Accord d'entreprise PAIE & RH SOLUTIONS

Avenant à l'accord interne du 02/11/2021 relatif à la mise en place du télétravail applicable au 01/10/2023

7 accords de la société PAIE & RH SOLUTIONS

Le 12/09/2023

• Télétravail

   AVENANT A L’ACCORDINTERNEDU02/11/2021

  RELATIFALA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

APPLICABLE AU 01/10/2023

La société : Paie & Rh Solutions

12 rue Gambetta

64000 Pau

N° SIREN : 452163801 NAF : 6311 Z

ARTICLE 1  - PREAMBULE

Le présent avenant à l’accord  relatif à la mise en place du télétravail du 02/11/2021, s’inscrit dans le cadre de l’intégration des modalités d’accès au télétravail pour les salariésayant la qualité de proches aidants, les salariées enceintes et les salariés bénéficiant d’un congé paternité ou d’un congé d’adoption. Il vise à l’amélioration de la qualité de vie au travail des salariés de Paie & Rh Solutions et au vu de l’article L1222-9 du code du travail.

 Il annule et remplace l’accord conclu le 02/11/2021.

    Le Comité Social et Economique qui a été consulté surcet accordlors de la réunion qui s’est dérouléele12/09/2023, a rendu un avis favorable.

 ARTICLE2  - EGALITE DE TRAITEMENT

Pour le bénéfice et l’exercice des droits individuels et des droits collectifs, les salariés qui seront amenés à effectuer du télétravail bénéficieront des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs.

   ARTICLE3- CONDITIONS DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

 Sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions suivantes :

•  Travailler dans le cadre d’un temps complet ou d’un temps partiel au moins égal à 80%

• Les salariés dont la période d’essai a été validée

•       Justifier d’une expérienceprofessionnelle dumétierminimale de24mois

•   Exercer la majorité desesfonctions de façon autonome, être apte à s’organiser sans soutien permanent rapproché du manager

•            Posséder un espace réservé autélétravailavec àminima le matériel suivant :unbureau,unechaise de bureau, un ordinateur, une souris, un clavier,untéléphone portable, une webcamet un process de paie.

 Cet espace devra obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

• Posséder une connexion internet performante et stable

• Avoir complété une attestation sur l’honneur témoignant de la qualité de l’espace de travail et de la connexion internet

FORMALITES RELATIVES A LA DEMANDE DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

     Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail devraformulerunedemandeécriteselon la procédure suivante :

•   Demande à faire au plus tard 3 mois avant ladate demise en application (sauf cas de force majeure)

•  Formulation de la demandeauprès du Team Leader, du Manager, du Service RH ainsi que du Coordinateur de site

•    Changement applicableuniquement au premier jour de chaquesemestrecivil, à l’issue d’un entretien obligatoire

• Engagement d’un an minimum

   La société devra y répondre dansun délai de 15 jour ouvrés.Tout refus du managersera motivé par écrit.

  SITUATIONSEXCEPTIONNELLES– CAS DE FORCE MAJEURE

 Le télétravail pourra être mis en place de manière collective et obligatoire dans les cassuivants :

•  Pandémie rendant impossiblele travail sur site

•   Episode depollution mentionnéeà l’article L.223-1 du code de l’environnement

 FREQUENCES ETNOMBRES DE JOURS TELETRAVAILLES

   Afin de préserver le lien social et le bon fonctionnement des équipes,letélétravail sera organiséà raison de :

•   2 journées par semainemaximum(périodes de paie et hors paie confondues)

Aucun télétravail ne sera possible le lundi.

    A noter : les semaines comportant un jour fériéchôméréduiront les journées de télétravailhebdomadairedans la même proportion.

    ARTICLE4-ACCORD DE JOURS DE TELETRAVAIL POUR ENFANT MALADE

 La prise de jours de télétravail par l’ensemble des salariés en cas de maladie d’un enfant à charge est autorisée au sein de la société Paie & RH Solutions.

 Celle-ci ne pourra se faire que dans le respect des conditions suivantes :

• 4 jours ouvrés de télétravail maximum par année civile

• Possibilité de prise en demi-journées

•  Obligation de produire un justificatif attestant de la situation de maladie de l’enfant

 Afin de suivre le décompte éventuel de ces jours spécifiques, la nature d’absence « télétravail pour enfant malade » devra être saisie dansTIMMI ABSENCES.

   ARTICLE5- CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL

 Il pourra être mis fin au télétravail, de manière temporaire ou définitive, sur demande de l'une ou l'autre partie :

• La demande du salarié  devra être effectuée par écrit, la société devant y répondre dans un délai de 1 mois.

