Accord collectif concernant l’organisation et la durée du travail au sein de la société Sophos
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La société Sophos, société à responsabilité limitée unipersonnelle, immatriculée au registre du Commerce et des Sociétés de Pontoise sous le numéro 431 462 720, dont le siège social est situé 80 Quai Voltaire, 95870 Bezons
Représentée par Madame () en sa qualité de Gérant, dûment habilité aux fins des présentes
(ci-après désignée la «
Société » ou la « Société Sophos »))
D'UNE PART
ET :
Les représentants du personnel de la Société :
Monsieur () en sa qualité de Secrétaire du CE;
Monsieur (), en sa qualité de Trésorier du CE
Madame (), en sa qualité de membre du CE.
(ci-après désigné les «
Représentants du personnel»)
D'AUTRE PART
Les
Représentants du personnel et la Société sont collectivement désignés les « Parties ».
Préambule
Le présent accord collectif a vocation à présenter les dispositions applicables au sein de la société Sophos concernant l’organisation et la durée du travail.
Dans le cadre des évolutions légales et conventionnelles récentes, en particulier suite à la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 (dite « Loi Travail ») et l’accord SYNTEC du 1er avril 2014 étendu par arrêté du 26 juin 2014, le présent accord a vocation à présenter les mesures prises afin d’assurer une charge de travail raisonnable aux salariés soumis à une convention de forfait en jours sur l’année, et plus généralement à l’égard de l’ensemble du personnel s’agissant du plein exercice du droit à la déconnexion instauré par les nouvelles dispositions de la loi Travail.
Soucieuse de concilier les aspirations personnelles des salariés et les impératifs d’organisation et de fonctionnement de la société, les Parties entendent également préciser et clarifier les modalités pratiques d’organisation des astreintes et de l’intervention éventuellement réalisée dans ce cadre, ainsi que les incidences en matière de compensation ou de rémunération des temps de déplacement et de participation à des événements organisés par la société Sophos.
En l’absence de délégués syndicaux au sein de l’entreprise, la Société a informé, par courriers en date du 15 décembre 2017, les différentes organisations syndicales représentatives de la branche dont elle relève de sa décision d’engager des négociations sur la durée du travail applicable au sein de l’entreprise.
Dans le prolongement de cette information, les Parties ont finalisé leurs discussions en vue de la conclusion d’un accord portant sur l’organisation et la durée du travail au sein de la Société.
En effet, « en l'absence de délégués syndicaux dans l'entreprise ou l'établissement », le nouvel article L. 2232-24 du Code du travail, dans sa rédaction issue de l’ordonnance n°2017-1385 du 22 septembre 2017, permet notamment aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique (en l’espèce les représentants du personnel) de « négocier et conclure des accords collectifs de travail s'ils sont expressément mandatés à cet effet par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans la branche dont relève l'entreprise ou, à défaut, par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives au niveau national et interprofessionnel ».
Suite à leurs discussions, les Parties sont parvenues à la signature du présent accord ; accord qui, compte tenu de l’absence d’organisations syndicales représentatives dans la Société, a été conclu conformément aux dispositions légales précitées.
Il est rappelé que le comité d’entreprise et le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ont été respectivement informés et consultés pour les points relevant de leurs prérogatives respectives le 19 janvier 2018.
Rappels préliminaires
1. Temps de travail effectif et temps de repos
Le temps de travail effectif est défini comme le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles (article L. 3121-1 du Code du travail).
A ce titre, ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif :
Le temps de repas ;
Le temps consacré au déplacement professionnel pour se rendre depuis le domicile sur le lieu d’exécution du contrat de travail.
Le temps de travail effectif se situe obligatoirement dans le cadre du respect et des limites légales et conventionnelle quotidiennes et hebdomadaires de la durée du travail, soit :
10 heures par jour (article L. 3121-18 du Code du travail)
48 heures au cours d’une même semaine (article L. 3121-20 du Code du travail)
44 heures en moyenne sur 12 semaines consécutives, et à condition que ce dépassement n’ait pas pour effet de porter cette durée, calculée sur une période de 12 semaines, à plus de 46 heures (article L. 3121-23 du Code du travail).
Les éventuels dépassements seront mis en œuvre conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.
De plus, les salariés doivent veiller au respect du repos hebdomadaire de 24 heures consécutives auxquelles s’ajoute le repos quotidien de 11 heures consécutives, soit un repos hebdomadaire de 35 heures. Le repos hebdomadaire est donné, sauf exception, le dimanche.
Conformément aux dispositions légales, les salariés bénéficient d’un temps de pause d’une durée minimale de vingt minutes consécutives dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures.
