Accord local relatif au télétravail chez Somme Emploi Service
Préambule
Le souhait d’amélioration de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail suite à la réalisation du PCRH (Prestation de Conseil en Ressources Humaines) mais également du déploiement d’une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) a conduit Somme Emploi Service à mettre en place le télétravail. Les technologies de l’information et les moyens de communication modernes permettent aujourd’hui de proposer des conditions de travail variées. Compte tenu de l’évolution de Somme Emploi Service, la direction et les représentants du CSE ont recherché le compromis le plus large possible afin de définir un cadre unique pour permettre, en l’encadrant, la pratique du télétravail et donner un statut de télétravailleur.ses aux salarié.es volontaires et occupant des fonctions le permettant. Néanmoins Somme Emploi Service, compte-tenu de son projet associatif souhaite maintenir la présence dans ses locaux comme méthode de travail principale. Cet accord a été conçu en portant un attention particulière à la santé, à la sécurité des télétravailleur.seuses ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement. Cette démarche permet de répondre aux aspirations des salarié.es qui souhaitent mieux concilier vie personnelle et vie professionnelle et limiter leurs temps de trajet en exerçant une partie de leur activité à domicile.En limitant les déplacements de ses salarié.es, Somme Emploi Service réduit ainsi les coûts liés au transport et renforce sa politique de prévention (limitation des risques et du stress lié aux trajets) et témoigne de son action en faveur du climat et de l’écologie. La relation de télétravail repose naturellement sur l’autonomie des salarié.es et sur une confiance mutuelle entre la direction et les salarié.es placé.es sous sa responsabilité.
Partie I - Développement du Télétravail afin de réduire les déplacements
Article 1 - Définitions et champ d'application
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le présent accord vise les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l'y contraigne, à son domicile principal.
L'organisation du télétravail dans le cadre du PCA (plan de continuité d'activité) mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n'entre pas dans le champ d'application de l'accord. Un régime dérogatoire au présent accord a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.
Article 2 - Eligibilité au travail à distance et condition de mise en œuvre
- Eligibilité au télétravail
Afin d'être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :
Être salarié permanent à temps plein chez Somme Emploi Service depuis au moins 2 mois et respecter une présence minimale de 4 jours de présence sur site par semaine ;
Avoir une activité pouvant être exercée à distance ;
Ne pas être en difficulté majeure dans l'atteinte des objectifs normalement attendus ou dans le respect de ses horaires de travail ;
S'assurer de conserver confidentiellement les documents professionnels.
L'employeur ou des élus du Comité social et économique (CSE) sont en droit d'effectuer une visite des lieux destinés à recevoir le télétravailleur. Cette visite qui s'effectue avec l'accord du salarié, se réalise sur un jour télétravaillé ou avant la mise en œuvre du télétravail pour le salarié concerné. Dans ce dernier cas, le jour est fixé en accord avec le salarié. Que cela soit avant ou après la mise en œuvre du télétravail, le refus du salarié entraîne l'impossibilité du télétravail ou sa fin immédiate.
- Principes liés au télétravail et processus d'une demande de télétravail
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Le salarié est donc à l'initiative de la demande. Le télétravail ne doit pas aboutir à ce que le travail soit transféré en partie vers ses collègues. La situation de télétravail ne doit pas être un motif d'absence d'atteinte des résultats selon des objectifs qui auraient pu être fixés pour tout salarié qu'il soit ou non en télétravail. Circuit de la demande :
Remplir le formulaire de demande de télétravail et le transmettre accompagné de toutes les pièces jointes demandées par tout moyen au service RH et la Direction
La demande est étudiée et un retour écrit qu’il soit positif ou négatif est effectué au salarié.
Une absence de retour ne vaut pas accord.En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit et dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée au service RH et à la Direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale. Une réponse sera de nouveau apportée au salarié par le Service RH et la Direction dans un délai de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.
- Préservation du lien avec l'organisme
- Temps maximum hebdomadaire en télétravail et exclusion du télétravail sur certains jours
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, le télétravail de sera pas possible au-delà de 1 jour par semaine. Une présence sur site à minimum de 4 jours par semaine est obligatoire. Le salarié ne pourra pas être, sur le même jour, une demi-journée en télétravail et une demi-journée dans les locaux de Somme Emploi Service sauf accord de Direction contraire.
- Aménagements du télétravail dans des situations particulières
Quand le télétravail est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l'employeur examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger au temps maximum de télétravail fixé par le présent accord.
En ce qui concerne les intempéries bloquantes la Direction peut accepter sur demande du salarié concerné d'augmenter ponctuellement les jours travaillés en télétravail sur une semaine donnée, en présence d'un arrêté préfectoral stoppant les transports scolaires ou de circonstances exceptionnelles. Le Directeur pourra déléguer cette décision à l'encadrement. Cette décision peut aussi être prise à l'initiative de la Direction.
