2.1 Différentes formes de télétravail 2.2 Conditions d’éligibilité 2.3 Critères d’éligibilité 2.4 Lieu d’exercice du télétravail 2.5 Nombre de jours de télétravail et nombre de télétravailleurs
Mise en place
3.1 Principe du volontariat 3.2 Passage en télétravail – avenant au contrat de travail et arrêté
Périodes d’adaptation, réversibilité et report
Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail
Conditions d’emploi et droits collectifs
Prévenir l’isolement social et maintenir le collectif de travail
Suspension du contrat de travail
Équipement de travail
Santé et sécurité
Protection des données
Durée de l’accord
Mise en œuvre
Publicité
Annexes :
Modèle avenant au contrat de travail
Modèle arrêté autorisant l’exercice du télétravail
Fiche candidature
Guide de l’ergonomie et du travail sur écran
Attestation ergonomie au poste de travail
Attestation sur l’honneur installation électrique
L’ensemble de ces pièces sont susceptibles d’évolutions selon évolution réglementaire ou besoin de l’Office.
ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE
DU TELETRAVAIL
Entre :
L’Office Public de l’Habitat de la Communauté d’Agglomération de La Rochelle, représenté par xxxxxxx, Directeur Général,
d’une part,
Et :
Le syndicat Force Ouvrière (FO), représenté par le délégué syndical, xxxxxx,
d’autre part,
PREAMBULE :
En mars 2020, la France est entrée au stade 3 de gestion de l’épidémie de COVID-19.
Afin d'endiguer cette pandémie, un dispositif de confinement a été mis en place sur l’ensemble du territoire rendant nécessaire le déploiement du télétravail en temps plein pour nombre de salariés éligibles. En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés (article L 1222-11 du code du travail modifié par Ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 - art. 21).
Nous nous sommes mobilisés et avons engagé progressivement jusqu’à 60 télétravailleurs simultanément.
Bien que les circonstances furent exceptionnelles, nous avons souhaité positiver cette expérience et établir un RETEX (RETour d’Expérience).
Si le télétravail permet de travailler différemment, il peut permettre de repenser ou d’entrevoir autrement les relations de travail (mieux gérer l’urgent et l’important, concentrer ses demandes, prendre du recul face à certaines situations, etc…) mais aussi dans certains cas, de développer des outils (création de fichiers communs, de plateformes d’échanges) et des compétences.
Il favorise également le réinvestissement des temps de transport soit en temps de travail soit en temps personnel. Il a vocation dans un cadre classique à favoriser la conciliation vie privée/vie professionnelle.
L’impact sur la santé avec moins de stress et de fatigue peut aussi se trouver renforcé par une augmentation de l’estime de soi (« s’auto-discipliner », « se faire confiance » et « s’épater »).
Le télétravail en tant que nouvelle forme d’organisation du travail permet de revisiter certaines pratiques managériales et constitue de fait un enjeu à la fois organisationnel, environnemental et plus largement, sociétal.
C’est sur ces bases que l’accord de l’Office Public de l’Habitat de la communauté d’Agglomération de la Rochelle a été construit. En effet, l’Office désire poursuivre cette démarche et proposer à son personnel le télétravail.
Il est précisé que cet accord n'a pas vocation à s'appliquer en cas de mise en œuvre d’un plan de continuité. Un régime dérogatoire est prévu dans le cadre du Plan de Continuité d’Activité d’Office.
L'article L. 1222-11 du Code du travail prévoit qu' « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ». Il s'agit de circonstances exceptionnelles extérieures à la relation de travail, et non attachées à la situation individuelle d'un ou de plusieurs salariés.
Compte tenu du contexte sanitaire sur l’année 2020, le télétravail a été mis en œuvre afin de répondre à une situation de crise et en application de notre plan de continuité d’activité.
Cet accord ne prendra effet qu’une fois que la situation au sein de l’Office le permettra.
ARTICLE 1 – DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL
La définition du télétravail est fixée par l’article L. 1222-9 du code du travail, tel qu’il est issu de l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 en son article 21. : « Sans préjudice de l'application, s'il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. … Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa…. »
L’OPH de la communauté d’Agglomération de la Rochelle met en place le télétravail sur la base des dispositifs juridiques applicables aux collectivités locales et suivant le décret n°2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature et aux articles L.1222-9, L.1222-10 et L.1222-11 du Code du travail.
Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférés dans l’exercice des missions professionnelles.
ARTICLE 2 – CHAMPS D’APPLICATION
Le présent accord a pour objectif de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail à domicile. Il vise aussi à en définir et à garantir au personnel concerné des conditions de travail adaptées.
Pour les raisons évoquées ci-dessous, sont exclus de ce dispositif :
Les stagiaires, titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de contrat de professionnalisation pour lesquels la présence permanente dans les locaux est indispensable à leur apprentissage ;
De même, les salariés en CDD et les intérimaires sont recrutés pour permettre à l’entreprise de gérer une situation particulière (une variation de son activité ou l’absence d’un de ses salariés ou agents). Leur présence dans l’entreprise est donc également considérée comme nécessaire.
Différentes formes de télétravail
Il est important de différencier les différentes formes de télétravail existantes, telles que :
- Télétravail régulier ou pendulaire : le télétravail est dit pendulaire lorsque le salarié ou agent alterne de manière régulière et organisée périodes de travail dans l’Office et périodes de travail en dehors de l’Office. Situation concernée par la mise en place du présent accord.
-
Télétravail occasionnel : il s’agit du télétravail qui intervient ponctuellement au cours de l’année mais qui n’est pas anticipé. Ces situations doivent faire l’objet d’une demande auprès du manager qui en assurera la gestion en accord avec un Agent de Direction pour les exemples suivants :
En cas de pics de pollution : Conformément à la loi de ratification du 29 mars 2017 et à l’article L.223-1 du code de l’environnement, en cas de pics de pollution faisant l’objet de mesures prises par le Préfet, il sera demandé aux télétravailleurs de se mettre en situation de télétravail sauf nécessité de service.
En cas de grève des transports publics ;
En cas d’intempéries selon les mesures et directives prises par le Préfet ;
Les femmes en état de grossesse dont l’aménagement du temps de travail peut inclure un à plusieurs jours de télétravail par semaine jusqu’au congé maternité selon les recommandations du médecin généraliste ou du médecin du travail et les impératifs de service;
Les personnes dont l’état de santé momentané le justifierait ou en situation de handicap momentanée (pied dans le plâtre…) pour lesquelles l’aménagement de l’organisation du travail peut inclure un à plusieurs jours de télétravail par semaine selon les recommandations du médecin généraliste ou médecin du travail et les impératifs de service;
Les personnes ayant la qualité de proche aidant au sens de l’article L113-1-3 du Code de l’action sociale et des familles ;
Pour les fonctionnaires : A la demande des agents dont l'état de santé, le handicap ou l'état de grossesse le justifie et après avis du médecin de prévention ou du médecin du travail, il peut être dérogé pour six mois maximum aux seuils et période de référence. Cette dérogation est renouvelable une fois par période d'autorisation du télétravail, après avis du médecin de prévention ou du médecin du travail.
-
Télétravail nomade : il est dispersé dans le temps et l’espace. Il est ponctuel (sans périodicité fixe) et limité dans le temps. Il a vocation à permettre de travailler de manière mobile selon les besoins et l’organisation mise en œuvre eu égard des missions du collaborateur. Ces situations sont gérées directement par le manager en accord avec un Agent de Direction conformément à la note de cadre de la Direction, pour les exemples suivants :
Lorsque le salarié ou l’agent, dont la fonction nécessite un niveau de mobilité important, se partage entre le bureau, le domicile et tout autre lieu de déplacement.
Afin d’assurer le traitement de dossiers complexes, techniques, dont la réalisation requière une partie de travail « isolé », sans pouvoir dépasser un certain nombre de jours par semaine.
Cette forme de télétravail requière une demande sans obligation de rédaction d’un avenant au contrat de travail. La mise en place sera étudiée en parallèle.
2-2 Conditions d’éligibilité
Les parties sont conscientes que, dans l’intérêt des locataires, des salariés, des agents et de l’Office, le télétravail ne peut s’appliquer indistinctement à tous les métiers et à toutes les activités existantes, en raison, par exemple de conditions de faisabilité techniques et organisationnelles.