2. Horaire collectif (application des 35 heures) ex ETAM ?
2.1. Durée hebdomadaire du travail
Au sein de la société Sophos, l’horaire collectif est réparti sur cinq jours, du lundi au vendredi, selon les horaires suivants : 9 h - 17h30 incluant une pause déjeuner d’une heure. Les salariés soumis à l’horaire collectif, c’est-à-dire les employés, techniciens ou agents de maîtrise (« ETAM ») et éventuellement certains cadres, ont une durée légale hebdomadaire de 35 heures par semaine, ce qui correspond à une durée moyenne mensuelle de 151,67 heures (35 x 52/12) soit 1.610 heures sur l’année.
Conformément aux dispositions légales organisant l’aménagement du temps de travail sur 35 heures par semaine, la convention collective des bureaux d’étude technique, dite SYNTEC, applicable au sein de la société Sophos, a instauré cette durée légale obligatoire par accord du 22 juin 1999, selon les modalités suivantes :
La durée hebdomadaire de travail est réduite sur l’année par l’octroi de jours de repos supplémentaires, dits « jours de réduction du temps de travail » (ou « JRTT »).
L’horaire annuel normal ne peut excéder 1.610 heures pour un salarié à temps plein sur toute la période de 12 mois (hors éventuelles heures supplémentaires).
L’horaire collectif pratiqué au sein de la société Sophos correspond par conséquent à une durée hebdomadaire de
37,5 heures. La répartition de la durée du travail durant la semaine est de 7,5 heures par jour.
Pour l’année 2018, sur la base du positionnement des jours fériés, pour un salarié présent à temps plein du 1er janvier au 31 décembre 2018, le nombre de JRTT est ainsi fixé à 16. Il variera pour les années suivantes selon le nombre de jours de l’année et le positionnement calendaire des jours fériés de manière à respecter la durée hebdomadaire moyenne de 35 heures sur l’année. Si en raison d’une absence au cours d’une semaine, un salarié ne travaille pas plus de 35h00, il n’acquiert pas de JRTT. Le nombre de JRTT sera ainsi proratisé en fonction de la durée de l’absence.
Le régime de la prise des JRTT est prévu au point 4 du présent accord.
2.2. Heures supplémentaires
Les heures effectuées au-delà de la durée légale de travail par des salariés soumis à l’horaire collectif sont des heures supplémentaires, et compensées comme telles.
Il est rappelé que les heures supplémentaires doivent être préalablement demandées ou autorisées de façon expresse par la hiérarchie, sauf en cas d’urgence.
En cas d’urgence, des heures supplémentaires dûment justifiées par le salarié pourront être réputées accomplies sous réserve de justifications appropriées et de l’approbation a posteriori du supérieur hiérarchique et des ressources humaines.
Elles doivent avoir un caractère exceptionnel et être strictement limitées à des accroissements de charge de travail non prévisibles.
Conformément à l’accord de branche SYNTEC relatif à la durée du travail, il est prévu que le paiement des heures supplémentaires et des majorations y afférentes est remplacé par un repos compensateur équivalent sous réserve de l’accord des salariés concernés.
Les repos compensateurs équivalents résultant de l’accomplissement d’heures supplémentaires devront être pris dans les trois mois suivant l’ouverture du droit à repos, sans possibilité de report d’une année sur l’autre. En cas de refus des salariés concernés, les heures supplémentaires sont majorées de 25% pour chacune des 8 premières heures hebdomadaires (de la 36e à la 43e heure incluse), et de 50% à partir de la 44ème heure.
La rémunération des heures supplémentaires sera calculée sur la base du salaire horaire effectif.
En application des dispositions de la convention collective applicable, le contingent annuel d’heures supplémentaires est fixé à 130 heures par an. Toute heure supplémentaire accomplie au-delà de ce contingent ouvre droit à une contrepartie obligatoire sous forme de repos fixée à 100%. Il est cependant rappelé que les heures supplémentaires donnant lieu à un repos compensateur équivalent ne s’imputent pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.
2.3. Salariés sous « contrat de mission »
Suivant les dispositions de la convention collective SYNTEC applicable et, en particulier de l’accord de branche du 22 juin 1999 dans sa version en vigueur à ce jour, les salariés qui ne sont pas concernés par le régime des 35 heures du fait de la nature des tâches accomplies ou par la convention de forfait en jours du fait d’un degré d’autonomie moindre, sont soumis au « contrat de mission », autrement appelé « modalités de réalisation de missions » dans les conditions prévues par leur contrat de travail.
Il est en particulier rappelé que le salaire mensuel de ces salariés englobe les variations horaires éventuellement accomplies dans une limite dont la valeur est au maximum de 10% pour un horaire hebdomadaire de 35 heures, soit 38 heures et 30 minutes par semaine, et ce sans pouvoir excéder 218 jours travaillés par an pour une année complète d’activité (hors éventuels jours d’anciennetés conventionnels).
