Entre, WhP International SAS, dont le siège social est situé au 1208 Route des Lucioles, Espace Beethoven Porte B2- 06560 Valbonne, France, représentée par son Président Directeur Général x d'une part, ET Mx, Représentante du Personnel -Titulaire d’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit
Préambule Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail. Il vise à actualiser la mise en place du dispositif de télétravail, mise en place depuis 2020. La Direction et la représentante du personnel ont souhaité encadrer cette forme d’organisation du travail dans la société WhP International SAS en tirant des leçons de l’expérience mise en œuvre précédemment afin de répondre aux aspirations des salariés et de la société WhP International SAS.
Il est entendu que le dispositif de télétravail devra continuer à répondre à un double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés conjuguées au maintien du lien social avec la communauté de travail de l’entreprise.
Article 1. Définitions
1.1. Télétravail
Le télétravail correspond à la réalisation en tout ou partie au domicile du salarié d’un travail normalement effectué au sein de la société. Dans le cadre de cet accord, le télétravail se définit comme une forme d’exécution du travail basé sur le double volontariat de l’entreprise et du salarié qui s’effectue dans un cadre régi par le contrat de travail. Il est caractérisé par le fait que la prestation de travail peut être réalisée dans les locaux de l’entreprise et dans un autre lieu prédéfini et fixe en France, pour une durée et un calendrier déterminé dans les termes de cet accord ainsi que sur l’avenant au contrat du travail du salarié. Le télétravail est exclusivement effectué au travers des technologies de l’information et de la communication mises en place par la société WhP International SAS. Des accès au réseau de l’entreprise comme par exemple lors de voyages, ou toute activité nomade, ne constituent pas du télétravail.
1.2. Télétravailleur
Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail tel que défini à l’article 1.1.
Article 2. Champ d’application
Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés cadres et non cadres de l’entreprise WhP International SAS, en France qui sont éligibles au dispositif du télétravail tels que définis ci-après.
2.1- Conditions d'éligibilité au télétravail
Les critères d’éligibilité sont : - la nature du travail, qui peut être réalisé en télétravail. Sont ainsi exclus les salariés dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise ou chez le client ; - la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance ; - les fonctions ou tâches n’impliquant pas l’accès et /ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des conditions de sécurité. Les parties rappellent que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission. Les postes nécessitant des adaptations aux technologies de l’information et les fonctions opérationnelles dites « de terrain » sont exclus de ce dispositif. Il est à noter que la configuration de l’équipe, ne constitue pas en soi un critère d’inéligibilité au télétravail.
2.2 - Salariés concernés
Le télétravail est exclusivement réservé- aux salariés des établissements de la société WhP International SAS en France en contrat à durée déterminée ou à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel, faisant preuve d’autonomie professionnelle dans l’exécution de leur travail, de capacité à travailler de façon régulière à distance de manière individuelle et d’une bonne maitrise de la gestion de leur temps de travail. Les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation et les conventions de stage, etc, seront examinés au cas par cas afin d’obtenir l’autorisation de télétravailler. Par ailleurs, le dispositif de télétravail objet de cet accord, ne concerne pas :
Les salariés exerçant le télétravail permanent du fait de la situation géographique
Les salariés en télétravail exceptionnel du fait d’une situation sanitaire exemple Covid 19 ou autres épidémies.
2.3- Conditions d’accès au télétravail Le télétravail suppose le double volontariat de l’entreprise et du salarié. Sauf exception prévue à l’article 8, le télétravail est accessible à la demande expresse du salarié et avec accord de la direction de l’entreprise. Cette demande ne doit pas entraîner de risque majeur de dysfonctionnement du service au sein duquel l’intéressé est affecté.
