Avenant à l’accord d’entreprise relatif au Télétravail au sein
DE L’UES KFS- SLS-FFS
ENTRE Les sociétés Kion France Services SAS (KFS), Still Location Services (SLS) et Fenwick Financial Services (FFS), composant l’Unité Economique et Sociale, sise 1, rue du Maréchal de Lattre de Tassigny – 78854 Elancourt et représentées par le Président, dûment habilités aux fins des présentes, assisté par la Responsable Ressources Humaines.
D’UNE PART,
Et :
L’organisation syndicale Force Ouvrière, représentée par la Déléguée Syndicale.
D’AUTRE PART,
Ci-après désignées ensembles les « Parties » ou « Les Parties Signataires »
:
PREAMBULE
Un accord relatif au télétravail au sein l’UES KFS-FFS-SLS a durée déterminée, a été conclu en date du 20 janvier 2023.
Soucieux de poursuivre notre démarche en matière d’amélioration de la Qualité de Vie au Travail en renforçant l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle accordant ainsi, aux collaborateurs plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail via la réduction des trajets domicile-lieu de travail (réduction du temps de transport, des risques routiers, du stress et de la fatigue liés aux trajets), et forte de son engagement en matière de responsabilité sociale et environnementale en réduisant son impact carbone, l’UES KFS-SLS-FFS a souhaité, poursuivre son engagement sur cette forme innovante d’organisation du travail, en rendant éligible les alternants-es de l’UES, selon les conditions définies ci-dessous.
Cette évolution, fait suite à la période de fermetures des sièges sociaux, les lundis et vendredis, des différentes entités qui composent l’UES, lors de la période de sobriété énergétique, qui a lieu depuis deux années de suite, sur les mois de novembre à mars, et qui conduit inévitablement tous les collaborateurs à télétravailler y compris les alternants – es. Fort de ce constat, s’ajoute notre volonté de renforcer notre attractivité auprès des futurs alternants -es, et alternants -es en poste, soucieux de pouvoir bénéficier de ce type d’aménagement du travail.
Toujours convaincu, que le télétravail contribue à la modernisation des relations de travail et constitue un levier en faveur de la modernisation des pratiques managériales, l’UES KFS-SLS-FFS souhaite étendre ce mode d’organisation du travail, fondé sur le volontariat réciproque et sur une relation de confiance mutuelle entre l’alternant -e et son tuteur.
C’est dans ce contexte, que les parties signataires souhaitent conclure un avenant à l’accord télétravail au sein de l’UES KFS-SLS-FFS, afin d’étendre le télétravail aux alternants -es et ainsi répondre aux évolutions sociétales et environnementale et les possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication.
Pour autant le télétravail doit se faire dans des conditions techniques, organisationnelles et de sécurité, notamment informatique, qui favorisent la qualité du travail fourni par les collaborateurs concernés.
De même, il est primordial de maintenir le lien social et la cohésion d’équipe mais également une bonne continuité de service. Le télétravail ne doit en aucun cas retarder, désorganiser, induire des frais supplémentaires ou nuire au bon fonctionnement des activités de l’UES KFS-SLS-FFS et au bon exercice des missions des alternants -es. A ce titre, le bon point d’équilibre entre télétravail et travail sur site doit être trouvé.
Le présent avenant a donc pour objectif de pérenniser une organisation du travail déjà existante, approuvée pendant la période citée (novembre à mars) à destination des alternants -es, exclusivement et de définir les règles qui seront applicables, que celui-ci soit régulier ou occasionnel.
Article 1 : CHAMP D’APPLICATION :
Les stipulations de l’article II de l’accord relatif au télétravail conclu en date du 20 janvier 2023 relatifs a au champ d’application sont remplacées par les stipulations suivantes :
Par le présent avenant est applicable aux salariés de l’UES KFS-SLS-FFS remplissant les conditions d’éligibilité définies ci-dessous :
Ne peuvent prétendre à cette organisation du travail :
Les salariés en période d’essai (qu’il soit en période d’essai initiale, renouvellement compris),
Les salariés en CDD d’une durée inférieure à 1 an,
Les salariés à temps partiels en CDI ou CDD d’une durée inférieure à 80%,
Ces collaborateurs pourront néanmoins recourir le cas échéant au télétravail régulier sur validation express du manager. Ils pourront également recourir au télétravail occasionnel justifié par une situation exceptionnelle appréciée et validée par le manager.
