ACCORD PORTANT SUR LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL
Entre,
La société Kinnarps SA, dont le siège social se situe au 1712 route de quarante sous – 78630 Orgeval, immatriculé au RCS de Versailles sous le numéro 337 879 464 représentée par Directeur Général,
D’une part,
Et Secrétaire Adjointe du Comité Social et Economique ayant reçu pouvoir de signer le présent document par délibération du CSE en date du mardi 12 mars 2024.
Ayant pouvoir à l’effet des présentes,
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit ;
Préambule.
Dans le cadre des dispositions des articles L 1222-9 et suivants du Code du Travail, au regard des évolutions, notamment organisationnelles, de l’entreprise et en tenant comptes des sollicitations des collaborateurs, les parties signataires se sont réunies en vue de conclure un accord relatif au télétravail.
Cet accord vise à définir une politique sociale commune et cohérente en matière d’organisation au travail avec pour enjeu absolu, la performance et le fonctionnement optimal de l’entreprise. Dans une autre perspective, cette nouvelle organisation au travail a pour vocation de permettre aux collaborateurs de mieux concilier vie privée et vie professionnelle et ainsi contribuer à une Qualité de Vie au Travail (QVT) renforcée.
En tout état de cause, le télétravail doit reposer sur une relation de confiance entre la hiérarchie et le collaborateur, qui se construit elle-même sur l’autonomie et le sens des responsabilités nécessaire à cette organisation au travail.
Périmètre d’action du présent accord
Le présent document concerne l’ensemble du territoire national France.
Définition du télétravail
Définition du télétravail dans son organisation ordinaire
Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du Travail. Il est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le collaborateur est amené à exécuter son activité professionnelle aussi bien dans les locaux de l’entreprise qu’en dehors de ces locaux, de façon volontaire et en utilisant les outils mis à sa disposition.
Le présent accord précise, entre autres :
Les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail,
Les modalités d’acceptation par le collaborateur des conditions de mise en œuvre du télétravail,
Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail,
La détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le collaborateur en télétravail.
Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du collaborateur et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.
Définition du télétravail occasionnel au regard de situations exceptionnelles
Selon l’application de l'article L.1222-11 du Code du Travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment menaces d’épidémies, conditions météorologiques ou en cas de forces majeures, la mise en œuvre du télétravail pourra être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs.
En d’autres mots, le télétravail occasionnel pourra être envisagé et mis en place afin de répondre à des situations inhabituelles, imprévisibles et temporaires.
Face à ces situations, une décision conjointe entre le responsable hiérarchique et le service des ressources humaines sera communiquée au collaborateur concerné.
Engagement vers la diversité et organisation en télétravail
Dans le cadre de son engagement pour la diversité, l’entreprise sera particulièrement attentive aux demandes émanantes :
Des collaborateurs en situation de handicap,
Des femmes enceintes avant ou après un congé maternité,
Des séniors (à partir de 60 ans)
En tout état de cause, si une situation exceptionnelle se présentait, une adaptation spécifique et exceptionnelle pourrait être mise en place. La demande devra alors être formulée par écrit auprès du service Ressources Humaines et validée avant toute mise en place.
Notion de commun accord et volontariat dans la mise en œuvre du télétravail
Le volontariat est un principe essentiel dans la mise en œuvre du télétravail. La demande de passage en télétravail fera l’objet d’une demande écrite du collaborateur par le biais d’un formulaire interne, transmis au service Ressources Humaines. La réponse de l’employeur sera formulée par écrit par tout moyen.
Il est important de rappeler que le collaborateur ne peut passer en télétravail que s’il est volontaire. Son refus d’accepter un poste en télétravail ne peut donc être sanctionné.
Toutefois, dans le cadre de circonstances exceptionnelles (telles que menaces d’épidémies ou forces majeures), le collaborateur peut se voir imposer le télétravail. Il s’agit bien ici d’un régime distinct, afin d’assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et la préservation de la santé des collaborateurs.
Le télétravail pourra également être mis en place dans le cadre d’épisodes de pollution conformément aux articles L.223-1 du Code de l’Environnement.