Tout refus par la direction de l’entreprise devrait faire objet d’une motivation écrite ; Le télétravail est également accessible sur proposition de l’entreprise. Le salarié est libre de refuser cette proposition, sans que cela soit un motif de rupture du contrat de travail ou de demande d’indemnités de la part du salarié concerné. 2.4- Lieu d'exécution du télétravail Le télétravail peut se pratiquer dans le lieu de vie habituel ou dans un second lieu privé, prédéfini et fixe en France. Cet (ces) espace(s) doit (doivent) être conforme(s) aux règles indiquées ci-après, article 4. 2.5- Organisation du télétravail et suivi Afin de préserver le lien social avec l’entreprise et la cohésion sociale des salariés, le télétravail est limité à deux jours (2 jours) fixes, ouvrés, non consécutifs, non fractionnables en demi-journée et non échangeables dans la semaine, sauf dérogation exceptionnelle suivant article 8.1 ci-après. Le salarié conserve ainsi une présence dans l’entreprise d’au moins 3 jours par semaine afin de préserver le lien social et l’interaction au réel entre les salariés. Les jours de télétravail non pris ne peuvent faire l’objet de report. Le télétravail ne doit en aucun cas conduire à une absence totale ou quasi-totale du salarié dans l’établissement. Dans le cadre du télétravail, la durée du travail du salarié demeure identique à celle de son contrat de travail initial. Les responsables hiérarchiques prendront en compte une répartition équivalente de la charge de travail entre les télétravailleurs et les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Les responsables hiérarchiques bénéficieront d’un accompagnement adapté concernant les modalités d’exercice du management à distance à l’égard des télétravailleurs. 2.6- Maladie et accident du travail Il est expressément précisé qu’en cas d’arrêt maladie ou d’accident, le salarié ne devra exercer aucune activité professionnelle en télétravail. Les salariés en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet. Ils sont couverts par la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à domicile.
Article 3 - Avenant au contrat de travail
Pour les salariés présents dans l’entreprise avant la mise en place de ce dispositif, le passage à deux jours de télétravail s’accompagne de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail tacitement renouvelable, suivant prolongation du présent accord collectif. Le télétravail ne pourra s’exercer que dans le lieu ou les lieux fixes et prédéfinis en France, mentionnés dans le contrat de travail ou l’avenant relatif à ce dernier. Le contrat de travail ou l’avenant relatif à ce dernier fixeront notamment les conditions de réversibilité, le calendrier des jours de télétravail et les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint.
Article 4 - Organisation et Modalités du télétravail
4.1 - Nombre, fréquence et répartition des jours télétravaillés
Le télétravail est limité à Deux jours (2 jours) par semaine fixes, ouvrés, non consécutifs, non fractionnables en demi-journée et non échangeables dans la semaine, sauf dérogation exceptionnelle suivant article 8.1 ci-après. La direction a statué sur les Mardis et Jeudis. Les jours de télétravail non pris ne peuvent faire l’objet de report. Les salariés à temps partiel pourront effectuer la journée de télétravail au prorata de leur situation. A titre exceptionnel, la répartition des jours de télétravail pourra faire l’objet de modification ponctuelle notamment en cas de présence nécessaire du salarié sur le site de l’établissement. En cas de besoin avéré du service ou du salarié, le télétravail pourra être provisoirement suspendu ou ses modalités pourront être temporairement modifiées à la demande de la direction de l’entreprise ou du salarié.
4.2 - Conformité du lieu de télétravail et de ses installations et assurances
Généralement, le lieu de télétravail est le lieu de résidence habituelle du salarié en France, indiqué également sur le contrat de travail ou sur l’avenant au contrat de travail pour les salariés présents dans l’entreprise avant la mise à disposition du télétravail. Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration, le salarié devra disposer d’un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé. Le lieu de télétravail doit être conforme aux normes électriques. Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition. En signant son contrat ou l’avenant à son contrat de travail prévoyant son passage en télétravail, le salarié s’engage à fournir une attestation d’assurance multirisques habitation certifiant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle. Il s’engage à fournir, si nécessaire, un document justifiant d’un abonnement Internet à haut débit et d’une attestation de diagnostic de conformité des installations électriques du lieu de télétravail. L’entreprise étendra les activités couvertes par l’assurance responsabilité civile de l’entreprise aux activités en télétravail comme pour les activités réalisées sur site.
