ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX TEMPS DE DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET AUX FRAIS DE REPAS ET D’HEBERGEMENT LORS DE DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS
Entre :
La société La Fromagée Jean-Yves Bordier, dont le siège est à Noyal sur Vilaine (35531) 2 rue Julien Neveu, immatriculée au RCS de Rennes sous le numéro 304 454 150, représentée par _____________, en sa qualité de Gérant, D'une part, et Les membres titulaires du Comité Social et Economique ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles en date du 28 novembre 2023. D'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Il est apparu nécessaire de repréciser et de réadapter certains principes concernant la prise en compte des temps de déplacement et les modalités de remboursement des frais de repas et d’hebergement lors des déplacements professionnels des salariés de la Société. Ces modifications doivent permettre à la fois de mieux répondre aux besoins et nouveaux modes de fonctionnement de l’entreprise, pour faire face aux enjeux d’aujourd’hui et de demain, tout en offrant aux salariés plus de clarté, de souplesse, d’équité et de garanties, au niveau de la gestion des temps et des frais de déplacement professionnels. Le présent accord a donc pour objet de redéfinir, de manière uniforme, les règles applicables en la matière en :
Etablissant des règles communes, formalisant mieux et harmonisant les pratiques ;
Instaurant des règles précises et uniformes, visant à prendre en compte la contrainte qu’est susceptible de représenter un déplacement professionnel ;
Respectant un cadre légal et cohérent avec la mission et les valeurs de l’entreprise : règles transparentes, claires, pour tous ;
Promouvant des bonnes pratiques en termes d’organisation des déplacements.
En conséquence, le présent accord annule et se substitue à l’ensemble des usages, pratiques ou accord mis en œuvre avant son entrée en vigueur, sur les thèmes qu’il traite. Ses dispositions ne peuvent non plus se cumuler avec d'autres dispositions ayant le même objet, relevant d’autres accords collectifs, actuels ou futurs, ou de textes généraux législatifs ou réglementaires. Les dispositions du présent accord, se substitueraient alors ou dérogeraient à celles éventuellement applicables en vertu d’autres normes conventionnelles. Au terme de ce processus de négociation, il a été convenu le présent accord conclu en application de l’article L 2232-25 du code du travail, les négociations s’étant déroulées dans le respect des principes posés par l’article L. 2232- 25- 1, L 2232-29 et L 2232-29-1 du code du travail.
Chapitre 1 – Dispositions générales
Article 1.1 - Déroulement et contexte de la négociation La négociation a porté sur les nouvelles modalités de prise en charge des temps de déplacement et des frais de repas et d’hebergement lors des déplacements professionnels en remplacement des dispositions anciennes, devenues inadaptées et insuffisamment claires et équitables entre les salariés. Il a été tenu compte des spécificités des activités ainsi que des principes évoqués en préambule, pour redéfinir de nouvelles règles correspondant aux dispositions du présent accord. Les représentants du personnel qui ont participé à la négociation de cet accord reconnaissent donc avoir reçu toutes les informations utiles à la négociation du présent accord ainsi que la réponse à leurs différentes questions et la prise en compte de leurs exigences minimales. Ils reconnaissent la pertinence des dispositions du présent accord comme étant de nature à être en adéquation avec les impératifs de fonctionnement et d’organisation de la société et les aspirations des salariés concernés. Article 1.2 - Champ d’application de l’accord Le présent accord concerne l’ensemble des salariés de l’entreprise, qu’il s’agisse de salariés dont le contrat de travail est en vigueur au jour du présent accord mais également des salariés embauchés ultérieurement, en CDI et en CDD, à temps complet et à temps partiel.
Chapitre 2 – Dispositions relatives aux modalités de remboursement des frais de repas et d’hébergement
Article 2.1 – Définition des frais de repas et d’hébergement lors des déplacements professionnels On parle de déplacement professionnel dès lors qu’un salarié est dans l’obligation de se rendre en dehors de son lieu habituel de travail ou domicile (télétravail) pour une mission de nature professionnelle. Il peut notamment s’agir d’un rendez-vous client/fournisseur, d’un déplacement sur un autre site de l’entreprise ou d’un voyage de plusieurs jours en France ou à l’étranger, d’un déplacement pour suivre une formation. Durant ce temps, le salarié peut être amené à engager des frais car il est dans l’impossibilité de prendre son repas dans les locaux de l’entreprise/à son domicile et/ou de séjourner à son domicile.
