Avenant n°1 A l’ACCORD RELATIF AU TÉLÉTRAVAIL KMBSF
Entre les soussignés :
La Société KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS France, dont le siège social est situé 365/367 route de Saint Germain à Carrières sur Seine (78420), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro B302 695 614, représentée par xxxxxx en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, ayant tous pouvoirs aux fins des présentes, D’une part,
Et :
Les Organisations Syndicales Représentatives :
- le
syndicat CFE-CGC, représenté par :
xxxxx
- le
syndicat FO représenté par :
xxxxxx
Invités au titre des négociations :
Pour le syndicat CFE-CGC : xxxxx Pour le syndicat FO : xxxxx
D’autre part,
Il a été arrêté et convenu ce qui suit.
Après avoir préalablement rappelé que le présent accord fait suite à la mise en place de l’accord télétravail post période Covid, et qu’il était initialement prévu dans l’accord précédent de faire un bilan à 6 mois, puis à 12 mois afin de réexaminer les dispositions de cet accord. C’est dans ce contexte, que les parties se sont réunies les 11 et 23 avril 2024, le 11 mai 2024 et le 11 juin 2024 afin d’ouvrir des discussions. Il est rappelé que le présent dispositif s’inscrit dans le respect des dispositions applicables. Les parties ont par ailleurs rappelé la nécessité d’avoir une organisation agile qui réponde aux besoins business ; souligné l’importance du développement d’une forme d’aménagement des conditions de travail socialement responsable qui promeut la qualité de vie au travail et rappelé l’importance de ce dispositif pour le développement et la promotion de la « marque employeur » KMBSF. Ainsi, les parties se sont rencontrées et ont été amenées à négocier le présent avenant n°1 à l’accord relatif au télétravail signé en date du 15 octobre 2021.
Afin de rendre plus lisible l’ensemble des dispositions applicables, ces éléments viennent en substitution de l’accord signé en date du 15 octobre 2021. Ainsi, le présent accord annule et remplace toutes les dispositions préalablement en vigueur au sein de l’entreprise.
Article 1 – Périmètre de l’accord
Le présent accord est applicable au périmètre de la Société Konica Minolta Business Solutions France à compter du 1er octobre 2024.
Article 2 – Définition
Le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. Il existe trois formes de télétravail au sein de KMBSF, le télétravail régulier (cf Titre 1) le télétravail occasionnel (cf Titre 2) et le télétravail exceptionnel (cf Titre 3).
Article 3 – Principes généraux applicable au télétravail
3.1 – Droits et devoirs
Tout télétravailleur dispose des mêmes droits et devoirs que les autres salariés placés dans des conditions comparables travaillant dans les locaux de l’entreprise.
3.2 – Volontariat
Le télétravail résulte d’un double volontariat dans l’entreprise : seul le salarié peut en faire la demande et seul le manager peut l’accepter. Il faut que le salarié et le manager soient tous les deux d’accord sur le principe et les modalités du télétravail afin que celui-ci puisse être mis en place.
3.3 - Respect du temps et de la charge de travail
L’ensemble des dispositions et accords concernant les droits des salariés, et notamment ceux concernant le respect du temps de travail, de repos et relatifs à la charge de travail, demeurent applicables aux situations de télétravail.
La charge de travail, les normes et les critères d'évaluation du télétravailleur sont équivalentes à celles fixées pour les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise. Le manager effectue un suivi trimestriel d’activité et des modalités d’exercice de l’activité en télétravail avec son collaborateur. Cet échange porte notamment sur l'évaluation de la charge de travail. Les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail sont discutées lors de l'entretien annuel. Le télétravail ne modifie ni la durée ni l’organisation du temps de travail du télétravailleur. Chaque salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les durées maximales de travail et de repos applicables au sein de l’entreprise (cf. article 4). Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf sur demande écrite du manager. Il est également entendu que pendant les suspensions du contrat de travail (maladie, congés, etc…), le salarié ne pourra pas télétravailler. Par ailleurs, le télétravailleur et son manager s’engagent à respecter les dispositions en faveur du droit à la déconnexion (cf. article 4).
3.4 - Respect des droits collectifs du télétravailleur
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs que les autres salariés, notamment des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections aux instances représentatives du personnel, ainsi que du même accès aux informations syndicales et à la formation.
3.5 - Statut du télétravailleur
La situation de télétravail ne modifie pas le contenu du poste et reste sans incidence vis-à-vis des missions qui lui sont allouées.
3.6 - Statut du représentant du personnel télétravailleur
La prise d’heures de délégation, ne peut constituer, pour le représentant du personnel éligible, un motif de suspension du télétravail.