Attention, le télétravail n'est pas destiné à se substituer à des congés (enfant malade. etc).
- Participation à la vie de l'organisme et contrainte particulière
Afin de garantir l'information et le lien avec l'organisme, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service. Le salarié ne pourra pas refuser de s'y rendre ou d'y assister au motif que la formation ou la réunion se tient notamment le jour où il est en principe en télétravail. En cas de nécessité de service, l'employeur pourra solliciter le collaborateur qui devra revenir sur site, le cas échéant, sur des jours habituellement télétravaillés. Dans ce cas, un délai de prévenance de 48 heures sera respecté, autant que possible.
- Conditions de mise en place
2.4.1- Avenant au contrat de travail Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail, respectant les termes du présent accord. Les éléments constitutifs de la demande sont conservés par le service Ressources humaines. 2.4.2- Accompagnement, période d'adaptation et réversibilité permanente
Période d'adaptation et entretien de bilan
Afin de permettre au salarié et à l'association de s'assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d'adaptation.
Pendant cette période, fixée à 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d'un délai de prévenance de 30 jours.
Un entretien est organisé entre le salarié, la Responsable RH et le Directeur au plus tard 15 jours avant l'arrivée du terme de la période d'adaptation afin d'effectuer un bilan sur la situation de télétravail et le travail accompli par le salarié sur la période. Ce bilan est l'occasion pour les deux parties d'apprécier l'opportunité de la poursuite ou non du télétravail.
Réversibilité à l'issue de la période d'adaptation
Après la période d'adaptation, il peut être mis fin au télétravail par accord des parties sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l'employeur et de 15 jours pour le salarié. Cette décision, qui met automatiquement fin à l'avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit. Il est rappelé que l'employeur peut notamment utiliser cette possibilité s'il souhaite mettre fin au télétravail en constatant que les résultats d'un salarié sont dégradés indiquant ainsi que le salarié est en difficulté importante dans l'atteinte des objectifs normalement attendus. Il en est de même en cas de non-respect des horaires de travail.
Situation en cas de changement de lieu de télétravail (déménagement)
En cas de changement de domicile, un nouvel avenant est nécessaire. Dans ce cas, une demande de télétravail doit être de nouveau réalisée accompagnée de l’ensemble des justificatifs.
2.4.3 - Modalités liées au temps de télétravail et respect de la vie personnelle Le télétravailleur est tenu de se rendre joignable sur les plages habituellement travaillées sur site. Le télétravailleur pourra aussi être joint par téléphone dès lors que son ordinateur professionnel est ouvert. Afin d'en assurer la visibilité, le salarié en situation de télétravail doit activer le système (actuellement TEAMS) en le positionnant en statut « En ligne ». Il ne pourra pas être joint par téléphone au-delà de l’amplitude horaire de travail en vigueur dans l'association. De même, au-delà de cette amplitude ou lorsqu'il n'est pas en situation de télétravail, le salarié n'est pas tenu de répondre aux mails adressés via la messagerie professionnelle. Le télétravail ne doit pas conduire à ce que l'employeur s'immisce dans la vie personnelle du salarié ou dans l'organisation de celle-ci. En cas de dysfonctionnement chez le salarié (matériel informatique, connexion internet) faisant obstacle à l'exécution de la prestation de travail, le salarié est tenu de quitter son site de télétravail et revenir sur son lieu de travail situé dans les locaux de l'employeur. Aucun frais n'est pris en charge pour ce type de déplacement. En cas d'impossibilité de télétravailler, et en cas d'empêchement à revenir sur le lieu de travail, le salarié empêché devra couvrir son absence par la prise de journées de congé ou d'un congé sans solde.
2.4.4 - Choix des jours de télétravail Le choix des jours de télétravail résulte d'un accord entre les parties qui doit permettre d'assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d'affectation du salarié. Ce choix est néanmoins encadré par l'accord. Les journées de télétravail ne pourront s’effectuer ni le lundi et ni le vendredi, sauf accord exceptionnel de la direction. Lors de la signature de l'avenant de télétravail, des jours fixes sont définis de manière à permettre à chaque partie de s'organiser. Par la suite, une demande de permutation ponctuelle de ces jours (dans la même semaine) est possible et doit faire l'objet d'un accord de Direction formalisé. Toute demande de modification pérenne du choix de ces jours doit faire l'objet d'un nouvel avenant.
- Absence d'enveloppe de jours de télétravail à prendre au cours de l'année
Le télétravail ne peut pas être organisé sous la forme d'une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l'année civile.
