La société XELIANS ARCHIVAGE, représentée par Monsieur X, Président Directeur Général,
D’une part,
ET :
Le syndicat FO, représenté par Monsieur X, Délégué Syndicale,
Le syndicat CFE-CGC représenté par Madame X, Déléguée Syndicale,
D’autre part,
PREAMBULE :
Le présent accord a pour objet de définir un cadre unique pour l’organisation du télétravail au sein de XELIANS ARCHIVAGE. Il remplace et abroge les trois accords antérieurs relatifs au télétravail :
l’accord du 4 septembre 2020 relatif au
télétravail au sein de la direction des systèmes d’information (DSI) ayant fait l’objet le 25 septembre 2025 d’une dénonciation à l’initiative de la Direction
l’accord du 18 mai 2021 sur le
télétravail occasionnel ayant fait l’objet d’un avenant le 8 mars 2024 afin de proroger ce dernier au 31 décembre 2025
l’accord du 5 juin 2023 relatif au
télétravail flexible ayant une date de fin au 31 décembre 2025
L’objectif de ce nouvel accord est d’encadrer cette pratique et d’unifier les règles applicables à l’ensemble des collaborateurs ayant un poste télétravaillable sans perturbation pour le niveau de fonctionnement de l’entreprise, tout en déterminant certaines spécificités propres à une Direction et/ou un métier, ou aux situations exceptionnelles pouvant conduire à du télétravail en situation exceptionnelle.
La Direction et les Organisations Syndicales considèrent que les dispositifs de télétravail mis en place ces dernières années ont permis d’en installer les pratiques de manière progressive et encadrée, pour les postes dont l’organisation du travail le permet. Il permet de réduire les contraintes du quotidien pour le salarié, génère un gain de temps de transport, et permet plus de souplesse dans l’organisation de leur activité.
Article 1 :Définition
Selon la loi, le télétravail désigne
« toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »
Le télétravail peut être régulier, lorsqu’il est mis en place de façon pérenne selon un rythme préétabli, ou en situation exceptionnelle, s’il est destiné à faire face à des circonstances inhabituelles.
La société XELIANS ARCHIVAGE souhaite maintenir entre ces deux formes de télétravail, un télétravail dit «
flexible », selon un rythme qui n’est pas prédéfini, qui repose sur la possibilité offerte au salarié éligible de télétravailler un certain nombre de jours par an, sous réserve du respect des conditions définies par le présent accord.
Article 2 :Champ d’application et éligibilité au télétravail flexible
La possibilité de
télétravail flexible s’applique aux salariés de la société qui justifient d’une certaine ancienneté et remplissent les conditions d’éligibilité à ce mode d’organisation du travail.
L’éligibilité au télétravail flexible est cumulativement fondée sur :
le volontariat,
la capacité du salarié à travailler en autonomie, sans nécessité d’un soutien managérial physique rapproché,
la compatibilité de cette forme d’organisation du travail avec le poste occupé et les responsabilités exercées, de manière à assurer le bon fonctionnement du service, à ne pas gêner le travail en équipe et à garantir la bonne réalisation des missions sans perte de productivité,
la conformité des installations électriques du lieu de télétravail et la nécessité de disposer d’un abonnement internet haut débit.
Les collaborateurs qui occupent une fonction qui nécessite une présence physique dans les locaux de l’entreprise, ou auprès des clients de cette dernière, ne peuvent donc pas bénéficier du télétravail flexible.
Les exigences requises en matière d’autonomie sont :
une aptitude à l’autonomie professionnelle dans l’exercice du métier,
une aptitude à la gestion des temps de travail et des temps de repos,
une aptitude à l’autonomie technique dans l’utilisation à distance des technologies de l’information et de la communication.
Ne peuvent avoir accès au télétravail flexible :
les collaborateurs qui ne rempliraient pas les conditions énoncées ci-dessus, en particulier ceux dont les tâches ne peuvent être dématérialisées sans perte de productivité pour l’entreprise, ou dont l’emploi nécessiterait l’installation au domicile de matériels coûteux ou requerrait une organisation trop complexe pour télétravailler à domicile,
les collaborateurs dont la période d’essai n’a pas encore été validée et, dans tous les cas, ceux dont la présence dans l’entreprise est inférieure à 3 mois, afin de garantir, au préalable, une bonne intégration dans la société,
les apprentis, les stagiaires et les salariés en contrat de professionnalisation, dont l’immersion dans la collectivité de travail est une condition nécessaire à la réussite de leur parcours d’apprentissage ou de professionnalisation.