3.7 - Sécurité et protection du télétravailleur
Selon l’article L. 1222-9 du code du travail « l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale ». Cette présomption est non irréfragable.
3.8 - Impératifs de sécurité et de confidentialité des données traitées
Le télétravail doit être exécuté dans le respect des données, de leur confidentialité et du matériel fournis par la société.
Le télétravailleur doit, au même titre que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, se conformer strictement à la réglementation applicable dans l’entreprise en matière de confidentialité des données et d’utilisation des outils de travail. Le télétravailleur doit assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations et documents qui lui sont confiés ou auxquels il a accès dans le cadre professionnel.
Article 4 – Droit à la déconnexion
Le droit à la déconnexion se définit comme le droit pour tout salarié, sans que cela puisse lui être reproché ou qu’il puisse être sanctionné, de ne pas être connecté à des outils numériques professionnels matériels ou dématérialisés en dehors de son temps de travail habituel (c’est-à-dire en dehors de ses horaires de travail durant lesquels il est à la disposition de son employeur). Ainsi, le salarié ne doit pas répondre aux courriels, aux appels téléphoniques et aux SMS, en dehors de ses heures habituelles de travail (ou temps d’astreinte), pendant ses temps de repos, ses congés, RTT et/ou arrêts de travail. Les règles relatives au droit à la déconnexion ne doivent pas compromettre l’exigence d’une continuité de service lors de circonstances urgentes ou exceptionnelles. Ces circonstances font l’objet d’une information et d’un examen par la commission SSCT du CSE. Il est rappelé que le droit à la déconnexion permet de garantir le respect du repos quotidien, du repos hebdomadaire ainsi que des durées maximales de travail notamment pour les salariés au forfait jours. Ainsi, le télétravailleur devra, sur la base d’un emploi à temps plein, organiser son temps de travail en respectant les règles légales et conventionnelles en vigueur en matière de temps de travail :
Semaine de 6 jours maximum
Repos hebdomadaire de 35 heures consécutives minimum
Repos journalier de 11 heures consécutives minimum
Durée maximale hebdomadaire de travail de 42 heures par semaine en moyenne sur 12 semaines consécutives et de 48 heures par semaine maximum absolu
Amplitude maximale de 10 heures
En tout état de cause, les salariés sont encouragés à privilégier l’organisation de réunions sur les plages horaires entre 9h00 le matin et 18h00 le soir (en présentiel ou à distance), sans modifier les horaires collectifs applicables au sein du service. Le manager doit veiller au respect de ce droit et échanger avec le salarié sur ces aspects lors de la mise en place du télétravail, et dès lors que le salarié le sollicite.
Article 5 – Dispositions spécifiques liées à l’utilisation des outils de communication à distance
Les salariés restent joignables par mail, téléphone et messagerie instantanée interne (Teams) et plus généralement, par tout moyen de communication disponible. Dans le respect de ses horaires de travail et des dispositions de l’article 3.3 précité, chacun doit veiller à un usage raisonnable des outils de communication et notamment :
Limiter l’usage de la messagerie électronique entre 21h00 et 8h00, ainsi que le week-end et pendant les congés
Veiller à envoyer les courriels pendant les temps habituels de travail, à défaut privilégier l’option d’envoi différé
Veiller à répondre dans la demi-journée à une sollicitation de son collaborateur et/ou manager
Spécifier le degré d’urgence des mails envoyés
Si nécessaire, fixer des plages pour répondre aux mails, se déconnecter de la messagerie pour pouvoir traiter les dossiers de fond (notamment grâce à l’utilisation de la fonction « ne pas déranger » sur Teams)
Sélectionner de façon appropriée les destinataires du message
Attribuer des intitulés de mails clairs en précisant idéalement leur finalité
L’exemplarité de la Direction, des managers et des salariés dans l’utilisation des outils numériques est essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entraîner l’adhésion de tous. Afin d’accompagner les salariés dans la mise en œuvre de ces bonnes pratiques, l’entreprise mettra en place une formation obligatoire sur la gestion des outils de communication à distance, notamment dans l’objectif du respect du droit à la déconnexion.
Article 6 – Modalités d’accès au télétravail des travailleurs handicapés, des salariés aidants (1) et des femmes enceintes
Les travailleurs handicapés, les salariés aidants (d'un enfant, d'un parent ou d'un proche) ainsi que les femmes enceintes qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail à travers une certaine souplesse dans la mise en œuvre du dispositif. Ainsi, si cela favorise le maintien dans l’emploi de ces travailleurs handicapés, salariés aidants ou femmes enceintes, le volume maximal de jours de télétravail et leur organisation pourront être ajustés à la situation en concertation avec le salarié concerné, le manager et le service RH.