En particulier, si les salariés sous contrat de mission sont amenés à travailler au-delà de 38 heures et 30 minutes par semaine, sur demande de l’employeur, et pendant des tranches exceptionnelles d’activité de 3,5 heures, ceux-ci bénéficient de repos compensateurs afin de compenser ces périodes de suractivité.
Les repos accordés pour compenser les périodes de suractivité sont d’une durée équivalente et tiennent compte des majorations applicables et doivent être pris dans les trois mois suivant la période de suractivité, sans possibilité de report d’une année sur l’autre.
Pour que les salariés soumis à un contrat de mission ne travaillent pas plus de 218 jours par an, ils bénéficient en fonction du nombre de jours fériés coïncidant avec des jours normalement travaillés susceptibles de varier d’une année à l’autre, de jours de repos supplémentaires.
Ces jours de repos supplémentaires obéissent au même régime que les JRTT auxquels ont droit les salariés soumis à l’horaire collectif, tel qu’il est prévu au point 4 du présent accord. Les salariés peuvent se référer à leur contrat de travail et à l’accord collectif SYNTEC pour plus de détails sur les modalités pratiques d’exécution du contrat de mission.
La comptabilisation du temps de travail des salariés se fait quotidiennement en heures mais également en jours, avec un contrôle annuel du temps de travail et du nombre de jours effectués. Les salariés ont ainsi accès à un fichier excel du nom de «
Contrôle heures travaillés 20XX» pour les salariés en contrat ETAM, à un fichier excel du nom de « Contrôle jours travaillés 20XX» pour les salariés en contrat de Mission et un fichier excel du nom de « Contrôle jours travaillés 20XX Forfait jours» pour les Salariés en Forfait jours afin de valider et modifier les données relatives à leur temps de travail, ou encore d’apporter toutes les observations qu’ils estiment utiles à ce sujet. Le document de contrôle du temps de travail est conservé par la société.
3. Salariés soumis à une convention individuelle de forfait en jours (« forfait jours »)
Les salariés qui, du fait de la nature de leurs fonctions et des responsabilités qu’ils exercent, disposent d’une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées, et dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée, peuvent être soumis à une convention individuelle de forfait en jours, également appelée « forfait jours ».
Conformément à l’accord SYNTEC, ces salariés relèvent au minimum de la position 3 de la grille de classification des cadres ou bénéficient d’une rémunération annuelle supérieure à 2 fois le plafond annuel de la sécurité sociale, ou sont mandataires sociaux.
Sous réserve de la signature d’une convention individuelle de forfait jours, et conformément à l’accord SYNTEC du 1er avril 2014 étendu par arrêté du 26 juin 2014, la durée du travail des cadres dits « autonomes » ne se décompte pas en heures mais en jours travaillés sur l’année, et ce dans la limite de 218 jours par an (du 1er janvier au 31 décembre), pour un droit complet à congés payés.
En fonction du nombre de jours fériés coïncidant avec des jours normalement travaillés, susceptibles de varier d’une année à l’autre, les salariés soumis à un forfait jours se voient accorder des jours de repos supplémentaires afin de respecter ce forfait annuel de 218 jours travaillés par an. Ces jours de repos supplémentaires obéissent au même régime que les JRTT auxquels ont droit les salariés soumis à l’horaire collectif, tel qu’il est prévu au point 4 du présent accord. Les salariés peuvent se référer à la convention individuelle de forfait jours et à l’accord collectif SYNTEC pour plus de détails sur les modalités pratiques d’exécution du forfait jours.
A titre d’exemple, les salariés concernés sont susceptibles de bénéficier de jours de repos supplémentaires selon le calcul suivant :
365 jours calendaires - 104 jours (samedis et dimanches) - 25 jours ouvrés de congés payés - 8 jours fériés tombant un jour ouvré (par exemple) = 228 jours - 218 jours de travail = 10 jours de repos supplémentaires
Pour les salariés qui ne sont pas présents durant la totalité de l’année de référence, du fait de leur embauche ou de leur départ en cours d’année, une proratisation du plafond de 218 jours sera effectuée selon l’exemple suivant :
Pour un salarié présent 180 jours calendaires dans l’année :
251 jours ouvrés (218 jours de travail + 25 jours de congés + 8 jours fériés par ex) X 180 / 365 jours = 123,78 – 4 (nombre de jours fériés tombant un jour ouvré durant la période de présence du salarié) = 120 jours de travail si le salarié ne prend aucun jour de congés payés au cours de l’année
Pour les salariés ne prenant pas l’intégralité de leurs congés payés au cours de l’année, le plafond de 218 jours sera augmenté ou diminué afin de tenir compte du nombre de jours de congés payés pris durant l’année de référence pour le forfait annuel en jours, selon l’exemple suivant :
Si un salarié ne prend que 21 jours ouvrés de congés payés au lieu des 25 jours ouvrés légaux, le nombre de jours de travail sera augmenté de 4 jours à savoir : 218 jours de travail + 4 jours ouvrés de congés payés non pris = 222 jours de travail
Le nombre de jours de congés payés pris au cours d’une année de référence n’impacte pas le nombre de jours de repos supplémentaires attribuables sur cette année de référence. Aussi, dans l’hypothèse où un salarié n’a pas posé l’ensemble de ses congés payés au cours de l’année de référence, ce dernier ne bénéficiera de pas de JRTT supplémentaire.