Article 2.2 – Prise en compte des frais de repas et d’hébergement Les parties au présent accord ont souhaité responsabiliser et faire confiance aux collaborateurs quant aux montants des dépenses engagées dans le cadre de leurs déplacements professionnels. Par conséquent, les frais de repas (hors alcool) et d’hébergement des collaborateurs lors d’un déplacement professionnel seront remboursés, sur présentation des justificatifs, pour le montant réel des dépenses engagées. Les collaborateurs sont ainsi invités à engager des dépenses jugées raisonnables, en responsabilité pleine et entière, au regard des coûts qu’elles représentent pour l’entreprise et de leur impact sur ses résultats.
A titre indicatif, sont considérées comme raisonnables les dépenses maximums suivantes :
Province Paris, Lyon, Nice, Marseille, Bordeaux Petit déjeuner seul 10 euros 15 euros Repas du midi (entrée + plat + dessert / portion individuelle / hors alcool) 20 euros 25 euros Repas du soir (entrée + plat + dessert / portion individuelle / hors alcool) 25 euros 30 euros Nuit d’hôtel + petit déjeuner 130 euros 180 euros
Chapitre 3 – Dispositions relatives aux modalités de prise en compte des temps de déplacements professionnels
Article 3.1 – Temps de trajet domicile-lieu habituel de travail Les temps de trajet des collaborateurs pour se rendre de leur domicile à leur lieu habituel de travail, et en revenir, ne sont pas assimilés à du temps de travail effectif. Ils ne sont donc pas rémunérés comme tels et n’ouvrent droit à aucune contrepartie, et ce quelle qu’en soit la durée. Article 3.2 - Temps de déplacement domicile-lieu inhabituel de travail Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-4 du Code du travail, lorsque des collaborateurs sont amenés à se rendre, depuis leur domicile, sur des sites différents de leur lieu habituel de travail, les temps de déplacement, lorsqu’ils excèdent leur temps habituel de trajet domicile-travail, doivent faire l’objet d’une contrepartie soit sous forme de repos, soit sous forme financière. Ces temps de déplacement ne constituent pas du temps de travail effectif.
Le temps habituel de trajet domicile-lieu habituel de travail se calcule en utilisant le temps de trajet le plus rapide indiqué par le site de référence Via Michelin pour les déplacements en voiture (sont donc exclus les évènements exceptionnnels rendant le temps de trajet plus longs tels que notamment les accidents, les embouteillages, les conditions météorologiques difficiles...) Si un point de rencontre pour covoiturage est organisé à l’initiative des salariés sur le lieu habituel de travail, le temps de déplacement sera bien considéré comme du temps de déplacement professionnel exclu du temps de travail effectif. A l’inverse, si le départ du déplacement se fait au départ de l’entreprise car les salariés sont obligés de passer par l’entreprise pour récupérer du matériel, une voiture…, le temps de déplacement sera considéré comme du temps de travail effectif (cf article 3.3).
Salariés hors forfait jours
Dans ce cadre, pour les collaborateurs qui ne sont pas au forfait jours, il est convenu les dispositions suivantes pour les temps de déplacement qui excèdent le temps habituel de trajet domicile-lieu de travail habituel des collaborateurs : Ils doivent faire l’objet d’une saisie spécifique par le manager, dans l’outil de gestion des temps, pour être clairement identifiés ; Ils sont exclus du temps de travail effectif et ne sont donc pas pris en compte pour le calcul du seuil de déclenchement des heures supplémentaires. Les déplacement professionnels auront la contrepartie suivante :
La part du déplacement professionnel
correspondant à l’horaire de travail habituel, conformément aux dispositions de l’article L3121-4 du Code du travail, sera intégralement pris en compte dans les compteurs d’heures hebdomadaires/annuels des collaborateurs, sous un code et une dénomination spécifique dans l’outil de gestion de temps, afin d’entrainer aucune réduction de rémunération ;
La part du déplacement professionnel
réalisé en dehors de l’horaire de travail, sera pris en compte dans les compteurs d’heures hebdomadaires/annuels des collaborateurs, sous un code et une dénomination spécifique dans l’outil de gestion de temps, et fera l’objet d’une contrepartie en repos, équivalente en temps à la part du déplacement réalisé en dehors de l’horaire de travail, sous déduction du temps de trajet habituel réalisé par le salarié entre son domicile et son lieu de travail habituel. Cette contrepartie en repos sera concrétisée via une récupération ou un aménagement horaire, selon les possibilités propres à chaque statut.
