LIEU, ENVIRONNEMENT ET MOYENS MATERIEL DU TELETRAVAIL
OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE
Santé et sécurité au travail
TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL
DISPOSITIONS FINALES
Entre :
La
Société KONTRON MODULAR COMPUTERS S.A.S, dont le Siège Social est situé ZI Toulon Est-BP 244 – 83078 Toulon Cedex 9, représentée par la Directrice des Ressources Humaines, agissant par délégation du Président Directeur Général,
d'une part,
et les représentants du personnel, signataires représentés par la secrétaire du Comité Social Economique dûment mandatée, d’autre part,
Il est conclu le présent accord collectif suivant :
PREAMBULE
Durant le confinement lié à l’épidémie de Covid-19, l’organisation forcée en télétravail a été une des mesures de prévention sanitaire majeure mises en place. Les différents acteurs de l’entreprise ont réussi, chacun dans son métier, à maintenir l’activité en adoptant de nouvelles méthodes d’organisation du travail.
Sur la base de ces expériences de plus de six mois, et conscients d’un effet positif du télétravail pour les salariés dans leur vie personnelle et professionnelle, la Direction et les élus du Comité Social et Economique ont décidé de poursuivre l’expérience dans un cadre défini et dont les modalités sont partagées.
En permettant la réalisation, en dehors de l’entreprise, de certains travaux qui traditionnellement s’effectuent dans les locaux de celle-ci, le présent accord vise à inscrire la politique de gestion des Ressources Humaines dans une démarche visant à concourir tant à l’amélioration des conditions de travail qu’à la réduction des contraintes notamment liées aux trajets habituels de certains salariés.
La Direction et les membres du CSE resteront vigilants dans la mise en place du télétravail pour préserver les grandes caractéristiques de l’entreprise : travail d’équipe dynamique, flexibilité de management, responsabilité individuelle. DISPOSITIONS GENERALES
Champ d’application
Cet accord a pour objectif de donner un cadre de référence à la mise en place du télétravail régulier dans l’entreprise tout en respectant les dispositions légales et conventionnelles.
Définition du télétravail
Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
Sur la base de cette définition, l’entreprise fait le choix du télétravail, qui permet de répondre à des besoins de télétravail flexible avec un délai d’anticipation relativement court.
Le recours au télétravail repose sur la base du volontariat et nécessite l’accord du salarié et de l’employeur.
Ainsi, la demande de télétravail est nécessairement :
Une démarche personnelle,
Souple et adaptable, pour permettre d’adopter l’organisation la plus efficace pour tous. Lors de la mise en place, une période d’adaptation est prévue,
Réversible, à la demande de l’employeur ou du salarié.
Statut du salarié en télétravail
Le salarié en télétravail dispose du même statut juridique et a les mêmes droits et devoirs qu’un salarié qui exécute son travail sur le site de l’entreprise.
LE TELETRAVAIL
Conditions d’éligibilité
Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :
Avoir une ancienneté minimale de 6 mois,
Etre en contrat à durée indéterminée,
Occuper un poste et avoir des missions compatibles avec le télétravail,
Être en capacité d’exercer son métier à distance,
Maitriser l’utilisation des outils informatiques,
Avoir une bonne maitrise de son poste,
Disposer à son domicile d’un environnement propice au travail (espace dédié et calme),
Disposer à son domicile d’une connexion internet permettant des communications de qualité avec le site,
Attester sur l’honneur de la conformité électrique du lieu du télétravail,
Fournir une attestation de l’assurance que le lieu du télétravail est couvert par une assurance « multirisques habitation »,
Accepter le report de la ligne directe professionnelle sur son téléphone personnel (mobile ou fixe).
La demande du salarié et sa faisabilité seront examinées selon les critères présentés ci-avant.
Les activités éligibles au télétravail
Le télétravail est ouvert à toutes les activités de l’entreprise pouvant être exercées à distance, tout en préservant :
le bon fonctionnement de leur équipe de rattachement, et la réactivité face aux besoins d’interaction avec les collègues d’autres services,
les délais habituels de la réalisation des tâches,
la sécurité des données et matériels de l’entreprise.