Pour les salariés absents en cours d’année : en cas d’absence justifiée, notamment pour maladie ou accident, le nombre de jours de travail au cours de l’année de référence sera réduit de la durée de l’absence, selon l’exemple suivant :
Si un salarié est absent du 1er au 12 du mois inclus, pour une période ne comportant qu’un seul samedi et un seul dimanche, le plafond annuel de jours travaillés sera diminué de 10 jours. En conséquence, le salarié devra travailler 208 jours.
Les absences du salarié n’auront pas pour effet de diminuer le nombre de jours de repos supplémentaires résultant de l’application du forfait annuel en jours
Il est rappelé, par le présent accord que les salariés soumis à un forfait jours ne sont pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires mais bénéficient des dispositions relatives au temps de repos quotidien (11 heures consécutives) entre 21h et 7h et du temps de repos hebdomadaire (24 heures + 11 heures consécutives) entre le samedi à 21h et le lundi à 7h.
De surcroît, dans le cadre des nouvelles dispositions légales encadrant les forfaits jours, la Société entend mettre en place les modalités de contrôle prévues au point II ci-après.
4. Conditions de prise des JRTT ou des jours assimilés
Les jours RTT alloués aux salariés soumis à l’horaire collectif de travail (c’est-à-dire aux 35 heures) ainsi que les jours de repos supplémentaires obéissant au même régime que les jours RTT accordés aux cadres en « contrat de mission » ou aux cadres en « forfait jours » sont acquis et à prendre pendant la période entre le 1er janvier et le 31 décembre de chaque année, au prorata temporis de la date d’intégration au sein de la Société.
Afin d’assurer la continuité du service et le suivi de la prise des JRTT/jours de repos supplémentaires, l’accord préalable de la hiérarchie et des ressources humaines est nécessaire pour permettre l’absence correspondant au JRTT.
Les JRTT/jours de repos supplémentaires annuels sont pris en une fois ou en journée ou demi-journées après demande via l’outil de pose des congés en service au sein de la Société.
Il n’est pas autorisé de reporter à l’année suivante des JRTT/jours de repos supplémentaires qui doivent être pris dans l’année correspondant à l’exercice considéré. De même, les JRTT/jours de repos supplémentaires ne peuvent être payés sous forme d’indemnités.
Mesures permettant d’assurer le suivi de la charge de travail
Règles applicables à l’ensemble des salariés
A titre liminaire, il est rappelé que les salariés doivent respecter les règles et procédures internes en vigueur dans la Société, qui sont notamment destinées à décompter périodiquement leur temps de travail et le respect des repos quotidiens et hebdomadaires.
A ce titre, et compte tenu de la latitude dont les salariés disposent dans la détermination de leur temps de travail, ils sont informés du fait qu’ils doivent eux-mêmes veiller au respect de leurs temps de repos quotidiens et hebdomadaires, suivant les dispositions qui leurs sont applicables. En cas de difficulté, ils devront alerter la Direction sans délai.
Les salariés (à l’exception des salariés soumis à un forfait jours et des cadres dirigeants) pointent ou enregistrent, par tous moyens décidés par la Direction, leur temps de travail à compter du moment où ils sont à leur poste et doivent dès lors, dépointer pendant toute période de travail non effectif, telle que pause, déjeuner, etc.
Pour les cadres sous « contrat de mission », lorsque la mission se déroule en dehors des locaux de la Société, ils devront compléter un état des horaires effectués selon la définition du temps de travail effectif rappelée dans le présent accord. Les horaires effectués en dépassement de l’horaire hebdomadaire maximal fixé à 38 heures et 30 minutes devront être soumis à validation par la Direction.
Mesures supplémentaires pour les cadres autonomes soumis à un forfait en jours
Conformément aux dispositions du nouvel article L. 3121-65 du Code du travail, plusieurs mesures sont mises en place afin de surveiller la charge de travail des salariés soumis à un forfait jours :
Entretiens réguliers dédiés à la charge de travail
Afin d’assurer le suivi de la charge de travail des salariés soumis à un forfait annuel en jours, deux entretiens sont organisés individuellement chaque année avec leur supérieur hiérarchique afin d’évoquer la charge de travail, l’organisation du travail dans l’entreprise, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie privée et enfin la rémunération du salarié. Ces deux entretiens sont espacés de six mois.
En cas de difficulté inhabituelle, le cadre autonome soumis à un forfait jours peut également demander un entretien individuel spécifique avec son supérieur hiérarchique.
