prorata temporis s'appliquera également. Les jours de télétravail ne sont pas reportables d'une année civile sur l'autre. Les jours de formation professionnelle et de déplacement professionnel (missions) ne sont pas considérés comme des jours de télétravail.
2.2 Format d'exercice de télétravail :
Le dispositif prévoit 3 modalités de télétravail qui peuvent co-exister et se cumuler. Le recours au télétravail peut être
régulier, ponctuel ou temporaire (situation exceptionnelle).
2.3 Modalités spécifiques d'exercice du télétravail :
Afin de garantir la bonne organisation du travail et la continuité de l'activité, le nombre de salariés en télétravail sur une même journée doit être piloté et une présence sur site peut apparaître impérative en raison de contraintes d'activité. De manière exceptionnelle, les modalités d'exercice du télétravail peuvent être aménagées sur demande du salarié après accord de la direction ou par la direction.
2.3.1/Souplesse d'organisation à la demande du salarié :
Le salarié peut ponctuellement être amené à modifier le jour de télétravail initialement posé sous réserve d'en informer préalablement la direction dans un délai raisonnable et de validation par celle-ci.
2.3.2/ Souplesse d'organisation à la demande de la direction :
Si l'activité de l'Institut et le l'organisation du travail l'exigent, la direction pourra, de manière exceptionnelle, être amenée à demander au salarié de modifier la journée de télétravail définie sous réserve d'un délai de prévenance de 5 jours calendaires minimums, sauf circonstances exceptionnelles. A titre d'illustration, le salarié devra être présent ou assister physiquement à certaines réunions, rendez-vous ou manifestations collectives (séminaires, colloques, congrès...) pour laquelle sa présence est nécessaire ainsi qu'aux formations en présentiel dont il pourrait bénéficier dans le cadre de son activité professionnelle
III/ Mise en œuvre du télétravail :
3.1/ Demande préalable du salarié, examen et process de validation :
Il est rappelé que le télétravail repose sur une démarche volontaire du salarié. Par conséquent, le salarié qui souhaite bénéficier de jours de télétravail doit adresser une demande écrite à la direction de l'IRES qui dispose d'un mois calendaire à compter de sa date de réception pour l'instruire et y répondre par écrit. Il y précise notamment les modalités de télétravail souhaitées : date de mise en place du télétravail, , le ou les jour(s) de télétravail choisi(s), son ou ses lieux d'exercice, ses horaires de travail et de repos, le numéro de téléphone sur lequel il pourra être joignable etc. La demande du salarié doit être accompagnée des attestations sur l'honneur relatives à la conformité électrique et à la disposition d'une connexion internet permanente (de type ADSL ou fibre...) accompagnée d'une facture récente d'un fournisseur d'accès à internet ainsi que l'attestation d'assurance. En cas de refus de la demande, celui-ci sera motivé en précisant le ou les critères n'ayant pas conduit à la valider ; l'absence des pièces justificatives constitue un motif de rejet.
3.2/ Réversibilité du télétravail :
Il est possible à tout moment de mettre fin au télétravail à l'initiative du salarié ou de la direction. Cette démarche est formalisée par écrit avec un délai de prévenance d'un mois calendaire sauf accord des parties sur un délai plus court. La direction se réserve le droit de mettre fin au télétravail notamment dans le cas où la façon de travailler du salarié s'avèrerait en inadéquation avec ses missions ou avec les critères requis (autonomie...) ou si les conditions relatives au lieu d'exercice du télétravail ne sont plus remplies. Il est mis fin au télétravail sans délai en cas de manquement avéré du salarié (non-respect des consignes ou règles de sécurité ou de confidentialité par exemple) ou si les conditions d'éligibilité ne sont plus remplies. Un écrit est nécessaire et peut être précédé d'un entretien avec le salarié.
3.3/ Renouvellement du télétravail :
La reconduction du télétravail se fait par tacite reconduction à la date anniversaire de la date d'effet du télétravail ; un bilan du télétravail sera effectué avec le salarié lors de l'entretien annuel ou professionnel.
3.4/ Modalités pratiques :
Le télétravail doit être demandé par écrit et peut l'être à tout moment de l'année. Le nombre de total de jours de télétravail (non exceptionnels) doit respecter, pour un salarié à temps complet, la quotité annuelle maximale pour une année civile, soit 84 jours ou le prorata temporis en cas temps partiel et/ou de demande en cours d'année (cf. point 11/2.1). Les jours de télétravail sont à déclarer informatiquement dans le logiciel prévu à cet effet.
