Le présent protocole a pour objectif de fixer les modalités des élections pour le renouvellement du Comité Social et Economique (ou CSE) de la société NORMA DISTRIBUTION France SAS. Il a été convenu que ces élections seront organisées par voie électronique, suivant les modalités décrites dans la Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) signée le 06 octobre 2023.
Les organisations syndicales intéressées à la présente négociation ont été convoquées, par courrier envoyé en recommandé avec accusé réception le 19 septembre 2023.
Article 1 : date et heure des élections
Les élections des Délégués du Personnel au CSE se dérouleront pour le premier tour du 16 novembre 2023 à compter de 10h au 21 novembre 2023, 16h.
Le second tour, le cas échéant, se déroulera du 30 novembre 2023 à compter de 10h au 05 décembre 2023, 16h.
Article 2 : effectif de l’entreprise, nombre de sièges à pourvoir, collèges électoraux et répartition du personnel entre les collèges
Effectif de l’entreprise
L’effectif de l’entreprise, apprécié à la date du 1er tour de scrutin, s’élève à 39.20 salariés, calculé selon les règles légales de décompte des effectifs.
Nombre de sièges à pourvoir (rappel de l’article R. 2314-1 du Code du travail)
Le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE à élire, compte tenu de l’effectif, est de 2 titulaires et 2 suppléants.
Répartition du personnel entre les collèges
La répartition, dans les collèges électoraux, du personnel votant inscrit sur les listes électorales est faite de la façon suivante :
Votent dans le premier collège les membres du personnel non cadres, classés du coefficient 155 au coefficient 395 inclus.
Votent dans le second collège les membres du personnel cadres.
Répartition des sièges entre les catégories
Il est convenu entre les parties de répartir les sièges de la façon suivante :
Collège 1 : 1 titulaire – 1 suppléant
Collège 2 : 1 titulaire – 1 suppléant
Article 3 : représentation équilibrée entre les femmes et les hommes
En application de l’article L. 2314-13 du Code du travail, une représentation équilibrée des femmes et des hommes doit être assurée au sein des instances représentatives. Pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats doivent par conséquent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
La proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège est la suivante :
Collège 1 :
Nombre d’inscrits sur la liste électorale : 12 salariés Nombre de femmes : 7 => proportion de femmes dans le collège 1 = 58.33 % Nombre d’hommes : 5 => proportion d’hommes dans le collège 1 = 41.67 %
Collège 2 :
Nombre d’inscrits sur la liste électorale : 26 salariés Nombre de femmes : 6 => proportion de femmes dans le collège 2 = 23.08 % Nombre d’hommes : 20 => proportion d’hommes dans le collège 2 = 76.92 %
Ainsi, les listes de candidatures devront comporter compte tenu des règles d’arrondis:
Collège 1 :
1 siège réparti comme suit : 1 X 58.33 /100 = 0.58 soit 1 femme et 1 X 41.67 /100 = 0.42 soit 0 homme, compte tenu des règles d’arrondi.
Collège 2 :
1 siège réparti comme suit : 1 X 23.08 /100 = 0.23 soit 0 femme et 1 X 76.92 /100 = 0.77 soit 1 homme, compte tenu des règles d’arrondi.
Les listes devront être présentées de la manière suivante : Pour le collège 1 : 1 femme Pour le collège 2 : 1 homme
Article 4 : heures de délégation
Le nombre d'heures de délégation dont bénéficie chaque mois l'ensemble de la délégation est défini conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, soit 10 heures mensuelles par titulaire.
Les membres de la délégation peuvent répartir, entre eux, titulaires et suppléants confondus, tout ou partie du crédit d'heures dont bénéficie, chaque mois, la délégation. La répartition effectuée devra être communiquée chaque mois à la Direction de la société afin que chacun bénéficie de la prise en charges des heures de délégation effectuées.
Article 5 : critères de l’électorat *
Pour être électeur, un salarié doit être âgé d’au moins 16 ans, avoir travaillé au moins 3 mois dans l’entreprise, ne pas avoir fait l’objet d’une interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques, et ne pas représenter l’employeur (c'est-à-dire détenir une délégation particulière d’autorité établie par écrit ou représenter l’employeur devant les instances représentatives du personnel).
