Objectif du document : Le présent avenant a pour objectif de définir le cadre de la mise enplace du télétravail de manière pérenne au sein de l’entreprise en application de l’articleL.1222-9 du Code de travail dans lequel il est défini comme une forme d’organisation etde réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activitéprofessionnelle aussi bien dans les locaux de l’entreprise qu’en dehors de ces locaux, defaçon volontaire et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
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V 2
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03/02/2023
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Commentaire
V 1 23/03/2022
Comité de Direction
V 2 07/04/2022
Comité de Direction & CSE Adaptation accord national interprofessionnel du 26/11/2020 V3 26/03/2024
Comité de Direction & CSE Évolution de l’accord : Modification de l'article 2, 3.1.1, 3.1.2, 3.1.2.1, 3.2, 4.1 Suppression de l'article 3.1.3 et sous-articles. Article 3.1.4 devient 3.1.3
2Éligibilité au télétravail PAGEREF _Toc130803696 \h 4
3Organisation du télétravail PAGEREF _Toc130803697 \h 4
3.1Modalité de télétravail PAGEREF _Toc130803698 \h 4 3.1.1Temps de travail et obligations des parties PAGEREF _Toc130803699 \h 4 3.1.2Télétravail partiel PAGEREF _Toc130803700 \h 5 3.1.3Télétravail à temps plein PAGEREF _Toc130803701 \h 6 3.1.4Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure PAGEREF _Toc130803702 \h 6 3.2Réversibilité de télétravail PAGEREF _Toc130803703 \h 7 3.3Santé et sécurité au travail PAGEREF _Toc130803704 \h 7 3.3.1Accident du travail PAGEREF _Toc130803705 \h 7 3.3.2Maladie PAGEREF _Toc130803706 \h 7
4Conditions d’accès techniques et sécuritaires PAGEREF _Toc130803707 \h 7
4.1Les obligations du collaborateur PAGEREF _Toc130803708 \h 8 4.2Lieu du télétravail PAGEREF _Toc130803709 \h 8 4.3Garde de jeunes enfants PAGEREF _Toc130803710 \h 9 4.4Protection des données et confidentialité des informations et des fichiers PAGEREF _Toc130803711 \h 9 4.5Équipements professionnels PAGEREF _Toc130803712 \h 9 4.6Période d’adaptation au télétravail PAGEREF _Toc130803713 \h 10
5Les bonnes pratiques en situation de télétravail PAGEREF _Toc130803714 \h 10
Définition Le présent avenant, en application des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail, a pour objet de définir et d’encadrer le télétravail au sein de SCOP'IT. En effet, dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail, consécutive notamment à la crise sanitaire actuelle liée à la Covid 19, la Société veut permettre la pratique régulière de l’exercice des fonctions dans le cadre d’un télétravail. Convaincue que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférées dans l’exercice des missions professionnelles, SCOP'IT offre la possibilité à ses collaborateurs de recourir au télétravail régulier. Le télétravail contribue par ailleurs à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels, permet de réduire les temps transports et favorise une meilleure qualité de vie au travail. Il répond en effet aux aspirations des salariés et participe de l’attractivité et de la fidélisation des collaborateurs. De plus, le télétravail participe d’une démarche de développement durable en limitant les déplacements, et donc les risques d’accident de trajet et les émissions de gaz à effets de serre, en adéquation avec la responsabilité sociale voulue par SCOP'IT.
Le salarié qui effectue une partie de sa mission en télétravail bénéficie des mêmes droits que les autres salariés de l’entreprise. La plus grande vigilance est apportée pour que le recours au télétravail n'entraine aucune atteinte au respect de sa vie privée. Ainsi les obligations relatives à la charge de travail et au droit à la déconnexion devront être respectées.
> Les limites imposées par le Code du travail concernant la durée maximale du travail, en particulier :
Durée maximale légale de la journée de travail : 10 heures par jour (Article L.212- 1 du code du travail)
Durée maximale légale de travail hebdomadaire : 48 heures par semaine. (Article L.3121-18 du code du travail)
La durée hebdomadaire de travail calculée sur une période quelconque de 12 semaines consécutives ne peut dépasser 44 heures (ce que l’on appelle « durée maximale hebdomadaire moyenne ») (L.3121-18du code du travail).
