ACCORD D’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL AU SEIN DE SANTEN SAS
CHAPITRE TELETRAVAIL
Entre d'une part :
La Société SANTEN, Société par actions simplifiée, dont le siège social est situé à EVRY (91000) – 1 rue Pierre Fontaine, Bâtiment Genavenir IV, immatriculée au RCS d'EVRY sous le n ° 432 584 225, représentée par Madame Elsa Percy, agissant en qualité de Directeur Ressources Humaines, dûment habilitée à cet effet,
Et d'autre part :
Les membres élus titulaires du Comité Social et Economique de SANTEN
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Les partenaires sociaux ont décidé de réviser l’accord sur la durée et l’aménagement du temps de travail en sa dernière version signée le 3 Septembre 2021 afin de :
Apporter plus de flexibilité dans la gestion du temps et le lieu de travail, permettant une meilleure agilité et favorisant le bien-être des collaborateurs ;
Favoriser un bon équilibre travail / vie privée ;
Prendre en compte les dernières évolutions législatives.
Ainsi, la direction de Santen SAS et les élus du personnel se sont accordés pour ouvrir des discussions sur le chapitre VIII sur Le Télétravail du présent accord.
Les dispositions qui suivent s'appliquent à l'ensemble des salariés de la société Santen SAS, à l’exception des cadres dirigeants répondant à la définition de l'article L.3111-2 du Code du travail.
CHAPITRE VIII : LE TELETRAVAIL
Le télétravail est une forme d’organisation du travail, utilisant les nouvelles technologies de l’information et de la communication et dans le cadre duquel le travail, qui aurait pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux.
Au cours de ces dernières années, force est de constater que les technologies de l’information et de la communication se sont développées de façon exponentielle, en France comme partout ailleurs dans le monde.
De plus, la crise sanitaire traversée entre 2020 et 2022 a entraîné une accélération considérable du phénomène de digitalisation des relations de travail. En effet, afin de concilier un objectif de continuité de l’activité économique et de protection de la santé des travailleurs, les entreprises ont dû recourir massivement à un télétravail dit « pour circonstance exceptionnelles », l’industrie pharmaceutique n’y ayant d’ailleurs pas fait exception.
Le recours au télétravail constitue une forme innovante d’organisation du travail donnant plus de souplesse et de flexibilité aux conditions de travail des collaborateurs. En effet, la pratique du télétravail améliore de manière importante les conditions de vie, de travail et de santé des salariés en réduisant les temps de trajet des salariés et en permettant ainsi un gain de temps, parfois substantiel. Il permet également une meilleure articulation des temps de vie en offrant aux salariés une plus grande souplesse dans l’organisation des journées.
Au-delà des aspects favorables pour les salariés et les entreprises, le télétravail a également un impact positif indéniable sur l’environnement. La diminution des trajets « domicile – lieu de travail » des télétravailleurs entraine une diminution de l’impact carbone individuel des salariés et de l’entreprise dans son ensemble contribuant indirectement à la qualité de vie, notamment dans les milieux très urbanisés.
Ainsi, Santen a souhaité, lors de la négociation du présent accord (révision 2023):
Accroitre la flexibilité dans la gestion du temps et le lieu de travail, permettant une meilleure agilité et favorisant le bien-être des collaborateurs et à une gestion efficace du temps ;
•S’adapter au mieux à nos challenges et notre organisation actuelle ; •Favoriser un bon équilibre travail / vie privée.
Le télétravail s’applique uniquement au personnel sédentaire. Il est rappelé que les salariés exerçant exclusivement des activités itinérantes hors des locaux de l’entreprise ne sont pas concernés par le télétravail.
Dans cet esprit, les signataires du présent accord, définissent les principes généraux du télétravail ci-après :
Principes généraux organisant la mise en œuvre du télétravail
Principe de volontariat
Le télétravail n’est ni une obligation, ni un droit absolu.
Le télétravail, qui repose sur un principe de confiance réciproque entre le salarié et son manager permet de responsabiliser et d’autonomiser les salariés dans leurs activités. Il peut s’accompagner d’une augmentation de la capacité de concentration sans interruption, conduisant à un accroissement de la qualité du travail et de l’investissement des salariés.
