Conformément aux dispositions applicables, l’entreprise a élaboré la présente charte qui a été soumise aux Élus du CSE pour avis le 20/06/2019.
La présente charte a pour objet de réguler l’utilisation des outils numériques afin d’assurer le respect des temps de repos et congé des salariés ainsi que l’équilibre entre leur vie personnelle et familiale avec leurs contraintes professionnelles.
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Sauf exception expressément visée par la présente charte, les dispositions de celle-ci s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise utilisant des outils numériques dans le cadre de leur activité professionnelle.
ARTICLE 2 – DROIT A LA DECONNEXION
En dehors de ses périodes habituelles de travail, tout salarié de l’entreprise bénéficie du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par l’entreprise dans le cadre de son activité professionnelle.
L’effectivité de ce droit suppose une régulation de l’utilisation des moyens de communication par les émetteurs et par les receveurs de messages électroniques (mails) et téléphoniques (SMS, messagerie).
Sauf en cas d’urgence, chaque salarié veille pendant son temps de repos, de congés, et plus généralement pendant toute période de suspension de son contrat de travail quelle qu’en soit la nature, à ne pas utiliser, pour exercer une activité professionnelle, les outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition ni à se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.
Pendant ces périodes, le salarié n’est pas tenu, sauf en cas d’urgence, identifié comme tel dans l’objet du message électronique ou le SMS avec mention « urgent » de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés.
Le salarié ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion.
Article 3 – Réciprocité de la garantie du droit à la déconnexion
Chaque salarié veille au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de l’entreprise.
Ainsi, en cas d’urgence, il est souhaitable de ne pas contacter, pour des raisons professionnelles, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de l’entreprise en dehors de ses horaires de travail.
ARTICLE 4 – ACCES A DISTANCE A LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE
Seuls les salariés pour lesquels un accès à la messagerie professionnelle à distance est nécessaire se verront attribuer un matériel permettant cet accès ou comportant un paramétrage l’autorisant.
ARTICLE 5– UTILISATION RAISONNEE DES OUTILS NUMERIQUES
Article 5.1 : Valorisation des modes de communication en interne L’entreprise souhaite valoriser toutes les formes d’échanges entre les salariés. L’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir le seul vecteur d’échanges et se substituer à toute autre forme d’échange.
Lorsque cela est possible, et sauf si la conservation d’une trace écrite est nécessaire au traitement et/ou au suivi des sujets, les salariés sont donc encouragés à recourir à des modes de communication directs du type visite dans le bureau, réunion formelle ou informelle, …
Article 5.2 : Rationalisation de la communication numérique
De façon générale, avant de recourir à une communication utilisant les voies numériques, chacun devra analyser la finalité et l’objet de cette utilisation et devra s’assurer de : - délivrer une information utile, - à l’interlocuteur approprié, - sous une forme respectueuse pour le destinataire.
Article 5.3 : Utilisation des messageries électroniques
Compte tenu de l’activité de l’entreprise (7 jours sur 7), son organisation du travail et plus particulièrement celle des cadres (annualisation, modulation du temps de travail et jours de repos consécutifs pouvant varier d’une semaine à l’autre), il n’est pas possible de déterminer des jours ou horaires fixes pour l’envoi et/ou la réception des messages numériques.
Article 5.4 : Bonne pratique des courriers électroniques
Les courriers électroniques devront répondre aux 5 critères minimaux suivants :
1- Le champ « objet » des mails devra obligatoirement comporter un sujet clairement identifié,
2- Dans l’éventualité d’une situation exceptionnelle d’urgence ou d’alerte pressante, le champ « objet » de ce mail devra l’indiquer,
3- Dans le cas contraire, il sera considéré que la réponse du destinataire ne devra intervenir que lorsque le salarié sera à son poste de travail et aura donc eu le temps de prendre connaissance du message,
4- Afin d’éviter toute ambiguïté, un salarié en repos ne devra pas répondre à un mail, sauf situation d’urgence exceptionnelle et dûment mentionnée dès l’objet du mail,
5- Préalablement à toute absence prévisible du salarié, celui-ci doit mettre en place un message de réponse automatique informant ses interlocuteurs de son absence, de la date prévue de son retour et des personnes susceptibles de répondre en son absence.
Article 5.5 : Appréciation des situations par le salarié
Le salarié émettant un message numérique doit avoir conscience de son éventuel impact sur le repos et récupération de son destinataire. Il ne doit donc pas s’effectuer dans un registre l’invitant à une réaction immédiate, sauf situation d’urgence exceptionnelle dûment spécifiée.
ARTICLE 6 – FORMATION ET SENSIBILISATION
Article 6.1 : Rôle de l’encadrement
Compte tenu de leurs fonctions et leur rôle d’exemplarité, l’encadrement est incité (ou doit adopter) à adopter une attitude conforme aux principes de la présente charte.
Les entretiens annuels au titre du forfait jour abordent la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué.
Article 6.2 : Actions d’information, de formation, et sensibilisation du personnel
Des actions d’information, de formation et de sensibilisation seront mises en place au sein de l’entreprise, à destination du personnel d’encadrement et de direction, au droit à la déconnexion et à un usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques.
ARTICLE 7 – PROTECTION DES DONNEES ET CONFIDENTIALITE
En cas de connexion en dehors du lieu de travail, dans les conditions précitées, les salariés devront respecter les principes applicables, qu’il s’agisse de la protection des données informatiques, y compris pour les modalités d’accès, de durée de conservation et de stockage des informations que du respect de la confidentialité des données qu’ils traitent, et ce, quel que soit l’outil qu’ils utilisent.
ARTICLE 8 – SANCTIONS EN CAS DE MANQUEMENT
Les manquements à la présente charte pourront donner lieu à d’éventuelles sanctions disciplinaires conformément à la nature et l’échelle des sanctions prévues dans le Règlement Intérieur de l’entreprise.
ARTICLE 9 – REGLES DE PUBLICITE
La présente charte a été soumise à l’avis des Élus du CSE le 20/06/2019.
Elle a été communiquée, accompagnée de cet avis, à Madame l’Inspectrice du Travail le 01/07/2019.
Elle a été déposée au secrétariat du Conseil des Prud’hommes de Pau le 01/07/2019.
Elle entre en application le 01/08/2019.
Un exemplaire sera remis à chaque cadre de l’entreprise.
Un exemplaire est mis à la disposition du Personnel dans la salle Equipiers du restaurant.