En aucun cas, il ne pourra être imposé à un collaborateur une organisation en télétravail en lieu et place d’un arrêt de travail.
Eligibilité des collaborateurs au télétravail
Conditions à respecter pour être éligible au télétravail
Les collaborateurs remplissant les conditions suivantes peuvent formuler leur demande auprès du service ressources humaines pour accéder au télétravail :
Avoir six mois d’ancienneté,
Être en contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel (minimum 80%).
Il est donc précisé ici que les collaborateurs en contrat à durée déterminée ou contrat d’apprentissage n’ont pas la possibilité de télétravailler.
Travailler habituellement dans les locaux de l’entreprise et exercer des missions qui ne nécessitent pas par nature une présence physique permanente ou quasi-permanente dans les locaux de la Société,
Utiliser pour tout ou partie de son travail des supports informatiques,
Être qualifié(e) à son poste (autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail),
Avoir un poste dont les activités peuvent être exercées à distance et qui n’impacte pas l’organisation du service et des équipes.
Procédure de demande
L’exercice de l’activité en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Elle nécessite, en outre, l’accord de la direction, après avoir apprécié les conditions d'éligibilité. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité énoncées aux articles 5.1 et 5.3 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite (via la procédure interne) au service des Ressources Humaines. Au cours d’un entretien, le service des Ressources Humaines et le Responsable Hiérarchique évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du service auquel appartient le salarié. La réponse sera formulée auprès du collaborateur sous un délai d’un mois maximum. Les refus doivent être motivés.
Postes et collaborateurs éligibles à l’organisation en télétravail
Service
Poste occupé
Conditions de passage en télétravail
Marketing
Chef(fe) de produits En respect des conditions de passage en télétravail identifiées ci-après.
Coordinateur(trice) du service clients
Responsable d’un pôle marketing
ADV
Responsable du pôle ADV
Assistant(e) ADV
Responsable du pôle SAV
Comptabilité
Comptable
IT
Responsable du pôle IT
Commerce
Assistant(e) commercial(e)
Responsable du pôle BE
Dessinateur(trice) au BE
travaux et services
Consultant(e) architecte
Chef(fe) de projets travaux et services
Logistique
Coordinateur(trice) ordonnancement
Coordinateur logistique
Exploitant général
Coordinateur prestataires
Conducteur de chantiers
Postes et collaborateurs non-éligibles à l’organisation en télétravail
Service
Poste occupé
Observation
Logistique
Manutentionnaire Postes qui n’utilisent pas de support informatique Responsable de stock
Chauffeur-Monteur
Chef d’équipe
Il est précisé ici que les collaborateurs membres du Comité de management et les collaborateurs occupants les postes de Business Developer, Ingénieur(e) Commercial(e) Grandes Organisations et Team-Leader ne sont pas concernés par ce présent accord, au regard de leur périmètre d’intervention et de leur degré d’autonomie.
Organisation déployée dans la mise en œuvre du télétravail
Nombre de jours télétravaillés et organisation.
Il est mis à la disposition des collaborateurs éligibles, 6 jours de télétravail par mois.
Les collaborateurs et les responsables hiérarchiques devront veiller au respect strict des règles et conditions suivantes :
La prise de jour de télétravail se fait dans la limite de deux jours maximum par semaine et de six jours maximum par mois,
Les jours télétravaillés sont pris par journées complètes. Il n’est pas possible de télétravailler sur des demi-journées. Il n’y a pas de cumul avec report possible sur les semaines et/ou mois suivant.
Les journées de télétravail ne sont pas fixes et ne feront pas l’objet d’un avenant au contrat de travail,
Il est interdit d’accoler les journées de télétravail à : un départ ou un retour de congés, une journée exceptionnelle, avant, après et au milieu d’un pont.
Afin de faciliter les organisations, des jours de présence obligatoire par service ont été identifiés comme suit :
Service
Jour de présence obligatoire
Pôle commercial (dont BE et travaux et services) Lundi
Suivi du temps de travail des salariés soumis à un décompte horaire
Conformément aux dispositions de l’article D.3171-8 du Code du travail, la durée du travail des salariés est décomptée quotidiennement. Les temps de repas et les temps de pause ne sauraient être considérés comme du temps de travail effectif.