> Les limites imposées par le Code du travail concernant les moments de travail, en particulier :
Le recours au travail de nuit doit être exceptionnel. (Article L 213.1)
Il en est de même pour le samedi, le dimanche et les jours fériés (Article L222.1)
Éligibilité au télétravail Pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :
Être en contrat CDI ou CDD,
Avoir validé sa période d’essai,
Bénéficier d’une autonomie suffisante dans la réalisation de ses missions, cette notion devra être appréciée par les managers. Il doit être apte à s’organiser et gérer son activité,
Atteindre un minimum de 80% de l’objectif de production, 85% de conformité, et un taux d’appel supérieur ou égal à 95% durant 2 mois consécutifs.
Être en possession d’un mobilier adapté (bureau ou table) permettant de supporter le poids du matériel et offrant une ergonomie adaptée au poste de travail.
Les apprentis, les stagiaires et les personnes en contrat de professionnalisation pourront être éligibles au télétravail.
Il sera envisageable de mettre en place des dispositions particulière pour tout salarié faisant l’objet d’un handicap reconnu. Un accompagnement avec CAP-EMPLOI 51 et/ou avec l’AGEFIPH sera obligatoirement réalisé.
Au cas par cas, il sera possible d’envisager un aménagement particulier des jours de télétravail pour les femmes enceintes qui en feront la demande ou qui auront un avis médical en ce sens.
Organisation du télétravail Modalité de télétravail Le télétravail ne peut reposer que sur une volonté réciproque de l'employeur et du salarié. Les modalités de télétravail seront différentes selon les fonctions au sein de l’entreprise afin de répondre aux spécificités métiers. Si certaines fonctions sont éligibles à plusieurs catégories, le collaborateur sera en droit d’effectuer la demande de son choix qui devra être validée par son manager.
Temps de travail et obligations des parties Les horaires de travail du collaborateur devront être respectés en télétravail. Le télétravail ne permettra pas une flexibilité des horaires de travail, ainsi les modalités liées aux départs anticipés et arrivées tardives devront être appliquées dans les mêmes conditions que sur site. Les jours de présence sur site seront inscrits dans Manatime. L’entreprise aura ainsi la possibilité de vérifier les jours de télétravail dans Manatime. Les heures travaillées pourront être contrôlées grâce à l’extranet. Les modalités d’absences définies dans le règlement intérieur s’appliqueront également en télétravail. Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable son manager et obtenir un accord écrit (par exemple par courriel). La charge de travail et les délais de réalisation des activités seront évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’entreprise. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l'entreprise. Le salarié doit pouvoir être joint par visioconférence ou téléphone pendant ses horaires habituels de travail et devra obligatoirement
activer sa caméra ; il peut également joindre son équipe par téléphone, visioconférence et mail autant de fois que son activité le rend nécessaire.
Rythme du Télétravail Le télétravail est défini comme suit : 1, 2, 3 ou 4 jours de télétravail hebdomadaires. Il est ouvert aux fonctions suivantes :
Fonctions
Rythme télétravail
Organisation
Flexibilité
Instructeur 3 jours/semaine 4 jours/semaine Flex-office NON Coordination 1 à 3 jours/semaine Poste personnel NON Responsable de service 1 à 3 jours/semaine Poste personnel OUI Direction 1 à 3 jours/semaine Poste personnel OUI
La flexibilité des jours de télétravail est définie par fonction. Si la flexibilité n’est pas possible, les jours de télétravail seront fixes et définis avec le manager. En cas d’absence ou de jour férié sur un jour de télétravail, celui-ci ne sera pas reporté. Toute modification exceptionnelle du ou des jours de présence sur site devra être validée en amont avec le responsable. Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du manager. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectifs nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.
Retour sur site Certaines fonctions devront effectuer du Flex-office, ces postes seront partagés entre 2 ou 3 collaborateurs en fonction du planning établit par le manager. Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de SCOP'IT, le manager peut être amené à demander au télétravailleur (quel que soit sa fonction) de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de 24h et n’entrainera pas de report du jour télétravaillé. Les frais de déplacement resteront à la charge du collaborateur, sauf en cas d’utilisation des transports en commun, l’entreprise prendra en charge moitié du prix des billets.
Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure Le télétravail occasionnel, ou en cas de circonstances exceptionnelles, ou en cas de force majeure, a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence. Il sera réservé aux salariés disposant, dans le cadre de l'exercice normal de ses fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par la Société. Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure pourra être mis en place par journée(s) à la demande du salarié (ex. en cas de grève des transports publics ou d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles ou d'événements exceptionnels justifiés) ou de la Société (ex. en cas de pandémie). Il ne fera pas l'objet d'un avenant au contrat de travail.
Le salarié souhaitant bénéficier d'une autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable par email auprès de la direction qui sera libre de l’accepter ou non. La direction devra y répondre par email dans les meilleurs délais. Enfin, la direction pourra par ailleurs imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre “la bonne continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés”, selon les termes mêmes de l’article L. 1222-11 du Code du travail.
Réversibilité de télétravail Le salarié et l’employeur sont libres de mettre fin unilatéralement au télétravail, sous réserve de l’existence d’éléments objectifs empêchant le maintien et en respectant un délai de prévenance d'une semaine à compter de la notification de cette décision dans le cas où :
La façon de travailler du salarié ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avéraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;
La qualité du travail fourni ne donnait pas satisfaction ;
Objectifs fixés non atteints
Mauvaise gestion de ses missions
Les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux la société, notamment en raison d’une évolution de l’activité et/ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et/ou d’absences de salariés. La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux de la société et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par la société dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile.
Santé et sécurité au travail Accident du travail Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera couvert par la législation professionnelle. Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement la Société de l’accident et au plus tard dans les 24 heures en envoyant un courriel à son manager direct et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail.
Maladie En cas de maladie pendant les jours de télétravail, le collaborateur doit en informer son manager au plus tôt et respecter les règles associées.
Conditions d’accès techniques et sécuritaires Le télétravail ne peut s'envisager que dans le cadre d'un rapport de confiance mutuelle. Il requiert de la part du salarié certaines aptitudes individuelles et qualités professionnelles, telles que la gestion du temps de travail, la connaissance expérimentée du poste occupé, la maîtrise de l'environnement informatique et des applications dédiées à son activité. L'autonomie dans l'organisation et la réalisation des missions est également un des facteurs importants pris en compte.
Les obligations du collaborateur Afin de pouvoir télétravailler en toute sérénité et sécurité, le collaborateur doit :
Disposer d’une connexion internet ayant un d’un débit descendant supérieur ou égal à 9 Mbits par seconde et un débit montant supérieur ou égal à 0.5Mbits par seconde pour pouvoir télétravailler convenablement. Ce contrôle peut se faire depuis le site www.nperf.com/fr/
Disposer d’un compte Office 365 fourni par SCOP'IT
Avoir la capacité d’utiliser Microsoft Teams à des fins de communication interne
Disposer d’un accès VPN permettant l’accès au réseau interne de l’entreprise
Être équipé de Ringover ou de toute autre solution de téléphonie fournie par l’entreprise.
Attester que les installations électriques de son domicile sont conformes aux normes en vigueur (à confirmer lors de la demande de télétravail),
Remplir les conditions de production et de qualité définies par le manager lui permettant d’être autonome dans ses fonctions
Disposer d’un environnement de travail permettant d’effectuer les missions qui lui sont confiées (espace dédié, environnement sonore…)
Fournir une photographie de son installation professionnelle.
Fournir une attestation télétravail de l'assurance habitation
Lieu du télétravail Le lieu de télétravail habituel est le domicile du salarié. Le salarié s’engage à informer sa direction en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail. Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c’est-à-dire celui dont l’adresse figure sur le bulletin de salaire. Il est notamment rappelé que l’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques à un débit compatible avec l’activité professionnelle. Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l’exercice du télétravail et y installer l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance. Le télétravailleur doit veiller en toutes circonstances à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice du travail en télétravail, en particulier avoir des installations électriques conformes. Lorsque la façon de travailler du télétravailleur s’avère être en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail à domicile (ex. : manque d’autonomie) ou si les performances constatées ne donnent pas satisfaction en cours d’exécution du télétravail à domicile, la Société pourra à tout moment exiger du salarié qu’il cesse de télétravailler à domicile notamment pour les raisons exposées ci-dessus, en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires à compter de la notification de cette décision. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées.