Ainsi, ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés et agents exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l'employeur et les salariés et agents soumis à un régime d'astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d'astreinte.
De ce fait, le télétravail, au regard du contexte actuel de l’Office, n’est pas compatible avec les activités suivantes :
activités nécessitant un contact constant avec les locataires, l’accueil du public ou la réalisation de missions d’entretien, de propreté ou techniques sur l’ensemble du parc, la gestion qualitative des relations avec les prestataires ;
des fonctions exigeant par nature une présence physique permanente pendant les heures de travail dans les locaux de l’Office ;
des activités ayant des impératifs de sécurité et/ou de maintenance sur site;
de la nécessité, pour certains emplois, d’un traitement quotidien de dossiers non dématérialisés ;
de l’usage d’outils, d’équipements ou d’applicatifs informatiques disponibles uniquement dans les locaux de l’Office correspondant au lieu d’affectation habituel du salarié ou de l’agent ;
de l’organisation du travail au sein de l’équipe et les tâches liées aux fonctions exercées nécessitant une planification anticipée et régulière pour permettre l’absence du lieu de travail habituel ;
Poste dont les activités pouvant être réalisées en télétravail sont de faible importance et/ou éparses et ne peuvent être regroupées de manière à constituer une journée de télétravail.
Avis de la médecine du travail jugeant de l’incompatibilité du télétravail avec l’état de santé du salarié.
Les managers et les salariés ou agents dont la fonction est d’assurer un accueil téléphonique ou physique dans les locaux de l’Office avec le public ou les personnels internes (accueil, courrier, maintenance informatique, etc) ne sont pas éligibles au télétravail mais pourront prétendre au travail nomade.
2-3 Critères d’éligibilité
Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié ou agent à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié ou agent puisse être exercée à distance. Sans préjudice aux dispositions ci-dessus exposées, sont éligibles au télétravail les salariés et agents qui remplissent les conditions cumulatives suivantes :
titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ou temps partiel (80% minimum);
disposant d’une capacité d’autonomie suffisante pour gérer son temps de travail, son activité quotidienne, les priorités à distance, d’une capacité à travailler efficacement seul sur un dossier, à ne pas être dépendant de la présence physique des collègues et/ou de son supérieur hiérarchique ;
maîtrisant les compétences et les connaissances inhérentes à leurs métiers ;
occupant un poste pouvant être exercé de façon partielle à distance ou totalement dématérialisée;
dont l’exécution des missions en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la continuité d’activité ;
maîtrisant les outils et les applicatifs informatiques indispensables à l’exercice de leurs missions en télétravail ;
dont l’espace de travail au domicile répond aux critères d’exigence techniques minimales requises, en particulier disposer d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, et une installation électrique conforme.
En cas de changement de poste, une nouvelle demande devra être faite. Les parties précisent que le présent accord ne concerne pas les situations d’aménagement de poste pour raison thérapeutique, qui font l’objet d’un traitement individuel particulier.
Un nouvel embauché pourra prétendre au télétravail en cours d’année dès lors qu’il remplira les conditions énoncées ci-avant. Il pourra démarrer à une date ultérieure au 01/01/N selon disponibilité du matériel et organisation du service. La mise en œuvre du télétravail fera suite à l’accord du manager et de la Direction.
L’Office sera particulièrement attentif, dans le respect des critères ci-dessus, aux demandes émanant de personnes en situation de handicap ou des femmes enceintes avant leur congé maternité.
2-4 Lieu d’exercice du télétravail
Pour des raisons de confidentialité, le télétravail doit être réalisé exclusivement au domicile du salarié ou de l’agent. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle située en France. Ce lieu est spécifié dans l’avenant mettant en place le télétravail. Le salarié ou l’agent s’engage à informer l’Office sans délai de tout changement de domicile. Le nouveau domicile devra répondre aux conditions prévues par le présent accord pour l’exercice du télétravail.
2-5 Nombre de jours de télétravail et nombre de télétravailleurs
Le nombre de jours télétravaillés dépendra des nécessités de chaque service mais ne pourra dépasser 2 jours au maximum par semaine et 1 jour pour les personnes à temps partiel. Les journées de télétravail seront fixées en accord avec le manager selon nécessité de service.
