-L’Institut de Recherche Technologique Antoine de Saint Exupéry dont le siège social est situé au 3 rue Tarfaya CS 34 436 31405 Toulouse Cedex 4 N° SIRET 793 007 048 00044
représenté par Mme xxx XXXXX, Directrice des Ressources Humaines, Communication & SST
d’une part et les organisations syndicales représentatives :
-L’organisation Force Ouvrière, représentée par M. xxxx XXXXXX
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) de recourir au vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007 et le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le recours au vote électronique a été décidé par l’employeur conformément au décret 2016-1676 du 5 décembre 2016.
L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.
Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par courrier recommandé, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.
D’après l’ordonnance 2005-882 du 2 août 2005 la durée des mandats des représentants est de 4 ans.
Article 1 - Nombre de sièges à pourvoir
Electorat et Eligibilité
Salariés IRT
Sont électeurs, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Soit 212 Salariés
Sont éligibles, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et inscrits dans l’entreprise sans interruption depuis un an au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Soit 157 Salariés
Personnel MAD
Sont électeurs, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant pour l’IRT au minimum 50% de leur temps depuis un an au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Soit 63 Collaborateurs
Nombre de Sièges
Le nombre de sièges à pourvoir est fonction de l’effectif au 1er jour du 1er tour des élections. Plus précisément, sont pris en compte : Intégralement :
les CDI à temps plein,
les collaborateurs MAD de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent à 100% depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
A due proportion de leur temps de présence au cours des 12 mois précédents :
les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés intérimaires (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
Au prorata du temps de travail
les salariés à temps partiel,
les collaborateurs MAD de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent entre 10% et 90% depuis au moins un an,
En sont exclus
les apprentis,
les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.
L’effectif ainsi déterminé est de
246,85 Equivalent Temps Plein se compose, suivant les catégories professionnelles, de :
21,47 ETP employés et techniciens (deuxième collège)
225,38 ETP cadres (troisième collège).
NB : du fait de l’absence d’ouvriers dans l’effectif, il n’y a pas de premier collège.
En conséquence, le nombre de sièges par collègue est ainsi convenu :
Deuxième collège : 1 titulaire et 1 suppléant
Troisième collège : 9 titulaires et 9 suppléants
soit au total
20 sièges à pourvoir. (10 titulaires et 10 suppléants)
Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront déposées sur le serveur informatique dédié Intranet : RH/Relations Sociale/Elections Professionnelles 2022), pour consultation, au plus tard le
mercredi 13/04/2022. Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales par simple demande.
Article 2 - Date et Horaires Du Scrutin
Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :
Du Lundi 09/05/2022 à 9h30 au Mardi 10/05/2022 à 17h30
Au premier tour, sont habilités à présenter leur liste de candidats, les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.
Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour
Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.
Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.
Si besoin, le deuxième tour se déroulera :
Du Lundi 23/05/2022 à 9h30 au Mardi 24/05/2022 à 17h30
Article 3 - Modalités de constitution équilibrée et dépôt de Candidatures
A compter du 1er janvier 2017 et conformément à l’article 7 de la loi Rebsamen chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.
La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :
Pour les membres du comité social et économique
Collège 2 : 42 % de femmes et 58 % d’hommes
Collège 3 : 24 % de femmes et 76 % d’hommes
Sachant que :
Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5
En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire
En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste
La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :
Collège 2 : 1 siège
Collège 3 : 9 sièges soit 2 candidates femmes et 7 candidats hommes
Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le
Lundi 25/04/2022 à 10h00. Les listes seront déposées en deux exemplaires auprès de la Responsable des Ressources Humaines de proximité en charge de l’organisation des élections. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.
Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire.
La Direction affichera par voie électronique les listes déposées pour le premier tour au plus tard le Mardi 26/04/2022.
Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au Mercredi 18/05/2022 à 10h00. La Direction affichera les listes déposées au plus tard le Jeudi 19/05/2022.
Article 4 - Propagande Electorale
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à la Responsable des Ressources Humaines de proximité :
une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats
un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)
des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site
La direction affichera par voie électronique cette propagande. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le
Lundi 25/04/2022 à 10h00. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible. Cette propagande sera également mise en ligne sur le site de vote électronique.
De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à la Responsable des Ressources Humaines de proximité en charge de l’organisation des élections jusqu’au
Mercredi 18/05/2022 à 10h00.
Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.
Article 5 - Composition des Bureaux de Vote
Le bureau de vote est composé à minima d’un président et de deux assesseurs.
Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.
L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.
De plus, trois membres du/des bureau(x) de vote (dont le(s) président(s)) constitueront le bureau de vote centralisateur. Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :
La recette et scellement du système de vote
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.
Le bureau de vote centralisateur doit comporter au moins un représentant de chaque collège électoral. Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener.
Article 6 - Informations aux salariés
Les électeurs ont été informés le
lundi 28/03/2022 des dates et modalités des élections par messagerie et par affichage sur la page de l’intranet RH/Relations Sociales/Elections Professionnelles.
Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 7 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle, connus uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (R2314-12)
Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.
Article 7 - Déroulement du scrutin
7.1 Préparation du système de vote électronique
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines. Le système fait également l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL. L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2341-11). Les listes électorales, candidates et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 4.
7.2 Validation et test du système de vote
Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote
Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.
Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.
7.3 Déroulement de l’opération de vote
Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.
Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.
Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Une cellule d’assistance AKG sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.
7.4 Descellement et Dépouillement
A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents. Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.
Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux sur le panneau prévu à cet effet ainsi que sur l’espace Intranet dédié.
Le présent protocole sera déposé auprès de la DIRECCTE de Toulouse et pourra être consulté sur le site intranet dédié.
Fait à Toulouse, le 28 mars 2022 en 3 exemplaires
A faire signer par les mandatés des deux parties, précédé de la mention « lu et approuvé »
Pour l’entreprise IRT Saint Exupéry, Xxxxx XXXXXXX, Directrice RH, Communication, SST
Pour l’Organisation Syndicale F.O., Xxxxx XXXXXXXXX, Délégué Syndical