Salariés aidants au sens de l’article L3142-16 du code du travail.
Titre 1 – Le télétravail régulier
Le télétravail régulier se définit comme une forme d’aménagement du travail récurrente à distance, organisée sur la semaine et formalisée par un avenant au contrat de travail.
Article 7 : Eligibilité au télétravail régulier
7.1 – Fonction
Le présent dispositif est applicable à tous les salariés de KMBSF, à l’exception des salariés occupant des fonctions nécessitant une présence indispensable sur sites clients ou locaux de l’entreprise inhérente aux missions, ainsi qu’aux fonctions dites itinérantes impliquant des déplacements et l’exécution d’une partie de leur activité hors des locaux de l’entreprise (ex : fonctions commerciales et techniques, consultants, etc…). Cependant, en cas d’activité remote les dispositions prévues à l’article 13.3 pourront s’appliquer aux itinérants. Est également exclut du télétravail régulier le temps d’astreinte qui est du temps non travaillé ou encore du travail en réseau entre plusieurs sites de l’entreprise géographiquement distincts, le télétravail devant être réalisé à l’extérieur de l’entreprise. Plusieurs critères doivent être réunis pour caractériser le télétravail : Le télétravail doit utiliser les TIC (technologies de l’information et de la communication), le télétravail s’effectue en dehors des locaux de l’entreprise et le travail effectué à l’extérieur de l’entreprise aurait pu s’effectuer à l’intérieur de l’entreprise.
7.2 – Statut, ancienneté dans la fonction
Le personnel en CDI ou CDD peut être éligible au télétravail régulier dès lors qu’il à 4 mois, d’ancienneté dans l’entreprise ou 1 mois en cas de changement de poste. Les contrats « Alternants » peuvent être éligibles au télétravail régulier selon le planning de formation et sous réserve d’une ancienneté d’au moins 4 mois et après accord du Tuteur et du HRBP, et dans la limite d’un jour par semaine. En cas de refus du télétravail par le manager après l’ancienneté requise, une nouvelle demande pourrait être formulée dans les 2 mois afin de réévaluer la décision. Les stagiaires sont exclus du télétravail régulier. Il est rappelé qu’au-delà de l’ancienneté requise, il est nécessaire que le salarié soit autonome et responsable dans l’organisation de la gestion du temps et des priorités en lien avec ses missions pour pouvoir exercer son activité en Télétravail.
Article 8 : Compatibilité du poste – lieu d’exercice du télétravail
8.1 – Logement compatible
Un logement compatible se caractérise par une surface réservée au télétravail et une installation électrique conforme à un exercice satisfaisant de ses missions.
Le télétravailleur s’engage par conséquent formellement à :
Télétravailler dans un local en conformité avec les normes en vigueur et notamment les normes électriques
Exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle
Exercer son travail dans des conditions conformes aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur
Se consacrer à son activité lors de son temps de travail
Disposer d’une ligne internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail (un justificatif pourra être demandé au salarié). La connexion à distance doit être d’une qualité suffisante pour la réalisation des missions du salarié, comme l’envoi ou la réception de tout fichier nécessaire à l’activité par messagerie électronique
8.2 – Lieu d’exercice du télétravail
Les salariés ont le droit de déclarer jusqu'à deux lieux d'exercice du télétravail à la DRH lors de leur demande initiale. Ces lieux peuvent être le domicile ou toute autre résidence du salarié, à l'exclusion des espaces de coworking. Les lieux de télétravail déclarés (en France Métropolitaine) devront permettre au télétravailleur de rejoindre une agence KMBSF en cas d’incapacité de travailler à domicile. Si tel est le cas, le télétravailleur devra prévenir son manager immédiatement. Dans ce contexte et dans l’hypothèse où il serait impossible au télétravailleur d’exercer sa mission à domicile ou de rejoindre une agence, le télétravailleur devra poser une journée d’absence ( ex congés, RTT, congés sans solde, etc…). En cas de changement de lieu d’exercice du télétravail, le salarié préviendra la DRH en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas, échéant, être remises en cause dans les conditions fixées à l’article 11.
Article 9 : Organisation du télétravail
La mise en place du télétravail procède d’une décision managériale en lien avec le HRBP.