Pour toute dérogation à ce principe d’éligibilité, concernant le télétravail régulier, la validation du manager est impérative. Etant entendu, que le manager demeure le seul décisionnaire sur le nombre de jours de télétravail et la fixation de ces derniers.
Article 2 : OBJET DE L’ACCORD
Les stipulations de l’article III alinéa 1 de l’accord relatif au télétravail conclu en date du 20 janvier 2023 relatifs à l’objet de l’accord sont complétées par les stipulations suivantes qui concernent exclusivement les alternant -es :
Le télétravail régulier
Pour les alternant -es de l’UES :
Les jours de télétravail seront déterminés d’un commun accord entre l’alternant -e et le tuteur -trice, au regard notamment des besoins du service et les missions confiées à l’alternants -es. Ces jours peuvent être fixes ou variables.
Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail et l’intégration et le planning de présence en entreprise compte tenu du rythme de l’’alternance, il est convenu que les alternants -es bénéficient de 4 jours, mensuel de télétravail à raison d’un jour par semaine.
A ce titre, l’information quant aux jours de télétravail devra être communiquée aux autres salariés de l’équipe. Cela pourra se faire notamment via un planning partagé, la mention « télétravail » dans le statut TEAMS, la mention télétravail dans l’agenda Outlook…
Dans la mesure du possible, un planning prévisionnel mensuel sera établi selon les modalités convenues avec le tuteur -trice en début de chaque mois.
L’alternant -te télétravailleur-euse comme le tuteur -trice pourront modifier ces jours en fonction des impératifs de service, dans la mesure du possible 2 jours avant la date de la modification.
Les jours de télétravail qui ne seront pas pris dans le mois ne pourront être reportés le mois suivant. De même, aucun cumul ni aucune récupération ne sont autorisés.
Le télétravail occasionnel ou exceptionnel
Télétravail occasionnel
En cas de situation inhabituelle, l’alternant -te non-télétravailleur -euse mais qui souhaiterait bénéficier d’une autorisation exceptionnelle de télétravail devra en faire la demande par courriel à son tuteur ou trice au moins 48 heures avant la date souhaitée. Le tuteur -trice sera libre d’accepter ou de refuser sa demande, sous réserve du respect de l’égalité de traitement.
En tout état de cause, l’alternant -e qui souhaite recourir au télétravail à titre occasionnel devra impérativement être déjà doté d’un ordinateur portable dans le cadre de sa fonction.
Cette demande concernera le télétravail en journée complète excepté si la demande est faite pour raison médicale par le médecin du travail.
Télétravail exceptionnel
En cas de circonstances imprévisibles, exceptionnelles ou de situations d’urgence comme des conditions climatiques exceptionnelles (intempéries, tempêtes…), un plan de sobriété énergétique pour préserver nos ressources existantes, une épidémie, une grève importante des transports, le recours au télétravail peut être imposé par l’employeur pour tout ou partie des salariés afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce type de situation, le recours au télétravail peut également être demandé par les alternants -es. La demande préalable se fera par courriel auprès de la hiérarchie.
Cette demande concernera le télétravail en journée complète.
En tout état de cause, le collaborateur concerné devra impérativement être déjà doté d’un ordinateur portable dans le cadre de sa fonction.
Le télétravail pour circonstances exceptionnelles concerne également les télétravailleurs réguliers.
Article 3 : PERIMETRE DU TELETRAVAIL : CRITERE D’ELIGIBILITE
Les stipulations de l’article IV de l’accord relatif au télétravail conclu en date du 20 janvier 2023 relatifs a au périmètre du télétravail : critères d’éligibilité sont complétées par les stipulations suivantes qui concernent exclusivement les alternant -es :
Le passage en télétravail d’un salarié suppose le respect des conditions cumulatives suivantes :
Capacité de l’alternant -e
Les parties conviennent que le télétravail dépend de la capacité de l’alternant -e à travailler de façon autonome sur les missions qui lui sont confiées qui devront pouvoir être exercées à distance. Cette organisation du travail requiert certaines aptitudes individuelles, notamment d’organisation et de gestion du temps mais également des qualités professionnelles et un degré d’autonomie avéré sur les missions confiées. Une bonne connaissance des outils et des procédures propres aux sociétés composant l’UES KFS-SLS-FFS est également requise.