4.3 - Période d’adaptation et réversibilité permanente
Entreprise et Salarié pourront demander à mettre fin à la situation de télétravail par un écrit motivé, moyennant un délai de prévenance d’une durée d’une semaine. Un changement d’organisation du travail au sein de l’entreprise peut conduire à mettre fin au télétravail. Dans ce cas, un délai de prévenance d’une semaine sera respecté. De plus, le télétravail peut être interrompu sans délais, notamment : - en cas de non-respect des règles de sécurité, confidentialité ou protection des données, - en raison de problèmes techniques ou en l’absence de lieu de télétravail adapté. - en cas de changement de fonction et/ou de poste on met fin de plein droit au télétravail sans qu’il y ait lieu de respecter un délai de prévenance. Si le salarié changeant de fonction et/ou de poste souhaite continuer à faire du télétravail, il devra faire une nouvelle demande. Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.
4.4 – Indemnités légale de télétravail
La société WhP International SAS prendra en charge les coûts directement engendrés par le télétravail en versant une indemnité forfaitaire aux salariés bénéficiant du télétravail. Le montant de l’indemnité légale est indexé sur les données de l’URSSAF pour deux jours de télétravail par semaine. En cas d’interruption du télétravail avant la fin de la période probatoire, cette indemnité sera versée prorata temporis.
4.5 - Accompagnement du télétravail
Le télétravailleur sera sensibilisé par le biais d’une formation aux équipements à sa disposition, si nécessaire, et aux caractéristiques de cette forme d’organisation du travail. Notamment, une sensibilisation spécifique sur la bonne ergonomie du poste de travail sera mise à la disposition du télétravailleur.
Les responsables hiérarchiques bénéficieront d’un accompagnement adapté concernant les modalités d’exercice du management à distance à l’égard des télétravailleurs.
Article 5 - Temps et charge de travail
5.1 - Durée de travail applicable et modalités de contrôle du temps de travail
Comme tout salarié, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions, accords collectifs et règles applicables au niveau de l’entreprise et de l’établissement. Les journées de télétravail sont accomplies dans le cadre de l’amplitude des horaires affichés de l’établissement et respectent les règles applicables en matière de durées maximales du travail, de modalités de décompte et de respect des repos quotidien et hebdomadaire. Les responsables hiérarchiques veillent au respect des temps de travail de leurs collaborateurs y compris ceux bénéficiant du télétravail. Une validation préalable par le responsable hiérarchique reste bien évidemment requise pour la réalisation d’heure(s) supplémentaire(s).
5.2 - Fixation de plages horaires d’accessibilité
Le contrat de travail ou l’avenant relatif à ce dernier fixeront, Les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur pourra être contacté. Celles-ci doivent être en correspondance avec l’horaire habituel de fonctionnement de l’entreprise, être à l’intérieur des horaires d’ouverture de l’établissement et tenir compte de la catégorie professionnelle du salarié concerné.
5.3 - Entretiens de suivi
Les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail seront abordées dans le cadre des mises à jour du document DUER rempli annuellement par le salarié.
Article 6 - Equipements destinés au télétravail
6.1 - Equipements de travail fournis
La société WhP International SAS mettra à disposition de chaque télétravailleur, l’équipement de travail adéquat, les applications de base et un accès sécurisé distant au réseau de l’entreprise.
6.2 - Utilisation des équipements
L’activité de la société WhP International SAS étant liée au traitement de données confidentielles de ses clients, la protection de ses données revêt un caractère particulièrement important. En conséquence, le télétravailleur s’engage à respecter la règlementation en vigueur et notamment le règlement intérieur et la charte informatique dont il relève. Pour rappel, le système de connexion à distance est strictement réservé à des fins professionnelles et ne doit pas être utilisé par une autre personne. En conséquence, le télétravailleur veillera, en cas d’absence à son poste de télétravail, à ce que sa session soit verrouillée par un mot de passe et mise en sécurité en utilisant les moyens techniques fournis par l’entreprise. Tout manquement à la protection des données pourra être une cause de cessation du télétravail.