IV/ Situations exceptionnelles :
4.1/ Situation particulière collective
En cas de situation exceptionnelle qui perturbent l'accès ou le travail sur site telles que : Grève des transports ou incident grave paralysant le trafic des transports urbains, Intempéries, catastrophes naturelles, Crise sanitaire, Episode de pollution. Le télétravailleur pourra être amené à modifier le (ou les jours) de télétravail initialement prévu(s) sous réserve de consultation et d'accord de la direction. Dans ce type de situations exceptionnelles, la direction peut être amenée à imposer temporairement le travail à domicile pour l'ensemble des salariés après consultation du CSE, sauf urgence. Le CSE peut saisir à tout moment la direction sur ce sujet. Le ou les jours de télétravail concerné(s) par les situations susvisées ne font pas partie du quota annuel tel que défini au point 11/2.1 du présent accord. Dans ce cadre-là, l'ensemble de salariés pourront bénéficier des avantages prévus aux points VI et VII.
4.2/ Situation particulière individuelle :
En cas de situation exceptionnelle individuelle mettant le salarié dans l'impossibilité de se rendre quotidiennement dans les locaux de l'IRES pour des raisons médicales ou personnelles, en dehors de tout arrêt de travail, la direction peut déroger aux modalités collectives de télétravail en modifiant ou en accordant de façon temporaire des jours de télétravail. Le salarié concerné devra effectuer une demande écrite auprès de la direction qui valide ou non cette dernière. S'agissant des femmes enceintes, à la demande des intéressées, il est possible de déroger à la règle du nombre de jours de télétravail hebdomadaire maximum. L'autorisation pourra être donnée sans avis médical préalable. Suite à un retour de congé maternité ou congé parental et à la demande du salarié, il sera possible de déroger à la règle du nombre de jours de télétravail hebdomadaire maximum pendant 6 mois à compter de la date de reprise d'activité. S'agissant des proches aidants, le télétravail peut constituer une mesure de prévention. Dès lors, à la demande de l'intéressé, la direction de l'IRES peut déroger à la règle du nombre de jours de télétravail hebdomadaire maximum. La situation fera l'objet d'un échange lors de l'entretien annuel. En cas de retour suite à une longue maladie et à la demande du salarié, il sera également possible de déroger à la règle du nombre de jours de télétravail hebdomadaire maximum. La situation fera l'objet d'un échange lors de l'entretien annuel.
V/ Temps de travail :
Le salarié en situation de télétravail exerce son activité dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles ainsi que dans le cadre des accords de temps de travail en vigueur à l'Institut. L'IRES s'assure que la charge de travail et les délais d'exécution permettent au télétravailleur de respecter les durées maximales de travail et les durées de repos quotidiennes. Ce sujet sera être évoqué lors de l'entretien annuel ou/et professionnel. Le salarié en télétravail sera contacté dans les plages horaires habituelles de travail ou celles définies dans sa demande. Il doit être en mesure d'être joint et de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'Institut ; l'employeur étant tenu de respecter la vie privée des télétravailleurs. Le salarié précise dans sa demande son horaire de travail et la plage pendant laquelle il est joignable et celle de la pause déjeuner. Compte tenu de cette nouvelle forme d'organisation du travail, les technologies de l'information et de communication devront être maîtrisées. Dans ce cadre, le télétravailleur dispose d'un droit à la déconnexion pendant la durée légale du repos quotidien qui doit être respectée par l'employeur et les autres salariés. Chaque salarié veille également au respect du droit à la déconnexion des autres salariés en ne les sollicitant pas en dehors de leur temps de travail effectif sauf circonstances exceptionnelles ou extrême urgence. Plus généralement, il est appelé à un principe de responsabilisation dans le respect des règles en vigueur en matière de temps de repos obligatoire.