Salariés au forfait jours
Pour rappel, les salariés en forfait-jours sont exclus de certaines règles relatives au temps de travail et notamment, ils ne sont pas soumis à la réglementation relative aux durées maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires. En revanche, ils sont concernés par dispositions de l’article L. 3121-4 du Code du travail. Ainsi, ils doivent en principe eux aussi bénéficier d’une contrepartie financière ou en repos dès lors qu’ils effectuent un temps de trajet excédant le temps normal de trajet entre leur domicile et leur lieu habituel de travail. Dans une logique de simplification, et en cohérence avec l’esprit du forfait jours, il est convenu que les temps de déplacement qui excèdent le temps habituel de trajet domicile-lieu de travail habituel des collaborateurs au forfait jours sont totalement assimilés à du temps de travail effectif. La réalisation de ces trajets donnera donc lieu à décompte de journées ou demi-journées de travail dans le respect des règles relatives aux repos des salariés en forfait-jours. Article 3.3 - Temps de déplacement entre deux lieux de travail Le temps de trajet pour se rendre d’un lieu de travail à un autre (entre deux sites, entre un site et un lieu de rendez-vous client/fournisseur etc.) constitue du temps de travail effectif.
Chapitre 4 – Bonnes pratiques relatives aux déplacements de déplacement
Article 4.1 – Rappels des durées maximales de travail et des temps de repos Les temps de déplacement visés à l’article 3.2 du présent accord, ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif, et n’ont donc pas à être comptabilisés pour vérifier si les durées maximales de travail et les repos obligatoires ont été respectés. Toutefois, quelle que soit la typologie du déplacement, la Direction et les représentants du personnel ont souhaité insister sur l’importance de respecter ces dispositions en prenant en considération le temps de travail + le temps de déplacement (même lorsqu’il n’est pas considéré comme temps de travail effectif) dans l’organisation du travail. Cela, d’une part, d’un point de vue sécurité, notamment lorsque les déplacements sont effectués en voiture, et d’autre part pour veiller à l’équilibre vie professionnelle, personnelle et familiale de chacun. Pour rappel, ces dispositions sont les suivantes :
Ouvriers,
Employés,
Agents de maitrise
Cadres
Temps de repos quotidien
11h entre deux jours de travail 11h entre deux jours de travail
Temps de pause
20 min dès 6h de travail effectif 20 min dès 6h de travail effectif
Durée maximale quotidienne
10h de travail effectif 13h de travail effectif
Durée maximale hebdomadaire
48h de travail effectif 48h de travail effectif Article 4.2 – Bonnes pratiques relatives à l’organisation des déplacements
Penser à intégrer les temps de déplacement dans l’organisation de la semaine de travail
Privilégier les réunions en Visioconférence ;
Privilégier le covoiturage avec un point de rencontre sur le trajet plutôt qu’un détour ;
Favoriser les lieux de réunions centraux par rapport aux participants pour les réunions en présentiel pour limiter les temps de déplacement des uns et des autres.
Article 4.3 – Focus sur les bonnes pratiques en cas de déplacement en voiture
Prendre une pause d’au moins 10min toutes les 2 heures ;
Lorsque le temps de déplacement en voiture est supérieur à 5 heures sur la journée, privilégier de dormir sur place ou organiser le temps de présence sur site pour que la somme temps de travail + le temps de déplacement respecte les dispositions règlementaires cités en 4.1 ;
Veiller à bénéficier d’un temps de repos d’au moins 11 heures entre deux journées de travail.
Article 4.4 – Focus sur les bonnes pratiques en cas de déplacement en transport en commun Il est convenu de responsabiliser au maximum les collaborateurs, et leurs managers, quant aux temps d’attente jugés nécessaires et la nécessité de travailler ou non durant ces temps d’attentes, et les temps de transport en commun. A titre indicatif, ci-après des temps d’attente jugés « cohérents » dans un contexte normal :
Entre 20 et 30 min d’avance avant l’heure de départ du train ;
Entre 45 min et 1h d’avance avant l’heure d’embarquement de l’avion.
Chapitre 5 – Dispositions relatives à l’accord
Article 5.1 – Durée
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à compter du 01/04/2024.
Article 5.2 – Suivi
Afin d’examiner l’application du présent accord et ses éventuelles difficultés de mise en œuvre, il est créé une commission de suivi composée des membres du CSE. Cette commission de suivi se réunira, à l’initiative de la Direction, une première fois dans l’année suivant l’entrée en vigueur de l’accord, puis, une fois tous les deux ans, à l’initiative de l’une des parties. Ces réunions donneront lieu à l’établissement d’un procès-verbal par la Direction. Une fois adopté par la majorité des membres présents de la commission, il pourra être publié sur les panneaux d’affichage réservés aux représentants du personnel ainsi que sur l’intranet de l’entreprise, le cas échéant.
Article 5.3 – Révision et dénonciation
Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L 2261-7-1 et suivants du Code du travail.
Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation dans les conditions prévues aux articles L 2261-9 et suivants du Code du travail. Article 5.4 – Publicité et dépôt Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacun des signataires. A l’initiative de la Direction :
le présent accord donnera lieu à dépôt en ligne par l’intermédiaire de la plateforme de téléprocédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de RENNES.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel, et copie sera remise aux représentants du personnel.