9.1 - La demande de télétravail :
Le salarié formalise sa demande par écrit auprès de son manager, copie au HRBP de référence. Le manager et le HRBP évaluent si l’activité du salarié, la maîtrise de son poste, son autonomie et les informations qu’il peut être amené à traiter en dehors des locaux de l’entreprise sont compatibles avec le dispositif de télétravail. Une réponse lui est notifiée dans les 15 jours calendaires suivant sa demande. En cas de refus du télétravail, celui-ci devra être motivé et ne saurait être définitif. En effet, il pourra être possible de réévaluer la demande de télétravail en fonction de l’évolution du contexte dans lequel se trouvent le demandeur et le service concerné, comme un changement de fonction, une réorganisation du service, etc…. Dans le cas où le passage en télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne peut constituer, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement. L’organisation de l’activité en télétravail doit être prévue par avenant au contrat de travail précisant notamment : le/les jours télétravaillés (fixes et/ou prépositionnés/libres) ; la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié est joignable ; le ou les lieux de télétravail ; Le matériel mis à sa disposition ; Les conditions de réversibilité du télétravail à domicile ; les droits et devoirs du salarié. L’avenant est signé pour une durée déterminée de 1 année, renouvelable par tacite reconduction.
9.2 - Les besoins du service
La mise en place du télétravail ne doit pas avoir d’impact sur la qualité et l’organisation du service. La capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance (autonomie, soutien managérial renforcé, période d’apprentissage etc…), la configuration de l’équipe (nombre d’absence simultanées pour la continuité de l’activité) ou encore l’impossibilité technique (coûts techniques liés au transfert informatique), sont autant d’éléments qui seront à prendre en compte au moment de l’examen de la demande de télétravail régulier. Le manager peut désigner des jours où le télétravail est exclu en raison de l’organisation de l’activité et peut définir au sein de son équipe la flexibilité accordée. Il peut de la même manière aménager les jours de télétravail et de présence physique de son équipe en fonction des nécessités de service. Il peut par exemple limiter le nombre de salariés de son équipe concomitamment en télétravail, de façon à préserver la cohésion d’équipe, le lien social et le bon fonctionnement du service. Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir par exemple en cas de déplacement nécessaire à l'accomplissement d'une activité projet, ou toute autre mission liée à l'activité professionnelle ; en cas de formation, atelier, réunion, visite médicale etc…, nécessitant la présence physique du salarié. Le jour de télétravail annulé, n’est pas systématiquement reporté dans la semaine. En cas de demande écrite ou orale impérative de la part de l’employeur, le salarié est tenu de décaler ou d’annuler systématiquement son jour de télétravail prévu. Le défaut de se conformer à la demande de son employeur pourrait exposer le salarié à une sanction disciplinaire.
9.3 - La conformité du logement
En signant son avenant, le télétravailleur atteste sur l’honneur que son ou ses logements répondent aux exigences d’une activité en télétravail à domicile ainsi que de la conformité des installations électriques de son ou de ses domiciles en tant que lieu de travail et certifie d’une assurance habitation multirisques avec mention télétravail. En cas de changement de l’un des lieux déclarés, le télétravailleur devra produire à la DRH l’attestation sur l’honneur relative à la conformité du nouveau logement.
9.4 - Les équipements fournis par KMBSF
Chaque télétravailleur disposera d’équipements fournis par KMBSF. Il disposera également d’un accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie et ce, selon la politique applicable au sein de l’entreprise. Les équipements sont les suivants : PC Portable (y compris câble d’alimentation, souris et sacoche de transport) et téléphone professionnel selon le besoin identifié. L’attribution d’un téléphone professionnel à l’occasion du télétravail est organisé comme suit :
Pour les salariés occupant des fonctions dont l’activité limite les contacts à des échanges internes, l’utilisation des moyens de communication existants sera privilégiée (messagerie instantanée, e-mail),
Pour les salariés occupant des fonctions nécessitant des contacts réguliers avec nos clients et partenaires externes. Un téléphone professionnel sera mis à disposition sur validation du manager et du service RH (HRBP).
L’intégralité de l’équipement devra être restitué en bon état en cas de cessation du télétravail à domicile ou de rupture du contrat de travail au jour de la date de rupture ou d’arrêt de l’avenant en télétravail. Le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, le télétravailleur ne sera pas autorisé à utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat (congé, maladie, maternité, etc…). Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Le salarié devra disposer d’une connexion internet dont le débit lui permet de travailler de façon normale (sans interruption ou lenteur).
9.5 - Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs à domicile et doivent être strictement respectées. Le télétravailleur doit respecter et appliquer ces règles de sécurité. A défaut, l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité pourra être envisagé. Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise. En cas d’accident pendant le jour de travail à domicile prévu par l’avenant au contrat de travail ou déclaré et validé dans l’outil de gestion des temps, le lien professionnel sera présumé. Le salarié devra en informer son manager et la Direction des Ressources Humaines dans les plus brefs délais et au plus tard dans les 24 heures. Le salarié devra fournir tous les éléments nécessaires à la déclaration d’accident de travail à la Direction des Ressources Humaines. En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le salarié en informera son manager dans les délais légaux applicables et ne devra pas travailler.
