ACCORD SUR LES MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS
DE LA SOCIETE THERMO RÉFRIGÉRATION
Entre les soussignés :
La Société THERMO RÉFRIGÉRATION, SAS, au capital de 200 000€, dont le siège social est situé au 8 rue Olof de Palme, 37390 NOTRE DAME D’OE, représentée par XXXX, Président.
D’une part,
Et,
Les représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique, statuant à la majorité des présents selon le procès-verbal du 26 juin 2026 annexé à l’accord.
D’autre part.
PREAMBULE
Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur. Dans un souci de clarification, de sécurisation et d’harmonisation des règles applicables au sein de l’entreprise en matière de frais professionnels, la Direction et les représentants du personnel ont engagé une concertation afin de définir un cadre conventionnel unique, lisible et adapté aux besoins de l’activité. Le présent accord a pour objet de fixer l’ensemble des principes et modalités applicables à la prise en charge des frais professionnels exposés par les salariés dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de leur activité professionnelle. Il vise à garantir un traitement homogène de ces frais, dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur, ainsi que des impératifs de bonne gestion de l’entreprise. Les parties ont recherché, par le dialogue social, un dispositif équilibré permettant à la fois de répondre aux contraintes opérationnelles de l’entreprise, aux attentes de ses clients et aux évolutions de son environnement économique, tout en assurant aux salariés des règles claires, transparentes et équitables en matière de remboursement des dépenses professionnelles engagées. Le présent accord a également vocation à se substituer, à compter de sa date d’entrée en vigueur, à l’ensemble des dispositions antérieures ayant le même objet, quelle qu’en soit la source ou la nature juridique, et notamment à tout accord collectif, usage, engagement unilatéral ou pratique antérieure en vigueur au sein de l’entreprise relatif aux frais professionnels. Après plusieurs réunions de négociation tenues avec les membres du CSE les 05 juin 2026, et 26 juin 2026, les parties sont convenues des dispositions suivantes. Les frais professionnels s’entendent des dépenses engagées ou supportées par un salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, lesquelles donnent lieu à remboursement dans les conditions prévues par le présent accord.
ARTICLE I – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’appliquera à l’ensemble du personnel compris dans le périmètre de la Société THERMO RÉFRIGÉRATION au moment de la signature de l’accord.
ARTICLE II – DESIGNATION DES BENEFICIAIRES
Cet accord est applicable à l’ensemble des salariés, quelle que soit leur catégorie professionnelle d’appartenance, en contrat de travail à durée indéterminée (CDI), contrat de travail à durée déterminée (CDD), contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, ou plus généralement tout contrat « aidés », à l’exception du Chef d’Entreprise. Il s’applique aux frais professionnels engagés en France métropolitaine (hors DOM-TOM).
ARTICLE III – MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS
3.1 FRAIS PROFESSIONNELS DES SALARIES CADRES : RESPONSABLES D’AFFAIRES, RESPONSABLES D’ACTIVITES, RESPONSABLE PROJETS ET RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
3.1.1 – Véhicule
Dans le cas où un véhicule est mis à disposition des salariés. Il peut être :
de service (utilisation uniquement professionnelle)
de fonction (utilisation professionnelle et personnelle, déclenchant le calcul de l’avantage en nature)
Le salarié qui utilise un véhicule payé par la société est responsable de son entretien et doit le maintenir dans un état de propreté convenable. Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, il sera remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème kilométrique de l’administration fiscale en vigueur. Le salarié devra également prévenir son assureur de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre professionnel.
3.1.2 – Dépenses liées au déplacement professionnel
Toutes les dépenses engendrées par le déplacement professionnel seront remboursées par l’entreprise sur présentation de justificatifs (hôtel, repas, parking, etc). Le salarié devra réaliser une note de frais dans le trimestre, et présenter le justificatif correspondant avec TVA. Au-delà d’un an, le remboursement sera annulé. Dans le cas où le salarié réserve par lui-même, il devra veiller à payer un prix raisonnable.
3.1.3 - Tickets restaurants
Les salarié Cadres : Responsables d’affaires, responsables d’activités, responsable de projets et responsable administratif et financier bénéficient d’un ticket restaurant par jour de présence déduction faite des notes de frais et invitations éventuelles.
