La société KANTAR SAS, dont le siège est situé 2 rue Francis Pédron, 78240 Chambourcy, immatriculée au RCS sous le numéro 612 034 496 00028, représentée par Madame ____, Directrice Ressources Humaines, par délégation de pouvoirs reçue de Monsieur ____, Président de Kantar SAS.
Ci-après désignée « Kantar SAS » ou « l’Entreprise ».
D’une part,
ET
Les organisations syndicales dûment mandatée(s) à cet effet, ci-après énumérées :
CFDT, représentée par
CFE - CGC, représentée par
Madame ____
FO, représentée par
Madame ____
La CFDT, invitée à la négociation du présent accord, ne s’est pas présentée.
D’autre part,
Préambule
A l’ère du digital, Kantar SAS franchit une étape dans la nécessaire adaptation de ses modes de travail. Ce contexte conduit à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, en repensant notamment les espaces de vie au travail. L’objectif est de développer davantage le collectif et l’agilité.
Les parties souhaitent par le présent accord définir les règles de mise en œuvre du télétravail.
La volonté des parties signataires du présent accord est de proposer un dispositif de télétravail répondant à un double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, tout en maintenant le lien social avec l’entreprise.
Les parties rappellent que la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie et le sens commun des responsabilités sont les facteurs clés de la réussite du télétravail.
Les avantages liés à ce mode d’organisation doivent se conjuguer avec nos objectifs d’efficacité et de qualité du travail fourni tout en prenant en compte les nécessités opérationnelles, organisationnelles, techniques ou financières.
Le télétravail n’est pas une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions qui sont rappelées ci-après.
Article 1 – CADRE DU TELETRAVAIL ET DEFINITIONS
Le télétravail est défini à l’article L. 1222-9 du code du travail comme étant : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication».
Afin de répondre aux attentes des salariés tout en préservant le bon fonctionnement des organisations, les parties conviennent que cet accord doit proposer un dispositif de télétravail flexible, simple et agile, qui s’adapte aux différentes situations de travail qui coexistent dans l’entreprise.
Le présent accord concerne :
le télétravail dit flexible, dont la fréquence n’est pas définie sur des jours fixes, mais sur un nombre maximal de jours par année civile qu’il est possible de « télétravailler », et selon un rythme qui garantit le fonctionnement optimal de l’entreprise ;
le télétravail dit régulier dont la fréquence est définie sur des jours fixes.
Kantar SAS s’engage à développer le télétravail flexible, le télétravail régulier devant rester exceptionnel.
Il est précisé que le présent accord ne concerne pas :
le télétravail pour raisons thérapeutiques qui peut être préconisé par le médecin du travail ;
les situations individuelles spécifiques, en particulier les collaboratrices en état de grossesse et les « personnes en situation de handicap » pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi ;
la mise en œuvre du télétravail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure (article L. 1222-11 du code du travail). Il peut également s’agir d’événements climatiques ou ponctuels affectant durablement et/ou significativement la circulation des moyens de transport collectif ou rendant difficile le déplacement dans les locaux de l’entreprise.
Article 2 – CONDITIONS D’ELIGIBILITE
Les parties rappellent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome, à gérer son temps de travail et implique que toute ou partie de l’activité du salarié puisse être exercée à distance et ne nécessite pas de proximité managériale.
En d’autres termes, le salarié doit disposer d’un accès performant aux outils informatiques et d’une bonne maitrise des applications informatiques indispensables à son activité. En outre, le travail et l’activité en télétravail du salarié souhaitant bénéficier de ce dispositif doivent être compatibles avec le fonctionnement de son équipe de rattachement et/ou avec la nature de sa fonction. Ainsi sont exclus les postes nécessitant une présence physique, permanente ou quasi-permanente, dans les locaux de l’entreprise.
Sont dès lors éligibles au télétravail, les salariés :
Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou partiel à 80 % minimum ;
Justifiant d’une ancienneté minimale de six mois dans le poste occupé (Hors « in job » promotion, dans ce cas c’est l’ancienneté dans l’entreprise qui est retenue) ;
Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail)
Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit et une installation électrique conforme.
Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles. Les collaborateurs, parents de jeunes enfants (enfants de 11 ans et moins), devront donc justifier d’un moyen de garde durant les jours de télétravail.
Ainsi, ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison : - de la nécessité d’une présence physique du salarié ou d’une proximité obligatoire ; - d’une organisation du temps de travail spécifique ; - de l’utilisation de logiciels, d’équipements matériels et/ou techniques spécifiques ; - du travail en équipe et de la nécessité des échanges entre les collaborateurs ; - de la nécessité d’une proximité managériale et/ou d’une coordination « en juste à temps » - de la nécessité d’une présence dans la communauté de travail en vue d’appréhender le monde du travail.
Les critères de priorité à retenir en cas d’arbitrage seront :
L’éloignement géographique (temps de trajet supérieur à une heure trente minutes)
Les difficultés à recruter sur le poste en question
La situation de sénior (collaborateurs de 55 ans et plus)
Article 3 – MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Les parties rappellent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais également la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.
3.1 Principe de volontariat avec accord du manager
Les parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié, et avec l’accord de sa hiérarchie.
Le refus d’accorder le télétravail flexible à un salarié qui occupe un poste ou une activité éligible au télétravail selon les dispositions prévues à l’article 2 du présent accord doit être motivé.
Les principaux motifs de refus du télétravail flexible sont notamment : - Le non-respect des conditions d’éligibilité définies de l’article 2 du présent accord, - Des raisons d’impossibilité technique ou fonctionnelle des outils, - Des raisons de bon fonctionnement de l’organisation.
3.2 Formalisation de la demande de télétravail
La demande de passage en télétravail est subordonnée à l’accord du manager et des Ressources Humaines sous réserve que le Service IT confirme la faisabilité technique
Les étapes de la procédure de candidature figurant au schéma joint en annexe sont les suivantes :
Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite auprès de son responsable hiérarchique par le biais de la fiche dédiée (en annexe).
Le responsable hiérarchique et le service RH examinent la demande du salarié et organisent, le cas échéant, un entretien avec le salarié notamment pour apprécier les motivations de celui-ci.
Le Service IT confirme la faisabilité technique de la demande de passage en télétravail.
Le responsable hiérarchique répond au salarié. Cette réponse sera délivrée par écrit dans un délai maximum de deux mois.
Cette réponse porte à la fois sur le principe et, en cas d’acceptation, sur les modalités de mise en œuvre du télétravail. La réponse se traduisant par un refus sera motivée.
3.3 Période d’adaptation en cas de mise en place du télétravail et réversibilité permanente
Une période d’adaptation de trois mois, renouvelable, permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance de 15 jours minimum pour l’employeur.
Par ailleurs, à l’issue de la période d’adaptation, un entretien de bilan aura lieu entre le salarié et le responsable hiérarchique.
Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou la Société pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année sans délai pour le salarié et moyennant un délai de prévenance minimum de deux mois pour l’employeur.
Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.
3.4 Changement de fonction, de service ou de domicile
Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.
Article 4 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL
4.1 Rythme de télétravail flexible
Le salarié disposera d’un volume de jours de télétravail par année civile qu’il pourra mobiliser en journée entière ou en demi-journée.
Le volume maximal de jours de télétravail sera, par année civile, compris entre 24 et 50 jours, selon les possibilités des différentes organisations et nécessités de service.
Afin de maintenir le lien social avec l’entreprise et sa communauté de travail, le télétravail flexible est limité de sorte que le salarié soit présent dans l’entreprise au moins trois jours par semaine. Cette règle présentielle est compatible avec une organisation du travail à temps partiel à 80% minimun.
Le souhait du (des) jour(s) de télétravail est demandé par le salarié et validé par le manager. Afin d’assurer la cohésion de la communauté de travail, le manager s’assurera d’un taux de présence journalier compatible avec la continuité du service. Ainsi, le responsable hiérarchique devra ainsi veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe.
Dans cette logique, il a la faculté de refuser certains jours de la semaine pour des raisons d’organisation du travail.
Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.
Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.