9.6 - Confidentialité et protection des données
Le télétravailleur doit respecter la Charte en vigueur dans l’entreprise en matière de confidentialité et protection des données. Il doit veiller à préserver la confidentialité des accès et données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.
9.7 - Incident technique
En cas d’incident technique (connexion, matériel, etc…) empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son manager et le support technique.
Article 10 : Formation
A l’occasion du déploiement du dispositif, la société met en place des formations e-learning de validation des connaissances obligatoires pour l’ensemble des télétravailleurs. Le présent accord sera par ailleurs remis en mains propre (ou par voie electronique), à toute personne à l’occasion de la signature de son avenant. De la même manière les encadrants suivront une formation e-learning obligatoire de validation des connaissances sur le management à distance (bonnes pratiques) et sur la présentation complète du dispositif télétravail. La commission formation KMBSF assurera le suivi du dispositif mis en œuvre et, le cas échéant, formulera ses recommandations sur les adaptations et compléments à apporter au dispositif.
Article 11 : Période d’adaptation – clause de réversibilité
11.1 - Période d’adaptation
Une période d’adaptation au télétravail est nécessaire pour chaque nouvelle situation de télétravail d’un salarié. L’objectif de cette période est de vérifier la compatibilité technique et organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur). Elle doit également permettre au salarié de vérifier si l’activité en télétravail lui convient. La période d’adaptation est fixée à 3 mois. Pendant cette période, le salarié et le manager pourront sous délai de 15 jours mettre fin au télétravail. Un entretien de fin de période d’adaptation est planifié à l’issue des 3 mois. Au terme de cette période, un rendez-vous entre le salarié concerné et son manager sera organisé pour s’assurer notamment que cette nouvelle organisation répond bien aux besoins du salarié et du fonctionnement de l’activité du service. A l’issue de cet entretien, les deux parties pourront décider de poursuivre ou non la mise en place du dispositif de télétravail. S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste de travail dans les locaux de l'entreprise.
11.2 – Clause de réversibilité
11.2.1 - Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié :
Le salarié peut mettre fin à l’organisation de l’activité en télétravail à domicile sous réserve de respecter un délai de prévenance d’1 mois.
Le salarié effectue alors de nouveau et entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise, sur son site de rattachement.
La demande sera effectuée par écrit à l’attention du manager et du service RH (HRBP). La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le manager de la décision de mettre fin au télétravail. Un bilan professionnel sera réalisé à cette occasion.
11.2.2 - Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l'employeur :
L'employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment si la façon de travailler du salarié s’avérait en inadéquation avec les critères requis ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction. Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception. La fin du télétravail prendra effet 1 mois à compter de la réception par le salarié de la décision de mettre fin au télétravail. Les raisons de l’arrêt feront l’objet d’un entretien professionnel spécifique en présence du HRBP.
L’arrêt du télétravail à l’initiative du salarié ou de l’employeur n’est pas définitive. Une nouvelle demande pourra être effectuée à l’issue d’une période de 6 mois.
Article 12 : Indemnité de télétravail – Moyens matériels complémentaires
12.1 – Indemnité de télétravail régulier
Les salariés se verront octroyer une indemnité forfaitaire (barême URSSAF) de 2,70 € nets par jour télétravaillé, dans la limite de 59,40 € nets par mois. Cette indemnité sera versée mensuellement, sur la paie du mois M+1, en fonction du nombre de jours télétravaillés et validés dans l’outil de gestion des temps le mois M par le manager. Le salarié à temps partiel à 9/10ème de temps, se voit attribuer, s’il bénéficie d’une demie-journée de télétravail, une indemnité de 1,35 € nets à l’occasion de cette demie-journée travaillée. En cas de réévaluation du barème URSSAF pour l’indemnité de télétravail, la décision d’appliquer ou non cette réévaluation sera prise en commission de suivi ou lors des négociations annuelles obligatoires.