Lors de ces entretiens, les sujets suivants devront notamment être évoqués :
Concernant les paramètres du forfait jours : le nombre de jours de repos pris (jours RTT/jours de repos supplémentaires, congés payés, jour férié chômé,…), le nombre de congés restants.
Concernant l’organisation et la charge de travail : la répartition de la charge de travail dans l’année, l’organisation du service et de l’entreprise, l’appréciation de la charge de travail avec le volume en jours du forfait, la variation et l’intensité de la charge de travail, la charge de travail prévisible à venir et les adaptations éventuellement nécessaires.
Concernant l’amplitude des journées d’activité et l’articulation vie privée / vie professionnelle : l’amplitude du travail et sa compatibilité avec le repos quotidien et le repos hebdomadaire, le respect de l’articulation entre la vie privée et la vie professionnelle, les contraintes particulières de l’activité.
Une liste indicative des éléments devant être abordés lors de ces entretiens est également transmise au salarié.
A l’issue de ce bilan et des constats effectués, des mesures de prévention et de règlement des difficultés sont arrêtées.
Ce bilan individuel permettra ainsi de vérifier l’adéquation de la charge de travail du salarié au nombre de jours travaillés et le caractère raisonnable de la charge de travail. Cet entretien fera l’objet d’un compte rendu signé par les parties.
Enfin, chaque salarié soumis à une convention de forfait en jours pourra à tout moment, s’il estime que l’équilibre susvisé est mis en péril notamment par une charge de travail excessive, alerter son supérieur hiérarchique sur ce point. Le cas échéant, la Société mettra alors en œuvre les actions nécessaires, pour permettre au salarié concerné de rétablir une juste proportion entre vie professionnelle et vie personnelle.
Modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Les cadres autonomes soumis à un forfait jours ont l’obligation de se déconnecter des outils de communication à distance mis à leur disposition, conformément aux dispositions prévues au point III ci-dessous applicable à l’ensemble du personnel (à l’exception des cadres dirigeants non soumis à la législation sur la durée du travail).
Le personnel d’encadrement et de direction sera également amené à réaliser des actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques.
Un document de contrôle permettant de contrôler effectivement la durée et la charge de travail des salariés soumis au forfait jours.
Le nombre de jours travaillés, et le nombre de jours de repos des cadres autonomes soumis à un forfait jours sont décomptés régulièrement afin d’avoir une visibilité sur le nombre de jours de repos restant à prendre sur l’année considérée. Les salariés ont ainsi accès à un fichier excel du nom de «
Contrôle jours travaillés 20XX» pour les salariés en contrat de Mission et ETAM et un fichier excel du nom de « Contrôle jours travaillés 20XX Forfait jours» pour les Salariés en Forfait jours ] afin de valider et modifier les données relatives à leur temps de travail, ou encore apporter toutes les observations qu’ils estiment utiles à ce sujet. Le document de contrôle du temps de travail est tenu par la société.
III. Droit à la déconnexion applicable à l’ensemble des salariés (y compris les cadres autonomes soumis à un forfait jours)
Le présent accord décrit, conformément à l’article L. 2242-8 du Code du travail modifié par la loi du 8 août 2016, les modalités du plein exercice du droit à la déconnexion.
Le droit à la déconnexion n’est pas défini par la loi mais peut être décrit comme le droit pour le salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel pendant les temps de repos et de congés, ainsi que le droit de ne pas être tenu de travailler ou d’être joignable en dehors de ses horaires de travail ou à son domicile, sauf circonstances particulières nées de l’urgence et de l’importance des sujets traités.
Aussi, chaque salarié doit veiller à une utilisation raisonnable et appropriée des moyens de communication mis à leur disposition dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions afin de respecter ce droit à la déconnexion et plus généralement la vie personnelle de chaque collaborateur.
De manière générale, l’attention de chaque salarié est attirée sur le fait qu’il ne sont pas tenus de vérifier constamment leur message électronique professionnelle et leur téléphone pendant leurs temps de pause et de repos, au cours desquels ils peuvent recevoir des messages en provenance de collègues ou d’interlocuteurs qui travaillent sur différents fuseaux horaires. Chaque salarié est invité à se déconnecter pendant les périodes de repos quotidien (11 heures consécutives) et hebdomadaires (35 heures le week-end).
Avant la prise de congés, les salariés doivent organiser avec leur Manager leur remplacement « backup » pendant leurs périodes d’absence. La passation de dossiers doit avoir lieu avant leur départ en congés.
Plus particulièrement, les modalités du plein exercice du droit à la déconnexion sont exposées ci-après :
Droit à la déconnexion concernant l’usage de la messagerie électronique professionnelle et du téléphone
Les salariés n’ont aucune obligation de se connecter à leur messagerie professionnelle pendant leurs heures et jours de repos, ainsi que pendant leurs congés, absences pour maladie ou maternité/paternité ou tout autre congé autorisé.
