ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TRAITEMENT DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS
Entre les soussignés :
La société Xxx, dont le siège social est situé xxx, immatriculée au RCS de Pau sous le numéro xxx, représentée par xxx, agissant en qualité de xxx, Ci- après dénommée «
La société »
D’une part,
Et
les salariés de la présente société, consultés sur le projet d’accord, Ci-après dénommés «
Les salariés »
D’autre part,
PRÉAMBULE
Le présent accord a pour objet d’assurer un traitement équitable des salariés de la société en matière de temps de déplacement et de remboursement de frais professionnels. Les parties ont veillé à ce qu’aucune dépense engagée par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise ne soit laissée à leur charge. Elles ont également recherché à assurer le respect de la législation et de son interprétation par l’URSSAF et l’Administration fiscale. Les dispositions du présent accord énumèrent les principales règles de remboursement ou d’indemnisation des frais professionnels. L’annexe 1 fait partie intégrante de l’accord et récapitule les montants applicables à la date d’entrée en vigueur. Les barèmes d’indemnisation pourront faire l’objet de revalorisations sans que le présent accord n’ait à être renégocié dans sa globalité par les parties. C’est dans ce cadre que la société, dépourvue de CSE, a décidé de soumettre à son personnel le présent projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessus, en application des dispositions de l’article L. 2232-21 du Code du travail.
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Chapitre 1 OBJET DE L’ACCORD PAGEREF _Toc146185847 \h 3 A.Champ d’application PAGEREF _Toc146185848 \h 3 B.Définition du grand déplacement PAGEREF _Toc146185849 \h 3 Chapitre 2 CONTREPARTIE DES TEMPS DE DÉPLACEMENT PAGEREF _Toc146185850 \h 3 A.Indemnité d’éloignement PAGEREF _Toc146185851 \h 3 B.Récupération au titre des dimanches et jours féries PAGEREF _Toc146185852 \h 3 C.Heures supplémentaires PAGEREF _Toc146185853 \h 3 Chapitre 3 REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS PAGEREF _Toc146185854 \h 4 A.Déplacement en France PAGEREF _Toc146185855 \h 4 B.Déplacement hors de France PAGEREF _Toc146185856 \h 4 C.Indemnités kilométriques PAGEREF _Toc146185857 \h 4 D.Train/Avion PAGEREF _Toc146185858 \h 5 E.Nuitée et petit déjeuner PAGEREF _Toc146185859 \h 5 F.Déjeuner PAGEREF _Toc146185860 \h 5 G.Dîner PAGEREF _Toc146185861 \h 5 Chapitre 4 DÉLAI DE PRÉVENANCE PAGEREF _Toc146185862 \h 5 Chapitre 5 DISPOSITIONS FINALES PAGEREF _Toc146185863 \h 6 A.Consultation du personnel PAGEREF _Toc146185864 \h 6 B.Révision PAGEREF _Toc146185865 \h 6 C.Dénonciation PAGEREF _Toc146185866 \h 6 D.Dépôt légal et publicité PAGEREF _Toc146185867 \h 6 Annexe 1 PAGEREF _Toc146185868 \h 7
OBJET DE L’ACCORD
Champ d’application
Les présentes dispositions s’appliquent à tous les salariés de la Société. Lorsque des spécificités sont attachées à un métier en particulier, le présent accord le précise expressément. À défaut la règle générale s’applique à tous. L'accord concerne tous les déplacements effectués sur le territoire de la France métropolitaine et de la France vers les pays étrangers. Exceptions À titre exceptionnel et avec accord de la hiérarchie, les dispositions du présent accord pourront connaître des exceptions. Dans tous les cas, le justificatif afférent à la dépense devra être joint à la note de frais. Définition du grand déplacement Le grand déplacement est caractérisé par l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile le soir. L’empêchement est présumé lorsque deux conditions sont simultanément réunies :
la distance lieu de résidence - lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (trajet aller),
les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1h30 (trajet aller).
CONTREPARTIE DES TEMPS DE DÉPLACEMENT
Indemnité d’éloignement
Une prime journalière de 80€ brute est octroyée à chaque salarié étant en situation de grand déplacement et plus largement, octroyée pour les missions reprises sur le « service report ». Récupération au titre des dimanches et jours féries Les temps de voyage s’effectuant un dimanche et/ou un jour férié donnent lieu à une récupération équivalente qui seront comptabilisés dans un compteur sur le bulletin de paie. Les récupérations devront être prises en accord avec la direction et non accolées à un jour de congé payé. Heures supplémentaires Les heures supplémentaires accomplies au-delà de la durée légale hebdomadaire (35 heures) seront majorées au taux légal en vigueur. Le calcul des heures supplémentaires se fait par semaine (du lundi au dimanche). Tout ou partie du paiement des heures supplémentaires, ainsi que des majorations, pourra être remplacé par un repos compensateur équivalent. Par exemple, le paiement d’une heure supplémentaire rémunérée à 150 % peut être remplacé par un repos d’une durée d’1h30. REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS
Déplacement en France
Il s’agit de tous les déplacements professionnels effectués par un salarié en France métropolitaine et DOM/TOM pour les besoins de son activité professionnelle, à la demande de la société. Ces déplacements se caractérisent par l’utilisation de moyens de transport collectifs (train, avion, TER....) ou individuels (véhicule de fonction ou véhicule personnel, véhicule de tourisme avec conducteur, taxi). Les frais professionnels exposés dans ce cadre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et
sur présentation des justificatifs.