L’accès au télétravail repose sur le volontariat et sur la demande expresse du salarié, offrant au collaborateur plus de flexibilité et de confort dans son organisation du travail. Il ne peut être imposé ni par le salarié, ni par l’employeur.
Toutefois, le collaborateur qui exerce son activité en télétravail, doit tenir compte des impératifs de l’entreprise qui en tout état de cause prévalent sur les intérêts individuels.
Il est également à noter que, malgré les avantages d’un tel mode d’organisation du travail, le télétravail présente également des limites et risques qu’il convient de prendre en compte. Le risque principal est la porosité excessive entre vie professionnelle et vie privée pouvant nuire sur le long terme à la santé des salariés. Ce déséquilibre des temps de vie peut provenir d’une « sur-connexion » des salariés et d’un non-respect des temps de repos, nuisant ainsi à la qualité de vie au travail. A l’inverse, pour certains salariés, le télétravail peut conduire à une perte de motivation affectant la charge de travail et/ou la qualité du travail fourni.
Le télétravail, lorsqu’il est mis en place de manière importante et/ou prolongée, peut entrainer un délitement de la communauté de travail, notamment le sentiment d’appartenance à l’entreprise, et à un isolement social de certains salariés.
A ce titre, Santen souhaite privilégier une organisation alternant des périodes de télétravail et de présence sur site. L’entreprise, les salariés et leurs représentants élus devront être vigilants vis-à-vis de ces risques afin de permettre l’organisation d’un télétravail de qualité. Une attention particulière devra être apportée aux périodes d’intégration des nouveaux collaborateurs durant laquelle la présence physique doit être la règle et le télétravail régulier adapté.
Principe d’organisation concertée et planifiée du télétravail
Le télétravail peut s’appliquer à des situations exceptionnelles ou bien s’appliquer de façon régulière et durable.
Exécution du télétravail à titre régulier
L’article L.1222-9 du Code du travail prévoit que le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le télétravail « régulier » vise la situation du salarié, dont les activités peuvent se réaliser normalement dans un autre lieu que les locaux de l’entreprise, qui travaille de manière récurrente et durable dans un lieu différent des locaux de l’employeur et répondant aux conditions des présentes, ci-après le « Lieu de Télétravail ».
Exécution du télétravail à titre exceptionnel
L’article L.1222-11 du Code du travail dispose qu’en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. En application de ces dispositions, le télétravail « exceptionnel » peut être sollicité par le salarié ou imposé par l’employeur en fonction notamment des consignes des autorités et de la réglementation notamment dans les cas suivants :
Diminution des conditions de circulation des transports en commun (grève, travaux...) ;
Dégradation des conditions climatiques ;
Situation de pandémie ou menace d’épidémie ;
Indisponibilité physique sans arrêt de travail limitant, pendant une période déterminée, les déplacements ;
Nécessité de garder un enfant/proche parent malade, sous réserve que la tâche du salarié puisse être réalisée au Lieu de Télétravail et que l’environnement y soit propice à la concentration.
En tout état de cause, le télétravail « exceptionnel » est mis en œuvre lorsqu’un salarié fait face à une situation ponctuelle, inhabituelle ou d'urgence. La direction étudiera toute demande de télétravail exceptionnel formulée par un salarié en dehors des cas susmentionnés dès lors que le salarié fait face à une situation ponctuelle, inhabituelle ou d’urgence.
Modalités de mise en place
La mise en place du télétravail chez Santen se fait de manière collective, par le biais du présent accord collectif mis en place sein de l’entreprise. Le CSE, sera informé annuellement du nombre de salariés bénéficiant du télétravail régulier, ainsi que son utilisation, en distinguant les femmes et les hommes. En tout état de cause ce mode d’organisation du travail doit être fondé sur un principe de double volontariat et un principe de réversibilité tant à l’initiative de l’employeur que du salarié.
Lieu d’exécution du télétravail
Le Lieu de Télétravail
est obligatoirement un lieu privé se trouvant en France métropolitaine. Il peut être le domicile principal, secondaire du salarié et/ou toute autre adresse privée communiquée par le salarié. En conséquence, le présent accord exclut de son champ d’application toute forme de travail hors des locaux de la Société et qui ne s’effectuerait pas dans l’un de ces lieux déclarés.