Les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure sont électeurs s’ils répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour :
être âgé de 16 ans révolus ;
avoir la capacité électorale ;
être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus ;
choisir d’exercer son droit de vote dans l’entreprise de mise à disposition.
Article 6 : critères d’éligibilité *
Pour être éligible, un salarié doit être électeur, âgé d’au moins 18 ans, avoir travaillé au moins un an dans l’entreprise, ne pas être conjoint, partenaire lié par un PACS, concubin, descendant, ascendant, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur, ne pas avoir fait l’objet d’une interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques, et ne pas représenter l’employeur.
Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.
*Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et suivants du Code du Travail et L.2324-19 et suivants du Code du Travail.
Article 7 : liste électorale
La liste électorale, établie par l’employeur pour chaque collège, sera affichée dans chaque établissement et diffusée par mail au plus tard le
jeudi 26 octobre 2023.
Elle précise les nom et prénom des électeurs, leur collège. Les éléments nécessaires à la vérification des conditions d’électorat ou d’éligibilité pourront être consultés au Service Ressources Humaines et comprendront le nom et le prénom, la date de naissance, la date d’entrée du salarié dans l’entreprise ainsi que le poste occupé.
La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.
Article 8 : listes de candidats
Il est rappelé que le 1er tour est réservé aux organisations syndicales mentionnées au premier et deuxième alinéa de l’article L. 2314-15 du code du travail et que les candidatures sont libres en cas d’éventuel 2nd tour.
Constitution des listes de candidats
Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de siège à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.
Les listes de candidatures, établies par collège, doivent préciser :
s’il s’agit du 1er ou du 2nd tour des élections,
le cas échéant, pour le 1er tour, le nom de l’organisation syndicale,
s’il s’agit de la liste des titulaires ou des suppléants,
le nom et prénom du candidat, contresigné par l’intéressé.
L’ordre de présentation des candidats dans la liste est celui dans lequel apparaissent les candidats au sein de la liste déposée.
Dépôt des listes et affichage
Les listes de candidats doivent être déposées auprès du service Ressources Humaines, par e-mail à mailgroup.fr-rh@normagroup.com avant le 30 octobre 2023 à 12h pour le 1er tour et avant le 24 novembre 2023 à 12h pour le 2nd tour.
L’affichage des listes sera effectué par la Direction à compter du lundi 30 octobre 2023 selon l’annexe 1 au présent protocole.
Propagande électorale et logos des listes de candidats
Tout tract sera distribué aux horaires d’entrée et de sortie du personnel à compter du 30 octobre 2023 12h à l’entrée des établissements. Il est toutefois rappelé que la distribution de propagande sur les postes de travail est formellement interdite. Les professions de foi de chaque liste présentée seront affichées sur le site de vote sécurisée du prestataire retenu pour la fourniture du site de vote en ligne. Celles-ci devront respecter les prérequis suivants :
format PDF de 2 Mo au maximum ;
1 page A4 recto verso ;
couleur ou noir et blanc.
Par ailleurs, les listes déposées peuvent être accompagnées d’un logo qui sera affiché sur le site de vote sécurisé. Dans ce cas, le logo doit respecter les prérequis suivants :
format png ;
taille de 200 pixels x 200 pixels.
Professions de foi et logos doivent être déposés auprès du service Ressources Humaines, par e-mail à mailgroup.fr-rh@normagroup.com avant le 30 octobre 2023 à 12h pour le 1er tour et avant le 24 novembre 2023 à 12h pour le 2nd tour.
Article 9 : le vote électronique
L’employeur a fixé par DUE en date du 06 octobre 2023 le recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages.
La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOST. Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles.
Les membres du bureau de vote disposeront d’outils de suivi des scrutins (participation et état du site de vote) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.
Article 10 : bureau de vote
Il y a un bureau de vote pour l’ensemble des élections au CSE. Il est établi pour les deux tours. Ce bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs désignés par la Direction parmi les électeurs volontaires.
L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau).
Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.
Article 11 : matériel de vote
Le prestataire adresse à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par e-mail sur l’adresse e-mail connue de l’employeur. Le matériel envoyé contient l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier. Les votants recevront les identifiants et accès 2 à 3 jours avant la date de démarrage du scrutin.
Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne font pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.
Article 12 : assistance électeurs
En cas de perte de ses moyens d’authentification, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique. Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction envoie préalablement à VOXALY-DOCAPOST un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clé du numéro de sécurité sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur. Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
Article 13 : déroulement du vote électronique
La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote communiqué auprès de l’électeur.