La demande du salarié et sa faisabilité seront examinées selon l’activité exercée, conformément aux dispositions ci-après.
Les activités pouvant être exercées à distance sont les suivantes :
Activités des services Finance et RH,
Activités Produits et Marketing et Sourcing,
Activités de la Direction des Ventes et Business Développement et Technology,
Activités Direction Industrielle : Planification et Approvisionnement.
Les activités ne pouvant être exercées à distance sont celles consistant principalement à intervenir sur du matériel ou nécessitant une présence sur site. Ces activités sont :
Activités R&D: Hardware, Software, Mécanique-Système et environnement, Projet/ programme,
Activités Direction Industrielle: Activité d’Intégration, de Logistique-Expédition, de Réparation et d’Industrialisation,
Activité IT, Qualité, Assistanat-Accueil.
A l’exception des tâches administratives ou spécifiques suivantes qui peuvent être exercées en télétravail :
Saisies de données dans logiciels informatiques,
Développement logiciel,
Recherches de données,
Rédaction ou relecture de documents conséquents, de compte rendu,
Conception assistée par ordinateur,
Management projets/programmes,
Compte tenu de la nature de leur activité, les ingénieurs commerciaux et les ingénieurs de Développement Commercial sont en déplacements réguliers et par conséquent non présents sur le site de Toulon. Ils ne sont pas concernés par cet accord.
MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL
Initiative et examen de la demande
La demande de télétravail est à l’initiative du salarié. Cette demande résulte d’un dialogue entre le salarié et son responsable hiérarchique et doit donner lieu à un accord réciproque.
Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail fait une demande d’entretien à son supérieur hiérarchique pour motiver sa demande. La demande est étudiée sur la base des critères d’éligibilités (Articles 4 et 5) par le responsable hiérarchique et la DRH.
Après accord de principe, le salarié formalise sa demande sur le formulaire avenant de demande de télétravail. Le formulaire une fois signé fait acte de la situation de télétravail pour le poste occupé au moment de la demande.
En cas de refus de l’entreprise si le salarié est éligible et occupe un poste dans une activité éligible au télétravail, la réponse sera motivée.
Nombre de jours de télétravail
Si le recours au télétravail est accepté par le responsable hiérarchique pour un nombre de jours théorique hebdomadaire de 1 à 5 jours avec une planification hebdomadaire ou mensuelle, le nombre de jours de télétravail réellement planifié est décidé entre le salarié et son responsable hiérarchique. Compte tenu du déroulement des projets, des demandes clients et des contraintes réglementaires sur certaines fonctions de l’entreprise, le nombre de jours possible en télétravail peut être variable d’une semaine à l’autre.
Planification des jours de télétravail
En cohérence avec les principes échangés lors de l’entretien initial de mise en œuvre du télétravail (Cf Article 6), les dates de jours de télétravail sont déterminées entre le salarié demandeur et son responsable hiérarchique.
Le télétravail peut être effectué en demi-journée, La planification doit être effectuée pour le mois si possible, le cas échéant d’une semaine sur l’autre et modifiée de façon exceptionnelle avec un délai de prévenance minimum de 2 jours. La détermination des jours de télétravail doit, en tout état de cause, tenir compte des impératifs et contraintes liées à l’activité et à l’exercice de la mission du salarié.
Le salarié en télétravail doit :
être présent aux réunions de travail organisées dans les locaux de la Société,
participer aux réunions téléphoniques ou visio-conférences organisées dans le cadre de ses fonctions,
être présent aux formations organisées par l’entreprise,
respecter les règles et consignes qui lui sont fixées par le responsable hiérarchique pour assurer le bon fonctionnement du travail à distance.
Lorsqu’un salarié est invité à participer physiquement à une réunion sur site, un jour prévu en télétravail, il doit s’y rendre de la même façon que s’il était sur site. Le responsable hiérarchique doit arbitrer si nécessaire. Le jour ou la demi-journée de télétravail annulé(e) n’est pas systématiquement reporté(e).