Les collaborateurs doivent respecter les plages horaires au cours desquelles ils peuvent être contactés. Ces plages horaires sont fixées à l’article 7 et ont une amplitude équivalente au temps habituel de travail du collaborateur.
Le collaborateur qui ne se rendrait pas disponible pendant ces plages horaires pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires.
De manière générale, compte tenu de l’autonomie inhérente à l’exercice du travail en télétravail, la bonne mise en œuvre des dispositions du présent accord suppose que les obligations et devoirs mentionnés soient exécutés de bonne foi.
Il est rappelé que les collaborateurs en forfait jours ne sont pas tenus de respecter des plages horaires de travail. Néanmoins, ces derniers devant travailler avec d’autres salariés de la société ou des interlocuteurs externes pour mener à bien leurs missions, il est nécessaire qu’ils puissent être contactés à des horaires permettant à chacun d’exercer son activité professionnelle dans des conditions normales. Il leur appartient ainsi de respecter les règles concourant au bon fonctionnement du service dont ils relèvent.
La réalisation des missions et les délais d’exécution s’apprécient de la même manière que pour le travail effectué dans les locaux de l’entreprise.
Les collaborateurs restent soumis au pouvoir de direction et doivent accomplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des impératifs de la Société et des besoins des clients.
Ainsi et indépendamment des plages de disponibilité évoquées ci-dessus, il est rappelé que les collaborateurs doivent prendre en compte les contraintes organisationnelles et de fonctionnement de la Société (réunions, projets…), des partenaires externes et internes concourant à l’activité, ainsi que les besoins des clients externes et internes.
Charge de travail
Par ailleurs, la régulation de la charge de travail fait l’objet d’un contrôle qui est effectué à l’occasion d’un entretien annuel qui porte sur les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail.
En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le collaborateur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées. Enfin et en tout état de cause, il est expressément rappelé que le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant : •les durées maximales de travail, soit 10 heures par jour et 48 heures par semaine, •les durées minimales de repos, soit 11 heures consécutives par jour.
Il est rappelé qu’aucune heure supplémentaire ne peut être réalisée sans l’accord préalable écrit du manager.
Lieu du télétravail
Le lieu de télétravail unique est la résidence principale du collaborateur. Les collaborateurs s’engagent à informer sa direction en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail.
La Direction se réserve le droit de refuser tout ou partie du télétravail effectué intégralement à domicile, notamment si la connexion est non conforme (débit internet insuffisant…)
Il est notamment rappelé que l’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques à un débit compatibles avec l’activité professionnelle.
Le télétravailleur doit veiller en toutes circonstances à ce que son espace de travail soit adapté à l’exercice du travail en télétravail, en particulier avoir des installations électriques en état de fonctionnement.
Equipements liés au télétravail
La société s’engage à mettre à disposition un ordinateur portable.
En cas de panne ou de mauvais fonctionnement de sa connexion internet ou des équipements de travail à son domicile, le collaborateur en télétravail devra en informer immédiatement son manager.
Si les perturbations constatées ne permettent plus l’exercice du télétravail, le manager pourra suspendre sans délai le télétravail jusqu’à la résolution de ces perturbations.
Le matériel fourni par l’entreprise reste sa propriété.
Enfin, pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition des collaborateurs ne peut être déplacé à une autre adresse, qu’après avoir obtenu l’accord de l’employeur.
Respect de la vie privée
L’employeur doit garantir le respect de la vie privée des collaborateurs en télétravail. A cet effet, les plages horaires d'accessibilité durant lesquelles ils sont joignables sont définies en concertation avec la direction.
Aucun reproche ne pourra leur être adressé s’ils ne répondent pas à une sollicitation adressée en dehors de celle-ci.
Droit à la déconnexion
Conformément à l’article L.2242.8 du Code du Travail relatif au droit à la déconnexion, il est rappelé aux collaborateurs qu’ils ne portent aucune obligation concernant le fait de répondre au téléphone ou à leurs mails en dehors de leurs heures habituelles de travail et durant leurs périodes de repos, congés et arrêts maladie.