Les journées de télétravail flexibles non mobilisées par le salarié pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront, en aucun cas, donner lieu à un crédit cumulé ou reporté sur l’année civile suivante.
4.2 Rythme de télétravail régulier dont le lieu de travail est principalement le domicile du collaborateur
Quelques collaborateurs travaillent principalement depuis leur domicile. Cette organisation du télétravail régulier doit rester exceptionnelle. Le rythme de ce télétravail régulier sera défini par avenant au contrat de travail.
Le responsable hiérarchique continue à assurer un contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence.
Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.
4.3 Gestion du temps de travail et plages de disponibilité
Le télétravail n’a pas pour effet de mettre en cause la définition du lien de subordination entre l’employeur et le salarié.
L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de la Société. En effet, le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l’entreprise. L’exécution de l’activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié. A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles dans le cadre de ses horaires habituels de travail.
Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail, selon ses horaires habituels de travail, dans le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise, s’agissant notamment du respect des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien (11h). Une pause déjeuner devra également être respectée dans les mêmes conditions que dans l’entreprise.
Le badgeage sera neutralisé les jours de télétravail. Les journées et demi-journées de télétravail seront comptabilisées comme une journée ou une demi-journée « classique ». A titre d’exemple, pour les collaborateurs à 37 heures par semaine, une journée sera comptabilisée à hauteur de 7h24 et une demi-journée à hauteur de 3h42.
Kantar SAS est attaché au respect de la vie privée de ses salariés. Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le management, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur.
4.4 Droit à la déconnexion
Compte tenu de cette forme d’organisation du travail, les technologies de l’information et de la communication devront être maîtrisées.
Pour prévenir les risques psycho-sociaux, il est vivement recommandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou d’autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien et hebdomadaire et de congés, afin de garantir le respect de celles-ci.
Le salarié en télétravail dispose de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise. Le management veillera au respect de ce droit.
Article 5 - ENVIRONNEMENT ET EQUIPEMENTS DE TRAVAIL
5.1 Lieu du télétravail
Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration, le salarié devra disposer d’un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé. Le lieu de télétravail doit être conforme aux normes électriques. Aucun salarié ne saurait effectuer son activité sans s’assurer de cette conformité.
Avant le passage en télétravail, le Salarié devra fournir :
un document justifiant d’un abonnement Internet à haut débit ;
une attestation sur l’honneur certifiant la conformité électrique de son installation ;
une attestation d’assurance multirisques habitation certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle.
L’assurance responsabilité civile de l’entreprise couvre les salariés en télétravail pour les dommages qu’ils pourraient causer aux tiers dans le cadre strict de leurs activités professionnelles prévues dans leur contrat de travail.
5.2 Utilisation des équipements
Les salariés équipés d’un ordinateur portable pourront bénéficier du télétravail. A chaque renouvellement d’ordinateur, le service informatique appréciera la nécessité d’équiper le collaborateur avec un ordinateur portable.
Le salarié devra veiller à faire un renvoi de sa ligne téléphonique professionnelle sur un téléphone sur lequel il sera joignable durant sa journée de télétravail. Dans certains cas, Skype Entreprise pourra permettre de passer des appels vocaux.
Le salarié bénéficie du support des équipes informatiques en cas de problème. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable.
5.3 Protection des données
Le collaborateur a suivi l’ensemble des formations éthiques et anti-corruption ainsi que la formation obligatoire relative à la protection des données. En conséquence, le télétravailleur s’engage à respecter la règlementation en vigueur et notamment la charte informatique et les process SOX.
Pour rappel, l’ordinateur professionnel est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne. En conséquence, le télétravailleur veillera, en cas d’absence à son poste de télétravail, à ce que sa session soit verrouillée par un mot de passe.
Il veillera également à ce qu’il n’y ait pas d’échange entre ses ordinateurs professionnel et personnel (notamment par clef USB).
Aucun dossier physique n’est autorisé à sortir des locaux de l’entreprise (contrats client, factures, …) ainsi le télétravail ne peut être autorisé qu’à la condition que les dossiers de travail soient accessibles sur le réseau informatique.