ORGANISATION DE L’ACTIVITE EN TELETRAVAIL
Modalités de décompte du temps de travail :
L’activité du salarié en télétravail doit être équivalente à celle qu’il aurait eue dans les locaux de l’entreprise. Le salarié en horaire indique l’heure de début et de fin de journée ainsi que son temps de restauration dans le système de Gestion de Temps et des Absences de l’entreprise et de la même façon que s’il était sur site.
Par ailleurs, les jours ou demi-journées de télétravail doivent être saisis par le salarié dans l’outil de Gestion du Temps et des Absences en vigueur dans l’entreprise en utilisant le motif spécifique et explicite correspondant à la situation de télétravail pour validation du responsable hiérarchique.
Plages horaires permettant de joindre le salarié en télétravail
Les plages horaires durant lesquelles le salarié peut être joint correspondent aux horaires habituels de travail sur site.
Pendant ces plages horaires, le salarié en télétravail doit donc être joignable sur son téléphone professionnel fixe ou mobile, éventuellement basculé sur son portable personnel (le cas échéant) ou téléphone sur PC, et par messagerie électronique.
Pour un salarié en forfait annuel en jours, la plage horaire durant laquelle il peut être joignable est fixée en accord avec son responsable hiérarchique dans le respect des conditions suivantes :
Être en correspondance avec l’horaire habituel de fonctionnement du service,
Respecter l’autonomie dont il dispose pour organiser son travail,
Respecter impérativement les horaires d’ouverture et de fermeture du site.
En dehors de ces plages horaires, le salarié pourra utiliser son droit à la déconnexion en mettant en veille ses équipements de communication professionnelle. Ces modalités de définition des plages horaires sont précisées dans le formulaire de « Demande de télétravail » formalisant ainsi l’accord entre le salarié et son responsable hiérarchique.
Gestion du temps de travail
L’organisation en télétravail s’exerce dans le respect des modalités de gestion du temps de travail et des horaires habituels du salarié qui lui sont applicables, et de la même façon que s’il était sur le site.
Pour rappel, la durée quotidienne de travail effectif par le salarié ne peut excéder 10 heures. Au cours d’une même semaine, la durée maximale hebdomadaire de travail est de 48 heures. Celle-ci ne peut dépasser 44 heures sur une période quelconque de 12 semaines. Il est également rappelé que la réalisation éventuelle d’heures supplémentaires nécessite une demande expresse préalable du responsable hiérarchique.
En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du salarié en télétravail, ses objectifs, son temps de travail et sa charge de travail.
Droits et obligations du salarié en télétravail et de son responsable hiérarchique
Les obligations existantes sur le site (règlement intérieur, code de conduite, etc.) sont transposables dans le cadre du télétravail.
Le salarié en télétravail, tout en étant autonome dans son organisation du télétravail, doit veiller à respecter les contraintes opérationnelles de l’équipe, des projets et plus globalement de l’activité. Il devra être joignable sur les plages horaires telles que définies à l’Article 10.
Il est tenu de participer aux réunions téléphoniques organisées par son responsable hiérarchique ou ses clients internes et de consulter sa messagerie régulièrement ainsi que de répondre aux sollicitations formulées par ses collègues de l’entreprise avec la même célérité que s’il était sur site. Le responsable hiérarchique, tout en tenant compte des contraintes opérationnelles visées ci-dessus respecte l’organisation du temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions collectives et règles d’entreprise applicables. Il veille à ce que la charge de travail du salarié et les délais d’exécution soient évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les salariés sur site, de même, que la fixation des objectifs et l’évaluation de la performance.
SUIVI DU TELETRAVAIL
Période d’adaptation
L’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation de 3 mois (sauf situation exceptionnelle d’épidémie).
Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l’absence du salarié dans les locaux de l’entreprise ne perturbe par le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient et peut donc être poursuivie.
Au cours de cette période, l’entreprise ou le salarié peuvent décider, unilatéralement et sans délai, de mettre fin à la situation de télétravail, en motivant leur décision.