3.2 FRAIS PROFESSIONNELS DU RESPONSABLE D’AGENCE
3.2.1 – Trajet
Un véhicule de service est mis à disposition du salarié Responsable d’Agence. L’utilisation doit être exclusivement professionnelle.
3.2.2 – Déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel
Le salarié Responsable d’Agence peut être amené à dormir à l’hôtel dans le cadre de ses déplacements professionnels. La société est en charge de la réservation de l’hôtel et du paiement. Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens les frais d’hôtel, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs. Une prime « mission » sera versée pour chaque nuit passée à l’hôtel (montant en annexe). Le montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE. Dans le cas où le salarié réserve par lui-même, il devra veiller à payer un prix raisonnable.
3.2.3 – Repas du midi
Le salarié Responsable d’Agence bénéficiera d’un remboursement au réel de son repas du midi, sur présentation de justificatifs avec TVA, (montant en annexe). Son montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE, tout en respectant les plafonds légaux définis par le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale).
3.2.4 – Repas du soir
En cas de déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel, le repas du soir est réservé et payé par la société dans le cadre de la « soirée-étape ». Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens le repas du soir, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs avec TVA sur une base forfaitaire (montant en annexe).
3.3 FRAIS PROFESSIONNELS DES TECHNICIENS ITINERANTS
3.3.1 – Véhicule
Dans le cas où la société met à disposition des techniciens itinérants un véhicule utilitaire, il doit être utilisé uniquement pour les déplacements professionnels, sauf dérogation accordée par le Chef d’Entreprise. Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, il sera remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème kilométrique de l’administration fiscale en vigueur, sous déduction du nombre de kilomètres domicile-agence. Le salarié devra également prévenir son assureur de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre professionnel.
3.3.2 – Temps de trajet et temps de route
Le temps passé pour le trajet entre le domicile et l’entreprise n’est pas considéré comme du temps de travail effectif. Il n’est ni payé, ni indemnisé. Le temps passé pour le trajet entre le domicile et le client (ou entre le client et le domicile) est considéré comme du « temps de trajet ». Il est indemnisé intégralement seulement si la durée du trajet excède 30 minutes. Une ligne « indemnité de trajet » apparait sur le bulletin de paie et correspond au nombre d’heures « temps de trajet » multiplié par le taux horaire du salarié. Le temps passé pour le trajet entre l’entreprise et le client (ou entre le client et l’entreprise), ainsi que le temps passé pour le trajet entre deux clients, est appelé « temps de route ». Il correspond à du temps de travail effectif et est indemnisé comme tel.
3.3.3 – Déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel
Pour une intervention prévue sur plusieurs jours ou dans le cas d’une journée à forte amplitude horaire, au-delà de 2 heures de trajet (référence itinéraire Michelin) pour se rendre sur le lieu d’exécution du travail, le salarié devra obligatoirement passer la nuit à l’hôtel. L’entreprise réservera la soirée-étape à l’hôtel et procédera au paiement de la facture. Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens la soirée-étape, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs avec TVA sur une base forfaitaire (montant en annexe). Une prime « mission » sera versée pour chaque nuit passée à l’hôtel (montant en annexe). Le montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE.
3.3.4 – Repas du midi
Le salarié Technicien Itinérant bénéficie d’une allocation forfaitaire pour le repas du midi (montant en annexe). Cette allocation forfaitaire ne nécessite pas de présenter un justificatif. Le montant pourra être amené à évoluer en accord avec le CSE, tout en respectant les plafonds légaux définis par le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale). Cette allocation forfaitaire est justifiée par le caractère itinérant du poste de Technicien qui ne permet pas de prévoir à l’avance le lieu du repas. Idéalement le repas doit être pris au restaurant et une pause obligatoire minimum d’une heure est à respecter. Elle ne sera pas versée si le repas est pris au domicile du salarié, ou si le salarié ne travaille qu’une demi-journée, matin ou après-midi. Dans le cas où le technicien n’est pas itinérant (journée de travail prévue à l’agence), l’indemnité de repas n’est pas versée. En cas de déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel, le repas du midi sera remboursé au réel sur présentation de justificatifs avec TVA, avec un plafond (montant en annexe). Au-delà de ce plafond, l’accord du Responsable d’Affaire est obligatoire.