Garde de jeunes enfants Le collaborateur s’engage à avoir un moyen de garde pour les enfants de moins de 12 ans vivant sous le même toit. Le télétravail en la présence du seul télétravailleur avec des enfants de moins de 12 ans n’est pas autorisé.
Protection des données et confidentialité des informations et des fichiers Le collaborateur sera informé des règles d'exploitation, mises au point par le service informatique, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données. Il s'engage à observer ces règles dans l’exploitation des systèmes qui lui ont été confiés telles que définies dans la charte NTIC. En particulier, le collaborateur s'engage à ne pas effectuer de copies ni transmettre à autrui les fichiers informatiques qu'il réalise et dont il a communication dans le cadre de son travail.
Équipements professionnels Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, la Société fournit et entretient les équipements nécessaires au télétravail. Ces équipements se composent de :
Un ordinateur portable ou fixe
Cable Ethernet et multiprise
2 écrans
Une souris
Un clavier
Un casque
Une webcam
Une chaise de bureau
Petites fournitures de bureautique (stylo…)
Le matériel fourni par l’entreprise restant sa propriété, il devra être restitué.
De manière générale, les télétravailleurs sont tenus :
D’utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel tel que défini dans la charte NTIC et pour le seul compte de l’entreprise à l’exclusion de toute autre utilisation ;
De prendre le plus grand soin des équipements qui lui sont confiés ;
D’aviser immédiatement la Société en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, en contactant leur manager ;
De respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation et de sécurité ;
De restituer le matériel sur demande de la Société, mais également dans les cas suivants : fin du télétravail, fin du contrat de travail, dispense de préavis, période de suspension du contrat de travail si la Société l’estime nécessaire.
Le télétravailleur est tenu de laisser l’accès de son domicile aux intervenants techniques qui pourraient avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l’équipement du travail confié. Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s’effectuer au domicile du salarié qu’après son accord. La Société préviendra le télétravailleur concerné par courriel ou par tout autre écrit en respectant un délai de prévenance raisonnable, quelques jours avant l’intervention. Enfin, pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse.
Période d’adaptation au télétravail La période d’adaptation permet à l'employeur de vérifier si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise n'en perturbe pas le fonctionnement. Elle permet au salarié de vérifier si l'activité en télétravail lui convient. La durée de la période d’adaptation est de 1 mois. Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance de 3 jours ouvrés, le salarié reprenant alors l'exercice de ses fonctions dans les locaux de l’entreprise. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.
Les bonnes pratiques en situation de télétravail En télétravail Le télétravail est une solution d’organisation du travail parmi d’autres. Il peut ne pas convenir à tout le monde même si la perspective de travailler de chez soi afin de ne plus réaliser le trajet quotidien peut sembler extrêmement tentante, il reste nécessaire de se demander si une telle organisation peut fonctionner pour vous.
Pour se faire, il convient de vous poser les bonnes questions afin de garantir la réussite de cette organisation en suivant les bonnes pratiques exprimées ci-dessous :
Dans la mesure du possible, je réserve un espace de travail au sein de mon domicile séparé du reste de ma vie.
Je veille à ce que mon ordinateur ne soit utilisé par personne d’autre que moi,
Dans la mesure du possible, mon espace de travail doit se situer à un emplacement où la lumière naturelle est abondante,
Dans la mesure du possible, j’aménage mon bureau :
Mon écran se situe à la même hauteur que mon visage
Je dispose d’une chaise ou d’un fauteuil confortable
Je dispose des fournitures de travail traditionnelles (stylos, bloc-notes ...)
J’ai de la place sur le bureau pour prendre des notes
Avant de commencer ma journée, je prends le temps de déjeuner, de me préparer comme lorsque je me rends au bureau, je porte une tenue correcte.
Au début de ma journée de travail, je lance mes outils collaboratifs tels que Microsoft Outlook, Teams, Ringover... J’exécute aussi mon VPN afin d’accéder à mes outils habituels.
J’organise et anticipe mon travail, mes tâches et objectifs.
