ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SAS SD WORX
ENTRE :
La SAS SD WORX dont le siège social est à PUTEAUX (92800), 3-5 Cours du Triangle,
D’UNE PART,
ET :
Les membres titulaires du Comité Social et Economique de la SAS SD WORX statuant à la majorité simple,
D’AUTRE PART.
PREAMBULE
L’article L. 2315-4 du Code du travail permet la conclusion d’un accord entre l’employeur et les membres élus du CSE afin d’autoriser le recours à la visioconférence pour les réunions du CSE au-delà de trois réunions par an.
La Direction de la SAS SD WORX et les membres du CSE ont engagé des discussions pour faire usage de cette possibilité.
En effet, il a été mis en avant que le recours à la visioconférence pour les réunions du CSE était avantageux, tant pour les membres du comité que la Direction, en raison de plusieurs facteurs :
La distance entre les deux sites de l’entreprise (Puteaux-Bayonne) ;
L’éloignement géographique des membres élus du CSE ;
Le recours au télétravail deux ou trois fois par semaine pour la plupart des salariés ;
Le gain de temps dans l’organisation des réunions, évitant les temps de trajet et la réservation de salle de réunion ;
Un taux de présence plus élevé des élus du CSE aux réunions ;
L’importance de s’inscrire dans une démarche RSE en limitant les déplacements, ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres du CSE ;
La réduction des frais liés à ces déplacements.
Le présent accord a donc pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de la SAS SD WORX.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres élus du CSE de la SAS SD WORX.
Modalités de recours à la visioconférence
2.1 - Cadre juridique
L’article L. 2315-4 du Code du travail dispose que « Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. [...] ».
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du CSE et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote.
2.2 - Réunions concernées
Il est décidé d’avoir la possibilité de recourir à la visioconférence pour toutes les réunions du CSE, en complément des réunions en présentiel, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord.
Le lien d’accès à la réunion en visioconférence sera transmis aux membres du CSE et aux participants extérieurs invités aux réunions en même temps que l’envoi de la convocation.
2.3 – Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence utilisée habituellement par la SAS SD WORX (soit actuellement, à titre informatif, la plateforme Teams).
Ce dispositif permet l’identification des participants (connexion avec l’adresse email professionnelle) et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Sauf problème technique, les participants s’engagent à privilégier l’activation de leur caméra pendant les réunions en visioconférence (ce principe ne s’appliquant pas pendant les temps de suspension de séance).
La Direction s’assurera du bon fonctionnement du dispositif avant le début de chaque réunion.
En cas de problème technique rencontré par l’un des participants, celui-ci pourra, le cas échéant, utiliser le numéro de téléphone figurant sur Teams et permettant d’accéder par ce biais à la réunion.
En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres du CSE pourraient décider du report de la réunion de l’instance.
2.4 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée.
Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée la caméra activée ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultation expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret.
Le dispositif technique de vote devra alors garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé.
Le vote aura lieu de façon simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.
2.5 – Suspension de la séance
La Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance.
Dans ce cas, le Président annoncera la durée de la suspension.
Pendant la durée de la suspension, les participants en visioconférence seront invités à couper leur caméra et leur micro.
2.6 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique
Les membres du CSE et de la Direction doivent utiliser les équipements mis à leur disposition par l’entreprise pour la visioconférence.
Ils doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de leur matériel informatique afin de s’assurer qu’ils en soient les seuls utilisateurs.
Il est rappelé à cet égard que chacun doit se conformer strictement aux règles en vigueur de l’entreprise et notamment à la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données.
De même, il est rappelé que les membres du CSE ont une obligation de discrétion dans le cadre de leur mandat concernant les informations confidentielles ou présentées comme telle par l’employeur.
Application de l’accord
3.1 – Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du Ministère du travail et au greffe du Conseil de prud’hommes.
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2025.
Il pourra être dénoncé selon les dispositions prévues à l’article L. 2261-9 du Code du travail.
Il pourra être révisé à tout moment pendant la période d’application. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en main propre à l’autre partie, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.
Les parties devront alors s’efforcer d’entamer des négociations dans un délai de trois mois à compter de la réception de la demande de révision.
L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l’objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.
3.2 – Publicité
Le présent accord sera déposé auprès des services de la DRIEETS, sur la plateforme TéléAccords dans les conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 du Code du travail. Il sera également déposé auprès du Conseil de prud’hommes de Nanterre.
Le présent accord sera publié sur l’intranet de l’entreprise pour être consultable par les salariés. Son existence figurera également aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
