ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU TÉLÉTRAVAILCONCLU AVEC LES MEMBRES DU CSEE
ENTRE
L’entreprise SEMAFOR CONSEIL EN RESSOURCES HUMAINES, dont le siège social est situé au 19 rue André Maurois – 76150 MAROMME, représentée par *************, en sa qualité de Président,
ET
Les membres élus du Comité Social et Économique, représenté par ************ en sa qualité de membre titulaire, et **************** en sa qualité de membre suppléant. PRÉAMBULE Dans un contexte de digitalisation du monde du travail, la mobilité croissante des travailleurs avec un allongement des temps de transport et de la multiplication des lieux de travail, le télétravail constitue une opportunité d’améliorer la qualité de vie, des conditions de travail des salariés et l’efficacité des organisations. La crise sanitaire que nous connaissons actuellement a obligé bon nombre de travailleurs à modifier leurs modalités de travail et leur rapport au travail. Dans ce contexte, l’entreprise souhaite proposer de nouveaux modes d’organisation de travail, en accord avec les souhaits exprimés par les salariés. Ainsi, la direction et les membres du CSE ont engagé des négociations visant à conclure un accord définissant les conditions d’accès et de mise en œuvre du télétravail au sein de l’entreprise. L’objectif de cet accord est de permettre à terme une organisation plus performante et efficiente, tout en améliorant la qualité de vie des salariés en favorisant l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle. Afin de durer dans le temps, le télétravail doit reposer sur des relations de travail basées sur la responsabilité, la confiance et l’autonomie. De même, il sera nécessaire de tester, de questionner et d’ajuster le cas échéant l’organisation du travail, autant du point de vue individuel que collectif.
Enfin, les parties rappellent que cet accord n’a pas vocation à gérer d’éventuelles difficultés d’organisation du travail ou de conditions de travail, seulement d’apporter un cadre à la mise en place du télétravail, comme une nouvelle modalité de travail possible, dans le respect des obligations liées aux missions de chacun. Dans ce cadre, les parties au présent accord réaffirment les principes fondateurs du télétravail :
Le strict respect du volontariat ;
La préservation du lien social ;
Le respect de la vie privée ;
La réversibilité ;
L’absence de toute différence de traitement pour les salariés télétravailleurs, notamment en termes de répartition des missions et d’évaluation professionnelle.
CADRE DE L’ACCORD Dans le cadre de la présente négociation, l’employeur et les élus s’engagent au respect des règles suivantes :
Indépendance des négociateurs vis-à-vis de l'employeur ;
Élaboration conjointe du projet d'accord par les négociateurs ;
Concertation avec les salariés ;
Faculté de prendre l'attache des organisations syndicales représentatives de la branche.
Objet de l’accord Le présent accord a pour objet la définition des modalités d’accès et des conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l’entreprise. Champ d’application territorial et professionnel Les dispositions du présent accord sont applicables aux salariés de la société SEMAFOR CONSEIL EN RESSOURCES HUMAINES. Durée de l’accord Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an, reconductible 1 an. Il prendra fin à cette date sans autre formalité. Les avenants aux contrats de travail en cours à la date d’échéance de l’accord perdureront jusqu’à leur terme, tel que précisé dans leur texte. À l’issue de cette année, les parties considèrent qu’une concertation sur la mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise sera nécessaire, car celui-ci aura été suffisamment développé pour en faire le retour d’expérience le plus large possible et conviennent de se réunir, soit pour confirmer la reconduction de l’accord soit pour l’adapter. Cet accord prend effet à compter du 01/12/2020. DÉFINITION DES MODALITÉS
Rythme du télétravail
Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, les parties s’accordent pour considérer que le salarié télétravailleur devra disposer d’au moins 4 jours de présence par semaine dans l’entreprise pour les personnes à temps plein, 3 jours pour les personnes en 4/5ème. Rythme envisagé pendant la période d’adaptation Pendant la période d’adaptation (Cf. § p.6), les salariés pourront demander à organiser leur rythme de télétravail en déterminant 1 demi-journée télétravail chaque semaine et – au maximum – 2 autres demi-journées à positionner dans le mois. Rythme envisagé à l’issue de la période d’adaptation À l’issue de la période d’adaptation, et dans le cas où aucune modification n’est apportée au présent accord, les salariés peuvent demander à organiser leur rythme de télétravail en déterminant 1 journée télétravaillée chaque semaine, qui pourra être découpée en 2 demi-journées, avec l’accord du manager. Si