Tout manquement à la protection des données pourra être une cause de cessation du télétravail.
5.4 Frais de fonctionnement
Compte tenu de la démocratisation des abonnements Internet et du principe de volontariat du passage en télétravail, Kantar SAS ne prendra en charge aucun frais de fonctionnement.
Les jours de télétravail ne donneront pas lieu au versement de prime panier et/ou au versement de la prime transport.
En cas d’exercice régulier du télétravail à la demande de la Société, cette dernière prendra en charge les coûts directement engendrés par le télétravail en versant une indemnité forfaitaire de 60 euros bruts par an. Elle sera calculée sur cette base en fonction du nombre de journées télétravaillées par année civile et versée à l’issue de la période probatoire de trois mois. En cas d’interruption du télétravail avant la fin de la période probatoire, cette indemnité sera versée prorata temporis.
Article 6 – STATUT SOCIAL DU TELETRAVAILLEUR
6.1 Egalité de traitement du télétravailleur
Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux de l’entreprise.
Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’entreprise. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres salariés. Chaque année, le manager organisera un entretien et ce, afin d’échanger sur les conditions d’activité et sur la charge de travail du télétravailleur.
Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.
6.2 Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.
A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son lieu de télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.
L’employeur et le CHSCT concernés peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail. Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur rendez-vous, après accord préalable écrit du télétravailleur et en sa présence.
Si un accident survient sur le lieu de télétravail pendant le/les jours de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et le service paie dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise. Tout accident survenu au télétravailleur sur le lieu de télétravail pendant le temps de travail sera donc soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. Compte tenu des aménagements dont le télétravailleur dispose à son domicile et des équipements qui lui sont fournis, le salarié en arrêt maladie, en congés payés ou en RTT/jours repos forfait en jours, et son manager devront veiller à ce que le télétravailleur n’utilise pas les moyens qui lui ont été octroyés, pendant l’arrêt prescrit ou pendant la prise des congés.
Article 7 – COMMISSION DE SUIVI
Les parties ont convenu de la mise en place d’une commission de suivi, composée d’un représentant de l’IT, d’un représentant de la direction et d’un représentant de chaque organisation syndicale signataire du présent accord.
La commission se réunira selon la périodicité suivante :
durant la 1ère année d’application de l’accord : 3 fois par an
durant la 2ème année d’application de l’accord : 2 fois par an.
La commission aura pour objet de faire un bilan régulier de la mise en place de l’accord (nombre de télétravailleurs, fonctionnement technique, impact au niveau des équipes) et de formuler des propositions d’évolution de l’accord.
Article 8 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter de l’établissement des formalités de dépôt.
Il est convenu entre les parties signataires que le présent accord ne se substitue pas aux clauses des avenants télétravail des salariés qui effectuent, à la date de signature du présent accord, du télétravail sur 2 jours et plus par semaine. Pour ces salariés, les dispositions individuelles actuelles, conclues par voie d’avenant, continuent de s’appliquer.
Article 9 – Publicité de l’accord
Un exemplaire du présent accord et des avenants éventuels est :
transmis aux organisations syndicales
tenu à disposition du personnel dans chaque établissement : l’entreprise assurera par ailleurs une communication relative à l’accord par le biais du site intranet de l’entreprise.
Article 10 – Révision
Le présent accord pourra faire l'objet de révision conformément aux dispositions des articles L 2261-7-1 et L 2261-8 du Code du travail.
Toute demande de révision, accompagnée, le cas échéant, d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier remis en main propre contre décharge à chacune des autres parties signataires.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 3 mois à compter de la réception de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.
En outre, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai de 3 mois après la publication de ces textes, afin d'adapter lesdites dispositions.
Article 11 - Dépôt
Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties, envoyée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, et une version sur support électronique, à la Direccte.
Il sera également remis en un exemplaire au greffe du Conseil de Prud'hommes.
