PROCEDURE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES ALERTES PROFESSIONNELLES
ENTRE-LES SOUSSIGNES,
La société ADSERVIO, Société par action simplifiée à associé unique, dont le siège social est situé 10, rue de Penthièvre à Paris (75008), immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro 525 318 010, représentée par Monsieur X, en sa qualité de Gérant, ayant tout pouvoir à ce titre,
Ci-après dénommée «
ADSERVIO »,
D’UNE PART
ET
La collectivité des salariés :
Représentée par Monsieur Y, membre titulaire du CSE ayant obtenu la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles (art. L. 2232-25 alinéa 3 du Code du travail) ;
Ci-après dénommée «
les salariés »,
D’AUTRE PART
Ci-après dénommées «
les Parties »
Dans le cadre du droit d'alerte défini par la loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, modifiée par la loi 2022401 du 21 mars 2022 et précisée par le décret 2022-1284 du 3 octobre 2022, le groupe
ADSERVIO a défini une procédure de recueil des alertes professionnelles internes applicable à compter du 1er novembre 2022, en vue d'encourager et d'encadrer le signalement, par les salariés, les collaborateurs extérieurs ou occasionnels de l'entreprise et les tiers, de faits illicites ou dangereux survenus dans l'entreprise. Ce dispositif est complémentaire des voies traditionnelles de signalement et son utilisation constitue une simple faculté pour les salariés et collaborateurs.
Ce dispositif concerne toutes les sociétés du groupe Adservio. Lorsque le responsable de traitement de l’alerte d’une des entités du groupe saisie estime qu’elle concerne une entreprise appartenant au même groupe, il peut inviter le lanceur d’alerte à l'adresser également à cette dernière. S’il estime que l’alerte serait traitée de manière plus efficace par cette seule autre entité, il peut inviter son auteur à retirer le signalement qu'il a reçu
ARTICLE 1 - Quels faits peuvent faire l'objet d'une alerte interne ?
La procédure de recueil des alertes internes a pour objet de favoriser et d'encadrer le signalement de faits susceptibles de constituer :
un crime ou un délit ;
une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation de la loi ou du règlement ;
une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ;
une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un engagement international régulièrement ratifié ou du Droit de l’Union européenne ;
une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.
Les faits pouvant faire l’objet d’un signalement relèvent, notamment, des 11 catégories suivantes : - Discrimination ;
Harcèlement moral ;
Harcèlement sexuel ;
Agissement sexiste ;
Absence de respect des personnes (propos, conflits, violences) ;
Conflits d’intérêts ;
Fraudes ;
Corruption et trafic d’influence ;
Atteinte à la confidentialité et à la protection des données personnelles ;
Devoir de vigilance, avec les trois sous catégories environnement, santé au travail- hygiène et sécurité, droits humains) ;
Non-respect des lois, des règlements ou de l’intérêt général.
Le signalement ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret judiciaire, le secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires, ainsi que sur le secret des relations entre un avocat et son client.
ARTICLE 2 - Qui peut être lanceur d'alerte ?
L'auteur d'un signalement dans le cadre de la présente procédure d'alerte peut être un salarié du groupe, un collaborateur occasionnel ou un tiers (fournisseurs, clients, prospects).
L'auteur de l'alerte doit :
être une personne physique ;
avoir eu personnellement connaissance des faits qu'il signale dans un cadre non-professionnel ;
avoir eu personnellement connaissance des faits qu'il signale dans un cadre professionnel ou avoir obtenu des informations qu'on lui a rapportées dans le cadre de ses activités professionnelles ;
agir de bonne foi et donc ne pas déclencher une alerte abusive dans le but de nuire à autrui ;
agir de manière désintéressée, à savoir sans bénéficier d'un avantage ou d'une rémunération en contrepartie de son alerte ;
procéder à une divulgation de manière nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause.
ARTICLE 3 - Comment transmettre une alerte ?
Sauf danger grave et imminent ou en présence d'un risque de dommages irréversibles, l'alerte professionnelle peut indifféremment faire l’objet d'un signalement interne à l'entreprise, d’un signalement externe à l’une des autorités compétentes fixées par le décret 2022-1284 du 3 octobre 2022, au Défenseur des droits, à la Justice ou à un organe européen. Une divulgation publique est également possible à certaines conditions.
ARTICLE 3-1 - Alerte interne
L'alerte interne peut être transmise au destinataire suivant : Responsable RSE du groupe Adservio.
L'alerte peut être transmise par tous moyens (courrier, courriel, appel téléphonique, …). Le groupe proposera d’utiliser l’adresse mail alerte@adservio.fr qui sera gérée par le Responsable RSE du groupe Adservio.
Si le signalement est effectué par téléphone ou lors d'un entretien privé, il doit, si rien ne s'y oppose, être confirmé par écrit. L'écrit (courrier ou courriel) doit indiquer en objet qu'il s'agit du signalement d'une alerte (Le mot Alerte sera indiqué dans le titre du mail)
L'alerte doit comporter les éléments suivants :
l'identité, fonction, et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
les identités, fonctions et coordonnées de la (ou des) personnes faisant l'objet de l'alerte ; - la description et tout élément de preuve des faits signalés.