Le nombre de salariés et d’agents pouvant être simultanément en situation de télétravail sera limité à nos capacités techniques (matériel informatique). Un seuil pourra être déterminé par service selon nécessité liées à l’activité.
ARTICLE 3 – MISE EN PLACE
La mise en place du télétravail est le fruit d’un accord entre le télétravailleur, le manager et la direction de l’Office.
3-1 Principe du volontariat
Le télétravail ne peut être instauré sans le volontariat du salarié ou de l’agent. Le fait de ne pas être volontaire ne peut pas être un motif de rupture du contrat de travail, ni un motif pénalisant par rapport au déroulement de carrière de la personne.
Le télétravail peut être préconisé par le médecin du travail. Cependant, même dans ce cas, il conviendra de recueillir l’avis du CSSCT, l'accord de l’employeur et du salarié ou de l’agent.
Un appel à volontariat sera fait chaque année par l’Office auprès de l’ensemble du personnel de l’Office, y compris ceux déjà en situation de télétravail. Un délai de réponse de quinze jours sera accordé aux salariés et agents.
Ces derniers, à l’aide d’une procédure transmise par le service des ressources humaines, devront tester leur ligne internet dans ce laps de temps pour valider leur candidature.
Le salarié ou l’agent exprime une demande de télétravail via la fiche de candidature (annexe). Il devra la retourner auprès du service Ressources Humaines. La Direction examine cette demande au vu des conditions de faisabilité tant techniques, qu’organisationnelles au regard du poste de travail, de la disponibilité du matériel, des conditions énoncées ci-dessus et pour les télétravailleurs en fonction d’un bilan annuel (qualité/production/autonomie, etc), elle peut l'accepter ou la refuser.
La Direction en lien avec l’encadrement est la seule habilitée à valider une demande de télétravail.
L’accord ou le refus fera l’objet d’une réponse écrite et motivée dans un délai maximum de 45 jours qui aura suivi la demande du salarié ou de l’agent.
Lorsque la demande de télétravail émise par le salarié ou l’agent fait l'objet d'un refus, le salarié ou l’agent peut demander un réexamen de sa situation. Cette demande se fait de manière écrite et argumentée dans un délai de 30 jours suivant la notification de la décision de refus de l'Office.
La direction de l'Office est tenue de répondre à cette demande de réexamen par écrit et de façon motivée dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception de l'écrit du salarié ou l’agent.
L'acceptation de l’Office est donnée sous réserve de la fourniture par le salarié ou de l’agent de : - l'attestation que son assurance habitation personnelle couvre sa présence pendant les journées de télétravail ; - la déclaration sur l’honneur que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur, lui permettent d'exercer son activité professionnelle en toute sécurité. - la déclaration sur l’honneur que son espace de travail est aménagé et ajusté de façon ergonomique afin de réaliser ses missions dans le cadre du télétravail.
A défaut de remise de ces documents par le salarié ou l’agent, le télétravail ne peut débuter.
Dans l’éventualité où le nombre de candidatures est supérieur au nombre de places disponibles, après avoir validé l’ensemble des critères ci-dessus, la Direction sera la seule habilitée à valider une demande de télétravail.
La période de télétravail est établie du 01/01/N au 31/12/N (sauf cas particuliers exposés ci-avant).
L’accord du salarié ou de l’agent et de l’Office doit se matérialiser, dans tous les cas, par la signature d’un avenant au contrat de travail pour le salarié ou d’un arrêté pour l’agent prévoyant le télétravail.
3-2 Passage en télétravail – avenant au contrat de travail et arrêté
Comme évoqué ci-dessus, l’instauration du télétravail s’accompagne de la signature d’un avenant au contrat de travail (annexe) ou d’un arrêté (annexe) établissant les règles et les procédures de télétravail pour le poste concerné.
Ces derniers contiennent notamment : -Le lieu de télétravail (à domicile) -Le nombre de jours télétravaillés au maximum par semaine (entre 7h45 le matin et 18h30 le soir) ; -Les modalités de la période d’adaptation ; -Les plages horaires fixes pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté (entre 9h30 à 11h30 et de 14h30 à 16h15) ; -Les modalités de mise à disposition du matériel et des équipements de travail ; -Les règles d’organisation du travail du télétravailleur ; -Les modalités de réversibilité et de report de la situation du télétravail ;
L’avenant ou l’arrêté sera signé pour la période du 01/01/N au 31/12/N (sauf cas particuliers exposés ci-avant).
