- L’Association MSAIS (Missions de soutien, d’Accompagnement et d’Intervention Sociale) Siège Social 1, Boulevard Vladimir 17100 SAINTES Cedex Représentée par le Responsable de l’Association
Et d’autre part,
L’élu titulaire du CSE collège cadre, représentant 46,6% des suffrages exprimés lors des élections professionnelles du 21 janvier 2022
L’élu titulaire du CSE collège employé, représentant 87,5% des suffrages exprimés lors des élections professionnelles du 21 janvier 2022
Il a été convenu ce qui suit :
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE4
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD5
ARTICLE 2 : CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL5
2.1 : Le principe de volontariat et de réversibilité5 2.2 : Eligibilité5
ARTICLE 3 : MODES D’ORGANISATIONS CLASSIQUES DU TELETRAVAIL7
3.1 : Principes généraux7 3.2 : Télétravail avec jours fixes par semaine8 3.3 : Télétravail avec volume annuel de jours flottants8
ARTICLE 4 : MODE D’ORGANISATION EXCEPTIONNEL DU TELETRAVAIL9
ARTICLE 5 : PROCEDURE DE MISE EN PLACE9
5.1 : Candidature et réponse de l’employeur9 5.2 : Formalisation de la réponse de l’employeur9 5.3 : Période d’adaptation10
ARTICLE 6 : DUREE DU TELETRAVAIL10
6.1 : Durée initiale10 6.2 : Suspension du télétravail10 6.3 : Fin du télétravail10
ARTICLE 7 : MODALITES ET ORGANISATION DU TELETRAVAIL11
7.1 : Lieu d’exercice du télétravail11 7.2 : Temps de travail11 7.3 : Déplacements11 7.4 : Charge de travail12 7.5 : Attestations12 7.6 : Equipements12
ARTICLE 8 : DROITS ET OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR13
8.1 : Egalité de traitement13 8.2 : Sensibilisation et formation au télétravail13 8. 3 : Electorat et éligibilité14 8. 4 : Santé et sécurité au travail14 8.5 : Respect de la vie privée14 8.6 : Protection des données14
ARTICLE 9 : Durée et entrée en vigueur15
ARTICLE 10 : Suivi de l’accord15
ARTICLE 11 : Révision15
ARTICLE 12 : Formalités d’agrément et de dépôt15
PREAMBULE
Mi-mars 2020, dans le cadre de l’Etat d’urgence sanitaire et afin d’assurer la mission de service confiée, MSAIS a déployé le travail à distance de manière massive sur la totalité des salariés dont l’activité le permettait.
Mi-juillet 2021, afin de procéder à une mise en place rapide et à une expérimentation encadrée de télétravail, MSAIS s’est basée sur l’article L.1222-9 du Code du Travail définissant le télétravail comme : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » afin de conclure une charte sur cette thématique.
Dans un souci de dialogue social de qualité, les membres élus du Comité Social Economique ont émis le souhait de procéder à la rédaction d’un accord d’entreprise sur le sujet et ont donc procédé à des négociations début d’année 2024.
Les parties signataires du présent accord réaffirment à travers ce texte la volonté de favoriser :
L’accès du plus grand nombre de salariés au télétravail,
Une certaine souplesse d’organisation au sein des services afin de prendre en compte leurs spécificités et la diversité des situations professionnelles,
Le maintien d’un esprit d’appartenance à l’entreprise et de lien de collaboration entre l’ensemble de ses composantes.
ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Sont concernés par la présente charte :
Tous les salariés de l’association MSAIS
ARTICLE 2 : CONDITIONS D’ACCES AU TELETRAVAIL
2.1 : Le principe du volontariat et de réversibilité
Le télétravail est une faculté ouverte aux salariés, il revêt un caractère volontaire et ne saurait être une obligation. Il est à l’initiative du salarié et requiert l’acceptation formelle de l’employeur. Le télétravail repose également sur le principe de réversibilité à l’initiative du salarié ou de l’employeur selon les modalités prévues dans le présent accord à l’article 6.3.
2.2 : Eligibilité
MSAIS fait le choix de permettre à tous les collaborateurs d’avoir accès au télétravail. Cependant, il convient que le collaborateur en faisant la demande valide un certain nombre de critères. En effet, le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite la maitrise de certaines aptitudes individuelles et qualités professionnelles (capacités de reporting, respect des consignes…).