Conditions d’emploi
L’organisation en télétravail n’apporte aucune modification au contenu du poste et aux objectifs du collaborateur. Le collaborateur éligible au télétravail disposera du même accès à la formation et aux possibilités d’évolution que les collaborateurs travaillant en permanence sur le site.
En outre, les collaborateurs susvisés bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections des instances représentatives du personnel.
Précisions concernant les règles à respecter dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail au sein de chez Kinnarps.
Hors situation exceptionnelle, la demande doit obligatoirement être formulée par le collaborateur via l’outil interne Lucca au minimum 48 heures à l’avance.
Le télétravail est rendu possible à la condition que la demande soit acceptée par le manager via l’outil interne Lucca.
Les collaborateurs ont pour obligation de se connecter sur les horaires normaux de l’entreprise soit une embauche entre 8h30 et 09h15,
Les collaborateurs ont pour obligation de rester joignable pendant leur journée télétravaillée via les outils mis en place par l’entreprise,
Le responsable hiérarchique se réserve le droit de refuser la demande de télétravail en fonction des besoins du service,
Les collaborateurs en télétravail n’ont pas la possibilité de moduler leur planning en fonction d’impératifs personnels. En d’autres termes, les horaires normaux de l’entreprise doivent être appliqués, soit à titre de référence : 09h00 – 12h00 / 13h00 – 18h00 avec une heure de pause déjeuner et un quart d’heure de pause le matin et l’après-midi.
Les outils de pilotage de l’activité devront obligatoirement être renseignés et mis à jour par les responsables hiérarchiques au cours des réunions d’organisation des services.
Sont identifiés en annexe du présent document, les indicateurs de performance retenus pour chaque service. De façon mensuelle, les indicateurs de performance seront contrôlés afin de garantir que ces derniers soient renseignés par les responsable des pôles.
Condition de réversibilité :
Dans le cas d’une mise en œuvre du télétravail de manière régulière, une période probatoire de trois mois sera aménagée pendant laquelle chacune des parties pourra mettre fin à cette forme d’organisation du travail moyennant un entretien préalable entre le collaborateur concerné, son responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines.
Dans le cas où les règles visées ne sont pas respectées, notamment le fait de renseigner les outils de pilotage de l’activité et/ ou formuler sa demande de télétravail via l’outil interne Lucca, l’entreprise se réserve le droit de suspendre de façon ponctuelle ou permanente le télétravail du collaborateur concerné. L’organisation en télétravail n’étant pas un droit acquis par le collaborateur.
Cette réversibilité totale ou partielle, définitive ou temporaire, sera rendue possible à tout moment, à partir du deuxième manquement du collaborateur constaté par son responsable hiérarchique ou le service des Ressources Humaines. Cette réversibilité sera indiquée au collaborateur au cours d’un entretien et prendra effet immédiatement.
Santé et sécurité dans le cadre de l’organisation en télétravail
En application du Code du Travail, l’entreprise porte les mêmes obligations en matière de prévention des risques professionnels à l’égard de l’ensemble de ses collaborateurs, qu’ils soient en télétravail ou non.
Les collaborateurs sont informés des règles de santé et de sécurité applicables, en particulier de la réglementation relative au travail sur écran. Ils bénéficieront notamment de la surveillance médicale prévue aux articles R.4542-17 et R.4542-18 du Code du travail.
Le Code du Travail précise également qu’un accident survenu sur le lieu habituel où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du collaborateur est présumé être un accident du travail. L’accident sera alors déclaré et pris en charge en ce sens. Dans cette situation, le collaborateur concerné devra informer le service des Ressources Humaines en respectant les délais légaux et transmettre toutes informations nécessaires à l’élaboration de la déclaration de l’accident.
Cet accident pourra éventuellement être contesté si ce dernier est occasionné par une cause étrangère au travail.
En cas d’empêchement (arrêts de travail etc.), le collaborateur devra en informer le service des Ressources Humaines et justifier son absence dans les délais en vigueur dans l’entreprise.