De manière ponctuelle et sans pouvoir excéder une durée de 15 jours, le télétravail peut être exécuté dans le cadre du territoire Européen, sous réserve de validation hiérarchique et information au département Ressources Humaines. Dans ce cas, le salarié doit communiquer le lieu précis et la durée du télétravail hors France et en obtenir l’autorisation.
Le salarié communiquera l’adresse de son domicile à la DRH ou toute autre adresse privée où s’exercera le télétravail.
A titre dérogatoire, une adresse non communiquée peut être autorisée de manière ponctuelle, sous réserve d’accord du responsable local et information aux RH.
Rythme du télétravail
Afin de laisser une flexibilité et une meilleure adaptation aux besoins de chaque département, l’organisation du télétravail pour les postes éligibles, s’appréciera sur le mois, via un planning partagé qui devra impérativement être tenu à jour et respecté sous peine de remise en cause du télétravail en cas de non-respect.
1.4.1 Personnel rattaché aux activités France
Pour le personnel rattaché aux activités France, les parties signataires du présent accord, ont expressément convenu que le nombre de jours de télétravail pourra être variable par semaine avec un maximum de 12 jours télétravaillés par mois.
1.4.2 Personnel rattaché aux activités Globales/EMEA
Pour le personnel rattaché aux activités Globales et/ou EMEA, les parties signataires du présent accord, ont expressément convenu que le nombre de jours de télétravail par semaine ne doit pas excéder 4 jours, sauf exception avec accord supérieur hiérarchique/responsable local.
1.5Suspension temporaire du télétravail
Le salarié ou son supérieur hiérarchique/responsable local peut suspendre temporairement le télétravail dans les cas suivants :
le salarié est confronté à des obligations impérieuses de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions à son Lieu de Télétravail ;
l’employeur fait face à des impératifs opérationnels qui imposent la présence du salarié au sein de l’entreprise, notamment pour assurer une permanence physique au sein du service pendant les périodes de congés.
La partie qui prend l’initiative de cette suspension en informe par écrit (email) l’autre partie et la DRH dans les meilleurs délais.
1.6Période d’adaptation et principe de réversibilité du télétravail régulier
Une période d’adaptation de 1 mois est prévue afin de permettre au salarié et à son responsable hiérarchique de mettre fin unilatéralement et sans motif, moyennant un délai de prévenance d’une semaine, au télétravail.
Il est ici rappelé que la pratique du télétravail est déconseillée en période d’intégration, et ce pour le nouvel arrivant comme pour son responsable direct.
En outre, conformément au principe de réversibilité, le salarié et son supérieur hiérarchique peuvent à l’initiative de l’un ou de l’autre mettre fin unilatéralement, à tout moment, au télétravail moyennant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai peut être réduit d’un commun accord entre les parties.
Prise en charge des frais liés au télétravail
Le télétravail, comme défini plus haut, s’exerce par définition sur la base du double volontariat dans le but de permettre plus de flexibilité et confort.
Pour tout collaborateur en télétravail, une indemnité journalière de 2,60€ (barème URSSAF à date) lui sera attribuée pour les jours de télétravail effectués. Le montant de cette indemnité évoluera en fonction de sa mise à jour par l’URSSAF. Le versement de cette indemnité sera réalisé avec le salaire du mois suivant la période écoulée. . , il est expressément convenu que le collaborateur qui souhaite en bénéficier ne reçoit pas d’indemnité forfaitaire complémentaire.
Les frais de fournitures de bureau nécessaires seront pris en charge par l’entreprise (remboursement sur présentation de facture / procédure interne habituelle).
Il est rappelé à toutes fins utiles qu’aucune indemnités repas ne sera fourni au salarié au titre du jour de télétravail.
Maintien du lien avec l’entreprise
Le salarié demeure, lorsqu’il se trouve en télétravail, sous la subordination de son employeur et doit répondre aux directives de son supérieur hiérarchique.
Ce dernier veille à assurer un contact régulier avec le salarié en télétravail et est attentif à ce que l’organisation des réunions permette la présence physique ou virtuelle du salarié. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation du salarié à la vie de son service et de l’entreprise.