Incompatibilité du fait de certaines missions
Certaines missions exigent par nature une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise (par exemple) :
Numérisation / réception et envoi de Courriers / Impressions ;
Accueil physique…
La nécessité de mise en œuvre de ces missions peut de fait amener le responsable de service à refuser l’accès (total ou partiel) au télétravail à un ou plusieurs collaborateurs de son service.
Conditions tenant au salarié
Les critères suivants sont cumulatifs, ils sont appréciés par le responsable de service qui devra compléter une fiche d’éligibilité pour les membres de son équipe demandant à bénéficier du télétravail :
Etre titulaire d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée (exclusion des stagiaires et des contrats en alternance exigeant par nature une présence dans l’unité de travail car il s’agit d’un élément essentiel de leur apprentissage) ;
Justifier d’une ancienneté minimale de six mois sur le poste occupé ;
Disposer d’une capacité d’autonomie (notamment dans la gestion de son temps de travail) ainsi que d’une maîtrise suffisante du poste occupé ;
Faire preuve d’une productivité suffisante ;
Maîtriser les applications informatiques indispensables à l’activité ;
Savoir maintenir le lien avec le collectif de travail et la hiérarchie.
Conditions tenant à la continuité de service
Un taux minimum de présence sur site devra être respecté pour certains services :
Un quota de 50% pour chaque pole du service PJM mandataires et assistantes,
Un minimum de deux salariés pour le secrétariat
Un minimum d’un salarié pour la comptabilité PJM
Conditions d’accès des collaborateurs en situation de handicap
Les collaborateurs en situation de handicap (RQTH) bénéficient de l’accès au télétravail dans les mêmes conditions que les autres collaborateurs. Sur leur demande, leur situation fera néanmoins l’objet d’une attention particulière.
Conditions d’accès des collaboratrices enceintes
Sur demande expresse de la salariée et après déclaration de sa maternité auprès du Service Ressources Humaines, le nombre de jour de télétravail possible sur une semaine pourra être augmenté après validation conjointe du Responsable de Service et du Service Ressources Humaines, ces derniers prenant en compte pour faire droit à cette demande les différentes obligations et nécessités du service et de l’entreprise.
ARTICLE 3 : MODES D’ORGANISATIONS CLASSIQUES DU TELETRAVAIL
Les parties signataires prévoit l’existence de plusieurs modes d’organisation classiques du télétravail.
3.1 : Principes généraux
Il est rappelé que le collaborateur en télétravail doit exclusivement consacrer son temps de travail à son activité professionnelle et rester à la disposition de l’employeur.
Fixation des jours de télétravail
Les collaborateurs de MSAIS doivent obligatoirement maintenir leur forme habituelle de travail (sur site ou en déplacement) à minima 3 jours par semaine quel que soit leur taux d’activité. Le télétravail est possible sur les journées du mardi, du mercredi, du jeudi ou du vendredi. Le responsable de service a la possibilité pour nécessité de service et afin favoriser le maintien des réunions en présentiel, d’imposer :
Le choix du jour à un salarié, en cas de conflit entre deux salariés souhaitant le même jour de télétravail et impliquant de ce fait le non-respect d’un quota de présence, le responsable appliquera le critère de distance la plus éloignée domicile / lieu de travail pour arbitrer,
Un jour de présence hebdomadaire obligatoire sur site pour l’ensemble de l’équipe. Cette journée est alors de fait non accessible au télétravail pour l’ensemble de l’équipe concernée.
Dans l’hypothèse où le salarié reviendrait d’une période de congés ou d’arrêt maladie supérieurs à 15 jours sur un jour de télétravail, la présence sera requise sur site le premier jour de reprise afin de favoriser la bonne communication des dossiers avec le service et/ou le remplaçant.
Télétravail en journée complète ou demi-journée
L’accès au télétravail est ouvert en journée ou demi-journée. La prise d’une demi-journée de télétravail est comptabilisée comme une journée entière prise, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas avoir pour effet de porter le nombre de jours au-delà de 2 par semaine ou d’augmenter le forfait de jours flottants. Afin de favoriser les liens au sein de l’entreprise, il est impératif que chaque salarié mette également à jour l’agenda électronique à sa disposition avec sa présence sur site ou en télétravail.