elles ne sont pas utilisées, ces journées de télétravail ne seront pas reportables sur la semaine suivante. Ces principes d’organisation sont définis d’un commun accord entre le manager et le salarié : ils sont formalisés dans un avenant au contrat de travail. Lieux de télétravail Le lieu de télétravail est essentiellement la résidence principale du salarié (c’est-à-dire celle dont l’adresse figure sur le bulletin de salaire). Néanmoins, dès lors que l’entreprise offrirait la possibilité d’accéder à des tiers-lieux, le télétravail y sera également possible, notamment pour les salariés ne disposant pas d’un environnement propice au travail à leur domicile (les modalités d’accès à ces espaces feront l’objet d’une information adaptée dès lors que l’entreprise le proposerait ultérieurement). Le salarié candidat au télétravail doit disposer d’un
espace dédié, adapté au télétravail avec une connexion haut débit, permettant :
D’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle ;
D’exercer son travail dans des lieux conformes aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur ;
De se consacrer à son activité lors de son temps de travail ;
D’installer les outils informatiques et de communication nécessaire à son activité.
Le salarié candidat s’engage à s’assurer que son mode d’organisation personnel et familial lui permet d’exécuter sa prestation de travail dans des conditions optimales, telles que garde des jeunes enfants. Ainsi le télétravail est exclu lorsque le salarié est en charge de la garde d’enfant de moins de 6 ans. Il est demandé au salarié concerné d’établir une déclaration sur l’honneur par laquelle il atteste disposer d’une pièce répondant à ces exigences. Horaires de travail et joignabilité En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur dans l’entreprise, notamment vis-à-vis du respect de la vie privée, du droit à la déconnexion et des durées maximales de travail prévues par la règlementation. Ainsi, l’activité demandée au salarié télétravailleur est équivalente à celle des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux habituels de l’entreprise : il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication qu’elle met à disposition. À ce titre, l’avenant au contrat de travail rappellera le principe de la joignabilité dont les modalités sont précisées ci-dessous. Pour les salariés en horaires collectifs, la plage de joignabilité correspond aux horaires en vigueur en la matière dans l’entreprise, soit de 8h30 à 17h30. Pour les salariés disposant d’horaires particuliers (personnel à temps partiel, apprentis et alternants, mi-temps thérapeutique, cadres au forfait jours…), il est préconisé de se référer aux plages horaires convenues avec l’employeur. Réversibilité Réversibilité temporaire Le salarié télétravailleur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance pour une période déterminée. Hors période d’adaptation, le manager peut suspendre le télétravail pour une période déterminée en respectant un délai de prévenance d’au moins 15 jours calendaires. En cas de suspension à l’initiative du manager, la réversibilité doit être motivée et sa durée précisée. Cette suspension ne donne pas lieu au report des journées de télétravail. Les suspensions devront être formalisées par écrit et transmises au Service RH. Réversibilité définitive Le salarié télétravailleur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance. Hors période d’adaptation, le manager peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’au moins 30 jours calendaires. En cas d’annulation à l’initiative du manager, la réversibilité doit être motivée et ne peut s’inscrire dans la continuité directe d’une réversibilité temporaire. Les suspensions devront être formalisées par écrit et transmises au Service RH. ACCÈS AU TÉLÉTRAVAIL
Initiative
Les parties signataires conviennent que l’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié :il est fondé sur le volontariat, subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et formalisé par un avenant au contrat de travail. Éligibilité La possibilité de télétravailler est ouverte à tous les salariés dont les postes et les activités sont compatibles avec cette modalité d’organisation du travail. Ainsi, sont éligibles tous ceux qui satisfont à l’ensemble des critères suivants :
Salarié titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée ;
Salarié ayant terminé sa période d’essai ;
Salarié dont le poste est tenu en horaires administratifs ou au forfait
Salarié dont le poste n’exige pas, par nature, d’être tenu physiquement dans les locaux de l’entreprise
Salarié à temps plein ou à temps partiel ≥ à 75% de façon à garantir la préservation du lien social
Salarié disposant des conditions techniques nécessaires au télétravail ayant contracté une assurance multirisque habitation et bénéficiant d’installations électriques adaptées.