Chaque année, un entretien formel sera organisé, au cours duquel le salarié et son supérieur hiérarchique aborderont notamment les questions relatives aux conditions d’activité du salarié en télétravail, à la gestion de sa charge de travail et à l’organisation de l’équipe.
Champ d’application du télétravail
2.1 Critères d’éligibilité
Le télétravail a, au sein de la Société, vocation à concerner des salariés :
qui remplissent un certain nombre de conditions liées notamment à la nature de leur contrat de travail, et à leurs fonctions (principalement fonctions dont les activités peuvent être réalisées dans un lieu différent que les locaux de l’entreprise);
dont le Lieu de Télétravail réunit les conditions de faisabilité techniques requises (point 3).
Salariés éligibles
Le dispositif de télétravail régulier implique notamment que le salarié dispose d’une autonomie professionnelle suffisante, qu’il soit bien intégré dans l’entreprise et son équipe et qu’il puisse travailler à distance.
Salariés éligibles au télétravail régulier
Compte tenu de ce qui précède, sont éligibles au télétravail régulier les salariés qui :
disposent d’une maitrise suffisante de leur poste, sont autonomes et ne nécessitent pas un soutien managérial physique rapproché en continu ;
maitrisent les outils informatiques et de communication ;
occupent un poste qui peut être exécuté de façon partielle et régulière à distance sans impact majeur négatif sur l’organisation ou le fonctionnement de leur équipe. A cet égard, les parties conviennent que, dans l’hypothèse où le nombre de salariés candidats au télétravail au sein d’un même service serait tel qu’il aurait un impact négatif sur l’organisation ou le fonctionnement du service, priorité serait donnée aux candidats dont le temps de transport entre la résidence habituelle et son lieu de travail serait le plus important. D’autres critères pourraient, au cas par cas, être pris en compte (situation familiale spécifique, problème de santé…) ;
Salariés éligibles au télétravail exceptionnel
Sont éligibles au télétravail exceptionnel, et sous réserve de l’accord du responsable hiérarchique, les salariés qui :
maitrisent les outils informatiques et de communication ;
occupent un poste qui peut être exécuté de façon partielle et exceptionnelle à distance (contenu du poste) sans impact majeur sur l’organisation ou le fonctionnement de son équipe.
3. Faisabilité technique et Assurance
Le Lieu de Télétravail du salarié doit être adapté à la réalisation d’une activité professionnelle au nom et pour le compte de la Société qui l’emploie, de sorte que :
Le télétravailleur dispose d’un espace aménagé lui permettant d'exercer son activité professionnelle dans les meilleures conditions de sécurité et de concentration ;
Cet espace de travail présente les conditions d’hygiène et de sécurité nécessaires, est exempt de tout encombrement, et respecte les règles relatives à l’éclairage, à l’aération, à la ventilation ainsi qu’à l’atténuation du bruit fixées pour tous les locaux de travail ;
Le système électrique du Lieu de Télétravail du salarié est conforme à la règlementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle impliquant l’utilisation de technologies informatiques dans des conditions de sécurité satisfaisantes ;
Le salarié doit disposer d’une connexion internet suffisamment efficace existant préalablement à l’exécution du télétravail ;
L’assureur du salarié, au titre de son assurance multirisque habitation, doit avoir été informé que l’assuré exerce une activité professionnelle à son Lieu de Télétravail. Le salarié remettra à l’employeur une attestation d’assurance conforme (précisé dans le formulaire de demande).
Le matériel informatique portable mis à disposition par l’entreprise est couvert pour les risques dommage et vol par l’assurance de l’entreprise.
Le matériel informatique personnel éventuellement utilisé par le salarié en télétravail doit être couvert pour les risques dommage et vol par l’assurance personnelle du salarié.
4. Droits et devoirs de l’employeur et du salarié en télétravail
Droits individuels et collectifs
Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels, individuels et collectifs, que ceux applicables au personnel en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.
L’ensemble des accords, engagements unilatéraux et usages en vigueur dans l’entreprise sont applicables au salarié en télétravail.
Il est rappelé que la mise en œuvre du télétravail est sans impact sur les droits du salarié en termes de rémunération, d’évaluation et d’évolution professionnelle.
Organisation et contrôle du temps de travail
Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail conformément aux règles légales et conventionnelles applicables dans l’entreprise.
