ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX FRAIS DE PERSONNEL ET AUX DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS
En date du :
15/06/2023
Entre les soussignés :
La
société ADVENIO
SAS au capital social de 200 000 € enregistrée au RCS de PARIS sous le numéro 909 724 247, Dont le siège social est situé au 1 rue François Villon 78 540 VERNOUILLET, Représentée par Prénom NOM, Directeur Général,
Ci-après dénommée « La Société »
Et
Le
Comité Social et Economique de la société ADVENIO, représenté par Prénom NOM en sa qualité de Déléguée syndicale,
Ci-après dénommée « Le CSE »
Ci-après ensemble dénommées « les Parties »
Préambule A travers ce document, les Parties mettent en place un accord d’entreprise qui définit, au sein de la société ADVENIO, un socle de règles unique en matière de frais de personnel et de déplacements dans le cadre professionnel.
L’objectif visé est d’encadrer les pratiques au regard de l’activité de l’entreprise et de rationaliser les dépenses, tout en permettant un maximum de souplesse aux collaborateurs dans l’exécution de leurs missions. Cadre juridique Le présent accord a été établi en tenant compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables à la date de sa signature.
Si ces dispositions venaient à être amendées ou modifiées, ou qu’un changement de circonstances le justifiait, les Parties se réuniraient pour en apprécier les conséquences sur le présent accord, selon les modalités prévues à l’article REF _Ref132119696 \r \h ARTICLE 10. Champs d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs de la société ADVENIO. Définition des frais de personnel Les frais de personnel représentent les dépenses ponctuelles engagées pour la bonne réalisation des missions des salariés de l’entreprise. Il peut s’agir (liste non exhaustive) :
Des frais de déplacement
Des frais d’hébergement
Des frais de bouche
D’achat de petit matériel
Etc.
Frais de déplacements et d’hébergement Paiement des frais L’entreprise met à disposition des salariés deux solutions de paiement des frais de déplacement et d’hébergement :
La réservation et le règlement à l’avance par le service administratif de l’entreprise
Le remboursement des frais avancés par le salarié sur présentation d’une note de frais
Trajets en train Avec la volonté de limiter l’empreinte carbone de l’entreprise, et hors contraintes déraisonnables, le train est le moyen de transport à privilégier pour leurs déplacements professionnels. Les billets pris en charge par l’entreprise sont les billets de 2nde classe, excepté dans les cas suivants :
Prix d’un billet en 1ère classe < 1,05 x prix en 2nde classe pour le même train
Trajets en voiture En cas d’utilisation de sa voiture personnelle, le salarié est remboursé sur base des indemnités kilométriques (tarif de base URSSAF) sur présentation d’une note de frais. En cas de location de voiture, le salarié est remboursé du montant de la location sur présentation d’une note de frais. Trajets en taxi En cas de nécessité liée à son activité professionnelle, le salarié est autorisé à prendre un taxi ou un VTC dont le montant est remboursé sur présentation d’une note de frais.
Hôtel Le budget cible pris en charge par l’entreprise pour les nuits d’hôtel est le suivant (hors petit déjeuner) :
100 €/nuit en région
175 €/nuit à Paris
Le petit déjeuner est également pris en charge par l’entreprise
Repas du soir Les repas du soir des salariés sont pris en charge dans la limite de 25 €/repas, et dans les conditions suivantes, imposées par la nécessité de service :
Le salarié dort une nuit à l’hôtel
Le salarié effectue un déplacement professionnel qui l’oblige à quitter son domicile ou lieu habituel de travail avant 19h
Le salarié effectue un déplacement professionnel qui l’oblige à regagner son domicile après 20h
Carte de fidélité Des cartes de réduction SNCF peuvent être prises en charge par l’entreprise (carte Jeune, carte Avantage Adulte, carte Liberté, cartes régionales, etc.) La prise en charge pourra se faire sur proposition de l’entreprise ou du salarié, avec la validation de son manager. Frais de bouche Petit déjeuner Les petits déjeuners sont pris en charge dès lors que le salarié est en déplacement (voir REF _Ref136381948 \r \h ARTICLE 5).
Déjeuner Les déjeuners, hors invitation, sont réputés être couverts par les titres restaurants.
Diner Les diners sont pris en charge dès lors que le salarié est en déplacement (voir REF _Ref136381948 \r \h ARTICLE 5)
Invitation Dans le cadre de leur mission, les salariés peuvent être amenés à inviter d’autres collaborateurs et/ou des personnes externes à la société. Ces frais doivent être déclarés (voir REF _Ref136382067 \r \h ARTICLE 8), libellé comme tel (« invitation ») et lister les participants. Achats et autres frais Sauf exception, les achats et autres frais doivent être centralisés et réalisés par le service administratif de l’entreprise.
En cas d’urgence ou d’indisponibilité du service administratif, un salarié peut engager des frais avec remboursement ultérieur par l’entreprise. Un accord de principe (a minima) devra avoir été formulé par son manager. Notes de frais Les notes de frais sont réalisées à l’aide du logiciel CLEEMY de la suite LUCCA.
Chaque frais doit faire l’objet d’un justificatif valable, et se conformer aux règles éditées ci-avant.
Les notes de frais sont remboursées mensuellement, entre le 25 et la fin du mois. Sur demande du salarié, une note de frais peut faire l’objet d’un remboursement anticipé. Déplacement et récupération De manière générale, l’entreprise et le salarié s’assureront de limiter l’impact des déplacements professionnels sur la vie personnelle, et notamment sur le weekend.
Toutefois, dans le cas où un déplacement nécessite un départ le dimanche ou un retour le samedi, le salarié concerné bénéficiera d’une demi-journée de repos compensatoire. Révision de l’accord Le présent accord pourra être révisé par tout ou partie de ses signataires.
Toute partie signataire pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord.
La partie qui prend l’initiative de la révision en informe les autres parties par tout moyen nécessaire. La demande de révision devra indiquer les articles concernés et contenir un projet de rédaction.
La Direction consultera le CSE dans un délai de 3 mois à compter de la demande de révision.
Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion de l’avenant de révision, à la date duquel elles seront substituées par celles de l’accord modifié. Formalités
Le présent accord entre en vigueur à partir du 19/06/2023.
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Le présent accord sera déposé auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi et du Secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes.
Les signatures seront précédées de la mention manuscrite « lu et approuvé », chaque page étant paraphée.
Fait le 15/06/2023 à Paris,
Pour la Société, Prénom NOMPour le CSE, Prénom NOM