12.2 – Equipements complémentaires de télétravail régulier
Le salarié souhaitant se procurer des équipements complémentaires à ceux déjà fournis par l’entreprise pourra bénéficier d’une prise en charge partielle par l’entreprise. Cette prise en charge financière s’appliquera uniquement à des équipements liés à des contraintes ergonomiques du poste de travail, dont la liste est annexée au présent accord. (cf annexe 1) Ce matériel ainsi acquis restera la propriété du salarié. L’entreprise remboursera les dépenses engagées à cette occasion aux conditions suivantes :
La demande de remboursement devra être présentée en une seule fois
Quel que soit le nombre de factures présentées, il ne sera procédé qu’à une seule opération de remboursement par note de frais. Une procédure spécifique « télétravail » sera diffusée par la DRH préalablement à l’entrée en vigueur de l’accord
Le salarié devra justifier de l’achat de ces équipements de travail sur présentation de factures à son nom. La/Les factures devront être postérieures à la date de signature du présent accord
Conformément à la règlementation URSSAF, l’entreprise prendra en charge 50% des frais justifiés par facture, dans la limite de 165 € TTC. Cette prise en charge a lieu principalement à la mise en place du télétravail régulier et pourra être renouvelée au bout de 5 ans si nécessaire
Les conditions de cette prise en charge pourraient être amenées à évoluer en fonction de la règlementation, notamment en matière URSSAF. Pour bénéficier de cette prise en charge, le salarié ne devra être ni en période d’essai ni en préavis.
12.3 – Frais de transport
Le télétravail est sans incidence sur la prise en charge et le remboursement des frais d’abonnement de transport public (50% sur présentation du justificatif).
Les titres restaurant sont attribués en fonction des jours réalisés en présentiel. Par respect du principe d’équité de traitement pour l’ensemble des salariés travaillant à domicile, l’employeur ne participe pas aux frais de repas (pas de restaurant d’entreprise, pas de titre repas ou de ticket restaurant) du salarié en télétravail.
Article 13 : Nombre et organisation des jours télétravaillés
Le télétravail régulier pourra être organisé comme suit :
13.1 - 1 jour par semaine (TTR1)
Le salarié en accord avec son manager a la possibilité de choisir entre deux options :
Un jour fixe par semaine, prépositionné annuellement dans le calendrier prévisionnel du salarié, modifiable sur accord entre le manager et le salarié au plus tard le vendredi précédent la semaine concernée. La modification est opérée dans le système de gestion des temps par le salarié et validée par le manager.
OU
Un jour flexible par semaine, avec une organisation hebdomadaire souple, décidée d'un commun accord entre le manager et le salarié. Une planification théorique mensuelle sera opérée dans le système de gestion des temps par le salarié et validée par le manager. Cette flexibilité leur permettra de mieux adapter leur emploi du temps en fonction des exigences professionnelles et personnelles en planifiant les jours d’un mois sur l’autre.
Il est rappelé que l’organisation en télétravail ne doit pas avoir d’impact sur la qualité et l’organisation du service. Par conséquent, il est possible qu’aucun jour de télétravail ne soit possible sur une semaine.
13.2 - 2 jours par semaine (TTR2)
Les deux jours sont organisés de la manière suivante :
Un ou deux jours fixes par semaine, prépositionnés annuellement dans le calendrier prévisionnel du salarié, modifiable sur accord entre le manager et le salarié au plus tard le vendredi précédent la semaine concernée. La modification est opérée dans le système de gestion des temps par le salarié et validée par le manager.
ou
Un des deux jours fléxibles par semaine, avec une organisation hebdomadaire souple, décidée d'un commun accord entre le manager et le salarié. Une planification théorique mensuelle sera opérée dans le système de gestion des temps par le salarié et validée par le manager. Cette flexibilité leur permettra de mieux adapter leur emploi du temps en fonction des exigences professionnelles et personnelles en planifiant les jours d’un mois sur l’autre.
Il est rappelé que l’organisation en télétravail ne doit pas avoir d’impact sur la qualité et l’organisation du service. Par conséquent, il est possible qu’aucun jour de télétravail ne soit possible sur une semaine.
Les salariés étant déjà en télétravail régulier au moment de la mise en œuvre de cet accord, pourront en accord avec leur manager bénéficier de ces nouvelles modalités d’organisation du télétravail régulier.
13. 3 - Modalités d’organisation spécifiques pour les salariés itinérants en activité Remote
Dans le cadre de notre activité, nos enjeux Service nous amènent à assurer une activité en remote pour la satisfaction de nos clients. Cette activité peut être assurée depuis une agence ou éventuellement en téléravail depuis le domicile du salarié concerné. Aussi, il convient d’ouvrir la possibilité d’avoir recours au télétravail pour les salariés intinérants exercant leur activité en remote. La planification du télétravail sera organisé selon le rythme mis en place pour l’exercice de l’activité remote, dans la limite d’un maximum de 8 jours de télétravail par mois. La demande de télétravail sera faite sur la base du volontariat du salarié et en accord avec son manager pour planifier les modalités du télétravail régulier propre à cette activité particulière.
13.4 - Présence minimale par semaine en présentiel
Dans tous les cas de figure, le télétravailleur régulier devra être « en présentiel » à minima 3 jours par semaine. Par ailleurs, en cas d’absences de deux semaines successifs calendaires et plus, le salarié devra reprendre son poste de travail en présence physique, dans le cas où son premier jour de reprise de travail aurait été en télétravail.