•  La société pourra demander par écritau salarié  de travailler de nouveau dans les locaux de l'entreprise notamment pour les raisons suivantes : les conditions d’éligibilités prévues parle présent accord  ne sont plus respectées,travaux urgents, remplacement d’un salarié absent, perturbation de l’activité du collaborateur ou de l’équipe (perte d’efficacité, de productivité ou dégradation de la relation interne ou externe).

    ARTICLE6– MODALITESD’ACCEPTATION PAR LE SALARIEDES CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

 La mise en place du télétravail donnera lieu à la rédaction d’un avenant au contrat de travail du salarié.

 Cet avenant précisera notamment :

• La date de démarrage du télétravail

• L’adresse du lieu principal où s’exerce le télétravail

•  Les plages horaires durant lesquelles le salarié peut être joint par l’entreprise

•  Les conditions de réversibilité du télétravail

•  Les équipements mis à disposition et leurs conditions d’utilisation

    ARTICLE7– FOURNITURESET UTILISATIONDES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

FOURNITURES DES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

  L’entreprisefournit au salarié en télétravail les équipements suivants :

•  Unécran d’ordinateur

•   Unsous-main : process paie (pour les métiers nécessitant l’utilisation du process)

 Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à respecter leurs procédures d’utilisation. Ces équipements demeurent la propriété de l’entreprise et devront être restitués en cas d’arrêt du télétravail ou en cas de départ de l’entreprise.

 Le télétravailleur a l’obligation d’informer sans délai son manager et le service informatique en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol des équipements mis à disposition.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail entraînant une impossibilité de télétravailler (coupure d’électricité, de téléphone, de réseau informatique, etc.), l’entreprise pourra demander au salarié de revenir exercer ses fonctions dans les locaux de l’entreprise afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution des difficultés techniques.

UTILISATION DES EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

 Le télétravailleur s’engage expressément à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel les équipements mis à sa disposition par l’entreprise.

     ARTICLE8- MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAILET DEREGULATION DELA CHARGE DE TRAVAIL

 CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

   1°) Le salarié en télétravail devra utiliser le logiciel de temps mis à sa disposition pour déclarer ses temps de travailpar activité : TimmiTemps.

      2°)Afin de justifierde ses taches auprès dumanager direct, le salarié en télétravail devra utiliser les zones de commentaires disponibles dans Timmi.Ainsi, toutes les tâches effectuées en télétravail devront figurerclairementdans Timmi.

  Cette saisiepermettra le contrôle du respect des durées de repos minimales entre deux journées de travail et de vérifier la charge de travail allouéeau salarié en travail.

      3°) Le salarié en télétravail doit mentionnerles jours télétravaillés sur son planning, en effectuant une demande viaTimmiOffice.La planification du télétravail devra s’effectuer tous les trimestres avant le 15 du mois précédent le début du trimestresuivant. Si des modifications ont lieu, ces dernières seront effectives au trimestre suivantet devront faire l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail.

 CONTROLE DE LA CHARGE DE TRAVAIL

  La charge de travail réelle et la charge ressentie seront évaluées au cours de l’entretienannuelavec les managers.

  ARTICLE9- DUREE DU TRAVAIL

Durée hebdomadaire de travail

 La durée de travail hebdomadaire sera identique entre les périodes de télétravail et les périodes de travail sur site.

 La durée de travail hebdomadaire est fixée par le contrat de travail du salarié.

    Il devra en tout état de cause pouvoir être joignablepar téléphonedurant des plages horaires qui seront définies par accord avec la direction. Il s’engage également à respecter les limites imposées par le code du travail, relativesaux durées maximumsde travail et aux durées de repos minimum.

 Horaires de travail et plage de disponibilité

 Horaires :

   Les horaires de travail en situation de télétravail seront identiquesaux horaires effectuéssur site.

Plages horaires de disponibilité :

        Lespériodes pendant lesquelles l’entreprise et les partenaires de l’entreprisepourront joindre le salarié seront à minima les suivantes :de 9h00à 12h30et de 14h00 à 16h15 du lundi au vendredi (hors jours fériés). En dehors de ces plages horaires,le salariépourra utiliser son « droit à la déconnexion » en mettant en veille ses systèmes de communications professionnelles.