Fait en 7 exemplaires originaux
Fait à Chambourcy, le _____
Pour
Kantar SAS, Madame ____
Pour les organisations syndicales
CFDT, représentée par
CFE - CGC, représentée par Madame ____
FO, représentée par Madame _____
ANNEXES
FICHE AUTO-EVALUATION MANAGER
Cette fiche a pour vocation d’aider les managers à mieux appréhender toute demande éventuelle de télétravail. Elle peut être utilisée en cas de demande d’autorisation de télétravail d’un de leurs collaborateurs ou dans le cadre d’une réflexion plus générale.
La mise en place du télétravail dans mon service/équipe : Les activités exercées par mes collaborateurs me semblent compatibles avec un exercice en télétravail Elles ne nécessitent pas une présence physique permanente et une intervention directe OUI NON NSPP Certaines d’entre elles sont en partie compatibles avec un exercice en télétravail, sous réserve qu’un aménagement de l’organisation de l’activité soit identifié OUI NON NSPP J’ai fait une première évaluation des impacts du télétravail sur le fonctionnement de mon service, principalement sur : Le mode de management (management par objectif notamment) OUI NON NSPP L’organisation interne du service (partage des informations, réunions, par ex) OUI NON NSPP La politique de déploiement des TIC et la conformité des outils à mes besoins spécifiques (laptop, applications métiers, téléphonie,….) OUI NON NSPP Je maîtrise les outils d’information et de communication adaptés au télétravail et adaptés à mes besoins ainsi que mes équipes, en particulier : Messagerie instantanée OUI NON NSPP Accès à distance aux ressources du service/espaces collaboratifs OUI NON NSPP Accès à distance aux logiciels métier OUI NON NSPP Outils de transfert de fichiers OUI NON NSPP Dispositifs de vidéo ou d’audio conférence OUI NON NSPP Mon mode de management permet à mes collaborateurs de développer leur autonomie, prérequis nécessaire pour exercer en télétravail, notamment : En leur donnant un mandat clair sur les dossiers qui leur sont confiés OUI NON NSPP En leur laissant, dans ce cadre, des marges de manœuvre suffisantes en termes d’appréciation des situations et en ayant confiance dans leur expertise OUI NON NSPP En portant à leur connaissance ou en donnant un accès privilégié à toute information nécessaire au bon traitement de leurs dossiers OUI NON NSPP En adoptant les méthodes de travail basées sur le partage d’informations et sur la transparence et en m’assurant qu’elles sont appliquées par tous OUI NON NSPP
Je peux créer des conditions favorables à la cohésion d’une équipe mixte télétravail et présentiel, par exemple : En prenant le temps d’organiser des réunions physiques régulières avec l’ensemble des membres de mon service En incitant mes collaborateurs à échanger entre eux malgré l’éloignement (chat, visioconférence, téléphone,… OUI NON NSPP
Quels sont les gains attendus par la mise en place du télétravail :
Quels sont les mesures d’adaptation à mettre en œuvre pour sa mise en place :
FICHE AUTO-EVALUATION COLLABORATEUR
Cette fiche est destinée à être renseignée par chaque collaborateur candidat au télétravail, afin de disposer d’une vision claire du télétravail et d’évaluer sa capacité à télétravailler.
Je respecte les critères d’éligibilité :
Titulaire d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou partiel à 80 % minimum ;
Justifiant d’une ancienneté minimale de six mois dans le poste occupé (Hors « in job » promotion, dans ce cas c’est l’ancienneté dans l’entreprise qui est retenue) ;
Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit et une installation électrique conforme.
Cette fiche permettra au collaborateur d’évaluer sa capacité à exercer ses fonctions de façon autonome.
