SELAS INOVIE ACTIVBIOLAB Dont le siège social est situé au 3, rue de la Roche 85190 AIZENAY SIREN 490 701 638 Immatriculée au RCS de Montpellier sous le n° D 49 0 701 638 Représentée par Président.
D’UNE PART,
ET
Les membres du CSE : élue titulaire du Comité Social Economique élue titulaire du Comité Social Economique élue titulaire du Comité Social Economique élue titulaire du Comité Social Economique
D’AUTRE PART.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Cet accord a pour objectif de déterminer les règles relatives au remboursement des frais professionnels de l’ensemble du personnel, à l’occasion de leurs déplacements ou missions en France métropolitaine (Corse comprise).
Le présent accord a été conclu dans les conditions prévues au Code du Travail. Les dispositions ci-après se substituent à celles des conventions et accords collectifs (de branches ou d’entreprises), des engagements unilatéraux, des accords atypiques et usages portant sur le même objet.
Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel du laboratoire INOVIE ACTIVBIOLAB.
Choix du mode de transport
L’utilisation de la voiture personnelle, ou de location, ne pourra pas être imposée au salarié qui ne le désire pas. Il sera recherché par le salarié et l’employeur le meilleur équilibre entre le mode de transport, le type de billet, et plus particulièrement le temps de déplacement. Le choix du mode de déplacement doit être défini dans la lettre de mission et/ou selon les principes suivants :
Les transports en communs :
Ile de France et grandes communes urbaines : Métro – Bus – RER – Tramway – Train ;
Paris/Province et Province/Province : privilégier le transport ferroviaire (préconisation 2ème classe) ou l’avion classe Economique si ce mode de transport est plus économique.
Un véhicule léger motorisé :
distances inférieures à 250km (aller)
L’avion (accord de la Direction et en classe économique) :
distances supérieures à 500km (aller)
L’utilisation du véhicule personnel pour effectuer le déplacement est autorisée, sous réserve de l’accord express et préalable de la Direction (dans les cas suivants) : - lorsque le lieu de déplacement est difficilement accessible par les transports en commun ; - lorsque les transports en commun allongent le temps de travail d’une durée supérieure à 75 minutes (aller) par rapport au trajet en véhicule personnel ; - pour les déplacements occasionnels dans la région du lieu de travail.
Lorsque le véhicule personnel est ainsi utilisé, le salarié doit être titulaire de :
un permis de conduire valide
une carte grise
une police d’assurance pour couvrir ses déplacements.
Dans certains cas, la location d’un véhicule, peut s’avérer plus intéressante. Le choix du véhicule léger motorisé dépendra du nombre de personnes transportées : . 1 ou 2 personnes : Mini ou économique . 3 personnes ou plus : Compact.
Il est demandé aux salariés de respecter les conditions du contrat de location et de s’organiser pour faire le plein de carburant avant de rendre le véhicule de location. Ce service étant facturé par les loueurs avec un prix de carburant majoré. Les réservations de voyage (avion, train, hôtel, voiture) sont réalisées
exclusivement par la Direction selon les barèmes de l’annexe 1.
Modalités de remboursement des frais professionnels
3.1 Les frais de transport avec justificatif(s)
Le salarié adopte le moyen de transport déterminé avec la Direction en fonction des contraintes liées au déplacement (voir article 2). Les frais de transport sont remboursés (avec justificatifs) : - sur la base des dépenses réelles correspondantes pour les trajets effectués en métro, bus, RER, SNCF (en privilégiant la 2ème classe) ou avion (en privilégiant la classe économique), ainsi que les frais annexes du type parking ou taxi (en l’absence de transport en commun) - les frais de péage et de parking sont pris en charge à 100% sur la base des justificatifs.
3.2 Les indemnités kilométriques
Les indemnités kilométriques couvrent :
l’amortissement du véhicule
les frais de garage, de réparation, d’entretien
les frais de carburant
les impôts et taxes sur le véhicule
les frais d’assurance.