VI/ Equipement :
Pendant la période de télétravail, le salarié utilise l'équipement informatique (ordinateur, clavier, souris, webcam) mis à disposition par l'IRES. Toutefois, le petit matériel (imprimante et cartouche d'encre, disque dur externe, clef USB, casque etc.) n’est pas mis à disposition ni pris en charge financièrement. L'IRES participera au financement du mobilier de bureau (un bureau avec son caisson de rangements et un fauteuil par salarié), à hauteur de 50 % du montant TTC de l'achat, dans la limite d'un plafond de 150 € et d'une durée d'un an à compter de la date de la demande de télétravail. L'achat sera effectué par le salarié puis se fera rembourser via une note de frais accompagnée des justificatifs (facture au nom et à l'adresse connue du salarié). Cette participation financière est renouvelable tous les 10 ans à partir de la date d'achat des biens. En tout état de cause, l'équipement acheté par l'IRES reste la propriété intégrale de l'Institut et réciproquement pour le salarié.
VII/ Frais :
Les frais liés à l'exercice du télétravail tels que l'abonnement à internet et à l'électricité sont pris en charge par l'IRES par le versement d'une allocation forfaitaire attribuée en fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés. Elle sera de 10 € nets de cotisations sociales par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine et de 20 € nets par mois pour deux jours de télétravail hebdomadaires. Cela correspond à un montant de 2,50 € nets par jour de télétravail. Cette allocation est versée mensuellement et figure sur le bulletin de paye. Les frais de repas des salariés en télétravail ne sont pas pris en charge.
VIII/ Droits du télétravailleur
Le télétravailleur bénéficie dans le cadre de son activité en télétravail des mêmes droits et avantages en termes de rémunération, durée de travail, d'accès à la formation, d'accès à l'information, de gestion de carrière... que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant de manière permanente dans les locaux de l'Institut. En matière de santé et de sécurité au travail, il est rappelé que les dispositions légales et conventionnelles portant sur ces points sont également applicables au salarié en situation de télétravail. Ainsi, un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage horaire journalière de télétravail sera soumis au même régime que s'il était survenu dans les locaux de l'IRES pendant son temps de travail. Dans ce cas, le télétravailleur dispose d'un délai de 48 heures pour prévenir la direction et transmettre l'ensemble des éléments nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail. En cas d'arrêt de travail, le télétravailleur doit en informer la direction dans les 24 heures et transmettre le justificatif dans les mêmes délais et formes que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'IRES (48 heures). Le télétravailleur dispose d'un droit à la déconnexion qui s'entend comme le droit de ne pas être connecté à ses outils informatiques numériques et moyens de télécommunication professionnels en dehors de son temps de travail.
IX/ Obligations du télétravailleur
Le salarié a les mêmes obligations qu'il exécute son travail en présentiel ou en distanciel. Il est tenu d'observer les dispositions régissant les conditions de travail applicables à l'ensemble des salariés de l'Institut ainsi que les règles générales concernant la discipline et la sécurité au travail précisées dans le règlement de gestion. Il s'engage à : Respecter les règles et consignes fixées par la direction pour assurer le bon fonctionnement du télétravail ainsi que l'ensemble des règles précisé dans le règlement de gestion, notes de services, chartes... Être particulièrement vigilant quant à la protection des documents, données ou informations professionnelles et/ou confidentielles. Observer une discrétion sur les informations se rapportant aux activités de l'Institut auxquelles il a accès à l'occasion et dans le cadre de ses fonctions.
X/ Application de l'accord :
10.1/ Entrée en vigueur et durée d'application :
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s'appliquera à compter du 1 er septembre 2022, date d'entrée en vigueur de l'accord.
10.2/ Suivi de l'accord
Afin de veiller à sa bonne mise en œuvre, l'accord sera suivi par le Comité Social et Economique (CSE). Dans les 3 mois suivant la date anniversaire de l'accord, un bilan sera effectué sur l'application de cet accord. Les différents axes du bilan feront l'objet d'une consultation du CSE.
10.3/ Révision
L'accord pourra être révisé sur tout ou partie de ses dispositions. A ce titre, une demande écrite doit être effectuée par une des parties signataires (direction ou élu du CSE) soit à la direction soit à un des représentants du personnel membre du CSE dans un délai de 3 mois avant la date anniversaire de la date d'entrée en vigueur de l'accord. Celle-ci doit comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de substitution ou d'ajout. Les propositions retenues seront validées par avenant. Celles-ci seront applicables à la date d'effet choisie par les parties et se substitueront de plein droit aux dispositions modifiées.
10.4 / Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par une des parties signataires dans les conditions prévues aux articles L 2261-9 à 13 du code du travail.
Fait à Noisy le Grand, le 08/06/2022.
Signatures :
Les représentants du personnel au CSE de l'IRES : La direction de l'IRES : x x, Directeur x