Les conditions générales d’éligibilité au télétravail flexible s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs, en CDI ou CDD, à temps plein ou à temps partiel au moins égal à 80%, qui souhaiteraient avoir accès au télétravail flexible.
Article 3 :Lieu du télétravail flexible
Le télétravail est celui réalisé au domicile du collaborateur, entendu comme sa résidence principale, telle que déclarée et enregistrée par le service des Ressources Humaines.
Article 4 :Mise en œuvre du télétravail flexible et réversibilité
Article 4-1 :Demande préalable de mise en œuvre du télétravail
Lorsqu’un salarié souhaite bénéficier du télétravail flexible à domicile, il adresse une demande préalable à son responsable hiérarchique, via le
formulaire de demande prévu à cet effet (Annexe 1), accompagnée des documents suivants :
Le
questionnaire d’autodiagnostic (Annexe 2),
Une
attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques du lieu de télétravail, à renouveler lors de chaque changement de domicile et/ou de conditions de travail, (Annexe 3),
Une
attestation annuelle d’assurance habitation multirisques, comprenant la prise en compte de l’exercice d’une activité professionnelle à domicile, qui devra le cas échéant être renouvelée si l’attestation expire au cours d’une période de télétravail.
La demande de télétravail flexible par le salarié implique l’acceptation, par ce dernier, de l’intégralité des règles prévues par le présent accord, sans exception ni réserve.
La décision d’accepter ou de refuser cette demande appartient au Responsable Hiérarchique.
En cas de changement de domicile, de fonctions ou de service, la réponse favorable donnée à une demande sera automatiquement révoquée.
Le collaborateur qui souhaiterait à nouveau bénéficier du télétravail flexible devra alors déposer une nouvelle demande préalable, dans les conditions décrites ci-dessus.
Une fois le diagnostic partagé et signé, accompagné des pièces justificatives demandées (dossier complet impératif), le manager l’adressera au Service Paie/ Administration du personnel : rh.xa@xelians.fr.
Article 4-2 :Mise en œuvre du télétravail flexible
Lorsque l’éligibilité au télétravail flexible est confirmée, ce dernier est mis en œuvre après :
une demande préalable du collaborateur pour chaque journée souhaitée de télétravail (possibilité de demander une demi-journée au lieu d’une journée), adressée à son manager et au service des ressources humaines, par l’intermédiaire obligatoire du SIRH (outil de planification), avec un délai de
prévenance minimum de 3 jours ouvrés, sauf situation exceptionnelle n’ayant pu être anticipée et étant à l’initiative du Responsable hiérarchique.
une réponse favorable à celle-ci, après validation du manager dans le SIRH.
La demande de télétravail flexible peut être formulée de façon ponctuelle, sur une ou plusieurs semaines, dans la limite maximum de
4 semaines à l’avance.
Le manager pourra sans avoir à s’en justifier, refuser ou demander au salarié de modifier les jours proposés s’il les juge incompatibles avec le bon fonctionnement du service ou de l’activité (demandes simultanées de télétravail au sein d’un même service ou équipe, absences d’autres salariés, tâches ou missions nécessitant la présence du collaborateur dans les locaux aux dates choisies, accueil d’un nouvel arrivant ou d’un stagiaire/alternant, etc.).
Article 4-2-1 : Principe Général
Afin de conserver un lien étroit avec son environnement professionnel, d’éviter les situations d’isolement et de garantir le bon fonctionnement de la société, les jours de télétravail sont définis par les critères suivants :
4-2-1-a) Plafond annuel et hebdomadaire
Les jours de télétravail ne peuvent excéder
45 jours par année civile entière, dans la limite d’1 jour par semaine. Il n’est en revanche pas possible de cumuler 2 demi-journées au sein d’une même semaine ;
4-2-1-b) Positionnement des jours de télétravail
Les jours de télétravail :
ne peuvent être effectués
ni les lundis ni les vendredis, afin de commencer et finir la semaine en équipe ;
ne doivent pas être accolés à un lundi ou un vendredi lorsque ceux-ci correspondent à un jour de congés payés, un jour de repos supplémentaire (JRS), un jour férié ou un jour non travaillé (temps partiel à 80%).
4-2-1-c) Présence minimale
De surcroit, une présence du télétravailleur à hauteur
de 3 jours par semaine minimum dans les locaux de l’entreprise est obligatoire (y compris en cas d’absence pour quel que motif que ce soit. Ainsi, en cas de journées non-travaillées dans la semaine (CP, JRS, jour férié, maladie…) la réalisation d’une journée en télétravail ne sera possible que si la condition de 3 jours effectifs de présence dans les locaux de l’entreprise est préalablement réalisée.
