ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS
ENTRE :
La société TIAMAT, société par actions simplifiée immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Amiens sous le numéro 831 726 245
Dont le siège social est situé 72 rue des Jacobins 80000 Amiens et dont les établissements sont situés 16 rue du Grand Vidame 80000 Amiens et 15 rue Baudelocque 80000 Amiens
Représentée aux fins des présentes par xxxxxxxxxxxxxx en sa qualité de Président
Ci-après dénommée « la Société »
Ou
« TIAMAT »
D’une part,
ET :
Les membres du comité social et économique suivants :
xxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
Ci-après désigné « le CSE »
Ci-après ensemble désignées les « Parties »
Préambule
Article 1 - principes généraux
Cet accord a pour but d’informer l’ensemble des salariés de TIAMAT des normes, règles et dispositions relatives aux déplacements professionnels. Ces règles et dispositions s’inscrivent dans le cadre général de la convention collective nationale de la Métallurgie. Les remboursements de frais de déplacement et de séjours professionnels visent exclusivement les déplacements effectués dans le cadre de l’activité professionnelle. Sont exclus du remboursement des frais de déplacement les trajets entre le domicile et le lieu de travail.
Article 2 - Conditions et bonnes pratiques
TIAMAT veille à permettre à ses salariés d’exercer leur activité dans les meilleures conditions. Les frais de déplacement ne doivent être pour les salariés ni une charge financière ni une opportunité de gains. Il est ainsi attendu des salariés qu’ils surveillent les dépenses exposées dans le cadre de leurs déplacements et séjours professionnels avec bienveillance, comme s’ils géraient leur compte personnel, d’autant plus au regard du contexte de développement de TIAMAT. Il est demandé aux salariés de réserver leurs voyages le plus tôt possible afin de bénéficier des tarifs les plus avantageux. Les frais professionnels des salariés leur seront remboursés sur présentation des justificatifs comptables correspondants et sur autorisation préalable de TIAMAT. Toute dépense non autorisée ne sera pas remboursée.
Titre 1 – Dispositions applicables lors des déplacements professionnels
Article 1 – Transports
Pour ses déplacements professionnels, le salarié privilégiera le mode de transport le plus économique, en accord avec son supérieur hiérarchique.
Train
Les déplacements s’effectuent en 2nde classe ou confort équivalent pour les ETAM et en 1ère classe ou confort équivalent pour les Ingénieurs et Cadres.
Pour les ETAM, les déplacements seront effectués en 1ère classe uniquement si le prix en 1ère classe est inférieur à la 2nde classe ou si la différence de prix entre les deux classes est mineure
Avion
Les déplacements aériens seront réservés aux trajets le justifiant et sur autorisation du supérieur hiérarchique. Pour les déplacements aériens, les salariés privilégieront la compagnie aérienne la plus économique. Les déplacements s’effectuent en classe économique, excepté si un tarif comparable est disponible pour une classe de niveau supérieur.
Voiture
Les frais de location, d’essence, de parking et de péage seront remboursés sur présentation des justificatifs.
En cas d’utilisation de véhicule personnel, les remboursements se feront sur la base du tableau des indemnités kilométriques en vigueur.
En cas d’utilisation de parking, le salarié devra privilégier les options les plus économiques.
Les amendes et PV ne seront jamais remboursés.
Covoiturage
Les frais de covoiturage seront intégralement remboursés aux salariés sur présentation des justificatifs.
Transports en commun
Les salariés privilégieront l’utilisation des transports en commun pour leurs déplacements en cours de mission, excepté si un autre mode de transport plus économique est disponible.
VTC, Taxi
Dans les zones qui disposent d’un réseau de transport en commun permettant le déplacement envisagé, l’usage de VTC ou de taxi doit être limité aux plages horaires de 22h à 6h.
Article 2 - Hébergement (nuit + petit déjeuner)
Sauf autorisation écrite de la Société, les frais de séjour du salarié engagés pour des déplacements à l'occasion de ses fonctions lui seront remboursés sur présentation de justificatifs, sur la base des dépenses réelles dans les limites établies par les barèmes suivants :
Hôtellerie + petit déjeuner : gamme d'hôtellerie type Ibis budget (à titre de préférence), Ibis style ou Novotel.
Déjeuner/dîner : limite de 30€
. Cette disposition s’applique également dans le cadre de déplacement à l’étranger. .
Le salarié pourra choisir le type d’hébergement privilégié (hôtel, location d’appartement, location d’Airbnb…) sous réserve de respecter les plafonds ci-dessus exposés.
Tout dépassement des montants sera à la charge du salarié s’ils ne sont pas motivés et justifiés avec accord de la direction.
Article 3 – Repas
Repas en cas de déplacement
Les salariés qui sont dans l’impossibilité de regagner leur domicile le soir du fait de leurs conditions de travail et les salariés en déplacement professionnel dans l’impossibilité de regagner les locaux de TIAMAT pour le déjeuner bénéficient d’un remboursement de leur repas sur présentation des justificatifs dans les limites établies par les barèmes indiqués à l’article 2. . Repas avec un invité Sur autorisation de son responsable hiérarchique, le salarié peut avoir à inviter un ou des clients, partenaires, fournisseurs ou prospects pour des déjeuners ou dîner. Le nom complet des personnes présentes invitées doit être donné ainsi que le nom de l’entreprise des invités externes. Les invitations de clients doivent se faire dans des lieux standards conformes aux pratiques de TIAMAT.