Entretiens réguliers
Les conditions d’activité en télétravail, l’organisation du travail et la charge de travail doivent être abordées entre le salarié en télétravail et son responsable hiérarchique lors du passage en télétravail et au moins deux fois par an à l’occasion des entretiens d’évaluation et de mi-année. A tout moment un entretien spécifique peut être demandé par le salarié ou son responsable hiérarchique.
Cessation du télétravail
Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation. Par conséquent, l’entreprise comme le salarié peut décider de mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois, ce délai peut être réduit en accord entre le salarié et son responsable hiérarchique. Dans le cas où l’entreprise est à l’origine de la demande d’arrêt du télétravail, la décision sera motivée.
Il peut aussi être mis fin à la situation de télétravail mais avec un délai de prévenance d’une semaine et de façon unilatérale par le salarié ou l’entreprise pour les raisons suivantes :
Modification immédiate des conditions de travail devenant incompatible avec la situation de télétravail,
Changement dans l’organisation du service ou de l’entreprise devenant incompatible avec la situation de télétravail,
Changement de poste du salarié en télétravail,
Baisse de performance à son poste de travail notifié par le responsable hiérarchique,
Perte de l’un des critères d’éligibilité (Article 4 et 5).
Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié retrouve son activité selon les conditions de travail sur le site.
LIEU, ENVIRONNEMENT ET MOYENS MATERIEL DU TELETRAVAIL
Lieu du télétravail
Le salarié en télétravail devra affecter un espace de son domicile à l’exercice du télétravail où il aura l’équipement professionnel nécessaire au travail à distance.
L’installation électrique du lieu de télétravail doit être conforme à la réglementation NF et permettre d’exercer son activité professionnelle en impliquant l’utilisation des technologies informatiques et de communication dans des conditions de sécurité satisfaisantes. A ce titre, préalablement à la mise en place du télétravail, le salarié attestera sur l’honneur que l’ installation électrique du lieu dans lequel il exercera son télétravail est conforme.
Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié ou autre lieu temporaire précisé par le salarié en accord avec le responsable hiérarchique.
En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse.
Environnement de travail
L’environnement de travail doit être propice au travail et à la concentration. Le salarié en télétravail s’engage :
A attester sur l’honneur mettre en place toutes les conditions lui permettant d’exercer son activité professionnelle dans des conditions de sécurité,
A avoir une connexion à distance adaptée pour un accès au réseau de l’entreprise,
A informer sa compagnie d’assurance de sa situation de télétravail,
Accepte le renvoi de sa ligne professionnelle sur une ligne personnelle fixe ou mobile pour compléter l’utilisation de la ligne du PC professionnel mis à disposition par l’entreprise.
Equipements professionnels liés au télétravail
L’entreprise met à disposition du salarié en télétravail les équipements nécessaires à l’activité, notamment un PC portable depuis lequel les appels téléphoniques sont possibles et autres matériels selon les besoins spécifiques du poste. Ce matériel est à usage professionnel exclusivement.
Le salarié en télétravail s’engage à utiliser ses équipements dans le respect des règles d’utilisation de la même façon que s’il était sur site.
En cas d’arrêt du télétravail le matériel professionnel doit être restitué.
Frais
L’entreprise prend à sa charge les frais d’entretien, de réparation, de remplacement du matériel informatique appartenant à l’entreprise et utilisé pour le télétravail.
Dans le cadre du présent accord d’entreprise, l’entreprise ne prend pas en charge les frais professionnels engendrés par le télétravail puisque que celui-ci est intervenu à la demande du salarié.
Certains frais engagés par le salarié en télétravail pour exercer son activité ayant fait l’objet d’une acceptation préalable du responsable hiérarchique pourront être pris en charge.
Le bénéfice des tickets restaurants est maintenu pour les salariés en télétravail les jours de télétravail de la même façon que les salariés sur site.
OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE
Protection des données de l’entreprise :
Le salarié en télétravail est soumis aux mêmes règles de confidentialité et de discrétion à l’égard des informations et autres documents utiles à l’exécution de ses missions.
Il garantit que son poste de travail ainsi que ses dossiers sont en sécurité lorsqu’il s’absente de son poste de travail.