    La présente charte rappelle les limites imposées par le Code du Travail concernant la durée maximale du travailetenparticulier :

 Durée maximale légale de la journée de travail : 10 heures par jour

 Durée maximale légale de travail hebdomadaire : 48 heures par semaine

 Durée maximale légale de la semaine de travail sur un trimestre : 44 h

 - les limites imposées par le Code du Travail concernant la durée minimale des repos, en particulier :

 Durée minimale du repos quotidien : 11 heures consécutives

 Durée minimale du repos hebdomadaire : 24 h + 11 h = 35 heures consécutives

 - les limites imposées par le Code du Travail concernant les moments de travail, en particulier :

    Le recours au travail de nuitest interdit.Le travaille samedi, le dimanche et les jours fériésdoit être exceptionnel et validé au préalable par la direction.

       ARTICLE10– MODALITES D’ACCESAU TELETRAVAILDES TRAVAILLEURS HANDICAPES

   Les travailleurs handicapés pourront, à leur demandeet conformément aux mesures prévues à l’article L.5213-6 du code du travail, exercer leur activité en télétravaildans les mêmes conditions que l’ensemble des salariés de Paie & Rh Solutions,dès lors que leur poste y est éligible. Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

     ARTICLE11– MODALITES D’ACCESAU TELETRAVAILDES SALARIEES ENCEINTES

 Lessalariées ayant déclaré leur grossesse pourront, à leur demande et conformément aux mesures prévues à l’article L. 1222.9, II, 6 °du code du travail, exercer leur activité en télétravail à partir du 3ème  mois de grossesse sanscondition d’ancienneté pour éviter notamment la fatigue due au trajet domicile / lieu de travail .

    Ellesbénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH etle managerdirect, en fonction des adaptations rendues nécessaires par leursituation personnelle.

     Conformément aux dispositionsconventionnellesen vigueur, l’accèsau télétravail sera également facilité et individualisé dans les 3 mois suivant le congématernitéafin de faciliter la conciliation des vies professionnelles et personnelles des parents.

        ARTICLE12– MODALITES D’ACCESAU TELETRAVAILDES SALARIES BENEFICIANT D’UN CONGE PATERNITEOU D’UN CONGE D’ADOPTION

           Lessalariés bénéficiant d’un congé depaternité ou d’adoption, afinde faciliter la conciliation des vies professionnelles et personnelles des parents,pourront, à leur demandeet conformément aux dispositions conventionnellesen vigueur, exercer leur activité en télétravailsans condition d’ancienneté dans les 3 moisprécédentset suivantsle congépaternité.

    Ilsbénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH etle managerdirect, en fonction des adaptations rendues nécessaires par leursituation personnelle.

       ARTICLE13– MODALITES D’ACCESAU TELETRAVAILDES SALARIES PROCHESAIDANTS

          Lessalariésayant la qualité de procheaidant d’un enfant, d’un parent ou d’un prochepourront, à leurdemande, exercer leur activité en télétravailsans conditiond’ancienneté.Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH etle managerdirect, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

     ARTICLE14– MODALITES D’ACCESAU TELETRAVAILDES SALARIES DE RETOUR D’ARRET DE TRAVAIL SUPERIEUR A 6 MOIS

          Lessalariés deretour d’arrêt de travail d’une durée supérieure à 6 mois continus faisant suite à une maladie ou unaccident,afin de faciliter leur retour sur leur poste pendant les 3 mois suivant la fin de cet arrêt,pourront, à leurdemande, exercer leur activité en télétravailsans condition d’ancienneté.Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH etle managerdirect, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

   ARTICLE15–CONFIDENTIALITE ET PROTECTION DES DONNEES

 Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles fixées par Paie & Rh Solutions en matière de sécurité informatiqueet de protection des données.

  Le télétravail doit également respecter uneobligation de confidentialité et de discrétion sur les données de l’entreprise qui sont portées à sa connaissance dans l’exercice de son activité professionnelle. Il doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Le non-respect de cette obligation est passible de sanctions.

 ARTICLE16 -  DATE D’APPLICATION ET DUREEDE L ACCORD

   Cet accordentrera en vigueur le01/10/2023, il est conclu pour une duréeindéterminée.

    ARTICLE17- MODALITES DE SUIVI ET DE COMMUNICATION

Il est convenu d’une communication annuelle des indicateurs associés aux dispositions et de l’évolution de leurs résultats. Cette communication sera faite au travers de la BDESE.

   ARTICLE18- DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires.

En l'absence de stipulation expresse, la durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord et devra être déposée dans les conditions prévues par voie réglementaire.

  ARTICLE19-  DEPÔTDE L ACCORD

   Leprésentaccordsera, à la diligence de l’entreprise, déposé sur la plateforme en ligne « Télé Accords » qui le transmet auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Un exemplaire sera également remis au Secrétariat Greffe du Conseil des Prud’Hommes.

 Fait à Pau, le12/09/2023

En 5 exemplaires