En tout état de cause, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre tous les moyens (prise en charge directe, avances, etc.) de façon à ce que le salarié puisse assurer le démarrage de la mission sereinement. Déplacement hors de France Il s’agit de tous les déplacements professionnels effectués par un salarié hors de France métropolitaine et DOM/TOM pour les besoins de son activité professionnelle, à la demande de la société. Les barèmes hôteliers étant très diversifiés d’un pays à l’autre, le salarié veillera à s’inscrire dans des dépenses raisonnables et en adéquation avec les établissements référencés dans les villes les plus visitées. Le taux de change appliqué est celui en vigueur au jour de l’engagement de la dépense et utilisé sur le relevé de compte bancaire. Les frais professionnels exposés dans ce cadre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et
sur présentation des justificatifs.
En tout état de cause, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre tous les moyens (prise en charge directe, avances, etc.) de façon à ce que le salarié puisse assurer le démarrage de la mission sereinement. Indemnités kilométriques Lorsqu’un salarié est amené à utiliser son véhicule personnel, il est remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème de l’administration fiscale en vigueur. Les éventuels frais de parking et de parcmètre sont remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées, et sur présentation des justificatifs. Il est rappelé que ces déplacements sont par nature exceptionnels. De façon générale et dans un souci de préservation de l’environnement, l’utilisation des transports en commun doit être privilégiée. L’acheminement vers les gares et aéroports est pris en charge sur présentation d’un justificatif de véhicule de tourisme avec conducteur ou de taxi ou d’un ticket de transport en commun daté du jour du déplacement. En cas d’utilisation du véhicule personnel et d’un stationnement en gare ou aéroport, les frais de parking et de parcmètre sont remboursés au salarié sur présentation des justificatifs. Lorsqu’un salarié est amené à prolonger son séjour professionnel pour des raisons personnelles, il en informe son manager. Il supporte les frais supplémentaires engagés et tout surcoût lié à la prolongation de son séjour. Train/Avion L’employeur privilégiera dans la mesure du possible le paiement en direct des frais de déplacement. Les voyages en train seront effectués prioritairement en deuxième classe. Les voyages en avion seront effectués prioritairement en "classe normale", dénommée ordinairement classe économique. Nuitée et petit déjeuner
Lorsque le salarié est en grand déplacement, la société prend en charge la nuitée et le petit-déjeuner du salarié sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite d’un plafond. Le barème applicable est fixé en annexe 1.
Dans ce cadre, l’hôtel constitue la règle et le principe. Déjeuner Pour les salariés qui effectuent un déplacement professionnel ponctuel, le déjeuner leur est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en
annexe 1.
Dîner Lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité de regagner son domicile pour des raisons professionnelles, le dîner lui est remboursé sur la base des dépenses réellement engagées, sur présentation d’un justificatif et dans la limite du plafond fixé en
annexe 1.
DÉLAI DE PRÉVENANCE Sauf circonstances exceptionnelles et imprévues, le salarié sera informé dans les meilleurs délais de son déplacement, sans que ce délai soit inférieur à : - trois jours ouvrables pour les voyages inférieurs à une semaine, - une semaine pour les voyages compris entre une semaine et quinze jours, - deux semaines pour les voyages compris entre deux semaines et un mois, - quatre semaines pour les voyages supérieurs à un mois, sauf exception due à des circonstances particulières ou à la nature de l'emploi.
DISPOSITIONS FINALES Consultation du personnel Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord sera réputé conclu après son approbation à la majorité des deux tiers du personnel (article L. 2232-22 du Code du travail) à l’occasion d’une consultation organisée 15 jours après la communication par la Société des modalités de celle-ci et du projet d’accord à chaque salarié (article R. 2232-12 du Code du travail). Le résultat de la consultation fera l’objet d’un procès-verbal dont la publicité sera assurée dans l’entreprise par tout moyen. Ce procès-verbal sera annexé au présent accord lors du dépôt de ce dernier.
Révision
Le présent accord pourra être révisé selon les dispositions légales prévues. Toute demande de révision devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties. En tout état de cause, les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un nouvel accord, ou à défaut, seront maintenues. Les parties conviennent qu’elles se réuniront à la demande de l’une d’elles, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, afin d’assurer un suivi régulier de sa mise en œuvre. Dénonciation Le présent accord peut être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail. Dépôt légal et publicité Le présent accord est déposé, à la diligence de l’employeur, sur la plateforme nationale de téléprocédure du Ministère du travail, « TéléAccords ». Un exemplaire est également déposé auprès du secrétariat du Conseil de Prud’hommes compétents.
Fait à xxx, le xxxx Pour la société XXX
Annexe 1
NATURE DES FRAIS
MODALITES DE PRISE EN CHARGE
Forfait Repas
Petit déjeuner
+ Déjeuner
+ Dîner
Frais réels justifiés et plafonnés à 60 € par salarié
Hébergement
Nuitée
Frais réels justifiés et plafonnés à 90€ par salarié Les salariés qui feraient le choix d’opter pour les forfaits « étape » proposés par les établissements hôteliers se verront rembourser sur la base « Diner + Nuitée + petit-déjeuner », soit leurs frais réels justifiés et plafonnés à 150 € par personne.