Le calcul de l’indemnité kilométrique est en fonction de :
la date du trajet
la classe du véhicule indiquée sur la
carte grise au nom du salarié (puissance fiscale ou cylindrée …)
du barème fiscal de l’année en cours
la distance parcourue.
Les dépassements de seuils sont calculés sur la base des kilomètres déjà comptabilisés. Calcul de la distance des indemnités kilométriques - Si le lieu de départ est le lieu de travail habituel (site de rattachement indiqué sur le contrat de travail) alors la distance correspond aux kilomètres qui séparent le lieu de travail habituel du site de déplacement (valable pour l’aller et le retour) ;
- Si le lieu de départ est le domicile du salarié alors la distance indemnisée correspond à l’excédent du trajet habituel (domicile / lieu de travail) et le trajet vers le lieu de déplacement (valable pour l’aller et le retour) Les salariés, n’utilisant pas habituellement leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail habituel et qui sont dans l’obligation d’utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels, pourront être remboursés de la totalité des kilomètres séparant leur domicile du lieu de déplacement selon le barème des indemnités kilométriques de l’année fiscale en cours. Pour justifier les distances parcourues, la Direction utilisera un outil cartographique comme Google Maps ou Mappy.
3.3 Les frais de repas
Les frais de repas seront remboursés uniquement sur présentation de notes justificatives et sur la base des dépenses réelles, dans la limite des plafonds mentionnés en annexe 1. Les frais de repas du midi engagés par le salarié sont remboursés dans la limite des plafonds fixés en annexe 1 En cas de retour tardif au domicile (au-delà de 21h00 heures), les salariés auront la possibilité de dîner et seront remboursés dans la limite du plafond « repas soir » fixé en annexe 1.
3.4 Les frais de séjour (en cas de grand déplacement)
Les frais d’hôtel (petit-déjeuner compris) sont remboursés, sur la base de dépenses réelles, et sur justificatifs, dans la limite des plafonds journaliers fixés en annexe 1. Les dépenses à caractère personnel et les frais de téléphone ne sont pas pris en compte.
Dépôt
En application au code du Travail, cet accord sera déposé à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) via la plateformé dédiée.
Communication
Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise sous la forme d’une information complète, assurée par la Direction. Un exemplaire du présent accord sera affiché sur la panneau d’affichage obligatoire de chaque site.
Durée et date de prise d’effet
Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Il est applicable à compter du 1er juin 2025.
Révision / renouvellement
Une révision sera faite tous les deux ans et une modification tarifaire de l’annexe 1 pourra être soumise à l’approbation du CSE selon les tarifs constatés et fera l’objet d’un avenant.
Modification / dénonciation
Toute modification de cet accord devra faire l’objet d’un avenant qui sera conclu dans des formes identiques à celles de l’accord d’origine.
Le présent accord comporte 5 pages (hors annexe) paraphées par les parties sur chacun des exemplaires originaux.
Fait à AIZENAY, le 3 avril 2025
Pour la SELAS ACTIVBIOLAB,
Pour le CSE,
ANNEXE : PLAFONDS DES REMBOURSEMENTS
Annexe 1
Plafonds relatifs aux frais de repas (sur justificatif)
Plafonds Petit déjeuner Si départ du domicile avant 6h30 : 10 euros Repas midi 20 euros Repas soir 20 euros (si nuité) / 15 euros (retour domicile > 21h) Repas midi et soir 35 euros
Plafonds relatifs aux frais de séjour (sur justificatif)
Hôtel (+petit déjeuner) Plafonds Ile de France 120 euros Autres régions 95 euros
A titre exceptionnel et sur justificatif, les plafons peuvent être dépassés si un évènement exceptionnel ayant pour conséquence l’impossibilité de recourir à un hôtel dans le respect des barêmes en vigueur. La demande doit être préalablement validée par la Direction.