Ces compétences sont appréciées objectivement par le tuteur – trice.
Tâches compatibles avec le télétravail
Le télétravail est ouvert aux seules activités pouvant être exercées à distance, tenant compte des spécificités de ces dernières, des besoins du service et du collectif de travail.
L’analyse de la compatibilité du poste au télétravail est menée au regard notamment des contraintes techniques (accès aux outils IT, documents…), de l’organisation du service, de la nécessité d’une présence dans les locaux.
Ne sont pas éligibles au télétravail les alternant -es qui exerceraient des missions qui :
Par nature, sont itinérantes et dont l’organisation du travail nécessite des déplacements réguliers et systématiques chez nos clients internes afin d’y assurer une prestation de service, par exemple
Impliquent l’accès et/ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des contraintes de sécurité, et ne pouvant être effectuées que dans les locaux de l'entreprise.
Condition d’ancienneté de l’alternant -e
Pour être éligible au télétravail, l’alternant -e doit être présent dans l’UES depuis 2 mois.
Etant précisé, que ces 3 conditions sont cumulatives et appréciées exclusivement par le tuteur -trice.
Article 4 : MODALITES d’ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Les stipulations de l’article VI de l’accord relatif au télétravail conclu en date du 20 janvier 2023 relatifs aux modalités d’organisation du télétravail sont complétées par les stipulations suivantes qui concernent exclusivement les alternant -es :
Jour et horaire de travail
Les jours de télétravail doivent être identifiés d’un commun accord entre l’alternant -e et le tuteur-trice.
Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail et l’intégration et le planning de présence en entreprise compte tenu du rythme de l’’alternance, il est convenu que les alternants -es bénéficient de 4 jours, mensuel de télétravail à raison d’un jour par semaine, qui devra être exercé par journées complètes ou demi-journée.
Le télétravail sera organisé en journée pleine et éventuellement, en demi-journée, sous réserve de l’accord préalable du tuteur -trice. Etant précisé que l’exercice du télétravail en demi-journée doit demeurer exceptionnel.
L’alternant -te télétravailleur-euse comme le tuteur -trice pourront modifier ces jours en fonction des impératifs de service, dans la mesure du possible 2 jours avant la date de la modification.
Les jours de télétravail qui ne pourront pas être pris dans le mois ne pourront être reportés le mois suivant. De même, aucun cumul ni aucune récupération ne sont autorisés.
Suspension temporaire du télétravail
Si les nécessités de service ou des impératifs professionnels exceptionnels l’imposent, le tuteur -trice peut suspendre temporairement le bénéfice du télétravail ou décider d’en modifier le(s) jour(s) pour nécessité de service. Dans une telle situation, un délai de prévenance raisonnable devra être respecté.
Lieu du télétravail propice au télétravail
Pour offrir aux salariés une plus grande souplesse dans l’organisation du télétravail, il est admis que le télétravail puisse être exercé depuis la résidence principale du salarié et/ou tout autre lieu localisé en France, pour autant que l’adresse soit bien communiquée en amont à la Direction Ressources Humaines et que ce dernier soit bien compatible avec une activité de télétravail.
Etant précisé, que pour répondre à des impératifs de service, le tuteur-trice est libre d’imposer que le télétravail soit exercé exclusivement au domicile principal ou d’une espace de co-working s’il le souhaite, situé proche de son domicile principal, afin par exemple, d’être en mesure de pouvoir intervenir dans les locaux de son entité d’appartenance ou des clients internes, sous un délai raisonnable.
Dans l’hypothèse où le collaborateur ferait le choix d’effectuer le télétravail dans un espace de coworking, les coûts afférents resteraient à la charge de ce dernier sans que les différentes entités constituant l’UES soient redevables d’aucune manière vis-à-vis du salarié des coûts relatifs à ce choix.
Les parties rappellent que le lieu de télétravail permettant d’exercer sa fonction dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.
Les parties rappellent que le lieu de télétravail permettant d’exercer sa fonction dans de bonnes conditions constitue un critère important de réussite du télétravail.
Pour que ce lieu soit éligible à l’exercice du télétravail, le salarié doit :
avoir un accès internet et une connexion ADSL haut débit (débit minimal conseillé de 2Mbps),
disposer d’un espace de travail dédié et d’un mobilier adapté à ce mode d’organisation du travail,
Justifier d’une assurance multirisques habitation couvrant le télétravail à domicile,
Justifier d’une installation électrique conforme.