13.5 – Temps partiel
Le télétravail régulier est ouvert au personnel à temps partiel. Par application de la règle de la présence minimale hebdomadaire, seuls les salariés à 4/5ème et 9/10ème entrent dans le champs d’application du dispositif. Le nombre de jour autorisé est :
De 1 jour pour un salarié à 80% (4/5ème)
De 0,5 jour, 1 jour ou 1,5 jour pour une activité à 90% (9/10ème).
Les dispositions relatives à la présence minimale, s’appliquent au personnel à temps partiel, au même titre que pour les personnels à temps plein.
Titre 2 – Le télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel est ouvert à l’ensemble du personnel KMBSF, sans condition d’éligibilité. La seule contrainte au télétravail occasionnel est la possibilité ou non d’exercer une activité à distance. Les signataires ont souhaité ainsi, ouvrir la possibilité de télétravailler ponctuellement pour convenance personnelle.
Article 14 : Champs d’application
Le télétravail occasionnel est ouvert à l’ensemble des fonctions « télétravaillables » et à l’ensemble des types de contrat (CDI, CDD, Alternants et stagiaires). Le télétravail occasionnel ne donne pas lieu à l’établissement d’un avenant au contrat de travail. S’agissant d’un mode d’aménagement des conditions de travail pour convenance personnelle, les dispositions des articles 12.1, 12.2 ne sont pas applicables au télétravail occasionnel.
14.1 – Nombres de jours de télétravail occasionnel (TTOC)
Le télétravail occasionnel est suivi sur l’année civile. Tout salarié entrant dans le champs d’application du dispositif peut bénéficier au maximum de 10 jours de télétravail occasionnel. En cas d’entrée en cours d’année dans le dispositif, un prorata temporis arrondi au jour supérieur sera calculé.
14.2 – Mise en œuvre
Le salarié adresse une demande de télétravail occasionnel dans le système de gestion des temps en motivant sa demande (ex : problème de transport, intempéries, impératif de présence au domicile pour accueillir un dépannage d’urgence, besoin de s’isoler pour réaliser des activités nécessitant de la concentration etc…). Il n’existe pas de délai pour réaliser une demande de télétravail occasionnel, elle peut en effet être dictée par l’urgence, cependant, elle ne peut en aucun cas s’imposer au manager qui devra impérativement formaliser son accord (dans le système de gestion des temps). En l’absence de validation à J+1, l’accord est réputé donné.
14.3 – Présence minimale sur le lieu de travail
Les dispositions prévues à l’article 13.4 sont également applicables au télétravail occasionnel. Cependant en cas de contraintes exceptionnelles externes à la volonté du salarié (intempéries, grève, etc…) la limite de 3 jours pourra être supprimée après validation du manager.
Titre 3 – Le télétravail exceptionnel
Le mode de travail dit exceptionnel, couvre 2 situations :
Le télétravail exceptionnel lié à un aménagement de poste temporaire
Le télétravail exceptionnel intervenant en application des dispositions des articles L. 1222-11 du Code du Travail et L. 223-1 du Code de l’environnement, en cas de circonstances exceptionnelles (notamment épidémie, force majeure, épisode de pollution, intempéries majeures, etc…)
Le télétravail exceptionnel concerne toutes les populations de l’entreprise, sans condition d’ancienneté, à l’exception des salariés exerçant un poste ou une mission client indispensable à la continuité de l’activité et qui requiert absolument une présence sur site. Si la durée de télétravail exceptionnel excède 1 mois, le salarié concerné et son manager devront suivre les formations prévues à l’article 10 dédiées au télétravail. Cette formation vise à garantir que le salarié et son manager maîtrisent les bonnes pratiques et les outils nécessaires pour maintenir une productivité optimale tout en travaillant à distance. Par ailleurs, compte tenu de l’absence physique prolongée du salarié, il est rappelé l’importance de maintenir un lien étroit entre ce dernier, le manager et l’équipe.
Article 15 : Le télétravail exceptionnel lié à un aménagement de poste temporaire
Le télétravail exceptionnel peut être envisagé dans le cadre d’un aménagement de poste temporaire après étude de poste sur proposition du manager et validation par la DRH. En cas d’aménagement de poste pour des raisons médicales, l’employeur pourra mettre à disposition du salarié les moyens nécessaires à la bonne adaptation du poste de travail après analyse de poste avec le médecin du travail. Le matériel mis à disposition devra être restitué à l’issue de la période. S’agissant d’une modification des conditions de travail pour une durée déterminée, un avenant au contrat de travail sera établi en cas de durée supérieure à 15 jours calendaires successifs et précisera les modalités d’exercice des fonctions. Pour le télétravail exceptionnel exercé sur une période inférieure à 15 jours calendaires successifs, un mail précisant cette organisation formalisera l’accord des parties.