En cas de panne électrique, de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion Internet, le télétravailleur devra en aviser immédiatement l’entreprise. En cas de nécessité d’intervention des équipes du support IT, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l’entreprise afin de poursuivre son activité dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.
Article 7 - Statut social du télétravailleur
7.1 - Egalité de traitement du télétravailleur
Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux de l’entreprise. Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés de l’entreprise. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que les autres salariés. Le télétravailleur a le même accès à la formation et aux mêmes possibilités de déroulement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.
7.2 - Exercice des droits collectifs
Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent uniquement dans les locaux de l’entreprise. Ils pourront contacter les représentants du personnel et avoir accès aux informations syndicales dans les mêmes conditions que les autres salariés.
Article 8 - Prise en compte de situations particulières et temporaires
8.1-Situations particulières
Des dérogations exceptionnelles aux dispositions des articles 2, 3 et 4 pourront être faites en cas de situations particulières et temporaires, sous réserve que le poste soit éligible au télétravail et que la connexion à distance reste limitée au territoire français. La demande du salarié concerné devra être écrite et motivée. Il appartiendra à la direction de l’entreprise, au responsable ressources humaines sur site et dans certains cas au médecin du travail d’en étudier les conditions et de répondre dans un délai d’une semaine. 8.2- Accès au télétravail pour des salariés en situation de handicap Outre les demandes formulées à l’appui de préconisations de la médecine du travail, les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec la direction de l’entreprise, le salarié et le gestionnaire RH. Par ailleurs, il est prévu de mettre en place des aménagements et du matériel adapté, en application des préconisations du médecin du travail. Une priorité est accordée aux travailleurs handicapés en France, lors du passage en télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles.
8.3 - Circonstances exceptionnelles
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée, car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour garantir la protection des salariés et permettre la continuité de l’activité de l’entreprise. Les conditions et les modalités de mise en œuvre du télétravail en situation de crise doivent être définies par décret en Conseil d’Etat.
Article 9- droit à la déconnexion Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant la direction de l’entreprise que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prend toute disposition utile pour permettre d’y remédier.
Article 10 - Mise en place
La mise en place du télétravail fera l’objet de consultations préalables des représentants du personnel, dans le respect de l’article L.2232-12 et suivant du Code du travail.
Article 11 - Entrée en vigueur et durée
Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an. Il prendra effet au 1er Janvier 2024 et cessera de produire effet au 31 Décembre 2024. Il ne pourra en aucun cas se transformer en accord à durée indéterminée à son terme.
Les parties signataires s’engagent à se rencontrer au cours du dernier trimestre 2024 afin d’étudier l’opportunité et les conditions de renouvellement de l’accord.
Article 12 – Suivi et Assistance
Le CSE vérifiera la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail suivant les modalités prévues par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Un guide contenant des recommandations et informations sur le télétravail est accessible sur l’Intranet. Une rubrique spécifique dédiée au télétravail existe sur l’Intranet. Le recueil d’informations déjà mis en place continuera à fonctionner afin d’améliorer le dispositif de télétravail.
Article 13 - Révision
Toute de demande de révision devra être formulée par courrier ou courriel aux autres parties signataires. Un avenant portant révision du présent accord pourra être signé dans le respect de l’article L.2232-12 du Code du travail.
Article 14 - Formalités de dépôt et publicité
La Direction de la société WhP International SAS procédera aux formalités légales de dépôt conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-et suivant du Code du travail. Il sera procédé à la publicité du présent accord conformément à l’article R.2262-3 du Code du travail. Le présent accord est établi en 3 exemplaires originaux. Fait à Valbonne, le 01/12/2023 Pour les représentants du Personnel Pour la Société WhP international SAS