L’utilisation du matériel et du réseau informatique de l’entreprise se fait dans le respect des Règlement Intérieur et Code de conduite de l’entreprise.
Protection de la vie privée :
L’entreprise est tenue de respecter la vie privée des salariés en télétravail et s’engage à ne pas communiquer d’information personnelle du salarié en dehors de l’objet pour lequel elles ont été recueillies (adresse personnelle, numéro de portable ou fixe privé...).
Santé et sécurité au travail
Respect de la santé et de la sécurité
Le salarié s’engage à aménager son environnement de travail ainsi que son poste de travail conformément aux prescriptions données par l’entreprise. Le salarié en télétravail est soumis aux mêmes règles relatives à la santé et à la sécurité au travail qu’un salarié sur site et notamment le règlement intérieur de l’entreprise.
Le lieu dans lequel s’exerce le télétravail doit répondre aux règles légales et conventionnelles relatives à l’hygiène et la sécurité. Le CSE pourra dresser les conditions de compatibilité de l’espace de travail dont doit disposer le salarié. Sous réserve de l’accord du salarié, le CSE pourra se rendre sur le lieu de télétravail du salarié afin de s’assurer de la qualité des conditions d’exercice de l’activité au lieu de télétravail.
Le salarié en télétravail doit informer l’entreprise de tout accident même bénin survenant à son domicile à l’occasion de son activité professionnelle et dans les mêmes délais qu’un salarié sur site.
TELETRAVAIL EXCEPTIONNEL
Télétravail occasionnel
La mise en place exceptionnelle du télétravail pourra être accordée pour répondre à une situation personnelle exceptionnelle et temporaire répondant à une préconisation de la médecine du travail, une contrainte familiale ou personnelle exceptionnelle ou un évènement exceptionnel (conditions météorologiques dangereuses, …).
Le télétravail pourra être imposé par l’entreprise pour permettre la poursuite de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés dans le cas d’une menace d’épidémie ou autre cas de force majeure ou cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement. .
DISPOSITIONS FINALES
Durée et Entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an et s’appliquera à compter du 1er octobre 2020. Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme, soit le 30 Septembre 2021.
Renouvellement
Les parties conviennent de se revoir dans un délai de 2 mois avant l’expiration du présent accord, en vue de discuter de son éventuel renouvellement.
Dans ce cas, les dispositions du présent accord seront reconduites pour une même durée, au terme de laquelle elles cesseront de plein droit de produire leurs effets. A cette date, le présent accord ne continuera pas à produire ses effets en tant qu’accord à durée indéterminée.
Révision
Dans le cas où la législation relative aux thèmes de cet accord serait modifiée, les signataires se réuniront pour envisager toute modification du présent accord rendue et jugée nécessaire.
En outre, le présent accord pourra être révisé à tout moment, pendant la période d’application par accord entre les parties.
En particulier, les signataires conviennent de se rencontrer au plus tard fin février 2021 afin de partager un bilan de la mise en œuvre de ces dispositions et le cas échéant négocier les améliorations à apporter. Les critères d’analyse de ce bilan seront préalablement présentés en CSE.
La Partie qui souhaite réviser le présent Accord à une date autre que celle convenue au paragraphe précédent informera l’autre Partie signataire de son souhait, par email et/ou par lettre recommandée avec accusé de réception, en précisant les dispositions de l’Accord dont elle souhaite la révision et ses propositions de remplacement.
Une réunion de négociation sera organisée à l’initiative de la Direction dans les deux mois qui suivront la première présentation de cette lettre, sauf circonstances légitimes qui permettraient de justifier d’un délai supérieur.
Notification, Publicité et Dépôt
Le présent accord sera notifié par la société au représentant du personnel, secrétaire du CSE signataire.
La Société procédera au dépôt du présent Accord : En un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulon ; Et sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail.
Enfin, le présent Accord sera diffusé dans la Société par voie d’affichage sur les panneaux de la Direction et sur l’intranet de la Société.
Fait à La Garde, le 1er Octobre 2020.
Secrétaire du CSEDirectrice des Ressources Humaines