Mes missions : Mes responsabilités et mes missions me permettent d’effectuer une partie de mes activités en dehors du bureau OUI NON NSPP Ma présence physique quotidienne sur site n’est pas indispensable à la réalisation de mes missions OUI NON NSPP Mes réunions et contacts professionnels indispensables peuvent se gérer par des moyens de communication à distance ou peuvent être concentrés sur mes journées de présence au bureau OUI NON NSPP Mes fonctions actuelles ne nécessitent pas d’autres outils de travail qu’un ordinateur portable et, le cas échéant, un téléphone portable. OUI NON NSPP
Mes motivations : Mon temps de trajet domicile-travail est d’une durée supérieure à une heure et s’effectue dans des conditions parfois difficiles (retard, afflux de voyageurs, travaux sur la ligne,…) OUI NON NSPP Je souhaite mieux concilier mes temps de vie personnelle/professionnelle OUI NON NSPP Je souhaite bénéficier de plus d’autonomie dans l’organisation de ma journée de travail OUI NON NSPP Une partie de mes missions demande une concentration qui sera favorisée par un environnement de travail isolé OUI NON NSPP
Mon style de travail et mon aptitude au télétravail : Je sais travailler seul chez moi de manière aussi efficace qu’au bureau OUI NON NSPP Je suis autonome et sais prendre des initiatives OUI NON NSPP Je suis disponible et réactif OUI NON NSPP Je respecte les délais qui me sont demandés OUI NON NSPP Je suis organisé(e), je sais planifier et hiérarchiser mes tâches OUI NON NSPP Je suis conscient(e) que mon organisation entre jours travaillés et jour(s) télétravaillé(s) pourrait être modifiée en fonction des impératifs supérieurs du service ou de l’entreprise, et je suis capable de m’y adapter facilement OUI NON NSPP Je ne crains pas l’isolement, en travaillant seul(e) chez moi OUI NON NSPP Je pense être capable de maintenir de bonnes relations professionnelles avec mes collègues et mon supérieur même en situation de télétravail OUI NON NSPP Je suis capable d’effectuer efficacement mes tâches même avec un suivi direct limité de mon supérieur hiérarchique OUI NON NSPP Je suis à même de m’imposer des périodes de travail à domicile et de les respecter OUI NON NSPP Je rends régulièrement compte de l’avancement de mon travail à mon supérieur hiérarchique OUI NON NSPP J’arrive à gérer mon temps de travail de manière à fixer une frontière entre vie personnelle et vie professionnelle OUI NON NSPP Je maitrise les logiciels informatiques les plus couramment utilisés (internet, skype messagerie, bureautique,…) OUI NON NSPP
Mon espace de télétravail : Je dispose d’un espace dédié au télétravail, au calme et isolé OUI NON NSPP Cet espace est assez spacieux pour y installer mon équipement de travail OUI NON NSPP Je dispose d’une connexion internet haut-débit OUI NON NSPP Mes installations électriques sont conformes aux normes exigées par mon employeur OUI NON NSPP Je dispose d’un ameublement adapté au travail OUI NON NSPP
Ma situation personnelle : Je ne risque pas de déranger quand je travaille chez moi OUI NON NSPP Les membres du foyer respectent mon environnement de télétravail et acceptent que je travaille à domicile OUI NON NSPP Les membres du foyer et moi-même avons bien intégré que le télétravail ne signifie pas du temps pour les tâches au foyer OUI NON NSPP Si j’ai des enfants en bas âge, je dispose d’un mode de garde me permettant de travailler en toute sérénité OUI NON NSPP
NomPrénomSignature
Cette fiche est à joindre à la demande de passage en télétravail. PROCEDURE DE CANDIDATURE ET D’AVIS DU TELETRAVAIL
Demande du collaborateur auprès de son responsable hiérarchique remise en main propre (copie RH).
Utiliser la fiche ad’hoc après avoir effectué son auto évaluation.
Demande du collaborateur auprès de son responsable hiérarchique remise en main propre (copie RH).
Utiliser la fiche ad’hoc après avoir effectué son auto évaluation.
En cas de faisabilité IT, le manager en informe le collaborateur.
En cas de faisabilité IT, le manager en informe le collaborateur.
2 MOIS 2 MOIS
Réception et étude de la demande par le Manager et validation
Echange avec RH si besoin sur la faisabilité.
Le manager utilise la grille d’évaluation pour l’aider dans sa réflexion de mise en place du télétravail.
Si plusieurs demandes à étudier il devra y avoir une réflexion sur l’organisation globale.
Réception et étude de la demande par le Manager et validation
Echange avec RH si besoin sur la faisabilité.
Le manager utilise la grille d’évaluation pour l’aider dans sa réflexion de mise en place du télétravail.