Dès réception d'une alerte interne par un des destinataires précités, l'auteur du signalement est informé par écrit dans un délai de 7 jours maximum de la réception de l'alerte, du délai raisonnable nécessaire à l'examen de la recevabilité de l'alerte et des modalités selon lesquelles il sera informé des suites données à son signalement. En toute hypothèse, ce délai de ne peut excéder 3 mois à compter de la date à laquelle il a été accusé réception de l’alerte.
ARTICLE 3-2 - Cas des alertes adressées à d'autres organismes ou autorités
L’alerte peut également être adressée à l'autorité judiciaire ou administrative compétente, aux ordres professionnels compétents, à l'Agence Française Anticorruption ou encore à un organe de l’Union européenne compétent pour recueillir les informations sur les violations relevant du champ d’application de la directive 2019/1937 du 23 octobre 2019.
L'auteur d'une alerte peut adresser son signalement au Défenseur des droits afin d'être orienté vers la ou les autorités les mieux à même d’en connaître les droits concernés, telles que celles listées par le décret 2022-1284 du 3 octobre 2022.
ARTICLE 3-3 - Cas des alertes faisant l'objet d’une divulgation publique L’alerte peut également être rendue publique, notamment, dans les cas suivants :
1° A défaut de traitement dans un délai de 3 mois à compter de la réception de l'alerte par l’une des autorités compétentes mentionnées à l’article 3-2, qu’elle soit précédée ou non d’un signalement interne ; 2° Quand le signalement externe (dans les conditions de l’article 3-2) a créé un risque de représailles ou ne permet pas de remédier efficacement à la situation, en raison de circonstances particulières à l’affaire, notamment en cas de preuves risquant d’être dissimulées ou détruites par l’entreprise ou si l’auteur du signalement a des motifs sérieux de penser que l’autorité peut être en conflit, en collusion avec l’auteur des faits ou impliquée dans ces faits ; 3° En cas de danger grave et imminent ou en présence d'un risque de dommages irréversibles.
Les cas 2° et 3° ne s’appliquent pas lorsque la divulgation publique porte atteinte aux intérêts de la défense et de la sécurité nationale.
ARTICLE 4 - Traitement de l'alerte interne
ARTICLE 4-1 - Examen de la recevabilité de l'alerte
Chaque signalement fait l'objet d'un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l'alerte, au regard des conditions définies aux articles 1 à 3.
En particulier, l'alerte doit entrer dans le champ d'application du dispositif d'alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits directement constatés par le lanceur d'alerte et matériellement vérifiables.
En principe, les alertes effectuées de manière anonyme sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, sauf si la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le premier destinataire de l'alerte pour décider de l'opportunité des suites à donner.
Le lanceur de l'alerte est informé de la recevabilité ou non de son alerte. En cas de non-recevabilité de l'alerte, toutes les données communiquées sont détruites sans délai.
ARTICLE 4-2 - Enregistrement de l'alerte
L’enregistrement des alertes sera fait par le Responsable RSE du groupe Adservio qui respectera toutes les règles de confidentialité.
Seules les données suivantes peuvent être enregistrées et traitées :
identité, fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte si non anonyme ;
identités, fonctions et coordonnées des personnes visées par une alerte ;
identités, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
faits signalés et tout élément recueilli dans le cadre de la vérification des faits signalés ; - compte rendu des opérations de vérification ; - suites données à l'alerte.
ARTICLE 4-3 – Enquête
L'analyse de recevabilité des alertes et l'enquête sont effectuées par le comité d’éthique qui sera composé du Responsable RSE du groupe Adservio, de la Directrice des Ressources Humaines du groupe Adservio et du Président Directeur Général du groupe Adservio. En cas de conflit, où un membre du comité serait concerné par l’alerte, le Directeur Général de Adservio pourra être appelé pour remplacer la personne concernée.
L'exactitude de tous les éléments enregistrés est vérifiée. Un complément d'informations peut être demandé au lanceur d'alerte.
Une enquête est diligentée pour déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés.
Si les faits le justifient, il peut être fait appel à des tiers spécialisés dans certains domaines utiles à l'enquête (notamment informatique, financier, comptable).
Dans cette hypothèse, ces tiers s'engageront contractuellement à ne pas utiliser les données dont ils auront connaissance à d'autres fins que celles nécessaires à l'enquête, à assurer la confidentialité de ces données, à respecter la durée de conservation de ces données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de leur prestation.
A l’issue du traitement des signalements, la procédure est clôturée pour les motifs suivants : - Irrecevabilité de l’alerte
Utilisation abusive du dispositif
Inexactitude ou insuffisance
Matérialité des faits
En cas de clôture pour matérialité des faits, la procédure est clôturée assortie de mesures correctives, de sanctions disciplinaires et/ou de poursuites judiciaires à l’encontre de la ou les personnes mises en cause. Dans le cas contraire, la procédure est clôturée sans conséquence.