En cas de changement de lieu de télétravail, le salarié prévient en amont l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse du lieu de télétravail.
Durée du travail
La durée du travail de l’alternant -e en télétravail n’est pas modifiée.
L’laternant -e exerce son activité dans le cadre de l’organisation du temps de travail telle que décrite dans son document contractuel.
Ainsi, lorsqu’il est amené à travailler en télétravail, le salarié exerce son activité sur son lieu de télétravail dans le respect des plages fixes en vigueur au sein de l’UES KFS-SLS-FFS. Le salarié doit être joignable par tout moyen sur ces plages horaires. Il est tenu de répondre aux appels (reçus sur son téléphone professionnel s’il dispose de cet outil , ou Teams), de participer aux visioconférences auxquelles il est convié et de consulter sa messagerie professionnelle. Pour la qualité des échanges notamment individuels, l’utilisation de la caméra est préconisée. L’alternant -e s’engage également à être disponible via les outils collaboratifs mis à sa disposition par l’entreprise.
Contrôle du temps de travail
L’alternant -te télétravailleur(euse) doit organiser son temps de travail en respectant les mêmes règles de durée du travail, de temps de repos et de droit à la déconnexion que celles qu’il applique quand il travaille en présentiel.
Il- Elle doit respecter les obligations déclaratives en temps de travail, en utilisant l’outil de suivi mis en place dans l’entreprise. Le pointage devra être réalisé à distance via l’outil de gestion des temps.
En outre, l’alternant -te télétravailleur(euse) doit inscrire sa journée de télétravail dans l’agenda Outlook et comme statut TEAMS.
L’alternant -te télétravailleur(euse) qui rencontre des difficultés dans la prise de ses congés ou de ses temps de repos devra alerter son tuteur -trice immédiatement afin d’organiser un entretien ayant pour but d’évaluer la situation et d’envisager des solutions appropriées.
Equipement et prise en charge financière du télétravail
L’Entreprise s’engage à fournir à chaque alternant-te télétravailleur(se) les équipements nécessaires à l’exercice de ses fonctions en télétravail. Ces équipements se composent d’un ordinateur portable, d’une souris, d’un sac de transport et d’un accès à distance nécessaire pour accomplir la mission (connexion réseau entreprise). Sur demande du collaborateur, pourront également être fournis : un écran fixe, un clavier et un casque audio.
Pour les alternant -te télétravailleurs(euse) ayant nécessité d’être en relation téléphonique avec des personnes extérieures à notre organisation, un téléphone portable sera mis à disposition.
L’assistance à l’utilisation des équipements à distance fournis par l’entreprise se fait selon les mêmes modalités que lorsque l’activité s’exerce dans les locaux de l’entreprise.
L’alternant -e s’engage à en faire un usage conforme à sa destination et à en avoir l’usage exclusif. Au moment de la dotation, une fiche de remise du matériel précisant les équipements fournis sera établie et annexée à l’avenant au contrat de travail.
L’Entreprise ne prendra en charge aucun remboursement de fournitures de bureau ou consommables (ex : cartouche d’encre pour imprimante, ramettes de papiers…) au motif que :
Des locaux et matériels professionnels sont mis à la disposition des salariés en télétravail
Ce mode d’organisation du travail est mis en place à l’initiative du salarié.
Soucieuse des conditions de travail des alternants -tes télétravailleurs(euses), l’Entreprise prendra en charge tout ou partie des frais engagés par ces deniers dans le cadre d’équipements ergonomiques (fauteuil ou tout autre assise, bureau, repose pied, tablette de surélévation de PC,) dans la limite de 300 €, en une seule fois, à l’intérieur de la durée de 3 ans de l’accord et dont la facture doit être datée postérieurement à l’accord.
Cette prise en charge prendra la forme d’un remboursement via note de frais avec présentation de la facture d’achat. Sur demande du télétravailleur, une demande d’avance sur frais pourra être effectuée.
Par ailleurs et en application du principe d’égalité de traitement, les alternants -es en télétravail bénéficieront des titres repas, à l’instar des salariés qui exécutent leur travail dans les locaux de l’Entreprise. De même, les salariés dont le lieu de travail se situe au siège social des différentes entités composant l’UES qui bénéficient habituellement d’un restaurant d’Entreprise se verront doter d’un titre repas par jour de télétravail.