J’utile les statuts Microsoft Teams afin d’informer mes collègues de mon état :
Je suis disponible
Je suis occupé (mais dérangeable malgré tout)
Je ne suis pas dérangeable (donc injoignable pour raison de réunion par exemple)
Je suis en communication
Je suis absent (pour raison de pause repas par exemple)
Sur Microsoft Teams, je prends le temps de saluer mes collègues sur le canal de discussion,
Lorsque je suis appelé sur Microsoft Teams, je me présente au travers de la caméra afin de rendre les échanges plus “humains”,
Je prends des pauses régulières en accord avec le règlement intérieur
Je sauvegarde de façon journalière mon travail sur Microsoft Teams ou sur les espaces de sauvegarde mis à disposition et je m’assure de façon impérative que mon travail ne reste pas uniquement sur mon poste afin d’éviter les pertes de données en cas de panne de mon ordinateur,
Je continue d’observer et respecter les règles de la charte NTIC
Je prends toutes les précautions utiles afin que personne ne puisse avoir accès aux données, mots de passe, et plus généralement toutes informations concernant l’entreprise ou ses clients. Je suis responsable de l’utilisation des données et des ressources matérielles et informatiques mises disposition et m’engage à ne pas les utiliser dans des conditions pouvant porter atteinte à la sécurité et à l’intégrité de l’entreprise,
J’alerte le manager ainsi que la Direction en cas de tentative de phishing, d’alerte de l’antivirus et de problème informatique quelconque.
Lorsque ma journée est terminée, je prends le temps de me déconnecter des outils afin de signaler à mes collègues que je ne suis plus disponible.
En flex-office
Je pense à amener mes identifiants, mots de passe et notes lors de mon retour sur site
Je prends le temps de saluer mes collègues sur site et à distance
Avant de quitter le poste partagé je m’assure de sa propreté, je range mes affaires personnelles dans mon casier
Je n’enregistre pas mes identifiants et mots de passe sur le poste partagé
Je pense à me déconnecter de l’ensemble des outils avant de retourner en télétravail.
Processus de validation du télétravail Dans le cadre de la mise en place du télétravail, le collaborateur exprimera sa demande par mail en précisant la durée souhaitée et en y joignant un test de connexion ainsi qu’une photographie de l’emplacement où celui-ci se déroulera, une attestation d’assurance habitation spécifiant la pratique du télétravail et une attestation sur l’honneur certifiant la conformité des installations électriques de l’habitation. Les managers doivent valider ou non les demandes de leurs collaborateurs selon les conditions demandées dans les 7 jours ouvrés suivant la demande. En cas d’accord, le collaborateur devra signer le présent avenant, un document s’engageant à respecter les horaires choisis, ainsi qu’un document listant le matériel remis et la décharge de responsabilité.
Dans l’hypothèse où des postes seraient considérés comme n’étant pas compatibles avec une organisation télétravaillée, dans un souci d’équité, une demande de dérogation motivée et objectivée sera présentée au CSE. Le CSE rendra un avis consultatif dans le mois suivant. Ce délai suspend le télétravail pour les intéressés concernés.
Tout refus de la part de l’employeur sera motivé par écrit.
Indemnité forfaitaire & tickets repas Une indemnité forfaitaire sera versée mensuellement au salarié couvrant les charges suivantes :
Les frais fixes, ex : loyer, taxe d’habitation
Les frais variables, ex : chauffage, électricité
L’abonnement Internet.
Cette indemnité sera de
25€ pour un télétravailleur à temps plein (5 jours sur 5).
15€ pour un télétravailleur 3 jours par semaines.
10€ pour un télétravailleur 2 jours par semaines.
Les tickets repas restent acquis selon la même règle de présence qu’au bureau.
Durée de l’accord Le présent avenant est établi pour une durée déterminée de 24 mois à compter du lendemain de la date de dépôt. Une évaluation sera menée 8 mois après la date de dépôt, pour déterminer les modalités d’ajustement nécessaires ou établir le constat de non-reconduction si une ou plusieurs parties signataires le décident. En pareilles circonstances, le présent avenant ne créera aucun droit collectif ni individuel à l’issue du 8e mois de validité.
En cas de reconduction, l’accord de prolongation avec ses additifs ou corrections pourra être à durée déterminée ou indéterminée selon les conclusions de la négociation. Une consultation CSE sera nécessaire sur la base des conclusions de cette nouvelle négociation, et ce avant la fin de la validité du présent avenant.