Les salariés sont encouragés à faire usage de leur gestionnaire automatique d’absence pour informer l’expéditeur d’un message de la date à laquelle ils prendront connaissance du message lorsqu’ils sont en congés ou en repos.
Pour une meilleure organisation du travail et favoriser une gestion du temps de travail efficace, il est recommandé d’indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel et d’assortir les instructions d’un délai raisonnable de réalisation. Inversement, il convient de ne pas solliciter une réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire.
Les salariés ne sont pas tenus de répondre aux appels ou aux messages vocaux pendant leurs heures et jours de repos, ainsi que pendant leurs congés, absences pour maladie ou maternité/paternité ou tout autre congé autorisé.
Circonstances spécifiques ou exceptionnelles
Compte tenu de ce qui précède, les salariés sont invités à ne pas solliciter de réponse immédiate ou à préciser le délai de réponse requis lorsqu’ils prennent contact avec un salarié en repos ou en congés.
Néanmoins, compte tenu de circonstances exceptionnelles ou de spécificité liée à l’activité des salariés concernés, le manager ou son remplaçant peut être amené à contacter son collaborateur. Une certaine réactivité peut ainsi être attendue dans les cas suivants :
En cas d’urgence, ou
Si l’information requise est nécessaire à la poursuite de l’activité (exemple : transmission des codes d’accès ou information spécifique détenue par un seul salarié), ou
En cas d’impératifs particuliers nécessitant la mobilisation du collaborateur.
Sensibilisation et formation :
Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.
Suivi et bilan :
En ce qui concerne les salariés au forfait annuel en jours, il est rappelé qu’un point sera fait annuellement et individuellement lors de l’entretien destiné à évoquer la charge de travail, l'organisation de son travail, l’amplitude journalière, le respect des temps de repos, et l'articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.
En ce qui concerne les autres salariés, un questionnaire leur sera envoyé chaque année pour recueillir leur avis sur l’application des modalités d’exercice du droit à la déconnexion.
En toute hypothèse, les salariés peuvent se rapprocher de la Direction des Ressources Humaines pour évoquer leurs difficultés récurrentes.
IV. Mise en place d’astreintes
Le dispositif d’astreinte a pour finalité d’assurer en dehors des heures normales de travail de l’établissement la continuité de fonctionnement de certains matériels, équipements, logiciels de la société Sophos ou de porter assistance à ses clients, en répondant à des événements fortuits et ponctuels par une intervention rapide d’un salarié désigné à cet effet, soit à distance depuis son domicile, soit avec un déplacement à l’établissement.
Conformément aux dispositions du code du travail, la période d’astreinte est celle pendant laquelle le salarié, sans être sur son lieu de travail et sans être à la disposition permanente et immédiate de l’employeur, doit être en mesure d’intervenir pour accomplir un travail au service de l’entreprise.
La durée de cette intervention est considérée comme un temps de travail effectif et rémunérée comme telle. Il en va de même du temps de déplacement accompli lors de périodes d’astreinte afin de procéder à l’intervention.
La période d’astreinte, quant à elle, fait l’objet d’une contrepartie sous forme de repos.
En l’absence d’accord collectif applicable au sein de la société Sophos en matière d’astreinte, le mode d’organisation des astreintes et leur compensation sont fixées par le présent accord, après avis du comité d’entreprise rendu lors de la réunion du 22 janvier 2018 et après information de l’agent de contrôle de l’inspection du travail en date du 12 février 2018
1. Organisation des astreintes
L’astreinte peut couvrir la semaine calendaire entière hors temps de travail, ou les jours ouvrés en dehors des heures de travail ou seulement le week-end et autres jours de fermeture. Il est rappelé qu’un salarié ne peut être en astreinte pendant ses congés.
Un avenant au contrat de travail conclu avec les salariés concernés par les périodes d’astreinte précisera la fréquence et la durée des périodes d’astreinte.
Le planning individuel des périodes d’astreinte est portée à la connaissance des salariés concernés au moins quinze jours à l’avance, sauf circonstances exceptionnelles et sous réserve d’une information préalable un jour franc à l’avance.
Le salarié ayant un empêchement majeur doit en avertir immédiatement sa hiérarchie.
Le salarié en astreinte doit pouvoir être joint à tout moment pour traiter l’appel.
Le non-respect des modalités d’organisation des astreintes pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire, allant du blâme au licenciement, selon le degré de gravité et selon la fréquence du manquement.