Article 4-2-2 : Spécificité Direction et/ou métier
Certaines activités au sein de l’entreprise présentent des caractéristiques particulières permettant un recours élargi au télétravail. Ces activités se distinguent en effet par :
des
missions majoritairement numériques, réalisables à distance dans des conditions équivalentes à celles du site, sans impact sur la coordination des équipes ni sur la qualité du service rendu ;
des missions quasi exclusivement à vocation internes, ne nécessitant pas de lien direct avec les clients ;
l’utilisation d’
outils collaboratifs, de pilotage et de supervision déjà opérationnels pour travailler de manière répartie sur plusieurs sites ;
la mise en place de
modalités d’organisation internes (planning, permanences, astreintes, relais d’équipe) permettant de garantir la continuité du service en présentiel.
Ainsi,
pour ces activités spécifiques, un télétravail allant jusqu’à deux jours par semaine peut être mis en place sans altérer le fonctionnement des services, ni la continuité opérationnelle, ni la disponibilité attendue vis-à-vis des interlocuteurs internes ou externes.
Cette organisation
ne relève pas d’un avantage ou d’un régime dérogatoire, mais de l’adéquation entre la nature des tâches exercées et les exigences de l’activité, dans un cadre de fonctionnement collectivement planifié et supervisé.
Au regard de ces caractéristiques, les activités exercées au sein de la Direction des Systèmes d’Information ainsi que les fonctions relevant de la Sécurité des Systèmes d’Information répondent à ces critères et peuvent ainsi bénéficier d’un régime de télétravail allant jusqu’à deux jours par semaine. Pour ces activités,
en dérogation du §4-2-1-a), le plafond est relevé à 90 jours annuel et 2 jours par semaine, autrement dit :
Pour ces activités, les jours de télétravail ne peuvent excéder
90 jours par année civile entière, dans la limite de 2 jours par semaine. Il n’est pas possible de cumuler plus de 2 demi-journées au sein d’une même semaine.
Ces activités restent, en tout état de cause, soumises à l’ensemble des règles communes au télétravail définies par le présent accord, notamment les modalités de demande, la prévenance, le positionnement des jours, l’obligation de présence effective minimale hebdomadaire, et l’utilisation de l’outil de gestion.
Article 4-3 :Réversibilité du télétravail flexible
Le télétravail flexible pourra être interrompu par la société, sans délai, de façon provisoire ou définitive, dans les circonstances suivantes :
non-respect des dispositions du présent accord, en particulier concernant les règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données ;
en raison de problèmes techniques ou en l’absence de lieu de télétravail adapté
en cas de non-déclaration ou mauvaise déclaration des jours dans l’outil SIRH.
En outre, et sous réserve d’un délai de prévenance de 2 semaines, la société pourra décider, à sa discrétion, d’interrompre le télétravail flexible si elle constate que les conditions d’éligibilité ne sont plus satisfaites, telles que : le manque d’autonomie du collaborateur dans l’accomplissement de ses tâches en télétravail, la mauvaise exécution de la prestation, la perturbation du bon fonctionnement du service liée à la situation de télétravail, etc.
Le salarié, sous réserve d’en informer préalablement son manager et le service des ressources humaines dans un délai raisonnable, pourra renoncer à l’autorisation de télétravail flexible qui lui a été accordée par la société.
Le salarié qui souhaiterait à nouveau bénéficier du télétravail flexible devra présenter une nouvelle demande.
Article 5 : Télétravail en situation exceptionnelle
Le télétravail en situation exceptionnelle peut être activé uniquement à l’initiative de la Direction lorsque surviennent des circonstances inhabituelles ou contraignantes rendant l’accès au lieu de travail difficile ou impossible,
de manière ponctuelle ou non ponctuelle, telles que des perturbations des transports, des intempéries exceptionnelles, une alerte sanitaire, ou toute autre situation ayant un impact fort sur la capacité des salariés à se rendre sur site.
Le télétravail en situation exceptionnelle peut également être mis en œuvre uniquement pour un service précis, dans le cadre de contraintes opérationnelles exceptionnelles, telle qu’une opération de maintenance DSI planifiée un vendredi soir de manière à limiter son impact sur les utilisateurs. En cas de télétravail en situation exceptionnelle, les jours de télétravail peuvent être imposés par la Direction. Ces jours ne s’ajoutent pas aux éventuels jours déjà posés, ils se décomptent du nombre de jours télétravaillables dans la semaine.
Dans l’hypothèse où une situation durable serait caractérisée, la Direction pourra décider de l’activation du télétravail en situation exceptionnelle et en informera l’ensemble des salariés dont les fonctions sont télétravaillables, par une communication formelle précisant la durée, les modalités d’organisation et les services concernés.