Délais de prévenance
Lorsque le contexte le nécessite, le salarié pourra être amené à ne pas effectuer une ou plusieurs journées de télétravail de sa propre initiative ou à la demande de son responsable. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles ou d’impératifs de service, un délai de prévenance de 48 heures ouvrés devra être respecté afin de permettre au salarié ou au responsable de s’organiser en conséquence. Cette information sera communiquée par mail à la (ou aux) personne(s) concernée(s) en cas de suspension à l’initiative de l’employeur et sous la même forme à l’intention du responsable de service et du cadre de service, le cas échéant, en cas de suspension à l’initiative du salarié. Que ce soit du fait de l’employeur ou du salarié, tous les jours de télétravail annulés et ce, peu importe le motif, ne donnent pas lieu à un report du jour.
Formation et réunion
D’une façon générale, l’accomplissement des missions et les nécessités de service (réunions en présentiel, travail sur site..) sont prioritaires à l’accomplissement d’une journée de télétravail même préalablement programmée. Le départ en formation ou en réunion organisées en présentiel prime sur une journée de télétravail. En cas de formation en distanciel et afin de favoriser la concentration, il est autorisé après accord du responsable d’être positionné en télétravail peu importe le jour de la semaine afin de suivre cette session. Cette disposition permet donc de cumuler sur une même journée une ½ journée de formation à distance et une ½ journée de télétravail.
3.2 : Télétravail avec jours fixes par semaine
Les collaborateurs MSAIS, volontaires pour le télétravail, non encadrant ou n’assurant pas une mission de gestion des ressources humaines bénéficient du dispositif avec, à leur choix un ou deux jours fixes de télétravail par semaine. Ces jours fixes de télétravail ne peuvent pas être positionnés sur deux jours consécutifs.
3.3 : Télétravail avec volume annuel de jours flottants
Un dispositif spécifique est prévu pour les personnels assurant des fonctions d’encadrement (Cadre de service, et Responsable de la structure) ou des missions en lien avec la gestion des ressources humaines (Responsable RH et comptabilité).
Ces personnels disposent d’un volume annuel de 60 jours flottants. Les jours octroyés dans le cadre de ce dispositif peuvent ne pas être pris en totalité sur une année pour des raisons de service ou par choix des intéressés. Ils ne pourront pas faire l’objet d’un report sur l’année civile suivante. Afin de prendre en compte les impératifs du service, la pose des jours flottants s’inscrit dans une planification concertée avec le responsable du collaborateur Ces jours flottants de télétravail ne peuvent pas être positionnés sur deux jours consécutifs.
ARTICLE 4 : MODE D’ORGANISATION EXCEPTIONNEL DU TELETRAVAIL
MSAIS prévoit également la possibilité de recourir au télétravail occasionnel. Celui-ci a vocation à répondre à des situations d’urgence rendant impossible le déplacement ou l’exercice de l’activité sur le lieu de travail (intempéries, travaux dans les locaux de la caisse, crises sanitaires…).
Dans ce cas, sur demande expresse de la Direction pour assurer la sécurité des biens et des personnes, un ou plusieurs ou tous les collaborateurs d’un service, d’un site voire de toute l’entreprise peuvent être placés en télétravail sans formalisation écrite et ce, selon des modalités et une durée à définir en fonction des circonstances.
ARTICLE 5 : PROCEDURE DE MISE EN PLACE
5.1 : Candidature et réponse de l’employeur
Chaque année, la procédure pour bénéficier du télétravail sera la suivante :
Remise d’un formulaire de demande d’accès au télétravail au salarié qui en a fait la demande ;
Remise du formulaire complété par le salarié à l’encadrement ;
Acceptation ou refus formulé et motivé par l’employeur ;
Mise en place progressive du télétravail en fonction des possibilités de matériel informatique
5.2 : Formalisation de la réponse de l’employeur
La réponse de l’employeur fera systématiquement l’objet d’un écrit.
Concernant l’acceptation, elle sera formalisée par un courrier précisant les jours de télétravail ainsi que la période d’autorisation.
Le refus sera motivé au regard de l’évaluation faite par le Responsable et conformément aux dispositions de l’article 2.2 du présent accord.