La clôture de la procédure est notifiée à l’auteur du signalement ainsi qu’aux personnes mises en cause.
A l’issue des enquêtes, les données pourront être utilisées de façon anonyme pour produire des statistiques pour les rapports RSE.
ARTICLE 4-4 - Information du lanceur d'alerte
Le lanceur d'alerte est informé du suivi de l'alerte et de l'avancement des éventuelles investigations en cours.
A l'issue de l'enquête, la décision doit être motivée, formalisée et communiquée au lanceur d'alerte par le Responsable RSE du groupe Adservio.
ARTICLE 5 - Confidentialité des données, droit d'accès et conservation
ARTICLE 5-1 - Garanties de confidentialité
Le groupe
ADSERVIO s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité notamment par les personnes ayant connaissance d'alertes, de l'identité du lanceur d'alerte, de l'identité de la ou des personnes visées par l'alerte et de la nature des faits signalés, et ce pendant toute la durée du traitement de cette alerte.
Dans tous les cas, l'identité du lanceur d'alerte ne sera communiquée qu'aux personnes en charge du traitement de l'alerte et ne sera jamais transmise à la personne visée par l'alerte, sauf accord exprès du lanceur d'alerte, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes.
ARTICLE 5-2 - Droit d'accès aux données Le lanceur d'alerte (ou la ou les) personne(s) visé(es) par l'alerte peuvent accéder, sur demande formulée auprès de la personne en charge du traitement de l'alerte, aux données les concernant et en demander la rectification ou la suppression, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
ARTICLE 5-3 - Conservation des données et mesures de sécurité
La personne en charge du traitement de l'alerte prend toutes mesures utiles pour préserver la sécurité des données pendant toute la durée de traitement et de conservation de ces données.
Les données à caractère personnel enregistrées relatives à une alerte non suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire sont détruites ou archivées, après anonymisation, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne visée par l'alerte ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites.
ARTICLE 6 - Protection du lanceur de l’alerte et des facilitateurs de celle-ci
Le lanceur d'alerte ne peut pas être écarté d’une procédure de recrutement ou de l’accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, ou, en tant que salarié, être sanctionné, licencié ni faire l’objet d'une mesure discriminatoire, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d’horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé ou divulgué des informations en lançant une alerte de bonne foi et en respectant la présente procédure (art. L. 1121-1 C. trav. ; art. L 1132-3-3 C. trav.) .
Tout acte prévoyant la renonciation ou la limitation des droits relatifs à la protection du lanceur d’alerte sera nul (loi 2022-401 du 21 mars 2022, art. 8).
Le lanceur d’alerte n’est pas civilement responsable des dommages causés dès lors qu’il avait des motifs raisonnables de croire que l’alerte était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause (loi, art. 6).
Cette protection contre les mesures de représailles et les actions abusives ainsi que l‘irresponsabilité civile concernent aussi les personnes physiques, comme les collègues, et les « facilitateurs », à l’instar des associations, qui aident le lanceur d’alerte et/ou qui sont en lien avec lui (loi, art. 2).
En cas de divulgation d'un secret protégé par la loi, le lanceur d'alerte n'est pas pénalement responsable, si cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause (C. pén. art. 122-9).
De plus, le lanceur d’alerte ne sera pas pénalement responsable s'il soustrait, détourne ou recèle les documents ou tout autre support contenant les informations dont il a eu connaissance de manière licite (C. pén. art. 122-9).
La divulgation de l'identité du lanceur d'alerte sans son accord est passible de 2 ans d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 9).
Toute personne faisant obstacle à la transmission d'une alerte, de quelque façon que ce soit, est passible d'1 an de d'emprisonnement et 15 000 euros d'amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 13, I). L'auteur d'une plainte pour diffamation contre un lanceur d'alerte peut, si sa constitution de partie civile est abusive ou dilatoire, être condamné à une amende civile pouvant aller jusqu'à 30 000 euros (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 13, II).
ARTICLE 8 – RÉVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et les organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l'esprit même et l'équilibre de ce dernier.
Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes, avec un délai de prévenance de 2 mois.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de la réception de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.
Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant. Cet avenant est soumis aux mêmes règles de validité et de publicité que le présent accord.
ARTICLE 9 – ENTRÉE EN VIGUEUR ET DE DURÉE DE L’ACCORD
Il est convenu entre les Parties que le présent accord entrera en vigueur après sa signature par le membre titulaire du CSE ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres du comité social et économique lors des dernières élections professionnelles (l’article L. 2232-25 du Code du travail) et la réalisation des formalités de dépôt consécutives.
Il est convenu entre les Parties que le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
ARTICLE 10 – DEPOT DE L’ACCORD AUPRÈS DES ADMINISTRATIONS
Conformément aux dispositions de l'article D. 2231-4 du code du travail, le présent accord sera déposé à la diligence d’
ADSERVIO sur ta plateforme de téléprocédure du ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Le présent accord est par ailleurs déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris.
ARTICLE 11 – PUBLICITÉ DE L’ACCORD
Le présent accord sera affiché aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