Accompagnement des tuteurs -trices et des télétravailleurs(euses)
La Direction des Ressources Humaines rentrera en contact avec les tuteurs -trices pour expliquer les modalités du présent avenant.
Evaluation des risques professionnels
Les signataires du présent avenant soulignent l’importance de la prise en compte du télétravail dans la démarche d’analyse de risque visée à l’article L 4121-1 du code du travail et qui fait l’objet d’une transcription dans le document unique d’évaluation des risques. Le télétravail est une modalité d’organisation du travail qui doit faire l’objet d’une évaluation des risques professionnels adaptée. Cette évaluation des risques peut notamment intégrer les risques liés à l’éloignement du salarié de la communauté de travail et à la régulation de l’usage des outils numériques.
Confidentialité et protection des données
Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur au sein de l’UES KFS-SLS-FFS et du groupe. Il est notamment tenu de respecter les dispositions du règlement intérieur et de la Charte informatique en vigueur dans l’entreprise.
Pour des raisons de sécurité, le collaborateur en télétravail doit utiliser le matériel informatique mis à disposition par l’entreprise. Ainsi, il se doit de respecter les standards d’utilisation du matériel informatique fixés par l’entreprise.
Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à disposition et respecter l’obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et méthodes de commercialisation des produits et services de l’entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l’exercice de son activité.
En outre, il est rappelé qu’aucun document à caractère confidentiel susceptible de porter atteinte aux différentes entités composant l’UES ne pourra être sorti des locaux de l’entreprise.
Santé, sécurité et assurance
Les dispositions légales et conventionnelles, ainsi que les règles internes de l’UES KFS-SLS-FFS relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux collaborateurs en télétravail et doivent être strictement respectées par le collaborateur comme par le responsable hiérarchique.
En cas de maladie ou d’accident à son domicile pendant les jours de télétravail, le collaborateur doit informer son manager et la Direction des Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.
Conformément à l’article L 1222-9 du Code du Travail, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail et sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail. Dans ce cas, le télétravailleur doit informer la Direction et le service Ressources Humaines de l’accident dans un délai de 24h et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.
Droit à la déconnexion et respect de la vie privée
Il est rappelé que le droit à la déconnexion fait l’objet d’un accord d’entreprise signé le 26 juillet 2017 et qu’il convient d’appliquer les dispositions de cet accord aux situations de télétravail.
Dans le cadre de l’Entretien d’Evaluation Annuel, le manager abordera les thématiques liées aux conditions de travail ainsi que la charge de travail du salarié en télétravail.
Article 5 : DISPOSITIONS FINALES
Les stipulations de l’article VII de l’accord relatif au télétravail conclu en date du 20 janvier 2023 relatifs aux dispositions finales sont remplacées par les stipulations suivantes :
Durée de l’avenant et entrée en vigueur
Le présent avenant est conclu pour une durée déterminée, jusqu’au 31 janvier 2026.
Il ne pourra pas faire l’objet d’une tacite reconduction, par conséquent.
Il entrera en vigueur après achèvement des formalités habituelles de dépôt et de publication et au plus tôt le 25 juin 2024.
Les autres stipulations de l’accord relatif au télétravail conclu le 20 janvier 2023 qui n’y seraient pas expressément contraires demeurent inchangées.
Dépôt et publicité de l’accord
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent avenant sera déposé à la diligence de l’Unité Economique et Sociale de manière dématérialisée sur la plateforme de télé-procédure sur le site dédié www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, ainsi qu’en un exemplaire auprès du Conseil des Prud’hommes de Rambouillet.
Par ailleurs, dans le cadre des obligations de publicité des accords dans la base de données nationale sous une forme anonyme, l’Unité Economique et Sociale transmettra également, sur la plateforme de télé-procédure, le texte en format DOCX dans une version anonyme, sans le nom des parties signataires (personnes morales, syndicats ou personnes physiques).
Le présent avenant sera notifié à l’organisation syndicale représentative de l’Entreprise.
Enfin, une mention en sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel et il sera déposé sur l’intranet de l’entreprise.
Fait à Elancourt, le 25 juin 2024
Pour la Direction de l’Unité Economique et Sociale :
Pour l’organisation syndicale représentative dans l’Entreprise :