Si plusieurs demandes à étudier il devra y avoir une réflexion sur l’organisation globale.
Entretien, le cas échéant, avec le salarié pour évoquer sa motivation et l’organisation.
Entretien, le cas échéant, avec le salarié pour évoquer sa motivation et l’organisation.
Avis manager et motivation de la décision est transmise au RH
Avis manager et motivation de la décision est transmise au RH
Validation de la faisabilité technique avec le service IT.
Validation de la faisabilité technique avec le service IT.
Si REFUS informer le salarié en motivant la décision. Le refus n’est pas définitif. Le collaborateur pourra faire une nouvelle demande dans un an.
Si REFUS informer le salarié en motivant la décision. Le refus n’est pas définitif. Le collaborateur pourra faire une nouvelle demande dans un an.
FICHE DE DEMANDE DE TELETRAVAIL
A - LE COLLABORATEUR
Date de la demande :S’agit-il d’une première demande ? Nom :Prénom :Date d’ancienneté : Fonction :
Ma motivation
Quelle est la distance entre mon domicile et mon lieu de travail ? Quel est le moyen de transport principal pour le rendre sur mon lieu de travail ? Quelle est la durée moyenne d’un trajet ? Points relatifs à ma situation personnelle que je souhaite indiquer :
Points relatifs à l’organisation du travail que je souhaite indiquer (nuisances, situation particulière, sujets de fond nécessitant plus de concentration, …)
Je souhaite passer en télétravail avec les caractéristiques suivantes :
Plages horaires de contact :
Adresse d’exercice du télétravail :
Date souhaitée de mise en place du télétravail :
Ma fonction
Mon poste et mes responsabilités me permettent d’exercer une partie de mes activités en dehors de mon lieu de travail habituel : quelles sont les activités qui ne nécessitent pas ma présence dans les locaux de l’entreprise ?
Dans quelle mesure et à quelle fréquence ma fonction implique-t-elle des rencontres ou contacts avec mes clients ou partenaires extérieurs, ma hiérarchie, les membres de mon équipe, mes collègues ?
Ces rencontres et contacts peuvent-ils se gérer dans de bonnes conditions par des moyens de communication à distance ? Notamment en cas d’urgence.
Je suis manager comment j’envisage l’organisation de mon équipe ?
L’ensemble des documents utiles à ma fonction sont-ils accessibles à distance sur le réseau informatique sécurisé ?
Quelles sont les évolutions qu’une organisation en télétravail impliquerait dans la répartition de mes activités ?
Mon style de travail et aptitude au télétravail
Je suis conscient(e) que le télétravail demande la même concentration que sur mon lieu de travail habituel. Je suis conscient(e) que le télétravail comporte les mêmes exigences vis-à-vis des délais qui sont fixés que lorsque je travaille au bureau.
Je suis cadre au forfait ? OUI ? NON ?
Si non :
Je suis conscient(e) que le télétravail implique un suivi direct limité, sans la présence d’un responsable et sans avoir besoin de contact quotidien pour maintenir une discipline de travail. Je suis conscient(e) que le télétravail demande de l’organisation et une capacité à planifier ses tâches, gérer son temps et rendre compte de façon régulière et complète. Je suis conscient(e) que le télétravail implique rapidité d’adaptation et capacité de gestion des changements qu’il induit. Je suis conscient(e) que le télétravail suppose de l’autonomie, sans besoin systématique de confronter ses idées avec les autres pour avancer.
Ma connaissance des technologies de l’information
Je suis autonome sur mon poste de travail informatique et sur les logiciels associés à mon activité.
Je sais utiliser les possibilités offertes par l’internet et les outils collaboratifs de partage et de communication.
Je connais la sensibilité des informations détenues ainsi que les règles à appliquer pour garantir leur confidentialité.
Souhaitez-vous préciser ou ajouter d’autres points en faveur de votre capacité à vous mettre en situation de télétravail ?