Article 16 : Organisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles
Le télétravail exceptionnel peut être mis en place ponctuellement pour de courtes durées. Ce mode d’organisation doit permettre de répondre à un besoin particulier correspondant à des situations exceptionnelles et temporaires, qui sont incompatibles avec tout déplacement ou présence sur site. L’entreprise peut être amenée à imposer le télétravail y compris à 100% du temps de travail des salariés dans des circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure. Dans ce cas, les salariés sont informés au plus tôt du nombre de jours de télétravail par semaine et de leur planning de présence sur site. L’entreprise informera le salarié de la fin des circonstances exceptionnelles ayant conduit au télétravail exceptionnel. Le salarié reprendra alors son planning habituel d’organisation du travail en télétravail régulier ou en présentiel à 100% dans les locaux de l’entreprise.
Article 17 : Indemnité de télétravail exceptionnel
Les dispositions de l’article 12.1 du présent accord prévu pour le télétravail régulier sont applicables au télétravail exceptionnel tel que défini aux articles 15 et 16 du présent accord. Les autres dispositions de l’article 12 (12.2 et 12.3), ne sont, elles, pas applicables.
Titre 4 – Dispositions terminales
Article 18 – Commission de suivi de l’accord
Le présent accord est applicable au périmètre de la Société Konica Minolta Business Solutions France à compter du 1er octobre 2024. La commission se compose des représentants de la direction des ressources humaines et des délégués syndicaux représentatifs au sein de KMBSF et signataires de l’accord. Cette commission de suivi est informée des résultats qualitatifs et quantitatifs, des analyses et est associée au choix des actions à mener. Elle peut, le cas échéant solliciter un « expert extérieur » (ex : médecin de travail, etc…). A ce titre, la commission de suivi se réunira avec la Direction une fois par an pour faire un point sur l’application de l’accord. Il est d’ores et déjà acté que sera examiné :
Les données chiffrées : Nombre de télétravailleurs répartis par statut et sexe ; Nombre de demandes acceptées et refusées ; Résultat de l’enquête de satisfaction réalisée auprès du personnel
Les évolutions fiscales et réglementaires du dispositif
Les propositions d’améliorations ou changements souhaités
Article 19 – Durée de l’accord et date d’entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er octobre 2024 pour une durée indéterminée et se substituera à l’accord précédent signé en date du 15 octobre 2021 applicable depuis le 1er novembre 2021.
Article 20 – Révision
A la demande de la Direction ou d’une ou plusieurs Organisations Syndicales habilitées, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail. Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l’application du présent accord. Lorsqu’elle émane d’une ou plusieurs Organisations Syndicales habilitées, la demande de révision doit être adressée à la Direction par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre décharge. La Direction informe chacune des parties signataires ainsi que l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives de la Société de la demande de révision. La demande doit comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications. L’avenant portant révision se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord collectif qu’il modifie. L’avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Article 21 – Dénonciation
L’accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions légales et réglementaires sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois. La Partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge aux autres signataires de l'accord. Le courrier de dénonciation donnera lieu à un dépôt dans le respect des dispositions légales. Conformément aux dispositions de l'article L.2261-10 et L.2261-11 du code du travail, une nouvelle négociation s'engagera à la demande de l'une des Parties intéressées dans les 3 mois suivant la date de ce dépôt. La négociation pourra donner lieu à un accord avant l’expiration du délai de préavis.
Article 22 – Publicité
Le présent Accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du code du travail constitue un accord collectif. Il en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, et D.2231-2 et suivants du code du travail. Un exemplaire du présent accord sera déposé, par la Société sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail à l’adresse : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire sera également remis au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes compétent. Le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives dans la Société. Les salariés seront informés par le biais d’une note d’information via les outils de communication interne de la Société. Une information sera disponible sur DRH On-Line et/ou sur l’espace intranet de la Société. Les Parties signataires rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du code du travail. Fait à Carrières sur Seine, le 19 septembre 2024, en 4 exemplaires originaux.
Pour la Société Konica Minolta Business Solutions France :
Pour les Organisations syndicales représentatives :
Annexe 1 : Liste du matériel
Matériel informatique : Mobilier de bureau : - Ecran PC- Siège de bureau - Clavier PC- Bureau - Casque audio- Repose pied - Adaptateur HDMI- Tapis de souris - Câble HDMI- Repose poignet - Imprimante (papier et cartouche d’encre à la charge du salarié)