Article 6 :Organisation du travail à domicile
Article 6-1:Gestion du temps de travail
Le collaborateur en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation et des règles applicables au sein de la société.
Chaque collaborateur est tenu de respecter le temps de travail effectif pour lequel il est rémunéré, en fonction des modalités d’organisation du temps de travail dont il relève.
Le télétravail n’a ni pour objet, ni pour effet, de modifier le régime et l’amplitude de travail du collaborateur, ou son autonomie.
Article 6-2:Droits et obligations de joignabilité du télétravailleur
Afin de respecter la vie privée du salarié en télétravail et de garantir le bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise, le salarié en télétravail doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations professionnelles :
aux horaires habituels applicables dans son service,
ou, lorsqu’il n’est pas soumis à un horaire de travail (forfait jours) ou ne suit pas strictement l’horaire collectif de son service (forfait heures), aux horaires habituels de fonctionnement du service. Ces horaires ne constituent en aucun cas un horaire de travail, mais seulement une période dite de « joignabilité » au cours des jours télétravaillés, afin de respecter l’articulation entre la vie privée et la vie professionnelle.
En dehors de ces horaires et périodes, le salarié peut utiliser son « droit à la déconnexion » en mettant en veille ses systèmes professionnels de communication.
Le salarié en télétravail doit pouvoir être contacté par téléphone, courriel, Teams ou tout autre outils collaboratif ou application permettant notamment l’utilisation combinée des modes audio et vidéo, afin de participer aux points réguliers d’équipe ou individuels, aux réunions de service ou avec des tiers (clients, prestataires, etc.) lorsque leur organisation à distance est prévue et, plus généralement, à tout échange dans le cadre professionnel.
Afin de garantir le bon fonctionnement du service et le respect dû à leur vie privée, les collaborateurs doivent utiliser le mode camera, dès lors que les outils et applications utilisées par l’entreprise disposent de la fonctionnalité permettant de flouter l’arrière-plan ou de la remplacer par une image d’arrière-plan.
Article 6-3:Autres droits et obligations du télétravailleur
La charge de travail, les normes de production, les délais d’exécution et les critères d’appréciation des résultats du télétravailleur sont équivalents à ceux des autres salariés.
Les salariés en situation de télétravail bénéficient des mêmes droits que les autres salariés de l’entreprise et auront accès aux mêmes informations.
Le télétravail ne peut, par ailleurs, faire obstacle à la bonne organisation du service, à la réalisation des missions ou au travail en équipe.
Le collaborateur pourra ainsi, à la demande de la société ou de son manager, être appelé à se rendre dans les locaux de la société, ou auprès d’un client, au cours de journées prévues pour le télétravail flexible, notamment dans les circonstances suivantes :
réunion d’équipe ou entretien dont la date n’était pas encore fixée au moment de la demande de télétravail flexible et qui ne peut être réalisé avec la même efficacité à distance,
Le manager s’efforcera néanmoins de tenir compte des journées de télétravail flexible planifiées lorsqu’il en aura la possibilité.
missions en clientèle ou nécessité d’assurer un rendez-vous avec un prospect, un client ou un prestataire,
formation,
toute autre situation liée aux nécessités de service.
Le collaborateur pourra lui aussi, s’il le juge utile, notamment pour l’accomplissement de son travail, demander à se rendre dans les locaux de l’entreprise ou cours de journées prévues pour le télétravail, sous réserve d’en informer préalablement son manager dans un délai raisonnable, et de l’accord de ce dernier. La mise à jour devra être réalisée via le SIRH.
Cette faculté ne peut être envisagée que pour une journée entière de travail.
Le collaborateur qui, pour les besoins du service (réunion d’équipe, entretien, mission en clientèle, etc.), à sa demande ou pour toute autre raison (congés, maladie, etc.) n’aura pas exercé son activité en télétravail, ne pourra pas reporter ultérieurement les jours de télétravail non effectués.
Article 7 :Équipements de travail
Le salarié en télétravail utilise, selon les conditions définies par le contrat de travail et la charte informatique, le matériel mis à sa disposition par la société, qui est couvert par la police d’assurance souscrite par cette dernière, et dont il doit prendre le plus grand soin.
La société Xelians Archivage met également à disposition un accès sécurisé à distance aux applications de travail.
Ces moyens informatiques, qui restent la propriété exclusive de l’entreprise, doivent être utilisés dans un cadre strictement professionnel pendant la période de télétravail, à l’exclusion de tout usage domestique ou par un autre membre du foyer.
La société fournira si nécessaire un appui technique, analogue à celui fourni aux salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.