Dans le cas de la possibilité de télétravailler pour une femme enceinte avant son congé maternité, l’avenant pourra démarrer au-delà du 01/01/N. De fait, il prendra fin automatiquement au déclenchement du congé maternité.
- Situation en cas de changement de fonctions, de domicile...
L’avenant au contrat de travail ou l’arrêté est valable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la signature de celui-ci. En cas de changement de poste, de mutation, de défaillance technique (débit insuffisant, ordinateur en panne ne pouvant être remplacé selon disponibilité) l’avenant ou l’arrêté devient automatiquement caduc.
En cas de changement d’adresse, le salarié ou l’agent doit immédiatement en avertir le service des ressources humaines. L’avenant ou l’arrêté devient caduc sous réserve d’éligibilité du nouveau lieu de résidence aux critères définis par les articles 2.4 et 7 du présent accord.
3- 3 Période d’adaptation, de réversibilité et de report
La situation de télétravail est réversible.
-
Période d'adaptation
Durant le premier mois de télétravail, l’Office comme le salarié ou l’agent pourront mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’une semaine. L’objectif de cette période est de vérifier la compatibilité organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur) et technique.
Cette période d'adaptation est effective une seule fois, et ne s'applique pas si l'avenant au contrat de travail ou l’arrêté relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié ou l’agent conserve le même poste.
- Réversibilité à l'issue de la période d'adaptation
Passé le délai d’adaptation, au cours de l’année de télétravail, l’Office comme le salarié ou l’agent pourront mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 2 semaines. La période de prévenance permettra à l’Office comme au salarié ou l’agent d’accompagner ce changement.
Le salarié ou l’agent retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.
Cette décision qui met automatiquement fin à l'avenant au contrat de travail ou l’arrêté, est notifiée par écrit.
Si pour une des raisons évoquées ci-dessus, il est mis fin au télétravail d’un des salariés ou des agents, le télétravail sera proposé à un des candidats qui en avaient fait la demande initialement.
- Report et anticipation exceptionnels A titre exceptionnel, il peut être demandé par le salarié ou l’agent ou son responsable hiérarchique, de travailler dans les locaux de l’Office plutôt qu’en télétravail (raisons de service, absences, réunions de service etc). Sauf situation d’urgence, cette demande doit respecter un délai de prévenance de deux jours ou délai inférieur d’un commun accord. Elle doit être validée par le responsable hiérarchique. Dans ce cas, le salarié ou l’agent pourra reporter ou anticiper le temps en télétravail concerné au cours de la même semaine.
3- 4 Modalités de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail
La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié ou l’agent travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.
Le supérieur hiérarchique des télétravailleurs devra effectuer, avec chacun d'entre eux, un bilan tous les mois sur ce qui a été réalisé selon les modalités convenues conjointement. Cet échange portera notamment sur l'évaluation de la charge de travail.
En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.
Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.
ARTICLE 4 : CONDITION D’EMPLOI ET DROITS COLLECTIFS
Le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du télétravailleur. Le manager devra veiller à ne pas modifier la charge de travail.
L’activité demandée au télétravailleur à son domicile est équivalente à celle des salariés et agents en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le télétravailleur conserve un bureau à sa disposition sur le site de l’Office.
Le salarié ou l’agent travaillant à son domicile reste lié à l’Office dans les conditions normales de la législation du travail (contrats de travail, arrêtés, accords d’entreprise, règlement intérieur, convention Collective, lois, décrets) et bénéficie des mêmes droits collectifs et avantages conventionnels.
Titres restaurant : Les titres restaurant, dispositif actuellement en vigueur dans l’Office, est maintenu pendant les jours de télétravail. Le télétravailleur bénéficie d’un titre restaurant par jour télétravaillé conformément au cadre d’attribution actuellement établi au sein de l’Office.
Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés ou agents qui travaillent dans les locaux de l’Office en continu, notamment en ce qui concerne les relations avec les représentants du personnel et l’accès aux informations syndicales. Ils bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel.