5.3 : Période d’adaptation
Afin de s’assurer que le télétravail réponde aux attentes et contraintes tant du salarié que de l’employeur, la mise en œuvre du télétravail donnera lieu à une période d’adaptation de trois mois qui débutera à compter du 1er jour télétravaillé.
Pendant cette période, il pourra être mis fin à la situation de télétravail, à tout moment, par l’une ou l’autre des parties, à condition qu’elle notifie sa décision motivée par écrit à l’autre partie et qu’elle respecte un délai de prévenance d’une semaine.
Par ailleurs, au début du 3ème mois d’exercice du télétravail, un entretien de bilan sera formalisé avec le responsable hiérarchique et à son initiative. Cet entretien permettra de statuer sur la poursuite ou non du télétravail au-delà du 3ème mois et ce, à partir d’éléments objectifs et de niveau de productivité (individuel et selon le fonctionnement du service).
ARTICLE 6 : DUREE DU TELETRAVAIL
6.1 : Durée initiale
L’autorisation de télétravail est accordée pour une année civile du 1er janvier au 31 décembre. A titre transitoire pour l’année de mise en place du présent accord, l’autorisation sera octroyée du 1er septembre au 31 décembre 2024.
6.2 : Suspension du télétravail
En respectant le délai de prévenance de 48 heures ouvrés, l’encadrement peut suspendre provisoirement pour raisons de service, le télétravail de tout ou partie de son équipe (cf. article 3.1).
En cas de problème technique (de connexion notamment), le télétravailleur devra avertir immédiatement l’encadrement de MSAIS qui appréciera les mesures à prendre en fonction du contexte. Si nécessaire, le responsable est habilité à exiger le retour immédiat du collaborateur sur son lieu habituel de travail.
En cas de changement de domicile et/ou d’événement majeur (incendie, inondation…), le télétravail est suspendu dans l’attente de l’établissement des nouvelles attestations de l’assureur et de conformité électrique.
6.3 : Fin du télétravail
L’employeur comme le salarié peuvent décider de mettre fin au télétravail à tout moment et par écrit moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois.
Le salarié pourra mettre fin à la période de télétravail sans motif particulier.
A contrario, l’employeur devra motiver la fin de la période de télétravail par notamment :
La perte d’une des conditions d’éligibilité fixée dans l’article 2.2 de la présente charte ;
Le non-respect des modalités d’organisation du télétravail prévues par l’article 6 ;
Les nécessités de service.
En cas de changement de poste de travail, l’autorisation de télétravail prend fin automatiquement pour respecter les critères d’éligibilité notamment l’autonomie et la maîtrise suffisante du poste décrits dans l’article 2.2.
Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, quels qu’en soient la durée et les motifs, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.
ARTICLE 7 : MODALITES ET ORGANISATION DU TELETRAVAIL
7.1 : Lieu d’exercice du télétravail
Il est rappelé que le télétravail est un mode d’organisation du travail permettant au salarié de réaliser son activité en dehors des locaux de l’entreprise. Les parties conviennent de définir le lieu d’exercice du télétravail comme étant la résidence principale déclarée et pour laquelle l’attestation de l’assureur est communiquée.
7.2 : Temps de travail
En télétravail, l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail est applicable dans l’ensemble de ses mesures. Les outils de pointage et de gestion des absences mis à disposition des collaborateurs doivent impérativement être utilisés dans les conditions habituelles.
Afin de respecter l’équilibre vie privée / vie professionnelle, l’employeur met en place des plages horaires d’accessibilité, il pourra ainsi contacter le collaborateur en télétravail sur les plages fixes prévues dans l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail.
7.3 : Déplacements
En cas de déplacement imposés par la fonction, la journée ou demi-journée de télétravail ne sera pas maintenue. Si le déplacement a lieu sur une demi-journée, il est autorisé au salarié de prendre la demi-journée restante en télétravail.
7.4 : Charge de travail
La charge de travail est identique à celle existante sur le site de MSAIS.
Le contrôle de l’activité s’effectuera par l’encadrement via les outils de travail habituels, connus des salariés.
