relatif à la formalisation et à la sécurisation du régime des indemnités kilométriques et des frais de déplacement Entre les soussignés : L’association PLANETH Patient, représenté(e) par délégation par la Directrice, ci-après dénommé « l’Employeur », Et les membres du CSE dûment habilités, ci-après dénommés « les Représentants du personnel », Il a été convenu ce qui suit : PRÉAMBULE Au sein de la structure, des modalités de remboursement des frais de déplacement professionnels ont été mises en œuvre de manière constante et uniforme depuis 2019 pour les salariés amenés à utiliser leur véhicule personnel dans le cadre de leurs missions. Le présent accord a pour objet de formaliser, sécuriser et encadrer ces modalités de prise en charge des frais professionnels, dans un souci de transparence, de conformité juridique et de bonne gestion sociale et financière. Il est rappelé que la politique salariale de rémunération globale de la structure demeure supérieure aux minima conventionnels applicables issus de la convention collective FEHAP. Le présent accord s’inscrit dans le cadre des ordonnances Macron relatives aux dispositions liées à la négociation collective permettant de définir les modalités de remboursement des frais professionnels. ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD Le présent accord a pour objet de définir, formaliser et sécuriser les modalités de remboursement des frais kilométriques engagés par les salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles nécessitant l’utilisation d’un véhicule personnel. ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la structure amenés, dans le cadre de leurs fonctions et après autorisation de l’employeur, à utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. ARTICLE 3 – PRINCIPE DE REMBOURSEMENT Les indemnités kilométriques versées ont pour objet exclusif de compenser les frais professionnels réellement engagés par les salariés (carburant, entretien, assurance, amortissement du véhicule). Elles ne constituent pas un élément de rémunération. ARTICLE 4 – MODALITÉS DE CALCUL Les indemnités kilométriques sont calculées sur la base du barème fiscal publié annuellement par l’administration fiscale et utilisé comme référence par les organismes de recouvrement. Le remboursement intervient sur présentation d’un état justificatif mensuel des déplacements effectués. ARTICLE 5 – DISPOSITIFS D’ORGANISATION ET D’ACCOMPAGNEMENT En fonction des besoins de service, des mesures complémentaires peuvent être mises en œuvre, notamment :
mise à disposition de véhicules de service,
mutualisation et optimisation des déplacements,
organisation territoriale des interventions.
ARTICLE 6 – ÉQUILIBRE GLOBAL DE RÉMUNÉRATION Les parties conviennent que les dispositions du présent accord s’inscrivent dans un équilibre global de rémunération salariale, lequel demeure supérieur aux minima conventionnels applicables. ARTICLE 7 – SUIVI ET ÉVALUATION Un bilan de mise en œuvre du présent accord sera réalisé dans un délai de 12 mois à compter de son entrée en vigueur. ARTICLE 8 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE Le présent accord entre en vigueur à compter de sa date de signature. Il est conclu pour une durée indéterminée. ARTICLE 9 – ABSENCE D’EFFET RÉTROACTIF ET SÉCURISATION JURIDIQUE Le présent accord formalise un dispositif de remboursement des frais professionnels mis en œuvre depuis 2019 au sein de la structure. Il est expressément convenu qu’il n’emporte aucune reconnaissance de dette, ni aucune admission d’irrégularité relative à la période antérieure à son entrée en vigueur. Le présent accord ne saurait, en lui-même, ouvrir droit à des rappels de frais professionnels au titre des périodes antérieures à sa signature. Les parties reconnaissent que les droits des salariés et les délais de prescription légaux demeurent régis par les dispositions en vigueur.
ARTICLE 10 – CONTRÔLABILITÉ ET CONFORMITÉ L’employeur s’engage à conserver l’ensemble des éléments justificatifs relatifs aux frais professionnels remboursés (états de déplacement, justificatifs kilométriques, autorisations de mission), de nature à permettre la traçabilité et la conformité du dispositif en cas de contrôle administratif ou URSSAF. ARTICLE 11 – FORMALITÉS DE DÉPÔT Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales et réglementaires en vigueur.
Fait à Hérouville saint clair, le 28 avril 2026 Signatures : L’Employeur Les membres du CSE