Assurance
L’entreprise confirme sa souscription à une assurance couvrant :
Les éventuels risques d’incendie et vols de matériel informatique qui pourraient survenir du fait de l’utilisation du matériel informatique mis à la disposition du collaborateur en télétravail,
Les éventuelles réclamations de tiers pouvant survenir du fait de dommages de toutes natures résultant du matériel mis à disposition des collaborateurs en télétravail.
Protections des données et des informations traitées en télétravail, discrétion et confidentialité
Les collaborateurs doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur. La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire.
De manière générale, les collaborateurs s’engagent à respecter les règles mises au place par la Société, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données, ainsi que les règles d’usage des équipements et outils informatiques et des services de communication électronique.
Ainsi, les collaborateurs s’engagent à respecter l’ensemble des mesures de sûreté et de confidentialité de l’entreprise, notamment :
Le cryptage des données via le système en vigueur,
Les mots de passes sont gardés strictement personnels et non communiqués à des tiers,
L’utilisation du matériel informatique fourni par l’entreprise s’effectue dans le respect de la charte informatique en vigueur,
Les règles de sureté devront être appliquées lors des déplacements entre le lieu du télétravail et le site ainsi que pour l’utilisation des documents et matériels.
Durée du présent accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et prendra fin au mois d’août 2025.
Révision et dénonciation :
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision par avenant dans les conditions prévues aux articles L.2222-6 et L.2261-7 du Code du Travail. L’avenant portant révision de tout ou partie du présent avenant se substituerait de plein droit aux stipulations qu’il modifierait. Le présent avenant pourra être dénoncé conformément à l’article L.2222-6 du Code du Travail.
La dénonciation sera précédée d’un préavis de 3 mois à compter de la réception de l’avis recommandé portant dénonciation du présent accord. Cette dénonciation sera adressée à l’ensemble des parties signataires.
Dépôt de l’avenant :
Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du Travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et une version sur support électronique auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi- Unité Territoriale des Yvelines.
Le présent accord sera communiqué par tous moyens auprès des collaborateurs, notamment par le biais de réunions organisées par le service des Ressources Humaines.
Signataires :
Fait à Orgeval, le mardi 12 mars 2024
Service
Indicateur de performance
Moyen de contrôle
Bureau d’Etudes Opérationnel Respect du planning défini par le Responsable du Pôle Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Renseignement Caesar/ planning Sous la supervision du Responsable du Pôle Pôle travaux et services (Consultants architectes et Chefs de projets travaux et services) Respect du planning défini par le Responsable du Pôle Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Planning Sous la supervision du Responsable du Pôle Assistanat commercial Temps passé par Request Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Caesar Sous la supervision du Responsable d’Agence Logistique Respect du planning défini par le Responsable du Pôle Planning Sous la supervision du Responsable du Pôle Administration des ventes SAV traités sous 72 heures Commandes enregistrées sous 72 heures Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Moovex Sous la supervision du Responsale du Pôle Comptabilité Respect du planning défini par le Responsable du Pôle Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Planning Sous la supervision du Responsable du Pôle Ressources Humaines Respect du planning défini par le Responsable du Pôle Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Planning Sous la supervision du Responsable du Pôle Informatique Respect du planning défini par le Responsable du Pôle Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Planning Sous la supervision du Responsable du Pôle Marketing Respect du planning défini par le Responsable du Pôle Objectif : 80% de taux d’occupation/ collaborateur (20% liés aux sujets autres tels que réponses aux mails, réunion etc.) Planning Sous la supervision du Responsable du Pôle
ANNEXE/ INDICATEURS DE PERFORMANCE
Un état mensuel sera transmis par chaque responsable de pôle au service des Ressources Humaines en fonction des indicateurs de performance identifiés ci-dessus.
Les 6 jours de télétravail par mois seront possibles si les indicateurs de performance sont atteints/ respectés.
Dans l’hypothèse où :
Les indicateurs de performance ne sont pas atteints/ respectés,
L’état mensuel n’est pas transmis par le responsable de pôle au service des Ressources Humaines dans les délais demandés,
les collaborateurs concernés n’auront alors pas la possibilité de télétravailler 6 jours le mois suivant, conformément à l’article 8 du présent accord. Face à cette situation, une décision individuelle sera prise permettant de suspendre le télétravail sur le mois suivant, de façon totale ou partielle.