7.5 : Attestations
Afin de pouvoir bénéficier du télétravail, le salarié devra fournir au service Ressources Humaines, et ce avant la mise en place effective du télétravail :
Une attestation sur l’honneur précisant qu’il dispose d’un accès internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile ;
Une attestation sur l’honneur de la conformité aux normes de sécurité des installations électriques de l’espace dédié au télétravail ;
Une attestation provenant de son assureur, au titre de sa multirisque habitation, indiquant que ce dernier a pris acte du fait que le salarié exerçait une activité de télétravail à son domicile en tant que salarié.
7.6 : Equipements
L’employeur met à la disposition des salariés les outils nécessaires à l’exercice du télétravail, un formulaire spécifique devra être signé par le salarié avant de récupérer le matériel :
un poste de travail informatique nécessaire à la pratique de l’activité ;
une ligne téléphonique professionnelle en cas de de nécessité de service et d’appels externes (entrants et / ou sortants hors institution) ;
des fournitures de bureau.
L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni.
Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel ainsi mis à disposition.
La totalité des équipements demeure l’entière propriété de l’entreprise et doit être utilisée dans un cadre strictement professionnel. Sauf accord expresse de l’employeur, le salarié ne peut utiliser un autre matériel que celui fourni par l’entreprise.
Le salarié en télétravail est responsable de l’intégrité du matériel mis à disposition et des données qui y sont stockées. Il s’engage à respecter les règles fixées en matière de confidentialité et de sécurité informatique.
ARTICLE 8 : DROITS ET OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR
8.1 : Egalité de traitement
Le passage en télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.
Ce dernier bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, conventionnels et locaux que les autres salariés travaillant au sein de MSAIS.
Le télétravailleur a accès, dans les mêmes conditions, aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle ainsi qu’aux possibilités d’évolution de carrière.
Il bénéficie des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés, de l’information diffusée par les instances représentatives du personnel, et peut exercer un mandat de représentation du personnel.
La journée de télétravail ouvre droit à l’attribution de chèques déjeuners.
8.2 : Sensibilisation et formation au télétravail
Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.
L’ensemble des salariés sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
8. 3 : Electorat et éligibilité
Le télétravailleur bénéficie des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés et peut exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en terme de crédit d’heures. Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.
8.4 : Santé et sécurité au travail
L’employeur et le télétravailleur s’engagent à respecter les règles de prévention des risques professionnels applicables au sein de MSAIS.
Le télétravailleur bénéficie, comme les salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, de la législation relative aux accidents du travail. En cas d’accident dans le cadre du télétravail, il lui appartient de déclarer dans les délais impartis et de faire constater par tous les moyens possibles les circonstances exactes de l’accident dont il a été victime. Le traitement de cette déclaration par la MSA se fait de la même façon que pour un accident survenu dans les locaux de la MSA.
Les collaborateurs en situation d’arrêt de travail ne sont pas éligibles au télétravail.
Concernant les personnels dont le poste est télétravaillable et sur leur demande uniquement, des difficultés ou restrictions consécutives à un état de santé peuvent justifier d’un aménagement de poste faisant appel à une pratique exceptionnelle du télétravail. Ces situations doivent être signalées au Service Ressources Humaines qui recueillera l’avis et les préconisations du Médecin du Travail.
8.5 : Respect de la vie privée
L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile.
Comme précisé dans l’article 7.2 relatif au temps de travail du présent accord, des plages horaires d’accessibilité sont définies en lien avec l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail. En dehors de ces plages, le télétravailleur ne saurait être contacté.
8.6 : Protection des données
L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.
Comme évoqué dans l’article 7.6 relatif aux équipements, tous les salariés en télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur, et en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise à son domicile.
ARTICLE 9 : Durée et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entrera en vigueur sous réserve de son agrément au 1er octobre 2024.
ARTICLE 10 : Suivi de l’accord
Annuellement, sur demande du Comité Sociale Economique, une réévaluation de la liste des activités non éligibles prévues à l’article 2.2 sera effectuée. En cas de changement, cette liste sera soumise pour avis au CSE et fera l’objet d’un avenant au présent accord.
ARTICLE 11 : Révision
Le présent accord pourra faire l’objet de révision par l’employeur et les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’organisme, dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail. Toute demande de révision sera obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle.
ARTICLE 12 : Formalités d’agrément et de dépôt
Cet accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévues par la loi.
Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, de publicité et de dépôt conformément à la réglementation en vigueur.
Fait à Saintes, le 3 Septembre 2024 en 4 exemplaires originaux.