Le salarié ou l’agent travaillant à domicile dispose du même accès à la formation et aux possibilités d’évolution que les salariés ou agents travaillant à plein temps sur le site. L’évaluation et la gestion des carrières se feront par les mêmes processus que ceux pratiqués pour les autres salariés et agents.
Le télétravailleur doit se tenir à la disposition de son employeur en cas de sollicitation nécessitant une action ou une réponse rapide. Dans ce but l’avenant au contrat ou l’arrêté fixera des plages horaires durant lesquelles le télétravailleur doit être joignable. L’Office doit également garantir le respect de la vie privée du télétravailleur, du droit à la déconnexion et au respect d’un repos quotidien d’une durée de 11 heures consécutives.
Droit à la déconnexion et à la vie privée Il est d’ailleurs à rappeler qu’un accord sur le droit à la déconnexion a été signé le 17 février 2020 et que l’ensemble des règles et principes énoncés dans ledit accord doivent être respectés pour les télétravailleurs. L’exercice de l’activité en télétravail ne doit donc pas interférer avec la vie privée du salarié ou de l’agent. A contrario, la vie privée du salarié ou de l’agent ne doit pas prendre le pas sur l’activité professionnelle de ce dernier lorsqu’il exerce son activité à domicile. Le suivi du temps de travail et les modalités de contrôle s’effectueront dans le logiciel de gestion des temps.
ARTICLE 5 : PRÉVENIR L’ISOLEMENT SOCIAL ET MAINTENIR LE COLLECTIF TRAVAIL
Le risque d’isolement du télétravailleur et de perte de lien avec le collectif habituel de travail sont des difficultés connues liées au travail à distance. Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’altérer le lien entre le salarié ou l’agent et l’Office. Cela suppose une présence physique suffisante au sein des locaux de l’Office en dehors de la période de télétravail.
- Temps maximum de travail effectué au domicile :
De manière à éviter l’isolement du télétravailleur de sa communauté de travail. Le temps maximum de télétravail ne peut dépasser 2 jours par semaine et 1 jour pour les personnes à temps partiel et selon nécessités de service.
Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie de l’équipe à laquelle le télétravailleur est intégré.
- Aménagements du télétravail dans des situations particulières :
Il peut y être dérogé sous certaines conditions : quand le télétravail est de nature à favoriser l'emploi des salariés ou des agents en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié ou un agent en activité.
Dans ces cas l'employeur en lien avec le CSSCT (CSE), examinera les conditions dans lesquelles les règles applicables pourront être aménagées. Cet examen, pourra notamment conduire à déroger au temps minimum de travail devant être effectué dans les locaux de l’Office. Un aménagement de poste sur le lieu de télétravail sera étudié et mis en œuvre conformément aux préconisations de la médecine du travail. (art. 2 du décret 2019-637 du 25 juin 2019)
- Participation à la vie de l’organisme :
Le salarié reste affecté à son service, il conserve des contacts réguliers avec le milieu professionnel à l’aide d’outils tels que les courriels, le téléphone etc. Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié ou l’agent en situation de télétravail.
Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés et agents aux réunions de service, par visio ou en présentiel selon aval du manager.
Le télétravail ne doit pas être une source de contraintes ou de perturbations dans la conduite des activités. Le salarié ou agent en télétravail s’assure de ne pas avoir de réunion ou d’interactions clients, prestataires ou fournisseurs, ou groupe de travail interne ou formation interne, nécessitant sa présence physique dans les locaux. En parallèle, lorsque cela est possible, le responsable hiérarchique essaye de ne pas mettre de réunions d’équipe ou individuelles avec le salarié ou l’agent lorsqu’il est en télétravail, il reste décisionnaire des modalités de participation de l’agent ou du salarié.
Les parties conviennent que ce mode d’organisation du travail doit nécessairement s’inscrire dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, la capacité du salarié ou de l’agent à exercer son activité à son domicile, et également sur un contrôle des résultats par rapport aux objectifs fixés dans le cadre normal de son activité.