Article 4 – Cas du temps de trajet lors des déplacements professionnels
Le temps de déplacement professionnel n’est pas considéré comme du temps de travail effectif puisque vous n’êtes pas sous la subordination effective de TIAMAT. Toutefois, dès lors que ce dernier dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, les contreparties suivantes vous sont accordées :
Dépassement en dessous de 6 heures : une demi-journée de repos en compensation vous est accordée ;
Dépassement au-dessus de 6 heures : une journée de repos en compensation vous est accordée.
Ces jours de repos devront être pris dans un délai de 3 mois . Dès lors que la durée du déplacement n’est pas supérieure au temps normal de trajet entre le domicile et le lieu de travail, aucune compensation ne pourra être accordée au salarié. De plus, dès lors que le salarié concerné sera soumis à la subordination de l’employeur au cours de ce déplacement professionnel, il s’agira donc de temps de travail effectif qui sera rémunéré comme tel et pas compensé en repos.
Article 5 – Cas de travail effectif un samedi
Si le salarié en déplacement était amené à travailler un samedi, il bénéficierait d’un jour de repos lui permettant de compenser ce jour travaillé.
Article 6 – Voyage de détente
Conformément à l’article 132 de la convention collective applicable, dès lors qu’un déplacement professionnel est d’une durée au moins égale à 2 semaines sur un lieu de travail éloigné de plus de 2 heures du domicile du salarié, ce dernier bénéficie d’un voyage détente soit d’un aller-retour lui permettant de regagner sa résidence principale, selon les conditions suivantes :
Déplacement professionnel éloignant le salarié de son domicile de 5 heures et plus : le salarié bénéficie d’un voyage détente toutes les deux semaines ;
Déplacement professionnel éloignant le salarié de son domicile de plus de 5 heures et de 10 heures au plus : le salarié bénéficie d’un voyage de détente chaque mois ;
Déplacement professionnel éloignant le salarié de son domicile de plus de 10 heures : le salarié bénéficie d’un voyage de détente par trimestre.
A titre informatif : l’appréciation des conditions d’éloignement de 2, 5 ou 10 heures est faite en fonction du mode de transport imposé par l’employeur ou à défaut le mode de transport le plus rapide. Au cours de ce voyage de détente, TIAMAT s’assure que le salarié bénéficie de 2 jours non ouvrés ou de 3 jours non ouvrés lorsque le déplacement professionnel éloigne le salarié de son domicile de plus de 10 heures.
Titre 2 – Procédures relatives aux frais de déplacements
Article 1 – Procédure de réservation
Les réservations seront proposées par les salariés à l’encadrement qui devront valider leur adéquation aux dispositions courantes. Moyennant accord, si la réservation est effectuée directement par le salarié, celui-ci devra conserver l’ensemble des justificatifs relatifs aux dépenses effectuées. Les justificatifs seront joints aux notes de frais adressées à TIAMAT.
Article 2 – Procédure de remboursement
Afin de fluidifier le traitement des notes de frais et leur mise en paiement, les demandes de remboursement de frais réels seront transmises via le système en vigueur dans le mois du déplacement. Passé ce délai, le remboursement pourra être refusé. Les demandes de remboursement doivent faire l’objet d’une note de frais qui mentionne :
Le jour de la dépense,
La nature des frais,
Le coût HT et le coût TTC.
Chaque note de frais doit être complétée et comporter les pièces justificatives suivantes :
Factures justificatives,
Coupon/billets/justificatifs SNCF pour le train,
Billets d’avion,
Pour les indemnités kilométriques, une copie du permis de conduire et de la carte grise sera demandée dès la première note de frais. Il est impératif de fournir une copie de la carte grise pour tout changement de véhicule. Le bulletin d’adhésion à l’assurance qui stipule l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles doit aussi être donné,
L’itinéraire et les distances calculés par Google Maps sur la base du trajet le plus rapide,
Les originaux pour les dépenses de taxi,
Les informations nécessaires lorsqu’il s’agit de frais nécessitant une autorisation préalable ou lorsqu’une explication particulière est requise.
Aucun remboursement n’aura lieu sans la preuve de ces justificatifs. Exceptionnellement en cas de perte d’un justificatif et après acceptation du service comptabilité, l’intéressé devra produire une attestation sur l’honneur détaillant l’ensemble des éléments devant figurer dans la note de frais.
Titre 3 – Dispositions finales
Article 1 - Durée, révision et dénonciation de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur dès le lendemain de la réalisation des formalités de dépôt. Le présent accord est conclu sans limitation de durée et pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter les dispositions prévues à l’article L.2261-9 du code du travail. Le présent accord se substitue à tous les accords collectifs et usages qui auraient pu prévaloir en matière de conventions individuelles de forfaits en jours sur l’année.
Toute révision du présent accord devra faire l’objet d’une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l’établissement d’un avenant dans les conditions prévues par la législation en vigueur.
Article 2 - Suivi de l’accord
Les Parties à la négociation s'engagent à se donner rendez-vous et à suivre le régime mis en place par le présent accord. Ce rendez-vous et ce suivi devront se faire à minima une fois tous les trois ans..
Article 3 - Publicité
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail. Conformément à l'article D. 2231-2 du code du travail, un exemplaire du présent accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Paris. II sera porté à la connaissance des salariés par voie d’affichage et via les canaux de communication dématérialisés de l’entreprise. Le présent accord sera également envoyé à titre informatif à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation (CPPNI).