Le télétravail n'a pas pour but de modifier l'activité, la charge de travail ou l'amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l'entreprise.
Le supérieur hiérarchique du salarié en télétravail s’assure que la charge de travail du collaborateur et les délais d’exécution lui permettent de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.
Le salarié en télétravail, dont le temps de travail est décompté en heures, s’engage à respecter :
l’horaire collectif en vigueur dans l’entreprise,
les temps de pause et de repos obligatoires,
la durée maximale du travail.
Le salarié en télétravail ne peut exécuter d’heure supplémentaire sauf demande expresse et écrite de son supérieur hiérarchique.
Les salariés en télétravail dont le temps de travail est décompté en jours s’engagent à respecter les temps de repos quotidiens et hebdomadaires.
5. Vie privée du salarié en télétravail
Il est rappelé que l’employeur doit respecter la vie privée du salarié, lorsque ce dernier se trouve en télétravail.
Pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures, ces plages horaires correspondent aux horaires de travail applicables au salarié.
Pour les salariés en forfait-jours, elles sont définies en concertation avec le supérieur hiérarchique pour assurer le bon fonctionnement du service et l’exécution des fonctions du salarié dans des conditions normales sans que la référence à des plages de connexion nécessairement définies en heures n’ait de conséquence sur le décompte en jours des forfaits.
Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail. Le salarié en télétravail a la responsabilité de s’assurer que son Lieu de Télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.
L’employeur, le CSE et l’administration du travail (Inspection du Travail, Médecine du Travail, Caisse Assurance Maladie…) peuvent être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail, sur accord préalable du salarié et en sa présence, sous réserve du respect d’un délai de prévenance.
Le salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles dans les mêmes conditions que les autres salariés. En cas d’accident du travail, il devra en informer la Direction des ressources humaines dans les mêmes délais et selon les mêmes formes que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.
Environnement et équipement de travail
Le Lieu de Télétravail du salarié doit être adapté à la réalisation d’une activité professionnelle au nom et pour le compte de la Société qui l’emploie. En cas de télétravail régulier, le salarié doit attester sur l’honneur, que son Lieu de Télétravail réunit l’intégralité des conditions prévues au point 3. (Faisabilité technique) de ce chapitre. Le salarié en télétravail disposant d’un ordinateur portable professionnel l’utilise dans le cadre du télétravail.
L’entreprise met à la disposition du salarié en télétravail un accès à distance à ses applications de travail et une solution de téléphonie. L’employeur fournit au salarié en télétravail un service d’assistance technique analogue à celui existant pour le travail réalisé dans l’entreprise.
En cas de panne ou de mauvais fonctionnement de sa connexion internet ou de son équipement informatique, le télétravailleur doit immédiatement prévenir son supérieur hiérarchique.
8. Confidentialité et protection des données
Le salarié en télétravail reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit dans ce cadre préserver la même confidentialité des données, informations, documents qui lui sont confiés lorsqu’il se trouve en télétravail sur son Lieu de Télétravail.
Il est tenu de respecter les termes de la Charte informatique. A cet égard, il est rappelé au salarié en télétravail que les connexions internet font l’objet d’un traçage et qu’un contrôle des accès internet peut être organisé.
Le salarié en télétravail doit s’assurer que les informations qu’il traite demeurent confidentielles et éviter tout accès à ses informations par des tiers à l’entreprise notamment en fermant systématiquement sa session lorsqu’il s’absente. Il doit porter une attention particulière aux règles de sécurité et aux moyens d’authentification (mots de passe, codes d’accès…) qui lui sont personnels, confidentiels et incessibles.
Le salarié qui utiliserait dans le cadre du télétravail, son matériel informatique personnel ne doit enregistrer aucun fichier ou document afférent à l’exécution de son emploi sur une base de stockage personnelle (disque dur de l’ordinateur, disque dur externe, clef USB). Les fichiers ou documents doivent être exclusivement enregistrés sur le réseau de l’entreprise.
L’application effective du présent avenant est prévue au 1er Juin 2023
Fait à Paris, le 17 mai 2023
Etabli en autant d’exemplaires que de signataires et d’exemplaires nécessaires aux formalités de dépôt.
Pour la Société
xxx, DRH
Représentants du personnel, les élus titulaires du CSE :