Signature
PS : je joins ma fiche d’auto évaluation à ma demande
B - AVIS DE LA HIERARCHIE
Après entretien et échange sur les modes de fonctionnement : Je suis favorable à raison de :
Plages horaires de contact :
Cette organisation pourrait démarrer à compter du : °-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-° Je suis réservé(e) et je souhaite décaler la prise de décision (argumenter)
°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-° Je suis défavorable (motiver le refus)
Non-respect des conditions d’éligibilité/Incompatibilité technique ou fonctionnelle/Présence nécessaire / Invalidation des aptitudes requises sur la base de critères objectifs /Désorganisation de l’équipe etc..
Date NomPrénomSignature
C – DECISION DRH
Accordé sans réserve °-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-° Accordé avec les réserves suivantes
°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-° Refusé au motif de :
Date NomPrénomSignature
En cas d’impossibilité technique ou de patrimoine matériel disponible le télétravail sera reporté ou refusé.
D - LE SERVICE INFORMATIQUE – AVIS TECHNIQUE
Le télétravail est possible sans dispositions particulières °-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-° Le télétravail est possible moyennant les dispositions particulières suivantes :
°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-°-° Le télétravail n’est pas possible en l’état actuel pour les raisons suivantes :
Date NomPrénomSignature
Avis transmis au collaborateur le :
La mise en place effective du télétravail est soumise à la remise par le collaborateur d’une attestation d’assurance multirisque habitation en ayant préalablement informé son assureur qu’il utilise une partie de son logement à des fins professionnelles.
LES ENGAGEMENTS DE CHACUN
La relation entre le manager et le télétravailleur doit être fondée sur la
confiance, le dialogue et la transparence. La réussite du télétravail repose sur un engagement de chacun, collaborateur, manager et équipe.
Le collaborateur/télétravailleur
Se tenir informé et communiquer
Travailler de chez soi modifie la proximité avec son manager et ses collègues. Cela nécessite de bien
se tenir informé des activités de l’entreprise et de communiquer régulièrement sur ses problématiques diverses.
Rester disponible
Le bon fonctionnement de l’équipe nécessite que les échanges se fassent de la façon la plus continue possible. Il est donc essentiel de rester disponible pour
s’informer et s’adapter aux changements, comme si le collaborateur était dans les locaux de l’entreprise.
Ranger
Pendant le télétravail, le bureau laissé vacant doit être rangé et permettre l’accueil d’un autre collaborateur. Le poste de travail n’est pas à l’usage exclusif du collaborateur. Il indiquera BUREAU LIBRE CE JOUR.
L’équipe
Respecter les règles de travail
Bien que la situation de télétravail représente un changement, elle ne modifie pas
les règles de travail, pour soi et pour l’équipe.
Maintenir le lien
Ce n’est pas parce que l’on travaille de son domicile qu’on ne doit pas faire appel à nous ! Un collaborateur en télétravail et son équipe peuvent continuer d’échanger grâce aux moyens de communication mis en place (skype messenger, téléphone, mails). Toutefois, le
droit à la déconnexion demeure tant un droit qu’un devoir à respecter.
Le manager
Organiser son service
Mettre en œuvre le télétravail peut demander, pour le manager, de réorganiser sa façon de travailler avec son équipe. Il s’engage à respecter le
droit à la déconnexion de ses collaborateurs en télétravail. L’organisation de l’activité (les journées de réunion, la répartition des projets, etc.) tiendra compte du rythme de télétravail.
Informer l’équipe
Le télétravailleur reste un salarié à part entière ; il est
partie intégrante de l’équipe, qui doit être informée des modalités de cette nouvelle situation de travail (jour(s), fréquence, etc.).
Accompagner le télétravail
L’avenant au contrat de travail comprend la mise en place
d’une rencontre de mi-parcours entre le télétravailleur et son manager, programmée pour faire un bilan de la situation et envisager la suite (reconduction, adaptation, etc.).
Le télétravail suppose une grande capacité d’autonomie dans la gestion de son temps et de son espace. Il est important d’apprendre à organiser son
travail à domicile, loin de ses collègues et de ses habitudes. Cela nécessite un dialogue continu avec son manager mais aussi une compréhension de la part de l’entourage personnel et familial.