- Suivi du télétravailleur
Un référent télétravail est nommé par l’Office, pour la durée de l’accord afin d’aider à la mise en œuvre du télétravail. Ce rôle est confié à une personne de la DRH dont la mission sera :
de répondre aux questions et de conseiller les salariés et agents, les hiérarchiques et les gestionnaires du personnel,
de mettre à disposition les informations relatives au télétravail,
de centraliser les problèmes rencontrés par les salariés ou agents ayant opté pour cette forme d’organisation….
Un point sera notamment réalisé lors de l'entretien annuel. Seront évoqués les conditions d'activité, la charge de travail du télétravailleur, et le maintien du lien nécessaire avec l'organisme.
- Formation et actions de communication et sensibilisation
Les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés et agents aux formations. Les formations pourront être suivies sur une journée de télétravail. Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques du management à distance seront organisées. Le télétravailleur bénéficiera d’un accompagnement le préparant à ce mode d’organisation du travail.
ARTICLE 6 : SUSPENSION DU CONTRAT DE TRAVAIL
Lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie, congés payés…), au même titre qu’un salarié ou agent travaillant exclusivement dans les locaux de l’Office, un salarié ou agent en situation de télétravail en arrêt de travail ne doit pas travailler.
L’ordonnance « Macron » du 22/09/2017 a institué une présomption d’accident de travail survenu sur le lieu où il est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur (Article L1222-9 du code du travail).
En cas d’accident du travail, le télétravailleur doit informer de cet accident l’employeur, par tous les moyens. Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fera de la même façon que pour un accident sur site. L’entreprise se réserve le droit de contester l’accident et se reportera aux risques identifiés dans le document unique. Un représentant du CSSCT au titre du CSE peut être amené dans ses conditions à se rendre au domicile de l’agent.
En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer l’Office dans les mêmes conditions, délais et forme que celles applicables pour l’ensemble du personnel de l’Office.
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (exemple: incendie ou inondation du lieu de télétravail). Dans cette hypothèse, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.
ARTICLE 7 : ÉQUIPEMENTS DE TRAVAIL
L’Office s’engage à fournir le matériel informatique nécessaire au télétravail sous réserve de disponibilité du matériel. Celui-ci est assuré par l’Office dans le cadre de son contrat d’assurance.
L'habitation du salarié ou de l’agent doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et de sécurité. Le salarié ou l’agent doit prévoir un espace de travail dans son domicile, dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l’Office. Cet espace devra permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.
Une déclaration sur l’honneur est remise par le salarié ou l’agent à l’Office préalablement à la signature de l'avenant à son contrat de travail ou de l’arrêté. Elle indique que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur.
Le salarié ou l’agent est responsable des équipements de travail qui lui sont confiés et en assure la bonne conservation. Il prévient immédiatement son responsable hiérarchique et le service informatique en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration du matériel mis à sa disposition.
En cas de vol ou de perte, un dépôt de plainte devra être communiqué au service des Ressources humaines sous 48 heures par le télétravailleur.
Ce matériel reste l’entière propriété de l’Office Public de l’Habitat de l’Agglomération de la Rochelle. Il est utilisé dans un cadre strictement professionnel. Le télétravailleur ne peut pas utiliser un autre matériel que celui qui lui est fourni par l’entreprise.
Le salarié ou l’agent s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail à domicile.
En cas de problème technique, le salarié ou l’agent contacte l’assistance technique qui fait le nécessaire pour le dépanner à distance. Si nécessaire et dans la limite du matériel disponible, un nouveau matériel pourra être fourni.
En cas d’impossibilité de dépannage individuel à distance (> 30 min d’indisponibilité du service informatique), le salarié ou l’agent prévient son responsable hiérarchique de son retour sur site.
En cas de panne ou de ralentissement du service informatique la Direction informera les télétravailleurs que le retour au siège est obligatoire. Le télétravail sera automatiquement suspendu jusqu’à nouvelle consigne de la Direction. Les impressions devront être réalisées sur les imprimantes de l’Office. Le télétravailleur devra anticiper ses besoins afin de ne pas avoir besoin d’imprimer à son domicile.
ARTICLE 8 : SANTÉ ET SÉCURITÉ
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au télétravailleur, qui se doit de les respecter.
Le télétravailleur reste au cours des périodes travaillées, assujetti au règlement intérieur de l’Office.