Activités visées par le télétravail Afin de gérer une transition vers cette nouvelle organisation du travail, la Direction souhaite préciser que les activités pouvant être réalisées en télétravail concerneront, dans un premier temps, exclusivement les tâches et missions qui ne sont pas de la production pure : gestion administrative des dossiers, projets, fonctions managériales et administratives, réponse aux appels d’offres, réunions de cadrage, équipe (si possible à distance), … Toute activité de production de face-à-face, qu’elle soit en distanciel ou en présentiel, devra être réalisé sur le lieu de travail. Formalisation Un avenant au contrat de travail formalise la situation de chaque salarié télétravailleur. L’avenant précise les modalités spécifiques du télétravail. Il est signé pour une durée d’un an sauf situations particulières. Sa reconduction est soumise à la signature d’un nouvel avenant précédée d’un entretien entre le salarié et son manager. MISE EN ŒUVRE DU TÉLÉTRAVAIL
Processus de candidature
Le salarié souhaitant pratiquer le télétravail effectue sa demande auprès du Service RH, copie à son manager. Pour ce faire, il remplit le questionnaire en ligne (disponible à l’adresse suivante : https://forms.gle/DSs7vdPJCspvjHe36). Une fois validé, le formulaire est envoyé automatiquement au service RH qui le transmettra au manager concerné. Examen de la candidature Après avoir pris connaissance de la demande et l’avoir analysée avec le conseil du Service RH, le manager et le salarié organise un entretien et le cas échéant, y convie le Responsable RH. Au terme de l’entretien, le salarié recevra une réponse dans un délai de 30 jours maximum :
Si la réponse est positive, le Service RH acte les modalités de télétravail et transmet au salarié l’avenant au contrat de travail, qui devra le retourner signé ;
Si la réponse est négative, celle-ci sera motivé par le manager et/ou le Services RH. Le salarié pourra formuler une autre demande dans un délai de 6 mois, sauf si le manager accorde un délai plus favorable.
Période d’adaptation Une période d’adaptation de 4 mois est convenue avec chaque télétravailleur, afin d’évaluer dans quelle mesure cette nouvelle organisation convient aux salariés, aux managers et à la Direction. Il est rappelé que pendant cette période, les salariés pourront demander à organiser leur rythme de télétravail en déterminant 1 demi-journée télétravail chaque semaine et – au maximum – 2 autres demi-journées à positionner dans le mois. Durant cette période, le télétravailleur pourra mettre fin à au télétravail à tout moment, sans délai de prévenance ; le manager pourra quant à lui y mettre fin sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires. ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL
Planification et modification
Chaque jour (ou demi-journée pendant la période adaptation) de télétravail prévu fait l’objet d’une information auprès du manager et doit figurer dans le Google Agenda du salarié télétravailleur. Afin d’assurer la continuité opérationnelle, managériale et la vie de l’équipe, le salarié pourra réaliser sa journée (ou d’une demi-journée) de télétravail seulement après s’être assurée que son absence ne causera pas de désorganisation : continuité de l’accueil physique et téléphonique des agences entre 8h30 et 17h30, pas de réunions internes ou avec de la clientèle en présentiel prévues, etc. En respectant un délai de prévenance raisonnable quand une situation professionnelle le justifie, que ce soit à la demande du salarié télétravailleur ou de son manager, une journée de télétravail peut être décalée à un autre jour de la même semaine ou annulée. Compte tenu de la nouveauté de ce dispositif, la direction n’exclut pas la possibilité de déterminer des jours de présence dans l’entreprise, si cela s’avérait nécessaire pour préserver la continuité de l’activité et les collectifs de travail.