Cette assistance technique n’implique pas une intervention physique au domicile du salarié.
En cas de problème technique, le collaborateur devra en informer sans délai le service exploitation informatique et son manager, qui décidera des modalités de poursuite du télétravail ou d’un retour dans les locaux de l’entreprise le temps nécessaire à sa résolution, ou le cas échéant, en accord avec le salarié, de la prise d’une journée de congés (congés payés ou JRS).
La société ne fournira pas d’imprimante ; les travaux d’impression devront être effectués au sein de l’entreprise.
Le collaborateur s’engage, par ailleurs, à prévoir à son domicile un espace de travail dédié, susceptible d’offrir un environnement propice au travail et à la concentration, c'est-à-dire calme et convenablement aéré, éclairé et aménagé.
Il est rappelé que le télétravail flexible repose exclusivement sur le volontariat et est mis en œuvre à l’initiative du salarié.
La société fournit en effet, dans les locaux de l’entreprise, tous les équipements nécessaires à l’accomplissement du travail des collaborateurs (mobilier professionnel de bureau, matériel informatique et de bureautique, accès internet, etc.).
En conséquence, la société ne prendra pas en charge d’équipements additionnels au domicile du salarié, ni les coûts éventuels liés à sa présence à son domicile.
Article 8 :Confidentialité et protection des données
Les règles en matière de sécurité informatique et de confidentialité des données prévues dans le contrat de travail, le règlement intérieur, la charte informatique et, plus généralement, telles que diffusées au sein de l’entreprise, continuent de s’appliquer en situation de télétravail.
Ainsi, le salarié s’engage, notamment, à :
respecter l’ensemble des règles édictées par la Société Xelians Archivage en matière de sécurité informatique, notamment en ce qui concerne les mots de passe, les codes d’accès et la sauvegarde de documents,
assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement et électroniquement.
Article 9 :Santé et sécurité
Les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en situation de télétravail.
Il est rappelé également qu’il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa sécurité et de sa santé, ainsi que de celles des autres personnes concernées du fait de ses actes ou de ses omissions au travail.
En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le salarié en télétravail devra en informer aussitôt la société et fournir, dans les délais légaux, un certificat médical d’arrêt de travail.
Pendant son arrêt, le salarié ne devra exercer aucune activité professionnelle en télétravail.
Les salariés en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet.
En cas de survenance d’un tel accident, ils devront en informer sans délai la société.
Article 10 :Suivi de l’accord
Au cours du premier trimestre de chaque année, il sera fait un bilan en CSE du recours au télétravail flexible de l’année N-1.
Article 11 :Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, prenant effet au 1er janvier 2026.
Article 12 : Modalités d’adhésion et Révision Dénonciation
Article 12-1 : Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du 1 janvier 2026.
Article 12-2 : Révision et Dénonciation
L'une quelconque des parties signataires peut demander la révision totale ou partielle du présent accord par lettre recommandée avec accusé de réception accompagnée du projet de nouvelle rédaction. Les négociations sur ce projet de révision devront s'engager dans un délai d’un mois suivant la présentation du courrier de révision.
Les partenaires sociaux disposeront d'un délai de trois mois à compter du début des négociations pour substituer le texte révisé au texte existant, texte révisé qui devra être le fruit d'un accord et qui prendra la forme d'un avenant qui sera déposé dans les mêmes conditions de forme que l'accord initial.
Conformément aux dispositions des articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, chacune des parties signataires peut également dénoncer totalement ou partiellement, le présent accord, à tout moment, par notification écrite adressée par lettre recommandée avec accusé réception aux autres parties signataires ainsi qu’à la DREETS.
La dénonciation prendra effet à compter de sa notification à l’ensemble des signataires.
L’accord continuera à produire ses effets pendant un délai de préavis de trois mois à compter de cette notification.
Durant cette période, les parties s’engagent à se rencontrer pour engager les négociations en vue de la conclusion d’un accord de substitution, conformément à l’article L. 2261-10 du Code du travail
Article 13- Formalités de dépôt et Publicité
Le présent accord étant conclu en application des articles L2221-1 et suivants du Code du Travail, il fera l'objet d'une publicité à la diligence de l'entreprise :
Le présent accord sera déposé sur la plateforme TéléAccords, pour la DREETS, et en un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.
En outre, un exemplaire sera remis à chacun de ses signataires.
Enfin, il sera fait mention du présent accord et des modalités de sa consultation sur les panneaux du personnel prévus à cet effet.
Fait à Villeneuve la Garenne, le 17 décembre 2025 En cinq exemplaires originaux.
Pour la société XELIANS ARCHIVAGE X Président Directeur Général