- Suspension provisoire du télétravail
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail). Dans ces hypothèses, le salarié peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail. La décision est prise par la Direction.
- Suivi du télétravailleur
Pour les télétravailleurs, l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement commence par une séquence consacrée au suivi de l'organisation du télétravail. Sont notamment évoqués les conditions d'activité du salarié en télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l'organisme.
Article 3 – Assurance
Le salarié doit informer l'assureur du domicile qu'il y exerce une activité professionnelle, et s'assurer que l'assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence et son activité pendant ces journées de travail.
Le salarié doit fournir à l’association une attestation de l'assureur en ce sens avant signature de l'avenant à son contrat de travail. Il appartient au salarié de fournir une nouvelle attestation dès lors que la précédente n’est plus valable.
Somme Emploi Service ne prend pas en charge l'éventuel surcoût lié au télétravail.
Article 4 - Équipements de travail
Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.
Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.
A cet effet, l'employeur met à disposition du télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle.
Les communications téléphoniques sont prises en charge par l'employeur en ce sens qu'elles passent par le matériel informatique mis à disposition.
L'employeur assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques.
L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de l'activité professionnelle.
En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement la Direction.
Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements et à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.
Article 5 - Protection des données
Somme Emploi Service est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.
Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique, en particulier à assurer les protections des données et leur confidentialité.
Il respecte les dispositions du règlement intérieur et de son contrat de travail. A défaut, il s'expose aux sanctions prévues dans ces textes.
Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.
Il s'assure de l'impossibilité d'accéder aux documents à caractère professionnel ainsi qu'à ses mots de passe notamment à son domicile.
Article 6 - Droits et garanties individuels et collectifs
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'association notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme.
En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues.
À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d'organisation du travail.
Par ailleurs, le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.
L'employeur s'engage à ce que l’accord de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'association.
Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail.
Article 8 - Relations sociales
En tant que salariés de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.
À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.
Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel.
Article 9 - Information de la représentation du personnel
Un bilan annuel des données relatives au télétravail chez Somme Emploi Service est présenté au Comité social et économique (CSE).
Article 10 - Santé au travail et représentation du personnel
L'employeur et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence avec un délai de prévenance de 15 jours.
En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité du domicile ou d'absence de réponse, l'employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin immédiatement à la situation de télétravail.
En cas de risques identifiés liés à l'état de l'espace utilisé par le télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes.
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale. En tout état de cause, la décision est prise par la CPAM.
A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).
Article 11 - Sensibilisation et formation au télétravail
Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.
A ce titre, un dispositif de formation traitant des atouts et des risques potentiels du management de télétravailleurs, ainsi que des droits, devoirs et comportements attendus de ces derniers est mis en place.
Les salariés télétravailleurs sont sensibilisés à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
Article 12 - Episode de pollution
En application de l'article L 1222-9 du code du travail, du travail à distance ponctuel pourra être mis en place, dans la limite des faisabilités informatiques et sous réserve de l'autonomie suffisante des salariés, dès lors que l'autorité préfectorale aura informé le public d'un état de pic de pollution nécessitant de limiter les transports et ainsi les impacts sur l'atmosphère conformément à l'article L 223-1 du code de l'environnement. La mise en place de ce travail à distance exceptionnel cessera de plein droit au retour à des taux de pollution inférieurs aux seuils d'alerte communiqués par la préfecture.
Partie II - MODALITES D'APPLICATION ET SUIVI DE L'ACCORD
Article 1 - Validité et durée de l'accord
L'accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter du 2 janvier 2024 date d'entrée en vigueur.
Toute demande de révision est soumise à une demande écrite à destination des autres parties signataires qui disposeront d'un délai de réponse d'un mois calendaire. A défaut de réponse, la demande de révision sera effective et suivie d'une réunion de négociation entre les parties dans un délai de 2 mois.
Toute révision de l'accord devra faire l'objet d'un avenant et devra être soumis à agrément.
Article 2 - Modalités de suivi et d'accompagnement à la mise en œuvre de l'accord
Un bilan au 31/12 de l'année N+1 est présenté chaque année au CSE et aux parties signataires.
Un exemplaire du présent document est mis à disposition de chaque salarié dans les locaux de l’association. Il pourra être communiqué sur demande sur support électronique ou sur support papier. Un exemplaire du présent document doit être déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords, qui transmet ensuite à la DREETS, ex- Direccte. Il peut être procédé à la publication de l’accord d’entreprise dans les conditions de l’article L2231- 5-1 du code du travail, « dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable ».
Fait à AMIENS, le 02/01/2024, En quatre exemplaires remis : Un à chacune des parties signataires Un à la DREETS
Pour les représentants élus du personnel : signature