3.3.5 – Repas du soir
En cas de déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel, le repas du soir est réservé et payé par la société dans le cadre de la « soirée-étape ». Si le salarié est contraint de régler par ses propres moyens le repas du soir, la société remboursera le salarié sur présentation de justificatifs avec TVA, avec un plafond (montant en annexe). Au-delà de ce plafond, l’accord du Responsable d’Affaires est obligatoire.
3.4 FRAIS PROFESSIONNELS DES SALARIES NON-CADRES DES FONCTIONS SUPPORT, BUREAU D’ETUDE, OU SERVICE ADMINISTRATIF
3.4.1 Véhicule
Un véhicule est mis à disposition des salariés des fonctions support pour leurs déplacements professionnels ponctuels. Le plein de carburant doit être réalisé à chaque retour du véhicule en utilisant la carte Total fournie avec le véhicule. Si le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, il sera remboursé des kilomètres parcourus sur la base du barème kilométrique de l’administration fiscale en vigueur, sous déduction du nombre de kilomètres domicile-agence. Le salarié devra également prévenir son assureur de l’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre professionnel.
3.4.2 Temps de trajet
Le temps de trajet entre le domicile et le lieu du déplacement, et inversement, n’est pas considéré comme du temps de travail effectif, mais il sera comptabilisé comme « temps de trajet ». Ce temps pourra être payé ou récupéré. Le temps de trajet au départ de l’agence est considéré comme du temps de travail effectif.
3.4.3 Dépenses liées au déplacement professionnel
Toutes les dépenses engendrées par le déplacement professionnel ponctuel seront remboursées sur présentation de justificatifs (hôtel, repas, parking, etc). Le salarié devra réaliser une note de frais dans un délai maximum d’un an, et présenter le justificatif correspondant avec TVA. Au-delà d’un an, le remboursement sera annulé.
3.4.4 Tickets restaurants
Le salarié occupant des fonctions supports bénéficie d’un ticket restaurant par jour de présence déduction faite des notes de frais et invitations éventuelles.
ARTICLE IV – INFORMATION
4.1 – Information collective Le personnel est informé de l'existence et du contenu du présent accord par voie d'affichage sur les panneaux prévus pour la communication avec le personnel, ou par tout autre moyen y compris électronique. 4.2 – Information individuelle Lors de son arrivée dans l'entreprise, tout salarié reçoit une copie du présent accord.
ARTICLE V – REGLEMENT DES LITIGES
Les litiges pouvant survenir à l’occasion de l’application du présent accord, se règleront, si possible à l’amiable, après entente des parties et avis du Comité Social et Economique. Pendant toute la durée du différend, l’application de l’accord se poursuivra conformément aux règles énoncées. A défaut, les parties concernées pourront saisir la juridiction compétente.
ARTICLE VI – DUREE DE L’ACCORD, REVISION ET, DENONCIATION
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et s’appliquera à compter du 1er septembre 2026. Les montants prévus en annexe au présent accord pourront être révisés chaque année afin de tenir compte notamment de l’évolution des coûts, de la réglementation applicable, des barèmes d’exonération et de la situation économique de l’entreprise. Toute évolution de ces montants fera l’objet d’une concertation avec les membres du CSE et sera formalisée par avenant ou par mise à jour de l’annexe correspondante. Les nouveaux montants entreront en vigueur à la date fixée par le document de révision. Toute dénonciation du présent accord pendant la période d’application ne pourra résulter que d’un accord de l’ensemble des parties signataires au cours des 6 premiers mois de l’exercice en cours ; copie de l’accord de dénonciation étant alors notifiée à la DREETS compétente.
ARTICLE VII – DEPOT
Le présent accord est déposé par voie électronique sur la plateforme de la téléprocédure du ministère du travail : TéléAccords, dans les 15 jours suivant sa date de conclusion. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion. Un avis indiquant l’existence de l’accord est affiché dans l’établissement aux endroits habituels, à la suite de son dépôt. Le texte complet sera remis à tout salarié qui en fera la demande. Le dépôt des avenants au présent accord obéit aux mêmes dispositions que l’accord lui-même.
Fait à Notre Dame d’Oé, en 2 exemplaires originaux Le 26 juin 2026
Pour la Société
Président
Pour le Comité Social et Economique
ANNEXE 1
ACCORD SUR LES MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS PROFESSIONNELS