Moyens et équipements mis à disposition
L’entreprise met à disposition du salarié télétravailleur qui n’en est pas déjà doté les équipements et solutions nécessaires au télétravail. Cet équipement, appelé « kit mobilité » est composé :
D’un ordinateur portable, d’une souris, une alimentation, une housse de transport à amener à domicile, complétés si besoin d’un casque audio ;
Des solutions de messagerie électronique, de messagerie instantanée et de webconférence ;
D’une solution de téléphonie permettant de passer et recevoir des appels.
Considérant que le télétravail est l’expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, il ne sera pas fourni d’autre équipement aux salariés télétravailleurs. En particulier, il ne sera pas fourni d’imprimante ni d’écran supplémentaire au salarié, étant mis à disposition au bureau du salarié selon les besoins. Modalités de mise à disposition L’entreprise prend à sa charge les frais liés à l’entretien, la réparation, voire au remplacement du matériel et des solutions précédemment indiqués. Elle reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui s’engage à le maintenir en état et éventuellement à le restituer à l’issue de la période de télétravail. Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par l’entreprise. En cas de détérioration, perte ou vol du matériel, l’événement doit être déclaré à l’entreprise dans les plus brefs délais. Règles d’utilisation Le salarié télétravailleur s’engage à un usage du matériel et des solutions mis à sa disposition conforme aux dispositions du règlement intérieur (Cf. CHARTE D’UTILISATION DES N.T.I.C. § « Usage des ressources informatiques » et § « Usage des outils de communication »). Il veille en particulier à préserver la confidentialité des accès et des données et à éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements et solutions mis à sa disposition. Avant le démarrage du télétravail, il est rappelé au salarié les règles en vigueur concernant l’utilisation du matériel et la sécurité des données. Assistance technique En cas de problème dans l’installation ou le fonctionnement des équipements et solutions mis à disposition par l’entreprise, le salarié en télétravail bénéficie de l’assistance téléphonique normalement disponible au bureau. Ce dispositif ne fournit toutefois pas d’assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d’accès choisi par le salarié. En cas de dysfonctionnement, le salarié doit prévenir son manager. Au terme de leur échange, il sera défini si le salarié est en mesure de poursuivre son activité sur son lieu de télétravail ; sinon un retour au bureau sera priorisé. Prise en charge financière Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que l’entreprise fournit aux salariés télétravailleurs les équipements et solutions définis ci-avant, l’entreprise ne prend pas à sa charge les frais éventuels d’aménagements et de mise en conformité du domicile, ni de mobilier. Néanmoins, quel que soit le nombre de jours télétravaillés dans le mois, une indemnisation forfaitaire de 10€ bruts est versée mensuellement pour compenser les frais engagés par le salarié télétravailleur. Cette indemnité est soumise à charges sociales et impôts. SANTÉ ET SÉCURITÉ
Accidents de travail
Le salarié victime d’un accident du travail en situation de télétravail doit informer l’entreprise par tous moyens. Le traitement de la déclaration d’accident du travail se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l’entreprise. Formation et évolution professionnelle Le salarié télétravailleur continue de bénéficier des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Le salarié télétravailleur bénéficie des mêmes droits d’accès à la formation et aux opportunités de carrière. Conditions de travail Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié en télétravail. La politique de prévention en matière de sécurité au travail mise en place par l’entreprise s’applique également en situation de télétravail. Dans le cadre de ses missions (art. L.4612-1 du Code du Travail), à la demande du salarié et