Le déroulement est le suivant :
l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à internet,
après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,
les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique,
l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,
le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,
l’électeur peut :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc,
le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,
l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisi sa date de naissance,
un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote,
à tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.
En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel (nom, prénom, date de naissance, code postal de domicile, clé NIR du numéro de Sécurité Sociale) avec renvoi sur l’adresse email de son choix .
Article 14 : dépouillement des scrutins
Au moment du dépouillement, il sera admis la présence d’un représentant de chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats, et/ou de tout candidat. L’employeur ou son représentant peut également assister aux opérations électorales, à condition d’observer une stricte neutralité et de n’entraver en aucune sorte la liberté de vote.
Le dépouillement des élections du CSE aura lieu pour le 1er tour le mardi 21 novembre 2023 à partir de 16h. Dans l’éventualité d’un 2nd tour, il se tiendra le 05 décembre 2023 à partir de 16h. Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site internet de vote,
déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,
calcul automatique des résultats et attribution des sièges,
téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,
impression et signature des procès-verbaux,
proclamation des résultats.
Article 15 : procès-verbaux
Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 2 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote et se voient apposer le cachet de l’employeur. Chaque liste ayant présentée des candidats peut se faire remettre une copie de ces procès-verbaux sur simple demande.
Le lendemain des élections au plus tard, les résultats sont affichés sur les voies d’affichages de l’entreprise et par email, sur les messageries professionnelles.
Les résultats du vote sont télétransmis via le dispositif du prestataire au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP). Une fois l’action réalisée, après réception de l’accusé de réception correspondant, l’employeur devra procéder au téléversement de la version scannée des procès-verbaux établis dans les quinze jours suivant la tenue des élections.
Article 16 : durée du protocole d’accord
Ce protocole vaut pour l’élection en cours et pour la durée du mandat des représentants qui y seront élus. Il est également valable pour toute élection à venir au cours du mandat (sauf dénonciation).
Article 17 : affichage du protocole
Le présent protocole, conclu uniquement pour ces élections, sera diffusé à l’ensemble des collaborateurs le lendemain de sa signature. Une copie sera également transmise aux organisations syndicales représentatives.
Fait à Croissy Beaubourg, en 4 exemplaires le 09 octobre 2023.
Pour la société, Directeur Général HR BP
Pour l’organisation syndicale, CFTC
annexe 1 - MODELE D’affichage des listes de candidats
Note de service
Elections du comité social et économique (CSE)
Le premier tour (ou le second tour) des élections aura lieu le … (date) de … heures à … heures par vote électronique via un lien internet envoyé par mail par VOXALY-DOCAPOST.
Les salariés pourront voter pour les listes et candidats suivants :
1er collège « Non cadres »
Titulaires : … (nombre) sièges à pourvoir
Suppléants : … (nombre) sièges à pourvoir
Listes de candidatures présentées par les organisations syndicales
Liste… (le nom de l’OS)
Titulaires
Suppléants
Mme … M. … Mme … M. …
Liste… (nom de l’OS)
Titulaires
Suppléants
Mme … M. … Mme … M. …
Candidatures libres (en cas de second tour)
Liste comportant plusieurs candidatures (nom de la liste le cas échéant)
Titulaires
Suppléants
Mme … M. … Mme … M. …
Candidatures individuelles
Mme … (titulaire) M. … (titulaire) M. … (suppléant) Mme … (suppléant)
Suite de l’annexe en page suivante
2d collège « Cadres »
Titulaires : … (nombre) sièges à pourvoir
Suppléants : … (nombre) sièges à pourvoir
Listes de candidatures présentées par les organisations syndicales
Liste… (nom de l’OS)
Titulaires
Suppléants
Mme … M. … Mme … M. …
Etc.
Mention pour l’affichage du premier tour : En cas de carence des organisations syndicales, si le quorum n’est pas atteint, ou si tous les sièges ne sont pas pourvus au premier tour de scrutin, un second tour aura lieu le … (date) de … heures à … heures par vote électronique. Des candidats libres pourront s’y présenter en plus des candidatures syndicales.
Fait à Croissy Beaubourg le xx/xx/xxxx La Direction de Norma Distribution France S.A.S.