Le CSSCT au titre du CSE sera consulté sur le présent accord. Le chargé de mission HSE de l’Office accompagnera par visio le salarié ou l’agent à réaliser l’installation et l’implantation adéquate. Son attention sera attirée sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail conforme à l’exercice de ses missions professionnelles.
Sous réserve de l’accord du salarié, les représentants mandatés par l’Office et les représentants du CSSCT au titre du CSE pourront avoir accès au domicile du salarié, lieu du télétravail. Cet accès est subordonné à une notification au salarié.
Le matériel disponible qui ne sera plus utilisé par l’Office (chaises, bureaux) pourra être donné, à sa demande, au télétravailleur, afin de réaliser ses missions en situation de télétravail. Il devra en assurer le transport jusqu’à son domicile. Il en sera ensuite responsable.
La liste nominative des salariés ou agents en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail. Le salarié ou l’agent ne pourra opposer une journée de télétravail afin de décaler une visite médicale, celle-ci s’impose de fait. Il doit s’organiser en conséquence.
Le télétravailleur doit informer son assurance qu’il exercera une activité professionnelle à son domicile et s’assurer que sa multirisque habitation personnelle couvre sa présence pendant ses journées de travail. Il fournira son attestation d’assurance du lieu de télétravail au service des ressources humaines avant signature de l'avenant au contrat de travail.
En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié ou de l’agent. Celle-ci peut-être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes.
L’office s’engage à couvrir les risques liés au télétravail dans le cadre : - De la protection des biens professionnels en cas de dommages (de type vol, incendie…) ; - De la protection des données sensibles ; - De la Responsabilité Civile Professionnelle.
ARTICLE 9 : PROTECTION DES DONNÉES
L’Office veille à la protection des informations et des données qui transitent, sont stockées ou proviennent des systèmes d’information ainsi que des outils et systèmes qui composent le système d’information.
Le télétravailleur est responsable de l’utilisation des ressources informatiques mises à sa disposition et s’engage à ne pas les utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité du système d’information. Par ailleurs, il s’engage à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour s’assurer de la préservation de la confidentialité des informations et données de l’Office.
Il s’interdit de les divulguer à tout tiers non autorisé par et ceci conformément aux dispositions du Règlement intérieur et à la Charte Informatique. Enfin comme tout salarié ou agent, il veille à appliquer les recommandations de l’Office relevant de la politique de gestion des accès, et s’assure de la confidentialité de ses moyens d’authentification qui lui sont personnels et incessibles.
ARTICLE 10 : DURÉE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 01er janvier 2021.
Les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier. La demande de révision peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des parties signataires. Elle doit être notifiée, par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires.
Les signataires se réuniront alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager la conclusion d’un avenant de révision.
L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.
Les parties signataires du présent accord ont également la possibilité de le dénoncer moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois.
ARTICLE 11 : MISE EN ŒUVRE ET SUIVI
Le présent accord est soumis à la consultation préalable du CSE. Le représentant syndical et la Direction de l’Office en sont les seuls signataires.
Il est convenu entre les parties que la mise en place de l’accord de télétravail fera l’objet d’un bilan présenté à 6 mois en CSSCT et d’un autre bilan présenté au CSE à l’issue d’une année d’exercice permettant de décider des modalités de sa poursuite et des adaptations nécessaires le cas échéant.
Le présent accord pourra être suspendu sous réserve de conditions particulières, de circonstances exceptionnelles (fort absentéisme…).
ARTICLE 12 : PUBLICITE
Un exemplaire sera déposé au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.
Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.
Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail rendu public (dans une version anonymisée) et versé dans la base de données nationale mise en place par les autorités publiques le 17 novembre 2017, aucune des parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet accord préalablement à son dépôt.
En application des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et porté à la connaissance du personnel de l’Office par tout moyen utile (insertion dans l’intranet et envoi par mail à l’ensemble du personnel), mention de cet accord sera faite par voie d’affichage réservé à la communication avec le personnel.
Fait à, La Rochelle, le 18 décembre 2020, en 2 exemplaires dont un pour chaque partie.
Pour le syndicat FO Pour l’Office Public de l’Habitat de la communauté d’Agglomération de la Rochelle