après avoir conjointement fixé un rendez-vous, le CSE peut se rendre au domicile de ce dernier afin de s’assurer d’un environnement de travail conforme aux exigences de sécurité et garantissant la protection de la santé. Conformément au dispositif d’accompagnement prévu au paragraphe suivant, une information écrite, rappelant les règles et les conseils en matière d’ergonomie et de travail sur écran, est mis à disposition du salarié sur l’intranet avant son passage au télétravail. Elle comporte également des conseils pour bien choisir son espace de travail à domicile. Par ailleurs, le présent accord rappelle qu’il incombe au salarié de prendre soin de sa sécurité et de sa santé (art. L4122-1 du Code du Travail). Pic de pollution Lorsque l’autorité administrative prend des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets d’une pointe de pollution dans les conditions à l'article L.223-1 du code de l'environnement, l’employeur ou le salarié dont le poste n’est pas incompatible, pourra proposer, pour la durée de l’épisode de pollution, l’exécution de la prestation de travail sous forme de télétravail sous réserve que le salarié dispose de conditions de travail conformes à son domicile et en respectant les conditions énumérées ci-dessus. Dans cette situation, l’accord des parties sera formalisé par courrier électronique. Rappel sur le droit à la déconnexion Il est entendu que cet accord a été pensé dans un souci de préservation de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle des salariés. Conformément aux dispositions en vigueur, le droit à la déconnexion ne devra pas être remis en cause et fera l’objet d’une attention toute particulière de la société. SUIVI DU TÉLÉTRAVAIL
Retour d’expérience
Afin d’évaluer l’impact du télétravail sur le bien-être des salaries et sur le bon fonctionnement de l’entreprise, des retours d’expériences seront réalisés. Dans un format à définir, les retours d’expériences pourraient traiter des thématiques suivantes :
Adhésion au dispositif ;
Adéquation du dispositif par rapport aux réalités opérationnelles ;
Impact sur le travail (productivité, concentration, délais, disponibilité, etc.) ;
Impact sur le management (suivi et pilotage du télétravail, évolution des méthodes de management, etc.) ;
Impact sur l équipe (liens et informations dans les équipes, charge de travail, convivialité, etc.) ;
Impact sur la qualité de vie (amplitude horaire, mélange vie privée/vie professionnel, etc.)
Etc.
Suivi de l’accord La Direction, le Service RH et les membres du CSEE sont à disposition du personnel, salariés et managers, en cas de difficulté d’interprétation ou de mise en œuvre de l’accord. Le CSEE aura également pour rôle d’assurer le suivi et la mise en application du présent accord. Le sujet du télétravail sera abordé de manière régulière dans le cadre des réunions du comité. MODALITÉS D’APPLICATION DE L’ACCORD
Modalités de révision et d’évolution de l’accord
Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités légales et règlementaires en vigueur. Toutes les modifications d’origine légale ou réglementaire postérieures à la signature du présent accord s’appliqueront de plein droit. Modalités de dénonciation de l’accord Le present accord peut être dénoncé par ses signataires, selon les dispositions légales en vigueur. La dénonciation doit obligatoirement être globale. La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires et doit donner lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Dépôt et publicité L’accord est déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), de la Région Normandie en deux exemplaires, dont une version en support papier et une version électronique, signées par les parties et auprès du Greffe du Conseil de Prud’Hommes de Rouen dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur. Fait à ROUEN, le 01/11/2020, en 5 exemplaires Pour SEMAFOR CONSEIL EN RESSOURCES HUMAINES, ******************, Président
Pour les membres élus du Comité Social Economique et Environnemental ****************, Titulaire***************, Suppléant