2. L’indemnisation de la période d’astreinte
La période d’astreinte fera l’objet d’une contrepartie sous forme de repos selon les modalités suivantes :
- astreinte réalisée la nuit dans la semaine, entre 20 heures et 8 heures (à l’exception de la nuit du vendredi au samedi) : une demi-journée de repos par nuit d’astreinte ; - astreinte de jour pendant le week-end (la journée du samedi ou la journée du dimanche) ou pendant un jour férié : un jour de repos par journée d’astreinte ; - astreinte réalisée la nuit pendant un week-end (vendredi et samedi) ou un soir précédant un jour férié : un jour de repos par nuit d’astreinte ; - astreinte réalisée la nuit du dimanche et pendant les jours fériés : un jour de repos par nuit ou journée d’astreinte.
Il est rappelé que les salariés en astreinte doivent veiller à respecter leur repos quotidien et hebdomadaire, respectivement de 11 heures et 24 heures consécutives. Ce repos n’est pas impacté par les périodes d’astreinte à l’exception de la période d’intervention qui est considérée comme du temps de travail effectif. Si ce repos n’est pas assuré en raison d’une intervention, le salarié concerné doit bénéficier de ce repos de 11 heures (éventuellement augmentées des 24 heures consécutives), à l’issue de l’intervention, au besoin en décalant l’heure de sa prise de fonction suivante après avoir averti, par écrit, son responsable hiérarchique. S’agissant du repos hebdomadaire, ces dispositions sont applicables hors le cas où le salarié a déjà bénéficié de son repos hebdomadaire avant le début de l’intervention.
3. Le temps d’intervention et le temps de trajet pour procéder à l’intervention
Pour un salarié soumis à l’horaire collectif, le temps d’intervention et le temps de trajet pour procéder à l’intervention, est payé comme du temps de travail effectif, en ajoutant les éventuelles majorations pour heures supplémentaires ou pour travail de nuit et/ou le dimanche.
Lorsqu’un cadre autonome soumis à un forfait jours procède à une intervention au cours d’une astreinte, selon le cas, ½ journée ou une journée de travail est décomptée sur ledit forfait-jours. Il est tenu compte de la durée de trajet pour procéder à l’intervention pour choisir entre la ½ journée ou la journée entière. Si l’intervention est d’une durée inférieure à 5 heures alors le salarié pourra prendre une demi-journée de récupération, si l’intervention excède 5 heures et est inférieure ou égale à 8 heures alors il pourra prendre une journée de récupération.
Il est rappelé que les heures supplémentaires réalisées dans le cadre d’une intervention donnent lieu à repos compensateur dans les conditions prévues à l’article I.2.2 ci-dessus.
Déplacements professionnels
Les salariés peuvent réaliser des déplacements professionnels dans le cadre de leurs fonctions ou être invités à participer à des séminaires ou des événements marketing.
Les précisions suivantes sont apportées :
S’agissant du temps de déplacement professionnel
Il est rappelé, conformément aux dispositions du code du travail (article L. 3121-4 du Code du travail), que le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d’exécution du contrat de travail n’est pas un temps de travail effectif.
Par conséquent, le temps de trajet, habituel ou inhabituel, ne donne pas lieu à rémunération et ne doit pas être pris en compte pour le décompte du temps de travail et ainsi pour le calcul des heures supplémentaires.
Toutefois, s’il dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il fait l’objet d’une contrepartie sous forme de repos. Si le dépassement excède de cinq heures le temps normal de trajet, le salarié aura droit à une journée de repos. En-deçà, le salarié aura droit à une contrepartie en repos correspondant au temps de dépassement du temps normal de trajet (exemple : une heure de repos si le temps normal de trajet est dépassé d’une heure).
En tout état de cause, la part de ce temps de déplacement professionnel coïncidant avec l’horaire de travail n’entraîne aucune perte de salaire.
De plus, le temps de trajet réalisé entre deux lieux de travail à la demande de l’employeur constitue du temps de travail effectif, y compris s’il est effectué en dehors des horaires habituels.
Des cas d’application sont exposés à l’
annexe 1 du présent accord.
S’agissant de la participation à des séminaires ou à des évènements marketing
Un séminaire a la particularité de pouvoir être composé d’activités de loisirs et d’activités professionnelles.
Seules les activités professionnelles obligatoires sont comptabilisées comme du temps de travail effectif.
Les activités annexes facultatives, pour lesquelles par exemple les conjoints peuvent éventuellement être conviés, ne sont pas comptabilisées comme du temps de travail effectif.
Des cas d’application pratique sont exposés à l’
annexe 2 du présent accord.
Entrée en vigueur et durée de l’accord
Validité de l’accord
Conformément à l’article L.2232-25 du Code du travail et aux dispositions réglementaires afférentes, la validité du présent accord est subordonnée à sa signature par les membres du Délégation Unique du personnel représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections du personnel.
Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur le jour suivant son dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (« DIRECCTE ») compétente.
Dépôt de l’accord
En application des dispositions de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé par la Société aux autorités administratives et judiciaires dans les conditions suivantes :
deux (2) exemplaires, dont une version sur support papier et une version sur support électronique, à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (« DIRECCTE ») ;
un (1) exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Le dépôt sera accompagné des documents suivants :
une copie du procès-verbal du vote d’approbation du présent accord par les salariés ;
une copie du procès-verbal des résultats des élections professionnelles ;
un bordereau de dépôt.
Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Interprétation, application et suivi de l’accord
Les institutions représentatives du personnel en place au sein de la Société seront informées et/ou consultés sur les thèmes du présent accord relevant de leur compétence, conformément aux dispositions légales applicables.
Au cours de ces réunions, un bilan sera établi concernant la nouvelle organisation du travail ainsi que sur les modalités de suivi des salariés concernés.
Révision de l’accord
Chaque Partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :
Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre Partie signataire et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.
Une négociation en vue de la révision de l’accord devra s’ouvrir au plus tard dans un délai de trois (3) mois suivant la réception de cette lettre.
Les dispositions de l’avenant portant révision, après accomplissement des formalités liées à son entrée en vigueur, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient à sa date d’entrée en vigueur.
En l’absence d’accord entre les Parties, les dispositions du présent accord continueront à être appliquées.
Dénonciation de l’accord
Conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, le présent accord pourra être dénoncé par l’une des Parties ou par l’ensemble des Parties signataires.
Toute dénonciation devra être notifiée par son auteur à l’autre Partie signataire de l’accord par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Elle devra également faire l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE.
La dénonciation ne prendra effet qu’après l’expiration d’un délai de préavis de trois (3) mois qui suit la date de la dénonciation, soit à compter du dépôt à la DIRECCTE.
Le présent accord dénoncé continuera à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de l’accord qui lui sera substitué qui ne peut être antérieure au terme du préavis ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du délai de préavis mentionné ci-dessus.
Information
L’entrée en vigueur du présent accord sera portée à la connaissance de l’ensemble des salariés de la Société. En effet, une copie du présent accord ainsi qu’une copie du procès-verbal du vote d’approbation afférent seront portées à la connaissance de ces derniers par voie d’affichage.
En cas de révision du présent accord, il sera procédé aux mêmes formalités de consultation, dépôt et information précédemment décrites.
Fait à Bezons, le 12 février 2018
SOPHOS
Monsieur ()
Madame () Gérant Dûment habilité Sécrétaire du CE
Monsieur ()Madame () Trésorier du CEMembre du CE
Annexe 1 : Cas d’application pratique concernant les temps de déplacement
Nature du déplacement
Critères
Indemnisation du temps de trajet excédant la durée habituelle de trajet domicile/lieu de travail
Temps de travail effectif rémunéré (ou compensé en repos en cas d’heures supplémentaires, dans les conditions prévues au présent accord)
Objet professionnel ?
Durée supérieure au trajet habituel domicile / lieu de travail ?
Trajet entre deux lieux de travail ?
Déplacement pour participer à une réunion qui a lieu à l’étranger à 9h du matin
Si le trajet est effectué pendant le week-end
oui
oui
non
oui non Si le trajet est effectué pendant la semaine, directement depuis les locaux oui N/A oui non oui Si le trajet est effectué pendant la semaine, directement depuis les locaux pendant les heures de travail oui N/A oui non oui Si le trajet est effectué le matin même oui oui non oui non
Déplacement pour participer à une réunion qui a lieu à l’étranger à 14h et le trajet a lieu la veille
Si le trajet a lieu au cours du weekend oui oui non oui non Si le trajet a lieu pendant la semaine, directement depuis les locaux oui N/A oui non oui
Trajet de retour de réunion à l’étranger un vendredi
Si le trajet a lieu vendredi soir après la journée habituelle de travail oui oui oui oui non Si le trajet a lieu vendredi après midi oui oui oui oui non Si le trajet a lieu pendant le week-end oui oui non oui non
Déplacement pour réaliser un séminaire le weekend ou pour participer à une sortie d’équipe loin de Paris le week-end
Trajet du vendredi soir depuis le travail oui N/A oui non oui Trajet du retour le samedi ou le dimanche oui oui non oui non
Forum à Lille impliquant un déplacement tôt le matin
oui oui non oui non
Annexe 2 : Cas d’application pratique concernant la participation à des évènements
Nature de l’évènement
Indices
Temps de travail effectif
Participation obligatoire / à la disposition de l’employeur ?
A la disposition de l’employeur ?
Instructions particulières ?
Possibilité d’inviter le conjoint ?
Activités de loisir / divertissement ?
Evènement marketing avec les Partners, toute la journée et avec un dîner
oui oui oui non non oui non oui oui Le cas échéant non oui
Invitation des Partners à un match le soir ou le week-end
non non non Le cas échéant oui non
Forum à Lille pour tenir un stand sur plusieurs jours et participer à des dîners
oui oui oui non non oui
Séminaires de nature mixte, incluant tant des réunions que des activités de loisir, et ayant lieu pendant le week-end
